Työmaapäiväkirjan käyttöohje

Transkriptio

1 1 Sisällysluettelo Palkkalaji, ylläpitovalikko... 1 Työpäivän luonne, ylläpitovalikko... 2 Työmaapäiväkirja:... 3 Tietojen syöttö... 3 Työvalmentajat:... 3 Lomakkeen kohdat:... 4 Esimerkki 1:... 5 Esimerkki 2:... 6 Esimerkki 3:... 6 Yksilövalmentajat... 6 Raportit... 8 Työmaapäiväkirjan tietojen tulostus... 9 Kelan todistus / työhönvalmennus Tuntikortti Ennen työmaapäiväkirjan käyttämistä käyttäjän täytyy käydä määrittelemässä järjestelmän ylläpitovalikossa kaksi asiaa: Palkkalaji, ylläpitovalikko Mahdollinen palkkalaji normaalin palkan lisäksi. Esim. Kumppaniksi ry:ssä: eväsraha, olosuhdelisä, työkalukorvaus ja sähkötyökalukorvaus Sivulle syötetään - palkkalajin tunnus (sama kuin taloushallinto-ohjelmistossa, helpottaa palkanlaskijan työtä) - Selite (eli esim. olosuhdelisä) - Lisän á-hinta euroina (desimaalit erotetaan pilkulla) - Sekä yksikkö (eli maksetaanko olosuhdelisää tuntikohtaisesti vai esim. päiväkohtaisesti) Mikäli kyseessä on uusi palkkalaji, päivitä- ja poista-nappien tilalla on tallenna-nappi.

2 2 Mikäli palkkalajeissa tapahtuu muutoksia, on niiden tietoja mahdollista päivittää. Ylimääräiset palkkalajit on myös mahdollista poistaa kokonaan tietokannasta. Työpäivän luonne, ylläpitovalikko eli työpäivien statukset. Esim. Kumppaniksi ry:ssä on käytössä seuraavat statukset: arkipyhä, ei työpäivä, lomarahavapaa, luvaton poissaolo, palkallinen vapaapäivä, sairas, töissä sekä vuosiloma Sivulle syötetään - Työpäivän luonteen kuvaus - Työpäivän lyhenne - Sitten seuraaviin kohtiin valinta tilanteen mukaan: o lasketaan työpäiväksi (eli esim. sairas-kohdassa täytyy järjestelmälle kertoa, että päivä lasketaan normaalisti työpäiväksi.) o lasketaan vuosilomaksi o lasketaan lomarahavapaaksi

3 3 Työmaapäiväkirja: Työmaapäiväkirjaa täyttävät pääasiassa työvalmentajat, jotka merkitsevät työmaapäiväkirjaan työpäivän jälkeen KAIKKIEN pajalla olevien osalta heidän päivän statuksensa (esim. töissä / vuosilomalla) sekä tehtävänsä. Työmaapäiväkirjan täyttäminen on pakollista. Mikäli muilla toimijoilla on tarvetta täyttää työmaapäiväkirjaa, se täytetään jälkikäteen, kun esim. ryhmäpäivä on ollut eikä ennen sitä. Poikkeuksena edelliseen on tilanne, jolloin esim. tuntikortit täytyy tulostaa ennen kuukauden vaihtumista. Tällöin esim. palkkatuella olevien osalta täytyy täyttää loppukuun päiviltä heidän statuksensa (esim. töissä) ja tuntimääränsä. Tuntimääriä / statuksia on mahdollista muuttaa myöhemmin. Kun kirjaudutte vattiin, ensimmäisessä näkymässä on mahdollisuus valita työmaapäiväkirja. Kun valitsette työmaapäiväkirjan, tulee seuraavanlainen näyttö: Välilehtiä on kaksi kappaletta: Tietojen syöttö ja Raportit. Tietojen syöttöä käytetään työmaapäiväkirjan ylläpitoon ja Raportit-välilehdeltä löytyy erilaisia raportteja, joita käymme läpi myöhemmin (esim. tuntikortti). Tietojen syöttö Työvalmentajat: Ensiksi valitaan alasvetovalikosta osasto, jonka tietoja halutaan tarkastella / täyttää. Seuraavaksi valitaan päivämäärä kalenterista, jonka jälkeen se, halutaanko tietoja syöttää yhden päivän / kokonaisen viikon osalta. Tiedot tulisi syöttää työmaapäiväkirjaan päivittäin. Aikaa täyttämiseen kuluu kunkin henkilön kohdalta suunnilleen 15 sekuntia.

4 4 Seuraavassa esimerkissä Kajaanin atk-pajan työmaapäiväkirja: Kaikki työvalmentajalle perustietolomakkeella merkityt työntekijät, jotka ovat tällä hetkellä valmennussuhteessa, näkyvät työmaapäiväkirjassa. Mikäli kaikki henkilöitä ei näy, kannattaa ensimmäiseksi käydä katsomassa perustietolomakkeesta, onko siellä esimerkiksi uusi jakso jäänyt merkitsemättä. Toinen vaihtoehto on, että valmentautujalle on merkitty joku toinen työvalmentajaksi tai että henkilölle on merkitty väärä osasto. Lomakkeen kohdat: 1. Ensimmäisenä vasemmalla lukee henkilön nimi. Nimet ovat sukunimen mukaan aakkosjärjestyksessä. 2. Toisessa, työaika-kohdassa on kaksi kohtaa tuntien merkitsemistä varten.

5 5 a. Ensimmäisessä kohdassa tulisi olla automaattisesti tuntilukema, joka on syötetty valmentautujan perustietolomakkeeseen. Tämä tuntilukema on sama kuin hänen työsopimuksessaan. b. Toiseen kohtaan on mahdollista merkitä työntekijän lisätunnit, mikäli niitä on tullut. Lisätunnit-kohtaan merkitään yleensä ne tunnit, jotka työntekijä tekee työsopimukseen merkityn tuntimäärän lisäksi. Tämä kohta ei näy ennen ensimmäistä tallenna-napin painamista. 3. Kolmanteen kohtaan valitaan valmentautujan kunkin päivän status. Alasvetovalikosta löytyy seuraavat kohdat (näitä voi lisätä / muokata ylläpitovalikossa): a. arkipyhä. Tämä merkitään, kun arkipyhä. Tälle päivälle merkitään normaalit työsopimuksessa olevat työtunnit. Päivä lasketaan työpäiväksi. b. ei työpäivä, joka voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että henkilöllä on kaksi työpäivää viikossa (maanantai & perjantai). Tällöin tiistai, keskiviikko ja torstai merkitään ei työpäivämerkinnällä. Kun työpäivä merkitään ei työpäiväksi, ei ko. päivää lasketa tuntikorttiin työpäivänä. c. lomarahavapaa, joka tarkoittaa sitä, että henkilö on lomarahavapaalla. Ko. päivä lasketaan työpäiväksi. d. luvaton poissaolo eli jos henkilö on ilmoittamatta poissa töistä. Päivää ei lasketa työpäiväksi. e. palkallisella vapaapäivällä tarkoitetaan tilannetta, jossa henkilö esimerkiksi tekee perjantain tunnit sisään alkuviikosta ja on perjantain vapaalla. Tällöin tuntimääräksi tulee perjantain kohdalle 0 ja statukseksi palkallinen vapaapäivä, jolloin päivä lasketaan työpäiväksi. Tämä tehdään silloin, jos henkilö pitää vapaapäivät samassa kuussa, kuin hän tienaa ne. Jos taas henkilö pitää palkalliset vapaapäivät esim. seuraavassa kuussa, merkitään statukseksi palkallinen vapaapäivä ja tuntimääräksi hänen työsopimuksessaan oleva tuntimäärä. Tällöin tuntikortin lisätietoihin tulee laittaa se, milloin palkallisen vapaapäivän tunnit on tienattu. Jos status merkitään ei työpäiväksi, niin työntekijän päiväsaldo ei täsmää tuntikortissa. f. sairas. Ko. päivä lasketaan työpäiväksi. g. töissä, joka on valmentautujan perustila. Eli normaalipäivänä täytyy statukseksi merkitä töissä. h. vuosiloma, joka tarkoittaa sitä, että henkilö on vuosilomalla. Ko. päivä lasketaan työpäiväksi. 4. Neljänteen kohtaan merkitään työtehtävät / muut muistiin pantavat asiat. Ensimmäinen tehtävä, kun työmaapäiväkirjaa käytetään, on miettiä, minkälainen työ- / muu sopimus valmentautujalla on. Tämän mukaan määräytyvät hänen perustuntinsa, jotka on syötetty perustietolomakkeeseen. Mikäli työntekijän työpäivät ovat työsopimukseen merkityn tuntimäärän mukaisia (esim. 4 tuntia), ei työmaapäiväkirjan täyttämisessä ole mitään ongelmia. Perustietolomakkeeseen on tällöin merkitty henkilön tuntimääräksi neljä, eikä työvalmentajan tarvitse työmaapäiväkirjassa tehdä muuta kuin merkitä hänen kohdalleen status eli normaalitilanteessa töissä sekä hänen päivittäiset työtehtävänsä sille varattuun tilaan. Esimerkki 1: Mikäli valmentautujan työtunnit ovat esimerkiksi 4 ja hän tekee viiden tunnin mittaisia työpäiviä ma to ja pitää jokaisen perjantain vapaana, tulee työvalmentajan täyttää tämän henkilön kohdalta tunnit siten, että ylempään työaika-kohtaan tulee henkilön kohdalta muuttaa hänen tuntimääränsä neljästä

6 6 tunnista viiteen tuntiin. Tätä toistetaan maanantaista torstaihin ja perjantain kohdalle työtunneiksi merkitään 0 ja statukseksi palkallinen vapaapäivä. Tällöin tuntikortissa täsmäävät sekä tunnit että työpäivät. Esimerkki 2: Työntekijä tekee 8 tunnin mittaisia päiviä ja pitää joka toisen viikon vapaana. Otetaan esimerkiksi joulukuu Ensimmäinen kuukauden työpäivä on maanantai ja viimeinen työpäivä Työntekijä on lomalla alkaen vuoden loppuun saakka. Ensimmäisen viikon joulukuusta työntekijä on töissä. Työvuorolistahan on luonnollisesti suunniteltava joka tapauksessa siten, että työvalmentaja ottaa huomioon lomapäivät tuntikorttiin merkitään työsopimuksessa oleva tuntimäärä eli 4 ja yhteensä tuolta ajalta tulee 24 tuntia. Kokonaistuntimäärä joulukuussa on 92 eli erotus on 68 tuntia 1. viikko ( ) merkitään seuraavasti: ma pe normaalit työtunnit 8 tuntia / päivä. Status töissä 2. viikko ( ) merkitään seuraavasti: ma pe normaalit työtunnit 0 tuntia / päivä. Status palkallinen vapaapäivä. 3. viikko ( ) merkitään seuraavasti: ma ke normaalit työtunnit 8 tuntia / päivä. Status töissä. Torstaina työntekijä tekee 4 tunnin päivän (status töissä) ja perjantaina merkitään statukseksi palkallinen vapaapäivä, jolloin työtunnit merkitään nollaksi. 4. viikko ( ): maanantai ja tiistai työtunnit 0 tuntia ja status palkallinen vapaapäivä. ke pe työtunnit 4 tuntia. Status arkipyhä. 5. viikko ( ): ma ke työtunnit 4 tuntia. Status joko vuosiloma tai lomarahavapaa. Esimerkki 3: Työntekijä tekee joulukuussa kahtena päivänä 4 tuntia ylitöitä, jotka on tarkoitus pitää vapaana tammikuun 5. & 7. päivä. Merkinnät seuraavasti: joulukuu: 16. ja merkitään normaalitunnit 4 ja lisätunnit 4 ja status töissä. Tuntikortin lisätiedot-kohtaan merkintä: lisätunnit pidetään myöhemmin vapaana. tammikuu: 5. & 7.1. merkitään normaalitunnit 4 ja statukseksi palkallinen vapaapäivä. Tuntikortin lisätiedotkohtaan merkintä: 16. & tienatut lisätunnit pidetään vapaan 5. ja Yksilövalmentajat Yksilövalmentajien kannattaa käyttää haussaan palkkausperuste-toimintoa ja valita sieltä sellainen palkkausperuste (eli siis se, mistä organisaatiolle tulee rahat ko. henkilöiden kohdalta), jolla haettavat asiakkaat on organisaatioon otettu.

7 7 Alla olevan kuvan tapauksessa palkkausperusteena on Kumppaniksi ry:n TSA, jolloin tulostuu yksi henkilö: Täällä tulee täyttää seuraavat kohdat: 1. Työaika (oletuksena ruudussa näkyy se työaika, joka työntekijälle on syötetty perustietolomakkeella) 2. Työpäivän luonne eli status (tässä tapauksessa on valittu töissä ) 3. Sen jälkeen työtehtävät / huom. -kohtaan kirjoitetaan tehdyt työtehtävät / muut huomioitavat seikat 4. ja sitten painetaan Tallenna-nappia 5. Kun tallenna-nappia on painettu, ilmestyy työaika-valikkoon henkilöiden kohdalle Lisätunnitkohta, johon voidaan merkitä mahdollisesti tehdyt ylimääräiset työtunnit.

8 8 Raportit Kaikki raportit tulostuvat pdf-muodossa, josta niitä on sitten helppo tallentaa koneelleen tai tarvittaessa lähettää sähköpostin liitetiedostona. Jotta raportteja voidaan tulostaa, täytyy työmaapäiväkirjan pääsivulta klikata välilehti Raportit auki. Täällä voidaan tarkastella joko työmaapäiväkirjaan syötettyjä tietoja määrätyillä perusteilla tai tulostaa joko raportti kansaneläkelaitoksella tai tulostaa tuntikortti palkkojen maksamiseksi.

9 9 Työmaapäiväkirjan tietojen tulostus 1. Ensin käyttäjän täytyy valita, millä perusteella henkilöitä tietokannasta haetaan. Vaihtoehdot ovat joko osasto-kohtaisesti tai palkkausperuste-kohtaisesti. a. Kun käyttäjä laittaa rastin jompaankumpaan vaihtoehtoon, avautuu alasvetovalikko, josta hakua voidaan tarkentaa. 2. Sen jälkeen käyttäjän täytyy syöttää aloitus- ja lopetuspäivämäärä, jonka perusteella hakua tarkennetaan entisestään. 3. Lopuksi käyttäjän täytyy tehdä päätös, haluaako hän kuukausiyhteenvedon vai täydellisen tulostuksen koko työmaapäiväkirjasta. a. Täydellinen tulostus sisältää kaiken, mitä työmaapäiväkirjaan on valittuna ajanjaksona syötetty, mukaan lukien työtehtävät ja viikonloput(esimerkiksi Kajaanin atk-pajalta marraskuun tulostus on 10 sivua). b. Kuukausiyhteenveto taas on yhden sivun mittainen raportti, josta voidaan nopeasti katsoa kaikkien ko. kuussa pajalla olleiden ihmisten statukset tietyiltä päiviltä. 4. Lopuksi painetaan Tulosta-nappia 5. Kun käyttäjä haluaa poistua raportista, tulee hänen sulkea ainoastaan välilehti, ei koko ohjelmaa. Ks. kuva, punainen nuoli osoittaa rastia, jota täytyy painaa.

10 10 Kelan todistus / työhönvalmennus Työvalmentaja voi tulostaa todistuksen ainoastaan niiden henkilöiden kohdalta, jonka työvalmentajaksi hänet on merkitty perustiedot-lomakkeella. Yksilövalmentajilla on pääsy kaikkien henkilöiden tietoihin. Listalla näkyvät kaikkien henkilöiden nimet aakkosjärjestyksessä sukunimen mukaan. Työvalmentajat näkevät kaikkien pajalla olleiden henkilöiden nimet tässä listassa. Yksilövalmentajien lista on pidempi, koska oletuksena he näkevät kaikkien järjestelmään syötettyjen henkilöiden nimet omalla listallaan. Heidän onkin helpompi tehdä haku ja syöttää henkilön sukunimen 5 ensimmäistä kirjainta ruutuun, jolloin kursori siirtyy listalla automaattisesti halutun kohdan lähettyville. Henkilö valitaan klikkaamalla hiiren vasemmalla napilla henkilön nimen kohdalla. Seuraavaksi käyttäjän täytyy määritellä, miltä ajanjaksolta hän haluaa todistuksen tulostaa eli kalenterista on valittava sekä alku- että loppupäivämäärä.

11 11 Kun tarvittavat tiedot on valittu, painaa käyttäjä Tarkista tiedot-nappia, jolloin hän siirtyy seuraavanlaiselle sivulle: Tänne käyttäjä syöttää Kelan paikallistoimiston nimen (esim. Kajaanin toimisto), todistuksen päivämäärän (oletuksena tämä päivä) Jakson työpäivien lukumäärän (oletuksena arkipäivien lkm valitulta aikajaksolta) Mahdolliset lisätiedot Osaston, jolla henkilö työskentelee sekä Valmentajan ammattinimikkeen (sen henkilön, joka tulostaa tätä lomaketta)

12 12 Tiedot täytettyään käyttäjä painaa Tulosta-nappia, jonka jälkeen ohjelma tulostaa seuraavanlaisen pdf-lomakkeen: Lomakkeen vasempaan laitaan tulee kansaneläkelaitoksen logo ja oikeaan laitaan käyttäjäorganisaation logo (jonka tallennusohjeet löytyvät vat:n käyttöohjeen alkupuolelta). Lomakkeen alalaitaan tulostuu täyttäjän mukaan vasempaan laitaan organisaation tiedot ja hänen edellisellä sivulla syöttämänsä osasto ja oikeaan laitaan käyttäjän tiedot ja hänen edellisellä sivulla syöttämänsä ammattinimike. Lomake suljetaan samalla tavalla kuin muutkin raportit eli pelkkä välilehti suljetaan.

13 13 Tuntikortti Kun työmaapäiväkirjaan on syötetty oikein henkilön läsnäolotiedot, on tuntikortin tulostaminen VAT:sta helppoa. Ensimmäinen tehtävä on painaa raportit-sivulta Tuntikortti-kohdasta Hae-nappia. Seuraavanlainen sivu avautuu: Jos käyttäjä on työvalmentaja, hän näkee kaikki henkilöt listalla, jotka on syötetty järjestelmään ja joiden kohdalla käyttäjä on merkitty työvalmentajaksi. Mikäli haun tekijä on yksilövalmentaja, hän näkee kaikkien järjestelmään syötetyt henkilöt.

14 14 1. Valinta tehdään siten, että halutun henkilön nimen kohdalla painetaan hiiren vasenta nappia. 2. Tämän jälkeen valitaan palkkakauden alku- ja loppupäivämäärä. HUOM!!! Jos henkilö aloittaa kesken kalenterikuukauden, täytyy käyttäjän huomioida tämä tuntikorttia tulostettaessa. Jotta tavoitetyöpäivät ja tavoitetunnit näkyisivät oikein, tulee tuntikortin alkupäivämäärän olla sama kuin työntekijän töihintulopäivämäärä. 3. Sitten painetaan Hae tiedot-nappia. Seuraava näyttö avautuu:

15 15 Tällä sivulla näkyy seuraavat kohdat: Allekirjoituspäivämäärä (oletuksena ohjelma laittaa tarjolle tulostuspäivämäärän, mutta päivämäärä on käyttäjän muutettavissa) Henkilön nimi Henkilönumero (joka saadaan yleensä palkanlaskijalta ja täytyy käyttäjän toimesta syöttää tälle sivulle. Kentän voi jättää myös tyhjäksi.) Kustannuspaikka (joka saadaan yleensä palkanlaskijalta ja täytyy käyttäjän toimesta syöttää tälle sivulle. Kentän voi jättää myös tyhjäksi.) Projekti (jos työntekijän palkka maksetaan esim. jonkin projektin kautta. Kentän voi jättää tyhjäksi) Osasto (oletuksena käyttäjän (jos työvalmentaja) osasto) Tavoitetyöpäivät (arkipäivät, 5 pv / kalenteriviikko). Tavoitetunnit (järjestelmä laskee ehdolle tuntien lukumäärän perustietolomakkeelle syötetyn tuntimäärän perusteella. Mikäli tuntimäärä ei täsmää, tulisi ensisijaisesti käydä tarkistamassa työmaapäiväkirja mahdollisten virheiden varalta) Työtunnit-kohdassa näkyy työmaapäiväkirjaan syötetyt tunnit Lisätunnit-kohdassa on lukumäärä, jos henkilö on tehnyt sovittuja lisätunteja, jotka esim. maksetaan hänelle rahana. Vuosilomapäivät näkyvät työntekijän osalta koko siltä ajalta, kun työmaapäiväkirjaa on hänen osaltaan täytetty Lomarahapäivät näkyvät työntekijän osalta koko siltä ajalta, kun työmaapäiväkirjaa on hänen osaltaan täytetty Jakson päivät -kohdassa näkyy työmaapäiväkirjaan tallennetut tuntimäärät / statukset valitulta ajanjaksolta. Jos tässä on virheitä, niin ne täytyy käydä korjaamassa työmaapäiväkirjaan. Korvaukset / muu -kohtaan käyttäjä voi syöttää ylläpitovalikkoon laitettujen ohjeistusten mukaan työntekijälle maksettavia lisiä. Lisätiedot-kohtaan käyttäjä voi syöttää lisätietoja, joita palkanlaskija tarvitsee. Esim. että lisätunnit maksetaan rahana.

16 16 Täytettyään tarvittavat kohdat käyttäjä painaa tulosta-nappia, jolloin luodaan seuraavanlainen pdflomake (joka on tallennettavissa käyttäjän koneelle): Lomakkeen vasempaan yläkulmaan tulostuu organisaation logo (jonka syöttäminen järjestelmään on kerrottu käyttöohjeen alkupuolella). Aloituspäivämäärä tarkoittaa sitä päivää, jolloin henkilö on tullut organisaatioon töihin. Tämä siksi, että käyttäjän / palkanlaskijan on helppo laskea esimerkiksi se, onko työntekijällä mahdollista käyttää lomapäiviä.

17 17 Lomakkeelle tulostuu tiedot käyttäjän edellisellä sivulla määrittelemien kohtien mukaan. Muissa korvauksissa näkyy ainoastaan palkkalajin tunnistenumero. Selitettä ei näy, koska se ei sovi A4- paperille. Muut korvaukset eivät näy tällä sivulla, ellei niitä ole edellisellä sivulla syötetty. Lisätietoja-kohta näkyy ainoastaan silloin, kun siihen on syötetty edellisellä sivulla tietoja.