Projektin palikat hallintaan! Tehokkaan projektinhallinnan opas Idea Suunnittelu Käynnistäminen Toteutus Tulos
1 Tehokas projektinhallinta on avain tuloksellisuuteen Projektinhallinta on taitolaji. Siinä tarvitaan kokemusta, taitoa pitää kaikki langat käsissä, järjestelmällistä seurantaa ja jatkuvaa kehittymistä. Projektinhallinta ratkaisee sen, syntyykö tulosta ja kuinka paljon. Projektin palikat on pidettävä hallinnassa Jokainen projekti on monimutkainen kokonaisuus, johon kuuluu erilaisia vaiheita, tehtäviä tai osaalueita. Projekti on toteutettava tietyssä aikataulussa ja sen toteuttamiseen tarvitaan ajan lisäksi monenlaisia muitakin resursseja: työntekijöitä, materiaaleja, tiloja, laitteita ja työkaluja. Lisäksi sujuva projektinhallinta vaatii aukotonta viestintää ja tiedon jakoa projektia toteuttavien henkilöiden kesken. Projekteja on usein yhtä aikaa meneillään useampia, jopa kymmeniä. Siinä vaiheessa unohdukset ja virheet ovat jo enemmän kuin todennäköisiä. Palikoita ei saa kuitenkaan päästä putoamaan, sillä se voi aiheuttaa projektissa ylimääräisiä kustannuksia ja jopa asiakasmenetyksiä. Mitä sujuvammin projektin eri osaset saadaan kytkettyä toisiinsa, sitä tyytyväisempi asiakas on ja sitä enemmän yritykselle jää projektista kolikoita omaankin taskuun. Ei siis riitä, että projekti saadaan vietyä loppuun se kannattaa viedä loppuun tehokkaasti. Oikeanlainen työkalu tehostaa projektinhallintaa Projektinhallinnan työkalu tekee projekteista helposti hallittavia, tehokkaita ja tuloksellisia. Kokonaisvaltainen projektinhallintaohjelma vähentää inhimillisten virheiden määrää, kokoaa kaiken projektiin liittyvän tiedon, toimii ajantasaisena viestintäkanavana, helpottaa suunnittelua ja ennakointia sekä mahdollistaa projektin seurannan ja kehittämisen. Hyvä projektinhallinta helpottaa työtä tehostaa resurssien käyttöä maksimoi tulokset vähentää virheitä parantaa asiakastyytyväisyyttä
2 Projektin aloittaminen Jokaisen projektin on oltava toteuttajalleen kannattava. Mitä enemmän yrityksellä on aiempaa kokemusta vastaavista projekteista, sitä helpompaa kannattavuuden arviointi on. Aiempi kokemus auttaa kannattavuuden arvioinnissa Projektia aloitettaessa on aina ensin punnittava, voidaanko se toteuttaa onnistuneesti ja kannattavasti. Arvioinnissa ovat suureksi avuksi aikaisemmin toteutetut projektit. Aikaisempi kokemus yhteistyöstä asiakkaan kanssa auttaa myös tulevan projektin resurssien tarpeen arvioinnissa. Aiemmista vastaavanlaisista projekteista kerätty data on erinomainen pohja uuden projektin kannattavuuden ja toteutumisen ennakoinnissa. Jos tähän tarkoitukseen on olemassa ohjelma, johon kaikki tarvittavat tiedot tallentuvat, on arviointi huomattavasti helpompaa. Projektinhallintaohjelma kokoaa tärkeät tiedot Kun edellisten projektien tiedot ovat yksityiskohtaisesti tallessa projektinhallintaohjelmassa, niiden perusteella on helppo arvioida alkavan projektin kannattavuutta. Ohjelmasta ovat nähtävissä muun muassa muistiot, aktiviteetit, liitteet, projektikalenterit, resursoidut työvaiheet, toteutuneet tunnit, projektin tulot ja kulut sekä lopullinen kate. Projektinhallintatyökalu auttaa arvioimaan aikatauluja henkilöresursseja muita kuluja katetta
3 Projektin määrittely ja suunnittelu Kun projekti on päätetty aloittaa, on aika tehdä kattavat suunnitelmat sen toteuttamiseksi. Mikä on projektin budjetti, mitä resursseja siihen tarvitaan ja millä aikataululla se saadaan vietyä läpi? Hyvä suunnitelma luo pohjan onnistuneelle projektille Projektisuunnitelma määrittelee projektin sisällön, budjetin ja aikataulun. Suunnitelmassa on asetettava realistiset tavoitteet, joiden toteutumista voidaan mitata ja seurata matkan varrella. Tässä vaiheessa on tärkeää, että käytettävissä olevat resurssit ovat selkeästi tiedossa. Mitä paremmin resurssienhallinta on hoidettu aikaisemmin, sitä helpompi eri resurssien käyttöä tulevassa projektissa on suunnitella. Esimerkiksi tarjouspyyntöjen ja tehtävälistojen teko helpottuvat sen myötä huomattavasti. Tehtävät hallinnassa projektinhallintatyökalulla Omat tehtävät näkyvät henkilön etusivulla ja kalenterissa. Resursointi työkalun sekä projektikorttien avulla kokonaisuus pysyy helposti hallussa. Tehtäviä voi luoda ohjelmaan juuri tarpeen mukaan, ja kaikki projektin työvaiheet ovat aina selkeästi nähtävissä. Tehtävät näkyvät jokaisen projektiin osallistuvan henkilön kalenterissa, jossa onnistuvat sekä resursointi, projektikalenterin luonti että työaikakirjaus yhdellä kertaa. Projektikalenteri pitää kaikki henkilöt ajan tasalla tehdyistä ja tekemättömistä tehtävistä deadlineista tehdyistä tunneista käytettävistä resursseista mahdollisista muutoksista
4 Projektin käynnistäminen ja toteutus Tehokkaasti etenevässä projektissa kaikki osallistujat ovat alusta asti ajan tasalla tehtävistään ja kommunikointi sekä tiedon jakaminen onnistuvat esteettömästi henkilöiden välillä. Käy kokonaisuus läpi ennen projektin käynnistämistä Ennen kuin aloitat uuden projektin, on projektiryhmän kanssa hyvä käydä läpi projektin eri vaiheet. Projektinhallintaohjelmalla näette kerralla koko projektin kaikkine sisältöineen. Projektin kulurakenne, tehtävät määräpäivineen, muistiot sekä liitteet ovat helposti kaikkien projektiin osallistuvien saatavilla projektinhallintaohjelman avulla. Kun projektin jäsenet tietävät omat tehtävänsä, on projektin käynnistäminen hyvin yksinkertaista. Kentällä työskentely sujuu vaivattomasti, sillä projektinhallintatyökalu ja kaikki projektin tiedot kulkevat mukanasi kaikkialle. Projektinhallintaohjelma toimii nopeasti niin älypuhelimella, tabletilla kuin kannettavallakin. Projektin toteutus vaatii projektiviestintää Kaikilla projektin henkilöillä on oltava riittävästi projektiin liittyvää tietoa, jonka tehokkaaseen välittämiseen on oltava selkeät kanavat. Helpointa on, jos projektiviestintä kootaan yhteen paikkaan, johon kaikilla projektiin osallistuvilla on vaivaton pääsy. Silloin tiedon puute ei hidasta työn etenemistä kenenkään osalta. Reaaliaikainen viestinkulku ja mahdollisuus jakaa tiedostoja helposti nopeuttavat ongelmanratkaisua ja tehostavat projektin etenemistä. Projektinhallintaohjelma projektiviestinnän välineenä kokoaa projektiviestinnän yhteen paikkaan parantaa tiedonkulkua nopeuttaa työntekoa mahdollistaa ryhmäkeskustelut lisää yhteisöllisyyttä
5 Projektin seuranta ja hallinta Reaaliaikaisella seurannalla projekti saadaan pidettyä oikeassa kurssissa ja tarvittaessa korjattua suuntaa niin, että projektissa päästään parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen. Seuranta on helpointa, kun tiedot ovat yhdessä järjestelmässä Projektin etenemisestä suunnitelman mukaisesti on oltava jatkuvasti ajan tasalla. Seurantaa helpottaa kattava projektinhallintajärjestelmä, josta työvaiheiden tilat ovat aina nähtävissä ja jossa niitä sekä niiden aikataulutusta on helppo päivittää ja muokata. Tulo- ja kulutositteet talteen Monipuolisessa hallintajärjestelmässä myös projektin toteutuneiden kulujen seuranta ja raportointi on vaivatonta. Parhaiten se onnistuu, kun kaikki tuntimerkinnät, kulut ja tulot kirjataan samaan järjestelmään, josta ne ovat tarvittaessa kaikkien projektin jäsenten nähtävissä. Pilvipalveluna toimivassa järjestelmässä se onnistuu missä vain ja milloin vain. Kattavan projektinhallintajärjestelmän ominaisuuksiin kuuluu myös matka- ja kululaskujen helppo tallentaminen. Näin tositteet saadaan tehokkaasti talteen ja nopeammin laskutettua asiakkaalta. Projektinhallintaohjelman avulla on helppo seurata resurssien käyttöä työajanseuranta kulujen ja tulojen seuranta kannattavuusseuranta
6 Projektin lopettaminen ja palaute Projektin valmistuttua voidaan todeta, miten kaikessa onnistuttiin. Mitä yritykselle jäi käteen? Joka tapauksessa ollaan kokemusta rikkaampia ja tämä kokemus kannattaa ehdottomasti hyödyntää jatkossa. Mitä projekti opetti? Projektin päätyttyä on tietysti tärkeää, että asiakas on tyytyväinen. Yhtä tärkeää on kuitenkin arvioida omalta kannalta, kuinka onnistuneesti projekti saatiin toteutettua: mitä siitä opittiin, paljonko tienattiin ja miten vastaavat projektit kannattaisi hoitaa sekä hinnoitella jatkossa. Projektia, jonka kaikki osa-alueet on dokumentoitu samaan järjestelmään, on paljon helpompi analysoida jälkeenpäin. Sitä kautta yrityksellä on loistava mahdollisuus kehittää ja tehostaa toimintaansa. Projektinhallintaohjelma tarjoaa mahdollisuuden kehittymiseen Hyvät raportit toteutetuista projekteista ovat avain toiminnan kehittämiseen. Projektinhallintaohjelman antamat raportit osoittavat selkeästi ja läpinäkyvästi, mihin projektissa on kulunut työaikaa ja rahaa. Ne helpottavat budjetointia jatkossa ja auttavat toteuttamaan tulevat projektit entistä kannattavammin. Kattava raportointiominaisuus sisältää mm. myyntiraportit projektiraportit tunti- ja kuluraportit yhteyden taloushallintoon
Kaikki yrityksen hallintatyökalut yhdessä paketissa Pilvipalveluna toimiva Taimer kokoaa pienyrittäjän tarvitsemat työkalut yhdeksi helppokäyttöiseksi ohjelmaksi. Projektien, asiakkuuksien, myynnin, laskutuksen ja työajan hallinta onnistuvat mutkattomasti kaikilla laitteilla, paikasta riippumatta. Kokeile Taimeria 30 päivää ilmaiseksi! Aloita kokeilu heti www.taimer.com/fi sales@taimer.com +358 40 095 8877