VAT-järjestelmä Info Kumppaniksi ry
Sisältö VAT-järjestelmä on tarkoitettu helpottamaan kuntoutuksen (valmennuksen) toteuttamista. Se sisältää tarvittavat perustietorekisterit sekä kuntoutukseen liittyvien tapahtumien dokumentoinnin. Kuntoutuksen ohjaamiseen oleellisesti liittyvä toimintakyvyn arviointiosio on toteutettu siten, että tuotettu tieto on WHO:n ICF-luokituksen mukaista. Siten tämä tieto on sekä siirrettävää että yhdisteltävää muualla tuotetun tiedon kanssa. Arviointia voidaan käyttää myös erillisenä niissä tapauksissa että organisaatiolla on jo olemassa oleva henkilöstöhallintajärjestelmä VAT-järjestelmä sisältää Perustieto-osion Kuntoutus (valmennus) suunnitelma-osion Työmaapäiväkirja-osion Toimintakyvyn arviointi-osion
VAT-järjestelmä Perustieto-osio Kuntoutussuunnitelma Työmaapäiväkirja Toimintakyvyn arviointi Ylläpitoparametrit Henkilön perustiedot Suunnitelman perustiedot Tavoitteet Työmaapäiväkirjan ylläpito Työmaapäiväkirja raportit Arviointitietojen ylläpito Valmennusjakson tiedot Väliarviot Jatkosuunnitelmat Tulosteet Tulosteet Yhteenvedot Tulosteet
Perustieto-osio Perustietojen tavoitteena on tallentaa asiakasta koskeva, valmennuksessa tarvittava, tieto. Perustiedoista löytyvät valmentajien tarvitsemat tiedot ja niiden perusteella voidaan myös koota yhteistyökumppaneiden (mm. työvoimatoimisto, OKM, Kela) tarvitsemia yhteenvetotietoja Perustieto-osiossa käsitellään ylläpitoparametrit henkilön perustiedot kuntoutus (valmennus) jaksoon liittyvät perustiedot
Parametrien ylläpidossa ovat: Valmentajatiedot (työvalmentaja, yksilövalmentaja) Henkilön perustietoihin liittyviä tietoja kuten; kansalaisuus, kotikunta, koulutus, siviilisääty, lähettävät tahot, pajat, valmentajat ym. Nämä tiedot toimivat myös eri tulosteiden lajittelutekijöinä Toimintakyvyn arviointiin liittyvät tiedot; ICF-kuvauskohteet, osoittimien ylläpito, osoitinryhmien ylläpito, tulostusryhmät Muut perustiedot joita ovat mm. organisaation yhteystiedot, organisaation paikkakunnat, työpäivien luonne
Henkilön perustiedot sisältävät mm: asiakkaan yhteystiedot mm: nimi, osoite, puhelin, s-posti taustatiedot mm: kotikunta, äidinkieli, kansalaisuus, lähettävä taho, koulutus, ammatti ym. toimintakyvyn arviointiin liittyvät tiedot (arviointiryhmät 1, 2 ja 3)
Valmennusjaksotietoihin tallennetaan kutakin jaksoa koskevat tiedot mm. paja jolla valmennusjakso on toteutettu valmentajat valmennusajanjakso (alku ja loppupvm) lähettävä- ja maksava taho jakson valmennusajat (pv/viikko ja h/pv) Asiakkaan sijoittumisesta ylläpidetään lokitiedostoa, johon voidaan tallentaa asiakkaan sijoittuminen valmennusjaksojen jälkeen ja tarvittaessa myös myöhemmin.
Kuntoutus (valmennus) suunnitelma Suunnitelman tarkoitus on ylläpitää kuntoutujakohtaista suunnitelmaa valmennusjaksosta. Suunnitelmaan tallennetaan ja siinä ylläpidetään tavoitteet, väliarviot, mahdolliset jatkosuunnitelmat ja yhteenvedot. Kuntoutus (valmennus) suunnitelmia kannattaa toteuttaa kullekin henkilölle vain yksi jota päivitetään kuntoutuksen edistymisen myötä. Osioon liittyvät tulostuskokonaisuus on rakennettu siten, että tulosteisin voidaan poimia kulloinkin tarvittava tieto.
Työmaapäiväkirja Työmaapäiväkirja on tarkoitettu päivittäisten tapahtumien tallentamiseen. Ylläpito sisältää mm. seuraavat tiedot: Toteutunut työaika (oletus tulee perustietoihin syötetystä, sopimuksen mukaisista tunneista, tätä tietoa voidaan päiväkohtaisesti muuttaa toteutuneen mukaiseksi) Mahdollisesti tehdyt lisätunnit Työpäivän luonne (töissä, loma, sairasloma ym.) Työtehtävät / huomiot. Tämä on vapaamuotoinen tekstikenttä jonka avulla voidaan todentaa kuntoutujan ao. aikana tehdyt työt. Tätä tietoa voidaan käyttää mm. dokumenttina kun kuvataan mitä asioita on työssäoppimisjaksolla käsitelty.
Työmaapäiväkirja, raportit Työmaapäiväkirjalle tallennetuista tiedoista voidaan tulostaa mm: Osasto (paja) tai palkkausperustekohtainen tapahtuma yhteenveto halutulta ajanjaksolta Kuukausiyhteenveto halutulta pajalta tai palkkaperusteelta (esim. kuntotuttava työtoiminta) Asiakaskohtainen raportti halutulta ajanjaksolta (mm. tunnit ja työtehtävät) Henkilökohtainen tuntikortti (palkanlaskentaa varten) Kelan työtodistus Osaston tuntiyhteenveto
Toimintakyvyn arviointi Toimintakyvyn arvioinnilla haetaan kuntoutuksessa (valmennuskessa) tarvittavaa tietoa. Arviointi perustuu asiakkaan itsearviointiin ja joko yhden tai kahden valmentajan (ulkopuolisen havainnoijan) tekemiin havaintoihin. Sekä itsearviointi että havainnot tehdään ennakkoon valmisteltujen osoittimien (kysymysten) ja osoitinryhmien avulla. Nämä osoittimet valitaan siten että kunkin asiakkaan kuntoutumisen ohjaamisessa oleelliset asiat tulevat esille.
Arviointiin liittyviä perustietoja ovat: Käytössä olevat ICF-kuvauskohteet Osoittimien (kysymysten) ylläpito Osoitinryhmien ylläpito Tulostuksiin liittyviä perustietoja ovat: Kuntoutuksen ohjaamiseen tarvittavalla jaottelulla olevat tulostusryhmien ylläpidot
VAT:n käyttöönotto VAT järjestelmä on rakennettu siten, että sen käyttöönotto voi tapahtua joustavasti. Käyttäjät hyötyvät järjestelmästä jo sen jälkeen kun ylläpitoparametrit ja henkilöiden perustiedot on tallennettu. Kuntoutussuunnitelmien teko sekä työmaapäiväkirjan käyttö ja käyttötapa riippuvat kulloisestakin toimintaympäristöstä. Toimintakyvyn arviointia voidaan toteuttaa heti, kun henkilöiden perustiedot on tallennettu järjestelmään. Ohjelmisto voidaan asentaa sekä asiakkaan omalle palvelimelle, tai käyttää Kumppaniksi ry:n tarjoamaa palvelua. Jälkimmäisessä tapauksessa asiakkaan laitteistoille tarvitaan vain Firefox-selain