Case Helsinki: Asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmän hankinta Tiedonohjausseminaari 9.5.2012 Mervi Hämäläinen, projektipäällikkö Hallinto- ja taloustoimisto, Helsingin srky
Case Helsinki Asianhallintaprojektin esittely Taustaa: Miksi uusi järjestelmä? Hankinnan suunnittelu Hankinnan toteutus Tarkastelussa haastavimmat asiat hankinnassa
HSRKY:n asianhallintaprojekti 2010 2014 uuden asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönotto yhtymässä vuoden 2013 alussa, 21 seurakunnassa vaiheittain 2013 2014 tavoitteena 450 900 käyttäjää (jopa 2/3 työntekijöistä) projektiorganisaatio projektin omistaja: hallintojohtaja/hallinto- ja taloustoimisto ohjausryhmä projektiryhmä projektipäällikkö + asiantuntijat yksiköistä ja seurakunnista
Taustaa: Miksi uusi järjestelmä? nykyjärjestelmä ollut käytössä yhtymässä (ei seurakunnissa)1990-luvun alkupuolelta: diaari, esityslistat ja pöytäkirjat, viranhaltijapäätökset ei vastaa nykymuodossaan HSRKY:n asioiden käsittelyn ja asiakirjojen hallinnan tarpeita, esim.: asiakirjoja ei voi laatia, jakaa ja arkistoida sähköisenä järjestelmässä: tarvitaan edelleen paperiset käsittelykopiot, arkistokappaleet jne. päätösten esivalmistelu ja siihen liittyvät asiakirjat eivät näy järjestelmässä järjestelmässä vain virallinen päätöksenteko, muu työaineisto (esim. projektien ja työryhmien asiakirjat, kirjeenvaihto) hajallaan verkkoasemilla, työntekijöiden sähköpostissa ja omissa mapeissa asianhallinnan ja muiden tiedon tarvitsijoiden ulottumattomissa
Hankinnan suunnittelu Nykytilanteen kartoitus ja tavoitetilan kuvaus: ongelmat ja kehittämistarpeet kartoitettu HSRKYprojektikuvauksessa 3/2010 eli jotain tiedossa jo projektin käynnistyessä tavoitetilan prosessikuvaukset prosessityöpajoissa 1-3/2011: päätöksenteko, asian- ja asiakirjojenhallinta sopimusten hallinta > prosessikuvaukset liitettiin tarjouspyyntöön, lisäksi työpajojen tuloksena listaus projektin aikana toteutettavista kehittämistoimenpiteistä ja niiden aikataulutus
Hankinnan suunnittelu Markkinakartoitus ja tutustuminen järjestelmiin: Tietopyyntö/ennakkoilmoitus Hilmassa 12/2010 > vastausten perusteella järjestelmäesittelyt yhtymässä alkuvuonna 2011 Tutustuminen muiden organisaatioiden järjestelmiin ja toimintatapoihin (mm. Espoon kaupunki ja Espoon srky) Tutustuminen muiden organisaatioiden tarjouspyyntöihin 2010 2011 (mm. Hilma) > ideoita tarjouspyyntöön ja toimintatavan kehittämiseen
Hankinnan toteutus Tarjouspyynnön laatiminen: Hankinnan kohde? HSRKY: Hankinnan kohteena on asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmä sekä sen vaiheistettuun toteutukseen ja käyttöönottoon, tukeen ja ylläpitoon sekä kehitykseen liittyvät palvelut. Asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmän tulee sisältää seuraavat toiminnot: asian- ja dokumenttienhallinta tiedonohjaus (eams/tos) sähköinen kokouspalvelu luottamushenkilörekisteri sopimusten hallinta (optio) Valmisohjelmisto?
Hankinnan toteutus Tarjouspyynnön laatiminen: Hankintamenettelyn valinta: avoin, rajoitettu, neuvottelumenettelyt? HSRKY: avoin Valinta- ja vertailuperusteet? HSRKY: kokonaistaloudellinen edullisuus + Vertailuperuste Painotus Hinta 40 Arviointitilaisuus 40 Vähimmäisvaatimukset ylittävä taso 15 Projektisuunnitelmaehdotus 5
Hankinnan toteutus Tarjouspyynnön laatiminen: Vertailuhinta? HSRKY: Käyttöoikeudet Käyttöönottoprojekti Tuki- ja ylläpitopalvelu (48 kk) Ylläpitosopimukseen liittyvät palvelut (asiantuntijatyö, koulutus) Palvelimet, Sharepoint- tai muut maksulliset työasemalisenssit Optioita: lisäkäyttöoikeudet, käyttöpalvelu Tarjouspyynnön laatiminen kesti yli 3 kuukautta, julkaistiin Hilmassa 1.7.2011
Hankinnan toteutus Tarjousten arviointi syyskuu-lokakuu 2011: - 3 tarjousta - Arviointi muuten matematiikkaa, mutta arviointitilaisuuksien suunnittelu ja toteutus vei aikaa (13 x 3 htp) - Arviointitilaisuuksien hyöty: mahdollisuus arvioida tarjottujen ratkaisujen käytettävyyttä eli käytön opittavuutta, sujuvuutta ja helppokäyttöisyyttä, rakennetta ja johdonmukaisuutta, järjestelmän joustavuutta ja muunneltavuutta - Hankintapäätös ykn 24.11.2011: Innofactor Software Oy:n Dynasty 360 -asianhallintajärjestelmä + TOJ
Lopuksi Huolellinen suunnittelu ja valmistelu: pitää tietää mitä järjestelmällä aiotaan tehdä ja miten > omien tarpeiden ja tavoitteiden mukainen tarjouspyyntö Tutustuminen järjestelmien käyttöön muissa organisaatioissa: ideat oman toimintatavan kehittämiseen ja järjestelmän toiminnallisuuksiin Pelkästään uusi järjestelmä ei ratkaise ongelmia, vaan kyse on toimintaprosessien kehittämisestä ja sitoutumisesta muutokseen
Kiitos! Mervi Hämäläinen Mervi.hamalainen@evl.fi