I. Johdanto Youth in Action -ohjelman kansallisesti hallinnoiduissa alaohjelmissa aletaan käyttää sähköisiä hakulomakkeita portaittain 1.6.2011 lähtien. Vuonna 2012 reilu enemmistö kansallisista toimistoista vaatii sähköisen lomakkeen käyttöä Youth in Action tukea hakiessa kansallisesti hallinnoiduista alaohjelmista. Poikkeuksena on Eurooppalainen vapaaehtoispalvelu (alaohjelma 2). Hankekoordinoijana toimiva organisaatio lähettää sähköisen hakulomakkeen kaikkien hankekumppaneiden puolesta. Kumppaneiden ei tarvitse toimittaa erillisiä sähköisiä hakemuksia omiin kansallisiin toimistoihinsa. Sen sijaan heidän tulee osallistua tasavertaisesti hakemuksen sisällön suunnitteluun. Jokaisen kumppaniorganisaation täytyy myös lähettää koordinoivalle organisaatiolle allekirjoitettu alustava kumppanisitoumus (Preliminary Agreement) (katso myös luku II, kohta 6). Kumppanisitoumukset muodostavat oleellisen osan kansalliselle toimistolle lähetettävää hakemuksen paperiversiota. Sähköinen hakemus pyydetään lähettämään kansalliseen toimistoon seuraavissa alaohjelmissa: - Alaohjelma 1.1 Nuorten ryhmätapaamiset - Alaohjelma 1.2 Nuorisoaloitteet - Alaohjelma 1.3 Nuorten demokratiahankkeet - Alaohjelma 3.1 Nuorten ryhmätapaamiset (yhteistyössä EU:n naapurimaiden kanssa) - Alaohjelma 3.1 Koulutus- ja verkostoitumishankkeet (yhteistyössä EU:n naapurimaiden kanssa ) - Alaohjelma 4.3 Koulutus ja verkostoituminen - Alaohjelma 5.1 Nuorten ja nuorisopolitiikasta vastaavien väliset tapaamiset Sähköiset hakulomakkeet ovat saatavilla kansallisen toimiston nettisivuilla osoitteessa: http://www.cimo.fi/ohjelmat/youth_in_action/hakijalle/hakulomakkeet Näiden ohjeiden tarkoitus on: - antaa yksityiskohtaista tietoa uudesta hakumenettelystä - esitellä sähköisen hakulomakkeen tärkeimmät piirteet - antaa ohjeita mahdollisten ongelmien ratkaisuun 2/7
II. Hakumenettelyn vaiheet Hakumenettely on seuraavanlainen: 1. Hankkeen koordinoija lataa ja tallentaa sähköisen hakulomakkeen omalle tietokoneelleen. 2. Koordinoija kerää tarvittavat tiedot kaikilta hankekumppaneilta ja täyttää yhteisen hakulomakkeen. 3. Koordinoija lähettää täytetyn hakulomakkeen sähköisesti annettujen ohjeiden mukaisesti. Hakemuksen lähettämisen jälkeen sitä ei voi enää muuttaa. 4. Hakemuksen sähköisen lähettämisen jälkeen koordinoija tallentaa lähetetyn PDF-version hakulomakkeesta. 5. Koordinoija lähettää hakulomakkeen PDF-version sähköisesti kaikille hankekumppaneille. 6. Hakulomakkeen PDF-version saatuaan kukin hankekumppani: Hankkii osaan "Alustava kumppanisitoumus" (Preliminary Agreement of the partner) organisaation laillisen edustajan allekirjoituksen lähettää allekirjoitetun alustavan kumppanisitoumuksen hankkeen koordinoijalle (huom! ei ohjelman kansalliseen toimistoon). Jos on vaarana, että lähetetty sopimus ei ehdi ajoissa koordinoijalle, sen voi lähettää myös skannattuna tai faksilla, kunhan alkuperäinen sopimus seuraa myös postitse. Kun koordinoija on saanut alustavat sopimukset kultakin hankekumppanilta, hän kokoaa hakemuksen paperiversion, joka on lähetettävä kansalliseen toimistoon annettuun määräaikaan mennessä. TÄRKEÄÄ Sekä sähköinen että paperiversio hakulomakkeesta täytyy toimittaa kansalliseen toimistoon määräaikaan mennessä. Sen tähden suosittelemme, että koordinoija aloittaa hakumenettelyn hyvissä ajoin ja lähettää hakulomakkeen PDF-version hankekumppaneille (vaihe 5 yllä) vähintään viikkoa ennen hakemusten jättämisen määräpäivää. Hakemuksen paperiversio on lähetettävä kirjattuna kirjeenä ja lähetyksestä on oltava tosite sen varalta, että hakemus katoaa postissa. Ilman tositetta kadonneen tilalle lähetettyä uutta hakemusta ei voida hyväksyä. III. Yleisiä ohjeita sähköisen hakulomakkeen täyttämiseen Hakulomake on ladattava osoitteesta http://www.cimo.fi/ohjelmat/youth_in_action/hakijalle/hakulomakkeet ja tallennettava omalle tietokoneelle ennen kuin sitä aletaan täyttää. Jos lomaketta alkaa täyttää ennen kuin sen on tallentanut omalle koneelle, tehdyt muutokset eivät tallennu lomakkeelle ja joudut aloittamaan alusta. Youth in Action -ohjelman sähköiset hakulomakkeet ovat PDF-tiedostoja ja ne voidaan täyttää Adobe Reader -ohjelmassa. Adobe Reader on ilmainen ohjelma ja sen saa ladattua osoitteesta: www.adobe.com. Tarvitset ohjelmasta version 8.2 tai sitä uudemman. Jos ohjelma on jo koneellasi, saatat joutua päivittämään siitä uudemman version. Jos koneellasi ei ole riittävän uutta versiota ohjelmasta, saat siitä varoitusviestin avatessasi hakulomakkeen ensimmäisen kerran. Älä jätä varoitusta huomiotta; ellet päivitä ohjelmaa, menetät kaikki lomakkeeseen täyttämäsi tiedot. Kun 3/7
tallennat, suljet tai avaat lomakkeen uudelleen tai kun olet täyttänyt, hyväksynyt ja lähettänyt sen, menetät kaikki täyttämäsi tiedot etkä pysty lähettämään etkä tulostamaan lomaketta. Jos näin käy, sinun on alettava alusta koska kansallinen toimisto ei pysty mitenkään palauttamaan kadonneita tietoja. Siksi on tärkeää että käytät aina Adobe Reader -ohjelman uusinta versiota. Hakulomake on aina pakattava (zip) ennen sen lähettämistä sähköpostitse tai kopioitava johonkin ulkoiseen tallennusvälineeseen (muistitikulle, ulkoiselle kovalevylle tms.), koska muuten on vaarana, että tiedosto torjutaan tai että se vioittuu. On tärkeää, että luet Youth in Action -ohjelmaoppaan ennen kuin alat täyttää hakulomaketta. Opas on saatavilla osoitteessa http://ec.europa.eu/youth/youth-in-action-programme/programmeguide_en.htm. Hakemus arvioidaan oppaassa annettujen vaatimusten ja kriteerien mukaisesti. a. Hakemuksen täyttäminen Hakemusta täytettäessä ei tarvitse ole yhteydessä internetiin. Hakulomakkeen eri osat vaativat erilaista käsittelyä: Pakollisissa kentissä on punainen reuna. Nämä osat on pakko täyttää. Alla kuvattu lomakkeen tietojen hyväksymismenetelmä (validation) estää hakemuksen lähettämisen, ellei pakollisia kohtia ole täytetty. Automaattisesti täyttyvissä kentissä on harmaa tausta. Nämä kohdat täyttyvät automaattisesti sen perusteella mitä olet kirjoittanut muualla lomakkeessa. Näihin kenttiin ei voi itse kirjoittaa. Lisääminen/poistaminen. Silloin kun lomakkeessa on taulukoita ja kentia, joihin on mahdollista lisätä rivejä tai osioita, hakija voi lisätä tai poistaa niitä painamalla seuraavia näppäimiä tai ( Add/+ = lisää ja Delete/- = poista). Laskutoimitukset. Laskutoimitusten tuloksien laskenta ja rivien ja toistuvien kohtien numerointi on automaattista useimmissa taulukoissa, mutta muissa tapauksissa laskutoimituksen tuloksen saamiseksi on painettava näppäintä (= laske) silloin kun se ilmestyy. Tämä on mahdollista laskutoimituksissa, joissa hakija voi haluttaessa korjata saadun tuloksen (silloin kun se on sallittua). TÄRKEÄÄ: Tätä samaa hakulomaketta käytetään useimmissa Youth in Action -ohjelman kansallisesti hallinnoiduissa alaohjelmissa. Eri vaihtoehtojen valinta eri pudotusvalikoista avaa uusia tietojen syöttökenttiä. Siksi on erittäin tärkeää valita valikoista oikeat vaihtoehdot, koska muutoin voi olla vaarana että hakemuksesi ei täytä kelpoisuusehtoja ja hylätään sen vuoksi (esim. jos aikomuksesi on järjestää nuorten ryhmätapaaminen EU:n naapurimaiden kanssa, sinun on valittava vaihtoehto alaohjelma 3 / toiminto 3.1 Nuorten ryhmätaamiset (Action 3/ sub-action 3.1 Youth Exchanges) eikä alaohjelmaa 1 / toiminto 1.1 Nuorten ryhmätapaamiset (Action 1 / sub-action 1.1 Youth Exchanges). Voit tallentaa hakulomakkeen keskeneräisenä milloin tahansa ja jatkaa sen täyttämistä myöhemmin. Kun tallennat lomakkeen säännöllisesti, vältyt tietojen menettämiseltä. 4/7
b. Lomakkeen tietojen hyväksyminen (painamalla näppäintä validate / hyväksy) Tässä vaiheessa ei tarvitse olla yhteydessä internetiin. Tietojen hyväksymisen tarkoitus on varmistaa, että lomakkeen kaikki tarvittavat osat on täytetty. Jos jokin osio on täyttämättä, et voi lähettää lomaketta ja saat ilmoituksen siitä, missä ensimmäinen lomakkeen puutteellinen kohta on. Ilmoitus toistuu niin kauan kunnes kaikki keskeneräiset osat on tunnistettu ja korjattu. Huom. Älä hyväksy tietoja erikseen jokaisen sivun päätteeksi, sillä varsinainen hyväksyminen voi tapahtua vasta sitten kun kaikki pakolliset kentät on täytetty. Jos yrität hyväksyä kunkin sivun sitä mukaa kun olet täyttänyt sen, lomake harppaa seuraavaan pakolliseen kenttään ja saatat vahingossa hypätä sellaisten kohtien yli, joilla on merkitystä hakemuksellesi. c. Lomakkeen sähköinen lähettäminen Tässä vaiheessa tarvitaan internet-yhteyttä. Submit/lähetä-näppäimen painaminen lähettää täytetyn lomakkeen automaattisesti Euroopan komission hakemustietokantaan. Jos lähetys onnistuu, a) saat ilmoituksen siitä, että lähetys on vastaanotettu (submission confirmation) ja b) sähköisen lomakkeen kenttään SUBMISSION/LÄHETYS täyttyy automaattisesti lähetyksen tunnistekoodi (submission ID). Jos lähetys ei onnistu (esim. tunnistekoodi ei ilmesty SUBMISSION-kenttään tai koneelle ilmestyy virheilmoitus), voit varotoimenpiteenä poikkeuksellisesti lähettää hakulomakkeen liitetiedostona kansalliseen toimistoosi osoitteeseen yiahaku@cimo.fi d. Lomakkeen tulostaminen (painamalla lomakkeen näppäintä print form / tulosta lomake tai valitsemalla tiedostovalikosta tulosta) Kun olet lähettänyt lomakkeen sähköisesti, sinun täytyy tulostaa kyseinen versio allekirjoittamista varten. Tulosta myös lähetyksen onnistumisen vahvistanut ilmoitus. Lukukelpoisen tulosteen aikaansaamiseksi on suositeltavaa, että tulostaessa valitset tulostusikkunassa vaihtoehdon pienennä tulostusalueeseen (shrink to printable area) alla olevan kuvan esimerkin mukaisesti. 5/7
e. Hakemuksen paperiversion lähettäminen Lähetä alkuperäinen allekirjoitettu hakulomake kansalliseen toimistoon osoitteeseen: CIMO Youth in Action -hakemus PL 343 00531 HELSINKI Sinun täytyy: tulostaa sähköisesti lähetetty hakulomake ja saatu ilmoitus lähetyksen onnistumisesta (submission confirmation), ks. yllä. korvata alustavat kumppanisitoumusosiot alkuperäisillä, allekirjoitetuilla sitoumuksilla (tai faksatulla / skannatulla versiolla, mikäli alkuperäisiä ei hakemusta lähetettäessä ole vielä saatavilla). täyttää käsin sekä allekirjoittaa ja leimata vaadittavat kohdat lomakkeessa (allekirjoittajan on oltava henkilö, jolla on oikeus tehdä laillisesti sitovia sopimuksia organisaatiosi / ryhmäsi puolesta). liittää hakemukseen kaikki tarvittavat liitteet, jotka luetellaan lomakkeen kohdassa osassa L. tarkistuslista (check list) (esimerkiksi ryhmätapaamisen ollessa kyseessä tapaamisen päiväohjelma). lähettää koko hakemus tarvittavine liitteineen kansalliseen toimistoon määräaikaan mennessä. Pidä itselläsi kopio kaikesta lähettämästäsi materiaalista. 6/7
IV. Sähköisen lomakkeen avaaminen Mac-tietokoneella Mac-tietokoneet käyttävät oletusarvona sovellusta esikatselu (preview) pdf-tiedostojen avaamiseen. Youth in Action -hakulomakkeita (pdf-tiedostoja) ei voi aukaista tällä sovelluksella, vaan ainoastaan Adobe-ohjelmalla. Jos esikatselu on Mac-tietokoneesi oletussovellus pdf-tiedostojen aukaisuun, koneesi ei aukaise Youth in Action -lomakkeita, vaikka lataat ja asennat Adobe-ohjelman koneellesi. Adobe-ohjelma täytyy asettaa oletusohjelmaksi dokumenttien aukaisemiseksi ( esikatselun sijaan). Menetelmä 1 (Koneellasi ei ole vielä Abode-ohjelmaa): Lataa ja asenna Adobe X 10.0.0 Mackoneellesi. Kun avaat Adobe-ohjelman ensimmäistä kertaa, se kysyy sinulta, haluatko asettaa Adobe-ohjelman pdf-tietostojen avaamisen oletusohjelmaksi. Vastaa kyllä (yes). Menetelmä 2: (Koneellesi on jo asennettu Adobe-ohjelman uusin versio, mutta sitä ei ole asetettu oletusohjelmaksi pdf-tiedostojen avaamiseen.) Valitse mikä tahansa koneellasi oleva pdf-tiedosto klikkaamalla sitä. Mene tiedostovalikkoon (file menu) ja valitse alavalikosta avaa sovelluksessa (open with) vaihtoehto näytä tiedot (show info). Valitse lopuksi Adobe Reader ja sitten muuta kaikki (change all) (eli 'avaa tämäntyyppiset tiedostot aina valitussa sovelluksessa'). V. Ongelmienratkaisu Ongelma Ratkaisu Tietokoneesi ei pysty lukemaan pdftiedostoa. Koneellasi on ehkä vanhetunut versio Adobe Reader ohjelmasta. Lataa ja tallenna versio 8.2 tai uudempi osoitteesta www.adobe.com. Lomake on hidas, tietojen kirjoittaminen ja tallentaminen kestää kauan aikaa. Koska lomake on suunniteltu sisältämään suuren määrän tietoa, näiden tietojen kirjoittaminen ja tallentaminen saattaa kestää suhteellisen kauan, erityisesti jos kyseessä on hanke, jossa on useita kumppaneita. Esimerkiksi 16 kumppanin tiedot sisältävän hakemuksen tallentaminen saattaa kestää jopa minuutin. Pidä tämä mielessäsi, äläkä sulje ohjelmaa tallentamisen aikana ettet menettäisi syöttämiäsi tietoja. Et pysty lähettämään lomaketta. Ota yhteyttä kansalliseen toimistoosi nuoriso@cimo.fi Muut tekniset ja hakumenettelyyn liittyvät kysymykset Ota yhteyttä kansalliseen toimistoosi nuoriso@cimo.fi 7/7