Kaupunginhallitus 19 02.02.2015 Kaupunginhallituksen siirtyminen sähköiseen kokouskäytäntöön 16.2.2015 alkaen 82/012/2015 126/016/2012 KV 10.12.2012 64 Luettiin Kokoomuksen valtuustoryhmän jättämä aloite sähköiseen asiakirjahallintaan siirtymisestä Kokemäen kaupunginhallitus- ja lautakuntatyöskentelyssä. Aloite lähetettiin kaupunginhallituksen valmisteltavaksi. Lisätietoja kaupunginsihteeri Marianne Mäkelä p. 040 488 6101. KH 14.01.2013 6 Oheismateriaalina Kokoomuksen valtuustoryhmän 10.12.2012 64 jättämä val tuus to aloi te sähköiseen asiakirjahallintaan siirtymisestä Kokemäen kaupunginhallitus- ja lautakuntatyöskentelyssä Kaupunginhallitus päättää lähettää aloitteen yleishallinnon valmisteltavaksi. Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti. KH 06.05.2013 130 Kaupungin yleishallinnossa on valmisteltu Kokoomuksen valtuustoryhmän 10.12.2012 64 jättämää valtuustoaloitetta todeten hallinnossa ol ta van jo nykyi sel lään suurelta osin sähköisessä asiakirjahallinnossa. Lisäksi ko kousasiakirjat toimitetaan luottamushenkilöille myös pa peri sina ver sioina, mistä arvioi daan kaupunginhallituksen osalta aiheutu van vuosit tain noin 5 500 eu ron kustannukset, ja kaupunginvaltuuston osal ta vuosit tain noin 3 000 euron kustan nuk set. Edelleen monistamiseen ja pos ti tuk seen käy te tään työaikaa. Sähköisen kokouskäytännön kokonaisuudessaan mahdollistavia ohjelmisto ja ja laitteita on saatavilla, ja osa kunnista on ottanut järjestelmän käyttöön. Käytän nös sä tämä tarkoittaisi esityslistojen, oheismateriaalin ja liitteiden lä het tämis tä ko kous ten osal lis tu jille sähköpostitse, tai vastaavan materiaalin aset tamis ta kunnan extranettiin, johon luottamushenkilöt kirjautuvat henkilö kohtaisin tunnuksin. Salassapidettävien asioiden osalta huomioitaviksi tule vat tietoturvaan liittyvät kysymykset. Asiakirjojen lukeminen tapahtuisi kannettavien tietokoneiden tai tablettitietokoneiden avulla, joiden hankkiminen luot ta mus hen ki löi den käyttöön kaupungin toimesta olisi perusteltua. Edel leen ko nei siin tu li si asen taa tar vit tavat oh jel mat ja in ter net-yhteys.
Sähköiseen kokouskäytäntöön siirtymisen kustannukset riippuvat suuresti siitä, mitkä toimielimet järjestelmän piiriin otetaan, ja millä tavalla toteutus tehdään. Ohjelmisto, sen asennus- ja koulutustyö sekä verkkopalvelu mak saisi vat kertaluonteisina maksuina ilman arvonlisäveroa arvion mukaan noin 10 300 eu roa, min kä li säksi vuotuiset ylläpitokustannukset olisivat noin 2 700 euroa. Sähköpostijärjestelmää käyttäen kustannukset jäisivät pienem mik si. Edelleen kau pun gin halli tuk sen käyt töön tar vit ta vien lait tei den hank ki mi nen mak saisi noin 12 000 eu roa. Val tuuston osalta vas taava kus tannus oli si noin 21 600 euroa. Haluttaessa siirtyä sähköiseen kokouskäytäntöön perusteltua voisi olla aloit taa järjestelmän käyttöönotto kokeilulla esimerkiksi kaupunginhallituksen ja -valtuus ton pii rissä. Järjestelmän käytön laajentamista voitaisiin pohtia saa tu jen ko ke mus ten pohjalta. Oheismateriaalina Kokoomuksen valtuustoryhmän 10.12.2012 64 tekemä val tuus to aloi te. Kaupunginhallitus 1. päättää sähköiseen kokouskäytäntöön siirtymistä valmisteltavan siten, että järjestelmän toimivuutta voidaan kokeilla kaupun ginhallituksen ja kaupunginvaltuuston kokouksissa vuoden 2014 aikana. Kokeilun onnistuessa järjestelmän käyttöä laa jen ne taan asteittain; 2. päättää ehdottaa kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuusto merkitsee kaupunginhallituksen päätöksen sähköiseen kokouskäytäntöön siirtymisen valmistelusta tiedoksi; 3. päättää ehdottaa kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuusto toteaa aloitteen loppuun käsitellyksi. Käsittely Kaupunginjohtaja muutti päätösehdotustaan käsittelyn aikana. Kaupunginjohtajan muutettu päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää palauttaa asian valmisteluun. Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi kaupunginjohtajan muutetun päätösehdotuksen yksimielisesti. KH 03.06.2013 154 Sähköiseen kokouskäytäntöön siirtymistä Kokemäen kaupungissa on kaupunginhallituksen kokouksen jälkeen valmisteltu edelleen. Valmistelussa läh tökoh dak si on asetettu keskustelussa esiin nousseet linjaukset.
Kohtuullisina kustannukset sähköiseen kokouskäytäntöön siirtymisessä voidaan pi tää hankkimalla käyttäjille kannettavat tietokoneet (noin 500 eu roa/kpl), ja käyttämällä tieto jen siirtoon sähköpostia. Vaihtoehdossa huo mioitavaksi tulevat myös muun muassa internet-yhteyksistä, käyttäjien mah dollisesta koulutuksesta ja ko nei den yl lä pidosta aiheu tuvat kustannuk set. Oheismateriaalina Kokoomuksen valtuustoryhmän 10.12.2012 64 tekemä val tuus to aloi te. Kaupunginhallitus 1. päättää sähköisen kokouskäytännön kokeilemista valmis telta van si ten, et tä kokemuksia järjestelmän käytöstä voidaan hank kia kau pun gin hal li tuk sen ko kouk sissa vuoden 2014 aika na. Läh tö koh daksi val miste lussa ote taan kustannuksiltaan edul li nen säh köi sen ko kouskäytännön tapa, jossa tiedon siirrossa hyödynnetään sähköpostia. Ko kei luun osal lis tu mi nen on kau pun gin halli tuk sen jä se nille va paa eh toista, ja käy tännön jat kami sesta ja laajen ta mi sesta pää te tään saa tujen koke mus ten pohjalta erikseen. 2. päättää ehdottaa kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuusto merkitsee kaupunginhallituksen päätöksen sähköisen ko kous käy tän nön kokeilun valmistelusta tiedoksi; 3. päättää ehdottaa kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuusto toteaa aloitteen loppuun käsitellyksi. Päätös Kaupunginhallitus 1. päätti sähköisen kokouskäytännön kokeilemista valmis tel tavan si ten, et tä kokemuksia järjestelmän käytöstä voidaan hank kia kau pun gin hal li tuk sen ko kouk sissa vuoden 2014 aika na. Läh tö koh daksi val miste lussa ote taan kustannuksiltaan edul li nen säh köi sen ko kouskäytännön tapa, jossa tiedon siirrossa hyödynnetään sähköpostia. Ko kei luun osal lis tu mi nen on kau pun gin halli tuk sen jä se nille va paa eh toista, ja käy tännön jat kami sesta ja laajen ta mi sesta pää te tään saa tujen koke mus ten pohjalta erikseen. 2. päätti ehdottaa kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuusto merkitsee kaupunginhallituksen päätöksen sähköisen ko kous käy tän nön kokeilun valmistelusta tiedoksi; 3. päätti ehdottaa kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuusto toteaa aloitteen loppuun käsitellyksi. KV 17.06.2013 45 - Oheismateriaalina Kokoomuksen valtuustoryhmän 10.12.2012 64 teke mä valtuustoaloite
Käsittely Päätös Keskustelun aikana varavaltuutettu Arto Perttula esit ti sähköi seen kokouskäytäntöön siirtymisen kokeilua laajennet tavan kos kemaan va paaehtoisena myös lautakuntia. Esitystä ei kannatet tu. Kaupunginvaltuusto hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti. KH 02.02.2015 19 Sähköiseen kokouskäytäntöön siirtymistä on valmisteltu kau pun gin hal li tuksen 17.6.2013 45 käsittelyn jälkeen siten, että kaupunginhallituksen kokous pii ril le (varsinaiset jäsenet sekä kaupunginvaltuuston pu heen joh ta jis to) on hankittu tablet-tietokoneet, näppäimistöt, ohjelmistot ja mo bii liyh tey det sähköistä kokoustyöskentelyä ja yleistä luottamustoimen hoi toa helpottamaan. Sähköistä kokouspalvelua varten kukin kokouspiiriin kuu luva on saanut henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ko. palvelun käyt töön. Kokouspiiriin kuuluvat ovat lisäksi saaneet kokemaki.fi -päätteiset kau pungin sähköpostiosoitteet. Em. työvälineet ovat kokouspiirin jä sen ten käytössä niin kauan, kuin henkilö on joko kaupunginhallituksen var si nai nen jäsen tai kuuluu kaupunginvaltuuston puheenjohtajistoon. Varajäsenten käyttöön sekä varakoneiksi on lisäksi hankittu 2 tab let-tie toko net ta näppäimistöineen ja ne ovat käytettävissä kokouspaikalla tar peen tullen. Kustannussäästöä saadaan kopiointi- ja postituskulujen pois jäämisestä, jos kin laitteiden ja ohjelmiston ylläpito luo toisaalta myös kustannuksia. Mer kit tä vin muutos on kuitenkin toimintatavan muuttuminen jous ta vammak si sekä päällekkäisyyksien ja epätarkoituksenmukaisten me net te ly jen poistaminen työprosessista. Paperittomuus tukee kaupungin ym pä ris tö tavoit tei ta. Sähköisessä kokouskäytännössä esityslistoja ja muuta materiaalia ei enää monisteta, kuljeteta eikä lähetetä postissa. Kokouskutsu ja tieto esi tys lis tan valmistumisesta lähetetään kokouspiiriin kuuluville sekä kau pun gin hal li tuksen varajäsenille kaupungin sähköpostiosoitteeseen. Kaupunginhallituksen sähköiseen kokouskäytäntöön siirtyminen on to teutet tu siten, että halutessaan kaikkien kaupungin muidenkin luot ta mus toi mielin ten on siihen mahdollisimman helppoa ja edullista liittyä. Säh köi sek si kokousalustaksi on valittu Innofactor Cloud Sähköinen ko kous pal ve lu + extranet. Se pohjautuu nykyiseen kaupungin päätöksenteon- ja asian hal linnan yleissovellukseen Dynastyyn. Innofactor Cloud on muodollisten kokousten kokousmateriaalien tuot ta miseen, jakeluun ja kokoustyöskentelyyn kehitetty ohjelmisto. Sähköinen kokous pal ve lu nopeuttaa kokousten valmistelua ja kokousmateriaalien ja kelua osallistujille, mahdollistaa ajasta ja paikasta riippumattoman val mis tautu mi sen kokouksiin sekä tarjoaa tehokkaat välineet, kuten vas ta esi tys ten laatimisen ja äänestykset kokoustyöskentelyyn. Palvelun avulla ko kous aineis toon on myös mahdollista tehdä omia muistiinpanoja. Mu kaan otettava Extranet-palvelun sähköinen työtila sisältää toimielimen mo ni puo li se na ryhmätyön alustana mm. kokouskalenterin, ilmoitukset, teh tä vät,
asiakirjakansioiden lisäämisen esim. ohjesäännöille. Kaupunginhallituksen kokouspiiri harjoittelee sähköistä kokouskäytäntöä 19.1. ja 2.2. pidettävissä kokouksissa. 19.1. pidetyn kokouksen yh tey des sä järjestettiin myös kokouspalvelun käyttökoulutus. Näihin ko kouk siin kokouspiiriin kuuluville on toimitettu myös paperinen esi tys lis ta-ai neis to. Vuoden ensimmäisten kokoussten yhteydessä kokouspiiriin kuu lu vil le tarjotaan myös teknistä tukea sähköisen kokouspalvelun ja tab let-tie to koneen käyttöön. Hallintosäännön 13 mukaan toimielimen kokouksesta on ilmoitettava jäse nil le, elleivät erityiset syyt ole esteenä, vähintään neljä päivää ennen kokous ta kirjallisesti tai sähköisesti. Kokouskutsu lähetetään toimielimen päät tä mäl lä tavalla jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai läs nä olovel vol li suus. Kokouskutsu voidaan toimittaa myös sähköisesti. Em. hal lin tosään nön määräyksen nojalla kaupunginhallituksen siirtymisestä säh köiseen kokouskäytäntöön päättää kaupunginhallitus. Kaupunginhallitus päättää 1. että kaupunginhallitus siirtyy sähköiseen ko kous käy tän töön 16.2.2015 alkaen siten, ettei kaupunginhallituksen jä se nil le, varajäsenille sekä muille kokouksessa läsnä- ja pu he oi keu tetuil le tai -velvollisille tämän jälkeen monisteta ja lä he te te tä esityslistoja ja muuta materiaalia postitse; 2. että sähköisen kokouskäytännön alustana toimii In no factor Cloud Sähköinen kokouspalvelu + extranet -pal ve lu, jonka käyttämiseen kohdassa 1 mainitut henkilöt saa vat henkilökohtaiset käyttäjätunnukset; 3. että kokouskutsu ja tieto esityslistan valmistumisesta lä hete tään kaupunginhallituksen jäsenille, varajäsenille sekä muille kokouksessa läsnä- ja puheoikeutetuille tai -vel vol li sil le henkilön ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen tai mi kä li hänellä on käytössään kaupungin sähköpostiosoite, lä he tetään em. tiedot tähän osoitteeseen; 4. että kaupunginhallituksen jäsenten ja kau pun gin val tuus ton puheenjohtajiston käyttöön hankitut työvälineet (tab let-tie toko ne, näppäimistö, ohjelmistot, mobiiliyhteys, säh kö pos ti osoite) luovutetaan luottamushenkilöiden käyttöön hal li tus kau den ajaksi ja laitteet palautetaan kauden pää tyt tyä uuden valittavan hallituksen käyttöön. Laitteet toi mi te taan em. henkilöille käyttökuntoon asennettuina ja tar vit taes sa päivityksistä ja tuesta vastaa tietohallinto; 5. että em. työvälineet on tarkoitettu kaupungin sähköisen kokouspalvelun käyttöön ja kaupungin luottamustehtävän hoi tami seen. Työvälineet ovat kokouskäytössä kaupungin va kuutuk sen piirissä ja vastuulla. Mikäli laitteita käytetään ko kous-
käy tön ulkopuolella, vastaa henkilö työvälineistä ku ten omistaan; 6. että varajäsenten käyttöön sekä varakoneiksi pidetään käyt tö kun nos sa vähintään 2 tablet-tietokonetta näp päi mis töineen ja ne ovat ao. henkilön käytettävissä ko kous pai kal la. Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi kaupunginjohtajan päätösehdotuksen yksimielisesti. Lisätietoja antaa vs. hallintojohtaja Jarno Moisala, puh. 040 488 6101.