Esityslista/Pöytäkirja 2/2018 Lapinlahden seurakunnan seurakuntaneuvosto Seurakuntaneuvoston kokous Aika: keskiviikko 2.5.2018 klo 18.00 20.00 Paikka: seurakuntasali, Mykkäläntie 6, 73100 Lapinlahti Osallistujat: Jäsenet: Jäntti Lauri, kirkkoherra, pj. Sonninen Jorma, varapj., Kinnunen Mikko Koistinen Anna-Liisa Kolehmainen Anne varaj. Kyyrö-Harju Pia Lahtinen Tuomas Lehtola Eero Niiranen Anne Rissanen Sirpa Tikkanen Leena varaj. Poissa: Oikarinen Marko Sorjonen Anu Vainikainen Seija Valta-Lisitsin Anneli 11 /13 Seurakuntaneuvoston saapuville määräämät viranhaltijat: Toivanen Arja, sihteeri Asiat: pykälät 13-30 Pöytäkirjan allekirjoitus ja varmennus Jorma Sonninen puheenjohtaja Arja Toivanen sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Heti kokouksen jälkeen. Pöytäkirja on tarkastettu ja pöytäkirjan sivut varmennettu nimikirjaimillamme Allekirjoitukset Sirpa Rissanen Leena Tikkanen Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä: paikka ja ajankohta Kirkkoherran huoneessa, Mykkäläntie 6, 3.5.-2.6.2018 Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä em. ajan Paikka ja aika: Lapinlahti / 2018 Arja Toivanen, sihteeri
Kokouksen avaaminen Skn 13 Puheenjohtaja avasi kokouksen ja kirkkoherra Lauri Jäntti piti alkuhartauden. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Skn 14 KL 7: 4 : Seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Esityslista on lähetetty 23.4.2018. Todetaan paikalla olevat jäsenet ja läsnäolo-oikeutetut. Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valitseminen Skn 15 Valitaan pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi Sirpa Rissanen ja Leena Tikkanen. Kokouksen työjärjestys Skn 16 Toimitettu esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi.
Vaalilautakunnan jäsenten ja varajäsenten valinta sekä puheenjohtajan nimeäminen Skn 17 Vaalilautakunnan valitsee kirkkovaltuusto tai seurakuntaneuvosto. Vaalilautakuntaan kuuluu kirkkoherra virkansa puolesta sekä vähintään neljä muuta jäsentä ja viisi varajäsentä. Varajäsenet on asetettava siihen järjestykseen, jossa he tulevat jäsenten sijaan. Kirkkovaltuusto tai seurakuntaneuvosto nimeää puheenjohtajan. (KL 23:19 ja KVJ 2:4,1) Kirkolliskokouksen päätöksen mukaan ehdokas tai hänen puolisonsa, lapsensa, sisaruksensa tai vanhempansa ei voi olla vaalilautakunnan jäsenenä eikä varajäsenenä. Puolisolla tarkoitetaan aviopuolisoa sekä ehdokkaan kanssa avioliitonomaisissa olosuhteissa tai rekisteröidyssä parisuhteessa elävää henkilöä (Kirkkohallituksen yleiskirje nro 1/2018). Seurakuntaneuvosto valitsee vaalilautakuntaan viisi jäsentä ja kuusi varajäsentä sekä nimeää puheenjohtajan. Vaalilautakuntaan valittiin Kaija Marin, Esa Heikkinen, Juha Heikkilä, Eine Parviainen ja Elli Karppinen sekä varajäseniksi Riku Ollikainen, Sisko Väisänen, Kauko Kokkonen, Auli Nurmela, Pertti Heikkinen ja Marjatta Heikkilä. Vaalilautakunnan puheenjohtajaksi nimettiin Eine Parviainen. - ote vaalilautakunnan jäsenet ja varajäsenet Äänestyspaikkojen määrääminen Skn 18 Kirkkovaltuusto tai seurakuntaneuvosto määrää, mihin muualle kuin kirkkoon seurakunnan alueella järjestetään äänestyspaikat. Seurakuntavaalit ovat kaikissa seurakunnissa v. 2018 yksipäiväiset. Varsinaisena vaalipäivänä jokaisessa seurakunnassa on yksi tai useampi äänestyspaikka, jonka tulee olla avoinna klo 11-20 välisen ajan. Kiertäviä äänestyspaikkoja ei siis tule järjestää. Jos äänestyspaikkoja tarvitaan useampi, tulee seurakunta jakaa äänestysalueisiin. Tällöin myös äänioikeutettujen luettelot tehdään äänestysalueittain. Äänestysalueen muodostaminen edellyttää myös, että äänestysalueiden rajat piirretään ja ilmoitus tehdään huhtikuun loppuun mennessä kirkkohallitukselle. Tällöin myös vaalilautakunnan tulee jakautua jaostoihin. (KL 23:19 ja KVJ 2:4) Seurakuntaneuvosto päättää, että varsinaisen vaalipäivän äänestyspaikka on Lapinlahden seurakuntatalo.
Vaalikuulutusten julkaiseminen Skn 19 KJ 23:2,2-3 :n mukaan kuulutuksen julkaiseminen tai siitä ilmoittaminen on tapahduttava paikkakunnalla yleisesti leviävässä sanoma-, paikallis- tai seurakuntalehdessä. Seurakuntaneuvosto päättää, että lehdeksi, jossa vaaleihin liittyvät Lapinlahden seurakunnan kuulutukset ja ilmoitukset sekä ehdokaslistojen yhdistelmä julkaistaan, nimetään Matti ja Liisa lehti.
Lapinlahden ja Varpaisjärven seurakuntien yhteistyö lastenohjaajan työsuhteen täytössä Skn 20 Vastaava lastenohjaaja Anita Rissanen on ilmoittanut jäävänsä eläkkeelle syksyllä 2018. On suunniteltu ettei virkaa täytetä, vaan Varpaisjärven ja Lapinlahden seurakunnilla olisi jatkossa yksi yhteinen vastaava lastenohjaaja. Lisäksi Lapinlahdella olisi yksi kokoaikainen (Jaana Ryhänen) sekä yksi osa- ja määräaikainen lastenohjaaja (50%). Yhteensä lapsityön resursseja olisi kahdessa seurakunnassa n. 2,5 henkilötyövuotta. Tarkoitus on, että nykyinen Varpaisjärven lastenohjaaja Senja Stedt hoitaisi tehtäviään jatkossa 50 % työajasta Lapinlahden seurakunnassa. Stedtin tehtäviin kuuluu 1.8.2018 alkaen mm. lastenohjaajien työvuorolistojen laadinta, työalan toiminta- ja taloussuunnitelman laatiminen ja toimintakertomuksen laatiminen sekä lasten kesätoiminnan suunnittelu molemmissa seurakunnissa. Järjestelyn myötä lapsityön resurssit vähenevät 50% Varpaisjärvellä ja pysyvät Lapinlahdella toistaiseksi lähes ennallaan kesäaikaa lukuun ottamatta. Kolmannen, osa-aikaisen lastenohjaan tarve on kuitenkin tarkoitus harkita joka vuosi erikseen resurssien mukaan. Kokonaisuutena saadaan siis säästöjä henkilöstökustannuksiin välittömästi, ja myöhemmin niitä voidaan tarpeen tulleen joustavasti vähentää kolmannen osa-aikaisen työntekijän kohdalla. Lisätietona jaetaan seurakuntien lapsivaikutusten arvioinnit ja Varpaisjärven seurakunnan lastenohjaaja Senja Stedtin lausunto lastenohjaajan muutossuunnitelmasta. Kirkkolain mukaan lastenohjaajan työsopimussuhde ei voi olla yhteinen, vaan käytännössä työsuhteen täytyy olla toisen seurakunnan ja toinen ostaa toiselta palveluita yhdessä laadittavan sopimuksen mukaisesti. Seurakuntaneuvosto päättää, että Varpaisjärven seurakunta solmii Lapinlahden seurakunnan kanssa allaolevan sopimuksen, jonka mukaan Lapinlahden seurakunta ostaa lastenohjaajan palveluita Varpaisjärven seurakunnalta seuraavan yhteistyösopimuksen mukaisesti 1.8.2018 lukien: SOPIMUS PALVELUIDEN OSTOSTA 1. Sopijaosapuolet Palvelun tuottaja: Varpaisjärven seurakunta Palvelun tilaaja: Lapinlahden seurakunta Molemmat seurakunnat kuuluvat Ylä-Savon seurakuntayhtymään, joten palvelun osto/myynti on arvonlisäverosta vapaata. 2. Sopimuksen sisältö
Tällä sopimuksella palvelun tuottaja myy tilaajalle lastenohjaajan palveluita. Lastenohjaaja on työsopimussuhteinen. Varpaisjärven seurakunta solmii työsopimuksen työntekijän kanssa. 3. Palkkakustannusten jakaminen Lastenohjaajan viran palkkauskustannukset, henkilöstösivukulut, koulutuskustannukset ja mahdolliset muut yhteiset kustannukset jaetaan Ylä-Savon seurakuntayhtymän kirjanpidossa seuraavasti: - Varpaisjärven seurakunta 50 % - Lapinlahden seurakunta 50 %. 4. Sopimuksen voimassaolo Sopimus on voimassa 1.8.2018 lukien toistaiseksi. Irtisanomisaika on molemmin puolin kuusi kuukautta. 5. Sopimuksen muut ehdot - Lastenohjaajan virkapaikka on Varpaisjärven seurakuntatalo. - Lastenohjaajan lähin esimies on Varpaisjärven kirkkoherra. - Lastenohjaajan tehtävän sisältö ja vaativuus määritellään tehtävänkuvauksessa, joka on tämän sopimuksen liitteenä (liite 1). 6. Erimielisyyksien ratkaisupaikka Kaikki tästä sopimuksesta aiheutuvat erimielisyydet pyritään sopimaan neuvotteluteitse. Mikäli neuvotteluissa ei päästä yksimielisyyteen, jätetään syntyneet ristiriitaisuudet myyjän kotipaikan alioikeuden lopullisesti ratkaistavaksi. Tätä sopimusta on tehty kaksi (2) samansisältöistä kappaletta, yksi kummallekin sopijapuolelle. Lapinlahdella / 2018 VARPAISJÄRVEN SEURAKUNTA Olli Kortelainen kirkkoherra LAPINLAHDEN SEURAKUNTA Lauri Jäntti kirkkoherra ote: Senja Stedt, tiedoksi: Katariina Bergbacka, Varpaisjärven seurakunta, Ylä-Savon seurakuntayhtymän hallinto
Tehtäväalueiden uudelleen järjestelyt Skn 21 Vuoden 2018 alusta päätettiin lopettaa toinen nuorisotyönohjaajan virka ja perustaa sen tilalle yhteinen virka Varpaisjärven seurakunnan kanssa. Samalla päätettiin täyttää vakituisesti Lapinlahden seurakunnan toinen diakonian virka. Syksyllä 2018 aiotaan lakkauttaa vastaavan lastenohjaajan työsuhde työntekijän jäätyä eläkkeelle ja perustaa sen tilalle yhteinen vastaavan lastenohjaajan työsuhde Varpaisjärven seurakunnan kanssa. Kappalainen jää eläkkeelle vuoden 2019 alusta ja tätä virkaa ei ole tarkoitus enää täyttää. Lapinlahden seurakunnan työntekijäresurssit siis vähenevät yhden vuoden sisällä kaikilta muilta työaloilta paitsi musiikki- ja diakoniatyöstä. Tämä edellyttää tehtävien ja työalojen uudelleen järjestelyjä. Työntekijöiden kanssa on neuvoteltu alustavasti tarvittavista muutoksista, mutta muutosprosessi jatkuu yhä seurakuntayhtymän ns. Veto 3 hankkeen avulla. Seurakuntaneuvosto päättää, että toiminnan suunnitteluun ja toteutukseen tehdään seuraavat muutokset: Perhetyön tehtäväalue poistetaan toiminta- ja taloussuunnitelmasta ja perhetyön tiimi lopetetaan. Naisten aamiaisen järjestelyt jäävät diakoniatyön vastuulle ja Lapsellisten Lapinlahti messujen järjestelyt lapsityön vastuulle. Pyhäkoulutyön tehtäväalue poistetaan toiminta- ja taloussuunnitelmasta, koska perinteiset säännölliset pyhäkoulut ovat loppuneet. Toiminta kuuluu jatkossa päiväkerhotyön tehtäväalueelle ja vastaava lastenohjaaja Senja Stedt toimii varhaiskasvatuksen yhdyshenkilönä päivähoidon ja esikoulun suuntaan. Päiväkotien ja esiopetuksen osalta kunnan kanssa on jo sovittu vuosittaisista yhteisistä tapahtumista (muistio 27.3.2018 liitteenä 2). Partiotyö poistetaan toiminta- ja taloussuunnitelmasta ja siirretään nuorisotyön tehtäväalueelle. NTO Meiju Saastamoinen toimii partion yhdyshenkilönä. Lapsiparkki-toimintaan osallistumisesta luovutaan. Lapsityö ei jatkossa osallistu Aikataika-tapahtumaan. Yhteyspäivillä lapsityö on mukana vain perhejumalanpalveluksen toteuttamisessa. Lasten sururyhmätoimintaa järjestetään silloin kun sille tuntuu olevan tarvetta mikäli työntekijöiden aika riittää. Koulujen aamunavauksia on jo vähennetty, ja mahdollisesti ne vähenevät edelleen. Niiden sijaan oppituntivierailuja, kirkkokäyntejä ja koululaiskirkkoja pyritään lisäämään. Nuorisotyössä kunnan kanssa järjestettävä yhteistoiminta on vähentynyt ja isoskoulutusta on kevennetty (1 vkl vähemmän).
Yhteisvastuukeräyksen vastuuta pyritään jakamaan enemmän perustamalla vuosittain YV-tiimi, johon kutsutaan mukaan myös seurakuntalaisia. Isosia hyödynnetään enemmän kaikilla tehtäväalueilla. Valtakunnallinen rippikoulu-uudistus merkitsee, että rippikouluvihkoista ja niihin kerättävistä merkinnöistä luovutaan ja järjestetään entistä enemmän ryhmäkokoontumisia. Siksi kaikkien työntekijöiden panosta käytetään rippikoulutyössä aikaisempaa enemmän. -tiedoksi taloustoimistoon Kolehtisuunnitelma heinäkuu joulukuu 2018 Skn 22 Seurakuntaneuvosto laatii kolehtisuunnitelman ajalle 1.7.-31.12.2018. Kirkkohallituksen päätös virallisista kolehdeista on toimitettu lisätietona. Tarkempi esitys tehdään kokouksessa. (Liite 3) Kolehdit päätettiin 26.12.2018 saakka. -tiedoksi taloustoimistoon ja seurakuntamestarille Johtokunnat ja vastuuryhmät alkaen 2019 Skn 23 Lapinlahden seurakunnassa toimivat seuraavat seurakuntaneuvoston asettamat johtokunnat: Lapsityön johtokunta Nuorisotyön johtokunta Lähetystyön johtokunta Diakoniatyön johtokunta Lisäksi SN on asettanut jumalanpalvelus- ja musiikkityön vastuuryhmän. Johtokunnista on luovuttu monissa erityisesti seurakuntayhtymiin kuuluvissa seurakunnissa hallinnon keventämiseksi. Niiden tilalle on perustettu vastuuryhmiä, jotka toimivat työntekijöiden tukena toiminnan suunnittelussa ja toteuttamisessa. Monet johtokuntamme toimivat tälläkin hetkellä vastuuryhmän tyyppisesti. Johtokunnan ja vastuuryhmän ero on siinä, että johtokunta on seurakunnan hallintoelin, jolle voidaan siirtää päätösvaltaa. Vastuuryhmä ei ole päättävä toimielin, eikä sille voida siirtää päätösvaltaa. Niinpä sen ei myöskään tarvitse laatia virallisia pöytäkirjoja valitusosoituksineen eikä huolehtia päätösvaltaisuus-, jääviys- yms. hallintomenettelyyn liittyvistä säädöksistä. (KL 7 2 ; KL 10 4-5 ; KJ 10 13 )
Päätösvaltaa voidaan antaa myös seurakuntaneuvoston puheenjohtajalle ja varapuheenjohtajalle sekä seurakuntaneuvoston alaiselle viranhaltijalle asioissa joiden merkitys ei ole sellainen, että asian käsittelemistä seurakuntaneuvostossa on pidettävä tarpeellisena. (KL 10 4 ja 11 9 ) Tätä voisi soveltaa nykyistä laajemmin esim. diakonia-avustusten myöntämisessä. Seurakuntaneuvosto voi myös asettaa tilapäisiä tehtäviä varten toimikuntia. (KJ 10 13 ) Seurakuntaneuvosto päättää, että ryhdytään valmistelemaan johtokuntien muuttamista vastuuryhmiksi kysymällä nykyisten johtokuntien mielipidettä muutoksesta vastuuryhmiksi vuoden 2019 alusta. Osa-aikaisen lastenohjaajan ottaminen toimintakaudeksi 2018-2019 Skn 24 Lapsityön työntekijäjärjestelyt edellyttävät 50% osa-aikaisen lastenohjaajan ottamista työsuhteeseen toimintakaudeksi 2018-2019. Vuodelle 2018 sitä varten on budjetoitu määrärahat, mutta työsuhde on viisasta täyttää koko toimikaudeksi ja varata määrärahat myös vuoden 2019 talousarvioon. Annetaan kirkkoherralle valtuudet ottaa 50% osa-aikainen lastenohjaaja määräaikaiseen työsuhteeseen ajalle 6.8.2018 31.5.2019. -tiedoksi hallintojohtajalle Tietosuojavastaavan valinta Skn 25 Esitys: EU:n yleinen tietosuoja-asetus astuu voimaan 25.5.2018. Se edellyttää, että seurakunnalla täytyy olla nimetty tietosuojavastaava. Tietosuojavastaavana toimii kirkkoherra. - tiedoksi hallintojohtajalle ja Itä-Suomen IT-aluekeskuksen tietosuojavastaava Marko Torviselle.
Kirkon korjaukset ja muutokset Skn 26 Esitys: Kirkon kuoriosan lattia korjataan ilmavuotojen takia syyskuussa 2018. Samassa yhteydessä voidaan toteuttaa muitakin muutoksia. Anne Niiranen on esittänyt ensinnäkin, että kirkon pääportaisiin asennettaisiin lämmitys, koska ne jäätyvät talvella, ja toiseksi, että lasten leikkipaikka siirrettäisiin kirkon takaosasta etelän puoleiseen oven pieleen. Viimeksi mainittu toimenpide tarkoittaa penkkirivien poistamista oven pielestä. Lisäksi kirkon etuosassa on joskus ahdasta esim. orkesterille tms. Asiaa voitaisiin helpottaa poistamalla ensimmäinen penkkirivi. Alttarille voitaisiin tehdä irrallinen alttaripöytä, jolloin pappi voi toimittaa jumalanpalveluksen seurakuntaan päin. Seurakuntaneuvosto esittää seurakuntayhtymälle, että kirkon lattiaremontin yhteydessä toteutetaan edellä mainitut muutostyöt. Lisäksi pyydetään selvittämään naulakon sijoittaminen ja kukkatelineiden hankkiminen sekä käytävän väljentäminen etelän puolelta arkun kuljettamista ja esteetöntä kulkua varten. -tiedoksi kiinteistöpäällikölle ja hallintojohtajalle Muut asiat Skn 27 Muita asioita ei ilmennyt. Tiedoksiannot Skn 28 Merkitään tiedoksi kirkkoherran viranhaltijapäätökset 2018: 5 Lastenohjaaja Jaana Ryhäsen osa-aikaisuus ajalle 1.4.-31.5.2018. Henkilöstöhallinnon viranhaltijapäätökset erillisellä liitteellä. (liite 4) Tuomiokapitulin kirjeet: kirkkoherroille, Kuopion hiippakunnan toimintalinjaus 2019-2023 ja Kuopion hiippakunnan toimintaympäristön analyysi. (liite 5) Talousraportti tammi-huhtikuulta 2018. (liite 6) Seuraava kokous ma 11.6.2018 klo 17 srk-talolla. Kokouksen päättäminen Skn 29 Puheenjohtaja totesi valitusosoituksen ja päätti kokouksen klo 20.00