Hankeviestinnän opas Laatua EMOTR -hankkeisiin
HANKE- VIESTINNÄN OPAS Laatua EMOTR -hankkeisiin Sisällysluettelo Johdanto 1. Mitä viestintä, yhteisöviestintä ja tiedotus ovat? 2. Miksi hankkeesta tiedotetaan 3. Suunnittelu on viestinnän lähtökohta 4. Sisäinen tiedottaminen 5. Ulkoinen tiedottaminen 6. Milloin hanke on uutinen? 7. Lehdistötiedote 8. Mikä on tiedotuksen ja mainonnan ero? 9. EMOTR hankkeiden tiedotus Lisää viestinnästä Toimitusten ja toimittajien yhteystietoja PL 30, 00023 VALTIONEUVOSTO Vaihde (09) 16001 http://www.mmm.fi
Johdanto Tuloksen saavuttamisen yksi perusedellytys on viestintä niin yhdistyksissä, yrityksissä kuin muissa yhteisöissäkin. Viestintä on resurssi, tuotannontekijä, kuten työvoima, raakaaineet ja raha. Yhtä tärkeää viestintä on hanketoiminnassa. Näkyvimmin viestintää toteutetaan tiedotuksen ja markkinoinnin keinoinmitä kaupallisempi hanke on, sitä helpompi on ymmärtää se hyöty, mitä markkinoinnilla haetaan. Onnistuneella tiedotuksella saadaan myönteistä julkisuutta, joka edesauttaa hankkeen toteuttamista. Tiedottamisen avulla ylläpidetään olemassa olevia yhteyksiä ja luodaan uusia yhteyksiä, jotka voivat olla hankkeen onnistumisen kannalta kullanarvoisia. Hankkeiden rahoittajat edellyttävät, että hankkeista tiedotetaan. Erityisen tärkeätä on antaa tietoa heille, joita asia joko välittömästi tai välillisesti koskee. Toteutetut hankkeet toimivat malleina myös uusille hankkeille. Yleiset tiedotusperiaatteet pätevät myöskin hankeviestinnässä. Toteutus on kuitenkin räätälöitävä kullekin hankkeelle sopivaksi. Eri hankkeiden kohderyhmät ovat erilaiset, samoin käytettävissä oleva budjetti. Jonkin hankkeen tiedotukseen on varattu kymmeniä tuhansia markkoja, jonkin toisenhankeen tiedotus toteutetaan talkootyönä budjetin kattaessa vainvälttämättömimmät monistus- ja postituskulut. Tähän oppaaseen on koottu tiedottamisen perusteet ohjenuoraksi hankkeiden tiedottamisesta vastaaville. 3
1. MITÄ VIESTINTÄ, YHTEISÖVIESTINTÄ JA TIEDOTUS OVAT? Perusmääritelmänä viestintä on erilaisten sanomien lähettämistä ja vastaanottamista sekä tietojen vaihdantaa lähettäjän ja vastaanottajan kesken.viestinnän eräs tärkeä tehtävä on tukea yhteisön tavoitteiden saavuttamista. Tämä voi olla mikä tahansa yhdistys, järjestö, kylätoimikunta yms. organisaatio, tai puhtaasti kaupallinen yritys. Ammattimaisella ja kokonaisvaltaisella viestinnän keinojen käytöllä tehtävässä onnistutaan varmemmin. Yhteisöviestinnän keinot ulkoinen ja sisäinen tiedottaminen sekä verkkoviestintä yhteystoiminta suhdetoiminta mainonta ja sen tukitoimet sponsorointi yhteisöilme viestinnän tutkimus ja mittaus Hanketyössä on harvemmin mahdollisuutta mainontaan tai sponsorointiin, mutta hyvin toimiva tiedotus on hankkeille mahdollisuus ja velvollisuus, tarve ja oikeus. Tiedottamisen avulla kerrotaan hankkeen päämääristä ja luodaan mielikuvaa itse hankkeesta. Tavoitteena on, että niin hankkeen toteuttamisessa mukana olevat kuin ulkoiset sidosryhmätkin tietävät, mitkä ovat hankkeen tavoitteet, mitä sillä on saatu aikaan ja miten, onko jatkotoimia odotettavissa, jne. Puhutaankin hankkeen ulkoisen ja sisäisen kuvan luomisesta, johon viestinnän keinoista käytetään ulkoista ja sisäistä tiedotusta. Parhaimmillan viestintä on silloin, kun hankkeen toteuttajat saavat palautetta - mielipiteitä, kommentteja, ideoita, yms. - kohderyhmiltään. Sisäisessä tiedotuksessa viestin vastaanottajat ovat hankkeen toteuttamisessa mukana olevia. Sisäisen tiedotuksen onnistumiseen vaikuttaa se, miten nopeasti, kattavasti ja ymmärrettävästi tieto kulkee. Sisäisen tiedotuksen toimivuus on hankekohtaista. Tehokkainta on henkilökohtainen viestintä, mutta se ei ole aina mahdollista. Muutaman ihmisen tavoittaminen onnistuu helpommin kuin kymmenien, saati satojen ihmisten tavoittaminen. Hankkeiden ulkoinen tiedotus suuntautuu sidosryhmille, jotka eivät ole mukana hankkeessa ja suurelle yleisölle. Ulkoisen tiedotuksen viestien tulee olla sopusoinnussa hankkeen sisäisen tiedotuksen kanssa. Jo pientenkin hankkeiden kannattaa nimetä erillinen tiedotusvastaava ja suurissa hankkeissa useampi vastuuhenkilö tai erillinen tiedotusryhmä. Sisäisessä niinkuin ulkoisessakin viestinnässä on hyvänä apuna nykyisin internet. Vieläkin kätevämpi ratkaisu sisäisessä viestinnässä on extranet, jossa www-sivut näkyvät vain hankkeessa mukana oleville. 4
2. MIKSI HANKKEESTA TIEDOTETAAN? Tiedottaminen tulee aina sisällyttää hankesuunnitelmaan ja sen tulee olla mukana toiminnassa koko hankkeen toteuttamisen ajan. Hankeen saadessa EU-rahoitusta on myös Euroopan komission tiedotusohjeita noudatettava. (Komission asetus (EY) N:o 1159/2000, annettu 30 päivänä toukokuuta 2000, jäsenvaltioiden toteuttamasta rakennerahastojen tukitoimiin liittyvästä tiedotus- ja julkistamistoiminnasta. Kts. www.lande2000.fi/lait ja asetukset). Hankkeen käynnistymisestä, etenemisestä ja toteutumisesta on hyvä kertoa ainakin hankkeen rahoittajille ja niille sidos- ja kohderyhmille, joita hanke koskee. Esimerkiksi kylähankkeiden kohdalla on tärkeää, että kyläläiset saavat tietoa meneillään olevista yhteisistä asioista. Myös kansalaisilla on oikeus tietää hankkeesta ja sen tuloksista erityisesti siinä tapauksessa, kun siihen käytetään yhteiskunnan rahoja. Toteutetut hankkeet ovat esimerkkinä ja oppina uusille hankkeille. Mahdollisista epäonnistumisistakin ja niiden syistä on hyvä kertoa julkisuuteen, jottei samoja virheitä toisteta. Ympäri maata on käynnissä runsaasti hankkeita, jotka myös voivat hyötyä yhteistyöstä toistensa kanssa edellyttäen, että ne tietävät toisistaan. Tiedottamisen avulla lisätään hanketoiminnan tuntemusta ja osaamista. Näin pystytään synnyttämään uusia hyödyllisiä hankkeita. Jos hanke saa EU:n osarahoitusta on huolehdittava, että julkisuuteen menevässä tiedottamisessa tämä aina mainitaan. Lisäksi voidaan kertoa myös rahoitusta antava rakennerahasto ( EMOTR, EAKR, ESR) sekä käyttää kansallisia symboleita (logoja). Tiedotuksen avulla Tehdään hanketta tunnetuksi Helpotetaan hankkeen toteuttamista Aktivoidaan hankkeen toteuttamisessa mukana olevia Välitetään tietoa hankkeen etenemisestä rahoittajalle Välitetään tietoa henkilöille, jotka voivat saada hyötyä hankkeesta Informoidaan suurta yleisöä ja näin lisätään tietoa sekä omasta hankkeesta että hanketoiminnasta yleensä Estetään väärinkäsityksiä Kerrotaan muutoksista, etenemisestä, tapahtumista Luodaan suhteita Annetaan mahdollisuus vaikuttaa hankkeeseen sen eri vaiheissa (palaute) 5
3. SUUNNITTELU ON VIESTINNÄN LÄHTÖKOHTA Viestinnän suunnittelu on osa hankkeen kokonaissuunnittelua. Pohjana on toimintasuunnitelma, josta valitaan ne asiat ja tapahtumat, joista esimerkiksi kyseisen vuoden tai koko hankkeen keston aikana halutaan tiedottaa. Tiedotussuunnitelmaan sisällytetään sekä ulkoisen että sisäisen viestinnän toimenpiteet. Suunnitelmassa täsmennetään kohderyhmä tai kohderyhmät, joille viestintä suunnataan sekä valitaan ainakin alustavasti ne kanavat tai välineet, joita käytetään. Suunnitelman toteuttamiseksi tiedotukselle määritetään vastuuhenkilö tai -henkilöt. Aikataulu on laadittava niin, että tiedotteet, kutsukirjeet yms. tavoittavat kohderyhmän riittävän ajoissa. Järjestettävästä tapahtumasta esimerkiksi kannattaa tiedottaa lehdistölle ja radiolle ennakkoon, tapahtuman yhteydessä ja mahdollisesti myös jälkikäteen, mikäli uutta asiaa on riittävästi. Viestinnän suunnitteluun liittyy olennaisena osana budjetti, jonka rajoissa tiedotustoimenpiteet on toteutettava. Tiedotustyö ei ole kovin kallista, ellei sitä osteta ulkopuolelta. Ammattitaitoa siinä kyllä vaaditaan. Omana työnä tehdystä tiedotuksesta selvitään yleensä puhelin-, tarvike-, monistus-, faksi- ja postituskuluilla. Internet -sivut ovat osaavalle myös erinomainen keino. Tiedotustilaisuutta järjestettäessä on huomioitava tilavuokra ja tarjoilu sekä esiintyjiä tai luennoitsijoita käytettäessä palkkiot. Tiedotustilaisuus kannattaa järjestää esimerkiksi silloin, kun tiedotusvälineille on mahdollista tarjota haastateltava tai kuvattavaa. On kuitenkin mietittävä, onko asian uutisarvo tai henkilön julkisuusarvo riittävä tiedotustilaisuuden järjestämiseen. Jokaisesta viestinnän toimenpiteestä kannattaa tehdä jälkiseurantaa. Miltä osin onnistuttiin tai epäonnistuttiin? Kokemukset kannattaa kirjata muistiin ja ottaa opiksi. Seuranta auttaa arvioimaan eri uutisten uutisarvoa ja ymmärtämään ns. uutiskynnystä, joka tiedotusvälineissä vaihtelee päivän uutistarjonnan mukaan. Lisäksi seurannalla kerätään talteen hankkeen historiaa. Tiedottamisen suunnittelu Tiedotussuunnitelman laadinnassa apuvälineenä voidaan käyttää viestinnän suunnittelun perusmallia (kts.kuvio 1) tai oheista kysymyssarjaa. Mitä haluamme sanoa? Sanoma Kenelle? Kohderyhmä Miten? Keinot/välineet Mitä vaikutuksia saamme aikaan? Tulos Mitä maksaa? Budjetti Kuka/ketkä tekevät? Tekijät Milloin on h-hetki? Aikataulu Mitä tiedottamisen jälkeen? Seuranta 6
4. SISÄINEN TIEDOTTAMINEN Sisäisen viestinnän onnistumiseen vaikuttaa se, miten nopeasti, kattavasti ja ymmärrettävästi tieto kulkee yhteisön jäsenten välillä. Kirjallisen viestin ulko- ja kieliasu vaikuttavat sanoman ymmärtämiseen. Selkeällä viestillä on helpompi saavuttaa vastaanottaja. Henkilökohtainen viestintäon tehokkainta, mutta siihen ei aina ole mahdollisuutta. Suljetut internet -sivut (ns. extranet) on erinomainen keino välittää nykyisin teitoja ryhmäläisille sähköpostien lisäksi. Sisäisen tiedottamisen kanavia ovat Henkilökohtainen keskustelu Soittorengas Sähköposti Kiertokirjeet Tiedotteet Ilmoitustaulu Tiedotuslehti Suljetut internet -sivut (ns. extranet) Sisäisen viestin perillemeno kannattaa varmistaa useampaa kanavaa käyttämällä. Viestin perillemenon voi tarkistaa myös pyytämällä henkilöitä tiettyyn päivää mennessä vahvistamaan saapumisensa, esimerkiksi kokoukseen, seminaariin tai tiedotustilaisuuteen. Kuvio 1. Viestinnän suunnittelun perusmalli Kohderyhmä Perusviestit/ Keinot/kanavat Ajoitus Toteutusvastuu Budjetti sanomat hankehenkilöt Mitä viestejä Millä keinoin viestit Milloin Kuka vastaa Toimen- kyläläiset kullekin saadaan perille? toimenpiteet mistäkin piteisiin rahoittajat kohderyhmälle sähköposti tehdään toimenpiteestä? varatut viranomaiset halutaan viestiä internet/extranet rahat media tiedotteet Mitä tehdään asiakkaat esitteet itse ja mitä jne. lehti t ostetaan ulkoa? seminaarit tapahtumat kampanjat jne. 7
5. ULKOINEN TIEDOTTAMINEN Ulkoisen tiedottamisen onnistumisen peruskysymys on, kenelle tiedotetaan ja mikä keino ja väline kullekin ryhmälle valitaan. Sidosryhmä- ja kohderyhmäviestintä Rahoittajille ja muille sidosryhmille, jotka halutaan pitää ajan tasalla, hankkeen etenemisestä tiedotetaan osa-aikakatsauksin, raportein ja selvityksin. Myös mahdolliset epäonnistumiset ja vaikeudet tulisi sisällyttää katsauksiin ja raportteihin, jotta vastaavat karikot voitaisiin toisten hankkeiden kohdalla välttää. Hankeryhmän tuottamat aineistot, kuten esitteet ja muut painotuotteet, ovat hyvä keino pitää ulkopuoliset sidosryhmät tietoisina hankkeen sisällöstä sekä sen etenemisestä. Hankkeen kohderyhmille suunnattu tiedotus aloitetaan hyvissä ajoissa ennen kuin hanke varsinaisesti käynnistyy. Jos kohderyhmä, jota hanke koskee on suuri ja asia on riittävän mielenkiintoinen, voivat joukkoviestimet välittää tietoa. Muussa tapauksessa on etsittävä sopiva kanava, esimerkiksi kyläläisten tavoittamiseksi. Hankkeesta voidaan välittää tietoa eri kohderyhmille myös näiden omia kanavia käyttäen. Tällaisia voivat olla kohderyhmien ammatteihin liittyviin julkaisuihin laadittavat artikkelit tai maksetut ilmoitukset. Myös suorakirjeet, hankkeen oma lehti tai vaikkapa liite alan erikoislehteen tai paikallislehteen, jonka tiedetään tavoittavan mahdollisimman moni tiettyyn kohderyhmään kuuluva, ovat vaihtoehtoina. Kohderyhmille suunnattu tiedottaminen vaatii taloudellisia panoksia enemmän kuin varsinainen lehdistötiedottaminen, mutta yhteistyökumppaneita etsimällä voi tällaisesta selvitä edullisemmin. Etenkin kohderyhmän oman alan yritykset tai yhdistykset voivat olla kiinnostuneita tiedotusyhteistyöstä. Joukkoviestintä Tarjolla on lukemattomia kanavia. Valinta voi tuntua vaikealta ja saattaa tuntua siltä, että oma hanke hukkuu valtavaan tietotulvaan. Ulkoisen tiedottamisen suurimmat ongelmat liittyvätkin hankkeen uutisarvon arvioimiseen ja tiedottamisen ajankohdan valitsemiseen (kohdassa 6: Milloin hanke on uutinen?). Tiedottamisen ajankohtia on syytä harkita kunkin hankkeen osalta erikseen. On luonnollista, että jostakin merkittävästä hankkeesta tiedotetaan yhtä aikaa kohderyhmille suunnatun tiedotuksen kanssa. Jostakin muusta hankkeesta kannattaa tiedottaa vasta sitten, kun on näyttöä saavutetuista tuloksista, joista julkinen sana on yleensä kiinnostuneempi kuin itse hankkeen etenemisestä. Hankkeen merkittävyys vaikuttaa ajankohdan valintaan. Joukkoviestimien kyllästymistä hankekohtaiseen uutisointiin olisi vältettävä. Aina ei tarvitse korostaa itse hanketta. Voidaan korostaa esimerkiksi kohderyhmää tai ehdottaa haas- 8
tateltavia eri kohderyhmistä. Isot hankkeet voivat jopa kysellä kohderyhmän edustajien mielipiteitä gallupilla ja esitellä ne tiedotusvälineille. Lukuisten kanavien joukosta saattaa löytyä juuri se oikea, joka on kiinnostunut myös itse hankkeesta. Joskus voi olla mahdollista saada valtakunnallistakin julkisuutta asialle, jonka merkitys rahassa mitattuna on pienehkö, mutta joka on jollain lailla poikkeava ja kiinnostava. Ulkoisen tiedottamisen välineitä ovat Katsaukset ja raportit Lehdistötiedotteet ja -tilaisuudet Itse kirjoitetut ja kuvitetut lehtijutut Hankekohtainen lehti tai liite kohderyhmän johonkin omaan julkaisuun Esitteet, käyntikortit, lomakkeet, kyltit, ym. painettu viestintä Videot, äänitteet, www -sivut, bannerit, ym. sähköinen viestintä Ulkoisen tiedottamisen kanavia ovat mm. Suomen tietotoimisto (STT) ja muut tietotoimistot Sanomalehdistö Paikallislehdet Maakuntalehdet Valtakunnalliset lehdet (mm. Helsingin Sanomat, iltapäivä- ja talouslehdet) Muu lehdistö Yleiset aikakauslehdet Ammattilehdet Pankkien, vakuutuslaitosten ja kaupparyhmittymien lehdet Ilmaisjakelulehdet Sähköiset viestimet Paikallisradiot Yleisradio (YLE) Paikallistelevisiot TV:n eri kanavat Oma internet-kotisivu sekä linkitykset yhteistyökumppaneiden sivuille Muut kanavat Ilmoitustaulut Suorajakelu Messut ja tapahtumat Valtakunnallisilla lehdillä, maakuntalehdilla, Suomen Tietotoimistolla (STT) ja Yleisradiolla (YLE) on aluetoimituksia, alueellisia kirjeenvaihtajia ja toimitusten avustajia, joihin kannattaa ottaa yhteyttä paikallistasolla. Valtakunnallisilla ja maakuntalehdillä on myös viikonvaihde- ja viikko- tai kuukausiliitetoimituksensa, joihin on syytä lähettää omat tiedotteet. 9
6. MILLOIN HANKE ON UUTINEN Mikä on uutinen? Entäpä milloin hanke on uutinen? Eri alojen tiedotuksesta vastaavat pohtivat usein niitä kriteereitä, joilla joukkoviestimet julkaisevat uutisia ja muita ns. uutiskynnyksen ylittäviä asioita ja tapahtumia. Uutisarvon määritykseen vaikuttavat mm. Itse viesti ja sen selkeys Viestin merkittävyys ja kiinnostavuus Viestimen luonne ja toiminta-ajatus (erilaiset uutiskriteerit) Yleisön (kohderyhmän) odotukset ja arvostukset Päivittäisuutisten valitsijoihin vaikuttavat mm. Tarjonnan runsaus Uutisaihe Hetkellisesti hallitsevien teemojen kiinnostavuus (ko. uutispäivä) Pitkän aikavälin uutisseuranta Toimittajan oma arvomaailma Toimittajan tietämys aiheesta, kokemus ja koulutus Uutisen valinnan perusteita ovat mm. Onko asia tai tapahtuma tuore? Onko sillä suuri yhteiskunnallinen merkitys? Koskeeko se monia ihmisiä? Onko asia tai tapahtuma lukijalle läheinen? Onko mukana julkisuuden henkilöitä? Onko asia tai tapahtuma ainutkertainen? Onko asialla tai tapahtumalla jatkuvuutta? Onko lopputulos jo tiedossa? Hankkeesta kertovan uutisen lähtökohtana voi olla Mihin hankkeella pyritään? Ketä hanke koskettaa? Mitä vaikutuksia (muutoksia, uutta yms.) hankkeella on sen kohderyhmille? Vaikuttaako hanke mahdollisesti muihin kansalaisiin? Kuka hanketta rahoittaa? Kuka hanketta toteuttaa? Onko muualla tehty samanlaisia hankkeita? Aiheutuuko hankkeesta jatkotoimenpiteitä? 10
Maakuntalehdissä ja varsinkin valtakunnallisissa lehdissä uutistarjonta on niin laajaa, että kaikki yksittäiset aiheet eivät saa päivittäisuutisoinnissa palstatilaa. Jos tarjottu aihe ei heti pääse julkisuuteen, ei kannata antaa periksi. Asiaan voi löytyä myöhemmin uudenlainen näkökulma tai se tulee esiin jonkin toisen uutisen yhteydessä kytkettynä isompaan kokonaisuuteen. Paikallislehdissä juttuvinkit otetaan tervetulleina vastaan. Monet hankeryhmien edustajat pitävät yllä hyviä suhteita paikallistoimittajiin ja tarjoavat aktiivisesti omaa asiaansa, vaikkei läpimeno joka kerta onnistukaan. Hankeryhmillä on hyviä kokemuksia myös valmiiksi kirjoitettujen juttujen tarjoamisesta. Paikallislehdet kertovat läheisistä, tutuista asioista ja siksi paikalliset hankkeet kiinnostavat. "Juuri minua, minun kylääni ja naapureitani" käsittelevät uutiset luetaan ja niiden todenperäisyys on jokaisen tiedossa. Sopivan ajankohdan löytäminen tiedotusruuhkan keskeltä voi olla haastekin. Tiedon tarjonta on useimmiten alkuviikosta vähäisempää kuin loppuviikosta.tarjonnan huippupäivä on torstai. STT:n tapahtumalistat ja -kalenteri, joista saa tietoja soittamalla tai Internetin välityksellä, ovat avuksi ajankohdan arvioinnissa ja myös uutisarvon määrityksessä. 11
7. LEHDISTÖ- TIEDOTE Lehdistöä ja muita viestimiä lähestytään tavallisimmin lähettämällä toimitukseen lehdistötiedote. Useimmiten käytetään sähköpostia tai faksia, mutta jos tiedotteeseen liitetään oheismateriaalia, valokuvia, esitteitä tms., sen voi postittaa. Lehdistötiedotteen laatimisen perusohjeet Yhteen tiedotteeseen mahtuu kerrallaan vain yksi asia. Jos hankkeessa on enemmän uutisoitavaa, toimita useampi tiedote. Älä sotke asioita yhteen. Käytä helppoa kieltä: kirjoita lyhyitä lauseita ja selvitä erikoissanat yleiskielellä. Laadi tekstisi ns. tavalliselle keskivertolukijalle Kirjoita lyhyesti. Yhden sivun tiedote riittää. Jätä tilaa paperin sivuille ja ylä- ja alareunaan toimittajan omia merkintöjä varten. Tee hyvä ja myyvä otsikko. Kerro tärkein asia ensimmäisessä kappaleessa. Sitä sanotaan ingressiksi. Käytä väliotsikoita Jaa teksti kappaleisiin. Käsittele yksi asiakokonaisuus yhdessä kappaleessa. Selkeys helpottaa toimituksen työtä. Pidä kirjoittaessa mielessä, että sähköpostina lähetetty tiedote voi siirtyä suoraan uutiseksi sähköisen kopioinnin ansiosta. Kirjoita tiedotteen alareunaan yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero, jolta saa lisätietoja tai selvennyksiä. Mieti, voisiko paikallinen asia olla valtakunnallisestikin kiinnostava. Kannattaisiko tiedote lähettää myös ammatti- tai aikakauslehtiin? Tiedotusvastaavan työtä helpottaa lista tiedotusvälineistä ja lehtien ilmestymispäivistä. Näin voit etukäteen suunnitella tiedotteen jakelun. Mitä pienempi uutinen, sitä huolellisemmin ja taitavammin on tiedote tehtävä. Älä koskaan mainosta tiedotteessa: pysy uutismaisessa tyylissä. 12
8. MIKÄ ON TIEDOTUKSEN JA MAINONNAN ERO Tiedotus ja markkinointi, jonka näkyvin osa on mainonta, ovat viestinnän keinoja. Puhdasta tiedottamista ja mainontaa ei saa sekoittaa. Hankkeiden tiedotuksessa on erilaisia näkökulmia: 1. Yhteiskunnallinen: hanketiedotus takaa kansalaisten oikeuksia 2. Hankekohtainen: tiedottamalla hanke turvaa omaa toteutustaan 3. Kaupallinen: mainonnalla myydään aikaansaatuja tuotteita, palveluja jne. Tiedotuksen tavoitteena on saada kyseessä olevan asian yhteiskunnallinen tai hankekohtainen sisältö ja merkitys julkisuuteen. Yhteiskunnallinen viestintä, josta hanketiedotuksessa on yleisimmin kysymys, varmistaa osaltaan kansalaisten oikeusturvaa. Markkinoinnilla pyritään idean, tuotteen tai toiminnan tunnetuksi tekemiseen ja sitä kautta myynnin lisäämiseen tai yhteisöjen kohdalla oman yhteisökuvan luomiseen tai parantamiseen. Mainonta on markkinoinnin näkyvä osa. Mainonta tulee usein suhteettoman kalliiksi; palstatilasta tai julkaisuajasta on aina maksettava. Ehkäpä tämän takia on helppo sortua tiedotuksen keinoin tarjoamaan päivälehtien toimituksiin mainospainotteisia tekstejä. Tiedotteet eivät kuitenkaan koskaan saa sisältää mainonnallisia elementtejä. Asiallisella tiedotuksella ja oikeilla kanavan valinnoilla voidaan kuitenkin saavuttaa riittävän myönteinen julkisuuskuva uusille yritysideoille ja tuotteille ilman, että sorrutaan tekstimainonnan tyrkyttämiseen. Eräs keino on tuotetiedotteiden toimittaminen ilmaisjakelulehtien lisäksi sellaisiin lehtiin, joilla on omat tuote- ja kuluttajapalvelusivunsa. Elintarvikkeita valmistava hanke voi saada tietoa tuotteestaan leviämään mm. aikakauslehtien uutuustuotepalstoilla julkaistavien pikku-uutisten välityksellä. Päivälehdistäkin voi tiedustella, onko heillä kuluttaja- ja tuotepalveluaiheisia teemanumeroita tai viikkosivuja. Tiedotuksen heikkous verrattuna mainontaan on sen epävarmuus: toimitusten päätösvallassa on, pidetäänkö asiaa tärkeänä vai ei. Viestin perillemeno kuluttajalle voi olla aivan yhtä hyvä sekä mainonnan että tiedotuksen keinoin. 13
9. EMOTR -HANKKEIDEN TIEDOTUS Rakennerahastojen tukitoimiin liittyvistä tiedotus- ja julkistamistoimista säädetään komission asetuksessa 1260/1999. Säännökset määrittelee yksityiskohtaisemmin: Komission asetus (EY) N:o 1159/2000, annettu 30 päivänä toukokuuta 2000, jäsenvaltioiden toteuttamasta rakennerahastojen tukitoimiin liittyvästä tiedotus- ja julkistamistoiminnasta. Avoimuuden varmistaminen Euroopan komissio edellyttää rakennerastoista osarahoitettavilta hankkeilta aktiivista tiedotustoimintaa Tällä halutaan lisätä EU:n toiminnan tunnettavuutta ja avoimuutta sekä antaa yhdenmukainen kuva tukitoimenpiteistä kaikissa jäsenmaissa. Mitä useampaa tahoa hankkeiden tulokset saadaan palvelemaan, sitä enemmän hyötyä saadaan myös hanketoimintaan sijoitetuista yhteisistä rahoista Euroopan maatalouden ohjaus- ja tukirahasto Euroopan maatalouden ohjaus- ja tukirahasto (EMOTR) on yksi Euroopan unionin neljästä rakennerahastosta. Sen rahastovastuuministeriönä toimii maa- ja metsätalousministeriö. Rahastolla on kaksi osastoa, joista ohjausosasto (EMOTR-O) on varsinainen rakennerahasto. Suomessa maaseudun kehittämisohjelmista EMOTR-O:n kautta osarahoitetaan Tavoite 1-ohjelmaa. Tiedottamista koskevaa asetusta on paikallaan soveltaa myös Alueellisen maaseudun kehittämisohjelman, ALMAN tiedotus- ja julkistamistoimintaan vaikka sen rahoitus saadaan tukiosaston (EMOTR-T) kautta. EMOTR -tunnus yhdessä EU-lipun kanssa Komission asetuksen 1159/2000 mukaisesti on pyrittävä varmistamaan toteutetun tiedotus- ja julkistamisaineiston yhdenmukainen ulkoasu. Rakennerahastoista rahoitettavien tukitoimien tiedotuksessa on mainittava Euroopan unionin osallistuminen rahoitukseen, mahdollisesti ao. rahasto ja Eurooppa-tunnus. Julkaisuissa maininta sijoitetaan nimiösivulle. EMOTR-hankkeiden tiedotuksen visualisoimiseksi on luotu yhteinen kansallinen tunnus käyttöohjeineen. EMOTR-tunnusta suositellaan käytettäväksi kaikissa maatalouden ohjaus- ja tukirahastosta rahoitettavien hankkeiden tiedotuksessa. Kotimaista tunnusta on käytettävä yhdessä EU-lipun kanssa. Tunnuksia käytetään tehtäessä tiedotus- ja viestintäaineistoa, kuten 14
- lehti-ilmoituksia ja -tiedotteita - esitteitä - julisteita - kirjepapereita ja -kuoria - käyntikortteja - loppuraportteja, jne. Tunnuksia voidaan käyttää myös järjestettäessä erilaisia tiedotustapahtumia (konferensseja, seminaareja, messuja, näyttelyitä, jne.). Isompien hankkeiden totutuspaikoille tulee pystyttää lisäksi kyltit, jossa kerrotaan EU:n osallistumisesta rahoitukseen. Muut tunnukset EMOTR -tunnuksen ja EU-lipun lisäksi voidaan käyttää muitakin tunnuksia, kuten järjestön, yhdistyksen, yrityksen ym. organisaation omaa logoa, liikemerkkiä tms. tunnusta. Sisäasiainministeriö on laatinut EU-alueohjelmien viestintäsuunnitelman 2000-2006, joka helpottaa viestinnän yhdenmukaistamista kaikkien rahastojen osalta. Elinvoimaa EUohjelmista slogania, joka on osa em. viestintäsuunnitelmaa voidaan käyttää myös EMOTR -rahaston tiedotusta toteutettaessa. Myöskin www.lande2000.fi -sivujen osoitetunnusta voidaan tiedotusaineistossa käyttää, etenkin kun on tarpeen tehdä tiettäväksi lisätietojen saantimahdollisuutta. Nykyaikaan kuuluva graafisten ohjeiden, logojen, ym. visuaalisten tunnusten runsaus aiheuttaa tiettyä hämminkiä niiden soveltamisessa. Yleisohjeiksi EMOTR -rahaston tiedottamiseen muutamia linjastuksia: - EU:n osallistuminen tukien rahoitukseen mainittava aina kun rahoitusta saadaan ao. rahastosta. - Käytettäessä EMOTR -logoa, on käytettävä myös EU-lippua yhtä "arvokkaasti" - Muita logoja, kuten esimerkiksi Elinvoimaa EU-ohjelmista - slogania voidaan käyttää kun se hyvin istuu asiaan. Asettelu ei välttämättä tarvitse olla kansilehdellä, se voi olla esim. kuvituksena sisäsivuilla - Hankkeiden omia ja hankkeeseen osallistuvien muiden organisaatioiden logoja voidaan käyttää myös em. tunnusten yhteydessä. Visuaalisen ilmeen yhdenmukaistamiseksi ja eri tunnusten sijoittelun yhdenmukaistamiseksi näiltä sivuilta löytyy tarkemmat ohjeet. Tarkemmat EMOTR -rahaston viestintäohjeet löytyvät maa- ja metsätalousministeriön internetiin koostamilta ohjelmakauden 2000-2006 kampanjasivuilta osoitteesta: www.lande2000.fi / Hankeen vetäjälle/ Viestintäohjeet 15
Toimitusten ja toimittajien yhteystietoja Tietoa sanomalehdistä: http://www.sanomalehdet.fi Tietoa aikakauslehdistä http//www.aikakaus.fi Kuka lehdistö ja Kuka Radio & TV. Vuosittain ilmestyvät hakemistot, jotka sisältävät yli 3000 yhteystietoa suomalaisiin medioihin. Tilausosoite: Inforviestintä Oy, Et. Makasiininkatu 4, PL 147, 00131 HELSINKI, puh. 09-1315 1513, faksi 09-651 525. www.tat.fi Paikallislehdistön medianumero. Sisältää 160 paikallislehden mediatiedot koko Suomen alueelta. Tilausosoite: Suomen paikallismediat Oy, Aninkaistenkatu 14 B 35, 20100 TURKU, puh. 02-4692 560, faksi 02-4692 570. www.paikallismediat.fi, spm@paikallismediat.fi Suomen lehdistö Suomen lehdistö -lehti julkaisee vuosittain erikoisnumeron, jossa on luettelo Sanomalehtien liiton jäsenlehdistä. Tilausosoite: Forssan kirjapaino Oy, Esko Aaltosen katu 2, PL 38 30101 FORSSA, puh. 03-41551tai faksi 03-4155 730. 16