VIDEONEUVOTTELUPALVELUIDEN KÄYTTÖ JA YHTEENTOIMIVUUS JULKISHALLINNON PALVELUISSA

Transkriptio

1 VIDEONEUVOTTELUPALVELUIDEN KÄYTTÖ JA YHTEENTOIMIVUUS JULKISHALLINNON PALVELUISSA v (10)

2 Sisällysluettelo 1. Hankkeen lähtökohdat Hankkeen perustamisen tausta Hankkeen tavoitteet Hankkeen sidosryhmät Hankkeen edellytykset Hankkeen kuvaus Suosituksen aihe Soveltamisala Suhde muihin suosituksiin Avoimuusperusteet Hankkeen sisältö ja rajaukset Hankkeen lopputulokset Dokumentit ja materiaalit Työvälineet ja -menetelmät Hankkeen organisaatio Hankkeen koordinointi JHS-työryhmä Työsuunnitelma ja työmäärät Hankemenettely ja hankkeessa noudatettavat käytännöt Hyväksymismenettely Versionhallinta Versio Laatimispäivä Muutokset Tekijä Tila Hyväksymispäivä Luotu hanke-ehdotuksen pohjalta Pekka Nieminen alustava Lisätty työryhmän jäsenet, korjailtu aikataulua ja sisältöä Pekka Nieminen ehdotus Osallistujat täydennetty, lisätty Aspa2014 Pekka Nieminen ehdotus 1.0 Hyväksytty JHS-jaoston kokouksessa hyväksytty (10)

3 1. Hankkeen lähtökohdat JHS-suositusten tavoitteena on edistää sähköistä asiointia sekä tietojen ja rekistereiden yhteiskäyttöä julkishallinnossa. JHS-suosituksen kohteena on yleensä koko julkinen hallinto. 1.1 Hankkeen perustamisen tausta Julkishallinnossa on käytössä monenlaisia videoneuvottelujärjestelmiä ja -palveluita, jotka yleisesti eivät ole toistensa kanssa yhteentoimivia. Perussyy on ollut se, että julkishallinnon tarjouspyynnöissä ei ole ollut yhteentoimivuutta koskevia vaatimuksia, jolloin kukin toimittaja on määritellyt palvelukokonaisuuden omien lähtökohtiensa ja tarjontansa perusteella. Tästä seuraa, että palvelu toimii hyvin kunkin toimittajan toimittamien järjestelmien sisäisesti, mutta eri toimittajien järjestelmien välillä ei välttämättä ollenkaan. Julkishallinnossa valtionhallinto hankkii useimmiten palvelunsa Hanselilta, kun taas kunnat hankkivat yleensä joko suoraan itse, KL- Kuntahankinnat Oy kautta, tai Tiera Oy:n palvelupaketteina. Lisäksi terveydenhuollolla on omia hankintakanavia. Tästä seuraa edelleen, että koko julkishallinnon tuottavuushyödyt oleellisesti pienevät, eikä tulevaan julkishallinnon uuteen palvelukanavaan pystytä rakentamaan joustavia uusia paikallisyksiköistä riippumattomia valtakunnallisia palvelurakenteita, kuten asiantuntijapalvelukeskuksia. Videoyhteyksiin perustuvia palveluita on VM:n toimesta pilotoitu kuntien yhteispalvelupisteiden ja valtion viranomaisten palvelupisteiden välillä. Pilotoinnin kokemusten perusteella tällaiset palvelut ovat olennainen osa koko julkishallintoa koskevassa etäpalveluihin tukeutuvissa asiakaspalveluissa. Rajatuissa pilottihankkeissa yhteentoimivuus on saavutettu suhteellisen helposti yhden toimittajan ympäristössä, mutta konseptia laajennettaessa vuonna 2014 valtakunnalliseksi on tarve yhteisille määrittelyille ja ohjeille. JHS-järjestelmässä on suositus JHS 168, jossa opastetaan videoneuvottelun käytöstä mm. kunnan toimielinten kokouksissa sekä eräissä viranomaispalveluissa. Suositus sinänsä on edelleenkin tarpeellinen, mutta sisällölle on myös päivitystarpeita. Nyt ehdotettavassa hankkeessa päivitettäisiin kyseinen suositus, sekä laadittaisiin uutta materiaalia yllä esitettyjen tarpeiden mukaisesti. Uusi sisältö tukee nykyisen suosituksen soveltamisalaa. 1.2 Hankkeen tavoitteet Hankkeen tavoitteena on päivittää ja laajentaa JHS-suositusta 168. Korjauspäivitysten osalta tarve on melko pieni, liittyen lähinnä teknologia-alueen kehitykseen viime vuosien aikana. Laajentamisen osuus on hankkeen varsinainen sisältö, sillä uusi suositus tulee kattamaan huomattavasti laajemman käyttökohdealueen, kuten hankkeen taustoissa on kuvattu. Tavoitteena on se, että julkishallinnon toimijat voisivat suositusta hyödyntäen hankkia ja toteuttaa videoneuvottelutekniikkaan perustuvia palveluita, sekä hallinnon sisäisiä että kansalaisille suunnattuja, käyttäen omia hankintakanaviaan. Suositus toimii näin tukimateriaalina hankinnoille ja kilpailutuksille. 1.3 Hankkeen sidosryhmät JUHTA Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta. Neuvottelukunta toimii valtiovarainministeriön yhteydessä ja sen toimialana on valtion ja kuntien tietohallintoyhteistyön suunnittelu ja tietohallintoyhteistyöhön liittyvien periaatteellisesti tärkeiden kysymysten käsittely. JUHTA luo yhtenäisiä valtion (10)

4 hallinnon ja kunnallishallinnon tietotekniikan, tietohallinnon ja sähköisten asiointipalvelujen kehittämislinjoja. JUHTAn tehtäviin edelleen kuuluu julkisen hallinnon tietotekniikan edistäminen ja sen käyttöä koskevien standardien ja hallinnollisten periaatteiden määrittelyä. Tätä tarkoitusta varten on perustettu JHS-järjestelmä. JUHTA vahvistaa JHS-suositukset. JHS-jaosto JUHTAn alaisuudessa toimiva, JHS-työtä ohjaava ryhmä. Jaosto käsittelee aloitteet JHS-työn käynnistämiseksi, varmistaa, että kaikki intressitahot tulevat kuulluiksi JHS-työn aikana ja tekee aloitteita sekä asettaa työryhmiä myös itse. JHS-jaosto käsittelee kaikki JHS-suositukset ennen kuin ne viedään JUHTAn hyväksyttäväksi. Lisäksi jaosto ohjaa JHS-valmistelutyötä ja seuraa hankkeiden etenemistä. Jaoston sihteeri ja jäsenet voivat myös osallistua suositustyöryhmiin. JHS-työryhmä JHS-työryhmän jäsenet yhteystietoineen on kuvattu kappaleessa 3.2 JHS-työryhmä. Muut sidosryhmät Hankkeen muita sidosryhmiä ovat valtionhallinnon organisaatiot, kunnat ja kuntien etujärjestöt, valtion ja kuntien hankintayksiköt, järjestelmätoimittajat sekä videoneuvottelupalveluiden tuottajat. 1.4 Hankkeen edellytykset Hankkeen edellytyksenä on, että kaikki työryhmän jäsenet ovat käytettävissä sovitun ajanjakson ja osallistuvat aktiivisesti JHS-työryhmätyöhön. 2. Hankkeen kuvaus 2.1 Suosituksen aihe Yhteentoimivuutta ja sen puutetta on useammilla tasoilla, niin teknisesti kuin toimintatapojen suhteen. Hankkeen tavoitteena on luoda määrittelyt ja pelisäännöt, jotka mahdollistavat julkishallinnon palveluiden antamisen videoneuvottelun välityksellä. Yhteentoimivuus edellyttää määrittelyitä useilla eri tasoilla, tässä vaiheessa on tunnistettu seuraavia: - video- ja audiokanavien koodaukset ja muu tekninen yhteentoimivuus - tietoliikenneyhteyksien toimivuus (mm. erillisten palomuuriavausten välttäminen) - yhteyden muodostaminen ilman etukäteisvarauksia (mm. yhdyskäytävät) - hakemistot ja osoitteistot - kalenterit ja kalenterivaraukset - 2-välisen ja useammanvälisen neuvottelun tukeminen - tietoturvallisuus - tunnistaminen / henkilöllisyyden toteaminen etäpalvelussa - ominaisuudet kuten dokumenttien siirto, ruudun/sovelluksen jako Yllä mainituilla osa-alueilla on erityyppisiä ja eri vaikeusasteella olevia yhteentoimivuusongelmia (10)

5 Suositus on tarkoitus kirjoittaa siten, että kutakin osa-aluetta voidaan tarkastella omien erityispiirteidensä valossa ja myös erilaisilla tavoiteaikatauluilla toteutuksissa. Ensi vaiheessa on tarkoitus määritellä yhteentoimivuus julkishallinnon sisäisessä videoneuvottelupalvelussa. Kansalaispalveluiden suhteen tämä tarkoittaa asioimista julkishallinnon toimipisteestä, esim. yhteispalvelupisteestä. Suositus on tarkoitus kirjoittaa siten, että se on laajennettavissa asiointiin mistä tahansa julkisessa internetissä olevalta työasemalta (esim. koti tai työpaikka). Hanke hyödyntää Asiakaspalvelu2014-hankkeen tuloksia ja materiaalia. Sen loppuraportti valmistuu mennessä ja lausuntokierros mennessä. 2.2 Soveltamisala Suosituksen kohderyhmiä ovat: Julkishallinnon toiminnan ja prosessien kehittäjät Julkishallinnon tietojärjestelmien kehittäjät Järjestelmäkehityshankkeiden vetäjät ja asiantuntijat julkishallinnon hankintakanavat ja niissä sopimuskäytännöistä vastaavat videoneuvottelupalveluiden tuottajat Suomessa 2.3 Suhde muihin suosituksiin Laadittava suositus päivittää ja laajentaa JHS-suositusta 168, Videoneuvottelun käyttö julkisessa hallinnossa. JHS 168 painottui videoneuvottelun käyttöön kuntien hallinnossa ja päätöksenteossa, sekä joihinkin valittuihin erityskohteisiin, kuten tulkkipalveluihin. Suosituksen tekemistä ohjasi osaltaan uudistuva kuntalaki. Uudistamisen myötä suositusta päivitetään ja laajennetaan siten, että sen avulla voidaan saavuttaa hyvä yhteentoimivuus videoyhteyksien avulla tarjottavissa julkisen hallinnon palveluissa. 2.4 Avoimuusperusteet Työ on julkista ja siitä tiedotetaan aktiivisesti JHS-järjestelmän viestintäkanavia käyttäen. 2.5 Hankkeen sisältö ja rajaukset Hankkeeseen sisältyy JHS-suositusta varten tehtävä dokumentointi, työryhmän kokous- ja työpöytätyöskentely sekä teknisen kirjoittajan/editorin työtehtävät. 2.6 Hankkeen lopputulokset Dokumentit ja materiaalit Hankkeen tuotoksena syntyvät seuraavat dokumentit: o sisältää JHS-suositushankkeen työsuunnitelman, resurssit ja aikataulun (10)

6 JHS-suositus Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma o kuvaus suosituksesta o esitys käyttöönottoon ja ylläpitoon liittyvistä toimenpiteistä o kuvaus valmistelusta (palautekierros, jäsenet, mahdolliset keskustelutilaisuudet) o soveltamisohje hankintoihin ja kilpailutuksiin Palautelomake Palauteyhteenveto Työryhmän muistiot Lisäksi kullekin JHS-suositukselle luodaan oma internet-sivu, jonka ylläpidosta vastaa JHS-hankekoordinaattori Työvälineet ja -menetelmät JHS-työryhmän käyttöön avataan tarvittaessa oma työtila. Kaikki JHS-suositusluonnosta varten kerätty materiaali ja dokumentin eri versiot säilytetään ja jaetaan kyseisen työtilan kautta. JHS-suosituksen valmistelun aikana luonnoksen tilasta ja aikatauluista kerrotaan hankkeen omilla sivuilla ( Palautekierros toteutetaan sähköisesti. Kootut palautteet käsitellään työryhmässä. 3. Hankkeen organisaatio 3.1 Hankkeen koordinointi : JHS-hankekoordinaattori: Pekka Niemi, pekka.niemi(at)vm.fi Anna Tuominen, anna.tuominen(at)netum.fi 3.2 JHS-työryhmä Työryhmän vetäjä: Työryhmän editori: Työryhmän jäsenet: Tuomo Pigg, tuomo.pigg(at)vm.fi Pekka Nieminen, pekka.nieminen(at)netum.fi Jarmo Riipinen, VM <@vm.fi> Timo Rantanen (Sasu Laitinen), Hansel <@hansel.fi> Jarmo Murtomäki, AHTI <@ely-keskus.fi> (10)

7 Mika Korju, OTTK Hans Wagner-Prenner,HALTIK Timo Simell (Jari Salo), Tieke Kaisa Laitasalmi, Verohallinto Seppo Toivonen, Kansaneläkelaitos Mikko Nislin, Kuntaliitto Marja Saari, KL Kuntahankinnat Janne Ollenberg, Kuntien Tiera Jussi Kauppi, Oulun kaupunki Kari Kivelä, Jyväskylän kaupunki Matti Turpeinen, Ähtärin kaupunki 4. Työsuunnitelma ja työmäärät Alla olevassa taulukossa on kuvattu hankkeen vaiheet, arvioitu aikataulu ja vaiheiden vastuuhenkilöt. Harmaalla merkittyihin kohtiin ei välttämättä tarvita aikataulutusta. Vaihe Tehtävät Alkaa Päättyy Vastuu 1.1 n laatiminen. 3/2013 3/2013 Työryhmän vetäjä, editori ja JHShankekoordinaattori 1. n laadinta ja työryhmän kokoaminen 1.2 n tarkastaminen ja työryhmän kokoamisen hyväksyminen. 3/2013 4/2013 4/2013 4/ n julkaiseminen verkkosivuilla ja tiedottaminen. JHS-hankekoordinaattori, 2. Hankkeen käynnistämisen hyväksyminen 2.1 n esittely ja hyväksyminen JHS-jaostossa Työryhmän vetäjä, editori tai työryhmän jäsen (10)

8 3.1 JHS-suositusluonnoksen laatiminen työryhmätyöskentelynä. 4/2013 1/2014 Työryhmä 3. Luonnoksen valmistelu 3.2 Työryhmän kokousmuistioiden julkaiseminen verkkosivuilla. 4/2013 1/2014 JHS-hankekoordinaattori 3.3 Keskustelutilaisuuden järjestäminen (tarvittaessa). kevät 2013 kevät 2013 Työryhmän vetäjä, editori, ja JHS-hankekoordinaattori 4.1 Julkisen palautekierroksen järjestäminen. 1/2014 2/2014 Työryhmän vetäjä, editori, ja JHS-hankekoordinaattori 4.2 Palauteyhteenvedon ja ensimmäisen vaiheen vastineen laatiminen. 2/2014 3/2014 Työryhmä 4. Palautekierros 4.3 Palauteyhteenvedon julkaiseminen ja palautekierroksen toisen vaiheen järjestäminen. 3/2014 3/2014 JHS-hankekoordinaattori, 4.4 Palauteyhteenvedon päivittäminen ja luonnoksen viimeistely. 4/2014 4/2014 Työryhmä 4.5 Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman laatiminen. 4/2014 4/2014 Työryhmän vetäjä ja editori 4.6 Luonnoksen viimeistely (oikoluku, tyylipohja yms.) JHSjaoston käsittelyä varten ja palauteyhteenvedon julkaiseminen verkkosivuilla. 4-5/ /2014 JHS-hankekoordinaattori, 5. Luonnoksen käsittely JHSjaostossa 5.1 Suositusluonnoksen, palauteyhteenvedon ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman käsittely JHSjaoston kokouksessa. kevät 2014 kevät 2014 Työryhmän vetäjä tai editori 6. Luonnoksen käsittely JUHTAssa 6.1 Lopullisen luonnosversion, palauteyhteenvedon ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman esittely JUHTAn kokouksessa. kevät 2014 kevät 2014 valmistelee, JHSjaosto päättää esittelijästä 7. Suosituksen julkaiseminen ja 7.1 Hyväksytyn suosituksen oikoluku ja tarkastaminen kevät 2014 kevät 2014 JHS-hankekoordinaattori, (10)

9 tiedottaminen (tarvittaessa), julkaiseminen verkkosivuilla sekä käännättäminen. 7.2 Tiedottaminen verkkosivuilla. JHS-uutiskirjeen lähettäminen. Palautteenantajille tieto julkaisemisesta. kevät 2014 kevät 2014 ja JHS-hankekoordinaattori Alla olevassa taulukossa on kuvattu suosituksen laatimisen arvioitu työmäärä konsulttityön osalta. Työryhmän jäsenten ja asiantuntijoiden työmääriä ei erikseen ole arvioitu. Vaihe Tehtävät Työmääräarvio (Netum konsultointi Oy) 1. n laadinta ja työryhmän kokoaminen 1.1 n laatiminen. 1.2 n tarkastaminen ja työryhmän kokoamisen hyväksyminen. editori 1 htp 1.3 n julkaiseminen verkkosivuilla ja tiedottaminen. 2. Hankkeen käynnistämisen hyväksyminen 2.1 n esittely ja hyväksyminen JHS-jaostossa. editori 0,5 htp 3.1 JHS-suositusluonnoksen laatiminen työryhmätyöskentelynä. editori htp 3. Luonnoksen valmistelu 3.2 Työryhmän kokousmuistioiden julkaiseminen verkkosivuilla. JHS-hankekoordinaattori 2,0 htp 3.3 Keskustelutilaisuuden järjestäminen (tarvittaessa). 4. Palautekierros 4.1 Julkisen palautekierroksen järjestäminen. 4.2 Palauteyhteenvedon ja ensimmäisen vaiheen vastineen laatiminen. JHS-hankekoordinaattori 2,0 htp editori 0,5 htp (10)

10 editori 3 htp 4.3 Palauteyhteenvedon julkaiseminen, palautekierroksen toisen vaiheen käynnistäminen. JHS-hankekoordinaattori 0,1 htp editori 1 htp 4.4 Palauteyhteenvedon päivittäminen ja luonnoksen viimeistely. JHS-hankekoordinaattori 0,1 htp editori 2 htp 4.5 Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman laatiminen. JHS-hankekoordinaattori 0,1 htp editori 1 htp 4.6 Luonnoksen viimeistely (oikoluku, tyylipohja yms.) JHS-jaoston käsittelyä varten ja palauteyhteenvedon julkaiseminen verkkosivuilla. editori 2 htp 5. Luonnoksen käsittely JHS-jaostossa 5.1 Suositusluonnoksen, palauteyhteenvedon ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman käsittely JHS-jaoston kokouksessa Luonnoksen käsittely JUHTAssa 6.1 Lopullisen luonnosversion, palauteyhteenvedon ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman esittely JUHTAn kokouksessa Suosituksen julkaiseminen ja tiedottaminen 7.1 Hyväksytyn suosituksen oikoluku ja tarkastaminen (tarvittaessa), julkaiseminen verkkosivuilla sekä käännättäminen. 7.2 Tiedottaminen verkkosivuilla. JHSuutiskirjeen lähettäminen. Palautteenantajille tieto julkaisemisesta. YHTEENSÄ htp 5. Hankemenettely ja hankkeessa noudatettavat käytännöt Hankkeessa noudatettavat käytännöt on kuvattu JHS-suosituksen valmisteluoppaassa. 6. Hyväksymismenettely JHS-suosituksen hyväksymismenettely (palautekierros, suositusluonnoksen käsittely) on kuvattu suosituksessa JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä. Tiivis työohje löytyy myös JHS-suosituksen valmisteluoppaasta (10)