SoTen ja Saarikan viestintäsuunnitelma vuodelle 2018 (muutokset merkitty punaisella)
SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO...2 2 VIESTINNÄN TAVOITTEET...2 3 KOHDERYHMÄT...2 4 VIESTINTÄTAVAT JA -VÄLINEET...3 5 PALAUTEJÄRJESTELMÄ...4 6 VIESTINNÄN ORGANISOINTI JA RESURSSIT...4 7 POIKKEUSOLOJEN TIEDOTUSTOIMINTA...5 8 TULOSTEN SEURANTA...5 9 TOIMENPITEET STRATEGIAN TOTEUTTAMISEKSI VUONNA 2017...5 9.1 VIESTINTÄ PÄÄTTÄJILLE...5 9.2 VIESTINTÄ KUNTALAISILLE...6 9.3 VIESTINTÄ HENKILÖSTÖLLE...6 9.4 VIESTINTÄ TIEDOTUSVÄLINEILLE...7 9.5 PALAUTEJÄRJESTELMÄ...7 9.6 VIESTINNÄN ORGANISOINTI JA RESURSSIT...7 9.7 POIKKEUSOLOJEN TIEDOTUSTOIMINTA...7 1
1 JOHDANTO Tässä viestinohjeet vuodelle 2018 -asiakirjassa määritellään SoTen ja Saarikan viestinnän yleiset periaatteet ja niihin liittyvät vastuut. Kuntayhtymän viestinnän tehtävänä on välittää kuntalaisille ja jäsenkunnille tietoa kuntayhtymän päätöksenteosta, toiminnasta ja kuntayhtymän järjestämistä palveluista. Kuntayhtymän viestintä perustuu muun muassa kuntalakiin, hallintolakiin ja julkisuuslainsäädäntöön. Saarikan viestintä perustuu yhtymähallituksen vahvistamiin linjauksiin. 2 VIESTINNÄN TAVOITTEET SoTen ja Saarikan viestintä järjestetään niin, että se vahvistaa SoTen ja Saarikan myönteistä julkisuuskuvaa ja ylläpitää alueen väestön ja jäsenkuntien sekä alueella toimivien yritysten ja muiden yhteistyötahojen luottamusta SoTea ja Saarikkaa kohtaan. Ulkoisen viestinnän keskeisin tavoite on huolehtia siitä, että alueen väestöllä on aina oikeat ja reaaliaikaiset tiedot SoTen ja Saarikan kulloinkin tarjoamista palveluista, palveluiden saavutettavuudesta, palveluiden myöntämisperusteista, hinnoista ja niihin liittyvistä toimintakäytännöistä. Ulkoisella viestinnällä ylläpidetään ja vahvistetaan SoTen ja Saarikan mainetta luotettavana ja ammattitaitoisena palveluiden tarjoajana sekä alansa parhaana työnantajana. Viestinnällä myös tuetaan alueen väestön valmiuksia omasta ja läheistensä hyvinvoinnista ja terveydestä huolehtimiseen ja kannustetaan osallistumaan palvelujen kehittämiseen. Sisäisen viestinnän tavoitteena on yhteishengen sekä luottamuksellisen ilmapiirin ylläpitäminen luottamushenkilöiden, johtavien viranhaltijoiden ja henkilöstön kesken. Sisäisellä viestinnällä kannustetaan henkilöstöä ja luottamushenkilöitä avoimuuteen, ottamaan osaa keskusteluun ja tuomaan esille monipuolisia näkökantoja. Sisäisen viestinnän ansiosta luottamushenkilöt ja Saarikan henkilöstö tietävät SoTen ja Saarikan kokonaistilanteen, tulevaisuuden suunnitelmat ja miten mahdollisesti tapahtuvat muutokset vaikuttavat itse kunkin omaan asemaan, työhön ja tulevaisuuteen. Tiedotusvälineille suunnattu viestintä on tasapuolista ja aloitteellista. Tiedottaminen on jatkuvaa ja johdonmukaista. Päätöksistä ja valmisteilla olevista asioista tiedotetaan suunnitelmallisesti. Tiedotusvälineiden kautta tapahtuvaa tiedottamista, ilmoittelua ja kuulutuksia kehitetään kuntalaisten mielenkiintoa herättäväksi. 3 KOHDERYHMÄT Ulkoisia kohderyhmiä ovat mm: - alueen asukkaat - jäsenkunnat 2
- alueella toimivat yritykset ja järjestöt - valtion päättäjät ja viranomaiset - vapaa-ajan asukkaat - matkailijat Sisäisiä kohderyhmiä ovat: - henkilöstö - luottamushenkilöt Tiedotusvälineet ja muut viestinnän yhteistyökumppanit 4 VIESTINTÄTAVAT JA -VÄLINEET SoTen ja Saarikan viestintavat ja välineet valitaan tiedottamisen kohderyhmien mukaan. Ulkoisen viestinnän tapoja ovat mm: - tiedotteet - palveluiden ja niihin liittyvien toimintakäytäntöjen esittelyt - kunnittaiset alueen asukkaille ja luottamushenkilöille tarpeen mukaan järjestettävät keskustelu- ja tiedotustilaisuudet - kuntien alueella järjestettäviin tapahtumiin (mm. markkinat) osallistuminen Ulkoisen viestinnän välineitä ovat mm: - www-sivut - sosiaalinen media - sähköposti - paikallislehdet - maakuntalehti - kuntien tiedotuslehdet - ilmoitustaulut - radio ja TV (maakunta) - paikallisradiot - kotiin jaettavat tiedotteet ja esitteet Sisäisiä henkilöstöviestinnän tapoja ovat mm: - kokoukset ja palaverit - tiedotus- ja keskustelutilaisuudet - kehityskeskustelut - uusien työntekijöiden perehdyttäminen Sisäisen viestinnän välineitä ovat mm: - intranet - sähköposti - henkilöstölehti - blogit - yksiköiden ilmoitustauluille kiinnitettävä tiedotteet 3
Luottamushenkilöstön viestinnän tapoja ovat mm: - kokoukset ja palaverit - koulutus-, tiedotus- ja keskustelutilaisuudet - infot ja kyselytunnit - seminaarit ja iltakoulut Markkinointiviestinnän keinoja ovat mm: - lehtimainonta - kesätapahtumat - messut - henkilökohtainen suhdetoiminta - markkinointiesitteet 5 PALAUTEJÄRJESTELMÄ SoTe ja Saarikka ottavat vastaan palautetta. Kaikki palautteet käsitellään ja käsittelyn yhteydessä päätetään mahdollisista palautteeseen liittyvistä toimenpiteistä. Palautteen antajalle annetaan välittömästi tieto palautteen vastaanottamisesta ja erikseen palautteen käsittelystä ja siihen mahdollisista liittyvistä toimenpiteistä sekä päätöksistä. Sisäisiä palautekeinoja ovat kehityskeskustelut ja muut henkilökohtaiset tapaamiset, johdonkatselmukset, kokoukset ja palaverit. Henkilöstöllä tulee olla myös mahdollisuus antaa palautetta anonyyminä. Ulkoista palautetta kerätään henkilökohtaisista yhteydenotoista, tiedotusvälineistä, tilastoista, kyselyistä, ja eri tilaisuuksista sekä kumppanuuspöytä- ja asiakasraatitoiminnan kautta. Palveluiden käyttäjiltä kerätään palautetta yksiköihin sijoitetuilla/kierrätettävillä palautteenantolaitteilla sekä palvelukohtaisilla NPS-kyselyillä ja laajemmilla asiakastyytyväisyyskyselyillä. 6 VIESTINNÄN ORGANISOINTI JA RESURSSIT Koko SoTen viestinnän johtamisesta ja valvonnasta vastaa yhtymähallitus. Viestinnän käytännön toteuttamisesta vastaa kuntayhtymänjohtaja, joka voi jakaa viestintävastuuta edelleen henkilöstölle. Saarikan osalta viestinnästä vastaa johtokunta ja viestinnän käytännön toteuttamisesta liikelaitoksen johtaja. Saarikan palvelu- ja vastuualueet vastaavat omasta viestinnästään, tiedottamisestaan ja palvelumarkkinoinnistaan tämän asiakirjan sekä johtokunnan ja liikelaitoksen johtajan vahvistamien tarkempien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. 4
Viestintätyöryhmänä toimii Saarikan johtoryhmä. Palvelualueiden viestinnästä vastaavat palvelujohtajat, koti- ja asumispalveluiden osalta palvelupäällikkö ja vastuualueiden viestinnästä ao. esimiehet. Yksittäisessä tapauksessa viestintää hoitaa se, jonka vastuualueeseen kyseinen asia kuuluu. SoTen ja Saarikan jokainen työntekijä sitoutuu huolehtimaan omalta osaltaan viestinnän toteutumisesta. 7 POIKKEUSOLOJEN TIEDOTUSTOIMINTA Poikkeusolojen tiedotustoiminnan johtaminen ja toteuttaminen määritellään SoTen ja Saarikan valmiussuunnitelmassa. Toimintayksiköiden turvallisuussuunnitelmissa annetaan ohjeet muusta poikkeustilanteiden tiedotustoiminnasta. Muiden poikkeavien ja ennalta arvaamattomien asioiden tiedottamisesta vastaa kuntayhtymänjohtaja/liikelaitoksenjohtaja yhdessä kyseisen palvelualueen johtajan kanssa. 8 TULOSTEN SEURANTA SoTen ja Saarikan tiedotus- ja viestintästrategian toteutumista seurataan säännöllisesti ja siitä raportoidaan osavuosikatsausten yhteydessä. 9 TOIMENPITEET SUUNNITELMAN TOTEUTTAMISEKSI VUONNA 2018 9.1 Viestintä päättäjille - SoTen ja Saarikan uusille luottamushenkilöille järjestetään perehdytys- ja koulutustilaisuudet sekä niiden lisäksi kokousten yhteydessä puheenjohtajien kanssa erikseen sovitun mukaisesti infoja ja kyselytunteja sekä seminaareja ja iltakouluja - SoTen ja Saarikan toiminnan ja talouden toteutumisesta sekä niissä tapahtuvista muutoksista tiedotetaan neljännesvuosittain osavuosikatsauksissa sekä tarpeen mukaan erillisillä sähköpostitiedotteilla - kunnille toimitetaan kokousten esityslistat ja pöytäkirjat sekä päätökset/pöytäkirjaotteet yksittäisistä kuntien toimintaan olennaisesti vaikuttavista/kuntien toimenpiteitä vaativista päätöksistä - kuntaneuvottelut järjestetään viikoilla 22 ja 40 5
9.2 Viestintä kuntalaisille - Saarikan yhteystiedot pidetään ajantasalla ja julkaistaan Saarikan internetsivuilla ja valtakunnallisessa numeropalvelussa sekä kunnittain kuntien tiedotuslehdissä - uudistetuille www-sivuille avataan blogit, joissa kerrotaan SoTen toiminnasta sekä taustoitetaan päätöksentekoa - Saarikan ajankohtaisista asioista kerrotaan Saarikan facebook-sivuilla - kokousten esityslistat ja pöytäkirjat sekä niitä taustoittavat tiedotteet julkaistaan internet-sivuilla - yhtymävaltuuston- ja hallituksen sekä Saarikan johtokunnan jäsenten nimet ja yhteystiedot julkaistaan internet-sivuilla - järjestettäviä palveluja, aukioloaikoja ja toiminnan sisältöjä esitellään paikallislehdissä julkaistavissa uutisjutuissa ja kolumneissa - jokaisen vastuualueen toiminnasta julkaistaan vähintään yksi juttu paikallislehdessä - SoTen ja Saarikan työntekijät välittävät tietoa ja palautetta aktiivisesti eteenpäin - Alueen ikäihmisille on saatavilla selkokielinen palveluesite, jossa kerrotaan SoTen järjestämistä palveluista, palveluihin hakeutumisesta, palvelupisteiden sijainnista ja aukioloajoista sekä yhteystiedoista ikäihmisten näkökulmasta - erityisesti painopistealueena on vuonna 2018 maakunta- sekä sosiaali- ja terveydenhuollon uudistus sekä sähköisestä asioinnista tiedottaminen 9.3 Viestintä henkilöstölle - intra pidetään ajan tasalla - julkaistaan henkilöstön Oravanpyörä nimistä tiedotuslehteä - henkilöstölle järjestetään alueelliset tiedotustilaisuudet - henkilöstöä osallistetaan asioiden- ja toimintojen suunnitteluun ja valmisteluun sekä tiedotetaan valmisteluun tulevista ja valmistelussa olevista asioista aina ennen päätöksentekoa - Saarikan johtoryhmäläiset kirjoittavat intraan blogeja, joissa kerrotaan ja taustoitetaan henkilöstöä koskevia päätöksiä - Saarikan johtoryhmä vierailee Saarikan yksiköihin mm. johdonkatselmuksissa ja työpaikkakokouksissa - Saarikan kokousten ja työryhmien, talouden ja toiminnan suunnittelun ja raportoinnin, sisäisten projektien ja hankkeiden yms. aikataulut julkaistaan ja päivitetään vuosikellossa, joka julkaistaan intrassa 6
9.4 Viestintä tiedotusvälineille - kokousten esityslistat ja pöytäkirjat sekä niitä taustoittavat tiedotteet toimitetaan tiedotusvälineille - toimielinten merkittävistä päätöksistä tiedotetaan erikseen järjestettävissä tiedotustilaisuuksissa - tarjotaan julkaistavaksi palvelualuekohtaisia uutisjuttuja/aiheita 9.5 Palautejärjestelmä - reaaliaikaisten palautetta kerätään Karstulan ja Saarijärven terveysasemille pysyvästi ja muissa yksiköissä erillisen suunnitelman mukaan kierrätettävillä palautelaitteilla - varmistetaan sähköisten palautekanavien (mm. www-sivuilla palautetoiminto, asiakastyytyväisyyskyselyt) ja paperisten palautekanavien ja käytäntöjen toimivuus - kuntalaisille tiedotetaan palautteenantomahdollisuuksista: o henkilökohtaiset tapaamiset Saarikan toimintapisteissä o puhelimitse o www.saarikka.fi sivuilla on palauteosio, jonka kautta voi antaa palautetta SoTen ja Saarikan toiminnasta o sähköiset yhteydenottokanavat (suomi.fi, Hyvis, eterveys, Klinik) o palautelaitteet o sähköpostitse etunimi.sukunimi@saarikka.fi, toimisto@saarikka.fi o paperiset palautelomakkeet on saatavilla jokaisessa Saarikan toimipisteessä 9.6 Viestinnän organisointi ja resurssit - palvelualueiden viestintävastaavina toimivat palvelujohtajat sekä koti- ja asumispalveluiden osalta palvelupäällikkö ja vastuualueiden viestintävastaavina toimivat ao. esimiehet, jotka vastaavat viestinnästä ao. vastuualueiden osalta, huolehtivat tehtyjen päätösten toimeenpanosta ja tiedotuksen organisoinnista - vastuualueiden viestintätyöryhmänä toimivat ao. vastuualueiden johtoryhmät 9.7 Poikkeusolojen tiedotustoiminta - varaudutaan erityisesti sähkö- ja matkapuhelinverkkojen häiriöihin 7