Lääkärit tietojärjestelmä - koulutuksessa

POTILASTIETOJÄRJESTELMÄT TIETEESSÄ LAURI LAMMI LT, erikoislääkäri, osastonylilääkäri, tietojärjestelmälääkäri Keski-Suomen sairaanhoitopiiri lauri.lammi@ksshp.fi Lääkärit tietojärjestelmä - koulutuksessa Kokemuksia sähköisen potilastietojärjestelmän käyttöönotosta Lähtökohdat Lääkärien asenteet sähköisiin potilastietojärjestelmiin vaihtelevat paljon. Koulutus on myös koettu riittämättömäksi. Kyselytutkimuksessa selvitettiin Keski-Suomen sairaanhoitopiirin lääkärien mielipiteitä sähköisestä potilastietojärjestelmästä, sen käytöstä sekä käyttöönottokoulutuksen sisällöstä ja hyödystä. Aiemmin ei lääkärien tietojärjestelmäkoulutuksesta ole maassamme julkaistu tutkimustietoa. Menetelmät Keski-Suomen sairaanhoitopiirissä järjestettiin potilastietojärjestelmän käyttöönottokoulutus 274:lle lääkärille. Kouluttajana toimi tietojärjestelmälääkäri. Lääkärien suhtautumista potilastietojärjestelmään kartoitettiin sähköisellä kyselyllä. Sen ensimmäinen osa tehtiin juuri ennen potilashallintaosion koulutusta (117 vastausta) ja toinen osa 2 3 kuukautta käyttöönoton jälkeen (94 vastausta). Tulokset Lääkärit, jotka olivat mielestään aktiivisia työssään, suhtautuivat positiivisemmin myös tietojärjestelmään; eri lääkäriammattiryhmien tai erikoisalojen välillä ei ollut eroja. Koulutustilaisuudet koettiin myönteisiksi ja niistä oli hyötyä uusien ohjelmaosioitten omaksumisessa. Opetukseen käytetty kolmen tunnin koulutusaika koettiin liian lyhyeksi. Sen lisänä ollut samanpituinen kertauskoulutus antoi mahdollisuuden harjoitteluun. Lääkärit toivoivat lääkäriä kouluttajakseen. Päätelmät Sähköisten potilastietojärjestelmien käytettävyyttä tulee kehittää siten, että niitä voi hallita ilman massiivista koulutusta. Kovin suuria kertaluonteisia tietojärjestelmien käyttöönottoja pitää välttää, koska koulutuksissa on vaikea omaksua kaikkea. Koulutukseen tulee varata riittävästi aikaa ja käytännön harjoittelumahdollisuuksia tulee myös olla riittävästi. Moniammatillinen olemassa olevien ja tulevien prosessien kuvaus helpottaa koulutusta ja ohjelmiston käyttöä. Koulutuksen ja järjestelmän käyttöönoton välinen aika ei saa olla liian pitkä. Koulutettavien tarpeet on arvioitava ennen koulutusta. Tietojärjestelmälääkäri on keskeisessä asemassa niin koulutuksessa kuin muussa keskustelussa potilastietojärjestelmistä. VERTAISARVIOITU VV Lääkärien asenteita sähköisten potilastietojärjestelmien käyttökoulutukseen tai kokemuksia niistä ei ole juuri Suomessa aiemmin selvitetty (1). Kotimaisen tutkimuksen mukaan osa lääkäreistä on saanut liian vähän koulutusta ja opastusta järjestelmien eri osa-alueitten käyttöön. Sen vuoksi tietojärjestelmien hyödyntäminen on jäänyt puutteelliseksi (2). Lapin sairaanhoitopiirissä on selvitetty sairaalahenkilökunnan tietoja käytössä olevista järjestelmistä ja heidän valmiuksiaan käyttää tietokonetta sekä heidän koulutustarvettaan. Lääkärien perustaitojen todettiin olevan hyvät (3). Sen sijaan lääkärien asenteita sähköisten potilastietojärjestelmien käyttöön on kuvattu viime vuosina useammassakin selvityksessä. Lääkärikunta valittaa potilastietojärjestelmien toimimattomuutta, vaikka toisaalta maassa todetaan olevan myös lääkäreitä, joille ATK tarkoittaa muutakin kuin Automaattista Työn Kaksinkertaistumista. Ohjelmatalojen katsotaan yleisesti ottaneen potilastietojärjestelmät käyttöön kes- Suomen Lääkärilehti 19/2011 vsk 66 1573

POTILASTIETOJÄRJESTELMÄT KIRJALLISUUTTA 1 Lemmetty K, Kuusela T, Saranto K, Ensio A. Education and training of health information systems a literature eview. Kirjassa: Park HA, Murray P, Delaney C, toim. Consumer-centered computer supported care for healthy people. Proceedings of NI2006. Amsterdam: IOS Press 2006;176 80. 2 Kortteisto T, Mäntyranta T, Komulainen J, Kaila M. Lääkäreillä vielä paljon sanottavaa sähköisistä potilaskertomusjärjestelmistä. Suom Lääkäril 2008;63:1297 300. 3 Säkö S, Paananen E, Ulkuniemi H, Kelottijärvi T. Paperista bitteihin sähköisen sairauskertomusjärjestelmän tuominen sairaalaan. Suom Lääkäril 2003;58:4609 12 4 Lääveri T. Potilaskertomusjärjestelmien käytettävyysselvitys osoitti. Lääkärien mielipiteitä ei ole kuunneltu. Pääkirj. Suomen Lääkäril 2008;63(6 Liite):S3. 5 Vänskä J, Viitanen J, Hyppönen H ym. Lääkärien arviot potilastietojärjestelmistä kriittisiä. Suom Lääkäril 2010;65:4177 83. 6 Winblad I, Hyppönen H, Vänskä J ym. Potilastietojärjestelmät tuotemerkeittäin arvioitu. Suom Lääkäril 2010;65:4185 94. 7 Salo S. Hyvä paha terveydenhuollon tietotekniikka. Suom Lääkäril 2008;63:38 9. 8 Itkonen P. Tietoteknisesti tuettu terveydenhuollon alueellinen yhteistyö. Kuopion yliopiston julkaisuja E, Yhteiskuntatieteet 47. Kuopio 1997. 9 Haukilahti RL, Varjo I, Halila H ym. Enemmistö lääkäreistä pitää tietoteknologian muutosta myönteisenä. Suom Lääkäril 2008;63:4223 8. 10 Good P. Permutation, parametric, and bootstrap tests of hypotheses. New York: Springer-Verlag 2005. SIDONNAISUUDET Kirjoittaja on ilmoittanut sidonnaisuutensa seuraavasti (ICMJE:n lomake): Konsultaatiosopimus Tieto oyj kanssa koulutuksista ja potilastietojärjestelmien kehittämisestä. keneräisinä lääkärien mielipiteitä ja tarpeita kuulematta (4). Tuoreimmissa selvityksissä lääkärien arviot potilastietojärjestelmistä ovat edelleen kriittisiä. Järjestelmien ongelmia ilmenee huolestuttavan paljon, ne hankaloittavat lääkärien työtä ja saattavat olla riski potilasturvallisuudelle. Järjestelmien suunnittelussa ei ole onnistuttu toivotulla tavalla. Käyttäjien kokemuksia ja lääkärien mahdollisuutta osallistua tietojärjestelmien kehitystyöhön tulee korostaa entisestään (5,6). Lääkärien mielipiteet sähköisistä potilaskertomusjärjestelmistä voidaan luokitella viiden tekijän mukaan: hyvä toimivuus käytännön työssä, kirjatun tiedon löydettävyys, potilastietoa sisältävien järjestelmien käyttö kertakirjautumisella, koneiden ja verkon riittävä suorituskyky ja järjestelmän tehokkaampi hyödyntäminen käyttäjäkoulutuksen avulla (2). Terveydenhuollon tietojärjestelmien kehittämisen tulee sisältää enemmän yhteistyötä kaikkien toimijoiden kanssa ja sen tulee olla jatkuva prosessi. Tietotekniikka ja toimintaprosessit ovat jatkuvassa vuorovaikutuksessa toisiinsa, eikä lopputulos ole koskaan valmis. Terveydenhuollon prosessien arvioinnissa löydetään solmukohtia, joihin tarvitaan uudenlaisia innovatiivisia teknisiä ratkaisuja (7). Kuriositeettina voidaan todeta, että lääkärien suhtautuminen tietojärjestelmiin oli hyvin samansuuntaista jo 1990-luvulla. Haittoina pidettiin muun muassa hintaa ja tietosuojaa, ajan kulumista tietokoneen käyttämiseen, teknologian sujumattomuutta, toimistotyön siirtymistä lääkäreille, liian uskovia toteuttajia ja toimintahäiriöitä. Kokemukset tietojärjestelmistä ja niiden käytöstä eivät ole olleet silloinkaan myönteisiä, ja se on muokannut lääkärien asennetta teknologiaan (8). Toisaalta Lääkäri 2003 -tutkimuksessa enemmistö piti tietoteknologian kehitystä myönteisenä. Se auttaa käytännön työssä ja helpottaa tiedonhankintaa. Osa koki kielteisenä hallitsemattoman tietotulvan, tietotekniikan epävarman toiminnan ja tunkeutumisen potilas-lääkärisuhteeseen. Potilastyössä koettiin toisaalta järjestelmien auttavan, työn helpottuvan ja nopeutuvan (9). Selvästi kriittinen asia lääkärin työn kannalta on, voiko hän keskittyä perustehtäväänsä potilastyöhön vai joutuuko lääkäri tekemään sellaisia tehtäviä, jotka mielletään sihteerin tai hoitajan työksi. Lääkärit siis suhtautuvat sähköisiin potilastietojärjestelmiin pääasiassa negatiivisesti, koska järjestelmät koetaan usein potilastyötä haittaaviksi, hidastaviksi ja jopa potilasturvallisuudelle vaarallisiksi. Vika on potilastietojärjestelmien huonossa käytettävyydessä. Puutteistaan huolimatta ovat sähköiset potilastietojärjestelmät nykyään lähes kaikkien lääkärien työkaluja ja niiden toiminnan hallinta auttaa niiden käytössä. Kyselytutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, millaisia odotuksia ja asenteita lääkäreillä oli sähköistä potilastietojärjestelmää ja sen käyttöönottokoulutusta kohtaan. Lisäksi tutkimuksella pyrittiin selvittämään sopivaa koulutuksen kestoa ja sähköisen potilastietojärjestelmän koulutuksen ja käytännön harjoittelun merkitystä. Tietojärjestelmän käyttöönotto ja sitä tukenut koulutus Keski-Suomen sairaanhoitopiirin somaattisilla erikoisaloilla ja yleissairaalapsykiatriassa siirryttiin aiemmasta MUSTI-potilashallintojärjestelmästä EFFICA-järjestelmään keväällä 2009. Sitä ennen uuden ohjelmiston potilaskertomusosa oli ollut käytössä 3 4 vuoden ajan erikoisalasta riippuen. Järjestelmän käyttöönottoa valmisteltiin noin vuotta aiemmin, kun erikoisalojen johtoryhmille esiteltiin uuden järjestelmän toiminta ja pyydettiin tekemään silloisten käytäntöjen toimintakuvaukset ja tarjottiin mahdollisuutta yhteistyössä tietohallinnon kanssa pohtia uuden järjestelmän toimintatapoja. Operatiiviseen toimialueeseen kuuluvat kirurgian, anestesiologian ja leikkaushoidon, naistentautien ja synnytysten, korva-, nenä- ja kurkkutautien, silmätautien ja hammas-, suuja leukakirurgian erikoisalat sekä vastuualueet. Konservatiivisessa toimialueessa ovat sisätautien, neurologian, geriatrian, syöpätautien, keuhkosairauksien, fysiatrian ja kuntoutuksen, lastentautien ja lastenneurologian sekä ihotautien erikoisalat. Lääkinnällisissä palveluissa ovat kliinisen neurofysiologian, kliinisen fysiologian ja radiologian erikoisalat. Psykiatriset erikoisalat muodostavat oman, ja päivystys oman toimi - alueensa. Sairaanhoitopiirin palveluksessa oli potilashallintojärjestelmän käyttöönoton aikana 301 lääkäriä. Koulutukseen ei otettu lääkäreitä, jotka eivät pääsääntöisesti käytä potilaskertomusjär- 1574 Suomen Lääkärilehti 19/2011 vsk 66

TIETEESSÄ jestelmää (radiologit, patologit, laboratoriolääkärit). Loput 274 lääkäriä kutsuttiin sähköpostin välityksellä potilashallinnon koulutuksiin. Ylilääkärin tehtävä oli huolehtia siitä, että kaikki lääkärit osallistuivat koulutuksiin. Koulutusmääriä jouduttiin supistamaan alkuperäisestä suunnitelmasta, koska koettiin, että niihin käytetty aika vähentää liikaa tuotantoa varsinkin operatiivisilla aloilla. Lääkäreille järjestettiin yhteensä 25 kolmen tunnin pituista peruskoulutustilaisuutta. Jokaisessa koulutuksessa oli tilaa 12 osallistujalle, joten eri koulutusmahdollisuuksia oli 300. Ensimmäiset peruskoulutukset järjestettiin vuodenvaihteessa 2008 2009. Koulutus koostui tietosuojan perusasioiden sekä käytössä olevan sähköisen potilaskertomuksen kertauksesta. Valtaosa ajasta käytettiin potilashallinnon järjestelmän kouluttamiseen. Sen uusina osina olivat uudet toiminnat poliklinikalla (ajanvarauskirja, diagnoosien ja toimenpiteitten kirjaaminen ja laskutustiedot), sähköisen määräyksen teko, toiminnat osastolla ja ns. sähköinen paikkakartta vuodeosastolla. Sähköinen lähetteenkäsittely koulutettiin vain niille, jotka sitä käyttävät. Noin kuukautta ennen käyttöönottoa aloitettiin kolmen tunnin kertauskoulutukset, joissa pääpaino oli harjoittelulla, kun uudet toiminnot oli lyhyesti esitelty. Kertauskoulutuksia järjestettiin 10 kertaa ja koulutusmahdollisuuksia oli yhteensä 120. Tietojärjestelmälääkäri piti kaikki koulutukset. Apukouluttajana toimi sairaanhoitaja tai osastosihteeri, jotka olivat saaneet perusteellisen ohjelmistokoulutuksen. Koulutettavana oli 1 12 henkilöä kerrallaan. Aineisto ja menetelmät Paitsi kyselyitten tuloksiin osa seuraavista toteamista perustuu myös kokemukselliseen tietoon kirjoittajan yli kolmivuotisella työsaralta tietojärjestelmälääkärinä Keski-Suomen keskussairaalassa ja potilastietojärjestelmäkoulutusten pitäjänä. Koulutuksiin osallistui ainakin kerran 238 lääkäriä, 87 % sähköisiä järjestelmiä käyttävistä lääkäreistä. Heistä 197 osallistui vain peruskoulutukseen ja 45 vain kertauskoulutukseen. Molempiin koulutuksiin osallistui 64 lääkäriä (23 %). Tutkimusaineisto hankittiin sähköisellä kyselyllä (Webropol). Ensimmäinen kysely järjestettiin kuukautta ennen ensimmäisiä koulutuksia, toinen 2 3 kuukautta järjestelmän käyttöönoton jälkeen. Molemmista kyselyistä muistutettiin sähköpostiviestillä kolmesti. Kysymyksiin vastattiin kolmiportaisella asteikolla (kyllä, ei, en tiedä) sekä viisiportaisella Likert-asteikolla (täysin samaa täysin eri mieltä), jotka yhdistettiin. Kyselyt tehtiin anonyymeinä, joten eri kyselyjen vastausten yhdistäminen ei ollut mahdollista. Vastaajien ammatillista ja kehitystyöhön osallistumisen aktiivisuutta arvioitiin neljällä kysymyksellä, joista laskettiin keskiarvomuuttuja. Jos tämä oli vähintään 3,75 Likert-asteikolla 1 5 (vähintään jossakin määräin samaa mieltä), vastaaja määritettiin aktiiviseksi. Ryhmien välisten erojen tilastollista merkitsevyyttä testattiin Khiin neliö -testillä tai Fisherin eksaktilla testillä ja permutaatiotestillä (10). Tulokset Ensimmäinen kysely kuukausi ennen koulutuksia Kyselyyn vastasi kaikkiaan 117, eli 42 % koulutukseen kutsutuista 274:stä lääkäristä. Heidän sukupuoli- ja ammattiryhmäjakaumansa esitetään taulukossa 1. Vastanneista 39 % työskenteli operatiivisella toimialueella, 40 % konservatiivisella toimialueella, tukipalveluissa 6 %, psykiatriassa 11 % ja päivystyksessä 4 %. TAULUKKO 1. Tietojärjestelmäkoulutukseen osallistuneiden määrät sekä järjestelmän käyttäjien osuudet sukupuolen ja ammattiryhmän mukaan ensimmäisessä kyselyssä ennen koulutuksia ja toisessa kyselyssä 2 3 kk koulutusten jälkeen. Kysely Osallistuneet Ylilääkärit Erikoislääkärit Erikoistuvat lääkärit Kaikki Osuus käytt. Naiset Miehet Osallistuneet Osuus ylil. Osallistuneet Osuus el. Osallistuneet Osuus evl. n % % % % % % % % % Ensimmäinen kysely 117 42 52 48 30 45 43 39 27 41 Toinen kysely 95 38 60 40 33 30 40 36 27 24 Suomen Lääkärilehti 19/2011 vsk 66 1575

POTILASTIETOJÄRJESTELMÄT KUVIO 1. Sähköiseen toimintamalliin liittyviä mielipiteitä diagnostiikasta, diagnoosin kirjaamisesta, toimenpiteitten ja määräysten kirjaamisesta suhteessa omaan arvioon aktiivisuudesta, toimialueeseen ja virka-asemaan. Aktiivinen + Aktiivinen Konservatiivinen Operatiivinen Erikoistuva Erikoislääkäri Ylilääkäri Diagnostiikka on lääkärin tehtävä p = 0,11 p = 0,66 p = 0,47 Diagnoosien kirjaaminen on lääkärin tehtävä p = 0,024 p = 0,62 p = 0,37 Toimenpiteiden kirjaaminen vaikuttaa laskutukseen p = 0,014 p = 0,37 p = 0,18 Potilasta koskevat määräykset tekee ja kirjaa lääkäri p = 0,008 p = 0,070 p = 0,85 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Eri mieltä Samaa mieltä Eri mieltä Samaa mieltä Eri mieltä Samaa mieltä KUVIO 2. Sähköiseen potilastietojärjestelmään ja sen uusien osien koulutuksiin liittyviä odotuksia suhteessa omaan arvioon aktiivisuudesta, toimialueeseen tai virka-asemaan. Aktiivinen + Aktiivinen Konservatiivinen Operatiivinen Erikoistuva Erikoislääkäri Ylilääkäri Käytän sähköistä järjestelmää päivittäin p = 0,28 p = 0,53 p = 0,56 Hallitsen sähköisen järjestelmän käytön hyvin p = 0,023 p = 0,99 p = 0,076 Teen saneluni aina sähköiseen järjestelmään p = 0,091 p = 0,99 p = 0,55 Sähköinen järjestelmä on helpottanut työntekoani p = 0,024 p = 0,16 p = 0,84 Odotan sähköiseen järjestelmään tulevien muutosten helpottavan työntekoani p = 0,78 p = 0,13 p = 0,60 Sähköiseen järjestelmään tulee saada ohjaavaa tietoa p < 0,001 p = 0,26 p = 0,23 Koulutukset haittaavat perustehtävien suorittamista p = 0,99 p = 0,72 p = 0,049 Aiemmat koulutukseni ovat vastanneet tarpeitani p = 0,24 p = 0,90 p < 0,001 Lääkäri pitää koulutukset lääkäreille p = 0,007 p = 0,79 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 p = 0,34 1 2 3 4 5 Eri mieltä Samaa mieltä Eri mieltä Samaa mieltä Eri mieltä Samaa mieltä 1576 Suomen Lääkärilehti 19/2011 vsk 66

TIETEESSÄ TAULUKKO 2. Mielipiteet koulutusten onnistumisesta 2 3 kk koulutusten jälkeen tehdyssä kyselyssä. Väittämä Täysin tai jnkv eri mieltä En osaa sanoa Täysin tai jnkv samaa mieltä % % % Minulle on tärkeää, että koulutukset piti oman ammattiryhmäni edustaja 7 17 76 Koulutukset haittasivat lääkärin perustehtävän suorittamista 54 12 34 Koulutuksista oli hyötyä sähköisen potilaskertomuksen käyttöönotossa 3 9 88 Koulutukset vastasivat tarpeitani 23 11 66 Kouluttajien asiantuntemus oli riittävä 6 12 82 Koulutukset onnistuivat järjestelyiltään hyvin 13 15 72 Aktiivisiksi määritettyjä oli 45 vastaajaa (38 %). Aktiivisuusluokituksen lisäksi vastausten arviointiperusteena käytettiin virka-asemaa (ylilääkärit, erikoislääkärit ja erikoistuvat lääkärit) ja konservatiivista tai operatiivista toimialuetta. Muiden toimialueitten vastanneitten määrä oli pieni ja heitä ei otettu mukaan arviointiin. Uudessa potilashallintaosiossa lääkärin on merkittävä diagnoosit ja toimenpiteet sähköisesti potilastietojärjestelmään. Diagnoosin tekemisen katsottiin kiistatta kuuluvan lääkärille. Vastanneista 70 % oli sitä mieltä, että myös diagnoosien kirjaaminen kuuluu lääkärille. Toimenpiteiden kirjaamisen tiesi vaikuttavan laskutukseen 79 %. Vastanneista 66 % oli sitä mieltä, että potilasta koskevat määräykset tekee ja myös kirjaa potilaskertomukseen lääkäri. Tulokset suhteessa koettuun aktiivisuuteen, toimialueeseen ja virka-asemaan kuvataan kuviossa 1. Merkittäviä eroja tuli esille vain verrattaessa vastauksia aktiivisuuteen. Kyselyyn vastanneista kaikista lääkäreistä 93 % käytti sähköistä potilaskertomusta päivittäin. Vastanneista 62 % koki potilaskertomuksen helpottaneen päivittäistä työtä aiempaan verrattuna ja 90 % tekee kaikki sanelunsa sähköiseen potilastietojärjestelmään. Silti vastanneista vain 65 % koki hallitsevansa järjestelmän käytön hyvin. Potilastietojärjestelmän uusien osien epäili vaikeuttavan työntekoa 47 %. Kaikista vastanneista 62 % arvioi, etteivät koulutukset haittaa lääkärin perustehtävän suorittamista. Sitä, että lääkäri kouluttaa lääkäreitä, piti tärkeänä 66 %. Lääkärien arvioita omasta kyvystään käyttää jo olemassa ollutta potilastietojärjestelmää, siihen aiemmin annettuja koulutuksia ja odotuksia uudesta ohjelman osasta ja siihen pidettävistä koulutuksista suhteessa arvioon omasta aktiivisuudesta, virka-asemaan ja konservatiiviseen tai operatiiviseen toimialueeseen kuvataan kuviossa 2. Toinen kysely 2 3 kuukautta käyttöönoton jälkeen Vastanneitten lukumäärät, heidän sukupuolensa ja ammattiryhmäjakaumansa esitetään taulukossa 1. Viisi vastanneista ei ollut osallistunut koulutuksiin. Vastanneista 60 (67 %) osallistui kertaalleen ja 30 (33 %) kahdesti. Vastaajista 35 % oli operatiiviselta ja 41 % konservatiiviselta toimialueelta. Tukipalveluista oli 4 %, psykiatrialta 13 % ja päivystyksestä 7 %. Taulukossa 2 esitetään vastaajien arvioinnit koulutuksen onnistumisesta. Näiden perusteella kyselyyn vastanneet olivat tyytyväisiä koulutukseen. Lääkärin lääkärille pitämien koulutusten merkitys koettiin tässä kyselyssä vielä suuremmaksi (76 %) kuin ensimmäisessä kyselyssä (66 %). Koulutusten ja ohjelman käyttöönoton välinen aika oli sopiva 62 %:n mielestä ja liian pitkä 31 %:n mielestä. Suurin osa niistä, joilla koulutuksen ja ohjelman käyttöönoton väli oli yli 8 viikkoa, piti väliaikaa liian pitkänä. Koulutukseen varattua aikaa piti sopivana 70 % vastanneista, liian lyhyenä 20 % ja liian pitkänä 10 %. Taulukossa 3 kuvataan eri koulutusten osa-alueisiin käytetyn ajan keston sopivuutta. Uusia opetettavia asioita olivat poliklinikkatyön osuus, osastonhallinta, lähetteiden käsittely ja sähköisen määräyksen teko. Kahdessa kolmen tunnin osiossa mukana olleet pitivät Suomen Lääkärilehti 19/2011 vsk 66 1577

POTILASTIETOJÄRJESTELMÄT Vastoin odotusta nuoret lääkärit eivät erottuneet varttuneemmista ohjelmistonkäyttötaidoiltaan. TAULUKKO 3. useammin koulutusaikaa riittävänä kuin vain yhdessä kolmen tunnin osiossa olleet. Hoitokertomusta ei käsitelty kertauskoulutuksessa, ja lähetettä käsiteltiin vain niitä käsittelevien kanssa. Lääkärien osallistuminen moniammatilliseen valmisteluun, prosessien kuvaukseen ja etukäteen sopimiseen ei vaikuttanut mielipiteisiin tai käyttöönottovalmiuteen poliklinikkavastaanoton tai osastonhallinnan osalta. Sen sijaan ero tuli merkitseväksi, kun arvioitiin määräysten käyttöä (p = 0,02) tai sähköisen lähetteen käsittelyä (p = 0,007). Hoitokertomuksen tekninen hallinta (tietojen rajaaminen) helpottui, kun asioista oli keskustelu etukäteen, mutta tiedon löytämiseen tai käytettävyyteen se ei vaikuttanut. Pohdinta Kyselyjen pienet osallistumisprosentit (42 % ja 38 %) eivät vastausten perusteella juurikaan heijastele erityisen positiivista tai negatiivista asennetta tietojärjestelmää kohtaan, vaan ne jakautuvat varsin tasaisesti. Toisaalta lääkäreille tehdyksi kyselyksi vastausprosentteja voi kuitenkin pitää tyydyttävänä (8) ja ne olivat samaa tasoa kuin tuoreessa tutkimuksessa (5). Sähköisen potilastietojärjestelmän käyttöönotto Keski-Suomen sairaanhoitopiirissä oli poikkeuksellisen laaja. Samalla kertaa otettiin käyttöön sairaalan somaattisella puolella koko potilashallinto niin osastoilla kuin poliklinikoilla sekä sähköinen lähetteen ja määräyksen käsittely. Vaikka tämä tapa oli kouluttamisen ja Mielipiteet potilastietojärjestelmän eri osien koulutukseen käytetystä ajasta koulutusten jälkeen tehdyssä kyselyssä. Koulutuksessa käsitellyt asiat Liian vähän Sopivasti Liikaa % % % Tietosuojaan liittyviä asioita 15 81 4 Kertomukseen liittyviä perusasioita (kertausta) 18 75 7 Hoitokertomusta (WHOIKE, jo käytössä) 64 32 4 Poliklinikkatyön osuutta 38 58 4 Osastonhallintaa 26 69 5 Lähetteiden käsittelyä 50 46 4 Määräyksen käyttöä 28 72 0 Koulutuksissa oli mahdollista keskustella 7 92 1 Koulutuksissa oli ohjelman käytön harjoittelua 35 63 2 käyttöönoton tuen kannalta erityisen vaativa, vaihtoehtona on kuulla kritiikkiä jatkuvista muutoksista potilastietojärjestelmissä ja pitää jatkuvasti koulutuksia. Lääkärien suhdetta potilastietojärjestelmien koulutuksiin on tutkittu yllättävän vähän siihen nähden, kuinka paljon suuriakin tunteita sähköiset järjestelmät ammattikunnassa herättävät. Koulutuksiin yleisesti liittyvää palautetta on kerätty enemmän tai vähemmän järjestelmällisesti ja sitä on jonkin verran myös julkaistu (1,2). Tässäkin tutkimuksessa tuli selväksi, kuinka tärkeää on selvittää koulutettavien tarpeet etukäteen, ja palautteen saamisen ja tulevaisuuden kouluttamisen kannalta myös jälkikäteen. Ajoittaisten kertauskoulutusten järjestäminen on myös paikallaan. Koulutusta edeltävässä kyselyssä kävi ilmi tarve kerrata aiempia asioita, ei pelkästään uusien asioitten opettaminen. Vaikka järjestelmää oli käytetty potilaskertomuksen osalta jo useita vuosia, kaikki asiat eivät kuitenkaan olleet kaikille selviä, ja runsas kolmannes piti sähköisen potilastietojärjestelmän käyttötaitojaan huonoina. Erikoisaloilla, joilla käytännöt oli sovittu ja kuvattu etukäteen, käyttöönotto sujui kivuttomammin kuin niillä, joilla käytäntöjä ei ollut sovittu tai lääkärit eivät olleet mukana moniammatillisessa sopimisessa. Lääkärien tulee olla aktiivisesti mukana sähköisten potilastietojärjestelmien käyttöönoton suunnittelussa. Laajassa käyttöönotossa tarvitaan riittävän paljon koulutusta ja mahdollisuus harjoitella on keskeistä. Ennalta sopiminen muun työyhteisön kanssa tietojärjestelmän käytöstä helpotti myös kouluttamista. Tutkimuksessa todettiin, että aktiivisesti työhönsä ja kehittämistyöhön suhtautuvat lääkärit kokivat saavansa sähköisestä potilastietojärjestelmästä enemmän hyötyä kuin muut, ja heidän valmiutensa käyttää ohjelmaa oli parempi. Kouluttamisessa tulee ottaa huomioon erityisesti ne, jotka käyttävät järjestelmää vähemmän ja pyrkiä tukemaan heidän kehittymistään. Konservatiivisten ja operatiivisten erikoisalojen välillä ei ollut eroja. Vastoin odotusta nuoret (erikoistuvat) lääkärit eivät tässä selvityksessä erottuneet varttuneemmista (erikois- tai ylilääkäreistä) ohjelmistonkäyttötaidoiltaan, vaikka sellaisesta on käytännön työssä viitteitä. Suurin osa lääkäreistä oli sitä mieltä, että diagnostiikka ja diagnoosien kirjaaminen on 1578 Suomen Lääkärilehti 19/2011 vsk 66

TIETEESSÄ lääkärin tehtävä, toimenpiteitten kirjaaminen vaikuttaa laskutukseen ja potilasta koskevat määräykset tekee ja kirjaa lääkäri. Diagnoosin kirjaaminen sairaanhoitopiirissä jo aiemmin käyttöön otetun polikliinisen DRG-laskutuksen myötä on muodostunut rutiiniksi jo ennen uutta potilashallintajärjestelmää. Väärin menneet tai täysin epäonnistuneet tapahtumien kirjaamiset kostautuvat jonkun toisen ammattiryhmän lisätehtävinä tai pahimmillaan laskutuksen virheinä. Toisaalta keskustelussa tuli voimakkaasti esille sihteerin työksi miellettyjen tehtävien siirtäminen lääkärille. Kun suuri tietojärjestelmä otetaan laajasti käyttöön, voi koulutusten ja käyttöönoton väli muodostua liian pitkäksi jo käytännön syistä. Koulutukseen käytettävän ajan tarve on arvioitava huolellisesti ja koulutusta on myös käytännössä kokeiltava. Tässä tapauksessa kolmen tunnin koulutusaika vaikutti kyselyn perusteella arvioituna riittävältä, mutta eri osioittain arvioituna aika ei selvästikään riittänyt. Joillakin erikoisaloilla tuotannolliset syyt rajoittivat koulutukseen käytettyä aikaa. Kahden koulutuskerran malli vaikutti toimivalta. Ensimmäisellä kerralla käydään lävitse perusasiat, joita harjoitellaan ajan sallimissa rajoissa ja toinen kerta painottuu pelkästään harjoittelulle, jonka merkitys on suuri. Omaksumisen kannalta kolme tuntia vaikutti maksimaaliselta koulutuskerran kestolta. Koulutuksen ja tietojärjestelmän käyttöönoton välinen aika ei saa olla kuukautta pidempi. Lopullinen ohjelman käyttöön perehtyminen tapahtuu kuitenkin vasta käyttöönoton jälkeen, kun harjoittelu on jokapäiväistä. Lääkäreille oli erityisen tärkeää, että kouluttajana on lääkärin työtä ymmärtävä oman ammattiryhmän edustaja. Suurin osa vastaajista oli sitä mieltä vielä koulutuksen jälkeenkin. Lääkärin kynnys avun kysymiseen tai vastaanottamiseen muun terveydenhuollon osaajalta voi olla korkea. Kaikkein huonoin tilanne voi olla, jos kouluttaja on terveydenhuollon ulkopuolelta, eikä hänellä ole käsitystä noudatetuista toimintamalleista. Tietojärjestelmälääkärin vakansseja, vaikka osa-aikaisena, kannattaisi edelleen lisätä terveydenhuollossa. Yritän joskus tutustua ohjeisiin, jos aikaa on. Tulee kokoajan lisää nuota kaikenmaailman tuplaklikkauksia sinne sun tänne että tuppaavat jo tässä konkurssissa menemään sekaisinkin eikä muutenkaan tahdo ehtiä koneen ääressä istua. Kotonakin on samanlainen helvetinkone ja yritän vieroksua sitä niin paljon kuin mahdollista. - Lääkärin vastaus sähköisen potilasjärjestelmän käyttöä helpottavaan sähköpostitiedotteeseen 2008. Potilastietojärjestelmien käyttökoulutuksia varten kehitetään erilaisia verkkokoulutusmalleja. Niiden käytettävyyttä ei ole vielä juurikaan testattu, saati tutkittu. Keskustelevalla opetuksella voidaan ehkä saavuttaa parempia tuloksia kuin nauhoitetun äänen mekaanisilla ohjeilla videolta. Verkkokoulutus on varmasti paikallaan täydentävänä tapana kerrata asioita, ja oppimistavasta riippuen se saattaa olla riittävä myös ainoana koulutustapana. Muutosvastarinnalle ja ennakkoasenteille on vaikea voida mitään, ellei yhteystyö ohjelmavalmistajien kanssa toimi ja todettuja ohjelmistovirheitä korjata ripeästi. On tärkeää, että koulutuksessa käytettävä ohjelmaversio on käyttöönotettava versio, eikä sitä saa päivittää heti käyttöönoton jälkeen, vaan siinä tapauksessa käyttöönottoa on siirrettävä. Kouluttamalla voidaan helpottaa sähköisen potilastietojärjestelmän käyttöä ja jossain määrin muuttaa kielteisiä asenteitakin, mutta silti ohjelman epäloogisten toimintojen muistaminen on vaikeaa, eikä niiden kouluttaminen ole helppoa. Suuri vastuu on myös esimiehillä ja heidän kyvyllään kohdata muutosvastarinta. Terveydenhuollon yksikössä käytettävien potilastietojärjestelmien kouluttaminen kuuluu myös uusien työntekijöitten perehdyttämiseen. Ennen kaikkea potilastietojärjestelmät tulee kehittää sellaisiksi, että niiden käyttäminen on mahdollista ilman monimutkaisia ohjeita tai pitkiä koulutuksia. Kiitokset: Kirjoittaja kiittää FT Hannu Kautiaista tilastotieteellisen käsittelyn opastamisesta. English summary www.laakarilehti.fi > in english Training physicians in the use of patient information systems Suomen Lääkärilehti 19/2011 vsk 66 1579

TIETEESSÄ LAURI LAMMI M.D., Ph.D., Clinical Chief, Health Informatics Specialising Doctor Central Finland Health Care District lauri.lammi@ksshp.fi ENGLISH SUMMARY Training physicians in the use of patient information systems - impact of training on implementation of the systems Background Physicians attitudes towards electronic patient information systems vary. Some physicians feel that they have not received enough training in the application and utilisation of these systems. The inadequacy of the training makes full exploitation of the systems difficult. In Finland there are no previous publications on training in the use of electronic patient information systems as part of physicians training. In this study physicians opinions about electronic patient information systems were explored as well as their utilisation of such systems, the training received and the system benefits. Methods When electronic patient information systems were implemented in the Central Finland Health Care District all 274 hospital physicians were required to participate in training sessions. Primarily the training sessions were conducted by a doctor specialising in health informatics, assisted by a nurse or a secretary. The present study consists of two Webropol surveys addressing the physicians. The first survey (N=117) was completed prior to implementation of the electronic patient information system and the second survey (N=94) two to three months after its implementation. Results The more professionally active physicians considered themselves, the more positive were their experiences of the system, but no difference was found here between different clinical backgrounds or specialities. Any implementation project ought to introduce only moderate changes; otherwise, the new system will be difficult to implement. The training period should be sufficient and scheduled training should take place within a month prior to the implementation date. The physicians educational needs should be assessed before training. Conclusions Training should not consist of merely showing how to use the system but also include clinical case examples. An interdisciplinary description of existing and new processes will facilitate both training and implementation of the system. Physicians considering themselves professionally active had a positive attitude to new systems and were well prepared for using electronic patient information systems, physicians need training provided by physicians. Doctors specialising in health informatics can play a central role in promoting the use of electronic patient information systems and in providing training. Suomen Lääkärilehti 19/2011 vsk 66 1579a