Hoitotarvikehankinnat hoitohenkilöstön rooli ja vastuu www.is-hankinta.fi
Hankintalaki ja sen tarkoitus Valtion ja kuntien viranomaisten sekä muiden hankintayksiköiden on kilpailutettava hankintansa siten kuin laissa säädetään. Julkisiin hankintoihin sovelletaan lakia julkisista hankinnoista eli hankintalakia (348/2007) ja sitä täydentävää hankintaasetusta (614/2007). Hankintoja koskeva lainsäädäntö pohjautuu EU-direktiiveihin. Hankintalain tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden hankintojen tekemistä sekä turvata yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuolisia mahdollisuuksia tarjota tavaroita, palveluita ja rakennusurakointia julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa. 3.2.2015 Marianne Punkki IS-Hankinta Oy 2
Lain periaatteet Kaikissa hankintamenettelyn vaiheissa noudatettava tasapuolisuutta syrjimättömyyttä avoimuutta suhteellisuutta 3.2.2015 Marianne Punkki IS-Hankinta Oy 3
Hankinnan valmistelu Markkinakartoitus Hankinnan kohteen yksilöinti Tekniset määritelmät Valintaperusteet 3.2.2015 Marianne Punkki IS-Hankinta Oy 4
Mitä sitten konkreettisesti tapahtuu? Työryhmän muodostaminen vastaa hankinnan kohteen määrittelystä ja sopimuskauden hallinnoinnista Hankinta-asiantuntija toimii hankinnan läpiviejänä ja työryhmän puheenjohtajana Työryhmään substanssiasiantuntijoiksi henkilöt, jotka todellisuudessa käyttävät kilpailutettavia tuotteita ja tietävät tarpeen 3.2.2015 Marianne Punkki IS-Hankinta Oy 5
Työryhmätyöskentely Jos hankinnassa mukana useampia osastoita/yhteisöjä parhain tilanne on prosessin läpiviemisen kannalta, että työryhmään osallistuu 1-2 substanssiasiantuntijaa Ko. henkilö/-t kasaa/-vat tarvittavat tiedot osastoilta koko prosessin ajan 3.2.2015 Marianne Punkki IS-Hankinta Oy 6
Kilpailutettavat tuotteet Hankinta-asiantuntija kerää kulutus- ja tuotetiedot järjestelmästä, jos mahdollista, sekä sopimustoimittajilta Jos kulutus- ja tuotetietoja ei järjestelmässä, tulee työryhmässä työskentelevien substanssiasiantuntijoiden kerätä ko. tiedot osastoilta 3.2.2015 Marianne Punkki IS-Hankinta Oy 7
Kilpailutettavat tuotteet Toimintaa on tärkeää hahmottaa lukujen kautta Mikä on oleellista ja mikä vähemmän tärkeää? 20/80 malli, jossa 20% valikoimasta on yleensä 80% valikoiman kokonaisarvosta ja toisinpäin 80% valikoimasta on yleensä vain n.20% sen arvosta. Tarjouspyyntö rakennetaan volyymituotteiden avulla Muut tuotteet, joilla vähäinen kulutus tai ovat ns. erikoistuotteita/mieltymykseen perustuvia, jätetään pois tarjouspyynnöstä 3.2.2015 Marianne Punkki IS-Hankinta Oy 8
Kilpailutettavat tuotteet Tuotteet, jotka eivät ole mukana kilpailutuksen volyymituotteissa, mutta kuuluvat ko. hankinta kokonaisuuteen hankitaan joko kilpailutuksen perusteella annettujen hintojen (esim. hinnasto) tai siltä toimittajalta, jolta asiakas haluaa suorahankintana Nämä tuotteet eivät ole merkityksellisiä kokonaishankinnan kannalta euromääräisesti 3.2.2015 Marianne Punkki IS-Hankinta Oy 9
Kilpailutettavat tuotteet Kilpailutettavista tuotteista muodostetaan tarjouspyyntöön joko yksi kokonaisuus tai useampi osakokonaisuus Rivikohtaiset valinnat tehdään ainoastaan silloin, jos kyse suurikulutuksellisesta tuotteesta ja tuotetta ei voida jostain syystä sisällyttää ryhmän sisälle 3.2.2015 Marianne Punkki IS-Hankinta Oy 10
Tuotteiden todentaminen Substanssiasiantuntijoiden tehtävänä on varmistaa tarjotuista tuotteista käyttötarkoitus ja, että ne täyttävät vähimmäisvaatimukset (huomioiden mukana olevien muiden erikoisalojen/eri yhteisöjen tarve) Substanssiasiantuntijat suorittavat myös mahdolliset koekäytöt ja tekevät koekäyttöraportit, jos sellaiset on määritelty suoritettavan tarjouspyynnössä 3.2.2015 Marianne Punkki IS-Hankinta Oy 11
Mitä tapahtuu kilpailutuksen jälkeen? Tuotekategoriointi Substanssiasiantuntijat, hankinta-asiantuntija ja toimittaja käyvät tarvittaessa yhdessä läpi, mitkä tuotteet toimittajan valikoimasta tulevat käyttöön tilaajille Tämä työ jatkuu läpi koko sopimuskauden ajan ja tuotekategoriointi tulee olla hallittua 3.2.2015 Marianne Punkki IS-Hankinta Oy 12
Kategorianhallinta esimerkki Tilaus-toimitus-laskutusketjun analysointi Tilausjärjestelmän toimivuus (Maisa / BOS-katalogit) Toimitustapa (suoratoimitus/terminaali/varasto), toimitusaika, toimituspaikan oikeellisuus Laskutustietojen oikeellisuus Kulutustietojen analysointi Spend-analyysit: ostot sopimustoimittaja / ohiostot Varasto / suoratoimitusnimikkeiden käyttömäärät, vaikutus varastonimikkeenä pitämiseen Sopimustuotevalikoiman analysointi Sopimustuotteiden toimivuus / toimimattomuus Tuotemuutokset (korvaavat tuotteet, poistuvat tuotteet) Hoitokäytäntöjen muutokset, uudet innovaatiot Koulutus Ovatko toteutuneet ja miten, lisäkoulutustarpeet (tuotteiden oikean käytön varmistavat koulutukset) 3.2.2015 Marianne Punkki IS-Hankinta Oy 13
Tiedotus Kategorianhallinta esimerkki IS-Hankinnan tiedotuksen riittävyys ja ajantasaisuus, lisätarpeiden huomioiminen Hankinnassa mukana olevien yhteisöjen tiedotus? Reklamaatiot (aina kirjallisena, hyvin yksilöitynä) Tuotteisiin, toimittajaan, toimituksiin, laskutukseen, koulutuksiin liittyvät Hinnanmuutokset Tarjouspyynnön kaupallisten ehtojen mukaiset esitykset Kannanotto esityksiin huomioiden edelliset asiat, markkinatilanteen analysointi Hankinnan kokonaistilanteen arviointi: Arvosana 4 10 Toimii / Korjattavaa / Ei toimi 3.2.2015 Marianne Punkki IS-Hankinta Oy 14
Onnistunut hankinta Hankinnan tavoitteet selvillä Tarjontamarkkinoilla riittävästi kilpailua Hankintaprosessin läpivientiin on varattu riittävästi aikaa Hankintaprosessissa mukana oikeat ja sitoutuneet alansa asiantuntijat Hankintaprosessin tehtävienjako sekä vastuut on käyty läpi ja tunnistettu myös hankintaan liittyvät mahdolliset riskit Aktiivinen sopimuksenhallinta kilpailutuksen jälkeen 3.2.2015 Marianne Punkki IS-Hankinta Oy 15
Lopuksi Substanssiasiantuntijoiden rooli ja sitouttaminen kilpailutuksessa olevien tuotteiden määritellyssä on avainasemassa Myös vähimmäisvaatimusten todentamisessa Substanssiasiantuntijoilla tulee olla varattuna aikaa hankinnan läpi viemiseen Hoitotarvikehankinnan läpiviemiseen menee kokonaisuudessaan aikaa noin 6-12 kk 3.2.2015 Marianne Punkki IS-Hankinta Oy 16