esim. Tiedote/Liite/Sopimus jne. VALVOJA käyttöohje 10.02.2015 Suomen Tilaajavastuu Oy Tarvonsalmenkatu 17 B 02600 Espoo Puh: 010 309 3589 Y-tunnus: 2327327-1 www.tilaajavastuu.fi Asiakaspalvelu Puh: 0600 301 339 asiakaspalvelu@tilaajavastuu.fi 1
Valvoja palvelu 1. Palvelun sisältö Tervetuloa Tilaajavastuu.fi Valvoja-palvelun käyttäjäksi. Valvoja-palvelu on suunnattu tilaajille, jotka haluavat helpottaa työtään automatisoimalla tilaajavastuulain mukaisen raportoinnin ja valvonnan. Palvelun avulla voi valvoa kaikkia omia toimittajia työmaa- tai kohdekohtaisesti. Palvelu tulkitsee ja arkistoi raporttihistoriaan kaikki valvontajakson aikana kootut raportit. S ähköistä arkistoa voi käyttää raporttien turvalliseen säilytykseen ja ne voi myös tulostaa sopimusliitteiksi tai osaksi paperiarkistoa. Valvoja-palvelun ominaisuudet lyhyesti: Työmaa- tai kohdekohtainen, automaattinen seuranta. Automaattiset sähköpostihälytykset tilaajavastuulain laiminlyönneistä. Sähköinen arkisto valvontajakson aikana noudetuille tilaajavastuuraporteille. Raporttien koneellinen tulkinta. Helppokäyttöinen www-selainpohjainen palvelu. Ei vaadi erillisiä asennuksia. 2. Tilaajavastuulaki ja raportointi Lain noudattamisen keskeisin valvontatyö on aina tilaajalla, joka on velvoitettu tarkastamaan sopimuskumppanien velvoitteiden noudattamista. Käytännössä tämä tapahtuu sopimuksentekovaiheessa, jossa tilaajan on tarkastettava tilaajavastuulain edellyttämät asiakirjat sopimuskumppanilta. Asiakirjat eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia. Tilaajalla on velvollisuus säilyttää tilaajavastuulainmukaiset dokumentit vähintään kaksi (2) vuotta sopimusta koskevan työn päättymisen jälkeen. 2.1. Tilaajavastuulaki Tilaajavastuulaki edellyttää tilaajaa selvittämään toimittajalta seuraavat tiedot ennen sopimuksentekohetkeä: Kaupparekisteriote tai rekisteriotetta vastaavat tiedot Rekisterimerkinnät (YTJ-tiedot) 2
Verotodistus, verovelkatodistus tai selvitys maksusuunnitelmasta Eläkevakuutustodistus tai selvitys maksusuunnitelmasta Mahdollinen liiketoimintakieltotieto Tieto noudatettavasta suomalaisesta työehtosopimuksesta Tapaturmavakuutustieto 2.1. Tilaajavastuu.fi -yritysraportti Palvelusta on saatavilla vain Luotettava Kumppani-ohjelmaan liittyneiden yritysten Tilaajavastuu.fi yritysraportit Tilaajavastuu.fi -yritysraportti sisältää tiedot kaikista saatavilla olevista tilaajavastuulain edellyttämistä selvityksistä. Raportissa tulkinta esitetään tietoläheistä saatujen tietojen perusteella etusivulla yhdessä yrityksen perustietojen kanssa. Tulkinta on sekä tekstinä, että kuvana. Raportissa tilaajavastuulain mukainen tulkinta esitetään selkeästi etusivulla yhdessä yrityksen perustietojen kanssa. Muistutamme, että koko raportti pitää aina lukea ja tarkistaa päätulkinnasta huolimatta. 2.2. Tilaajavastuu.fi -yhdistelmäraportti Virolaisten ja suomalaisten yritysten tilaajavastuutiedot on saatavilla yhdistettynä Tilaajavastuu.fi yhdistelmäraporttina. Yhdistelmäraportti tukee entisestään tilaajavastuulain velvoitetta selvittää tilaajavastuutiedot molemmista maista. Yhdistelmäraportti sisältää virolaisen emoyhtiön ja Suomeen perustetun yhtiön/yhteisön tilaajavastuutiedot. Uusia yhdistelmäraportteja on saatavilla Valvoja-palvelusta 2.4.2014 lähtien. Tilaajavastuu.fi yritysraportin etusivulla näytetään uudistuksen jälkeen päätulkinnan lisäksi listaus huomioitavista kohdista maakohtaisesti. Muistutamme, että koko raportti pitää lukea ja tarkistaa päätulkinnasta riippumatta. Valvojassa esitetään uudistuksen jälkeen yhdistelmäraportit suomalaisen y- tunnuksen alla, eikä ole vielä toistaiseksi valvontaan mahdollista lisätä pelkkiä virolaisia yrityksiä tai yhdistelmäraportteja pelkän virolaisen rekisterinumeron perusteella. 2.3. Tilaajavastuu.fi -yritysraportin tulkinta Tilaajavastuu.fi -yritysraportti sisältää tiedon kaikista tilaajavastuulain edellyttämistä selvityksistä ja lain perusteella tehtävän tulkinnan. Raportissa tilaajavastuulain mukainen tulkinta esitetään selkeästi etusivulla yhdessä yrityksen perustietojen kanssa. Tilaajavastuu.fi -yritysraporttien tulkinnat: = SEIS Tietolähteiden perusteella tilaajavastuutiedot eivät ole kunnossa! 3
Symbolia käytetään esimerkiksi liiketoimintakielto tai konkurssi tapauksissa. = SELVITÄ Tietolähteiden perusteella tilaajavastuutiedoissa on selvitettävää! Symbolia käytetään esimerkiksi maksutietojen kohdalla jos tietolähteen mukaan yrityksen tiedoissa on selvitettävää. Tulkinta ei estä työn tilaamista jos toimittaja antaa asiasta hyväksyttävän selvityksen/todistuksen. Tilaajan tulee arvioida toimittajan sopivuus lisäselvityksen perusteella. = TIETOJA ODOTETAAN Yrityksen tiedoista puuttuu tieto tai tietoa odotetaan tietolähteestä. Tulkinta ei estä työn tilaamista. Lisäselvitys pyydettävä toimittajalta jotta yrityksen tiedot tilaajavastuulain nojalla voidaan katsoa olevan kunnossa. Symbolia käytetään esimerkiksi kun odotetaan Verohallinnolta tai muulta tietolähteeltä yrityksen maksutietoja tai yrityksen omaa ilmoitusta esimerkiksi yrityksen noudatettavasta työehtosopimuksesta. Raportin täydentämiseksi voi pyytää toimittajaa ilmoittamaan tieto suoraan palveluun. = HUOMIOI Yrityksen ilmoituksen mukaan ei velvollisuutta kuulua rekisteriin. Symbolia käytetään kun tilaajan on huomioitava esimerkiksi toimittajan vapautus arvonlisäverorekisteristä tai kuulumattomuus ennakkoperintärekisterin piiriin. Tulkinta ei estä työn tilaamista. = OK Tietolähteiden perusteella tilaajavastuutiedot ovat kunnossa. Symbolia käytetään kun yrityksen tiedot ovat tietolähteistä saamiemme tietojen perusteella kunnossa. Kun yrityksen tiedot ovat kunnossa, on raportin etusivulla vihreä ok-merkintä, sekä teksti Tietolähteiden perusteella tilaajavastuutiedot ovat kunnossa. Kaikki muut tulkinnat tarkoittavat, että tilaajan on huomioitavaa jokin kohta erikseen ja ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin. Raportin toisella sivulla on erikseen listattua tarvittavat huomiot, toimenpiteet, lähteet ja yksityiskohtaisemmat tiedot tulkinnoista. Muista aina lukea, tulostaa ja tallentaa koko Tilaajavastuu.fi yritysraportti. Pelkkä etusivu ei riitä tilaajavastuulain selvityksenä. = SEIS Tietolähteiden perusteella tilaajavastuutiedot eivät ole kunnossa! 4
= SELVITÄ Tietolähteiden perusteella tilaajavastuutiedoissa on selvitettävää! = TIETOJA ODOTETAAN Yrityksen tiedoista puuttuu tieto tai tietoa odotetaan tietolähteestä. = HUOMIOI Yrityksen ilmoituksen mukaan ei velvollisuutta kuulua rekisteriin. = OK Tietolähteiden perusteella tilaajavastuutiedot ovat kunnossa. Kuva 1: Esimerkki Tilaajavastuu.fi -yritysraportista, jossa on SEIS -merkintä. Tilaajavastuutiedot eivät ole kunnossa. Sopimusta ei voida solmia toimittajan kanssa tilaajavastuulain nojalla. 5
Kuva 2: Esimerkki Tilaajavastuu.fi -yritysraportista, jossa on SELVITÄ -merkintä. Maksutiedoissa on selvitettävää. Tilaajan on pyydettävää tarvittavat todistukset asian kuntoon hoitamisesta toimittajalta. Kuva 3: Esimerkki Tilaajavastuu.fi -yritysraportista, jossa on TIETOJA ODOTETAAN -merkintä. Tilaajan on pyydettävä lisäselvitystä toimittajalta kunnes tarvittavat tiedot ovat saatavilla raportissa. 6
Kuva 4: Esimerkki Tilaajavastuu.fi -yritysraportista, jossa on HUOMIOI -merkintä. Tiedot ovat tilaajavastuulain nojalla kunnossa mutta tilaajan kuuluu huomioida erikseen toimittajayrityksen kuulumattomuus arvonlisäverovelvollisuusrekisteriin, ennakkoperintärekisteriin tai kaupparekisteriin. Kuva 5: Esimerkki Tilaajavastuu.fi -yritysraportista, jossa on OK -merkintä. Tiedot ovat tilaajavastuulain nojalla kunnossa, eikä vaadi tilaajalta lisätoimenpiteitä. 2.4. Raportin voimassaolo Kaikissa Tilaajavastuu.fi-yritysraporteissa on aina tarkka tieto siitä mihin saakka raportti on voimassa. Voimassaolo löytyy heti etusivulta Raportti voimassa-kohdasta. Raporttia voi käyttää tilaajavastuulain edellyttämällä tavalla tämän ajan. Kun yrityksen tilaajavastuutiedoissa tapahtuu muutoksia, päivittyy palveluun automaattisesti uusi raportti. Etusivulla näytetään tiivistelmä raportissa tarkastetuista tiedoista. 7
Kuva 7: Etusivulla näytetään päätulkinta sekä tiivistelmä tilaajavastuulain mukaisista lisähuomiota vaadittavista tiedoista mukaan lukien näiden tietojen tulkinnat. 3. Tilaajavastuu raportin päivitys Tilaajavastuu.fi palvelussa päivitetään tietoja noin kuukauden välein. Tiedot haetaan verohallinnolta, työeläkevakuutusyhtiöiltä, tapaturmavakuutusyhtiöiltä ja PRH- tietojärjestelmästä. Tieto noudatettavasta suomalaisesta työehtosopimuksesta perustuu yrityksen omaan ilmoitukseen. Vapaaehtoiset lisätiedot, vastuuvakuutus ja työterveydenhuoltotieto, päivitetään kerran vuodessa yrityksen ilmoituksen perusteella. Raportin toiselta sivulta löytyy tarkemmat selvitykset YTJ-tiedoista, Tilaajavastuu.fi -tiedoista sekä ilmoitetuista vapaaehtoisista lisätiedoista. Raportin loppuosa koostuu kaupparekisteriotteesta, säätiörekisteriotteesta tai yhdistysrekisteriotteesta ja mahdollisesta RALA-otteesta. 8
Kuva 8: Tarkempaa tietoa tilaajavastuuselvityksistä löytyy raportin toiselta sivulta. 9
Kuva 9: Esimerkki: tarkempaa tietoa tilaajavastuuselvityksistä löytyy raportin toiselta sivulta. Kuvassa ei huomioitavia asioita. 4. Käyttöliittymän rakenne Valvoja palvelussa toimittajien tilaajavastuutietoja seurataan kohteittain. Yksittäinen kohde muodostaa kokonaisuuden, kuten työmaan, projektin tai alueellisen kohteen, johon toimittajien työ ja sopimussuhteet liittyvät. 4.1. Kirjaudu sisään Valvoja-palveluun kirjaudutaan sisään osoitteesta www.tilaajavastuu.fi. Kirjautumisen jälkeen valitaan oikeasta yläreunasta Valvoja-välilehti, jonka jälkeen näytölle avautuu Valvojan avausnäkymä. Mikäli käyttäjälle on luvitettu käyttäjäoikeudet useampaan yritykseen, avautuu käyttäjälle kaikki hänen käyttöön luvitetut Valvoja käyttäjätilit. 4.2. Päänäkymä Valvoja palvelu avautuu aina päänäkymään, joka on jaettu kahteen sarakkeeseen. Palvelun päänäkymässä vasemmalta löytyvät valvottavat kohteet ja oikealta valitussa kohteessa valvottavat toimittajat. 1 0
Siirry Valvoja- palveluun valitsemalla Valvoja- välilehti. Oikealta löytyy valitun kohteen valvottavat toimittajat Vasemmalla on lista valvottavista kohteista toimittajista Kuva 10: Valvoja palvelun päänäkymä. Palvelun vasemmassa reunassa on lista valvottavista työmaista. Oikealla on työmaakohtaisesti seurattavat toimittajalista. 5. Valvojan toiminnot Valvoja palvelussa valvonta tapahtuu kohteittain. Jokaisella kohteella on oma toimittajalista, sekä kohteen valvonnasta vastaavat vastuuhenkilöt. Lisäksi toimittajilla voi olla kohdekohtaiset yhteyshenkilöt. Valvonta tapahtuu kolmessa päävaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa luodaan kohde ja määritellään vastuuhenkilöt, joille lähetetään tulevaisuudessa kaikki sähköpostiviestit valvonnassa olevien yritysten tietojen puutteista. Toisessa vaiheessa syötetään kohteen toimittajat ja kolmannessa vaiheessa valvotaan toimittajia. 5.1. Käyttäjätunnusten luominen Kirjaudu sisään palveluun ja mene kohtaan Käyttäjien hallinta. Käyttäjätunnusten luominen on mahdollista vain pääkäyttäjäominaisuuksilla. Kuva 11: Tunnusten luominen edellyttää pääkäyttäjätunnuksia ja alkaa painamalla Käyttäjien hallinta-linkkiä. Mene tämän jälkeen kohtaan Luo uusi käyttäjä ja täytä kaikki vaaditut kentät. Salasana tulee olla ohjeistusten mukainen, mutta sitä ei tarvitse kirjata ylös tässä vaiheessa. Paina lopuksi Luo käyttäjä. 1 1
Siirry tämän jälkeen yläpalkin kohtaan Yrityksen tiedot ja sitten Siirry Valvojan hallintasivulle. Selaa sivulla alas kohtaan Valvoja-palvelun käyttäjät ja paina kohdasta Lisää käyttäjiä. Kuva 12: Valvoja-tunnuksen aktivointi. Aktivoi täppä näytölle avautuvasta uudesta ikkunasta sen käyttäjän/käyttäjien kohdalta, joille haluat aktivoida Valvoja-palvelun ja paina hyväksy. Kuva 13: Käyttäjän aktivoiminen. Salasanan lähetys uudelle käyttäjälle tapahtuu seuraavalla tavalla: Kirjaudu ulos palvelusta ja siirry Tilaajavastuu.fi-etusivulle ja paina oikealta kohdasta Unohtuiko salasanasi?. Kirjoita luomasi käyttäjätunnus (sähköpostiosoite) kenttään ja paina Hyväksy tiedot. Uudelle käyttäjälle lähetetään automaattinen viesti, jonka kautta hän voi aktivoida itselleen oman salasanan. HUOM! Linkki on vain yhden päivän voimassa, joten tarvittaessa salasanan lähetyksen voi tehdä uudelleen. 5.2. Uuden kohteen perustaminen Automaattinen valvonta aloitetaan perustamalla kohde, jonka toimittajia halutaan valvoa. Kohde perustetaan Uusi-painikkeella Valvojapäänäkymässä. Luonti tapahtuu omassa näkymässä, jossa syötetään kohteen 1 2
keskeiset tiedot ja kohteen valvontaan liittyvät vastuuhenkilöt omasta organisaatiosta. Kuva 14: Uusi kohde lisätään painamalla Lisää Yritys -painiketta. Muistathan aina lisättäessä uutta kohdetta, että kohteen nimi, valvonnan aloituspäivämäärä sekä lopetuspäivämäärä ovat pakollisia tietoja. Aloituspäivämäärä ei voi koskaan olla menneisyydessä, koska automaattista valvontaa ei voi tehdä takautuvasti. Kohteen tunnisteena voi olla esimerkiksi oman organisaation projekti, kiinteistö tai työmaatunnus. Päättymispäivämäärä voi olla arvio hankkeen kestosta. Mikäli kohteen kesto venyy yli asetetun päivämäärän, lähetetään siitä sähköposti kohteen vastuuhenkilöille. Vaikka päättymispäivämäärä olisi ylitetty, kohdetta ei suljeta, eikä valvontaa päätetä. Päättymispäivämäärää voidaan siirtää myöhemmin eteenpäin. Aloituspäivämäärää ei voi muuttaa enää jälkeenpäin. Valvottavan kohteen aloituspäivämäärä ei voi olla menneisyydessä. Kun tarvittavat tiedot on täytetty, niin kohde voidaan lisätä painamalla Lisää- painiketta. Jokaisella kohteella on omat vastuuhenkilöt. Vastuuhenkilöt valitaan ruksimalla halutut henkilöt listalta. Listalla näkyy ainoastaan Valvoja- palveluluun luvitetutut käyttäjät. Kuva 15: Uuden kohteen lisääminen. Kun kaikki tarvittavat tiedot on täytetty, kohde lisätään painamalla Lisääpainiketta. Poistu-painikkeella kohteen lisääminen peruutetaan ja näytölle palaa päänäkymä. Vastuuhenkilö Vastuuhenkilö saa sähköpostihälytykset tilaajavastuuraporteissa ilmenneistä selvitettävistä tiedoista. Vastuuhenkilöitä voi olla useita. 1 3
Vastuuhenkilöksi kannattaa lisätä useampi kuin yksi, jotta mahdolliset hälytykset tulevat varmasti huomatuksi. Vastuuhenkilöksi voidaan valita Tilaajavastuu.fi-palvelusta Valvojapalveluun luvitetut käyttäjät. Käyttäjän luvituksen tekee aina pääkäyttäjä Tilaajavastuu.fi palvelun Käyttäjien hallinta-valikosta. 5.3. Kohteiden lajittelu päänäkymässä Näkyvien kohteiden määrää voidaan rajata käyttämällä päänäkymän vasemmalla laidalla olevaa valintaa. Valinnan avulla listalla voidaan näyttää esimerkiksi vain ne kohteet, jossa käyttäjä on itse vastuuhenkilönä. Kuva 16: Päänäkymän kohdelistalla voidaan näyttää kaikki, vain omat tai kaikki menneet kohteet. Valinta Omat Avoimet Päättyneet Näytettävät kohteet Kohdelistalla näky ainoastaan kohteet, joissa käyttäjä on vastuuhenkilönä Kohdelistalla näkyy kaikki yrityksen kohteet, jotka ovat tällä hetkellä kesken. Kohdelistalla näytetään ainoastaan yrityksen päättyneet kohteet. 5.4. Valvottavan yrityksen lisääminen kohteeseen Valvottava yritys lisätään kohteeseen valitsemalla ensin haluttu kohde Valvoja-palvelun päänäkymän kohdelistalta. Tämän jälkeen lisätään valvottava toimittaja Uusi kohde-painikkeella. Kuva 17: Sininen taustaväri osoittaa, mikä lista on kyseisellä hetkellä avattuna ruudulla. 1 4
Kuva 18: Uusi toimittaja lisätään kohteeseen painamalla Uusi kohde -painiketta. Valvottavan yrityksen lisääminen tapahtuu kahdessa vaiheessa: 1. Lisättävän yrityksen haku nimellä tai y-tunnuksella (virolaisen yrityksen lisääminen onnistuu vain y-tunnuksen perusteella) 2. Valvottavan yrityksen tietojen syöttäminen Valvottava yritys lisätään syöttämällä yrityksen nimi, nimen osa tai y-tunnus näytölle avautuneeseen hakulaatikkoon. Tämän jälkeen Hae yritys painikkeella näytölle ilmestyy hakuehtoa vastaava lista yrityksistä. Hakuehtona voi olla yrityksen nimi, nimen osa tai y- tunnus. Yritys lisätään tilaajavastuulain mukaiseen seurantaan painamalla oikealle ilmestyvää painiketta. Kuva 19: Hakutermillä Suomen Tilaajavastuu Oy löytyy yksi yritys, joka voidaan liittää valvontaan painamalla oikealle ilmestyvää painiketta. Hakutuloksissa näytetään kaikki hakua vastaavat tulokset riippumatta siitä kuuluuko yritys Luotettava Kumppani ohjelmaan vai ei. Hakutuloksia ei tule mikäli hakutermillä ei löydy yrityksiä tai termi on liian yleisluonteinen. Hakutuloslista jää tyhjäksi mikäli hakuehdolla ei löydy yritystä. Kuva 20: Hakutuloslistaa ei näytetä, mikäli hakutermillä ei löydy Luotettava Kumppani -yritystä. 1 5
Valvoja palvelussa automaattiseen valvontaan voi lisätä ainoastaan Luotettava Kumppani-ohjelmassa mukana olevia yrityksiä joilla on y-tunnus. Jos yritys ei ole vielä liittynyt Luotettava Kumppani ohjelmaan, voit suositella liittymistä suoraan Valvoja-palvelun Kutsu kumppaniksi välilehdeltä. Viestiä saa vapaasti muokata sopivaksi. Valvottavan yrityksen tietojen syöttäminen Valvottavan yrityksen lisäyksen viimeisessä vaiheessa voidaan syöttää vapaaehtoiset sopimuskumppani- ja yhteyshenkilötiedot. Samalla voidaan määritellä toimittajan suhde tilaajaan, mikäli kyseessä on alihankintaketju. Lisäksi on määriteltävä seurannan päättymispäivämäärä, mikäli se on tiedossa. Esimerkki alihankintaketjusta: 1. Tilaaja (Valvoja-palvelua käyttävä yritys) 2. Pääurakoitsija (sopimussuhteessa tilaajaan) 3. Aliurakoitsija (sopimussuhteessa pääurakoitsijaan) Sopimuskumppani on oletusarvoisesti tilaaja. Tämä voidaan kuitenkin vaihtaa toiseen valvottavien listalta löytyvään yritykseen. Valvontajakso alkaa aina nykyhetkestä. Valvontaa voidaan jatkaa automaattisesti tai haluttuun päivämäärään saakka. Valvonta ei pääty automaattisesti, vaan siitä lähtee muistutus vastuuhenkilöille. Kuva 21: Valvottavan toimittajan lisääminen ja valvontajakson syöttäminen Automaattiset ilmoitukset Tilaajavastuulain mukaan selvitettävistä tiedoista lähetetään automaattisesti sähköpostihuomautus kohteen vastuuhenkilöille. Vastaava ilmoitus lähetetään aina myös toimittajalle sähköpostitse. 1 6
MUISTATHAN TÄMÄN! Valvontaa ei voida aloittaa menneisyydessä. Aikaisin aloituspäivä on nykyinen päivämäärä. Valvonta tulee aloittaa viimeistään sopimuksentekovaiheessa, jotta tilaajavastuulain mukainen valvonta on hoidettu oikein. Raportoinnissa keskeisin asia on sopimuksen laatimishetkellä arkistoitu ja voimassaoleva raportti. Sopimussuhteen kestäessä yli 12 kuukautta valvonnan tulee olla säännöllistä. Säännöllisessä valvonnassa tilaajavastuulain mukaiset tiedot on tarkastettava vähintään kerran vuodessa. Rakennusteollisuus RT Ry:n suositus on, että tiedot tarkastetaan vähintään kerran kolmessa kuukaudessa. Usean yrityksen lisääminen Excel-listalta Kohteen seurantalistalle voidaan lisätä kerralla useampi yritys valmiiksi laaditulta Excel-listalta. Valvottavien yritysten lista lisätään kohteeseen valitsemalla kohde Valvoja-palvelun päänäkymästä ja painamalla sen jälkeen Lisää-painiketta. Lisää seurattava yritys -näkymästä valitaan oikeasta yläkulmasta Excel-tuonti toiminto, josta aukeaa erillinen Lisää seurattavia yrityksiä näkymä. Tietojen tuonti Excel- listalla tapahtuu valitsemalla Excel- tuonti Lisää seurattava yritys näkymästä. Kuva 22: Usean yrityksen Excel-tuonti. 1 7
Seurattavien yritysten lisääminen edellyttää yritysten y-tunnusten (1234567-8) syöttämistä Excel-listaan. Y-tunnusten täyttämiseen laaditun valmiin Excelpohjan voi ladata näkymästä löytyvästä linkistä. Voit ladata valmiin Excel- pohjan oman yrityslistan laatimista varten. Lista ladataan sivulta löytyvästä linkistä. Kuva 23: Oma yrityslista valitaan Selaa-painikkeella. Valmiin listan voi tuoda järjestelmään avaamalla se Selaa... painikkeella ja valitsemalla oman listan hakemisto ja tiedostonimi. Listan voi tämän jälkeen ladata järjestelmään. Kuva 24: Yritystietojen täyttäminen Excel-pohjaan. Kaikki listalta löytyneet yritykset esitetään vielä ennen lisäämistä. Ennen lisäämistä eritellään Luotettava Kumppani-ohjelmasta löytyneet yritykset. Listalta löytyvät Luotettava Kumppani-yritykset lisätään seurantaan painamalla Lisää yritykset -painiketta. Listalla löytyneet yritykset näytetään vielä kertaalleen ennen lisäämistä. Kuva 25: Seurantaan lisättävät yritykset. Lisäys voidaan tässä vaiheessa vielä perua. 5.5. Valvottavan yrityksen raporttien tarkastaminen Valvontajakson aikana yrityksestä arkistoidaan säännöllisesti yrityksen Tilaajavastuu.fi -yritysraportit. Raportteja voi avata tarkasteluun painamalla 1 8
päänäkymässä Raportti-sarakkeesta löytyviä painikkeita. Jokaisen valvottavan yrityksen kohdalla rivin lopussa on oma painike. Painikkeen väri ja nimi osoittavat yrityksen viimeisimmän raportin tilan. Yrityskohtainen raporttilista avautuu painamalla rivin lopussa näkyvää painiketta. Painikkeen väri kertoo valvottavan yrityksen viimeisimmän raportin tilan. O Kuva 26: Valvontaraportin avaaminen valvontalistalta. Viimeisimmän raportin ja sitä edeltäneet raportit avataan luettavaksi painamalla rivin lopussa olevaa tilapainiketta. Tilapainikkeiden värit ja selitykset: = SEIS = SELVITÄ = TIETOJA ODOTETAAN = HUOMIOI = OK Kuva 23: Kohteen valvontalistalla olevien yritysten tilatietopainike. Raportti aukeaa painikkeesta. Seurattavan yrityksen raportit Yrityskohtainen raporttihistoria aukeaa valvontalistalta oikeanpuolimmaisesta sarakkeesta löytyvästä tilapainikkeesta. Painike avaa uuden näkymän, jossa on listattu allekkain kaikki valvontajakson aikana arkistoidut raportit. Raporttihistoriaan tallentuu tiedot uuden tulkinnan mukaisesti 2.12.2013 lähtien. Tätä ennen kerätty historiatieto säilyy Valvojassa muuttumattomana. Tilaajavastuu-raportit ovat aikajärjestyksessä, uusin raportti listan 1 9
ensimmäisenä. Normaalisti listalla on yhdestä kahteen vihreää raporttia ja loput ovat keltaisia, koska niiden tiedot ovat yli 3 kuukautta vanhoja. Listalta voi tarkastella yrityksen viimeistä ja kaikkia aikaisemmin noudettuja raportteja. Varsinainen raportti aukeaa painamalla tilapainiketta halutun päivämäärän kohdalta Adobe PDF-lukijaan. Valvottavan yrityksen raportit aukeavat allekkain. Raportit arkistoidaan kuukausittain ja listassa ylimpänä on tuorein raportti. Yli 3 kuukautta vanhan raportit muuttuvat keltaisiksi ja saavat merkinnän Vanha. Kuva 24: Yrityskohtainen raporttihistoria. Varsinainen raportti aukenee tilapainikkeesta. 5.6. Toimittajan tietojen tarkistaminen Toimittajakohtaiset yhteystiedot ja valvontajakson tiedot avautuvat omaan ikkunaan painamalla listalta yrityksen nimeä vasemmalla hiirenpainikkeella. Tämän jälkeen näytölle avautuu ikkuna, jossa voi katsella ja muuttaa toimittajan tietoja. Valvottavan toimittajan tietoja pääsee katsomaan ja muokkaamaan painamalla yrityksen nimeä valvontalistalta. O Kuva 25: Valvottavan yrityksen tiedot avautuvat ikkunaan painamalla yrityksen nimeä. 2 0
Valvottavan yrityksen tietojen muokkaus muistuttaa paljon yrityksen tietojen lisäysnäkymää. Tässä näkymässä ei voi kuitenkaan muuttaa enää yrityksen alkuperäistä sopimuskumppania eikä valvonnan aloitusajankohtaa. Yrityksen nimen vierestä löytyy Lopeta seuranta-painike, jolla voidaan lopettaa yrityksen automaattinen seuranta ja siihen liittyvät hälytykset. Seurannan lopettaminen tarkoittaa, että yrityksen Luotettava Kumppaniraportteja ei enää noudeta automaattisesti. Seurantaa ei tule lopettaa ennen kuin toimittaja on saattanut sopimuksen mukaiset työt päätökseen. Kun seuranta on lopetettu, yrityksen valvontaraportit vanhentuvat noin kolmen kuukauden kuluessa. Näkymästä voi myös täydentää tai muuttaa yrityksen yhteyshenkilöitä. Yhteyshenkilötiedot ovat kohdekohtaisia, joten samalla yrityksellä voi olla eri yhteyshenkilöitä eri kohteissa. Näkymästä voidaan muuttaa myös valvontajakson kestoa. Tavallisesti tämä tehdään viimeistään kun kohteen vastuuhenkilöille saapuu sähköpostimuistutus. Muistutuksen saadessaan kohteen vastuuhenkilön tulee syöttää uusi päättymisaika tai asettaa päättymisajankohdaksi Voimassa toistaiseksi -asetus, ellei valvontaa ei haluta päättää kokonaan. Valvontajakson päättymisen muistutusten lähetys jatkuu säännöllisin väliajoin, ellei seurantajaksoa käydä muuttamassa. 2 1
Uusimman raportin tila näkyy päätulkinnan mukaisesti. O Näkymästä löytyy toimittajan kohdekohtaiset yhteystiedot, joita voidaan muokata. Seuranta voidaan myös päättää painamalla Lopeta seuranta- painiketta O Valvontajakson päättymisajankohtaa voidaan muuttaa milloin vain. Seurantajakson aloitusajankohta on aina se päivä jolloin yrityksen tiedot on syötetty valvontalistalle. Kuva 26: Valvottavan toimittajan tietojen tarkastelu ja muuttaminen. 5.7. Kohteen tietojen muokkaaminen Työmaan tiedoista löytyy kohteen nimi, tunniste, yhteystiedot sekä aloitus- ja päättymistaika. Lisäksi kohteen tiedoista löytyy valvonnan vastuuhenkilöt. Kohteen nimeksi syötetään todellinen tunnistettava nimi, tunniste-kohtaan asetetaan tilaajan käyttämä oma työmaatunniste. Molemmat tiedot näytetään aina kun kohde on valittuna. 2 2
Vastuuhenkilöiden valinta tapahtuu ruksaamalla nimen edestä löytyvä valinta. Tämän jälkeen muutokset talletetaan Tallenna muutokset painikkeella. Kuva 27: Kohteen tietojen kautta voidaan asettaa myös valvonnan vastuuhenkilöt. 5.8. Kohteen lopettaminen Kohteen lopettaminen päättää seurannan kaikilta kohteesta löytyviltä toimittajilta. Samalla kohteen tila muuttuu päättyneeksi ja se ei enää näy avoimien- ja omien kohteiden listalla. Kohdetta ei voi tämän jälkeen enää avata. Valvonnan aikana arkistoidut raportit säilytetään kohteen tiedoissa. 6. Käyttövinkit ja hyvät käytännöt Tilaajavastuulain valvonta tehostuu ja helpottuu kun suosittelee kaikki omat toimijat mukaan Luotettava Kumppani-ohjelmaan. Lisäksi valvonnassa on hyvä huomioida myös ulkomaalaisten yritysten ja suomalaisten yritysten todistusten pohjalta tapahtuva manuaalinen tilaajavastuulain valvonta. 6.1. Luotettava Kumppani ohjelman suosittelu Tilaajan tai urakoitsijan suosittelu Luotettava Kumppani-ohjelmaan on helpoin tapa tehostaa Valvoja-palvelun käyttöä. Ohjelmaan mukaantulo säästää aikaa ja vaivaa toimittajilta. Suosittelemme, että suosittelette toimittajat mukaan sekä suoraan Valvoja-palvelusta (katso kuva 25) että seuraamalla alla olevia ohjeita. Omien toimittajien suosittelu: 1) Kerää lista Valvojasta Puuttuu-symbolilla olevista yrityksistä, joille suosittelette Luotettava Kumppani ohjelmaa 2 3
2) Muokkaa suosituskirje sopivaksi (malli osoitteesta www.tilaajavastuu.fi/suosittele) ja liitä yrityksesi logo sekä allekirjoittajan tiedot Merkitse suosituskirjeeseen mitkä kaikki osastot ja yksiköt ovat mukana palvelun käyttäjinä jos kyse on kaupungista tai konsernista 3) Valitse lähettämismuoto Kirjeitse: Tulosta muokkaamasi suosituskirje ja esite sekä lähetä ne yrityksesi logolla merkityssä kirjekuoressa (tehokkain tapa) Sähköpostitse: Liitä muokkaamasi suosituskirje ja esite sähköpostiin mukaan 4) Muistuta aina sekä urakkatarjouksissa, että sopimusten allekirjoitusten yhteydessä mahdollisuudesta liittyä Luotettava Kumppani- ohjelmaan molempien osapuolten työtaakan helpottamiseksi 5) Pyydä toimittajiasi ilmoittamaan liittymisestään Luotettava Kumppani- ohjelmaan, jotta tiedät, kun tiedot ovat saatavilla ilmaiseksi Valvoja-palvelusta Lisätietoja: http://www.tilaajavastuu.fi/suosittele Suosittelu Valvoja-palvelun kautta: 1) Valitse seurattava yritys Valvoja-listalta ja klikkaa yrityksen tiedot auki 2) Valitse näkymästä kolmas välilehti Lähetä kutsu 3) Lisää vastaanottajan nimi sekä sähköpostiosoite 4) Muokkaa tarvittaessa viestin otsikkoa 5) Muokkaa tarvittaessa viestin sisältöä 6) Lähetä kutsu 2 4
Kuva 28: Kutsun lähettäminen suoraan Valvoja-palvelusta 6.2. Ilmainen Suosittelutehdas Suosittelutehdas on ilmainen palvelu, jonka kautta on mahdollista suositella useita yrityksiä kerralla mukaan ohjelmaan. Palvelun kautta saa mahdollisimman vähällä vaivalla kutsuttua kaikki toimittajayritykset liittymään Luotettava Kumppani ohjelmaan yhdellä kertaa. Tilaaja kirjoittaa kenttään suositeltavien yritysten y-tunnukset sekä muokkaa ja hyväksyy suosituskirjettä. Vahvistamisen jälkeen Suomen Tilaajavastuu Oy luo yrityksille esitäytetyn valtakirjan jonka lähetetään yritykselle suosittelukirjeen mukana perinteisellä postilla. Suosittelutehtaan palveluun pääsee painamalla Suosittelutehdas suosittele kaikki toimittajat mukaan linkki Raportit-palvelusta. 6.3. Tilaajavastuutietojen arkistointi Tilaajavastuulain mukaiset tiedot pitää tarkastaa aina ennen sopimuksen laatimista. Suosituksena onkin, että jokaiseen toimittajasopimukseen liitetään mukaan allekirjoitushetkellä kunnossa oleva tilaajavastuuraportti. Sopimusta ei voida allekirjoittaa mikäli tiedoissa on selvitettäviä tai huomioitavia tietoja. 6.4. Ulkomaalaiset alihankkijat Ulkomaalaisten toimittajien tietojen tarkastaminen vaihtelee maakohtaisesti. Etelä-Suomen Aluehallintovirasto on laatinut maakohtaiset linjaukset 2 5
tarkastettavista tiedoista. Lisätietoja (http://www.tyosuojelu.fi/fi/etela_tilaajavastuu_ulkomaisia) 6.5. Tiedoissa ilmenneet puutteet valvontakaudella Valvoja-palvelu seuraa valvottavia toimittajia aktiivisesti. Valvontakaudella voi ilmetä laiminlyöntejä, vaikka yrityksen tiedot olisivat olleet kunnossa sopimuksen allekirjoitushetkellä. Tässä tilanteessa toimittajan pitää hoitaa velvoitteet kuntoon viivyttelemättä. Tilaajan velvoite on varmistaa, että toimittaja hoitaa asiat kuntoon ajoissa. Mikäli toimittaja ei tilaajan toistuvista ohjeistuksista huolimatta hoida asioitaan kuntoon voidaan harkita myös sopimussuhteen päättämistä. 2 6