STRATEGIA V Omaiset mielenterveystyön tukena Keski-Suomi ry

Transkriptio

1 STRATEGIA V Omaiset mielenterveystyön tukena Keski-Suomi ry

2 2 SISÄLTÖ 1. Strategiatyöskentely Prosessikaavio.4 3. Yhdistyksen arvot Toiminta-ajatus Visio Missio Prosessien kuvaukset ja toiminnan tavoitteet Asiakas, omainen Talous, resurssit.7 3. Henkilöstö Hallinto, johtajuus.8 5. Toimintaympäristö, verkosto Arviointi.10 LIITTEET SWOT-analyysit Asiakas, omainen 11 Talous, resurssit 12 Henkilöstö 13 Hallinto, johtajuus 14 Toimintaympäristö, verkosto 15

3 3 1. STRATEGIATYÖSKENTELY Strategialla tarkoitetaan yleensä yrityksen tai organisaation suunnitelmaa, joka ohjaa organisaation toimintaa ja tavoitteiden saavuttamista. Strategiassa siis kuvataan tavoitteet sekä johdonmukainen toiminta niiden saavuttamiseksi. Lisäksi strategia viestii millaisena organisaation tulevaisuus nähdään. Viitala R., 2006 Y hdistys aloitti strategian työstämisen ja päivittämisen vuoden 2011 marraskuussa ja viimeinen kokoontuminen oli elokuussa Vuosille tehty strateginen pohjatyö ohjasi hyvin työskentelyä ja silloin tehtyjä suunnitelmallisia tavoitteita tarkisteltiin jopa kriittisesti. Strategian tekoon osallistuivat hallituksen puheenjohtaja, hallituksen jäsenet ja yhdistyksen työntekijät. Työryhmät kokoontuivat yhteensä neljä kertaa. Kaikki strategiapalaverit pidettiin yhdistyksen toimiston tiloissa. E nsimmäisessä palaverissa marraskuussa pohdittiin yhdistyksen arvoja, toimintaajatusta, visiota ja missiota. Saimme kirjattua ylös paljon hyviä asioita, joiden jalostaminen jatkui koko prosessin ajan. Varsinaisen ryhmätyöskentelyn aloitimme määrittämällä yksittäiset prosessit ja purkamalla ne auki. Jokainen prosessi käytiin läpi swot-analyysiä käyttäen (liitteet). Näin asetimme uhkien, mahdollisuuksien, heikkouksien ja vahvuuksien määrittelyjen kautta tavoitteet kullekin osa-alueelle vuosille Lopuksi vahvistimme tavoiteasettelun avulla yhdistyksemme yhteisesti sovitut ja hyväksytyt arvot, toiminta-ajatuksen, vision ja mission. Y hdistyksen strategia pohjautuu keskusliiton prosessoimiin Omaistyön laatukriteereihin. Prosessit, joille tavoitteet asetettiin ovat toiminnallisesti yhtenevät laatukriteerien jaottelun kanssa. Yhdistyksessä syksyllä tehty sisäinen arviointi noudattelee myös samaa prosessimallia. Tämä omaistyön laatukriteereihin pohjautuva itsearviointimalli on suunniteltu omaisyhdistyksille ja on osa keskusliiton Omaistyön kehittämisprojektia.

4 4 2. PROSESSIKAAVIO P R O S E S S I T VISIO MISSIO VERKOSTO TOIMINTAYMPÄRISTÖ HALLINTO JOHTAJUUS HENKILÖSTÖ TALOUS RESURSSIT ASIAKAS OMAINEN TOIMINTA-AJATUS S T R A T E G I A TOIMINTAA OHJAAVAT ARVOT 3. YHDISTYKSEN ARVOT 1. TASAVERTAISUUS 2. LUOTTAMUKSELLISUUS 3. OMAISLÄHTÖISYYS 4. YHTEISÖLLISYYS 5. AVOIMUUS

5 5 4. TOIMINTA-AJATUS YHDISTYKSEN PERUSTEHTÄVÄNÄ ON TUKEA MIELENTERVEYSOMAISIA TARJOAMALLA TIETOA, VIRKISTYSTÄ JA VERTAISTUKEA. OLEMME HELPOSTI OMAISTEN JA KUMPPANEIDEN LÖYDETTÄVISSÄ. 5. VISIO OMAISET VOIMAANTUVAT, OSALLISUUS JA YHTEISÖLLISYYS VAHVISTUVAT. MAAKUNNALLISESTI TUNNETTU TOIMIJA; LEVON JA VIRKISTYKSEN KEIDAS OMAISTEN ARJESSA. 6. MISSIO OLEMME TUKIPILARI MAAKUNNAN OMAISTYÖSSÄ

6 6 7. PSOSESSIEN KUVAUKSET JA TAVOITTEET ASIAKAS, OMAINEN NYKYTILA Omaislähtöisen toiminnan perustana on omaisten hyvinvoinnin tukeminen. Tätä yhdistys toteuttaa tiedollisen, vertaistuki-, edunvalvonta ja virkistystoiminnan avulla. VERTAISTUKI - tapaamisia toisten läheisten ja omaisten kesken ryhmissä, tiedollisissa tilaisuuksissa ja virkistystoiminnassa. Ryhmät ovat maksuttomia. TIETO - asiantuntijuus - vierailut - oppaat, esitteet ja minikirjasto VIRKISTYS - retket - kauttamme mahdollisuus hakeutua tuetuille lomaviikoille - teatterit, konsertit ja muut tapahtumat Painopisteenä on ollut omaisten voimaantumisen, osallisuuden ja yhteisöllisyyden vahvistaminen mm. kehittämällä vertaistuen eri muotoja, määrää ja laatua. Omaisten tarpeet ovat lähtökohtia, joista toimintaa on kehitetty palautteet on koottu ja kirjattu ohjaamaan tapahtumia ja toimintoja. Kokemusasiantuntijuus on nostettu tärkeäksi tekijäksi yhdistyksen toiminnassa. Yhdistyksen jäsenet ovat kouluttautuneet kokemuskouluttajiksi ja vapaaehtoisohjaajiksi. Alueellista omaistyötä on kehitetty ja lisätty toimintaa yhdessä paikallisten toimijoiden kanssa. Alueellinen toiminta kattaa koko maakunnan ja n. 330 jäsentä jakautuu 23 kunnan alueelle. TAVOITTEET STRATEGIA : Toiminnan pysyminen laadukkaana kehittämällä sitä asiakaslähtöisesti mm. laajentamalla vertaistukiryhmätoiminnan eri muotoja maakunnan alueella (perusryhmät, prospect). Prospect- ryhmänohjaajien kouluttautuminen sekä paikallinen kouluttaminen: tavoite neljä uutta prospect- ohjaajaa toimimaan alueelle. Pilottikuntana esim. Viitasaari ja markkinointi julkiselle taholle sekä muille toimijatahoille. Pyritään kouluttamaan vuosittain vähintään yksi omainen kokemusasiantuntijaksi. Pyritään huomioimaan eri omaisryhmien erilaisuus vertaisryhmäjärjestelyissä. Yhdistyksen ja yhdistyksen toiminnan tunnettavuuden lisääminen keinoina mm. v yhdistyksen 20-vuotistaipaleen juhlistaminen sekä yhdistyksen 20-vuotishistoriikin tekeminen. Uusien viestintäkanavien ja muotojen löytyminen. Toimitilojen asiakaslähtöisemmäksi muuntaminen. Matala kynnys vielä matalammaksi anonyymiutta ja osallisuutta lisäämällä.

7 7 2. TALOUS, RESURSSIT NYKYTILA Toiminta on rahoitettu yksinomaan Ray:n kohdennetulla toiminta-avustuksella. Budjettiin pohjautuva hakemus tehdään syksyisin ja keväisin raportoidaan avustuksen käyttöä. Ray:ltä on haettu vuosittain n avustuksena, josta on saatu Vuosittain joudutaan näin tarkentamaan talousarvio saadun toiminta-avustuksen mukaiseksi. Yhdistyksellä on pienimuotoista varainhankintaa: myyjäiset, arpajaiset sekä muut toiminnot. Jäsenmaksutuotot ovat vuodessa keskim yhteensä. (n. 330 jäsentä). Oppilasohjauskorvaukset sekä jäseniltä perityt omavastuuosuudet tuovat tuottoja yhdistyksen kassaan. Toimitila-asian eteneminen Kauppakadun toimiston myynnillä helpotti huomattavasti talouden suunnittelua ja tasapainotti kassavirtaa heti vuoden 2012 alusta. TAVOITTEET STRATEGIA : Ray-rahoitus tulee saada vakaalle tasolla. Pyritään laajentamaan rahoituspohjaa mm. säätiöavustuksien kautta. Korotetaan jäsenmaksuja ja pyritään saamaan lisää maksavia jäseniä lisää mm. markkinoimalla Labyrintti-lehteä sekä muita jäsenmaksulla saatavia huomattavia etuuksia. Pyritään vakauttamaan talous niin, että yhdistyksen kassassa on aina puskuriraha yllättäviäkin tilanteita varten. Järjestetään yhdistyksen 20-vuotisjuhlat v Pyritään siihen, että henkilöstön vaihtuvuus on vähäistä, ja että työntekijöiden työmotivaatio pysyy korkeana. Pyritään saamaan prospect- vertaistukitoiminta tuottavaksi toiminnaksi alueella. 3. HENKILÖSTÖ NYKYTILA Yhdistyksellä on kaksi työntekijää: toiminnannohjaaja ja omaistyöntekijä. Molemmat ovat kokopäiväisiä ja työsuhteet ovat toistaiseksi voimassa olevia. Ohjaajalla sekä työntekijällä on molemmilla peruskoulutuksena sairaanhoitaja. Omaistyönohjaaja on lisäksi yo-merkonomi, terveydenhoitaja ja hänellä on hallinnon erikoistumistutkinto (amk). Omaistyöntekijällä on lisänä kulttuurituottajan tutkinto (amk). Työssä noudatetaan sosiaalialan järjestöjen työehtosopimusta ja työn ehdot perustuvat siihen. Käytössä on 4 kk koeaika. Yksikössä on laadittu perehdytysohjelma ja se on kirjattuna perehdytyskansiossa. Työterveyshuolto on järjestetty Jyväskylän kaupungin työterveydessä ja on muodoltaan lakisääteinen.

8 8 Työntekijöillä on mahdollisuus osallistua työnohjaukseen. Nämä palvelut ostetaan sopivalta toimijalta. Työntekijät saavat myös tyky- toimintana liikunta- ja kulttuuriseteleitä vuosittain. Esimiehen ja työntekijän väliset kehityskeskustelut on pyritty toteuttamaan vähintään 1 x /v. Työntekijät ovat osallistuneet ammattitaitoa kehittäviin lisäja täydennyskoulutuksiin mahdollisuuksien mukaan. TAVOITTEET STRATEGIA : Luodaan selkeä vastuu- ja roolijärjestelmä työnkuvien päivittämisen, vastuualueiden määrittämisen ja kirjaamisen sekä avoimien keskustelujen avulla. Pyritään saamaan henkilöstön kaikki osaaminen käyttöön. Tuetaan kaikin tavoin omaehtoista kouluttautumista ja opiskelua. Auditoidaan toimintaa säännöllisesti sisäisen arvioinnin avulla. Pidetään säännöllisesti kerran vuodessa esimiehen ja työntekijän välisiä kehityskeskusteluja. Pidetään huoli henkilöstön hyvinvoinnista ja tuetaan työntekijöitä mm. työnohjauksen, työterveyshuollon palveluiden ja virkistysseteleiden avulla. 4. HALLINTO, JOHTAJUUS NYKYTILA Yhdistyksen hallitus koostuu puheenjohtajasta, seitsemästä jäsenestä ja yhdestä varajäsenestä. Hallituksen jäsenet sekä puheenjohtaja valitaan kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Jäsenkokous valitsee edellä mainitut toimijat. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan ja hallitukselle sihteerin järjestäytymiskokouksessa. Yhdistyksen hallituksen toiminta perustuu vapaaehtoisuuteen. Hallituksen puheenjohtaja toimii yhdistyksessä työntekijöiden esimiehenä. Tässä niin kuin muissakin yhdistyksen hallinnon hoitamisen asioissa on otettu huomioon vapaaehtoistyön merkitys ja luonne. Hallituksen jäsenten on mahdollisuus saada koulutusta hallitustyöskentelyyn. Keskusliitto on kouluttanut alueyhdistysten hallituksia ja työntekijöitä selkeyttäen mm. hallituksen jäsenten roolia vastuullisuuden, velvoitteiden sekä hallitustyöskentelyyn sitoutumisen näkökulmasta. Työntekijöiden roolia on työstetty samansuuntaisesti. Yhteinen koulutus on antanut monia hyviä ja rakentavia menettelytapaohjeita sekä selkeyttänyt rooleja ja vastuualueita. Yhdistyksen toimintaa ja hallintoa ohjaavat mm. yhdistyslaki ja yhdistyksen säännöt. Uudet säännöt otettiin käyttöön patentti- ja rekisterihallituksen hyväksyttyä ne. Hallituksen kokouksia on pidetty 16 vuonna Tänä vuonna hallitus on kokoontunut 6 kertaa. Työntekijät ovat osallistuneet kokouksiin ja usein myös kokouksen sihteerinä on toiminut yhdistyksen toimihenkilö.

9 9 TAVOITTEET STRATEGIA : Otetaan toiminnan sisäinen arviointi säännölliseksi työmenetelmäksi. Pyritään lisäämään hallitustyöskentelyyn mielekkyyttä mm. kokouskäytäntöjä selkiyttämällä. Tehostetaan sisäistä keskinäistä tiedonvälittämistä mm. ottamalla käyttöön laajemmin sähköinen viestintä. Pyritään lisäämään osallisuutta ja osallistumista erilaisin markkinoinnin keinoin. Huolehditaan kollektiivisesti henkilöstön hyvinvoinnista. Järjestetään perehdytystä ja koulutusta hallitustyöskentelystä ja mahdollistetaan esimiehille työnohjaus. Järjestetään myös hallituksen ja työntekijöiden yhteisiä virkistystapahtumia. 5. TOIMINTAYMPÄRISTÖ, VERKOSTO NYKYTILA Yhdistyksen toiminta-alueena on koko maakunta. Alue käsittää Saarijärvi-Viitasaari, Äänekosken-, Keuruun-, Jyväskylän-, Jämsän- ja Joutsan seutukunnat. Jäsenmäärä (n.330) jakautuu koko alueelle. Laajan toimintaympäristöstä johtuen on toiminnassa yritetty panostaa enemmän laadullisiin tekijöihin. Toiminnan suunnittelussa on huomioitu omaisten tarpeet mm. palautekyselyiden avulla. Nämä kyselyt tehdään säännöllisesti ja esim. kaikista eri tapahtumista osallistujat täyttävät arviointilomakkeet. Uusia ryhmiä on suunnitteilla perustaa mm. Hankasalmelle vuoden 2012 aikana. Jo olemassa olevia ja toimivia ryhmiä on Keuruulla, Saarijärvellä, Laukaassa, Jämsässä ja Jyväskylässä. Muiden yhdistysten, järjestöjen sekä julkisten toimijoiden kanssa tehty yhteistyö täydentää yhdistyksen toimintaa ja samoin tapahtuu päinvastoin. Avosektorin puutteellisuus psykiatrisen hoidon määrässä ja laadussa aiheuttaa sen, että yhdistyksemme tärkeys kasvaa ja omaisten tuen tarve lisääntyy. Yhdistyksen tuleekin tulevaisuudessa kehittää uusia, erilaisia ja vaihtoehtoisia tukimuotoja. Viestintä on tärkeä tekijä yhdistyksen toiminnassa. Verkosto- ja jäsentiedotteita on lähetetty vuoden aikana keskim.6 kpl (n. 275 jäsenelle), muille toimijoille (n. 100 kpl) ja sähköisesti tiedotteet saavuttavat verkosto- ja yhteistyökumppanit (n osoitetta) kiitettävästi. Labyrintti-lehti (yhdistyksen kustantamana) ilmestyy jäsenille 4 x/v. Viestintäsuunnitelma on edelleen tekeillä, se valmistunee vuoden 2012 aikana. Kotisivut päivitetään myös heti vuoden vaihteen jälkeen ja muutetaan helposti muokattavaan muotoon.

10 10 TAVOITTEET STRATEGIA : Lisätään hallituksen tietoisuutta toimintaympäristöstä ja jo olemassa olevista verkostoista työntekijöiden raportoinnin avulla. Pyritään lisäämään yhdistysyhteistyötä osallistumalla erilaisiin koulutuksiin, verkostotapaamisiin, työryhmiin ja omaistilaisuuksiin sekä tehdään tutustumiskäyntejä ja esittelyvierailuja muihin yhdistyksiin. Pyritään luomaan suhteita paikallisiin ja valtakunnallisiin päättäjiin mm. tiedottamalla yhdistyksen toiminnasta ja kutsumalla heitä esim. 20-vuotisjuhlaan. Vaikutetaan niin paikallisesti kuin valtakunnallisestikin mm. osallistumalla asiantuntijana yhteistyö- ja kehittämistyöryhmiin. Tehdään edelleen hedelmällistä yhteistyötä Keskusliiton kanssa. Pyritään pitämään yllä ja vahventamaan henkilökohtaisia suhteita verkostoissa. Pyritään tiedostamaan omaisten muuttuvat tarpeet ja toimimaan joustavasti näiden pohjalta. Laajasta toimintaympäristöstä huolimatta pyritään pitämään omaistyön laatu hyvänä priorisoimalla toiminnan kohdennusta ja arvioimalla säännöllisesti laadullisia tekijöitä omaistyölle kehitettyä mallia hyödyntäen. 8. ARVIOINTI Strategian toteutumista on tarkoitus arvioida toiminnansuunnittelun yhteydessä vuosittain työryhmässä, johon kuuluvat hallituksen puheenjohtaja, hallituksen jäsenet, työntekijät ja mahdollisuuksien mukaan edustajat jäsenistöstä.

11 11 LIITTEET ASIAKAS OMAINEN VAHVUUDET - matalan kynnyksen paikka - työntekijä pysyy saman, sitoutuminen - maakunnalliset ryhmät - monenlainen toiminta - toiminta läpinäkyvää ja avointa - joustava ja yksilöllinen asiakkaan kohtaamistapa - vertaistuki - osallistuminen ilman jäsenyyttä - anonyymius HEIKKOUDET - ei löydetä yhdistystä - omaisen rooli estää osallisuuden - tilojen ei-toimivuus - pitkät välimatkat MAHDOLLISUUDET - toimitilan jäsentely uudelleen paremmin toimivaksi - omaisten monimuotoiset ryhmät - lisää maakunnallista toimintaa UHKAT - toiminnan supistuminen - ei löydetä toimintaa kun tarve on suurin

12 12 TALOUS VAHVUUDET HEIKKOUDET - selkeä rahoituksen raamitus Ray - budjetit realistisesti laadittu - pysytään budjettiraameissa - suurempien investointien kilpailutus - vastuullinen rahankäyttö - osaava ja avustusrahoituksen tunteva tilitoimisto - säännöllinen tiedotus taloustilanteesta hallitukselle - Ray:n rahoitus epävarma ja tulevaisuudessa riittämätön - jäsenmaksutuottojen väheneminen - puskurirahan puutteellisuus - Ray:n avustukset maksuun vasta helmikuussa - henkilöstön vaihtuvuus suuri kustannuserä MAHDOLLISUUDET - Ray:n avustusmääräraha haetun suuruiseksi mahdollistaa laajentumisen ja takaa laadukkaan omaistyön - prospect- vertaisryhmä tuottavaksi - kuntien ja muiden yhteisöjen avustukset - apurahat ja muut avustukset (säätiöt yms.) UHKAT - Ray- rahoitus loppuu toiminta loppuu - Ray- rahoitus pienenee toiminta supistuu - työntekijöiden poistuminen muualle

13 13 HENKILÖSTÖ VAHVUUDET - yhdistyksen toiminta-ajatus sydämen asia - moninainen osaaminen - hyvät verkostot - sujuva yhteistyö - organisointi- ja koordinointikyky - kehittymis- ja kehittämishalukkuus - oikeat ihmiset oikeassa paikassa - oppilaitosyhteistyö HEIKKOUDET - toiminnan haavoittuvuus - palautejärjestelmän puute - epäselvät rooli- ja vastuuasetelmat MAHDOLLISUUDET - kevyt organisaatio mahdollistaa osaamisen hyödyntämisen - vapaaehtoistoiminta prospect- ohjaajat kokemuskouluttajat - kehityskeskustelut UHKAT RAY - rahojen riittävyys palkat - loppuun palaminen - epäselvät vastuu- ja rooliasetelmat - henkilöstö hakeutuu muualle

14 14 HALLINTO JOHTAJUUS VAHVUUDET - keskinäinen luottamus - asiat asioina - monenlaista osaamista - joustavuus - kokemusasiantuntijuus - kyky päätöksentekoon - kokousten valmistelutyö - keventynyt hallintomenettely HEIKKOUDET - sitoutumattomuus - haavoittuva hallinto - perustuu vapaaehtoisuuteen - tiedon välittäminen - tehtyjen päätösten toimeenpano ei toteudu MAHDOLLISUUDET - joustavuus - Keskusliiton tuki mm. koulutus (hallitus) - mielekäs hallitustyöskentely sopivan kokoiset roolit ilmapiiri hyvä kokouksessa käsiteltävät asiat olennaisia asioita - vahvistunut strategisten johtokysymysten käsittely UHKAT - roolien sekoittuminen (omaisena hallitustyöskentelyssä kiinnostus?) - huonot henkilösuhteet - esimiehen rooli perustuu vapaaehtoisuuteen

15 15 VERKOSTO VAHVUUDET - kattava verkosto - toiminnan tunnettavuus - aktiivinen toimivuus lisääntynyt - tieto olemassaolosta lisääntynyt - kehittämistyöryhmissä mukana - oppilaitosyhteistyö - keskusliiton toiminnassa mukana - huomioitu osaaminen HEIKKOUDET - omaisten muuttuvat tarpeet - laaja kenttä, iso toimintaympäristö - pienet resurssit, laatu kärsii - henkilöstön vaihtuvuus, suhteet luotava uudelleen - rahoitus vähenee, uskottavuus - hallitus ei tiedä verkoston laajuutta MAHDOLLISUUDET - reagoida tarpeisiin nopeasti ja joustavasti - osaava henkilöstö, oikeat ihmiset oikeassa paikassa - suhteet päättäjiin - henkilökohtaiset suhteet verkostossa - vaikuttaminen paikallinen valtakunnallinen UHKAT - toiminnan supistuminen yhteistyömahdollisuudet pienenevät - henkilösuhteiden muuttuminen - yhdistys- ja järjestöyhteistyö