Verkkokaupan kirjanpito pakollisesta pahasta verkkokaupan pulssimittariksi

Transkriptio

1 Verkkokaupan kirjanpito pakollisesta pahasta verkkokaupan pulssimittariksi Käytätkö suuren määrän aikaa kirjanpidon selvittämiseen ja virheiden korjaamiseen? Haluaisitko keskittyä bisneksen tekemiseen sen sijaan? Helpota arkeasi optimoimalla verkkokauppasi kirjanpito.

2 Tässä oppaassa käydään läpi verkkokaupan kirjanpidon ydinkysymykset ja tarjotaan neuvoja siihen, miten voit helpottaa arkeasi minimoimalla kirjanpitoon käyttämäsi ajan ja parantaen samalla kirjanpidon luotettavuutta. Oppaan esimerkit havainnollistavat, miten saat tarvittavat tiedot käyttöön Paytrailin järjestelmästä. Opas on tarkoitettu tueksi yhtä lailla verkkokauppaa perustamassa olevalle kuin verkkokauppansa tehokkuutta parantavalle konkarille. Lukuiloa ja oivalluksia toivottaa, Paytrail-tiimi Verkkokaupan kirjanpito 2

3 Sisältö 1. Kirjanpito välttämätön paha vai tärkeä pulssimittari Verkkokaupan kirjanpidon perusasiat Raporttien haku Paytrailin Kauppiaspaneelista Tekisinkö kirjanpidon itse vai ulkoistaisinko sen? Esimerkki tilitysten ja palautusten viemisestä kirjanpitoon itse Verkkokaupan tietojen vienti kirjanpitoon automaattisesti Verkkokauppaa Suomen ulkopuolelle verotus haltuun Vinkkikimara Oppaassa vierailevat asiantuntijat Lennu Keinänen Toimitusjohtaja Flashnode Oy Perustaja: Paytrail Krista Vettenranta Yrittäjä Tilivahti Oy Heli Wendelin Yrittäjä Taloushallinto-Wendelin Oy Perustaja: Lasten Oz Oy 3 Verkkokaupan kirjanpito

4 1. Kirjanpito välttämätön paha vai tärkeä pulssimittari Kaikkien yritysten on pidettävä huolta kirjanpitonsa täsmällisyydestä kirjanpitolain mukaisesti. Voit ajatella velvoitteen olevan pakollinen paha, jotain joka tuntuu turhalta ja ylimääräiseltä byrokratialta. Tai voit ajatella sen olevan rehellinen näkymä yrityksesi ja verkkokauppasi tilaan, jonka avulla verkkokaupan kannattavuutta on helpompi seurata ja kehittää. Yhdysvalloissa annetaan yrittäjille usein neuvoksi Always plan for a tax audit, eli kannattaa aina varautua verotarkastukseen. Tämän neuvon tarkoituksena on kannustaa huolelliseen kirjanpitoon, jolloin verotarkastus on vain rutiininomainen toimenpide, jota ei ole mitään tarvetta pelätä. Samalla ajatuksella voi toimia myös meillä Suomessa. Kun kirjanpito on kunnossa, yrityksen toiminta kestää minkä tahansa tarkastelun. Verottajaa varten varautumista paljon tärkeämpää kirjanpito on kuitenkin sinulle yrittäjänä. Ajantasainen kirjanpito mahdollistaa tarkan tiedon yrityksen tilasta millä tahansa hetkellä. Kun tiedät joka hetki, miten paljon rahaa liikkuu sisään ja ulos, voit tehdä päätöksiä todelliseen tilanteeseen perustuen arvausten sijaan. Ajankohtaisen kirjanpidon avulla voit myös ennustaa tulevaa kassatilannetta ja välttää esimerkiksi verotuksen tai tilinpäätöksen yllättävät menoerät. Krista Suurin haaste monelle on, miten verkkokaupan ja myymälän kirjanpito yhdistetään. Erityisesti tilinpäätösprosessi on mielenkiintoinen, jos varastosaldoista ei ole pidetty huolta. Vettenranta, Tilivahti Verkkokaupan kirjanpito 4

5 Kirjanpidon voi hoitaa itse, tai kuten useimmille on helpoin ja järkevin tapa, ulkoistaa sen tilitoimistolle. Kummassakin tapauksessa kirjanpidon prosessit kannattaa suunnitella huolella ja varmistaa oikean tiedon olevan käytettävissä ja siirrettävissä järjestelmien välillä. Tiedonsiirto voidaan tehdä kolmella tavalla: 1. kokonaan käsin 2. hakemalla valmis raportti verkkokauppa- ja maksupalveluohjelmistoista 3. automatisoimalla tiedonsiirto kirjanpidon järjestelmään Käsin tekemällä aikaa kuluu eniten ja virheiden mahdollisuus on korkeimmillaan. Täydellinen automatisointi on aloituskuluiltaan suurin, mutta jatkossa aikaa kuluu kaikkein vähiten ja virheiden määrä on minimaalinen. Automaattisten raporttien nouto järjestelmistä ja toimitus kirjanpitoon sijoittuu kahden edellisen välille sekä kustannuksiltaan että ajankäytöltään. Muuta kirjanpito mielessäsi kulusta voimavaraksi tekemällä se mahdollisimman helpoksi ja reaaliaikaiseksi. Siten pysyt ajan tasalla yrityksesi tilanteesta ja tulevaisuudennäkymistä. Lue lisää Opas: Apua verkkokauppa-alustan valintaan Blogi: Miten aloittaa verkkokaupan myynti yli rajojen? Blogi: Kuka tahansa voi olla globaali verkkokauppias Blogi: Rajat ylittävän verkkokaupan verotus 5 Verkkokaupan kirjanpito

6 2. Verkkokaupan kirjanpidon perusasiat Kuten missä tahansa liiketoiminnassa, myös verkkokaupassa jokaisesta ostosta ja myynnistä tai muusta tapahtumasta kuten esimerkiksi palautuksesta, tuotteen vaihdosta tai markkinointitoimenpiteestä on muodostettava tosite. Tositteet toimivat kirjanpidon ytimenä, joista on löydyttävä kirjanpitolain vaatimat tiedot. Oleelliset tositetiedot ovat: päiväys (luovutus-, lasku- tai maksupäivä) mitä ja keneltä on ostettu ja veroerittely näistä kun on kyse myynnistä maksutositteesta pitää näkyä maksaja, maksun saaja, y-tunnus ja maksun syy sekä maksun eri osat. Lue lisää Taloushallintoliiton sivuilta Verkkokaupassa nämä tiedot saadaan yleisesti ottaen kootussa muodossa verkkokauppaohjelmiston omasta myyntiyhteenvedosta sekä Paytrailin kaltaisen maksupalvelun tarjoamasta maksutapahtumaraportista. Nämä raportit toimitetaan kirjanpitoon käsin tai automatisoimalla koko prosessi integroimalla järjestelmät toimittamaan tiedot. Verkkokaupan oheistoiminnoista kuten Facebook- tai Google-mainonnasta on myös toimitettava kuitit kirjanpitoon. Kuitista on selvittävä mitä ja milloin on ostettu, sekä käytetty verokanta. Näitä tietoja ei löydy esimerkiksi tiliotteesta, joten se yksinään ei kelpaa tositteeksi. Verkkokaupan kirjanpito 6

7 Krista Osalla asiakkaistamme on integraatio myymälän ja verkkokaupan välillä, jolloin meille tulee vain yksi raportti, jos siinä on kaikki tiedot. Jos verkkokauppaalustasta ei saada esimerkiksi alv-raporttia tai asiakaspalautuksia, niin pitää tehdä eri raportteja, mikä taas vie aikaa. Vettenranta, Tilivahti On erittäin tärkeää, että eri järjestelmistä saatavat raportit vastaavat toisiaan. Eli verkkokaupan myyntien määrät ja sisällöt vastaavat sisällöltään ja summiltaan maksutietoja. Mikäli näissä on eroavaisuuksia, kirjanpitäjä joutuu tekemään manuaalista työtä tietojen täsmäyttämiseksi ja tietojen paikkansa pitävyyden varmistamiseksi. Helpoin tapa varmistua tietojen oikeellisuudesta on suunnitella raportointi yhdessä kirjanpitäjän ja verkkokaupan kumppanien kanssa heti alusta alkaen. Verkkokaupan kirjanpitoon pätevät täysin samat vaatimukset kuin mihin tahansa muuhunkin yritystoimintaan. Huolehdi kaikki tositteet kirjanpitäjällesi. Lue lisää Opas: Verkkomaksupalvelun valinta Opas: Miten verkkokaupan maksuliikenne toimii? 7 Verkkokaupan kirjanpito

8 3. Raporttien haku Paytrailin Kauppiaspaneelista Paytrail tarjoaa asiakkailleen helpon tavan tulostaa tarvittavat tiedot kirjanpitoa varten. Kirjaudu Kauppiaspaneeliin tunnuksillasi: Verkkokaupan kirjanpito 8

9 Mene kohtaan Tilitykset ja valitse Kirjanpitoraportti. Valitse aikaväli, jolle raportti muodostetaan (esim. kalenterikuukausi): Paina Hae Tarkista kaikkien tarvitsemiesi tietojen olevan mukana 9 Verkkokaupan kirjanpito

10 Jos kirjanpitäjäsi haluaa PDF-muotoisen raportin, paina Lataa PDF-raportti Jos hän haluaa CSV-muotoisen raportin, valitse käyttämäsi taulukko-ohjelma oikean reunan nuolesta ja paina Lataa CSV-raportti Valitse Save File, valitse tallennuspaikka ja paina OK Odota raportin tallentumisen valmistumista pieni hetki: Verkkokaupan kirjanpito 10

11 Avaa raportti ja tarkasta sen oikeellisuus: Toimi samoin muiden tarvitsemiesi raporttien kanssa: Raportit on tallennettu valitsemaasi paikkaan valmiina lähetettäväksi kirjanpitäjällesi. 11 Verkkokaupan kirjanpito

12 4. Tekisinkö kirjanpidon itse vai ulkoistaisinko sen? Yrittäjänä saat tehdä kirjanpidon itse tai ulkoistaa sen kumppanin hoidettavaksi. Mikäli haluat tehdä kaiken itse, kannattaa investoida hyvään järjestelmään, johon verkkokaupan tiedot on helppo viedä automaattisesti tai ainakin mahdollisimman vähällä vaivalla. Jos teet kirjanpidon itse, kannat yksin myös vastuun sen oikeellisuudesta. Muista myös huolehtia tietojen varmuuskopioinnista. Kirjanpitolain mukaan yritykselläsi on oltava luotettavasti säilytettynä paperilla tai digitaalisesti varmuuskopioituna 10 vuoden ajan kirjanpito, josta ilmenee kunkin myyntiyhteenvedon sisältämät tapahtumat yksitellen ja päiväjärjestyksessä. Tämä niin kutsuttu päiväkirja on siis yksityiskohtainen kuvaus yhteenvetojen sisältämistä tapahtumista. Heli Tilitoimisto hoiti meillä Lasten Oz:ssa myös palautukset, jotka ovat todella manuaalista työtä. Näin poistettiin viiveistä aiheutuvat huonot asiakaskokemukset. Wendelin, Tilitoimisto Wendelin Verkkokaupan kirjanpito 12

13 Mikäli haluat keskittyä yrityksesi ydintoimintoihin, kirjanpidon voi myös ulkoistaa. Hyvä tilitoimisto on enemmän kuin kirjanpitäjä, se toimii neuvovana kumppanina auttaen sinua täyttämään lain vaatimukset ja kehittämään ymmärrystäsi yrityksesi nykytilasta ja tulevaisuudennäkymistä. Hyvä tilitoimisto varoittaa mahdollisista riskeistä ja auttaa sinua keskittymään yrityksen pyörittämiseen ja tuotteidesi ja palveluidesi myymiseen. Tilitoimistoa valitessa kannattaa keskustella myös siitä, missä muodossa tiedot on mahdollista toimittaa vai voiko raporttien haun joko ulkoistaa heidän hoidettavakseen tai automatisoida kokonaan. Mikäli tilitoimistolla on käytössään nykyaikaiset ohjelmistot, on sopimuskysymys mitä kaikkea he tekevät ja luodaanko automaattiset tiedonsiirrot verkkokauppasi ja maksujärjestelmäsi ja heidän kirjanpitonsa välille. Oppaan luvussa 6 kerrotaan tarkemmin kirjanpidon integroinnista eri järjestelmiin. Luotettava tilitoimisto on kuluerän sijaan kumppanisi liiketoiminnan kehittämisessä. 13 Verkkokaupan kirjanpito

14 5. Esimerkki tilitysten ja palautusten viemisestä kirjanpitoon itse Esimerkissä asiakas tekee 100 euron oston verkkokaupasta ja palauttaa tuotteita 50 euron edestä verkkokaupassa, joka ei veloita toimitus- tai maksutapakuluja. Esimerkissä on huomioitu myös Paytrailin provisio 2 % arvonlisäverollisesta hinnasta. Verkkokauppamyynnit ovat tilikartassa kohdassa 3000 Myynti. Muistathan, että tilikartta voidaan aina muuttaa ja yksilöidä yrityksen tarpeiden mukaiseksi, eli verkkokauppamyynneille voi olla tilikartassa oma kohtansa, joka nimetään kuvaavasti (esimerkiksi Verkkokauppamyynnit 3001 tai vastaava). Esimerkin tiedot ja neuvot: Krista Vettenranta. Verkkokaupan kirjanpito 14

15 6. Verkkokaupan tietojen vienti kirjanpitoon automaattisesti Raporttien helppo tulostettavuus verkkokaupasta ja maksupalveluista säästää aikaasi, mutta vielä helpommalla pääset integroimalla tiedonsiirron eri järjestelmien kesken. Kun tieto siirtyy järjestelmästä toiseen automaattisesti, virheiden määrä vähenee ja sinä voit keskittyä verkkokauppasi menestykseen. Lennu Kaikki asiat jotka pitää tehdä yli kolme kertaa, kannattaa automatisoida, delegoida tai integroida. Usein toistuvien asioiden tekeminen on hukkaan heitettyä aikaa ja energiaa, jonka voisi käyttää ydinbisnekseen. Keinänen, Flashnode Verkkokaupoissa, maksupalveluissa ja kirjanpito-ohjelmissa on jonkin verran mahdollisuuksia tietojen siirtämiseen automaattisesti. Mutta etenkin jos olet jo pyörittänyt kauppaasi jonkin aikaa, tai laajennat kivijalkamyymälän verkon puolelle, järjestelmät eivät välttämättä tue suoraan tiedon siirtämistä muihin järjestelmiisi. Markkinoille on tullut onneksi myös tiedonsiirtoon erikoistuneita yrityksiä kuten Flashnode, jotka tarjoavat helpon tavan siirtää tietoa eri järjestelmien välillä, vaikka niissä itsessään ei olisikaan juuri sinun ohjelmistojesi välisiä yhteyksiä valmistajan puolelta tehtynä. Tällaisilla yrityksillä on valmiiden integraatioiden lisäksi kyky rakentaa lähes mikä tahansa yhteys. Suhteuta kehityshankkeet aina siihen, millaiset pitkän aikavälin säästöt voit saavuttaa. Automatisoimalla tiedonsiirtoa vähennetään ihmisestä johtuvia virheitä ja säästetään kirjanpidon kuluissa usein merkittäviäkin määriä. Automatisointia on montaa tasoa, kahden tai useamman järjestelmän välillä. Yksinkertaisinta on automatisoida verkkokaupan tilausten ja maksupalveluiden tietojen siirtyminen taloushallinto-ohjelmistoon. Tämän lisäksi voidaan integroida esimerkiksi varastonhallinta, tuote- ja asiakastietojen siirrot järjestelmästä toiseen. Kun mahdollisimman moni tieto on yhdessä paikassa, sinulla on täydellisempi näkemys asiakkaistasi ja yrityksesi tilanteesta. Säästät myös selvää rahaa kirjanpitokuluissa ja manuaalisessa selvitystyössä. 15 Verkkokaupan kirjanpito

16 7. Verkkokauppaa Suomen ulkopuolelle verotus haltuun Verkkokauppaa on aina mahdollista tehdä myös Suomen ulkopuolelle ja tässä vaiheessa verkkokauppaohjelmistot ja maksupalvelut eroavat toisistaan. Kaikista ei valitettavasti löydy mahdollisuutta asettaa erilaisia verokantoja, tai ainakaan erotella niitä kirjanpitoon tarvittavassa raportoinnissa. Jos olet aloittava verkkokauppias, sinun kannattaa ennen alustan ja järjestelmien valintaa suunnitella pidemmälle tulevaisuuteen. Mikäli on mahdollista myydä joko välittömästi tai lähitulevaisuudessa myös Suomen ulkopuolelle, kannattaa valita heti alusta alkaen järjestelmät, jotka tukevat tätä. Mikäli olet pyörittänyt verkkokauppaa jo jonkin aikaa ja suunnittelet myyntisi laajentamista myös rajat ylittävään kauppaan, selvitä nykyisten järjestelmiesi tarjoamat mahdollisuudet ja rajoitukset. Tekemällä kartoituksen etukäteen vältyt ikäviltä yllätyksiltä myöhemmässä vaiheessa. Krista Ideaalitilanne olisi, jos kauppias suunnittelisi 5-10v päähän, mitä alustalta tarvitaan. Suunnitteluun panostettu aika ja raha maksavat itsensä takaisin. Vettenranta, Tilivahti Verkkokaupan kirjanpito 16

17 Ota ainakin nämä asiat huomioon, kun suunnittelet myymistä rajojemme ulkopuolelle: Mitä toimitus maksaa ja miten sitä verotetaan? Miten tullimaksut saadaan perittyä asiakkaan kannalta läpinäkyvästi? Miten järjestelmäsi käsittelee eri maiden arvonlisäverokäytäntöjä? Millä valuutoilla kaupassasi maksetaan ja miten niiden muuntokurssi määräytyy? Kaikki nämä tiedot ovat myös sellaisia, joiden kannattaa siirtyä kirjanpidon tiedoksi, jotta jälleen vältytään epäselvyyksiltä ja aikaa sekä rahaa vieviltä selvityksiltä myöhemmässä vaiheessa. Lisää esimerkkejä erilaisista rajat ylittävän myynnin verotuksen seikoista löytyy blogistamme. Verotus muuttuu aina myytäessä Suomen rajojen ulkopuolelle. Suunnittele etukäteen, miten tiedot siirretään myös kirjanpitoon. Lue lisää Blogi: Rajat ylittävän verkkokaupan verotus Blogi: Miten aloittaa verkkokaupan myynti yli rajojen? Blogi: Kuka tahansa voi olla globaali verkkokauppias 17 Verkkokaupan kirjanpito

18 8. Vinkkikimara Nappaa tästä talteen kolmen verkkokauppakonkarin vinkit verkkokaupan kirjanpitoa ja tiedonhallintaa pohtivalle verkkokauppiaalle: Lennu Keinänen Flashnode Oy 1. Jos jokin tarvitsee tehdä yli kolmesti, automatisoi se. 2. Eliminoi kaikki kohdat, joissa virheitä voi syntyä. 3. Älä pelkää käyttää kumppania selvitellessäsi, mitä järjestelmiä käyttää ja miten tiedonsiirto niiden välillä kannattaa hoitaa. Krista Vettenranta Tilivahti Oy 1. Tarkista, mitä raportteja järjestelmistäsi on saatavilla ja mitä niissä on. 2. Mieti mihin myyt ja mitä, verotus muuttuu myytäessä rajojen yli. 3. Pidä varastonhallintasi kunnossa, ajantasainen varastotieto on osa kirjanpidon täsmällisyyttä. Heli Wendelin Taloushallinto-Wendelin Oy 1. Integroi verkkokauppa ja kassajärjestelmäsi syvällisesti, jos sinulla on myös kivijalkamyymälä. 2. Varmista, että käyttämäsi järjestelmät pystyvät hoitamaan myös palautukset ilman ylimääräistä manuaalista työtä. 3. Koska verkkokauppa on volyymibisnestä, kaikki sähläyskulut pitää saada mininimiin. Tulos häviää sähläykseen ja lopulta myös asiakas näkee sen. Verkkokaupan kirjanpito 18

19 Toivottavasti oppaan vinkit auttavat sinua verkkokauppasi kirjanpidon suunnittelussa ja arjen työssä. Koko Paytrailin tiimi toivottaa sinulle menestystä verkkokauppasi kanssa ja autamme mielellämme verkkokaupan perustamisessa ja optimoinnissa. 19 Verkkokaupan kirjanpito

20 Alta löydät vielä lisää vinkkejä asiantuntijoiltamme sekä verkkokaupan eri osa-alueita syventäviä oppaitamme. Webinaarit Etsimme webinaareihimme suomen parhaat asiantuntijat sinun avuksesi. Katso Paytrailin webinaareja Paytrail blogi Paytrailin blogi käsittelee monipuolisia ja ajankohtaisia aiheita verkkokauppaliiketoimintaan liittyen. Julkaisemme uusia artikkeleita viikoittain. Tutustu Paytrailin blogiin Paytrail oppaat Perustaminen Avaintekijät menestyvän verkkokaupan perustamisessa Verkkoliiketoiminnan suunnittelu lean canvas mallin avulla Opas verkkokauppa-alustan valintaan Verkkokaupan menestys syntyy toimivista prosesseista Myynti ja markkinointi Verkkokauppiaan sesonkiopas Optimointi Konversio-optimointi verkkokaupassa Verkkokaupan hakukoneoptimointi Miten luot ylivertaisen asiakaskokemuksen verkkokauppaasi? Kehittäminen Kehitä verkkokauppaasi jatkuvasti! Monikanavaisuus - kuinka se rakennetaan? Miten matkailualan yritys voisi parhaiten tehdä kauppaa verkossa? Maksuliikenne Opas verkkomaksupalvelun valintaan Miten verkkokaupan maksuliikenne toimii Kirjanpito optimoidun verkkokaupan ytimessä (tämä opas) Verkkokaupan kirjanpito 20

21 Paytrail Paytrail on suomalainen verkkomaksuihin erikoistunut asiantuntijayritys, jonka tuottamia maksupalveluita käyttää jo noin verkkokauppaa ja -palvelua. Yhtiötä pidetään suomalaisena verkkomaksamisen edelläkävijänä ja se on saanut ensimmäisenä alansa toimijana maksulaitostoimiluvan Suomessa. Meidän tehtävämme Paytrailissa on raivata esteitä verkkoliiketoiminnan tieltä. Teemme sen tarjoamalla toimivia ratkaisuja verkkokaupan maksuliikenteen hoitamiseen huomioimalla aina sekä kauppiaan että kuluttajankin näkökulman. Tavoitteenamme on olla verkko-ostajan ja verkossa kauppaa tekevän yrityksen auttaja ja paras kaveri. Teemme innostavaa työtämme kovalla ammattitaidolla ja suurella sydämellä.

22 Paytrail Perustettu vuonna 2007 Käytössä yli verkkopalvelussa ja yli 10 eri maassa Maksupalvelumme avulla on ostettu tuotteita ja palveluja jo lähes kolmen miljardin euron arvosta Työllistää noin 50 alan asiantuntijaa Yksi Suomen parhaista työpaikoista (Great Place to Work 2015, 2016 ja 2017) Pääkonttori Suomessa, Jyväskylässä