KOKEMUKSIA ITÄ-SUOMEN HUOLTOPALVELUT LIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN, SERVICAN, TOIMINNASTA KYSILLÄ SSTY, 7.2.2013, PORI Pekka Turunen, KYS, tilaaja (PT) Mikko Rissanen, Servica, tuottaja (MRi)
SISÄLLYS 1. Servican lyhyt esittely liikelaitoskuntayhtymänä 2. Omistaja-tilaajan asiakkuus 3. Sopimusrakenne ja Servican palvelutuotanto 4. Ulkoistamisen merkittävimmät muutokset aiempaan KYSin sisäiseen tilaaja-tuottajamalliin verrattuna 5. Kahden omistajan palvelutuotannon sidosyksikkö ja sen merkitys sopimus- ja palvelutoimintaan 6. Keskeiset kokemukset tilaajan ja asiakkaiden näkökulmasta 7. Ensimmäisen tuotantovuoden palvelutuottajakokemuksia 8. Jatkokehitystarpeet ja -suunnitelmat
1. SERVICAN ESITTELY Omistajat Kuopion kaupunki yli 50 % Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri alle 50 % Servican tehtävänä on tuottaa jäsenilleen ja muille asiakkaille huollon tukipalveluja Ruokapalvelut Laitos- ja välinehuollon palvelut Kiinteistö- ja logistiikkapalvelut
SERVICAN ESITTELY Servican toimipaikkoja (vakituinen työpiste) on Kuopion seudulla yli 100 sekä laitos- ja kiinteistönhoidon kohteita yli 300 Kummankin luovuttavan omistajatahon henkilöstöstä siirtyi Servicalle n.10 %. Noin puolet Servican henkilöstöstä työskentelee KYSin Puijon sairaalan ja Kuopion Harjulan sairaalan alueella. Henkilötyömäärät (htv) ja v. 2013 arvioidut liikevaihdot toimialoittain ovat: Toimiala Liikevaihto, M Htv Ruokapalvelut 25,0 344 Laitoshuolto 24,0 670 K i i n t e i s t ö - j a 21,7 201 logistiikkapalvelut Yhtymähallinto 22 yhteensä 70,7 1237
SERVICAN VISIO PARASTA TUKIPALVELUA
2. OMISTAJA-TILAAJAN ASIAKKUUS (1/2) Yksiköt ovat tiivisti mukana palvelutarpeiden määrityksessä ja hankinnassa Yksiköt maksavat tarvitsemiensa palveluiden kustannukset suoraan tuottajalle Tilaajan ostajat toimivat apuna yhteistyössä sekä seuraavat palveluiden sopimuksen mukaisuutta sairaanhoitopiirin edustajana Yhteistoimintaa on nyt hiottu yhteistyössä vuosi ja palvelusopimusten sisältö on lähtenyt jalostumaan
2. OMISTAJA-TILAAJAN ASIAKKUUS (2/2) Tilaajan ostajana sairaanhoitopiirissä alkuun kiinteistöja rakennuttamispalvelut (2012) Tilaajan edustus jakautui vuoden 2013 alussa organisaatiomuutosten myötä Tilaajaa edustaa kiinteistö- ja logistiikkapalveluissa kiinteistöhallinto (kaksi osa-aikaiset ostajat) Laitos- ja välinehuollossa sekä ruokapalveluissa vuoden 2013 alusta hankintapalvelut (kolme kokopäiväiset ostajat). www.psshp.fi 18.1.2013 7.2.2013 www.servica.fi www.servica.fi
3. SOPIMUSRAKENNE JA SERVICAN PALVELUTUOTANTO PUITESOPIMUS 3 + 3 vuotta KYS Servica, Kuopio - Servica PUITESOPIMUS Servica Tilaaja-rooli Palvelusopimukset Kohdekohtaiset ja erillissopimukset tilaustyösopimukset Palveluryhmät Palvelukuvaukset
SERVICAN PALVELUTUOTANTO KIINTEISTÖPALVELUT LOGISTIIKKAPALVELUT LAITOSHUOLLON PALVELUT VÄLINEHUOLLON PALVELUT RUOKAPALVELUT
KIINTEISTÖPALVELUT ENNAKOIVA HUOLTO RAKENTEIDEN JA TEKNISTEN JÄRJESTELMIEN KUNNOSSAPITO VÄLINE- JA APUVÄLINE- JA VUODEHUOLTO VIKAKORJAUKSET JA VARALLOLO KIINTEISTÖ- PALVELUT VALVONTA JA ASIANTUNTIJA PALVELUT KIINTEISTÖN- HOITO JA VALVONTA KEITTIÖ- JA SIIVOUSLAITTEI- DEN HUOLTO
LOGISTIIKKAPALVELUT KESKUSVARASTO TÄYTTÖPALVELU TERMINAALI SISÄKULJETUKSET LOGISTIIKKA PALVELUT POTILASSIIRROT PAARITAKSEILLA LÄHETTIPALVELUT JÄTEHUOLTO POSTIPALVELUT
LAITOSHUOLLON PALVELUT AVUSTAMIS- TEHTÄVÄT, OHJAUS, POTILASKULJETUK- SET YLLÄPITO-, JAKSOTTAINEN JA MÄÄRÄAIKAIS- SIIVOUS VÄLINE- JA APUVÄLINE- HUOLTO MUUTTO- JA REMONTTISIIV., ESIM. PARTIOTOIMINTA LAITOSHUOLTAJA TEKSTIILI- JA VUODEHUOLTO KIINTEISTÖN- HOITOTEHTÄVÄT RUOKAPALVELUT, ESIM. RUOKAILUSSA AVUSTAMINEN JA KAHVITARJOILUT MUUT HUOLTOTEHT., ESIM. VIHERKASVIN HOITO
RUOKAPALVELUT RAVITSEMUS- SUUNNITTELU- PALVELUT ÄIDINMAITO- KESKUS PÄIVÄHOIDON ATERIAT TILAUS- JA TAPAHTUMA- TARJOILU RUOKAPALVEUT KOULULAISTEN ATERIAT SAIRAALOIDEN POTILASATERIAT HENKILÖSTÖ- ATERIAT KOTIHOITO- ATERIAT HOIVA- JA HOITOLAITOSTEN ATERIAT
4. ULKOISTAMISEN MERKITTÄVIMMÄT MUUTOKSET (1/2) Ulkoistamisen merkittävin muutos tapahtui, kun siirryttiin laskutuksen kautta kulut tulivat näkyviksi Tilaaja-Tuottaja -malli periaatteiltaan tuttu (ollut käytössä jo pitkään KYSillä), joten toimintamallilla on hyvät edellytykset jalostua nykyisiin tarpeisiimme KYSillä toiveena vanhan ajan talonmies kulttuurin arvostus ja vastuullinen huolehtiminen tilaajan kiinteistöistä, joka on meinasi alkuun unohtua
4. ULKOISTAMISEN MERKITTÄVIMMÄT MUUTOKSET (2/2) Toiveena ollut resurssien tehokkaampi käyttö à ei tyhjäkäyntiä ja käytössä yhdistymisen myötä laajempi ammattilaisten joukko Tilaajalla toiveena ollut tuottajan omaaloitteisten esitysten teko erilaisista kunnostusja huoltotarpeista Yhdessä tekemisen meininki kumppanuus ollut välillä hukassa ja jakauduttu omien organisaatioiden taakse. www.psshp.fi 18.1.2013 7.2.2013 www.servica.fi
5. KAHDEN OMISTAJAN PALVELUTUOTANNON SIDOSYKSIKKÖ JA SEN MERKITYS SOPIMUS- JA PALVELUTOIMINTAAN sidosyksikköasema on Servicaa velvoittava, Servica on osaomistajana muissa konsernin palvelu- ja yhteistyöyrityksissä: Sakupe Oy, Istekki oy, IShankinta Oy ja Kuhilas Oy molemmilla omistajilla on oma puitesopimuksensa Servican kanssa ja keskinäinen jäsensopimus omistaja-tilaajilla on keskinäinen tilaaja koordinointiryhmä palvelusopimukset tehdään KYSin osalta selkeästi toimialatilaajien johdolla ja Kuopiossa ruokapalveluissa palvelualuejohtoisesti ja kiinteistöpalveluissa ja laitoshuollossa tilakeskusjohtoisesti molemmilla on toimialoittain nimetyt tilaajaedustajat
5. KAHDEN OMISTAJAN PALVELUTUOTANNON SIDOSYKSIKKÖ JA SEN MERKITYS SOPIMUS- JA PALVELUTOIMINTAAN molempien omistajien palvelusopimukset ovat kaikki kirjallisia ja perusrakenne on sama palvelujen sisältö ja palvelukuvaukset on KYSillä viety osastotasolle pääsääntöisesti Kuopion palvelukuvaukset ovat osin yleispiirteisempiä, tuottajan kannalta palvelukuvauksien erilaisuus on perusteltua ja tarpeellista itsenäisen tuottaja-asema edellyttää kuitenkin täysin autonomista operatiivista asemaa ja joko: hintajoustavaa tai sisältöjoustavaa sopimusperustetta
6. KESKEISET KOKEMUKSET TILAAJAN JA ASIAKKAIDEN NÄKÖKULMASTA (1/2) Yhteistyön tulee kehittyä entistä avoimemmaksi tilaajan ja tuottajan välillä, että asioiden hoitaminen saadaan tehokkaaksi Tilaajan ajantasainen tiedottaminen toiminnan muutoksista ollut haasteellista tuottajille Muutoksessa toiminnan läpinäkyvyys huononi Muutosvaiheen kokonaiskustannuksia ei osattu ottaa huomioon talouden suunnittelussa
6. KESKEISET KOKEMUKSET TILAAJAN JA ASIAKKAIDEN NÄKÖKULMASTA (2/2) Hintataso on pystytty pitämään muutoksessa kilpailukykyisenä Palveluiden hintojen määritys kumppanuusperiaatteella neuvotellen, ei saneluperiaatteella tuottajalta päin Palvelun tuottamisessa on kehitettävä kokonaispalvelu otteella, joka ei vielä toteudu Toiminta on kehittymässä oikeaan suuntaan, mutta yhteisiä ponnistuksia tarvitaan kumppanuushengessä. www.psshp.fi 18.1.2013 7.2.2013 www.servica.fi
7. ENSIMMÄISEN TUOTANTOVUODEN PALVELUTUOTTAJAKOKEMUKSIA Tilaaja-tuottaja malliin siirryttäessä suositellaan ennakkovalmistelut tehtäväksi painottaen seuraavia: palvelujen tuotteistus ja siihen sisältyvä budjetointi valitaan tuottajan liiketoimintamuoto siten että se tukee omistajan/omistajien muita strategisia valintoja (mm. sidosyksikköasema, markkinoille meno, voitontavoittelu tai myynti) tehdään henkilöratkaisuja ajoissa ja siten, että tuottajan operatiivinen johto sitoutuu ja tilaajaosaaminen on tuottajaa ainakin hiukan parempi ja tilaajaresurssi on riittävä valmisteluissa on keskityttävä suuriin linjoihin eikä pyrittävä ratkaisemaan ennakkoon yksityiskohtia, jotka selviää vasta toiminnan kautta
7. ENSIMMÄISEN TUOTANTOVUODEN ESIIN TUOMIA ONGELMIA Laskutuksen oikeellisuus ja arvonlisäveron tulkinta Sopimusten palvelukuvausten sisältö ja tulkinta palvelun käytännön jalkauttaminen kentälle sekä tuottajan että palvelun tilaajan ja palvelun käyttäjän henkilöille Käyttäjäpalvelujen monimuotoisuus sisältyminen vuokranantajan vuokraan ja tilaajan Servican kanssa tekemiin palvelusopimuksiin käyttäjäehtoiset, ei vuokraan sisältyvät käyttäjäpalvelut ja niiden laskuttaminen vuokralaiselta Huoli ns. huolehtimisvelvollisuuden säilymisestä Taloudellisen ja tehokkaan toiminnan mittarit Palvelupyyntöjen (vikailmoitus) vasteajat
8. JATKOKEHITYSTARPEET JA SUUNNITELMAT Sopimusten kehittäminen Kiinteistöhoidon kuukausiveloitettavat tavoitehintaiset sopimukset Keskitetty tarvike- ja materiaalihankinta oman varaston kautta, on yksi Servican v. 2013 tuottavuustavoitteista Käyttäjäpalvelut erotetaan kiinteistä sopimuksista Käyttäjäpalveluiden selkeyttäminen tilan vuokraajan ja vuokralaisten välillä, siten, että vuokralainen voi tilata vuokraan sisältymättömät palvelut suoraan palvelutuottajilta
8. JATKOKEHITYSTARPEET JA SUUNNITELMAT Yhteisiä kehityskohteita ja niiden toimenpiteitä Palvelukuvausten jatkuva tarkentaminen Kiinteistönhoidon tuntikohteisiin listaus ns. minimitehtävistä, niille kuittausmenettely Kiinteistövalvomon, päivystystoiminnan tehostaminen ja Servican palvelukeskuksen perustaminen Selkeytetään palvelupyyntöjen reititystä ja kehitetään yhteistyössä toimintamallia Puitesopimuksen mukaisesti Servican toimintajärjestelmä (laatu, ympäristö, työturvallisuus, -hyvinvointi, talous) on käytössä 2013 aikana ja tilaajille intrayhteydellä selattavissa
8. JATKOKEHITYSTARPEET JA SUUNNITELMAT Servican laskutustoiminnan kehittäminen Laskutuksen oikeellisuus saadaan 95 %:ksi v. 2013 loppuun mennessä ja kulujen kohdennus on kiinteistökohtaisesti aukoton Alv-menettelyt on yhtenäistetty ja verottajan hyväksymät Palvelutuotannon laskut saadaan hyväksyntään ja laskutukseen kahden (2) viikon kuluessa palvelun valmistumisesta Vikakorjauksen luenta on tehty kahden (nyt 3) päivän sisällä toimenpiteitä varten Vikakorjaukset kirjataan välittömästi kiinteistöjärjestelmiin
www.psshp.fi 7.2.2013 www.servica.fi
SERVICAN TULEVAKSI PÄÄTOIMIPAIKAKSI SUUNNITELLAAN LEVÄSENTIE 3, MUUTTO V. 2013 AIKANA