DERBY FORUM. Suomen Lions-liitto N-piiri kausi DG Jukka Kärkkäinen Derby-työryhmä

Transkriptio

1 DERBY FORUM Suomen Lions-liitto N-piiri kausi DG Jukka Kärkkäinen Derby-työryhmä

2 2 Sisällysluettelo Johdanto 3 Kehitystyö 3 Derby-työryhmä 3 Kyselylomake 4 Kyselyn vastaukset 4 Derby Forum 5 Aineiston kokoaminen 5 Prosessikaavio 5 Kehityskohteet 6 Kehityskohteiden käytännön toimenpiteet 7 Yhteenveto 7 Liitteet 1 10

3 3 Johdanto Piirisihteerivuotenani kiinnitin huomiota siihen, että yleisesti oltiin huolissaan siitä, että viimeisimmäksi liittyneiden jäsenten joukossa käy suurin kato. Ilmiö ei sinänsä ole lainkaan uusi, mutta minun tietoisuuteeni se tuli silloin. Toisaalta, mikäli viiden eronneen jäsenen sijasta olisi eronnut vain neljä, jäsenmäärämme olisi kasvussa nykyisen laskusuuntauksen sijasta. Mikäli parannusta saataisiin hiljattain jäseniksi liittyneiden sitouttamisessa toimintaamme, tämä tavoite ei mielestäni kuulosta lainkaan mahdottomalta saavuttaa. Omalla piirikuvernöörikaudellani päätin kiinnittää huomiota äskettäin liittyneiden jäsenten eroamisiin tavalla tai toisella. Ensimmäisenä tehtävänä oli hankkia tietoa syistä ja niiden taustoista, jotka johtavat niin monen tuoreen jäsenen eroon. Englannin laukkakisoista tuli työnimi projektille, Derby. Se kuvasti mielestäni joukkoa 1-3 vuotta leijonana toimineista, joilla on jo kokemusta toiminnasta ja hyvin vielä muistissa ennakkokäsitykset ja odotukset toiminnastamme. Oletukseni mukaan juuri niiden kohtaaminen todellisuuden kanssa aiheuttaa turhautumista leijonatoimintaan ja johtaa eroamisiin. Kauden toimintasuunnitelmaa tehdessäni, aloin hahmotella ideaa uusien jäsenten avoimesta keskustelutilaisuudesta, forumista. Ajatukseni oli, että saadaan kaipaamaamme tietoa uusien jäsenten mietteistä ja samalla heitä huomioidaan aiempaa enemmän, koska tilaisuus olisi nimenomaan heille suunnattu. Projektin nimeksi vakiintui kauden kuluessa Derby Forum. Kehitystyö Keväällä 2012 oli aika esittää ajatus piirin koulutustoimikunnan jäsenille ja saada heidät mukaan toteuttamaan projektia, Derby Forumia. Ensimmäisessä palaverissa sovittiin, että projekti toteutetaan aloittamalla se kyselyllä, joka antaa suuntaa ja pohjaa luoda hedelmällinen agenda varsinaiseen keskustelutilaisuuteen. Samalla päätettiin toteuttaa forum ryhmätyöperiaatteella. Ryhmätöiden tulokset puitaisiin vielä koko osallistujien joukolla läpi ja näin saaduista lopputuloksista toivottiin löytyvän hedelmällisiä ajatuksia ja kehityskohteita. Piirikuvernöörikauteni alussa alkoi Derby Forumin kehitystyö kyselyn suunnittelulla. Tässä vaiheessa koulutustoimikuntaa oli vahvistettu yhdellä aktiivisella ja osaavalla leijonalla. Kyselyn kehittelyssä hyödynnettiin työryhmän monivuotista ja laaja-alaista osaamista, päämajan klubikyselylomaketta ja viestintätoimikunnan ammattitaitoa. Lisäksi aiemmat kokemukset muutosvalmennuskoulutuksista hyödynnettiin. Derby Forumin toimintatapamalli on hyvin sovellettavissa vastaaviin projekteihin, mutta lopputuloksen kannalta tärkein työvaihe on kyselyn sisällön suunnittelu. Tulevaisuuden uudet hankkeet tulee mielestäni aloittaa tästä vaiheesta. Derby-työryhmä Puheenjohtajana toimi DG Jukka Kärkkäinen. Jäsenet: GLT Varpu Ylhäinen, 1. VDG Heikki Saarinen, 2. VDG Sini Eloholma, PDG Ossi Eloholma, PDG Taru Mattsson, MD-PRC Thorleif Johansson, PDG Antti Tuomikoski, lion Iris Hjelm, PCC Jouko Ruissalo.

4 4 Kyselylomake Työryhmä prosessoi yhdessä kyselylomakkeen sisällön lähettämällä useita versioita koko ryhmän luettavaksi, kommentoitavaksi ja muutettavaksi. Parin viikon työstön jälkeen lopullinen versio kyselylomakkeesta saatiin valmiiksi. Kyselystä muodostui kaksitahoinen. Osa kysymyksistä oli toteutettu rasti ruutuun-periaatteella ja osaan kysymyksistä oli vapaat sanalliset vastauskentät. Suurin odotusarvo työryhmällä kohdistui viimeksi mainittuihin vapaisiin vastauskenttiin. Liite 1 Viestintätoimikunnan avulla lomake muokattiin sähköiseen muotoon. Se toteutettiin siten, että vastaukset siirtyivät suoraan sähköisesti käsiteltäviksi Excel-taulukkoon, myös sanalliset vastaukset. Jäsenrekisteristä poimittiin aikavälillä jäseniksi liittyneet kyselyn saajien joukoksi. Lukumäärä oli 305 jäsentä. Kysely lähetettiin ja palautusaikaa oli asti. Tässä oli koko prosessin kannalta tiukin aikakapeikko, jota ei voitu kuitenkaan venyttää lähestyvän joulutauon vuoksi. Jonkin verran tuli palautetta, että vastausaika oli liian lyhyt. Kyselyn vastaukset Vastauksia saatiin 44 kpl, jolloin vastausprosentiksi muodostui 14 %. Rasti ruutuun -tulokset saatiin koottua varsin nopeasti vastausten saavuttua. Niistä tehtiin graafiset yhteenvetoesitykset, joilla vastauksista saatiin varsin informatiivisia. Liite 2 Avoimet vastaukset kerättiin Excel -taulukosta sellaisenaan, kirjoitusvirheitäkään korjailematta. Ne jaettiin työryhmän jäsenten kesken analysoitavaksi ja ryhmiteltäväksi joulutauon aikana. Liite 3 Kun aineisto oli käyty läpi ja ryhmitelty niistä nousevien asioiden mukaisesti ryhmiin, havaittiin, että tietyt asiat toistuvat kysymyssarjasta toiseen. Ryhmittely tehtiin työryhmän toimesta jaotellen ne näin nousseisiin aihealueisiin. Liite 4 Esille nousseista aihealueista koostettiin ryhmätyön pohjaksi kysymykset koskien kutakin aluetta. Näitä seuloutui kahdeksan. Liite 5 1. Auttaminen, palvelu, idealismi 2. Kolme tärkeintä asiaa, jotka saivat sinut liittymään klubiin 3. Jos pitäisi olla yhteistoimintaa, niin minkälaista 4. Toiminta 5. Millainen kuva sinulla oli Lions-toiminnasta 6. Kuvaile tuntojasi klubiin vastaanottamisen jälkeen 7. Klubillani on seuraavanlaista kansainvälistä toimintaa 8. Toimintakulttuuri Nämä kahdeksan aihealuetta toimivat tulevan Derby Forumin ryhmätöiden pohjana herättämään keskustelua, tuomaan esille mielipiteitä ja kehitysehdotuksia. Työryhmiä muodostettiin kuusi. Jotta ryhmän työskentely pysyisi tiiviinä ja johdonmukaisena, toteutettiin se fasilitaattorin johdolla. Fasilitaattoreina toimivat työryhmän jäsenet, jotka olivat hyvin perillä prosessin kehitysvaiheista. Heidän mielipiteensä ei ohjeiden mukaisesti näy ryhmätyön lopputuloksissa. Liite 6

5 5 Derby Forum Ryhmätyöt ja keskustelutilaisuus pidettiin Laajasalon opistolla, jossa oli tarkoitukseen soveltuvat tilat. Sali, johon mahtuivat kaikki osanottajat, sekä pienempiä luokkahuoneita ryhmätöitä varten. Aikaa oli käytettävissä kolme ja puoli tuntia. Tilaisuuden yhteisien osien puheenjohtajana, oikeammin moderaattorina toimi kokenut leijona, jolla oli myös kokemusta vastaavanlaisten tilaisuuksien vetämisestä. Tällä haluttiin varmistaa osallistuva ilmapiiri suomalaisille usein niin vaikeassa ympäristössä ja toisaalta se, että keskustelu etenee hedelmällisenä. Tilaisuus alkoi yleisellä informaatiolla ja rasti ruutuun -vastausten tuloksien esittelyllä. Sen jälkeen käytiin läpi ryhmätyön kulku. Fasilitaattorien johdolla jakaannuttiin tämän jälkeen ryhmiin. Työaikaa oli käytettävissä puolitoista tuntia. Toinen puolitoista tuntia käytettiin ryhmätöiden jälkeen yhteistilaisuutena, jossa purettiin ryhmätyön tulokset ja koko osallistujajoukko antoi omat kommenttinsa ja näkemyksensä. Fasilitaattorit kirjasivat omaa ryhmäänsä koskeneet kommentit muistiin. Osallistujia tilaisuudessa oli kaiken kaikkiaan 47. Ilmapiiri oli erittäin innostunut ja osallistuva. Ylitimme varatun ajan lähes puolella tunnilla, koska aihe herätti niin paljon keskustelua salissa. Tilaisuudesta saadut palautteet kirjattiin ylös. Liite 7 Aineiston kokoaminen Derbytyöryhmä kokoontui pian Forumin jälkeen yhteenvetopalaveriin. Palaverissa kasattiin kyselylomakkeen, ryhmätöiden ja Forumin aineisto. Näiden pohjalta koostettiin kehityskohteita Liiton tasolle, piirille ja oma pakettinsa klubien käyttöön. Liiton suuntaan lähtee viestiä Lions-arvopohjan, mission, vision, strategian ja toimintasuunnitelman kirkastamiseksi ja Lions-julkisuuskuvan kehittämiseksi. Lisäksi Liiton ja piirin tiedotuksesta vastaaville tuli toive kehittää klubeille yhtenäistä materiaalia ja työkaluja viestintään. Piirin virkailijoiden toimenkuvat, vastuut ja toiminnan tavoitteet toivottiin selkeimmiksi. Työryhmä laajensi tätä kattamaan samat asiat myös klubin virkailijoiden osalta. Tärkeimpänä aineistona saatiin laaja kehityspaketti klubitoiminnan kehittämiseksi siten, että uudet jäsenet huomioidaan entistä paremmin. Myös klubikäytäntöihin saatiin kehitysehdotuksia. Prosessikaavio Derby Forumista laadittiin prosessikaavio selkeyttämään projektin kulkua ja toimimaan työkaluna mahdollisille uusille projekteille, joissa halutaan hyödyntää saatuja kokemuksia. Liite 8

6 6 Kehityskohteet 1. Lions-arvopohjan, mission, vision, strategian ja toimintasuunnitelman kirkastaminen Todetaan, että Suomen Lions-liitolla on strateginen suunnitelma. Piirin tehtävänä on suunnitelman viestiminen jäsenistölleen tiedotteiden ja koulutusten muodossa. Koulutusten suunnittelussa tulee huomioida näiden asioiden toteutuminen. 2. Lions-julkisuuskuva Todetaan, että Lions-liittoon on päätetty perustaa julkisuuskuvatyöryhmä. Työ aloitetaan julkisuuskuvatutkimuksella kevään 2013 aikana. 3. Klubeille yhtenäistä materiaalia ja työkaluja viestintään Liiton sivuille on koostettu olemassa olevasta materiaalista pankki, joka sisältää mm. seuraavat ohjeet: Graafiset ohjeistukset, värit, fontit Kirje- ja lomakepohjat, kirjekuoret PowerPoint -pohjat Lions-stipendi- ja Lions-shekkipohjat Roll up -pohjat Lisäksi toteutetaan lehtiformaatti, jonka avulla klubit voivat helposti ja nopeasti toteuttaa paikallisen Lions-uutislehden. Myönnettyjen ansiomerkkien ja muiden huomionosoitusten mukaan liitetään kirje, jossa on selvitys mistä merkistä on kysymys ja miten merkkiä käytetään 4. Hyvän klubitoiminnan käytännöt Kummin ja jäsentoimikunnan toimenkuvien selkeyttäminen ja laventaminen Kehityskeskustelut Siviilit tapahtumajärjestelyihin mukaan Eroavan jäsenen lähtöhaastattelu Klubikokoukset Liite 9 5. Piirin ja klubin virkailijoiden toimenkuvat, vastuut ja toiminnan tavoitteet Jäsenistölle selkeytetään piirin virkailijoiden tehtäviä kirjaamalla ylös tiivistettyyn muotoon niiden luonne ja vaatimukset. Samoin päätettiin tehdä myös klubin vastuutehtävistä. Vastuut, toimenkuvat ja toiminnan tavoitteet kirjattiin: - klubin presidentille, sihteerille ja rahastonhoitajalle - alue- ja lohkopuheenjohtajille - piirin viestintä- koulutus- ja jäsenjohtajille Liite 10

7 7 Kehityskohteiden käytännön toimenpiteet Todetaan, että kohtien 1 ja 2 kehityskohteet, jotka koskevat lähinnä Suomen Lions-liiton johtamaa toimintaa, on jo Liiton taholta käynnistetty täysin riippumatta Derby Forumin tuloksista. Huomioitavaa on myös se, että Liiton toimenpiteet kyseisten asioiden osalta eivät olleet sen enempää Derby Forumin toteuttajien kuin vastaajienkaan tiedossa. Kohdan kolme graafiset työkalut on jo osittain olemassa, ne tulee vain asettaa helpommin jäsenten saataville ja lisätä niistä tiedottamista. Osa niistä on piirin ja Liiton viestintätoimikuntien työalaa ja valmistuvat, kun resurssit antavat siihen mahdollisuuden. Liitto on käynnistämässä kaudella ansiomerkkiohjeiston uudistamisen. Lupaus on saatu, että toivottu ohje liitetään tulevaisuudessa ansiomerkin yhteyteen. Kohdan neljä kehityskohteet on koottu liitteen mukaiseen esitykseen, joka on sinällään käytettävissä tulevissa koulutuksessa ja esityksissä. Kohdan viisi kehityskohteet on toteutettu kaudelle Toimenkuvat ja vastuualueet julkaistaan piirin nettisivuilla, jossa ne ovat kaikkien käytettävissä. Materiaalina ne toimivat myös tulevissa koulutustilaisuuksissa. Ne tulevat olemaan jatkuvan kehitystyön kohteena. Yhteenveto Osallistuvalle kehitysprojektille näyttää olevan järjestössämme otollinen ilmapiiri. Siitä todistuksena on se suuri innostus ja mielenkiinto toteutettua Derby Forumia kohtaan. Ainakin tämä toteutui, kun projekti kohdistui uusiin jäseniin. Uskon, että muitakin projekteja on mahdollista viedä läpi saman toimintatapamallin mukaisesti ja saada innostunut ja osallistuva vastaanotto. Projektin onnistuneelle läpiviennille on oleellista hyvä suunnittelu, joka aloitetaan riittävän aikaisessa vaiheessa. Käytännössä järjestömme toimintakulttuurissa se tarkoittaa yhtä toimintakautta. Toistettaessa projekti käyttäen samaa aineistoa ja henkilöstöä, lyhenee vaadittava aika noin puoleen. Aktiivinen viestintä on koko projektin toteuttamisen ja etenemisen kannalta ensisijaisen tärkeää. Vain sen avulla on mahdollista saada riittävästi tietoa jäsenistölle ja sitä kautta aktiivisia osallistujia. Samoin viestinnän osuus on ratkaiseva, kun projektin tuloksia muutetaan käytännön toimenpiteiksi klubitasolla, piirissä ja Liitossa. Projektilla on oltava vastuullinen vetäjä, jolla on osaava tiimi apunaan ja viestinnän tuki takanaan. Ensimmäiset tulokset Derby Forumista julkistettiin kaksi kuukautta sen pitämisen jälkeen piirin järjestämässä tulevan kauden klubipresidenttien koulutustilaisuudessa. Tällöin niitä jo käytettiin koulutuksen materiaalina. Valtakunnallinen julkistus tapahtui Liiton vuosikokouksen yhteydessä pidetyssä seminaarissa Vierumäellä. Se sai hyvän vastaanoton ja sitä kohtaan on osoitettu paljon mielenkiintoa. Aineisto kokonaisuudessaan löytyy sähköisessä muodossa N-piirin nettisivuilta. Tiedustelut ja kommentit: IPDG Jukka Kärkkäinen juk@kolumbus.fi,