hallintoviranomaisen ohje X_ maksuviranomaisen ohje c Päivämäärä cohjeen numero cdiaarinumero Euroopan sosiaalirahasto 10.3.2004 24 O/6/2004 TM KOHDERYHMÄT Opetusministeriö, kauppa- ja teollisuusministeriö, sosiaali- ja terveysministeriö, sisäasiainministeriö, työministeriö/to, työministeriö/hp. Työvoima- ja elinkeinokeskusten työvoimaosastot SÄÄNNÖKSET, joihin toimivalta määräysten/ohjeiden antamiseen perustuu Laki rakennerahastojen kansallisesta hallinnoinnista ( L 1353/1999, muutettuna 1286/2000, 13 ) ASIASANAT ESR-projektit, Euroopan sosiaalirahasto, loppuraportti, seurantatiedot VOIMASSAOLOAIKA 2004-2008 KUMOAA/MUUTTAA MÄÄRÄYKSEN/ OHJEEN NUMERO OTSIKKO ESR-PROJEKTIEN SEURANTATIETOJEN JA LOPPURAPORTTIEN TARKASTUS Tätä ohjetta voi tilata X työministeriön kirjaamosta 1(6)
TYÖMINISTERIÖ OHJE 10.3.2004 24 O/6/2004 TM ESR-PROJEKTIEN SEURANTATIETOJEN JA LOPPURAPORTTIEN TARKASTUS ESR-projektien ilmoittamissa seurantatiedoissa ja loppuraporteissa on havaittu puutteita ja epäselvyyksiä. Virheelliset ja puutteelliset tiedot vaikeuttavat ESR-toiminnan seurantaa ja käytetyllä rahoituksella saavutettujen vaikutusten arviointia. Työministeriö edellyttää kaikkien ESR-projekteja hallinnoivien viranomaisten tarkistavan ja korjaavan virheelliset tiedot. Tämän kirjeen liitteenä on yksityiskohtaiset ohjeet tietojen tarkistusta varten. Jokaiselle viranomaiselle toimitetaan lisäksi sähköisessä muodossa olevat luettelot tarkastettavista projekteista sekä näiden ilmoittamissa tiedoissa olevista virheistä. Tämän tarkastuksen suorittamisen jälkeen ESRA-järjestelmään tehdään muutos, jolla vanhojen seurantakausien tiedot lukitaan. Muutoksen jälkeen näitä tietoja ei voi enää muuttaa suoraan ESRA-järjestelmään. Tästä johtuen tiedot tulee tarkastaa ja korjata mahdollisimman kattavasti ennen muutoksen käyttöönottoa. Järjestelmämuutoksista annetaan tarkemmat ohjeet kaikille viranomaisille myöhemmin vuoden 2004 aikana. Tiedot tulee korjata tietojärjestelmiin liitteenä olevien ohjeiden mukaisesti 30.6.2004 mennessä. Ohjeita ja lisätietoja TM:ssä antavat tarvittaessa Pentti Järvinen puh. (09) 1604 9021, pentti.jarvinen@mol.fi ja Keijo Hämäläinen puh. (09) 1604 9022, keijo.hamalainen@mol.fi. Johtaja Pertti Toivonen Ylitarkastaja Pentti Järvinen JAKELU Sisäasiainministeriö Opetusministeriö Kauppa- ja teollisuusministeriö 2(6)
Sosiaali- ja terveysministeriö Työministeriö/TO Työministeriö/HP TE-keskusten työvoimaosastot TIEDOKSI TE-keskusten ESR-koordinaattorit Työministeriö, RT ja RTu projektit LIITE Tarkastusohje 3(6)
TYÖMINISTERIÖ LIITE OHJEESEEN 24 O/6/2004 TM 10.3.2004 TARKASTUSOHJE VIRHEELLISTEN JA PUUTTEELLISTEN SEURANTA- JA LOPPURAPORTTITIETOJEN KORJAAMISTA VARTEN Työministeriössä tehdyssä ESR-projektien seurantatietoja ja loppuraportteja koskevassa tarkastuksessa on havaittu erilaisia epäloogisuuksia ja puutteita. Nyt käynnistyvän tarkastuksen tarkoituksena on korjata nämä virheellisyydet tietojärjestelmiin. Tarkastuksen kohteena ovat - virheelliset seurantatiedot, - puuttuvat seurannat sekä - puutteellisesti täytetyt loppuraportit. 1. SEURANTATIEDOT Jokaiselle ESR-projekteja hallinnoivalle viranomaiselle toimitetaan sähköisessä muodossa luettelot virheellisistä tiedoista. Luetteloissa on osoitettu projektikohtaisesti tarkastuksen kohteena olevat virheet. Virheet korjataan sille alkuperäiselle seurantakaudelle, jolla virheellinen tieto on ilmoitettu. Viranomaisen tulee vapauttaa virheellinen seurantalomake ESRA-järjestelmässä, jonka jälkeen projekti korjaa virheen seurantalomakkeelle ja palauttaa uuden, korjaukset sisältävän lomakkeen allekirjoitettuna viranomaiselle. Tämän jälkeen viranomainen hyväksyy seurantalomakkeen ESRA-järjestelmään normaalin menettelytavan mukaisesti. Tietoja tarkastettaessa tulee huomioida, onko luvut ilmoitettu nimenomaan seurantalomakkeen täyttöohjeissa määritellyllä tavalla. Projekti on joutunut tarkistettavien listalle, mikäli sen tiedoissa on havaittu seuraavia seikkoja: 1.1 Aloittaneiden, keskeyttäneiden ja suorittaneiden henkilöiden suhde (vain päättyneet projektit) Mikäli aloittaneet, keskeyttäneet ja loppuun suorittaneet henkilöt on raportoitu seurantalomakkeen ohjeen mukaisesti, tulee näiden erotuksen koko projektin toteutusajalta olla nolla (aloittaneet miinus keskeyttäneet miinus suorittaneet). Mikäli luku on suurempi kuin nolla, ei kaikkia aloittaneita ole huomioitu raportoitaessa keskeyttäneitä ja suorittaneita henkilöitä. Mikäli luku on pienempi kuin nolla, on keskeyttäneitä ja suorittaneita raportoitu yhteensä enemmän kuin aloittaneita yhteensä. 4(6)
1.2 Aloittaneet henkilöt Ilmoitettu aloittaneiden henkilöiden määrä on syytä tarkistaa, mikäli ilmoitettu luku on projektin koko, kesto, rahoitus yms. seikat huomioiden joko poikkeuksellisen suuri tai pieni. 1.3 Koulutuspäivien määrä Ilmoitettua koulutuspäivien määrää on syytä epäillä virheellisesti ilmoitetuksi, mikäli projektin kokonaiskeston ajalta aloittanutta henkilöä kohden kertyvä koulutuksen pituus on alle yksi työpäivä (työpäivien määrä jaettuna aloittaneiden määrällä) tai työpäiviä ei ole ilmoitettu ollenkaan, vaikka projektissa on aloittaneita henkilöitä tai projekti on raportoinut työpäiviä, vaikka aloittaneita henkilöitä ei ole raportoitu ollenkaan. 1.4 Osallistuneiden suuryritysten määrä ESR-projekteihin osallistuu yli 499 henkilön suuryrityksiä vain tietyissä poikkeustapauksissa. Mikäli osallistuneita suuryrityksiä on raportoitu yli 10 kpl projektia kohden, on yritysten ilmoitustapa syytä tarkistaa. 1.5 Uusien työpaikkojen määrä Projektin ilmoittamien uusien työpaikkojen määrät on syytä tarkistaa, mikäli luvut ovat poikkeuksellisen suuria projektin kokoon nähden tai työpaikkojen sukupuolijakauma poikkeaa huomattavasti oletetusta. 1.6 Uusien yritysten määrä Projektin ilmoittamien perustettujen uusien yritysten määrät on syytä tarkistaa, mikäli luvut ovat poikkeuksellisen suuria projektin kokoon nähden tai yritysten perustajien sukupuolijakauma poikkeaa huomattavasti oletetusta. 1.7 Säilytettyjen työpaikkojen määrä Projektin ilmoittamien säilytettyjen työpaikkojen määrät on syytä tarkistaa, mikäli luvut ovat poikkeuksellisen suuria projektin kokoon nähden tai työpaikkojen sukupuolijakauma poikkeaa huomattavasti oletetusta. 2. PUUTTUVAT SEURANNAT Projektien puuttuvat seurannat viranomaiset saavat selville ESRA-järjestelmän raportista I5- Puuttuvat seurannat. Myös kaikki puuttuvat seurannat tulee periä 30.6.2004 mennessä. Mikäli jo päättyneeltä projektilta on jäänyt toimittamatta lomake, ja viranomainen tietää varmasti ettei mitään raportoitavaa kyseisellä kaudella ole ollut, tallentaa viranomainen itse omilla täyttäjätiedoillaan tälle seurantakaudelle ns. nollalomakkeen. Muussa tapauksessa viranomainen edellyttää projektia toimittamaan puuttuvan seurantalomakkeen normaalilla tavalla. Seurantakausien lukitsemisen jälkeen puuttuneiksi jääviä seurantoja ei lukituille kausille enää voi tallentaa ESRA-järjestelmään. 5(6)
3. LOPPURAPORTIT Loppuraportilla ilmoitetaan mm. lukumäärätietoja uusista yrityksistä ja työpaikoista. Näiden lukujen tulisi täsmätä vastaaviin seurantalomakkeilla ilmoitettuihin tietoihin. Mikäli luvut poikkeavat toisistaan, tulee tarkistaa mitkä ilmoitetut luvut ovat oikein. Loppuraportilla projekti ilmoittaa myös tiedot loppuraportin täyttämisajankohtaan mennessä toteutuneesta rahoituksesta. Kyseinen kohta on loppuraportissa pakollinen ja näin ollen siinä tulee myös ilmoittaa asianmukainen tieto. Rahoitustietona ei siis saa olla nolla, mikäli projekti on todella toiminut. Loppuraportin hyväksymisvaiheessa projektin päävastuuviranomaisen olisi tullut tarkastaa em. seikat, eikä loppuraporttia olisi saanut hyväksyä, ennen kuin tiedot on asianmukaisesti ilmoitettu. Koska näin ei kaikissa tapauksissa kuitenkaan ole tehty, tarkistetaan myös nämä puutteelliset loppuraporttitiedot tämän seurantatietotarkastuksen yhteydessä. Malli tarkastuslomakkeesta Jokaiselle viranomaiselle on toimitettu sähköisessä muodossa luettelot tarkastettavista tiedoista. Mikäli tarkastusta suorittava viranomainen ei ole saanut luetteloita, tulee asiasta ilmoittaa työministeriöön Keijo Hämäläiselle. Projektikohtaisen luettelon lukuohjeet ilmenevät seuraavalla sivulla olevasta kuvasta. 6(6)
Seurantalomakkeilla ilmoitetut tiedot. Näiden tietojen paikkansapitävyyttä tarkastellaan ohjeessa mainitut seikat huomioon ottaen. Koodi S12345 Projektin nimi Etätyön kehittämisprojekti Ohjelma 3 Toimintalinja 4 Toimenpidekokonaisuus 3 Projektin päävastuuviranomainen Työministeriö Projektin tila Toiminta päättynyt SEURANTALOMAKKEILLA ILMOITETUT TIEDOT Aloittaneet henkilöt yhteensä 548 joista naisia 215 Keskeyttäneet henkilöt yhteensä 47 joista naisia 23 Loppuun suorittaneet henkilöt yhteensä 114 joista naisia 198 HLÖ EROTUS 387 HLÖ EROTUS, NAISET -6 Koulutus yms. -päivät yhteensä 489 PÄIVÄÄ/ALOITTANUT HLÖ 0,9 Osallistuneet yritykset yhteensä 55 OSALLISTUNEET YRITYKSET, YLI 499 HLÖÄ 41 Perustetut uudet yritykset yhteensä 87 joista naisten perustamia 0 Syntyneet uudet työpaikat 447 joista naisten työpaikkoja 4 Säilytetyt työpaikat yhteensä 19 joista naisten työpaikkoja 0 LOPPURAPORTISSA ILMOITETUT TIEDOT Loppuraportin mukaan perustettuja uusia yrityksiä yhteensä 112 ERO SEURANTATIETOIHIN VERRATTUNA -25 Loppuraportin mukaan naisten perustamia uusia yrityksiä yhteensä 52 ERO SEURANTATIETOIHIN VERRATTUNA -52 Loppuraportin mukaan syntyneitä uusia työpaikkoja yhteensä 232 ERO SEURANTATIETOIHIN VERRATTUNA 215 Loppuraportin mukaan syntyneitä uusia naisten työpaikkoja yhteensä 102 ERO SEURANTATIETOIHIN VERRATTUNA -98 Loppuraportin mukaan säilytettyjä työpaikkoja yhteensä 40 ERO SEURANTATIETOIHIN VERRATTUNA -21 Loppuraportin mukaan säilytettyjä naisten työpaikkoja yhteensä 17 ERO SEURANTATIETOIHIN VERRATTUNA -17 Loppuraportin mukaan toteutunut kokonaisrahoitus yhteensä 1 107 619 Loppuraportin tila Hyväksytty Päättyneistä projekteista (viranomaisen hyväksymä loppuraportti toimitettu) näytetään myös loppuraportilla ilmoitetut tiedot, joita verrataan seurantalomakkeilla ilmoitettuihin vastaaviin tietoihin. 7(6)