Etäpalvelupilotoinnin toteutuksen monet kiemurat projektihallinnan näkökulmasta

Transkriptio

1 Etäpalvelupilotoinnin toteutuksen monet kiemurat projektihallinnan näkökulmasta Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelma SADe Jarmo Riipinen

2 Hankkeella vuonna 2011 hyvät tavoitteet, niitä koskevat suunnitelmat ja realistinen aikataulu 2

3 SADe-ohjelma ja Etäpalvelutavoitteet 2010 Tavoitteena mahdollistaa kansalaisille ja yrityksille uusi paikkariippumaton, asiakaslähtöinen ja kustannustehokas asiointikanava julkiseen hallintoon (sisältäen kunnat, valtio, Kela ja muu välillinen valtionhallinto) Käyttäjinä kansalaiset, yritykset, yhteisöt, viranomaiset, palvelupisteet ja kolmas sektori Toteutus julkisen hallinnon arkkitehtuurilinjausten ja avoimen palveluarkkitehtuurin mukaisesti Tavoitteena viranomaisten, kuntien, koti- ja yrityskäytön etäpalveluratkaisujen yhteentoimivuus Etäpalveluiden hyödyntäminen SADe-ohjelman palvelukokonaisuuksissa ja linkitys tukipalvelujen kehittämiseen Tavoitteena päästä etäpalvelun laajaan käyttöönottoon vuoden 2013 loppuun mennessä (SADe-ohjelma = Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelma) 3

4 Käyttäjä- ja palvelutaso 4 4

5 Kansalainen Palvelukartta Kansalaisen palvelut Etäasiointi Moniasiantuntijapalvelut Yhteinen asiakirjojen käsittely Tukipalvelut Asiantuntija videoyhteydellä Etäpalveluhakemisto Asiantuntijat monipistevideoyhteydellä Dokumenttien katselu Asiakas-ajanvaraus Tunnistautuminen Maksaminen Asiantuntijoiden verkkokokous Dokumenttien yhteinen käsittely Resurssien varaaminen Asiointitili Palvelun tuottaja (Valtio, kunnat, kuntayhtymät) Tietovarantopalvelut Palvelun järjestäminen Etäpalvelutuotanto Etäpalvelun Osoite- ja henkilöhakemisto Etäpalvelun palvelu- ja asiahakemisto Resurssihallinta (tilat., laitteet, asiantuntijat) Dokumenttien yhteinen käsittely Asiointitililiittymä Videoyhteys ja monipistevideopalvelu Suoriteseuranra Resurssien hallinnan rekisteri Ulkoiset palveluhakemistot Omat operatiiviset järjestelmät Ensimmäisessä vaiheessa toteutettavat palvelut Resurssien saatavuus Seuraavissa vaiheissa toteutettavat palvelut Palvelua ei toteuteta palvelukokonaisuudessa (muutostarpeet tulee kuitenkin ottaa huomioon) Hajautettu Kansallinen 5 5

6 Aikataulut 6

7 Aikataulujen muuttumista Etäpalveluhankkeen käynnistyessä 2011 tapahtui 2 vaikutuksiltaan merkittävää asiaa Eduskuntavaalit merkitsivät uuden hallitusohjelman tulemista ja sen merkittäviä linjauksia julkishallinnon asiakaspalveluille, etäpalveluhanke sai mandaatin Etäpalveluhankkeen pilottien rahoituspäätökset siirtyivät vuoden 2011 joulukuulle, kun VM:n päätöksenteko-organisaatiota uudistettiin Pilotit saatiin käyntiin vasta 14 kk alkuperäisen tavoite ajankohdan jälkeen 7

8 Ajankäyttö 2011 Vuodesta 2011 tuli merkittävä maakunnallisen yhteistoiminnan kehittämisen vuosi molemmissa maakunnissa Molemmat maakunnat käynnistivät vapaaehtoisen palveluiden kehitystoiminnan kuntien ja alueviranomaisten kesken, joka merkitsi säännöllisiä yhteisiä tapaamisia asioiden edistämiseksi. Keski Suomi sai kilpailuetua siitä, että oli ollut jo ensimmäisessä etäpalvelupilotissa mukana vuonna 2009 Verkostoituminen teki ihmisistä tuttuja toisensa kanssa, jolloin kaikki toiminta oli ja on helpompaa 8

9 Palvelun toteutuksen aikataulu Esiselvitys Pilotoinnin suunnittelu ja hankintasopimukset Maakuntapilotointi Etelä-Pohjanmaa ja Keski-Suomi Valtakunnallisen käyttöönoton suunnittelu Valtakunnallinen käyttöönotto Etelä-Pohjanmaa ja Keski-Suomi Valtakunnallisen käyttöönotto alkaa Kohdearkkitehtuurin määrittely Arkkitehtuurilausunnot Etäpalveluarkkitehtuurin integrointi julkishallinnon kokonaisarkkitehtuuriin Kotikäyttöratkaisujen esiselvitykset Ajanvarausjärjestelmä Ajanvarausjärjestelmä Ajanvarausjärjestelmä esiselvitykset Palvelupisteet Koti - Kunta Kustannushyödyt Analyysi 1 Kotikäyttöratkaisujen suunnittelu Kustannushyödyt Analyysi 2 Ajanvarausjärjestelmä Koti - Viranomainen Kotikäyttöratkaisujen toteutus Videoneuvottelupalveluiden harmonisointi julkishallinnossa (JHS) Ajanvaraus Muut hakemistopalveluiden esiselvitykset hakemistopalveluiden testaukset Palvelualustojen suunnittelu hakemistoratkaisuiden käyttöönotto Viestintä ja markkinointi piloteissa Viestintä ja markkinointi valtakunnallinen käyttöönotto

10 2014 Klusteriryhmä PR6 Koti- ja työpaikkakäyttö projektiryhmä aloittaa PR 5 Valtakunnallinen levittäminen, alueelliset ja paikallinen levittäminen työryhmä 2012 PR1 Viestintäryhmä pj Leni Haavisto/VM Jäsenet; EP&KS-liitot, ESAVI, kunnat, valtion paikallishallinto PR 2 Pilottien ohjausryhmä pj Jarmo Riipinen/VM Jäsenet; osallistuvat kunnat ja viranomaiset toimikausi PR 3 Arkkitehtuuri ja palveluiden määrittelyryhmä pj Jarmo Riipinen/VM Jäsenet; JulkICT, VIP, AHTI, TIERA(?), viranomaisten tietohallinnot, muita? toimikausi projektiryhmä aloittaa PR4 Hallintamalli- ja Rahoitusryhmä pj Teemu Eriksson/VM JulkICT, VIP, Ahti, Tiera (?) ministeriöt, kunnat, muita? toimikausi toimikausi;

11 Haasteita 11

12 Palveluvalikoimat Jo ennen pilottien alkua näkyi se, että maakunnissa toimivat viranomaiset eivät saaneet kaikilta osin tukea palvelusisällöistä He olisivat tarvinneet keskushallinnon etäpalvelustrategiasta lähteneen näkemyksen mitkä palvelut sijoitetaan yhteispalvelupisteisiin etäpalveluna tarjolle Kun sitä ei ollut, tai strategia perustui pelkkien sähköisten palveluihin toimittamiseen suoraan kansalaisille, joidenkin viranomaisten palveluvalikoima jäi liian vaatimattomaksi kuntien asukkaille Panostus viestintään ei lisännyt käyntejä tavoitteiden mukaisiksi kuka tyhjään kauppaan tulisi? 12

13 Ajoitusongelmat Kun viranomaisilla ei ollut näkemystä etäpalvelukanavan käyttökelpoisuudesta Kun viranomaiset keskittyivät omien sähköisten palveluiden kehittämiseen Kun kunnat olivat huolissaan valtion palvelupisteiden häviämisestä kunnasta Etäpalveluhankkeen näkökulmasta se merkitsi, että kunnat ja valtio jäivät odotusmoodiin, eikä siihen voinut vaikuttaa Tarvittiin Asiakaspalvelu2014- hanketta, joka alkoi kehittää lakisääteistä asiakaspalvelua 13

14 Julkishallinnon hankintakiemurat Hankintamielessä ei ole olemassa julkishallintoa, on vain valtio ja on kunnat ja on kuntayhtymät ja on välillistä julkishallintoa Hankkeen pilottien laitehankintojen toteutus vaati uudenlaisen toimitusjärjestelyn VM hankki videoneuvottelulaitteet Hanselpalvelusopimuksella, mutta käyttäjät olivat sekä valtion, että kuntien, että Kelan palvelupisteitä. Muita laitteita ei pystytty hankkimaan palvelusopimuksilla, joihin sisältyi laitteiden asentaminen. 14

15 Julkishallinnon toimitus- ja ylläpitokiemurat Toimitusmielessä ei ole olemassa julkishallintoa, on vain valtio ja on kunnat ja on kuntayhtymät ja on välillistä julkishallintoa Sellaista julkishallinnon organisaatiota, joka olisi voinut sekä toimittaa että vastata laitteiden toimivuudesta, ei löytynyt Pilottien aikana VM:n oma projektiorganisaatio joutui osallistumaan toimituksiin, palveluneuvojien kouluttamiseen ja jopa laitteiden ylläpitoon 15

16 Yhteispalvelupisteiden hankintarajapintaan liittyviä periaatteellisia kysymyksiä / Nykyinen toimitusratkaisu Tilat omistaa kunta ja palveluneuvojat ovat kunnan virkamiehiä Asiointialusta Jonotusjärjestelmä Kuntien vastuuraja LAITTEET KL- Kuntahankinnan sopimuksella Toimittaja/aikataulu? Puhelinpalvelujärjestelmä Palveluhakemistot Asiakaspalvelujärjestelmä Yhteispalvelupiste Kuntien viestintäratkaisu Ajanvaraus järjestelmä Sade-ajanvaraushanke käynnistyy Poliisin ja maistraattien internetajanvaraussovellus Tuleeko, milloin? Yleinen Internet(Ficix) Valtion vastuuraja Poliisi Valtion kytkentäydin OM Oikeusapu Valtakunnalliset VCC Kela Maistraatti TE-toimisto ELY-keskus Työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonala Valtakunnallinen työlinjan VCC Valtakunnallinen Yrityslinjanlinjan VCC Verohallinto 16

17 Julkishallinnon hankintakiemurat Tarvittavista yhteisistä tietojärjestelmistä ja niiden toteuttamisesta oli hyvä etukäteiskäsitys Akuutein oli alusta lähtien toisaalta yhteispalvelupisteen videoneuvottelulaitteen varaaminen toisaalta viranomaisen palveluhenkilön ajan varaaminen eli ajanvarausjärjestelmä Etäpalveluhankkeessa haettiin ratkaisua, joka hyödyntäisi jo laajamuotoisesti julkishallinnossa käyttöön otettua palvelua, jolloin voitaisiin keskittyä käyttäjäkeskeiseen palveluiden suunnitteluun Tällaiseksi osoittautui VYVI palvelu 17

18 Pilvipalvelut Etäpalveluissa tarvitaan yhteisiä tietojärjestelmiä, kuten ajanvaraus, mutta niitä on useita muita Ne tulee olla keskitetysti hallinnoituja ja tehtävän hankaluudesta huolimatta niille haetaan etäpalveluhankkeen kuluessa hallinnoijataho 18

19 Tekniset haasteet Etäpalveluhankkeessa on yhdistynyt projektihallintamielessä 2 täysin vastakkaista osaaluetta; Asiakaspalvelutarpeiden ymmärtäminen ja tapa saada parhaat asiantuntijat, palveluneuvojat ja viranomaisten asiakaspalvelijat ne tuottamaan (Living Lab metodi) Toisaalta teknisten järjestelmien sellainen osaaminen, että syntyy ennen toteuttamattomia uusia ratkaisuita uuteen asiakaspalvelutapaan Molemmat vaativat aikaa, ensimmäinen kykyä kuunnella, toinen kiireetöntä paneutumista 19

20 Kiitos Jarmo Riipinen Projektipäällikkö, DI puh