käyttöönotto-opas pääkäyttäjälle Microsoft Office 365:n käytön aloittaminen
OHJE Pääkäyttäjän käyttöönotto-opas Microsoft Office 365:n käytön aloittaminen Johdanto 3 1. Sonera Omat Sivut -tilin luominen 3 2. Sonera Business Apps -hallintaportaalin aktivointi 5 3. Palvelun aktivoiminen 7 4. Käyttäjien lisääminen 10 5. Palvelun lisääminen käyttäjälle tai käyttäjän palvelun vaihto 14 6. Käyttäjän oikeuksien muuttaminen 16 7. Tapahtumaloki 18 8. Nykyisen sähköpostiratkaisun siirtäminen 18 9. Kirjautuminen Microsoft Office 365 -palveluun 18 10. Sähköpostiasetuksien muuttaminen 20 2/20
Johdanto Microsoft Office 365 -palvelu mahdollistaa sähköpostin, asiakirjojen ja datan käsittelyn käytännöllisesti katsoen missä tahansa. Soneran ja Microsoftin yhteistyön ansiosta voit hoitaa kaikki palveluun liittyvät asiasi yhden kontaktipisteen kautta. Me hoidamme puolestasi yhteydenpidon Microsoftin suuntaan. Palvelusta on myös muuta etua: Soneran pääkäyttäjätuki auttaa sinua pääkäyttäjänä Office 365 -palvelun käyttöönottoon liittyvissä asioissa. Palvelun muissa ongelmissa saat apua Soneran Teknisestä asiakaspalvelusta, kts. www.sonera.fi/yrittajille/asiakastuki Helpson-tukipalvelun kautta voit saada apua nykyisen palvelusi siirtämisessä Office 365 -palveluun. Helpson auttaa siinä, miten sähköpostiviestit siirretään Office 365 -palveluun ja neuvoo ja antaa tukea muihinkin palvelun käyttöön liittyviin tilanteisiin. Kts. lisätietoa www.helpson.fi/yrityksille Ammattimaisen tukipalvelun ansioista pystyt keskittymään ydinliiketoimintaasi. Palvelun hallinta on helppoa ja sujuvaa pilvipalveluita hyödyntävällä Sonera Business Apps -portaalilla. Tämä ohje sisältää seuraavat kohdat: 1. Sonera Omat Sivut -tilin luominen 2. Sonera Business Apps -hallintaportaalin aktivointi 3. Vaihtoehtoisten palveluiden aktivointi 4. Käyttäjien lisääminen 5. Palvelun lisääminen käyttäjälle tai käyttäjän palvelun vaihto (Ohjeessa on käytetty esimerkkinä Office P1- ja/tai P2-paketteja. Sama ohje pätee myös M- ja E-paketeille). 6. Käyttäjän oikeuksien muuttaminen 7. Tapahtumaloki 8. Nykyisen sähköpostiratkaisun siirtäminen 9. Kirjautuminen Microsoft Office 365 -palveluun 10. Sähköpostiasetuksien muuttaminen 1. Sonera Omat Sivut -tilin luominen A. Avaa selain ja mene osoitteeseen: http://www.sonera.fi/businessapps-reg 3/20
B. Syötä käyttäjätietosi ja klikkaa Jatka. C. Valitse salasana ja klikkaa Jatka. 4/20
2. Sonera Business Apps -hallintaportaalin aktivointi Ensisijaisena pääkäyttäjänä sinun on aktivoitava pääkäyttäjätilisi ja haluamasi lisäpalvelut. Office 365 -palvelun hallintaan käytetään Sonera Business Apps -portaalia. Jos et halua olla palvelun ensisijainen pääkäyttäjä, ota yhteys henkilöön, joka palvelusopimuksen on tehnyt. A. Klikkaa käyttäjäkutsun sisältävässä sähköpostiviestissä aktivointilinkkiä (kohta2). B. Syötä Omat Sivut -tilin käyttäjätunnus ja salasana ja valitse Kirjaudu 5/20
Vinkki! Jos olet unohtanut salasanasi, klikkaa linkkiä Tilaa uusi salasana. Huom! Tässä palvelussa salasanan kysyminen on mahdollista ainoastaan @office-käyttäjätunnuksella. C. Selaimeesi avautuu Sonera Business Apps -portaali ja viesti, joka kertoo sinun hyväksyneen kutsun. Valitse Jatka. D. Siirry palvelunhallintaan klikkaamalla Hallintapaneeli -kuvaketta. 6/20
3. Palvelun aktivoiminen Huom! Palvelun aktivoinnista laskutetaan aina vähintään yhden käyttäjän kuukausimaksu, vaikka palveluun ei olisikaan määritelty käyttäjiä. A. Valitse haluttu palvelu ja aktivoi se klikkaamalla palvelun valikkonuolta ja valitse Aktivoi palvelu B. Lue tietoja palvelusta ja klikkaa Seuraava. 7/20
C. Jotkut palvelut saattavat sisältää lisävalintoja, jotka näet tässä. Tee tarvittaessa haluamasi valinnat ja klikkaa Seuraava. D. Tarkista ja täydennä yrityksesi tiedot ja valitse Seuraava. 8/20
E. Lue ja hyväksy palvelun ehdot ja valitse OK. F. Vahvista tilaus valitsemalla Jatka. 9/20
G. Kuittaa ilmoitus palvelun aktivoinnin alkamisesta klikkaamalla OK. Aktivoinnissa saattaa kestää 1 60 minuuttia. Saat sähköpostitse ilmoituksen aktivoinnin valmistumisesta. 4. Käyttäjien lisääminen A. Kirjaudu Sonera Business Apps -portaaliin ja klikkaa Hallintapaneeli -kuvaketta. 10/20
B. Klikkaa Lisää käyttäjä -linkkiä. C. Kirjoita sen käyttäjän nimi ja sähköpostiosoite, jonka haluat kutsua palveluun ja klikkaa OK. D. Vahvista klikkaamalla OK. 11/20
Kuvake käyttäjän nimen edessä näkyy ensin keltaisena ja muuttuu vihreäksi, kun käyttäjä on hyväksynyt kutsun. Huom! Jos käyttäjällä ei ole ennestään sähköpostiosoitetta, voit tulostaa kutsun pdf-tiedostona. Jos haluat kutsua käyttäjän ilman sähköpostia, jatka kohdasta E. E. Kirjoita käyttäjän nimi ja jätä sähköpostiosoite tyhjäksi. Klikkaa OK. 12/20
F. Klikkaa OK ladataksesi pdf-muotoisen kutsukirjeen. G. Avaa kutsukirje. H. Tulosta kutsukirje ja anna se käyttäjälle. Käyttäjä voi tämän jälkeen kirjautua Sonera Business Apps -portaaliin ja aktivoida palvelun kutsun sisältämien ohjeiden mukaisesti. 13/20
5. Palvelun lisääminen käyttäjälle tai käyttäjän palvelun vaihto A. Näet hallintapaneelissa listan käyttäjistä ja heille aktivoiduista palveluista. Lisätäksesi palvelun käyttäjälle klikkaa käyttäjän rivillä valintaruutua (harmaa ikoni) käyttäjälle lisättävän palvelun alla. Jos palvelu on vaihtoehtoinen käyttäjällä jo olevan palvelun kanssa (esim. P1 ja P2), vanha palvelu korvautuu automaattisesti uudella. B. Näet kuvauksen palvelusta. Klikkaa Seuraava. 14/20
C. Näet mahdolliset palvelukohtaiset lisävalinnat. Valitse Seuraava. D. Täytä käyttäjän henkilötiedot ja valitse Seuraava. 15/20
E. Valitse Aktivoi. F. Palvelun lisäys käyttäjälle saattaa kestää hetken. Lisäyksen ollessa valmis, vaihtuu käyttäjän kohdalla oleva palveluvalinta vihreäksi. Käyttäjä saa myös tiedon uudesta palvelusta sähköpostitse. 6. Käyttäjän oikeuksien muuttaminen A. Klikkaa käyttäjän nimeä hallintapaneelissa, jolloin käyttäjän tiedot avautuvat. Valitse oikeustaso kohdasta Pääkäyttäjäoikeudet ja klikkaa OK. Tämä antaa pääkäyttäjäoikeudet Sonera Business Apps -portaaliin, mutta valinnalla ei ole vaikutusta Office 365 -palvelun sisäisiin käyttöoikeuksiin. Pääkäyttäjäoikeudet sähköpostiin ja SharePointiin tulee antaa Microsoft Office 365 -portaalin kautta. 16/20
B. Jos vaihdat ensisijaista pääkäyttäjää, tarkista myös yrityksesi yhteystiedot. Klikkaa palvelukuvakkeen alla olevaa valikkonuolta ja valitse Hallinnoi palvelua. C. Valitse Asiakkaan tiedot. D. Tarkista ja korjaa tiedot ja valitse OK. 17/20
E. Vahvista tiedot valitsemalla Jatka 7. Tapahtumaloki Käyttäjiin ja palveluihin tehtyjä muutoksia voi tarkastella Tapahtumalokilinkin kautta. Syötä kenttiin haluamasi ajanjakso ja paina Hae. 8. Nykyisen sähköpostiratkaisun siirtäminen Yrityksen nykyisen sähköpostipalvelun siirtäminen Office 365 -palveluun on asiakkaan vastuulla. Voit kuitenkin saada neuvoja ja apuja nykyisen palvelusi siirtämisessä Office 365 -palveluun Helpson-tukipalvelun kautta. Voit myös hyödyntää Office 365 -palvelun Yhdistetyt tilit ominaisuutta (http://help.outlook.com/fi-fi/140/dd181953.aspx) tai kopioida sähköpostit Outlookissa tililtä toiselle. Kun otat Office 365 -palvelun käyttöön olemassa olevalle verkkotunnukselle, Sonera kääntää uudet sähköpostit saapumaan uuteen palveluun. Sinun tulee kuitenkin luoda haluamasi käyttäjät uuteen palveluun ennen kuin kääntö tehdään. Jos jokin käyttäjä unohtuu luoda uuteen palveluun ennen kääntöä, saa sähköpostien lähettäjä virheilmoituksen virheellisestä sähköpostiosoitteesta. Sonera ottaa sinuun yhteyttä toimitusvaiheessa sähköpostien käännön aikataulun sopimiseksi. Jos käytät sähköpostien lukemiseen asiakasohjelmaa (esim. Outlookia), sen määritykset on muutettava käyttämään Office 365 -palvelua vanhan sähköpostipalvelun sijaan. Ensin sinun on kuitenkin käytävä Sonera Business Apps -portaalissa luomassa salasana kirjautumista varten. 9. Kirjautuminen Microsoft Office 365 -palveluun A. Avaa Sonera Business Apps -portaali ja klikkaa valikkonuolta Office 365 -palvelun kohdalla. Valitse valikosta Aseta salasana. 18/20
B. Kirjoita salasana, jota haluat käyttää kirjautumisessa Microsoftin Office 365 -palveluihin ja klikkaa OK. Näet tästä ikkunasta myös pääkäyttäjäsi sinulle valitseman Office 365 -käyttäjätunnuksen. C. Klikkaa Sulje. D. Avataksesi Office 365 -palveluportaalin klikkaa Office 365 -ikonia tai mene suoraan osoitteeseen https://portal.microsoftonline.com ja syötä Office 365 -tunnuksesi ja edellisessä kohdassa asettamasi salasana. 19/20
E. Aloita Office 365 -palvelun käyttäminen. 10. Sähköpostiasetuksien muuttaminen Kirjautuaksesi Office 365 Exchange -hallintaportaaliin käytä tätä linkkiä: https://www.outlook.com/ecp/?realm=onmicrosoft.com 20/20