Hankkeen toiminnot & työsuunnitelma Strategisten kumppanuushankkeiden työpaja 17.1.2018
Työsuunnitelma Työsuunnitelmassa kuvataan mitä projektissa tehdään, jotta tuotokset valmistuvat/tulokset saavutetaan. = Kuvaus siitä, millaisia toimintoja hankkeen eri vaiheissa on ja miten työt on järjestetty. Työvaiheiden kestot (aloitus ja lopetus)? Mikä partneriorganisaatio on vastuussa? Mitä resursseja tarvitaan: työpäivät, matkat, alihankinnat Mitkä organisaatiot osallistuvat? 17/01/2018 Opetushallitus 2
Työsuunnitelma hakemuksessa (1) Hankkeen toimintoja kuvataan hakemuslomakkeessa useassa kohdassa. On tärkeää hahmottaa suunnitteluvaiheessa projektin työvaiheet niin, että hakulomakkeen kuvauksista saa selkeän ja jäsennellyn kuvan projektin etenemisestä ja eri työvaiheista. Työsuunnitelmaa voi hahmotella työpaketteina, joita voivat olla esimerkiksi: Hankkeen hallinto Arviointi ja laadunvarmistus Tuotteisiin liittyvät työpaketit Liikkuvuustoiminnot (LTT) Levitys ja käyttöönotto 17/01/2018 Opetushallitus 3
Työsuunnitelma hakemuksessa (2) Hakulomakkeessa osio Management sisältää 4 alakohtaa: 1. Funds for Project Management and Implementation 2. Transnational Project Meetings 3. Project Management 4. Implementation 17/01/2018 Opetushallitus 4
Project Management and Implementation Please provide detailed information about the project activities that you will carry out with the support of the grant requested under the item "Project Management and Implementation Kerro millaiseen toimintaan projektin hallintoon ja toteutukseen myönnettävää tukea aiotaan käyttää. Esimerkiksi: taloushallinto, raportointi, yhteydenpito partnereihin, levitys, paikallinen/virtuaalinen työskentely jne. (ks. ohjelmaopas s. 119) 17/01/2018 Opetushallitus 5
Methodology applied in the project Kuvaa hankkeen toimintoja ja työvaiheita ja miten työt on järjestetty hankkeessa anna yleiskuva toiminnoista Osa toiminnoista kuvataan tarkemmin muissa hakemuslomakkeen osioissa (esimerkiksi tuotteisiin liittyvät työvaiheet, LTT-jaksot, levitys jne.) Etenkin tuotteita kehittävissä hankkeissa on syytä laatia yksityiskohtainen työsuunnitelma helpottaa hankkeen toteuttamista ja töiden koordinointia. 17/01/2018 Opetushallitus 6
Transnational Project Meetings How often do you plan to meet, who will participate in those meetings, where will it take place and what will be the goal? Kuvaa ja perustele hankekokousten tarve Anna tiedot hankekokouksista ja niiden osallistujista Mieti ja perustele kuinka monta f2fpartneritapaamista hankkeen aikana tarvitaan miten usein on tarkoituksenmukaista/järkevää tavata (vrt. hankkeen tavoitteet)? 17/01/2018 Opetushallitus 7
Hallintoon liittyvät toiminnot Kuvaa projektihallinnon järjestelyjä: Yhteydenpito partnereihin Hankkeen etenemisen seuranta Resurssien (aika, raha) seuranta Toiminnan ja tulosten arviointi Riskien hallinta hankkeessa Erasmus+ -työkalujen käyttö hanketyössä (EPALE, School Education Gateway, etwinning) 17/01/2018 Opetushallitus 8
Tuotteiden kehittäminen osana työsuunnitelmaa Innovaatioiden kehittämiseen tähtäävät hankkeet (=development of innovation) kuvaavat tuotteisiin liittyvät keskeiset työvaiheet/tapahtumat hakulomakkeen osiossa Intellectual Output Details Please describe the division of work, the tasks leading to the production of the IO and the applied methodology Riittävän tarkka työsuunnitelma helpottaa hankkeen toteuttamista, tuotteisiin liittyvän kehittämistyön eteenpäin viemistä sekä työnjaon suunnittelua partnerien kesken. 17/01/2018 Opetushallitus 9
Learning, Teaching & Training Activities Jos hanke sisältää opettajien ja/tai opiskelijoiden liikkuvuutta (=workshoppeja/tapaamisia/koulutusjaksoja), kuvaa miten liikkuvuus tukee hankkeen kehittämistavoitteita/tavoitteiden saavuttamista. Huom! Liikkuvuus ei voi olla hankkeen pääasiallinen tarkoitus, vaan sen tulee tukea hankkeen kehittämistavoitteita. Tarkista Ohjelmaoppaasta oman sektorisi liikkuvuuden reunaehdot (kohderyhmät, kestot ym.) Kunkin liikkuvuusjakson yksityiskohtainen kuvaus tulee lomakkeen LTT -taulukon kohtaan Activity Description. Kuvaa liikkuvuusjaksojen sisältöjä riittävän tarkasti, jotta ulkopuolinen saa kuvan toiminnan sisällöstä ja linkittymisestä hankkeen kehittämistavoitteisiin. Voit liittää hakemukseen myös alustavan ohjelman. Kuvaa myös liikkuvuusjaksojen ulkopuolella tapahtuvaa työskentelyä (esim. omassa oppilaitoksessa tapahtuva työskentely/valmistautuminen liikkuvuuteen) sekä paikallisten yritysten/muiden toimijoiden roolia jakson aikana anna toiminnasta kokonaiskuva 17/01/2018 Opetushallitus 10
Liikkuvuustoiminnot eri sektoreilla Lue liikkuvuustoimintojen tarkemmista sisällöistä Ohjelmaoppaan sivuilta 293-296. 17/01/2018 Opetushallitus 11
Liikkuvuusjaksojen kuvauksessa huomioi ainakin nämä: Linkki hankkeen kehittämistavoitteisiin Kohderyhmä & osallistujien määrä (ovatko määrät realistiset?) Liikkuvuusjakson kesto ja sisältö Valmistautuminen liikkuvuusjaksoon ja/tai liikkuvuusjaksojen välillä tapahtuva työskentely Paikallisten tahojen osallistuminen (työelämä, muut toimijat)? Osaamisen tunnistaminen ja tunnustaminen (linkit opetussuunnitelmaan/opintoihin, käytettävät työkalut, asiantuntijoiden osalta linkit osaamisen kehittämiseen yksilö-/organisaatiotasolla) 17/01/2018 Opetushallitus 12
Learning, Teaching & Training Activities Case Healthy Future hanke, koordinaattorina Omnia Hankkeen tavoitteena on kestävän kehityksen huomioiminen hotelli-, ravintola- ja catering- aloilla 3 liikkuvuusjaksoa (LTT) hankkeen aikana, teemoina: Cooking competition on low carbon footprint vegetarian enhanced diet Study visit & lectures about sustainable food production and agriculture Preparation for and participation in Restaurant Day Työskentelyä on sekä ennen LTT-jaksoa että sen jälkeen blended mobility Tuotteet: Open badges for sustainable development New approaches for the usage of digital tools and social media in VET ebook containing a database and a framework for professional cooking of low carbon foorprint vegetable enhanced diet eguide for social entrepreneurship 17/01/2018 Opetushallitus 13
Learning, Teaching & Training Activities Case Healthy EU -hanke, koordinaattorina Suonenjoen lukio Kuuden koulun kolmivuotinen yhteistyöhanke tähtää laaja-alaisesti terveellisten elämäntapojen edistämiseen kaikissa partnerikouluissa LTT-aktiviteetit koskevat laajaa joukkoa, opiskelijat ovat mukana, myös suunnittelussa ja toteutuksessa, esim. suomalaisessa koordinaattorikoulussa kolmasosa suorasti ja koko koulu epäsuorasti Kuusi viikon kestävää kontaktiviikkoa (LTT-jaksoa) rakennettu loogisesti, jokaisella partnerimaalla järjestämisvastuu, tukevat hankkeen laajempia tavoitteita Lisäksi tuotteet: Cookery book of healthy meals Master's thesis "Healthy Europe Physical activity Idea bank of PE teachers and students (blog/fb) Health programme for Upper Secondary Schools and Schools of Vocational Education and Training 14
LTT:t Contact week in Italy and the first Partner meeting: Healthy movement, physical activity and sports in different countries and cultures. Contact week in Poland: Students of each country will enter into different exercises of physical condition Contact week in Spain: Traditional food, dishes and meals in different countries Contact week in Czech Rep.: Healthy diet in different countries and changes in the diets during the past decades Contact week in Finland: Typical national family habits and the youth's use of alcohol, tobacco and drugs in each country Contact week in Germany: Big results of the project and youth Tuotteet: Cookery book of healthy meals Master's thesis "Healthy Europe Physical activity Idea bank of PE teachers and students (blog/fb) Health programme for Upper Secondary Schools and Schools of Vocational Education and Training 17/01/2018 Opetushallitus 15
Aikataulu Aikataulu on hakemuksen pakollinen liite Sisältää esimerkiksi: toimintojen/työvaiheiden kestot tuotteisiin liittyvät kehittämisvaiheet kokoukset, workshopit/työpajat levitysseminaarien ajankohdat arvioinnin ajankohdat, tarkistuskohdat (milestones) jne. Mieti myös toimintojen keskinäinen järjestys ja linkittyminen toisiinsa mitä oltava valmiina ennen seuraavaa työvaihetta? Voi tehdä oman vapaamuotoisen aikataulun excelillä tms. tai esittää aikataulun GANTT Chart-muodossa (komission pohja) 17/01/2018 Opetushallitus 16
Esimerkki aikataulusta Kuvaile kaikki tapahtumat koko hankkeen ajalta! 17/01/2018 Opetushallitus 17
GANTT Chart Taulukkoon voi lisätä rivejä toiminnoille Vaihtoehtoisesti voit tehdä oman aikataulun! 17/01/2018 Opetushallitus 18
Työsuunnitelman linkki budjettiin Työsuunnitelmassa perustellaan hankkeen kulut läpinäkyvästi Budjetti rakennetaan työsuunnitelman ja toimintojen pohjalta: tuotteet ja/tai toiminnot resurssit vastuut resurssien jakaminen partnerien kesken 17/01/2018 Opetushallitus 19
Pohdittavaksi 1. Hahmottele oman hankkeesi päävaiheet 2. Tämän jälkeen kirjaa hankkeelle alustava työsuunnitelma: o o o o päävaiheet niihin liittyvät tehtävät tuotteet/tuotokset (jos tehdään) alustava työnjako (päävastuullinen ja osallistuvat partnerit) 17/01/2018 Opetushallitus 20
Työsuunnitelman arviointikriteerit (1) The clarity, completeness and quality of the work programme, including appropriate phases for preparation, implementation, monitoring, evaluation and dissemination The proposal shows that all phases of the project have been properly designed in order for the project to realise its objectives. The work programme is clearly defined, comprehensive and realistic. The project contains a clear and well-planned timetable. The consistency between project objectives and activities proposed The proposed activities are well suited to address the identified needs and reach the objectives that were set for the project. The quality and feasibility of the methodology proposed The proposed methodology is realistic and appropriate for producing the expected results. The methodology builds on solid arguments/evidence basis and takes account of existing knowledge and practice. 17/01/2018 Opetushallitus 21
Työsuunnitelman arviointikriteerit (2) The existence and relevance of quality control measures to ensure that the project implementation is of high quality, completed in time and on budget The proposal foresees appropriate evaluation activities at critical stages of the project, which will allow to measure the progress and quality of the project activities and outcomes, the appropriate use of funds. The quality control measures will allow the project to take any necessary corrective measures in time. The extent to which the project is cost-effective and allocates appropriate resources to each activity The proposal provides value for money in terms of the results planned as compared to the grant requested. The grant request is realistic for a good quality implementation of the planned activities. 17/01/2018 Opetushallitus 22
Työsuunnitelman arviointikriteerit (3) If the project plans training, teaching or learning activities: The quality of practical arrangements, management and support modalities in learning, teaching and training activities The extent to which these activities are appropriate to the project's aims and involve the appropriate number of participants In case transnational teaching, training or learning activities are proposed, these contribute directly to the objectives of the project and are strongly embedded in the project logic as a whole. The teaching, training or learning activities proposed are of the appropriate volume, bring an added value and will have a direct impact on the achievement of the project results. The mobility activities are well conceived, i.e. the proposal demonstrates good quality management, support and practical arrangements, selection and preparation of participants, training, teaching or learning agreements, monitoring of mobilities, ensuring the safety of participants. The quality of arrangements for the recognition and validation of participants' learning outcomes, in line with European transparency and recognition tools and principles In case transnational teaching, training or learning activities are proposed, relevant transparency and recognition tools and/or policy approaches developed in the framework of policy cooperation at European level will be used for recognising and validating the learning outcomes of participants, such as: European / national qualifications frameworks; European framework of key competences and the European guidelines for the validation of nonformal and informal learning. 17/01/2018 Opetushallitus 23