LIITE 1 TARJOUSERITELMÄ Toimistokalusteiden hankinta, toimitus ja asennus Euroopan komission Suomen-edustuston toimitiloihin Voimataloon osoitteessa Malminkatu 16, Helsinki AVOIN MENETTELY PO/2014-06-INF/HEL 1
1. TARJOUSKILPAILUN NIMI Toimistokalusteiden hankinta, toimitus ja asennus Euroopan Komission Suomen edustustoon. 1. TARKOITUS JA ASIAYHTEYS 2.1. Yleistä Euroopan komission Suomen-edustusto ja Euroopan parlamentin Suomen- tiedotustoimisto muuttivat keväällä 2011 uusiin toimitiloihin Voimataloon, Malminkatu 16 Helsingin Kampissa. Talo on arkkitehti Aarne Ervin Imatran Voimalle pääkonttoriksi vuonna 1952 valmistunut talo ja Museoviraston suojelukohde. Talo on täydellisesti saneerattu moderneiksi toimistoiksi. Toimitilamme sijaitsevat talon katutasossa (1.krs) ja toisessa kerroksessa. 2.2. Visio ja päätavoitteet Toimistotilojen kalustussuunnitelmassa on haluttu kuvastaa luoda tilaan raikkautta ja valoisuutta toiminnallisuuden ja ergonomian kärsimättä. Kalusteiden laadukkuuteen ja pitkäikäisyyteen on kiinnitetty huomiota niin suunnitteluvaiheessa, kuin lopullisia kalusteita hankkiessa. Värimaailma yhteisissä tiloissa on lämmin, ja koostuu keltaisen ja oranssin eri väreistä. Kontrasteina tähän on valittu mustaa ja valkoista. Työhuoneiden väritys on viileämpi, ja huoneissa vuorottelee violetin ja vihreän eri sävymaailmat. Lämpöä työhuoneisiin tuo tammi, jota on käytetty myös muualla toimistotiloissa niin ikkunanpuitteissa kuin kalusteissakin. 2. SOPIMUKSEN KOHDE 3.1. Yleistä Kohteena on Euroopan komission Suomen-edustuston Voimatalon ensimmäisessä ja toisessa kerroksessa sijaitsevien toimistohuoneiden sekä toisessa kerroksessa sijaitsevan keskialueen kalustaminen (sisältäen hankinnan, toimituksen ja asennuksen) sekä kalusteiden takuu-, huoltoja ylläpitopalvelut. Työhuoneisiin tulee sijoittaa kalusteet liitteen 4 mukaisesti. Jokaisessa työhuoneessa on aiemmin hankittu työtuoli joka jää osaksi sisustusta. Keskialueelle 2. kerroksessa tulee sijoittaa kalustus henkilökunnan kokoontumisiin sekä lähtevän ja saapuvan postin käsittelyyn liitteen 4 mukaisesti. Tilassa on aiemmin hankittuja lehtihyllyjä, arkistointikaappeja sekä vaatenaulakko jotka jäävät osaksi sisustusta. Tarjouksen tulee sisältää tarvittavat kalusteet perille toimitettuna ja paikoilleen asennettuna sekä niitä koskevat huoltotoimenpiteet (mikäli tarpeen). 3.2. Suunnitelma Tarjouskilpailukutsun liitteenä 4 on kalustesuunnitelma johon tarjouksen tulee perustua, ottaen huomioon väri- ja kokomääritykset liitteessä 5 sekä kohdan 2.2. vision tyylistä. 3.3. Kalusteiden toimitus ja asennus Tarjoajan tulee toimittaa tarjottavista kalusteista (liitteen 5 vaatimusten mukaisesti) niiden tekniset ominaisuudet sekä hinnat, sisältäen toimituksen ja asennuksen. Liitteestä 4 käy ilmi toimitettavien kalusteiden ja valaisimien sijoittelu tiloissa. Kaikkien tarjottavien elementtien identifioimiseksi tulee käyttää liitteen 5 kalusteluetteloa lisäämällä siihen tuotteen nimi ja koodi. 1
Suunnitelma sähkö- ym. johtojen piilottamisesta kalusteisiin (työpöytiin ja neuvottelupöytään) otettava huomioon (pistorasiat liikuteltavissa pilareissa joka huoneessa). Kustannukset liittyen kalusteiden toimitukseen, asennukseen ja muihin töihin liittyen tarjouksen kohteena oleviin kalusteisiin tulee sisältyä hintatarjouksen hintoihin. 3.4. Tarjouskilpailuun kuulumattomat osat Työhuoneiden työtuolit, keskialueen arkistokaapit, lehtihylly sekä vaatenaulakko (niiden päivittäminen ja uudelleen asetteleminen kuuluvat erilliseen tarjouskilpailuun joka on käynnissä samanaikaisesti). 3.5. Tarjouksen jättäminen Tarjouksen voi jättää joko tarjouksen tekijä yksin tai yritysten yhteenliittymä/ryhmittymä. Jälkimmäisessä tapauksessa muut ryhmän jäsenet ovat valtuuttaneet yhden tekemään sitoumuksia yhteenliittymän tai ryhmittymän puolesta. Ko. tapauksessa tarjouksen mukana on toimitettava lista kaikista ryhmittymän tai yhteenliittymän jäsenistä, heidän rooleistaan ja osaamisalueistaan ryhmittymän/yhteenliittymän sisällä. 3.6. Sopimuksen kesto Sopimuksen pituus on neljä (4) kuukautta, jonka jälkeen sopimuksen ehdot sitovat sopimusosapuolia. Alustavan aikataulun mukaan kalusteiden tulee olla toimitettu ja asennettu 31.10.2014 mennessä. Katso liite 3. 3.7. Kalusteiden toimitus- ja asennusosoite Kalusteiden toimitus- ja asennus tapahtuu Euroopan Komission Suomen-edustustossa osoitteessa Malminkatu 16, 00100 Helsinki (1. ja 2. kerros). 4. TARJOUSKILPAILUUN OSALLISTUMINEN Hankintasopimus on WTO:n julkisia hankintoja koskevan sopimuksen (GPA) alainen. Menettelyyn voivat osallistua sekä luonnolliset henkilöt että oikeushenkilöt. 5. ALIHANKINTAA SISÄLTÄVÄT TARJOUKSET Alihankinta ei ole sallittu ilman hankintaviranomaisen ennakkoon antamaa suostumusta eikä toimeksisaaja, jonka kanssa sopimus tehdään, voi siirtää sopimuksen täytäntöönpanoa kolmansille osapuolille. Tarjoajien tulee liittää tarjoukseensa yksityiskohtainen lista alihankkijoista sekä heille kuuluvista kalusteiden huoltotoimenpiteistä. Tarjouksiin, jotka sisältävät alihankintaa, tulee liittää jokaisesta alihankkijasta poissulkemisperusteita ja eturistiriitojen puuttumista koskeva kunnian ja omantunnon kautta annettava vakuutus (liite 6). Toimeksisaajan, jonka kanssa sopimus tehdään, tulee toimittaa alihankkijoistaan hankintaviranomaisen asettamassa määräajassa ennen sopimuksen allekirjoittamista liitteessä 6 mainitut todisteet, jotka vahvistavat jokaisen palveluntarjoajien yhteenliittymään tai ryhmittymään kuuluvan taloudellisen toimijan valaehtoisen vakuutuksen. Jos tarjoukseen kuuluu alihankkijoita, joiden työn osuus tarjoajan hankintasopimuksen arvosta on alle 20 prosenttia, näiden alihankkijoiden ei kuitenkaan tarvitse toimittaa vahvistusasiakirjoja vaan allekirjoitettu valaehtoinen vakuutus riittää. 2
Mikäli tarjous sisältää alihankintaa, hankintaviranomainen pidättää itsellään oikeuden pyytää todisteita alihankkijoiden taloudellisista ja rahoituksellisista edellytyksistä sekä teknisistä ja ammatillisista valmiuksista. Seuraavat tiedot on toimitettava tarjouksen mukana: Dokumentti josta käy ilmi kunkin alihankkijan nimi, rooli, tehtävät ja vastuualueet tarjoukseen liittyen sekä kunkin alihankintasopimuksen arvo tai %-osuus tarjouksesta. Lisäksi vaaditaan kuvaus valvontatoimenpiteistä, joilla tarjoaja kontrolloi alihankkijoiden laatua näiden tarjouksen vastuualueisiin kuuluvilla alueilla. Aiesopimus jokaisen tarjoajan ja alihankkijan välillä jossa alihankkija sitoutuu yhteistyöhön tarjoajan kanssa mikäli tämä voittaa tarjouskilpailun sekä ilmoitus laajuudesta jossa alihankkija asettaa resurssinsa tarjoajan käyttöön sopimuksen täytäntöönpanon ajaksi. Muutoin tarjoajan on toimitettava dokumentti jossa se ilmoittaa mikäli se ei se aio käyttää alihankkijoita ja jossa tarjoaja lupautuu ilmoittamaan hankintaviranomaiselle mikäli tämä tilanne muuttuu. Hankintaviranomainen varaa itselleen oikeuden arvioida onko ilmoitettu muutos hyväksyttävissä oleva. Hankintaviranomainen pidättää itsellään oikeuden tarkistaa tarjoajan toimittamat tiedot. Hankintaviranomainen ei ole sopimussuhteessa alihankkijoiden kanssa. Toimeksisaaja on yksin vastuussa sopimuksen täytäntöönpanosta ja sen noudattamista. 6. TUTUSTUMISKÄYNNIT Järjestämme vapaaehtoisen tutustumiskäynnin Edustustossa, Malminkatu 16:ssa tiistaina 22.04.2014 klo 14.00. Vaikka tutustumiskäyntiin osallistuminen ei ole edellytys tarjouksen jättämiselle, on se suositeltavaa jotta tarjoajat saisivat realistisen kuvan tarjouskilpailun olosuhteista. Mikäli haluatte siihen osallistua, olkaa hyvä ja lähettäkää Irma Gynther-Karppiselle osallistumispyyntö viimeistään 22.04.2014 klo 11, johon on merkitty selvästi "Tarjouspyyntö No PO/2014-06-INF/HEL" sähköpostilla osoitteeseen COMM-REP-FI-TENDER@ec.europa.eu. Tutustumiskäyntiin sisältyy myös tilaisuus esittää kysymyksiä välittömästi tutustumiskäynnin jälkeen. Kaikki kysymykset ja vastaukset kirjataan ja lähetetään sähköpostitse tilaisuuden jälkeen niille osallistujille, jotka ovat jättäneet yhteystietonsa. Sama informaatio löytyy myös Edustuston kotisivuilta tilaisuuden jälkeen osoitteesta http://ec.europa.eu/finland/index_fi.htm. Tarjousten arvioinnin aikana (20.05.-22.05.2014) arviointikomitealla on tarkoitus käydä niiden tarjoajien tiloissa jotka ovat läpäisseet poissulkemis- ja valintaperusteet (katso kohdat 15 ja 16), pääkaupunkiseudulla lähinnä arvioidakseen joitakin kalusteita (lähinnä toiminnallisuusnäkökohdista). Tarjoajia pyydetään ilmoittamaan esittelytilansa osoite tarjouksessaan. Vierailupäivä ja aika ilmoitetaan tarjoajille etukäteen. 7. VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET Vaihtoehtoisia tarjouksia ei sallita. 3
8. TARJOUKSEN ARVO Hankkeen arvioitu budjetti ilman arvonlisäveroa on 80 000 eur: 9. TARJOAJIEN KÄYTÖSSÄ OLEVAT ASIAKIRJAT o Julkaistu tarjouskilpailu PO/2014-06-INF/HEL o Kutsu ja sen liitteet 10. SOPIMUSPUITTEET Edustuston ja valitun tarjoajan välinen hankintasopimus koskee edellä määriteltyjä toimituksia. Sopimuksessa määrätään lainsäädännöllisistä, rahoituksellisista, hallinnollisista ja teknisistä edellytyksistä, joita sovelletaan sopimuskauden ajan. Yleiset sopimusehdot ovat kutsun liitteessä 3. Tarjousta laatiessaan tarjoajan on otettava huomioon yleisten sopimusehtojen määräykset. Alihankinta: Alihankintasopimuksia voidaan hankinnan toteuttamisen aikana tehdä vain Euroopan komission ennakkoon antamalla kirjallisella suostumuksella. Toimeksisaaja on joka tapauksessa yksin vastuussa sopimuksen toteuttamisesta. 11. TOIMEKSISAAJAN VELVOLLISUUDET Yrityksen luovutuksen yhteydessä sovellettava työlainsäädäntö: Tarjouksessa on noudatettava sovellettavaa kansallista ja Euroopan yhteisön työlainsäädäntöä, muun muassa yrityksen luovuttamista koskevaa direktiiviä 2001/23/EY 1 ja sen kansallisia täytäntöönpanosäännöksiä. Tarjoajien olisi erityisesti otettava huomioon säännökset, jotka koskevat työntekijöiden oikeuksien turvaamista työnantajan vaihtuessa yrityksen luovutuksen yhteydessä. 12. MAKSUT Maksu suoritetaan toimituksen suorittamisen jälkeen toimeksisaajan esittämää kansallisten kirjanpitosäännösten mukaista laskua vastaan 30 päivän kuluessa. Maksua koskevat määräykset esitetään liitteeseen 3 kuuluvissa yleisissä sopimusehdoissa. Toimeksisaajan esittämissä laskuissa on ilmoitettava määrät ilman alv:tä sekä alv:n määrä. 13. HINTA Tarjouksessa esitettyyn hintaan sovelletaan seuraavia määräyksiä: 1 Neuvoston direktiivi 2001/23/EY, annettu 12 päivänä maaliskuuta 2001, työntekijöiden oikeuksien turvaamista yrityksen tai liikkeen taikka yritys- tai liiketoiminnan osan luovutuksen yhteydessä koskevan jäsenvaltioiden lainsäädännön lähentämisestä, EYVL L 82, 22.3.2001, s. 16. 4
Hintatarjouksen jättämiseen on käytettävä liitteen 2 lomaketta, joka on allekirjoitettava ja päivättävä. Hinnat on ilmoitettava euroina. Ilmoitettu hinta ei saa sisältää veroja eikä maksuja, arvonlisävero mukaan luettuna, koska yhteisöt on Euroopan yhteisöjen erioikeuksista ja vapauksista tehdyn pöytäkirjan 3 ja 4 artiklan mukaisesti vapautettu kaikista veroista ja maksuista arvonlisävero mukaan luettuna. Alv tulisi mainita erikseen, eikä sitä oteta huomioon hintoja arvioitaessa. Hinnan tulee olla kokonaishinta, joka sisältää kaikki edellä kohdassa 3 kuvatun sopimuksen toteuttamiseen liittyvät kustannukset. Tarjoaja vastaa tarjouksen valmisteluun ja esittämiseen liittyvistä kustannuksista, eikä niitä näin ollen korvata. 14. TARJOUSTEN ESITTÄMINEN Jättämällä tarjouksen tarjoajat hyväksyvät näissä eritelmissä ja liitteissä olevat ehdot, niistä mitään poistamatta tai niihin mitään lisäämättä, ja luopuvat omista myyntiehdoistaan. Tarjousten on sisällettävä seuraavat asiakirjat:. Kaikki tiedot ja asiakirjat, joita tarvitaan, jotta tulojen ja menojen hyväksymisestä vastaava yksikkö voi arvioida tarjouksia kohtien 15 ja 16 valinta- ja poissulkemisperusteiden perusteella. Liitteen 6 mallin mukainen asianmukaisesti allekirjoitettu ja päivätty valaehtoinen vakuutus, jossa todetaan, että mikään edellä kuvatuista tilanteista ei koske sitä. Tarjouseritelmää vastaava hintatarjous (liite 2), jonka tarjoaja on päivännyt ja allekirjoittanut. tilitietolomakkeen ja oikeussubjektilomakkeen tiedot (liite 7 ) Tekninen tarjous, sisältäen kaikki liitteet sekä noudattaen alla kohdassa 17 mainittua rakennetta, arvioidaan kohdassa 18 esitettyjen laatukriteerien perusteella. 15. POISSULKEMISPERUSTEET. 15.1. Valaehtoinen vakuutus ja vaadittavat todisteet Tarjoajan on annettava tarjouksessaan tarjouspyynnön liitteen 6 mallin mukainen asianmukaisesti allekirjoitettu ja päivätty valaehtoinen vakuutus, jossa todetaan, että mikään poissulkemisperusteiden tilanteista ei koske sitä. 5
Tarjoajan, jonka kanssa hankintasopimus aiotaan tehdä, on toimitettava hankintaviranomaisen asettamassa määräajassa ja ennen sopimuksen allekirjoittamista jäljempänä luetellut todistusasiakirjat, joilla vahvistetaan edellä mainittu kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus oikeaksi. Näiden todistusasiakirjojen on oltava voimassa tarjousten jättämisen määräpäivänä ja joka tapauksessa niiden antamisesta ei saa olla kulunut enempää kuin 12 kuukautta ennen kyseistä määräpäivää. Hakijan tai tarjoajan sijoittautumismaan kansallisesta lainsäädännöstä riippuen edellä tarkoitetut asiakirjat koskevat oikeushenkilöitä ja luonnollisia henkilöitä sekä, jos hankintaviranomainen katsoo sen tarpeelliseksi, yritysjohtajia tai muita henkilöitä, joilla on valtuudet edustaa hakijaa tai tarjoajaa, tehdä päätöksiä sen puolesta tai valvoa sitä. Mikäli tässä kohdassa tarkoitetut asiakirjat on toimitettu toiseen tarjouskilpailuun liiittyen ja edellyttäen että niiden antamisesta ei ole kulunut enempää kuin 12 kuukautta, tarjoaja voi valaehtoisella vakuutuksella ilmoittaa että ne on jo toimitettu sekä että mitään muutoksia tarjoajan tilanne ei ole muuttunut. Hankintaviranomainen hyväksyy riittäväksi todisteeksi siitä, että tarjoaja ei ole 10.2 kohdan a ja b alakohdassa mainitussa tilanteessa, tarjoajan allekirjoittaman kunnian ja omantunnon kautta annetun vakuutuksen, jonka malli on tarjouspyynnön liitteessä 4. Komissio pidättää kuitenkin itselleen oikeuden tarkistaa kyseiset tiedot. 15.2. Konsortioiden tai palveluntarjoajien ryhmittymien tarjoukset tarjoukset, jotka edellyttävät alihankintasopimusten tekemistä Kun tarjoaja on konsortio tai palveluntarjoajien ryhmittymä, jokaisen tarjouksen tekemiseen osallistuvan taloudellisen toimijan on todistettava, että mikään edellä mainituista hankintamenettelystä poissulkemista tai hankintamenettelyn ulkopuolelle sulkemista koskevista tilanteista ei koske sitä, toimittamalla asianmukaisesti päivätty ja allekirjoitettu kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus (tarjouspyynnön liite 6). Tarjoajan, jonka kanssa hankintasopimus aiotaan tehdä, on toimitettava hankintaviranomaisen asettamassa määräajassa ja ennen sopimuksen allekirjoittamista konsortion tai palveluntarjoajien ryhmittymän jokaisen jäsenen puolesta edellä luetellut todistusasiakirjat, joilla vahvistetaan edellä mainittu kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus oikeaksi. Kun tarjous edellyttää alihankintasopimusten tekemistä, tarjoajan, jonka kanssa hankintasopimus aiotaan tehdä, on toimitettava hankintaviranomaisen asettamassa määräajassa ja ennen sopimuksen allekirjoittamista kaikkien tarjouksessa mainittujen alihankkijoiden puolesta ja niiden puolesta, joista komissio esittää asiaa koskevan pyynnön, kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus ja/tai edellä luetellut todistusasiakirjat, jotka koskevat hankintamenettelystä poissulkemista tai hankintamenettelyn ulkopuolelle sulkemista. Kuitenkin, jos tarjoukseen sisältyy alihankkijoita, joiden työn osuus sopimuksista on vähemmän kuin 20 prosenttia, kyseisten alihankkijoiden ei tarvitse toimittaa asiakirjoihin liittyviä todisteita, vaan valaehtoinen vakuutus on riittävä. 6
16. VALINTAPERUSTEET Tarjoajalta vaaditaan todisteet taloudellisista ja rahoituksellisista edellytyksistä sekä teknisistä ja ammatillisista valmiuksista tarjota kalusteita ja niihin liittyviä palveluita artiklan 3 mukaisesti ja maksua vastaan tarjouspyynnön liitteenä 3 olevan palvelujen tuottamista koskevan sopimusluonnoksen mukaisesti. Tarjoajan on annettava tarjouksensa yhteydessä jäljempänä olevien a, b ja c alakohtien mukaiset tiedot ja vahvistusasiakirjat. Jos tarjouksen tekijä on yhteenliittymä, yhteenliittymän kunkin jäsenen taloudelliset ja rahoitukselliset edellytykset on vahvistettava. Tekniset ja ammatilliset valmiudet on vahvistettava koko yhteenliittymän osalta tai yhteenliittymän kunkin jäsenen osalta erikseen. Jos tarjouksen on tehnyt toimeksisaaja, joka aikoo teettää osan työstä alihankintana tai koko työn toisella taloudellisella toimijalla, alihankkijan tai kyseisen taloudellisen toimijan on todistettava, että se täyttää taloudellisia ja rahoituksellisia edellytyksiä sekä teknisiä ja ammatillisia valmiuksia koskevat perusteet. Toimeksisaaja voi tarvittaessa ja erillisellä sopimuksella käyttää muiden yksiköiden voimavaroja, olipa niiden ja toimeksisaajan välisen yhteyden oikeudellinen muoto mikä tahansa. Siinä tapauksessa toimeksisaajan on todistettava hankintaviranomaiselle, että sillä on sopimuksen toteuttamiseen tarvittavat edellytykset ja valmiudet, esimerkiksi esittämällä näiden yksiköiden antaman todisteen siitä, että ne antavat kyseiset edellytykset ja valmiudet toimeksisaajan käyttöön. Tarjoajan on yksilöitävä kunkin osallistujayrityksen osuus ja rooli. a) Oikeudellinen asema ja oikeustoimikelpoisuus Kaikki tarjoajat: Nimi, osoite, puhelin- ja faksinumerot, sähköpostiosoite arvonlisäverotunniste Pankkitilin numero, pankin nimi ja osoite Sen jäsenvaltion, jossa tarjoaja sijaitsee, lainsäädännön mukainen ote kaupparekisteristä tai elinkeinonharjoittajien rekisteristä. Lisäksi oikeushenkilöt: Oikeudellinen muoto Kopio yrityksen perustamiskirjasta ja yhtiöjärjestyksestä Johtohenkilöiden nimet ja asemat b) Taloudelliset ja rahoitukselliset valmiudet (kaikki tarjoajat): Osoituksena rahoitusta koskevista ja taloudellisista voimavaroista voidaan käyttää yhtä tai useampaa seuraavista asiakirjoista: pankkien antamat asianmukaiset lausunnot tai todiste ammatinharjoittajan vastuuvakuutuksesta vähintään kahden edellisen päättyneen tilikauden taseet, jos sen valtion lainsäädännössä, johon taloudellinen toimija on sijoittautunut, edellytetään taseen julkistamista 7
kokonaisliikevaihtoa koskeva todistus ja hankintasopimuksen kohteena olevien tuotteiden ja palvelujen liikevaihto enintään kolmelta viimeiseltä tilikaudelta. Tarjoajan keskimääräisen vuotuisen liikevaihdon on täytynyt olla vähintään 250 000 euroa kolmen viime vuoden aikana. c) Tekninen ja ammatillinen pätevyys (kaikki tarjoajat): Toimeksisaajan on esitettävä vakuuttavat todisteet siitä, että sillä on vankkaa kokemusta sopimuksen soveltamisalalta, minkä osoittamiseksi sen on esitettävä luettelo kolmen viime vuoden aikana suorittamistaan tämän tarjouskipailun arvoa vastaavista kalustetoimituksista, sekä tiedot niiden arvosta, ajankohdasta ja (julkisesta tai yksityisestä) vastaanottajasta; sillä on kokemusta kestävän kehityksen periaatteen mukaisten kalusteiden toimituksista - sen toimitus- ja hankintaketju on tehokas (mukaan lukien alihankkijat) - sen toimintaperiaate vahvistaa että tarjottavat kalusteet soveltuvat liikuntarajoitteisten käyttöön - sillä on omaa ympäristöasioista ja kestävästä kehityksestä vastaavaa henkilöstöä mainiten näistä asioista vastaavien henkilöiden nimet. - sillä on laadunvarmistusakreditointi esim. BS/EN/ISO 9000 tai vastaava (todistus liiteeksi tarjoukseen) - sillä on tarjotuille kalusteille (mukaan lukien varaosat) vähintään 5 vuoden saatavuustakuu (todistus liitteeksi tarjoukseen) Tarjoajia, jotka eivät täytä poissulkemis- tai valintaperusteita, ei oteta huomioon. Tarjoajia, jotka eivät toimita näissä eritelmissä vaadittuja poissulkemis- ja valintaperusteita koskevia asiakirjoja, ei oteta huomioon. Hankintaviranomainen päättää, ovatko toimitetut vahvistusasiakirjat valintaperusteiden mukaisia. 8
17. TEKNINEN TARJOUS 17.1. Yleistä. Tarjoajien tulee antaa erillinen tekninen tarjous. Siinä tulee olla selkeät ja yksityiskohtaiset tiedot tarjottavista tuotteista ja palveluista. Teknisen tarjouksen pääkohdat on listattu alla; yksityiskohtaiset vaatimukset löytyvät liitteestä 5. 17.2. Vastaavuus suunnitelmaan Tekniseen tarjoukseen tulee sisältyä tarjoajan lausunto tarjottujen tuotteiden vastaavuudesta vaadittuihin elementteihin nähden (ks. liite 5). 17.3. Tekninen ja ergonominen dokumentaatio Tekniseen tarjoukseen tulee sisältyä tekniset tiedot jokaisesta tarjotusta elementistä, mukaan lukien läpileikkauskuvat sekä piirustukset, lausunnot koskien ympäristö-, terveys- ja turvallisuusasioita sekä tarpeen mukaan lausunto ergonomian ja liikuntarajoitteisten tarpeet huomioonottamisesta (ks. liite 5). 17.4. Palvelutarjous Tekniseen tarjoukseen tulee sisältyä kalusteiden huoltoon, kokoamiseen ja purkamiseen liittyvä koulutus. 17.5. Ylläpito- ja takuutarjous Teknisen tarjouksen tulee sisältää esimerkki ehdotetusta ylläpito- ja takuuohjelmasta (mukaanlukien ohjekirjat, ylläpito/huolto- sekä puhdistusohjeet), lausunto saatavuustakuusta (sisältäen hintalistan mahdollisia lisähankintoja varten ja joka on voimassa 1 vuoden sopimuksen allekirjoituspäivämäärästä) sekä tarjottu takuu (ks. liite 5). 17.6. Teknisen tarjouksen arviointiperusteet ja painotukset Tekninen tarjous arvioidaan seuraavien kriteerien ja painoarvojen (%) perusteella Vastaavuus suunnitelmaan (35%) Tekninen ja toiminnallinen arviointi (35 %) Palvelutarjous (15%) Ylläpito ja takuutarjous (15%) 18. RATKAISUPERUSTEET Menettelyssä valitaan hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous, eli tarjous jonka lähestymistapa vastaa parhaiten suunnitelmaa, seuraavaan laskukaavion mukaisesti: (Laatupisteiden yhteismäärä x 60%) + (Hintapisteet x 40%) Käytettävät arviointikriteerit ja tarvittavat minimäärät/kriteeri on esitetty seuraavassa taulukossa. Tarjouksen saaman pistemäärän on oltava vähintään 50 % kunkin kriteerin maksimipistemäärästä. Tarjouksen on saatava vähintään 60 % kokonaislaatupistemäärästä päästäkseen hintavertailuun. 9
18.1 Laadusta jaettavat pisteet: Arvointiperuste Arviointiperusteen kattavuus Pisteiden maksimimäärä Vaadittava minimipistemäärä 1. Vastaavuus suunnitelmaan nähden (35%) 2. Tekninen ja toiminnallinen arviointi (35%) Tarjoajan tulee kuvailla kuinka tarjottavat kalusteet vastaavat suunnitelmaa, visiota ja päätavoitteita (ks. Kohta 2.2. sekä liite 4. Tarjoukset arvioidaan sen perusteella kuinka tarjoajan ehdotus vastaa näitä suunnitelmia (max 2 A4 sivua kuvatonta tekstiä fontilla 12 Arial). Arviointikomitean vierailu tarjoajan luona arvioimassa tarjottavien kalusteiden laatua muodostaa osan tämän kriteerin arvioinnista. Tarjoajan tulee kuvailla tarjottavien kalusteiden teknistä ja toiminnallista laatua tuoden esille niiden ympäristö-, terveys-, turvallisuus- ja helppokäyttöisyysaspektit. Tarjoukset arvioidaan kalusteiden teknisen käyttötarkoitukseen sopivuuden, toimitettujen liitetietojen (max 4 kpl A4 sivun mittainen teksti ilman kuviafontilla 12 Arial + tekniset liitetiedot jokaisesta kaluste-elementistä, sekä selvitykset kalusteiden ympäristö-, terveys-, turvallisuus-,toiminnallisuus- ja helppokäyttöisyysasioista), sekä arviointikomitean tarjoajan luona tehdyn vierailun aikana toteutettujen kalusteiden arvioinnin perusteella. 3. Palveluohjelma (15%) Tarjoajan tulee kuvailla tarjottua asiakaspalveluohjelmaa, mukaanlukien projektin hallinta, ylläpito/huolto, purkuja kokoamiskoulutus.. Tarjoukset arvioidaan sillä perusteella miten selkeä, ytimekäs, kattava ja joustava ehdotettu asiakaspalveluohjelma on ( max. 2 A4 sivua kirjoitettua kuvatonta tekstiä fontilla 12 Arial). 35 17.5 35 17.5 15 7.5 4. Ylläpito/huolto- ja takuutarjous (15%) Tarjoajan tule kuvailla ehdotettu ylläpitö/huolto-ohjelma (sisältäen ylläpito, huolto ja puhdistus), tarjottavien kalusteiden saatavuus jatkossa sekä minimitakuuajan ylittävä takuu. Tarjoukset arvioidaan sillä perusteella miten tarkka, laaja, kattava, selkeä sekä varmistettavissa oleva tarjottu ylläpito/huolto ja takuutarjous on ( max 4 A4 sivulle fontilla 12 Arial -sivujen määrä ilman kuvia). 15 7.5 Yhteensä: 100 60 Tässä vaiheessa kokonaisuudessaan alle 60 % tai alle 50 % yksittäisestä arviointiperusteesta saavat tarjoajat suljetaan pois arviointimenettelystä. 18.2. Hinnasta annettavat pisteet: Hintapisteet määräytyvät tarjoajan hinnan (ilmoitettu liitteessä 2-hintalomake) ja kaikkien tarjousten keskimääräisen hinnan suhteellisen eron perusteella käyttäen seuraavaa laskukaavaa: 10
Hinta ratkaisuperusteena Pisteet hinnasta = 50 + [100 - (tarjouksen hinta / keskimääräinen hinta)*100] Mediaaniarvo, toisin sanoen hintatarjous joka vastaa täsmälleen keskiarvohintaa, tuottaa 50 pistettä. Tarjoushinnat, jotka ovat alle sen, tuottavat pistemäärän > 50; tarjoushinnat yli mediaaniarvon taas < 50 pistettä. 18.3 Loppuarvio: Loppuarvio (Tarjouksen laatupisteet x 60% ) + (Tarjouksen hintapisteet x 40%) Sopimus ehdotetaan tehtäväksi sen tarjouksen tekijän kanssa jonka loppuarvion pistemäärä on suurin. 11