1 8.1.2019 / luonnos Projekti: Organisaatiorakenteen uudelleentarkastelu Alustava aikataulutus - Käsittely alkaa kaupunginhallituksen päätöksestä 14.1.2019 tämän päätöksen sisältö voidaan saattaa yhteistyötoimikunnalle tiedoksi 16.1.2019 sovitussa kokouksessa, henkilöstöasioiden neuvotteluryhmässä ei ehkä vielä käsiteltävää 16.1.2019? - toiminta-aika tammikuusta toukokuun 2019 loppuun - Ohjausryhmän kokoontumiset 1 krt/ kk ohjausryhmä koolle tammikuun loppuun mennessä - Työryhmän kokoontumiset 1 krt/ kk + tätä työskentelyä valmisteleva virkamiestyöryhmä 1 krt/kk työryhmä ensimmäisen kerran koolle ohjausryhmän ensimmäisen kokouksen jälkeen, käydään läpi ohjausryhmän evästykset - Henkilöstöasioiden neuvotteluryhmän kokoontumiset 1 krt/ kk liitetäänkö neuvotteluryhmän jo sovittuihin kokousaikoihin vai sovitaanko tätä varten erilliset uudet neuvotteluajat?
2 Ennen projektin aloittamista päätettäviä/ sovittavia/ määriteltäviä asioita - Projektin (=organisaatiorakenteen uudelleentarkastelu) omistajana kaupunginhallitus - Projektipäällikkönä henkilöstöpäällikkö o vastaava rakennusmestari, eli toteuttaja; johtaa projektia ja osallistuu itsekin sen toteutukseen o kokonaisvastuu projektista, sen suunnittelusta, toimeenpanosta, ohjaamisesta ja päätöksenteon valmistelusta o perehdyttää ohjausryhmän projektin tavoitteisiin, aikatauluun ja käy läpi projektisuunnitelman o valvoo työn edistymistä ja raportoi siitä, toimii tiedonvälittäjänä osapuolten kesken o huolehtii siitä, että asiat tulevat dokumentoitua o vastaa siitä, että projekti toteutetaan parhaalla mahdollisella tavalla annettujen resurssien ja tavoitteiden puitteissa Ohjausryhmän kokoonpano ja rooli Kokoonpano (ihanteellinen ohjausryhmän koko 5-8 hlöä) - puheenjohtajisto - henkilöstön edustajat (2 hlöä) - kaupunginjohtaja - talousjohtaja - toimialajohtajat - henkilöstöpäällikkö - viestintäpäällikkö - sihteeri (henkilöstöpalveluista) - ohjausryhmän puheenjohtajana kaupunginhallituksen puheenjohtaja (ohjausryhmää johtaa aina projektin omistaja, jolla on suurin motiivi
3 projektin toteuttamiselle ja suurimmat hyötyodotukset), nimettävä myös varapuheenjohtaja - ohjausryhmän jäseniä valittaessa on syytä miettiä sitä, ketkä voivat varmasti osallistua aikataulutuksen puitteissa ja sitoutua toimintaan Rooli Ohjausryhmä ohjaa, tukee, seuraa ja evästää työryhmän työskentelyä kaupunginhallituksen linjausten pohjalta. Kokouksista pidetään pöytäkirjaa. Ohjausryhmän puheenjohtaja osallistuu neuvotteluryhmässä käytäviin yhteistoimintalain mukaisiin neuvotteluihin. Ohjausryhmä määrittelee ajalliset, tekniset ja kustannustavoitteet sekä hyväksyy projektipäällikön laatiman projektisuunnitelman. Ohjausryhmässä on oltava henkilöitä, jotka ovat asiantuntijoita omalla alallaan ja ovat varanneet aikaa hoitaakseen oman roolinsa ja vastuunsa ohjausryhmässä. Ohjausryhmän jäsenellä on enemmän vastuuta kuin valtaa. Ohjausryhmässä oltava henkilöitä, jotka ovat oikeutettuja tekemään päätöksiä ja voivat varmistaa projektille riittävät resurssit Projektipäällikkö istuu ratin takana ja ohjausryhmä kartturin paikalla. ohjausryhmätyöskentelyn aloittaminen starttipalaverilla; mikä on tämän ohjausryhmän rooli ja vastuu, millaisiin toimintatapoihin ja pelisääntöihin yhdessä sitoudumme ja miten teemme yhteistyötä, jotta projekti tuottaa odotetun lopputuloksen (Paula Aaltonen, Midagon.com) Ohjausryhmän vastuulla on: - auttaa projektia (=organisaatiorakenteen uudelleentarkastelu) onnistumaan - opastaa ja ohjata projektipäällikköä koko projektin elinkaaren ajan - ottaa vastuuta projektin onnistumisesta poistamalla hidastavia ja toimintakykyä estäviä tekijöitä - ohjata projektin toteutuksen tavoitteita - varmistaa, että projektilla on riittävät resurssit
4 ohjausryhmän kokouksissa käsiteltäviä asioita o projektisuunnitelman tavoitteiden ja toiminnan toteutumisen tilanne o rahoitussuunnitelma o hankkeen toiminnan itsearviointi o hankkeen etenemisen kokonaisarviointi, mahdollisten muutostarpeiden ja ongelmakohtien tunnistaminen sekä korjaavien toimenpiteiden esittäminen o tiedottaminen o ohjausryhmä käsittelee ja hyväksyy projektin väliraportit ja loppuraportin Työryhmän kokoonpano ja rooli Ohjausryhmä nimeää työryhmän ensimmäisessä kokouksessaan. Kokoonpano - voisiko henkilöstöasioiden neuvotteluryhmä (+ laajennuksena toimialojen edustus/ johtoryhmä + lautakuntien puheenjohtajat + 2 KH:n edustajaa + viestintäpäällikkö) olla myös työryhmä? - työryhmän puheenjohtajana kaupunginjohtaja, nimettävä myös varapuheenjohtaja - työryhmän työskentelyn tukena työryhmään nimetty virkamiesjäsenistö kokoontuu varsinaisen työryhmän kokouksen lisäksi 1 krt/kk huolehtimaan sen, että työryhmässä valmisteltavat/ työstettävät/ käsiteltävät asiat hoituvat varmasti sovitussa aikataulussa ja konkreettiset toimenpiteet (esim. kirjaukset) tulevat tehtyä Rooli Henkilöstöasioiden neuvotteluryhmän rooli Henkilöstöasioiden neuvotteluryhmä toimii varsinaisena yhteistoimintalain mukaisena neuvottelupaikkana. Täällä käydään lain vaatimat varsinaiset neuvottelut, joista laaditaan pöytäkirjat.
5 Vaatii kaupunginjohtajan läsnäolon joka neuvottelussa, jossa käsitellään yhteistoimintamenettelyn piirissä olevia asioita. Käsittely muissa toimielimissä - yhteistyötoimikunta o tilannekatsaukset joka kokouksessa, vaativat kaupunginjohtajan läsnäolon ja esittelyn joka kokouksessa 16.1. 20.2. 13.3. 10.4. 7.5. - kaupunginhallitus o yhteistoimintamenettelyn aloituspäätös 14.1.2019 o välitarkasteluja yhteistoimintamenettelyn/ prosessin aikana tarpeen mukaan o yhteistoimintamenettelyn lopetuspäätös + organisaatiorakenteen uudelleentarkastelun tulosten käsittely 20.5.2019 - kaupunginvaltuusto o (yhteistoimintamenettelyn lopetuspäätös) organisaatiorakenteen uudelleentarkastelun tulosten käsittely + siihen liittyvät linjapäätökset 27.5.2019
6 Yhteistoimintamenettelyn aikainen viestintä Viestintään liittyen neuvotteluryhmässä 19.12.2018 sovittua Yhteistoimintamenettelyn aloitukseen ja lopetukseen liittyvät tiedotteet ja viestintä lähetetään henkilöstölle kaupunginjohtajan nimissä. Viestintäpäällikkö kutsutaan neuvotteluryhmän tapaamisiin ja keskusteluihin siksi ajaksi, kun organisaatiorakenteen uudelleentarkastelua käsitellään. Viestintäpäällikkö nimetään mukaan myös työryhmään. Organisaatiorakenteen uudelleentarkastelua ja siihen liittyvää yhteistoimintamenettelyä koskeva viestintä keskitetään viestintäpäällikölle, jotta kaikki viestintä saadaan kulkemaan hallitusti, keskitetysti ja sisällöltään yhdenmukaisena yhden henkilön kautta. Loovaan perustetaan organisaatiorakenteen uudelleentarkastelulle ja yhteistoimintamenettelylle oma osio, johon kootaan asiaan ja sen käsittelyyn liittyvä materiaali henkilöstön saataville. Neuvottelukertojen aikataulutus tiedotettava henkilöstölle, tiedon on oltava Loovassa jatkuvasti saatavilla. Neuvottelujen jälkeen laaditaan henkilöstölle neuvotelluista asioista, saavutetuista neuvottelutuloksista ja jatkotoimenpiteistä ja aikataulutuksesta tiivistetty tiedote, joka toimitetaan välittömästi neuvottelutilaisuuden jälkeen (mieluiten samana päivänä, viimeistään seuraavana päivänä) henkilöstölle sähköpostijakeluna + Loovan tiedotteena. Henkilöstölle tiedottamisen periaatteita - ensimmäinen henkilöstötiedote 7.1.2019, jotta asian esittely tulee tiedoksi henkilöstölle ennen kuin kaupunginhallituksen lista julkaistaan sähköisesti o kaupunginjohtajan nimissä o Leena T. laatii o ennen julkaisua tiedote käy kommenttikierroksen neuvotteluryhmän jäsenillä o kanavina joukkosähköposti, viikkotiedote ja Loova - jokaisen yhteistoimintalain mukaisen neuvottelukerran (henkilöstöasioiden neuvotteluryhmässä käydyn virallisen neuvottelun) päät-
7 teeksi julkaistaan henkilöstölle välittömästi tiedote käsitellyistä asioista, saavutetuista neuvottelutuloksista sekä jatkotoimenpiteistä ja - aikatauluista Luottamushenkilöille tiedottamisen periaatteita - kun tiedote on julkaistu henkilöstölle, julkaistaan sama tiedote tiedoksi valtuutetuille ja varavaltuutetuille sähköisen kokoushallinnan kautta 9.1.2019, jotta epävirallisia tiedotuksia ei ala syntymään Tiedossa oleva lisäresurssien/ ulkopuolisen avun tarve - selvitysten teettäminen - koulutus - väliaikainen lisäapu henkilöstöpalveluiden rutiinitehtävien hoitoon/ arjen pyörittämiseen - henkilöstöpalveluiden ja muun valmistelutyöhön osallistuvan virkamieskunnan ylityötunnit Kustannukset Kustannuksia aiheuttavat: - Kokouspalkkiot ja ansionmenetyskorvaukset o kokouspalkkiot ja ansionmenetyskorvaukset ohjausryhmän luottamushenkilöjäsenille (+ mahdolliset kokouspalkkiot myös muille jäsenille palkkio- ja matkustussäännön mukaisesti) o kokouspalkkiot ja ansionmenetyskorvaukset neuvotteluryhmän luottamushenkilöjäsenille (+ mahdolliset kokouspalkkiot myös muille jäsenille palkkio- ja matkustussäännön mukaisesti) o kokouspalkkiot ja ansionmenetyskorvaukset yhteistyötoimikunnan luottamushenkilöjäsenille (+ mahdolliset kokouspalkkiot myös muille jäsenille palkkio- ja matkustussäännön mukaisesti)
8 - Ulkopuolisen asiantuntija-avun käyttäminen o tarkentavien lisä- ja taustaselvitysten teettäminen - Korvaukset toimialojen valmisteluhenkilöstölle lisätyöstä ja vastuusta (ylityökorvaukset, lisävastuista määräaikaisesti maksettavat korvaukset) - Koko henkilöstön yhteiset foorumit itse yhteistoimintamenettelyyn ja organisaatiomuutokseen liittyen - koulutus o henkilöstön koulutustarpeet tiedossa vasta organisaatiorakenteen uudelleentarkastelun valmistuttua, syytä kuitenkin varautua siihen, että muutoksista aiheutuu koulutustarpeita, joista syntyy kustannuksia sekä vuodelle 2019 että ainakin seuraavalle vuodelle o tarvitaanko yhteistoimintamenettelyyn tai muuten aiheeseen liittyen jotain koulutusta jo ennen prosessin käynnistämistä? - organisaatiorakenteen uudelleentarkastelun jälkeen mahdollisesti tulevia kustannuksia o mahdolliset uudelleenkoulutukset o mahdollisista eläkeratkaisuista syntyvät kustannukset