Basware Supplier Portal (Toimittajaportaali) Baswaren toimittajaportaalin avulla toimittajat voivat lähettää laskuja sähköisessä muodossa. Laskun lähettäjän tulee rekisteröityä Baswaren toimittajaportaalipalveluun ja saada lupa vastaanottajalta, jotta laskujen lähetys toimittajaportaalin kautta tulee mahdolliseksi. Palvelu on laskuttajalle maksuton. Baswaren suosittelemat selaimet: Mozilla Firefox ja Internet Explorer. Laskut säilyvät toimittajaportaalissa 3 kuukautta lähetyspäivän jälkeen. Jos haluat, voit arkistoida ne itsellesi (ohje kohdassa 4). Sisältö 1 Toimittajaportaaliin rekisteröityminen... 1 1.1 Toimittajan tiedot... 1 1.2 Käyttäjän tiedot... 2 1.3. Sisäänkirjautumistiedot... 2 1.4 Asiakkaiden valinta... 2 1.5 Rekisteröintitietojen lähettäminen... 3 2 Laskun luominen... 4 2.1 Laskun tiedot... 4 2.2 Laskun perustiedot... 4 2.3 Laskurivit... 4 2.4 Liitteen liittäminen... 5 3 Laskujen haku... 5 4 Laskujen arkistointi... 5 5 Uuden asiakkaan lisäys... 6 6 Uuden käyttäjän lisäys... 6 7 Yhteystiedot... 6 1 Toimittajaportaaliin rekisteröityminen Vaihda kieleksi Finnish, jos haluat ohjelman kentät suomeksi. Paina Rekisteröityminen-painiketta. Jatkossa kieltä ei tarvitse valita. 1.1 Toimittajan tiedot Ainakin seuraavat kentät on täytettävä: Toimittajatiedot: Y-tunnus Toimittajan nimi (=Yrityksen virallinen nimi) Sähköposti Katuosoite Kaupunki Postinumero Maa
Pankin nimi Pankkitili perinteisessä muodossa (viivan kanssa) SWIFT (=BIC) koodi IBAN-koodi -> Tallenna pankkitilitiedot pankin nimen yläpuolella olevasta Tallenna-painikkeesta Valitse kieli Verkkolaskuosoitteen ohjelma muodostaa automaattisesti y-tunnuksen perusteella. Verkkolaskuosoite (0037+yrityksen y-tunnus, esim. 003712345678) on meille tärkeä tieto, jotta laskulle tulee automaattisesti oikea toimittajatieto. Yrityksen sähköpostiosoitteeseen tulee automaattinen sähköpostiviesti rekisteröinnin aktivoinnista. Jos yrityksen sähköpostiosoitetta ei ole erikseen, voi laittaa saman sähköpostiosoitteen kuin käyttäjän sähköpostiosoitteeksi. 1.2 Käyttäjän tiedot Etunimi Sukunimi Sähköpostiosoite Valitse kieli Käyttäjän sähköpostiosoitteeseen tulee automaattinen sähköpostiviesti, jossa vahvistetaan käyttäjätunnus ja salasana. 1.3. Sisäänkirjautumistiedot Käyttäjänimi Salasana Vahvista salasana Syötä kuvan teksti Ohjelma ehdottaa käyttäjänimeksi sähköpostiosoitetta. Tämä kannattaa kuitenkin vaihtaa helpommaksi, koska käyttäjänimellä kirjaudutaan jatkossa toimittajaportaaliin. Jos ohjelma ilmoittaa, että käyttäjätunnus on jo olemassa, muuta käyttäjänimeä. Salasanan saa keksiä itse. Salasanassa täytyy olla vähintään 8 merkkiä ja sen tulee sisältää vähintään yksi merkki, joka ei ole numero eikä kirjain (esim.! %?). Vahvista salasana kenttään kirjoitetaan sama teksti kuin Salasana-kenttään. Syötä kuvan teksti kenttään syötetään sen alapuolella harmaalla pohjalla oleva koodi täysin samanlaisena. 1.4 Asiakkaiden valinta Paina keltaista tähteä, jolloin avautuu valintalista. -> Etsi Oulun kaupunki ja paina pluspainikkeesta. Valitse hiirtä klikkaamalla tyhjän ruudun päällä ne virastot, joille oletat lähettäväsi laskuja (asiakkaita voi lisätä tarvittaessa myöhemmin). Voit toki valita kaikki virastot kerralla. -> Paina OK-painiketta ja odota, että valintalaatikko häipyy itsekseen. -> Valitut asiakkaat näkyvät Asiakas-kohdan alapuolella.
1.5 Rekisteröintitietojen lähettäminen Kun kaikki tiedot on syötetty, painetaan Lähetä-painiketta. Ohjelma varmistaa, onko toimittajan verkkolaskuosoite oikein (0037+firman y-tunnus ilman viivaa). Tähän vastataan OK. Sen jälkeen ohjelma antaa vielä sopimusehdot, jotka pitää hyväksyä. -> Lähetä Lähettämisen jälkeen käyttäjän sähköpostiin tulee automaattinen sähköpostiviesti, jossa on vahvistettu käyttäjätunnus ja salasana. Toimittajan pitää kuitenkin odotella rekisteröinnin hyväksymistä/aktivoimista ennen kuin voi kirjautua toimittajaportaaliin (malli alla). Rekisteröinnin hyväksymisen/aktivoinnin jälkeen toimittajan ja käyttäjän tietoja voi muuttaa toimittajaportaalissa kohdassa Hallinta.
2 Laskun luominen Kun kirjautuu toimittajaportaaliin, avautuu ensimmäiseksi tervetuloa/uutisia-sivu. Baswaren ilmoituksen mukaan teksti on englanninkielinen ohjelman maailmanlaajuuden vuoksi. Ohje laskun tekemisestä löytyy toimittajaportaalista kohdasta Lataukset -> Käyttöohje -> Käytönaikainen ohje toimittajille - Laskutus 2.1 Laskun tiedot Valitse asiakas ja laskutyyppi (lasku=veloituslasku) -> Seuraava 2.2 Laskun perustiedot Laskun päiväys tulee automaattisesti. Voit muuttaa sitä tarvittaessa. Ohjelma laskee oletuseräpäiväksi 14 päivää. Oulun kaupungilla on kuitenkin yleinen maksuehto 21 päivää netto, joten muuta eräpäivä tilaajan kanssa sovitun mukaiseksi. Maksuehto-kenttään voi kirjoittaa maksuehdon. Ohjelmassa ei valitettavasti ole kuitenkaan vielä kassaeräpäivä- eikä kassa-alennuksen määrä kenttiä. Bruttosumma, nettosumma ja alv-kenttä täydentyvät automaattisesti sen jälkeen, kun Laskuriville (näytön alaosassa) on syötetty laskutettavan tavaran/palvelun tiedot. Maksuviitenumero tarkoittaa viitenumeroa, jolla lasku maksetaan. Se ei ole pakollinen. Valuutta kirjoitetaan isoilla kirjaimilla: EUR Toimittajan laskuviite kenttään korkeintaan 20 merkkiä - Jos laskutat Sosiaali- ja terveystoimea, kirjoita tähän tarkempi yksikkö esim. päiväkodin nimi tai jos laskutat Opetustoimea, kirjoita tähän esim. koulun nimi. Ostajan viite kenttään korkeintaan 20 merkkiä Ostajan yhteyshenkilö kenttään korkeintaan 50 merkkiä - Jos tilaaja on antanut jonkin henkilön nimen (esim. laskun tarkastaja), kirjoita se tähän kenttään. Henkilön nimi auttaa meitä laskun lähettämisessä eteenpäin käsiteltäväksi. Tilausnumero- ja sopimusnumerokenttä täytetään tarvittaessa (korkeintaan 50 merkkiä). Selite-kentässä ei rajoitusta merkkien määrässä 2.3 Laskurivit Paina Laskurivit-kohdassa keltaista tähteä ja lisää laskutettavan palvelun/tavaran tiedot (kuvaus, määrä, nettosumma ja mahdollinen alv-%). Jos laskuttajalla kenttien nimet ovat englanninkieliset, pilkun sijasta pitää käyttää pistettä. Lisää tarvittaessa uusia laskurivejä keltaisesta tähdestä. Kuvaus-kenttään (mitä laskutetaan) saa syöttää korkeintaan 50 merkkiä. Syötä Määrä-kenttään esim. tunti-/kappalemäärä (pelkästään numero). Määräyksikkö-kenttään laita esim. kpl, tuntia tai vrk. Laita lisäksi nimikkeen nettohinta (veroton yksikköhinta) ja arvonlisäveroprosentti. Tarvittaessa laita alennusprosentti ja selite. Tallenna ylhäältä Tallenna-painikkeesta. Jos jokin kenttä sisältää virheellisiä tietoja, ohjelma antaa kentän viereen punaisen symbolin. Kun osoitat hiirellä kyseistä symbolia, ohjelma ilmoittaa virheen syyn. Korjaa tieto ja tallenna uudelleen. Laskua voi muokata tarvittaessa ennen laskun lähettämistä. Tallenna muutokset.
Tarkista, onko laskun kuva oikean näköinen Laskun kuvat välilehdellä. Kuva aukeaa kuvan nimen kohdalta (InvoiceImage.htm) Voit halutessasi liittää laskulle liitteitä. Siitä ohje alempana. Kun lasku on valmis, paina Lähetä-painiketta. Varmista Historia-välilehdeltä, että lasku on lähetetty asiakkaalle. 2.4 Liitteen liittäminen Laskulle voi lisätä liitteitä Liitteet-välilehdellä. Tallenna lasku ennen liitteen lisäämistä, muuten liite ei aukea. Liitteen nimi voi sisältää isoja ja pieniä kirjaimia välillä a-z ja numeroita. Välilyöntejä ei saa olla. Nimi saa olla korkeintaan 25 merkkiä. Sallittuja tiedostomuotoja ovat pdf, tif/tiff, jpg, htm/html, txt, xls/xlsx, doc/docx, ppt/pptx. Mene Liitteet-välilehdelle. Paina lemmarin-näköistä painiketta Paina Selaa-painiketta. Valitse liitettävä tiedosto hiiren kaksoisnaksautuksella. Kuvaus-kenttään pitää laittaa lyhyesti mitä liite sisältää. Paina OK-painiketta. Liitteen nimi tulee näkyviin. Saat liitteen näkyviin klikkaamalla liitteen nimeä. 3 Laskujen haku Hae laskuja välilehdellä voit etsiä tallennettuja/lähetettyjä laskuja. Laita haluamasi hakuehdot. Paina Etsi-painiketta Tallennettuja laskuja voi muokata ennen lähettämistä. Tallenna muutokset. Lähetettyjä laskuja voi vain katsella. Saat laskun tiedot näkyviin valitsemalla haluamasi lasku ja painamalla -painiketta. 4 Laskujen arkistointi Laskut säilyvät toimittajaportaalissa 3 kuukautta lähetyspäivän jälkeen. Jos haluat, voit arkistoida ne itsellesi. Mene kohtaan Laskut -> Hae laskuja. Hae laskut valitsemillasi hakuehdoilla. Paina Vie arkistoon painiketta. Paina Tallenna-painiketta. Tallenna haluamaasi paikkaan. Tallennettu arkisto sisältää eri kansioita/tasoja: 1. taso - Minkä vuoden laskuja kansio sisältää 2. taso - Minkä kuukauden laskuja kansio sisältää 3. taso - Minkä päivämäärän laskuja kansio sisältää 4. taso - Minkä asiakkaan laskuja kansio sisältää 5. taso - Laskun kuvat ja mahdolliset liitteet
5 Uuden asiakkaan lisäys Kirjaudu toimittajaportaaliin Mene kohtaan Hallinta -> Asiakkaat Kirjoita Asiakkaan nimi kenttään oulun kaupunki ja valitse Tila-kenttään Ei rekisteröity. Paina suurennuslasi-painiketta, jolloin ohjelma hakee Oulun kaupungin hallintokunnat ja liikelaitokset, joita toimittaja ei ole vielä rekisteröinyt asiakkaaksi. Valitse se asiakas, jolle haluat lähettää laskuja. Paina Rekisteröidy-painiketta. Odota, että yrityksen sähköpostiin tulee automaattinen sähköpostiviesti rekisteröinnin hyväksymisestä/aktivoinnista. 6 Uuden käyttäjän lisäys Jos laskuttajia on useita, jokaiselle voi antaa oman käyttäjätunnuksen ja salasanan. Mene kohtaan Hallinta -> Käyttäjät. Paina Lisää uusi painiketta ja lisää käyttäjän tiedot. -> Tallenna 7 Yhteystiedot Ongelmatilanteissa tai saadaksesi lisätietoja, ota yhteyttä :n ostoreskontraan. Ostoreskontran palvelunumero 044 703 0770, sähköposti ouka.ostoreskontra@monetra.fi