LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 43 Väliaikainen valmistelutoimielin 27.02.2018 AIKA 27.02.2018 klo 10:05-14:03 PAIKKA Nuijamies, Lapin liitto, Hallituskatu 20 B, Rovaniemi KÄSITELLYT ASIAT Liitteet Otsikko Sivu 25 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 46 26 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 47 27 Asialistan ja kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen 48 28 Ilmoitusasiat 49 29 Valmistelun konkreettinen eteneminen ja aikataulutus vuodelle 50 2018 30 Sote-valmistelun organisoituminen, kevät 2018 51 31 Maakuntastrategian, palvelustrategian ja palvelulupauksen 57 valmistelun käynnistäminen 32 Maakunnan konsernirakenteen valmistelun käynnistäminen 61 33 Maakuntavalmistelu yhteistyössä kuntien ja uudistuksessa 63 mukana olevien organisaatioiden kanssa 34 1 Hankintojen ja sopimusten siirtojen työsuunnitelman 65 hyväksyminen 35 Hankintojen ja sopimusten siirtojen alatyöryhmän perustaminen 66 36 Cloudia Sopimus -sopimusselvitysympäristön hankinta 68 37 Valmisteluun tarvittavat henkilöstöresurssit ja periaatteet 69 tarvittavien valmisteluresurssien turvaamiseksi 38 Hankintamenettely 73 39 Maakunnan tietohallinnon ja ICT-palvelutuotannon järjestämisen 74 asiantuntijaselvityksen kilpailuttaminen 40 Asianhallintajärjestelmän käytön laajentaminen 75 väliaikaishallinnolle Lapin Liiton Dynasty-järjestelmän pohjalta 41 Osallisuuskoordinaattori 76 42 ICT-suunnittelijat 77 43 Saamen kielen vaikuttamistoimielimen täydentäminen 78 44 Muut asiat 79 45 JHS-lausunto 80
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 44 OSALLISTUJAT Nimi Klo Tehtävä Lisätiedot LÄSNÄ Hemminki Pertti 10:05-14:03 1. varapuheenjohtaja Hyttinen Tero 10:05-14:03 jäsen Jokela Jari 10:08-14:03 jäsen läsnä 26-45 Lammassaari Anita 10:05-14:03 jäsen Nissinen Tero 10:05-12:45 jäsen läsnä 25-32 Paldanius Harri 10:05-13:45 jäsen läsnä 25-37 Nousiainen Timo 10:05-14:03 jäsen Riipi Mika 10:05-14:03 puheenjohtaja Rissanen Maritta 10:05-14:03 jäsen Tieva-Niittyvuopio Vuokko 10:05-11:55 jäsen läsnä 25-30 Tuunainen Markku 10:05-14:03 jäsen Ylinampa Jaakko 10:05-14:03 2. varapuheenjohtaja Ylläsjärvi Ulla 10:05-13:50 jäsen läsnä 25-37 Korteniemi Johanna 10:05-14:03 varajäsen Knutars Heli 10:05-14:03 varajäsen Leinonen Panu 10:05-14:00 varajäsen läsnä 25-42 Mikkola Mauri 10:05-11:37 varajäsen läsnä 25-29 Mulari Antti 10:05-14:03 varajäsen Simoska Mika 13:00-14:03 varajäsen läsnä 33-45 Rusanen Esa 10:05-14:03 henkilöstön edustaja POISSA Hakala Sirpa jäsen Parkkinen Erkki jäsen Parviainen Seija jäsen Pesonen Viljo jäsen Päkkilä Jussi jäsen Rantanen Atte jäsen Sanila-Aikio Tiina jäsen Lohi Markus Lapin liiton hallitus Tolonen Timo Lapin liiton hallitus Korjonen Markus Lapin liiton hallitus MUU Perälä Marja 10:05-14:03 muutosjohtaja Koskela Jaana 10:05-14:03 sihteeri Lintula Jenni 10:05-14:03 viestintäpäällikkö Alaraudanjoki Päivi 10:05-14:03 assistentti Autto Heikki 10:15-13:40 Lapin liiton hallitus läsnä 28-37 Halonen Hilkka 10:05-14:03 Lapin liiton hallitus Palo Miia 10:05-14:03 sote-koordinaattori Tuisku Keijo 10:05-14:03 hankintojen ja soptimusten siirtojen valmistelija ALLEKIRJOITUKSET Mika Riipi Puheenjohtaja Jaana Koskela Pöytäkirjanpitäjä KÄSITELLYT ASIAT 25-45 PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 45 PÖYTÄKIRJA ON VIETY LAPIN LIITON KOTISIVUILLE.../... 2017 http://www.lappi.fi/lapinliitto/lapin_liitto/paatoksenteko
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 46 Väliaikainen valmistelutoimielin 25 27.02.2018 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus LLVate 27.02.2018 25 Kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat, sekä onko kokous laillisesti koolle kutsuttu ja päätösvaltainen. Suoritetaan nimenhuuto. Todetaan kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Päätös: Suoritetttiin nimenhuuto. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 47 Väliaikainen valmistelutoimielin 26 27.02.2018 Pöytäkirjan tarkastajien valinta LLVate 27.02.2018 26 Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Väliaikainen valmistelutoimielin valitsee pöytäkirjan tarkastajiksi Timo Nousiaisen ja Heli Knutarsin. Päätös: Jari Jokela saapui klo 10:08. Hyväksyttiin yksimielisesti.
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 48 Väliaikainen valmistelutoimielin 27 27.02.2018 Asialistan ja kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen LLVate 27.02.2018 27 Hyväksytään asialista kokouksen työjärjestykseksi. Päätös: Muutosjohtaja esitti lisäasiaksi 45 JHS-lausunto sekä 44 Muihin asioihin Kehittämispäivä, Rovaniemen edustaja ICT-työryhmään (tiedoksi), Saamelaiskäräjien edustus nuorisovaltuustoon (tiedoksi) sekä Rekrytoinnit (tiedoksi). Hyväksyttiin yksimielisesti.
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 49 Väliaikainen valmistelutoimielin 28 27.02.2018 Ilmoitusasiat LLVate 27.02.2018 28 Lapin liitto / Väliaikainen valmistelutoimielin 1. Talous- ja yleishallinnon työryhmän muistio 12/2018 2. Kiinteistötyöryhmän työryhmän muistio 1/2018 3. Kirjallinen menettely 2/2018 ( 14-24) 4. SOTE-sparrausryhmän muistio 1/2018 5. Muutosjohtajan ajankohtaiskatsaus Merkitään tiedoksi. Päätös: Heikki Autto saapui klo 10:15. Merkittiin tiedoksi.
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 50 Väliaikainen valmistelutoimielin 29 27.02.2018 Valmistelun konkreettinen eteneminen ja aikataulutus vuodelle 2018 LLVate 27.02.2018 29 Maakunta- ja sote-uudistuksen valmistelusta on laadittu kuluvalle vuodelle alustava toimintasuunnitelma, jonka toimenpiteet on aikataulutettu vuosikelloon. Alustavaa työsuunnitelmaa ja valmistelun nykytilaa on käsitelty maakuntaja sote-uudistuksen poliittisen ohjausryhmän aamukoulussa 12.2.2018. Kokouksessa ohjausryhmä päätti käynnistää maakunnan strategian ja konsernirakenteen valmistelun sekä linjasi valmistelua seuraavasti: 1) Huolehditaan sujuvasta lappilaisesta arjesta. Perustason palvelut on pidettävä uudistuksen kärkenä. 2) Tunnistetaan tulevaisuuden kehitystrendit valmistelussa. Esimerkiksi sairauksien hoito tulevaisuudessa ei tapahdu vain sairaalan seinien sisällä 3) Otetaan modernit toimintatavat käyttöön heti tulevan maakunnan toimintoja suunniteltaessa. Tiedolla johtamista on hyödynnettävä ja rakennettava uusi maakunta suoraan digitaalisuutta eri tavoin hyödyntäväksi. 4) Hakeudutaan aktiivisesti erilaisiin pilotteihin, joilla voidaan tukea valmistelua. Esimerkiksi luodaan kunnille edellytyksiä hakeutua yhdessä nyt haettavaan valinnanvapauspilottiin. 5) Piirrettään puhtaalle karttapohjalle tulevan Lapin maakunnan rakenteet. Uuden maakunnan konsernirakennetta ja johtamisprosesseja valmistelemaan tarvitaan tulevaisuuden Lappia kokonaisuutena tarkasteleva ryhmä. 6) Rakennetaan siltaa kuntien ja tulevan maakunnan toiminnan välille. Luodaan yhteinen kehittämisen visio ja tavoitteet, joihin ollaan valmiita yhdessä sitoutumaan sekä luodaan yhteiset periaatteet mahdollisiin ennen vuotta 2020 tapahtuviin kuntien palveluiden uudelleenorganisointeihin. 7) Varmistetaan riittävät resurssit valmisteluun. Ei yritetä nyhjäistä tyhjästä. Päätös: Väliaikainen valmistelutoimielin 1. hyväksyy suunnitelman eri toimenpiteiden käynnistämisestä valmisteluun liittyen sekä niihin liittyvä aikataulutus. 2. huomioi valmistelussa poliittisen ohjausryhmän antamat lähtökohdat valmistelulle. Hyväksyttiin yksimielisesti. Lisätiedot muutosjohtaja Marja Perälä p. 040 7688 752
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 51 Väliaikainen valmistelutoimielin 30 27.02.2018 Sote-valmistelun organisoituminen, kevät 2018 LLVate 27.02.2018 30 Sote-valmistelun tavoitteet ja tehtävät Sote-valmistelun ohjaavia periaatteita ovat koko uudistuksen tavoitteita mukaillen: Peruspalvelujen vahvistaminen Yhdenvertaiset asiakaslähtöiset ja vaikuttavat palvelut Kustannusten kasvun hillintä (-12 m ) Hyvinvointi- ja terveyserojen kaventaminen Sote-valmistelu on kiinteä osa maakunta- ja sote-uudistuksen valmistelua. Valmistelua tehdään yhtenä kokonaisuutena, jossa sote-valmistelun aikataulut ja tavoitteet liittyvät kokonaissuunnitelmaan. Sote-valmistelussa valmistellaan päätöksentekoon erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämislain ja valinnanvapauslain toimeenpanon edellyttämiä esityksiä ja tuotetaan toimialan osaamista yhteiseen valmisteluun. Sosiaali- ja terveydenhuollon käsitteeseen sote-järjestämislain 3 mukaan kuuluvat kaikki sosiaali- ja terveydenhuollon tehtävät ja palvelut sekä hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen. Maakunnan on asetettava suunnittelussaan sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämiseen ja tuottamiseen liittyvät hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen tavoitteet ja määriteltävä tavoitteita tukevat toimenpiteet ja vastuutahot. Tavoitteiden asettamista varten maakunnan on valmisteltava valtuustolle kerran valtuustokaudessa alueellinen hyvinvointikertomus väestön hyvinvoinnista, terveydestä ja niihin vaikuttavista tekijöistä sekä totutetuista toimenpiteistä. Sosiaali- ja terveyspalvelut on määritelty erityislainsäädännössä. Lapin sote-valmistelussa palveluista käytetään ns. sote-tietopakettimäärittelyjen mukaista jäsennystä sekä valmisteilla olevaa JHS-palveluluokitusta.
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 52 Väliaikainen valmistelutoimielin 30 27.02.2018 Sote-järjestämislaissa velvoitetaan maakunnat järjestämään palvelut väestön ja yksittäisten asiakkaiden objektiiviseen tarpeeseen perustuen yhteen sovitettuina kokonaisuuksina lähellä asiakasta. Järjestämisvastuuseen sisältyy vastuu asukkaan laissa säädettyjen oikeuksien toteutumisesta ja palvelukokonaisuuksien yhteensovittamisesta sekä järjestettävien palvelujen ja muiden toimenpiteiden yhdenvertaisen saatavuuden varmistaminen, tehtävien järjestämisen edellyttämien palvelujen tarpeen, määrän ja laadun määritteleminen, palvelujen tuottamistavan määrittäminen, tuottamisen valvonta ja ohjaus sekä järjestämistehtävään perustuvan viranomaiselle kuuluvan toimivallan käyttäminen Järjestämisvastuulla olevan maakunnan tulee laatia sosiaali- ja terveydenhuollon palvelustrategia ja palvelulupaus. Järjestämistehtävään kuuluu myös yleiskatteellisen maakunnan rahoituksen kohdentaminen palveluihin, tuottajien rahoitusperusteiden, kannustimien ja sanktioiden määrittely sekä muu tuotannon ohjaus. Lapin maakunnan sote-valmistelussa järjestämisen tehtäviä ja osaamistarpeita on tässä vaiheessa määritelty seuraavasti:
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 53 Väliaikainen valmistelutoimielin 30 27.02.2018 Järjestämisen tehtäviä määritellään osin strategisesti kokonaisuutena ja osin palvelukohtaisesti. Sote- järjestämisen tehtäviä ja tulevan maakunnan sote-järjestäjän organisoitumista valmistellaan osana maakunnan yhteistä valmistelua. Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelustrategia on osa maakuntastrategiaa ja palvelulupaus puolestaan osa palvelustrategiaa. Tuotannon organisoituminen puolestaan liittyy konsernirakenteen valmisteluun. Osallisuustyötä tehdään maakunnan yhteisenä, sote-valmistelussa ollaan mukana kevään 2018 kuntakierroksella palvelulupaus-teemalla. Valmistelun suuri haaste on valmisteilla olevan valinnanvapauslainsäädännön tuoma muutos järjestämisen tehtävään erityisesti pienten kuntien näkökulmasta. Uudenlaisen järjestämistehtävän
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 54 Väliaikainen valmistelutoimielin 30 27.02.2018 mahdollisuuksien ja riskien ymmärtämiseksi sote-valmistelussa on syytä liittyä valmisteilla olevaan valtakunnalliseen sote-järjestämisverkostoon sekä järjestämisen tietomallia määrittelevään työhön ja pyrkiä käynnistämään vuoropuhelu myös alueen yksityisten ja kolmannen sektorin palveluntuottajien kanssa sekä toisaalta tukea julkisen tuotannon kilpailukyvyn kehittämistä mm. digitalisaation käyttöönotolla. Hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen osalta sote-valmistelussa tulee huomioida maakuntastrategiassa määritellyt hyte-tarpeet. Sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämistoiminto ei kuitenkaan voi vastata maakunnan strategisesta hyte-suunnittelusta. Tutkimus-, kehittämis-, koulutus- ja innovaatiotoimintaa ja sote- tiedolla johtamista koskevan valmistelun jatkosuunnitelma esitetään myöhemmin keväällä 2018. Sote-valmistelun resurssit ja rakenteet Sote-valmistelussa on kaksi vastuuvalmistelijaa ja lisäksi nyt ollaan rekrytoimassa viittä koko- tai osa-aikaista suunnittelijaa ja yhtä projektipäällikköä. Maakuntavalmistelun yhteisten valmistelijoiden kanssa tehdään tiivistä yhteistyötä. Valmistelun tueksi on perustettu määräaikainen sparrausryhmä, joka työstää soten osalta valmistelusuunnitelmaa ja toimii valmistelijoiden tukena sekä osaltaan linkkinä sote-organisaatioihin ja seutukuntiin. Nyt esitetään perustettavaksi seuraavat asiantuntijatyöryhmät: Ikäihmisten palvelut Lapsi- ja perhepalvelut Aikuisten palvelut Mielenterveys- ja päihdepalvelut Vammaisten palvelut Kuntoutus Sote-keskuspalvelut Suun terveydenhuolto Päivystys ja ensihoito Erikoissairaanhoito Sote-palveluiden digitalisaation ohjausryhmä Työryhmät vastaavat pääosin kevään 2017 esivalmistelussa tuotannon ryhmän ehdottamia työryhmäkokoonpanoja ja ovat linjassa palveluluokitusten kanssa. Työryhmien tehtävät ovat: 1. Tuottaa asiantuntijapanos järjestämisen tehtävien valmisteluun, kevät ja syksy 2018 - Strategia ja ohjaus, koonti työskentelyn pohjaksi työryhmän palveluiden näkökulmasta tunnistetut muutostarpeet, aiempi valmistelu - Asiakkuudet, palvelutarpeet - Palvelutaso ja lupaus - Palveluverkon määrittelyssä huomioitavat asiat - Tuotannon hallinta ko. palveluiden näkökulmasta - Palveluiden yhdyspinnat kuntiin, maakunnan muihin toimialoihin, YTA-alueelle
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 55 Väliaikainen valmistelutoimielin 30 27.02.2018 - Ehdotus maakunnan rakenteeksi ja menettelyksi sote-palvelustrategian valmisteluun jatkossa. 2. Palveluihin liittyvät suositukset organisaatioille ennen 1.1.2020 - sisältää sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämissuunnitelman sisältöjä. 3. Asiantuntijapanos yhteiseen valmisteluun - esim. liikkeenluovutukseen liittyviin asioihin (hankinnat, sopimukset, henkilöstöasiat) 4. Työryhmälle annetutut muut yhteiset tehtävät. Työryhmien kokoamisen ja työskentelyn periaatteet olisivat: - Organisaatiot (kunnat, kuntayhtymät, oppilaitokset, järjestöt) ehdottavat työryhmiin asiantuntijoita, myös vaten tai sparrausryhmän jäseniä. Työryhmät kootaan ehdotetuista asiantuntijoista siten, että työryhmissä on riittävä monialainen sisällön osaaminen sekä maakunnan toimintaympäristön tuntemus ja mahdollisuus irrottaa työaikaa valmisteluun. - Työryhmien kokoonpanon hyväksyy vaten puheenjohtajisto muutosjohtajan ja sote-vastuuvalmistelijoiden esittelystä. - Työryhmien tavoitekoko on 6 9 henkilöä. - Työryhmät voivat käyttää työssään muita asiantuntijoita - Sote-vastuuvalmistelijat valmistelevat työryhmien tehtäväksiannot sparrausryhmän tuella. - Työryhmät raportoivat työskentelyn etenemisestä sote-vastuuvalmistelijoille ja sparrausryhmälle - SOTE-vastuuvalmistelijat raportoivat työstään muutosjohtajaa ja väliaikaista valmistelutoimielintä - Työryhmät valitsevat keskuudestaan puheenjohtajan. Työryhmän työtä koordinoi nimetty suunnittelija, joka toimii asiantuntijasihteerinä ja esittelijänä. - Työryhmät voivat nimetä erillisiä valiokuntia tai alatyöryhmiä tarpeen mukaan. Esimerkiksi asiakas- ja palveluohjaus pitää määritellä geneerisenä kaikille palveluille yhteisenä. Työryhmät kokoontuvat tarvittaessa yhdessä. Työskentelyssä verkotutaan muiden maakuntien, erityisesti pohjoisen YTA-alueen valmistelun kanssa. - Kevään 2018 aikana työryhmien työ kohdentuu maakunta- ja sote-uudistuksen tilannekuvan muodostamiseen sekä palvelustrategian ja sen osana palvelulupauksen valmisteluun Väliaikainen valmistelutoimielin 1. hyväksyy sote-palveluiden valmistelua koskevat periaatteet 2. päättää asiantuntijatyöryhmien perustamisesta selostuksen mukaisesti 3. antaa asiantuntijatyöryhmille esityksen mukaiset tehtävät ja 4. hyväksyy asiantuntijatyöryhmien työskentelyn periaatteet Päätös: Mauri Mikkola poistui klo 11:37. Hyväksyttiin yksimielisesti. Lisäksi väliaikainen valmistelutoimielin päätti menettelystä, että
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 56 Väliaikainen valmistelutoimielin 30 27.02.2018 työryhmien nimeämiset tuodaan väliaikaiselle valmistelutoimielimelle sähköisesti tiedoksi siten, että niihin annetaan mahdollisuus reagoida määräajassa. Lisäksi väliaikainen valmistelutoimielin esitti kantanaan, että kunnat käyvät aktiivista vuoropuhelua maakuntavalmistelun kanssa, mikäli valmistelevat tai suunnittelevat sote-ratkaisuja. Lisätiedot muutosjohtaja Marja Perälä p. 040 7688 752 sote-muutoskoordinaattori Miia Palo p. 040 653 2728 Toimeenpano: sote-valmistelu, hallintopalvelut Ote: nimetyt / valitut henkilöt
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 57 Väliaikainen valmistelutoimielin 31 27.02.2018 Maakuntastrategian, palvelustrategian ja palvelulupauksen valmistelun käynnistäminen LLVate 27.02.2018 31 Hallituksen esityksessä maakuntalaiksi 35 :ssä säädetään maakuntastrategiasta, joka on maakuntavaltuuston ohjausväline maakunnan johtamisessa. Maakuntavaltuusto päättää maakuntastrategiassa maakunnan toiminnan ja talouden pitkän aikavälin tavoitteista. Säännöksen tarkoituksena on varmistaa maakunnan toiminnan ohjaamista kokonaisuutena sekä maakunnan strategisen suunnittelun ja taloussuunnittelun liittämistä tarkoituksenmukaisella tavalla toisiinsa. Maakuntastrategiassa huomioidaan maakunnan talouden reunaehdot ja kehitysnäkymät ja strategian tulisi ohjata maakunnan taloussuunnittelua. Maakunnassa laaditaan yksi maakuntastrategia, joka kattaa kaikki maakunnan tehtäväalat. Maakunnat vastaavat muun muassa sosiaali- ja terveydenhuollosta, pelastustoimesta, ympäristöterveydenhuollosta, alueellisista kehittämistehtävistä ja elinkeinojen edistämisen tehtävistä, alueiden käytön ohjauksesta ja suunnittelusta, alueellisen identiteetin ja kulttuurin edistämisestä sekä muista laissa säädettävistä kuntaa suuremmalla alueella järjestettävistä palveluista. Maakuntastrategia sisältää maakunnan strategisen suunnittelun myös siltä osin, kun siitä säädetään maakunnan tehtäviä koskevassa lainsäädännössä. Näin myös maakunnan taloudellisen kestävyyden näkökulma tulee laaja-alaisesti otetuksi huomioon maakunnan tehtävien hoidossa. Tämä parantaa eri sektoreita koskevien strategisten suunnitelmien toteuttamismahdollisuuksia. Maakuntastrategian velvoittavuus on luonteeltaan poliittista ja toiminnallista eli se ohjaa päätösvalmistelua ja päätöksentekoa. Strategialla on välillisesti myös oikeudellista sitovuutta maakunnan vuosittaisen talousarviopäätöksen yhteydessä, sillä talousarviossa päätettyjen tavoitteiden ja määrärahojen tulee perustua maakuntastrategiaan. Maakuntastrategiassa maakuntavaltuuston tulee linjata ja asettaa pitkän aikavälin tavoitteet ainakin maakunnan asukkaiden hyvinvoinnin edistämiseen, palvelujen järjestämiseen ja tuottamiseen, maakunnan tehtäviä koskevissa laeissa säädettyihin palvelutavoitteisiin, omistajapolitiikkaan, henkilöstöpolitiikkaan, maakunnan asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksiin sekä elinympäristön ja alueen elinvoiman kehittämiseen liittyen. Maakuntastrategian sisällöllinen ulottuvuus on hyvin laaja ja kattaa käytännössä maakunnan koko toiminnan. Strategia ohjaa ja velvoittaa maakuntavaltuustoa ottamaan selkeästi kantaa siihen, mihin maakunnan resurssit suunnataan. Strategiassa ilmaistujen kannanottojen tulisi sitten selkeästi ohjata maakunnan taloussuunnittelua ja myös maakuntavaltuuston omia talouteen liittyviä päätöksiä esimerkiksi talousarviokäsittelyn yhteydessä. Lapin liiton hallituksen pitämässä maakunta- ja sote-uudistukseen liittyvässä aamukoulussa on sovittu, että huomioiden maakuntastrategian merkittävyys ja laajuus, sen valmistelun käynnistäminen on tarpeen
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 58 Väliaikainen valmistelutoimielin 31 27.02.2018 aloittaa mahdollisimman pian. Maakuntastrategian valmistelu ja konsernirakenteen valmistelua on tarpeen tehdä rinnakkain ja tästä johtuen Lapin liiton hallitus on päättänyt perustaa valmisteluryhmän koordinoimaan maakuntastrategian valmisteluprosessia. Valmistelua tehdään yhteistyössä Lapin liiton hallituksen, maakunta- ja sote-uudistuksen väliaikaisen valmistelutoimielimen sekä valmistelijoiden, valmisteluryhmien ja valmistelussa mukana olevien organisaatioiden kanssa. Lisäksi strategiaprosessin yhteydessä kuullaan tarkoituksenmukaisella tavalla alueen asukkaita ja keskeisiä sidosryhmiä. Strategiaprosessin ja konsernirakenteen valmistelussa hyödynnetään lisäksi tarvittavilta osin ulkopuolisia asiantuntijoita prosessin eri vaiheissa. Valmistelua koordinoivaan työryhmään nimetään Lapin liiton hallituksen puheenjohtaja sekä hallituksessa edustettuina olevien puolueiden edustajat, väliaikaisen valmistelutoimielimen puheenjohtajisto sekä muutosjohtaja. Maakuntastrategian valmistelu käynnistetään helmi-maaliskuun vaihteessa. keskeisistä strategisista arvoista ja avainkysymyksistä valmistellaan syksyyn mennessä. Strategiaperustaa täydennetään esityksillä tavoitteista lokakuun loppuun mennessä ja strategialuonnosta työstetään eri osa-alueiden osalta vuoden loppuun saakka. Maakuntavaltuuston käsittelyyn strategia viedään kevään 2019 aikana. Tavoitteena on, että maakunnan strategia olisi hyväksytty syksyyn 2019 mennessä. Palvelustrategian ja palvelulupauksen valmistelu osana maakuntastrategiaa Maakuntastrategian osana ja sen rinnalla käynnistetään maakunnan palvelustrategian ja palvelulupauksen valmistelu. Maakunnan tehtävänä on laatia erityisesti sote-palveluiden osalta palvelustrategia, mikä on osa maakuntastrategiaa. Palvelustrategiassa ilmaistaan keskeiset tavoitteet sosiaali- ja terveyspalveluiden osalta. Palvelulupaus on osa palvelustrategiaa, ja siinä on kuvattu asukkaiden näkemykset huomioon ottaen keskeiset palveluita koskevat tavoitteet. Hallituksen esitys maakuntalaiksi 35 ja 36 sekä hallituksen esitys sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä 14 ja 15 ottavat kantaa palvelustrategiaan ja palvelulupaukseen osana maakuntia. Palvelustrategia laaditaan sote-palveluista maakunnan talouden ja toiminnan suunnittelua ja johtamista varten. Palvelustrategiassa maakunta määrittelee palvelutuotannolle asetetut tavoitteet. Järjestäjä valmistelee myös palvelustrategian kuten maakuntastrategian yhteistyössä henkilöstön, päättäjien ja asiakkaiden kanssa. Lisäksi palveluntuottajilta saatava tieto toimii pohjana strategian valmistelulle. Maakunta toimeenpanee palvelustrategiassa määritellyt tavoitteet operatiiviseen toimintaan. Strategisten tavoitteiden toteutumista seurataan ja mitataan maakunnan asettamien mittareiden avulla.
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 59 Väliaikainen valmistelutoimielin 31 27.02.2018 Palvelulupauksessa otetaan huomioon maakunnan asukkaiden näkemykset ja tarpeet palvelustrategian valmistelussa ja toimeenpanossa. Palvelulupaus on osa palvelustrategiaa, ja se muodostetaan yhdessä maakunnan asukkaiden ja palveluiden käyttäjien kanssa. Palvelulupaus on uusi elementti palveluiden järjestämisessä. Se antaa maakunnille mahdollisuuden asukkaidensa osallistamisen kautta nostaa strategiaan juuri omalle maakunnalle tärkeitä tavoitteita, joiden toteutumiseen tarvitaan laajaa sitoutumista eri tahoilla. Palvelulupauksella tulee olla suora yhteys maakunta- ja palvelustrategioiden tavoitteisiin. Lupauksen tulee olla helposti ymmärrettävä ja julkisesti esillä. Sen toteutumista tulee arvioida yhdessä maakunnan asukkaiden sekä asiakkaiden kanssa. Väliaikainen valmistelutoimielin päättää 1. Perustaa valmisteluryhmän koordinoimaan maakuntastrategian ja sen osana palvelustrategian ja palvelulupauksen valmistelua. 2. nimetä valmisteluryhmään: Lapin liiton hallituksen puheenjohtaja, hallituksessa mukana olevien poliittisten puolueiden edustajat, väliaikaisen valmistelutoimielimen puheenjohtajisto sekä muutosjohtaja. 3. edellyttää valmistelun työsuunnitelman rakennettavaksi niin, että valmistelua tehdään yhteistyössä valmistelijoiden, valmisteluryhmien sekä uudistuksessa mukana olevien organisaatioiden kanssa. Määritellään työsuunnitelmassa eri valmistelijoiden ja valmisteluryhmien rooli strategioiden ja palvelulupauksen valmistelussa, jotta saadaan kaikki tarvittava asiantuntemus valmisteluun. Valmisteluryhmä vastaa valmistelun koordinoinnista ja siitä, että valmistelu on yhdensuuntaista. Huomioidaan valmistelussa riittävä asukkaiden ja sidosryhmien kuuleminen. Esimerkiksi kesän alun kuntakierrosten yhteydessä kuullaan asukkaita palvelulupauksen valmisteluun liittyen. 4. valtuuttaa väliaikaisen valmistelutoimielimen puheenjohtajan tekemään päätökset tarpeen mukaisista ostopalveluiden hankinnasta prosessiin Päätös: Vuokko Tieva-Niittyvuopio poistui klo 11:55. Kohta 2. Väliaikainen valmistelutoimielin päätti nimetä työryhmään lisäksi Timo Nousiaisen ja Erkki Parkkisen väliaikaisesta valmistelutoimielimestä. Muilta osin hyväksyttiin esityksen mukaisesti. Pidettiin kokoustauko klo 12:10-12:25.
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 60 Väliaikainen valmistelutoimielin 31 27.02.2018 Lisätiedot muutosjohtaja Marja Perälä p. 040 7688 752 Toimeenpano: Lapin liitto, maakuntavalmistelu Ote: Lapin liiton hallitus, ao. henkilöt
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 61 Väliaikainen valmistelutoimielin 32 27.02.2018 Maakunnan konsernirakenteen valmistelun käynnistäminen LLVate 27.02.2018 32 Maakunnan ensimmäisiä ja keskeisiä strategisia ratkaisuja tulee olemaan päätös konsernin rakenteesta ja johtamisjärjestelmästä. Hallintosäännön rinnalla on tarpeen valmistella toimielimiä ja viranhaltijaorganisaatiota, niiden tehtäviä ja roolia osana kokonaisuutta. Hallintosäännön valmistelun yhteydessä on tarpeen myös määritellä poliittisen johdon, eri toimielinten ja ammattijohdon välinen toimivallanjako. Maakuntastrategia on maakuntavaltuuston poliittisen johtamisen väline. Organisaatiorakenne puolestaan on maakunnan strateginen valinta ja sen tulee tukea ja mahdollistaa strategian linjausten jouheva toteutus, Strategian omistajapoliittisiin linjauksiin kuuluu myös konsernirakenne ja konsernin sisäiset työnjakokysymykset. Huolimatta maakuntaa koskevista lainsäädännöllisistä reunaehdoista ja lähtökohdista maakunnan toiminta voidaan kuitenkin järjestää moni tavoin. Lapin liiton hallituksen (poliittisen seurantaryhmän) päätökseen perustuen esityksenä on, että käynnistetään maakunnan konsernirakenteen valmistelu yhtä aikaa maakuntastrategian valmistelun kanssa ja sitä koordinoidaan samassa valmisteluryhmässä. Työskentelyssä hyödynnetään valmistelijoiden, valmisteluryhmien ja uudistuksessa mukana olevien organisaatioiden asiantuntemusta sekä kuullaan asukkaita ja sidosryhmiä. Valmistelussa hyödynnetään tarkoituksenmukaisella tavalla asiantuntijoita ostopalveluna. Lapin liiton hallitus linjasi, että tavoitteena on löytää ja luoda mahdollistavat rakenteet ja organisaatio, jolla on kyky uudistua ja näin pärjätä muuttuvassa toimintaympäristössä. Rakenteiden ja organisaation tulee tukea toiminnan ja palveluiden nykyaikaistamista ja uudistumista. 1. Väliaikainen valmistelutoimielin antaa tehtäväksi maakuntastrategiaa koordinoivalle valmisteluryhmälle konsernirakenteen valmistelun koordinoinnin 2. Valmistelua tehdään yhteistyössä eri tehtäviä valmistelevien henkilöiden ja valmisteluryhmien sekä mukana olevien organisaatioiden kanssa vastaavilla periaatteilla kun maakuntastrategiaa. Lisäksi kuullaan asukkaita ja sidosryhmiä. 3. Väliaikaisen valmistelutoimielimen puheenjohtaja valtuutetaan tekemään päätökset prosessiin tarvittavien asiantuntijoiden hankinnasta Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti. Lisätiedot muutosjohtaja Marja Perälä p. 040 7688 752 Toimeenpano:Lapin liitto, maakuntavalmistelu Ote: Lapin liitto, ao. henkilöt
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 62 Väliaikainen valmistelutoimielin 33 27.02.2018 Maakuntavalmistelu yhteistyössä kuntien ja uudistuksessa mukana olevien organisaatioiden kanssa LLVate 27.02.2018 33 Kuntien kanssa käydyt keskustelut ovat osoittaneet, että kunnat kantavat huolta maakuntavalmistelun hitaasta konkreettisesta etenemisestä ja haluavat omalla selvitystyöllä ja kehittämistoiminnalla turvata omalta osaltaan hallitun siirtymän uuteen maakuntaan ja uuteen kuntaan. Tällä hetkellä on vireillä Itä-Lapin kunnissa selvitystyö sote-palveluiden järjestämisvastuun siirtämisestä Lapin sairaanhoitopiirille. Lisäksi Rovaniemellä vastaavaa linjausta valmistellaan virkamiestyönä vietäväksi poliittiseen päätöksentekoon. Maakunnallisen valmistelun näkökulmasta organisaatioiden omiin, osin maakuntauudistuksen kanssa päällekkäisiin uudistus-/muutosprosesseihin liittyy olennaisina riskeinä kaksinkertainen hallinnollinen työ siirroissa sekä niukkojen henkilöstöresurssien suuntaamisen hajautuminen. Koska maakunnalliseen valmisteluun tarvittavat henkilöstöresurssit koetaan liian niukoiksi huomioiden valmistelutehtävien moninaisuus, laajuus ja työllistävyys, nähdään kaikkien organisaatioiden ja alueen asukkaiden edun mukaiseksi, että uudistuksessa mukana olevien organisaatioiden/tehtäväalojen aktiivinen kehittämisote kohdennetaan väliaikaisen valmistelutoimielimen maakunta- ja sote-uudistuksen valmistelulle määrittelemiin tavoitteisiin. Väliaikainen valmistelutoimielin päättää, että 1. kartoitetaan organisaatioiden kehittämiseen suunnattavissa olevat resurssit hyödynnettäväksi valmistelun eri osa-alueisiin 2. annetaan organisaatioille yhteisiä uudistuksen valmistelua eteenpäin vieviä kehittämistehtäviä, joissa organisaatiot pääsevät osallistumaan tulevan organisaation toiminnan ja palveluiden konkreettiseen suunnitteluun ja rakentamiseen. Tällaisia tehtäviä ovat esimerkiksi - konsernirakenteen valmisteluun liittyvät osatehtävät - maakunnan liikelaitoksen perustamisen valmistelu - lääkinnällisten tukipalveluiden suunnittelun tehtävät - valmisteluvaiheen ja tulevan maakunnan sote-järjestäjän tiedolla johtamisen valmistelu - sote-palveluiden digitalisaation käyttöönottohankkeen hallinnointi - valinnanvapauspilotin ja muiden mahdollisten pilottien hallinnointi - muut organisaatioissa olevaa erityisosaamista edellyttävät valmistelutehtävät 3. hakeudutaan aktiivisesti yhteistyössä kuntien ja muiden organisaatioiden kanssa erilaisiin pilotointeihin ja kokeiluihin sekä kehittämishankkeisiin esimerkiksi valinnanvapauspilotti, digitaaliset palvelut, seutukuntakohtaiset palvelujen tuottamismallit
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 63 Väliaikainen valmistelutoimielin 33 27.02.2018 Päätös: Mika Simoska saapui klo 13. Hyväksyttiin yksimielisesti. Lisätiedot muutosjohtaja Marja Perälä p. 040 7688 752
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 64 Väliaikainen valmistelutoimielin 34 27.02.2018 Hankintojen ja sopimusten siirtojen työsuunnitelman hyväksyminen LLVate 27.02.2018 34 Hankintojen ja sopimusten siirron suunnittelun tehtäväalueesta on laadittu työsuunnitelma siitä, miten valmistelua viedään eteenpäin esivalmistelusta väliaikaishallintoon. Väliaikainen valmisteluelin kuulee kokouksessaan sopimusten ja hankintojen siirron suunnittelijan esityksen työsuunnitelmasta, käsittelee suunnitelman ja hyväksyy sen. Työsuunnitelma ohjaa hankintojen ja sopimusten siirron suunnittelua alueellisesti. Väliaikainen valmisteluelin hyväksyy työsuunnitelman. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti. Lisätietoja hankintojen ja sopimusten siirtojen suunnittelija Keijo Tuisku p. 040 778 5231 Toimeenpano: hankintojen ja sopimusten siirtojen suunnittelija Liitteet 1 Työsuunnitelma sopimukset ja hankinnat
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 65 Väliaikainen valmistelutoimielin 35 27.02.2018 Hankintojen ja sopimusten siirtojen alatyöryhmän perustaminen LLVate 27.02.2018 35 Maakunnalle siirtyvien sopimusten ja hankintojen siirron suunnittelua varten tarvitaan tietoa organisaatioiden nykyisistä menettelytavoista hankintaprosesseissa sekä osaamista ja näkemystä, miten maakunnan tulevat hankintaprosessit tulisi suunnitella.tätä varten on syytä perustaa (talous- ja yleishallinnon työryhmän alainen) hankintojen ja sopimusten siirtojen alatyöryhmä. Ryhmän tehtävänä on: Tuottaa valmisteluun tietoa sopimusten hallinnan nykytilanteesta ja nykyisten hankintojen toteutuksen toimintatavasta. Tuottaa valmisteluun tietoa lapin maakunnan hankintavision, hankintastrategian, hankintaohjeistuksen ja hankintasuunnitelman laatimista sekä hankintaorganisaation muodostamista varten Laaditaan suunnitelma lapin maakunnan hankintojen toteuttamisesta ja prosesseista siirtymävaiheessa ja tavoitetilassa. Kokoukset pidetään säännöllisesti sovitun aikataulun mukaisesti, osallistuminen paikan päällä ja/tai skype-kokouksina. Tehtävät muodostuvat ja tarkentuvat valmistelun edetessä. Alatyöryhmään nimetään edustajat, joilla on seuraavaa osaamista: Hankintalain ja sopimusoikeuden soveltamiseen liittyvää oikeudellista osaamista omaava henkilö ELY:n hankintoihin laajan yleisnäkemyksen omaava henkilö Lapin pelastuslaitoksen ja turvallisuusalan hankintoja tunteva henkilö Sosiaalipalvelujen ja terveyspalvelujen hankintoihin laajan yleisnäkemyksen omaava ja riittävästi yksityiskohtia tunteva henkilö/henkilöt. Länsi-Pohjan alueen kuntien hankintatoimen tunteva henkilö/henkilöt (Länsi-pohjan sairaanhoitopiiri ky, Kemi, Kemi, Keminmaa, Tervola, Tornio, Simo ja Ylitornio) Itä-Lapin kuntien hankintatoimen tunteva henkilö (Kemijärvi, Pelkosenniemi, Posio, Salla ja Savukoski) Pohjois-Lapin kuntien hankintatoimen tunteva henkilö (Inari, Sodankylä ja Utsjoki) Tunturi-Lapin + Pellon kuntien hankintatoimen tunteva henkilö (Enontekiö, Kittilä, Kolari, Muonio ja Pello) Rovaniemen alueen hankintatoimen tunteva henkilö/henkilöt (Lapin sairaanhoitopiiri, Ranua ja Rovaniemi) Väliaikainen valmisteluelin hyväksyy alatyöryhmän perustamisen ja sen tehtävän sekä nimeää edustajat työryhmään erillisen nimeämispyynnön mukaisesti.. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti. Lisätietoja hankintojen ja sopimusten siirtojen suunnittelija Keijo Tuisku p. 040 778 5231 Toimeenpano: hankintojen ja sopimusten siirtojen suunnittelija
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 66 Väliaikainen valmistelutoimielin 35 27.02.2018 Ote: nimeämispyyntö, nimetyt henkilöt
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 67 Väliaikainen valmistelutoimielin 36 27.02.2018 Cloudia Sopimus -sopimusselvitysympäristön hankinta LLVate 27.02.2018 36 Maakunnalle siirtyvien sopimusten määrään arvioidaan olevan 3 000-4 000 sopimusta. Maakunnalle siirtyvien sopimusten taltioimiseen ja analysointiin sekä sopimusten ylläpitämiseen siirtymävaiheen aikana tarvitaan sähköinen järjestelmä. Sopimuksenhallintajärjestelmän valintaa on valmisteltu samanaikaisesti / yhteistoiminnassa maakunnalle valittavan asianhallintajärjestelmän valinnan kanssa. Cloudia Sopimus sopimusselvitysympäristö mahdollistaa sopimusten taltioimisen ja analysoinnin samassa järjestelmässä. Järjestelmä voidaan laajentaa sopimushallinta ja kilpailutuskokonaisuudella sekä ominaisuudella joka mahdollistaa sopimusten sähköisen allekirjoittamisen. Järjestelmä toimii selainkäyttöisenä, joka mahdollistaa sen että järjestelmään voidaan tallentaa tietoa ja hyödyntää tallennettua tieto ajasta ja paikasta riippumattomasti. Ympäristön hinta tarjouksessa on 12 650 euroa. Päätös: Väliaikainen valmisteluelin valtuuttaa maakuntajohtajan tekemään hankintapäätöksen Cloudia Sopimus sopimusselvitysympäristön hankkimisesta sekä valtuuttaa maakuntajohtajan tekemään hankintapäätökset sopimusten ja hankintojen siirron työn etenemisen edellyttämällä tavalla järjestelmän käytön laajentamisesta Cloudia sopimusja kilpailutusosioilla sekä sähköisellä allekirjoituksella. Hyväksyttiin yksimielisesti. Lisätietoja sopimusten ja hankintojen siirtojen suunnittelija Keijo Tuisku p.040 778 5231 Toimeenpano: sopimusten ja hankintojen siirtojen suunnittelija, maakuntajohtaja
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 68 Väliaikainen valmistelutoimielin 37 27.02.2018 Valmisteluun tarvittavat henkilöstöresurssit ja periaatteet tarvittavien valmisteluresurssien turvaamiseksi LLVate 27.02.2018 37 Tällä hetkellä maakunta- ja sote-uudistuksen valmisteluun osallistuu yhteensä 24 henkilöä uudistuksessa mukana olevista organisaatioista ja lisäksi rekrytointiprosessi on kesken 13 tehtävään. Huomioiden tehtävien osa-aikaisuus valmistelun henkilöstöresurssit ovat tällä hetkellä yhteensä 16,10 henkilöä, joista ICT-tehtävissä 4,8 henkilöä. Maakunnan valmistelun henkilöstöresurssit, pl. ICT, ovat: Sukunimi Etunimi Tehtävä Aloittaminen Työaika Alaraudanjoki Päivi assistentti 16.10.2017 100 Kangas Mirja sote-palvelut 1.12.2017 100 Keränen Tiina elinvoima- ja elinkeinot 1.12.2017 50 Koskela Jaana hallinto ja yhdyspinnat kuntiin maku-tehtävissä 1.9.2016 50 Kuvaja Tuula yleis- ja taloushallinto 1.11.2017 50 Lintula Jenni viestintä 1.9.2016 80 Nikander Mervi elinvoima- ja elinkeinot 1.12.2017 50 Palo Miia sote-koordinaattori 1.12.2017 80 Perälä Marja muutosjohtaja 11.9.2017 100 Raasakka Hannu luonnonvarat ja ympäristö 1.12.2017 50 Rouhiainen Pekka kiinteistö, omaisuus ja tukipalvelut 1.11.2017 20 Soudunsaari Martti turvallisuus- ja varautuminen 8.1.2018 100 Tuisku Keijo sopimukset ja hankinnat 1.1.2018 100 Kämäräinen Sarita saamenkieli ja kulttuuri 9.2.2018 100 Vesterinen Soili henkilöstöasiat 1.1.2018 40 Yrjänheikki Eeva-Kaarina viestintä 1.1.2018 20 tietovarannot Uusipaavalniemi Tuula (projektiluonteinen) 9.2.2018 40 Rekrytointiprosessi kesken Rahoitussuunnittelija 50 Sisällöntuottaja Osallisuuskoordinaattori Hakuaikaa on jatkettu tuodaan 27.2.2018 kokoukseen Sote-suunnittelija
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 69 Väliaikainen valmistelutoimielin 37 27.02.2018 Sote-suunnittelija Sote-suunnittelija Sote-suunnittelija Sote-projektisuunnittelija DigiSote-projektipäällikkö Yleishallinto ja asianhallinta Yhteinen resurssi Lapin liiton kanssa, hallinto Hakuaikaa on jatkettu Tunnistetut rekrytointitarpeet Lakimies? Henkilöstöasiat? Sopimukset 4 hlöä x 3 4 kk? Ateriapalvelut 1 hlö x 2 kk? Viestintä ja ICT projektiluonteinen tehtävä projektiluonteinen tehtävä yliopistoharjoittelija Sote-koordinaattorin ja saamen kielen ja kulttuurin huomioimiseen liittyvään suunnittelijan tehtävään on saatu erillisrahoitus. Sukunimi Etunimi Tehtävä Aloittaminen Työaika Hakamaa Sirpa ICT-koordinaattori 1.11.2017 100 Hautajärvi Salla ICT-suunnitelija 27.11.2017 40 Periviita Vesa ICT-suunnittelija 15.11.2017 100 Pirttijärvi Maarit ICT-suunnittelija 15.11.2017 50 Salonen Arttu ICT-suunnittelija 1.11.2017 40 Mathlein Antti ICT (31.3.2018 saakka) 1.1.2018 50 Aaltonen Risto ICT (31.3.2018 saakka) 1.2.2018 50 Rekrytointiprosessi kesken Suunnittelija 27.2.2018 kokoukseen 100
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 70 Väliaikainen valmistelutoimielin 37 27.02.2018 Suunnittelija 27.2.2018 kokoukseen 100 Kokonaisarkkitehti 27.2.2018 kokoukseen 100 Okkonen Lisärekrytoinnit Janne tietovarannot (projektiluonteinen) 9.2.2018 50 Huomioiden valmisteltavien asioiden moninaisuus ja laajuus, nykyisillä tai suunnitteilla olevilla henkilöstöresursseilla ei voida tehdä kaikkea sitä valmistelua, jota uudistus edellyttää vastaanottavassa ja luovuttavissa organisaatioissa. Tähän liittyen on tarpeen sopia periaatteista, joilla turvataan tarvittavat valmisteluresurssit. Riittävien valmisteluresurssien turvaamiseksi pohjaesityksenä on, että myös uudistuksessa mukana olevien organisaatioiden henkilöstöresursseja suunnataan jatkossa valmisteluun yhdessä sovittujen periaatteiden mukaisesti. Ensisijaisesti resursseja tarvitaan niistä tehtävistä ja organisaatioista, jotka kokonaisuutena ovat siirtymässä tulevaan maakuntaan. 1. Väliaikainen valmistelutoimielin valtuuttaa muutosjohtajan ja vastuuvalmistelijat yhteistyössä väliaikaisen valmistelutoimielimen puheenjohtajiston kanssa nimeämään haastatteluun kutsuttavat henkilöt nyt haettavana oleviin tehtäviin sekä organisoimaan haastattelut. 2. Väliaikainen valmistelutoimielin valtuuttaa muutosjohtajan yhteistyössä vastuuvalmistelijoiden kanssa tekemään esityksen valittavista henkilöistä puheenjohtajistolle hyväksyttäväksi. Asia tuodaan välittömästi tiedoksi sähköisesti väliaikaiselle valmistelutoimielimme. Tehdyt valinnat merkitään tiedoksi seuraavassa kokouksessa. 3. Väliaikainen valmistelutoimielin valtuuttaa muutosjohtajan käynnistämään tarpeen mukaiset rekrytoinnit nyt esitetyille tehtäväalueille. 4. Jatkossa rekrytointiprosessit hoidetaan nyt edellä kuvatulla menettelyllä edellyttäen, että rekrytointeja koskeva suunnitelma on käsitelty ja hyväksytty väliaikaisen valmistelutoimielimen kokouksessa. 5. Sovitaan yhteiseksi periaatteeksi, että uudistuksessa mukana olevat organisaatiot kohdentavat omia henkilöstöresursseja valmisteluun yhdessä sovitusti ja tarkoituksenmukaisella tavalla huomioiden organisaatioiden ja valmistelun työtilanne sekä tarpeet. Resurssien kohdentamisesta sovitaan väliaikaisessa valmistelutoimielimessä. Henkilöstöresurssien käytöstä (työaika ja ajankohta) maakuntavalmistelijat sopivat aina organisaation johdon ja esimiehen kanssa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. 6. Päätetään henkilöstöresurssien kohdentamisesta sopimusten siirtojen valmisteluun seuraavasti:
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 71 Väliaikainen valmistelutoimielin 37 27.02.2018 tekninen tuki sopimusjärjestelmän käyttöön (Lshp tai ELY) sopimusten siirtoihin liittyvät valmistelevat toimet (Lpshp, Lshp, Lapin liitto, Erityishuoltopiirin kl, Lapin ELY-keskus ja TE-toimisto) 7. Käydään yhteinen keskustelu siitä, voidaanko organisaatioista irrottaa hankintaosaamista maakuntavalmistelun käyttöön, ja tehdään tarvittavat päätökset. Päätös: Kohta 1. Hyväksyttiin yksimielisesti. Kohta 2. Väliaikainen valmistelutoimielin päätti menettelystä, että valinnat tuodaan väliaikaiselle valmistelutoimielimelle sähköisesti tiedoksi siten, että niihin annetaan mahdollisuus reagoida määräajassa. Kohdat 3.-4. Hyväksyttiin yksimielisesti. Kohta 5. Väliaikainen valmistelutoimielin päätti edetä asiassa 33 (Maakuntavalmistelu yhteistyössä kuntien ja uudistuksessa mukana olevien organisaatioiden kanssa) päätöksen mukaisesti. Kohdat 6.-7. Hyväksyttiin yksimielisesti. Heikki Autto poistui klo 13:40. Harri Paldanius poistui klo 13:45. Lisätiedot muutosjohtaja Marja Perälä p. 040 7688 752
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 72 Väliaikainen valmistelutoimielin 38 27.02.2018 Hankintamenettely LLVate 27.02.2018 38 Valmistelun edetessä nousee esille tarpeita valmistelun kannalta välttämättömien hankintojen ja valmistelua tukevien ostopalveluiden hankinnoille. Tällä hetkellä akuutteja tunnistettuja tarpeita liittyy esimerkiksi erilaisiin maakunnan valmistelun käyttöön tarvittaviin järjestelmiin, maakuntastrategian ja konsernirakenteen valmisteluun, palvelujen järjestämisen suunnitteluun ja valmisteluun, maakunnan palvelujen ja toiminnan kokonaisarkkitehtuurin rakentamiseen ja kuvaamiseen sekä liiketoimintaosaamiseen. Koska kyseessä on välttämättömät ja/tai taloudellisesti vähämerkityksettömät hankinnat, kaikkien hankintojen kierrättäminen ei ole tarkoituksenmukaista väliaikaisen valmistelutoimielimen kautta. Tähän liittyen esityksenä on, että sovitaan hankintoihin liittyvistä periaatteista. 1. Käydään keskustelu ja päätetään hankintoihin liittyvistä periaatteista ja käytännöistä kokouksessa annettavan esityksen pohjalta. 2. Väliaikaisen valmistelutoimielimen puheenjohtaja valtuutetaan tekemään päätökset valmistelun tueksi tarvittavista hankinnoista, esimerkiksi järjestelmät ja ostopalvelut, muutosjohtajan esityksestä huomioiden hankintalaki ja käytössä olevat määrärahat. 3. Hankintoja koskevat päätökset tuodaan tiedoksi väliaikaiselle valmistelutoimielimelle. Päätös: Ulla Ylläsjärvi poistui klo 13:50. Väliaikainen valmistelutoimielin päätti, että hankinnat tehdään hankintalain edellyttämällä tavalla. Lisätiedot muutosjohtaja Marja Perälä p. 040 7688 752
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 73 Väliaikainen valmistelutoimielin 39 27.02.2018 Maakunnan tietohallinnon ja ICT-palvelutuotannon järjestämisen asiantuntijaselvityksen kilpailuttaminen LLVate 27.02.2018 39 ICT-palvelut järjestetään tällä hetkellä eri tavoin maakuntiin siirtyvissä organisaatioissa. ICT-valmistelutyöryhmä on kokouksessaan 12.2.2018 päättänyt, että tulevan maakunnan tietohallinnon ja ICT-palvelutuotannon järjestämisestä pyydetään ulkopuolinen asiantuntijaselvitys. Tietohallinnon organisoitumisesta, tehtävistä ja roolista eikä ICT-palvelutuotannosta ole maakunnan osalta vielä tehty päätöksiä. ICT-palveluiden tarve realisoituu sen jälkeen, kun ensimmäisiä tietojärjestelmiin tai infraan liittyviä kokonaisuuksia ruvetaan toteuttamaan syksyllä 2018. Valmistelutyöryhmän mukaan selvityksessä tulee huomioida ainakin seuraavat seikat: - Valmistelutoimielimen 19.2.2017 94 linjaus, että ICT-palveluissa valmistellaan kumppanuusmallia, ei uutta maakunnan yhtiötä. - Maakunnan oma tietohallinto, sen tehtävät, rooli ja sijoittuminen - Henkilöstön osaaminen ja riittävyys sekä henkilöstösiirron vaikutukset - Mahdollisen Inhouse-toimijan kanssa tehtävä sopimus ja vaatimukset kumppanuusmalli - Toiminnan jatkuvuuden turvaaminen siirtymävaiheessa - Maakuntien valtakunnallisen ICT-palvelukeskuksen rooli - POP maakunnan ICT palvelutuotannon selvitys LapIT:n ja Istekin kanssa - Siirtyvät ja kuntiin jäävät palvelut Lapin väliaikainen valmistelutoimielin valtuuttaa ICT-koordinaattorin ja ICT-valmistelutyöryhmän tekemään kilpailutuksen asiantuntijaselvityksestä koskien tietohallinnon ja ICT-palvelutuotannon järjestämistä tulevassa Lapin maakunnassa. Selvitys valmistuu toukokuussa 2018. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti. Lisätietoja ICT-koordinaattori Sirpa Hakamaa, p. 040 535 3394 Toimeenpano: ICT-valmistelu
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 74 Väliaikainen valmistelutoimielin 40 27.02.2018 Asianhallintajärjestelmän käytön laajentaminen väliaikaishallinnolle Lapin Liiton Dynasty-järjestelmän pohjalta LLVate 27.02.2018 40 Sähköinen asianhallintajärjestelmä toimii työkaluna tehokkaaseen asianhallintaan eli organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien asioiden ja asiakirjojen käsittelyn ohjaamiseen ja elinkaaren hallintaan. Tehokas sähköinen asianhallinta tehostaa ja ohjaa asioiden valmistelua, päätöksentekoa, julkaisua ja arkistointia sekä tiedonhallintaa. Asianhallintajärjestelmän ohella tiedon luokittelua, ohjausta ja eheyttä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmalla sekä tätä toteuttavalla tiedonohjausjärjestelmällä. Lapin maakunnan ICT-valmisteluryhmä on selvittänyt mahdollisuuksia asianhallintajärjestelmän hankintaan väliaikaishallinnolle. Kuntaliiton projektina tuottamaa väliaikaishallinnon TOS:ia (tiedonohjausjärjestelmä) suositellaan käytettävän myös valmisteluvaiheessa syntyvään asiakirja-aineistoon. Lisäksi valmistelutyöryhmään on palkattu henkilö asianhallinnan valmistelutyöhön. Edellä mainituista syistä on perusteltua hankkia maakunnan valmistelutyön tueksi ja väliaikaishallinnon asianhallintajärjestelmä laajentamalla Lapin Liiton Dynasty-asianhallintajärjestelmää. Käytännössä tämä tarkoittaa uuden tietokannan luomista järjestelmään, TOS:in käyttöönottoa ja lisäkäyttäjien hankintaa. Järjestelmätoimittajalta (Innofactor) on saatu oheinen tarjous Lapin Liiton järjestelmän laajentamisesta. Tarjouksen kokonaishinta on 13 548. Lisäksi kustannuksia syntyy käyttäjälisensseistä ja mahdollisista lisäkoulutuksista. Hankinta toteutetaan suorahankintana ja palvelusopimus tehdään määräaikaisena päättyen 31.12.2019. Maakunnan asianhallintajärjestelmän määrittelyä tehdään ja hankintaa valmistellaan kansallisesti valtakunnallisen ICT-palvelukeskus Vimana Oy:n toimesta. Tämän kilpailutuksen lopputulos ja mahdollisen käyttövelvoitteen asettaminen määrittelee myöhemmin maakunnassa käytettävän asianhallintajärjestelmän. Käytännössä kilpailutus tehtäisiin vuoden 2018 aikana ja käyttöönottoprojektit alkaisivat vuoden 2019 lopulla. Lapin maakunnan ICT-valmisteluryhmä seuraa kansallista asianhallinnan valmistelua ja tekee tarvittavat ratkaisut maakunnan asianhallinnan järjestelmähankintojen osalta myöhemmin. Lapin Liiton Dynasty-asianhallintajärjestelmää laajennetaan Lapin maakunnan väliaikaishallinnon käyttöön tarjouksen mukaisella hinnalla. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti. Lisätietoja ICT-suunnittelija Arttu Salonen arttu.salonen@lapinmaakunta.fi Toimeenpano: ICT-valmistelu, talouden ja hallinnon valmistelu
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 75 Väliaikainen valmistelutoimielin 41 27.02.2018 Osallisuuskoordinaattori LLVate 27.02.2018 41 Väliaikainen valmistelutoimielin on kokouksessaan 9.1.2018 12 päättänyt nk. toisen vaiheen rekrytoinneista, sisältäen osallisuuskoordinaattorin tehtävän auki julistamisen. Väliaikainen valmistelutoimielin on kirjallisessa menettelyssä 9.2.2018 23 todennut, että tehtävään tuli 13 hakemusta, ja on valtuuttanut muutosjohtajan tekemään alustavat valinnat haastatteluun huomioiden uudistuksessa mukana olevien organisaatioiden hakijoiden ensisijaisuus. Viestinnän suunnittelija Jenni Lintula ja muutosjohtaja Marja Perälä ovat kirjallisen menettelyn jälkeen käyneet saapuneet hakemukset yhdessä läpi ja muutosjohtajalle annettuun toimivaltaan perustuen haastatteluun kutsuttiin viisi hakijaa. Haastatteluun kutsuttiin henkilöt, jotka olivat mukana uudistuksessa mukana olevissa organisaatioissa, ja joilla nähtiin olevan osallisuuteen ja verkostoyhteistyöhön liittyvää kokemusta sekä lisäksi henkilöitä, joilla oli muutoin vahvaa työkokemusta osallisuuteen liittyvistä tehtävistä. Haastattelut järjestettiin 19. ja 20.2.2018 Lapin liiton toimistolla ja niissä oli mukana viestinnän suunnittelija ja muutosjohtaja. annetaan kokouksessa. Päätös: Muutosjohtaja esitti Jukka Hakolaa. Hyväksyttiin yksimielisesti. Lisätiedot muutosjohtaja Marja Perälä p. 040 7688 752 Toimeenpano: hallintopalvelut Ote: hakijat (kuntarekry)
LAPIN LIITTO PÖYTÄKIRJA 3/2018 76 Väliaikainen valmistelutoimielin 42 27.02.2018 ICT-suunnittelijat LLVate 27.02.2018 42 Väliaikainen valmistelutoimielin on kokouksessaan 9.1.2018 12 päättänyt nk. toisen vaiheen rekrytoinneista, sisältäen ICT-suunnittelijoiden tehtävien auki julistamisen. Väliaikainen valmistelutoimielin on kirjallisessa menettelyssä 9.2.2018 23 todennut, että tehtävään tuli määräaikaan 5.2.2018 mennessä tehtävään tuli yhdeksän (9) hakemusta sekä valitsi haastattelun kuusi (6) hakijaa. Haastattelut pidetään 23.2.2018. Tehtävä on määräaikainen 31.5.2018 saakka. annetaan kokouksessa. Päätös: Muutosjohtaja esitti, että väliaikainen valmistelutoimielin valitsee tehtävään Susanna Hongan, Pasi Revonmäen ja Anne Sandbergin. Esitetyistä Susanna Honga ja Anne Sandberg eivät työskentele maakuntaan siirtyvissä organisaatioissa. Heidän työnantajanaan tulee toimimaan Lapin Liitto ja heidän palkkauksessa noudatetaan Lapin liiton palkkausperusteita. Hyväksyttiin yksimielisesti. Lisätiedot: Muutosjohtaja Marja Perälä, p. 040 768 8752 ICT-koordinaattori Sirpa Hakamaa, p. 040 535 3394 Toimeenpano: Lapin Liitto, ICT-koordinaattori Ote: hakijat (kuntarekry)