Kaupunginhallitus Kaupunginvaltuusto Lisäys hallintosääntöön / päätelaitteiden käyttöä koskeva korvaus 497/01.

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus Kaupunginvaltuusto Lisäys hallintosääntöön / päätelaitteiden käyttöä koskeva korvaus 497/01.018/2014 KAUPHALL Hallintopäällikkö Antti Pieviläinen Tietohallintopäällikkö Sanna Silventoinen Taustaa ja nykytilanne Ylöjärven kaupunginvaltuutetuille on annettu päätelaitteet käyt töön luottamustehtäviensä hoitamista varten. Toi min ta mal lil la on saavutettu toiminnallista tehokkuutta mm. ko kous ten esityslistojen, liitteiden ja muun oheismateriaalin säh köi sel lä toimittamisella. Jo olemassa olevien hyvien toimintamallien lisäksi on tar peen pyrkiä löytämään uusia, sähköisiä toimintatapoja li sää viä ja vahvistavia käytäntöjä. Tavoitteena on löytää kattavia, toi min nan perusrakenteita ja -lähtökohtia parantavia toi min ta mal le ja ja ottaa näitä käytäntöjä käyttöön kuitenkin koh tuul li sin lisäkustannuksin. Uusien toimintamallien käyt töön oton myötä myös tiedonkulkua ja luottamushenkilöiden tie don saan tia pyritään entisestään vahvistamaan. Edellä mainittujen tavoitteiden saavuttamiseksi on pyritty löy tä mään ratkaisu, jolla kaupungin toimielintyöskentelyssä oli si mahdollista kattavasti siirtyä sähköisiin toi min ta mal lei hin kannustavalla ja kokonaistaloudellisesti järkevällä ta val la. Luottamushenkilöiden tiedonsaannin parantamista sekä uu sien sähköisten toimintamallien käyttöönottoa kaupungin ja kau pun gin eri toimielinten työskentelyssä on Ylöjärvellä vuo sien 2015 ja 2016 aikana käsitelty useissa eri yhteyksissä. Ke hit tä mis toi mi kun ta on käsitellyt teemaa vuoden 2015 ke vääl lä ja syksyllä. Aihetta on käsitelty myös lautakuntien ko kouk sis sa sekä kaupungin johtoryhmässä. Valtuusto on vuo den 2016 talousarviossaan asettanut kau pun gin hal li tuk sen yhdeksi toiminnalliseksi tavoitteeksi luot ta mus hen ki löi den tietotekniikan käyttötapojen monipuolistamisen mah dol lis ta mi sen. Mikäli nyt esitettävä uuden toimintamallin käyttöönotto mah dol lis tetaan, kaupungin keskushallinto tulee tukemaan kau pun gin toimielimiä käyttöönottovaiheessa ko ko nais val tai ses ti sekä esittelemään toimintamallia esimerkiksi toi mi elin ten kokousten

2 yhteydessä. Ehdotettavan toimintamallin esittely Yhtenä vaihtoehtona on selvitetty toimintamallia, jossa luot ta mushen ki lö voisi toimielimen erillispäätöksen ja päätöksen seu rauk se na tehtävän sopimuksen nojalla käyttää muuta kuin kaupungin hänelle luottamustehtävän hoitamista varten an ta maa päätelaitetta luottamustehtäviensä hoitamisessa kor vaus ta vastaan. Tällöin luottamushenkilö sitoutuisi sii hen, että kaikki luottamustehtävän hoitamisen kannalta tar peel li nen materiaali toimitettaisiin hänelle sähköisesti. Toi min ta mal lis sa luottamushenkilö vastaisi itse käyttämänsä pää telait teen/pää te lait tei den teknisestä ylläpidosta, huol los ta, viruksentorjunnasta, tietoturvasta sekä muusta pää te lait teen edellyttämästä hallinnoinnista. Edelleen luot ta mus hen ki lö vastaisi siitä, etteivät sähköisesti toimitettavat salaiset ko kous asiat joudu kolmansien osapuolien haltuun. Luot ta mus hen ki lö vastaisi itse myös mm. tarvitsemansa tietoliikenneyhteyden kustannuksista täysimääräisesti. Kaupunki ei takaa, että kaikissa kokoustiloissa on kaupungin tarjoama tietoliikenneyhteys luottamushenkilöiden käytettävissä. Sopimuksen osa puo let olisivat luottamushenkilö ja toimintamallin käyt töön otos ta erillispäätöksen tehnyt kaupungin virallinen toimielin. Toimintamallissa kaupungin toimielin vastaisi siitä, että ko kous kut su lähetetään luottamushenkilölle sopimuksessa mää ri tet tyyn sähköpostiosoitteeseen kaupungin hal lin to sään nön määräysten mukaisesti. Edelleen toimielin vastaisi myös muun kokousmateriaalin sähköisestä toimittamisesta luot ta mus hen ki löl le sekä yleisestä opastuksesta ko kous ma te ri aa lien selaamisessa käytettävien ohjelmistojen osalta. Maksettava korvaus Korvauksen maksamisen perustuisi toimielimen varsinaisen tai varajäsenen läsnäoloon toimintamallin käyttöönotosta pää tök sen tehneen kaupungin virallisen toimielimen ko kouk ses sa. Korvaus maksettaisiin kokouskohtaisesti ko kouk ses sa läsnä olleille toimielimen varsinaisille tai va ra jä se nil le. Luottamushenkilölle maksettavaksi korvaukseksi muun kuin kaupungin hänelle luottamustehtävän hoitamista var ten antaman päätelaitteen käytöstä esitetään olevan 20 eu roa/ko ko us/luot ta mus hen ki lö, kuitenkin enintään 40 eu roa kuukaudessa per luottamushenkilö. Toimintamallia kos ke van sopimuksen allekirjoittaessaan luottamushenkilö si tou tui si muun kuin kaupungin hänelle

3 luottamustehtävän hoi ta mis ta varten antaman päätelaitteen käyttöön kaikkien nii den kaupungin luottamustehtävien hoidon osalta, joita kysei sel lä luottamushenkilöllä on. Korvausta ei maksettaisi niil le luottamushenkilöille, joille on kaupungin toimesta an net tu päätelaite käyttöön luottamustehtävien hoitamista var ten. Muun kuin kaupungin luottamustehtävän hoitamista var ten luottamushenkilölle antaman päätelaitteen käytöstä mak set ta va korvaus suoritettaisiin kokouspalkkioiden maksa tuk sen yhteydessä. Maksettava korvaus olisi veronalaista ku lu korvaus ta. Toimintamallin tarkastelu Toimintamallista koituvat hyödyt ja säästöt olisivat erityisesti työ ajan kohdentumiseen, monistamiseen ja postitukseen liit ty viä. Lisäksi luottamushenkilöiden tiedonsaanti nopeutuisi, kun tulevan kokouksen esityslista liitteineen ja oheis ma te ri aa lei neen olisi välittömästi niiden lähettämisen jälkeen luot ta mus hen ki löi den luettavissa. Toimintamalli olisi muutoinkin omi aan lisäämään ja mahdollistamaan sähköisiä toi min ta mal le ja ilman kohtuuttomia lisäkustannuksia. Ta lou del li ses sa mielessä toimintamallin kustannukset olisivat vai vat to mas ti ennakoitavissa, kun korvauksen maksaminen pe rus tui si kokouksissa läsnäoloon. Mikäli toimielin päätyisi ottamaan edellä mainitun toi min ta mal lin käyttöönsä, sen kustannusvaikutus vuositasolla olisi kau pun gin lautakuntien osalta nettona keskimäärin noin euroa. Kustannusta voidaan pitää hyvin kohtuullisena ot taen huomioon, että uudistuksen myötä toimintamalleja on mahdollista perusteellisesti uudistaa ja koko toimielimen työs ken te ly siirtyy sähköiseen ympäristöön. Edelleen toi min ta mal li on erittäin edullinen esimerkiksi päätelaitteiden lea sing-vaih to eh toon verrattuna, joka on kustannuksiltaan noin 400 euroa vuodessa per päätelaite. Tietoturvaan liittyviä ongelmia toimintamallista ei tehdyn sel vi tyk sen perusteella koituisi. Toimintamallin piiriin tuleville luot ta mus hen ki löil le avattaisiin kaupungin säh kö pos ti osoit teet, joiden kautta kokousmateriaalien lähettäminen on tie to tur van kannalta turvallinen vaihtoehto. Edelleen tie to tur vaan liittyvien asioiden huomioimista helpottavat nykyiset pe rus tur va lau ta kun nan ja sivistyslautakunnan alaisuudessa toi mi vat yksilöasioiden jaostot, joiden myötä lautakuntien sa lai set asiat ovat merkittävästi vähentyneet ja ovat nykyisin har vi nai sia. Juridinen tarkastelu Kuntalaissa on valtuuston osalta säädetty, että kokouskutsu voi daan

4 lähettää sähköisesti jos kunta huolehtii, että tähän tar vit ta vat tekniset välineet ja yhteydet ovat käytettävissä. Valtuuston osalta kuntalain määräykset tarvittavien tek nis ten välineiden ja yhteyksien osalta on Ylöjärvellä toistaiseksi huo mioi tu siten, että valtuutetuille on annettu ko kous kut su jen ja -materiaalien vastaanottamiseen ja lukemiseen pää te lai te käyttöönsä. Tämä vaihtoehto on asianmukaista jat kos sa kin turvata. Yhtäältä harkittavaksi voisi tulla toimintamallin laa jen ta mi nen kattamaan myös kaupunginvaltuusto esi mer kik si seuraavan valtuustokauden alusta lukien. Asia edel lyt tää kuitenkin tällöin kaupunginvaltuuston toimintamallin käyt töön ot toa koskevaa erillispäätöstä. Kuntalakia tulkit tai siin tällöin siten, että kunta on luottamushenkilön kanssa teh dyn sopimuksen ja sen perusteella maksettavan kor vauk sen nojalla huolehtinut siitä, että kaupunginvaltuutetulla on kokouskutsun ja kokousmateriaalien sähköisen toi mit ta mi sen kannalta tarpeelliset tekniset välineet ja yhteydet käy tet tä vis sään. Muiden toimielinten osalta kuntalaissa ei vastaavia sää dök siä ole, vaan kunnan tulee hallintosäännössään antaa tar peel li set määräykset tältä osin. Ylöjärven kaupungin hal lin to sään nös sä muiden toimielinten osalta kokouskutsun säh köi ses tä toimittamisesta on määrätty hallintosäännön 4 :ssä, jossa todetaan, että kokouskutsut kaupungin toi mi elin ten kokouksiin voidaan toimittaa myös sähköisesti. Toimintamallin käyttöönotto Toimintamallin käyttöönoton ja maksettavan korvauksen suo rit ta misen edellytyksenä olisi toimielimen erillispäätös asias sa. Maksettavan korvauksen perustuessa ko kouk ses sa läsnäoloon tarkoituksenmukaista olisi, että toimintamalli saa tai siin kattamaan toimielimen kaikki jäsenet, sekä var si nai set että varajäsenet. Näin ollen paperisen materiaalin lä het tä mi ses tä päästäisiin toimielimen työskentelyssä ko ko naan eroon. Oheismateriaali - Ehdotus lisäykseksi kaupungin hallintosäännön pykälään 147 Kokouspalkkiot kohdaksi Luonnos Sopimus päätelaitteen käytöstä luot ta mus teh tä vän hoitamisessa - Toimintamallin arviointi Kaupunginjohtaja ehdottaa: Kaupunginhallitus päättää esittää kaupunginvaltuustolle, et tä se päättää tehdä kaupungin hallintosääntöön oheismateriaalin mukaisen lisäyksen hallintosäännön kohdaksi Päätös Hyväksyttiin.

5 ----- KAUPVALT Liite nro 3 / kaupvalt : - Ehdotus lisäykseksi kaupungin hallintosäännön pykälään 147 Kokouspalkkiot kohdaksi Luonnos Sopimus päätelaitteen käytöstä luottamustehtävän hoitamisessa Oheismateriaali - Toimintamallin arviointi Kaupunginhallitus ehdottaa: Kaupunginvaltuusto päättää tehdä kaupungin hallintosääntöön liitteen mukaisen lisäyksen hallintosäännön kohdaksi Päätös Hyväksyttiin