Tarkastuskohteelle on annettu mahdollisuus tutustua tarkastusmuistioluonnokseen. Kommentit muistioon on saatu

Transkriptio

1 Keskus BDO Audiator Oy Faksi Vattuniemenranta Helsinki LIPEFUN KUNTA Liperin kunta Tilintarkastus 2014 Sosiaali- ja terveyslautakunnan ja sosiaali - ja terveystoimen johtavien viranhaltijoiden viranhaltijapäätökset Tarkastuksen tavoite ja rajaus Tilintarkastajan on annettava lausunto mm. siitä, onko hallintoa hoidettu lain ja valtuuston päätösten mukaisesti. Hallinnon tarkastus on lähtökohtaisesti laillisuusvalvontaa. Tarkastuksen tavoitteena on varmistua siitä, että tehtävät on hoidettu ja päätökset on tehty tehtäväalueen lainsäädäntöä sekä kunnan johtosääntöjä ja muita ohjeita ja määräyksiä noudattaen. Tarkastuksen kohteena olivat Liperin kunnan sosiaali- ja terveyslautakunnan sekä sosiaali- ja terveystoimen johtavien viranhaltijoiden päätökset ajalta Tarkastusmenetelmä Tarkastuksen suorittaja Tarkastus suoritettiin tarkastamalla hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa sosiaali- ja terveyslautakunnan sekä sosiaalija terveystoimen johtavien viranhaltijoiden tekemiä päätöksiä aikaväliltä Päätökset tarkastettiin asiakirjamapeista. Tarkastuskohteelle on annettu mahdollisuus tutustua tarkastusmuistioluonnokseen. Kommentit muistioon on saatu Tarkastuksen suoritti tarkastaja Kaisa Lappalainen lokakuussa Keskeiset tarkastushavainnot ja suositeltavat toimenpiteet Tarkastetuilta osin päätökset on pääosin tehty tehtäväalueen lainsäädäntöä sekä kunnan johtosääntöjä ja muita ohjeita ja määräyksiä noudattaen. Tarkastuksessa nousi esille kuitenkin seuraavia asioita, joihin tulee kiinnittää huomiota. Hallintosäännön 49 :ssä on määrätty lautakunnan ja viranhaltijoiden yleisestä toimivallasta. Pykälän mukaan osastopäällikkö tekee toimialaa koskevat sopimukset, sitoumukset, hankinnat niiltä osin kuin niiden euromäärä ei ylitä euroa. Hankintalain mukaan julkisen hankintayksikön on kilpailutettava kynnysarvon ylittävät hankinnat. Hankintalain 15 :n mukaan kansallinen kynnysarvo tavara- ja palveluhankinnoissa ilman arvonlisäveroa on euroa.

2 Päätöksellään ( 3) sosiaali- ja terveysjohtaja on päättänyt hankkia hammashoidon hoitoyksikön Plandentin kaapiston ja hoitokoneen hintaan euroa. Sosiaali- ja terveysjohtajan hankintapäätöksestä ei käy ilmi sisältääkö hankintahinta arvonlisäveroa. Mikäli päätöksen mukainen hankintahinta sisältää arvonlisäveroa 24 %, hankinnan arvonlisäveroton arvo on euroa. Hankinnan arvonlisäveroton arvo ylittää kansallisen kynnysarvon euroa ja näin ollen hankinta olisi tullut kilpailuttaa. Päätöksen perusteluissa ei ole selvitetty hankinnan kilpailuttamisprosessia eikä mainittu sovellettavia säännöksiä. Hankintapäätöksen perustelut ovat näiltä osin puutteelliset. Sosiaali- ja terveysjohtajalta saadun selvityksen mukaan Joensuun seudun hankintatoimi on kilpailuttanut hankinnan. Suosittelemme kiinnittämään huomiota siihen, et t ä jatkossa hankintapäätöksissä selvitetään hankinnan kilpailuttamisprosessi, hankintahinnan arvolisäverollisuus sekä mainitaan sovellettavat säännökset. Tarkastuksessa todettiin, että Liperin kunnan sosiaali- ja terveyslautakunnan päätöksiin ei ole kirjattu toimivalla perustetta. Suosittelemme kirjaamaan päätöksiin toimivallan perusteen. Yksityiskohtaiset tarkastushavainnot Liperin kunnanvaltuusto on päätöksellään ( 102) hyväksynyt Liperin kunnan hallintosäännön, joka on tullut voimaan alkaen. Päätöksellään ( 35) kunnanvaltuusto on hyväksynyt hallintosäännön muutoksen, jolloin hallintosääntöä on muutettu sivistystoimen johtavien viranhaltijoiden ratkaisuvallan osalta. Muutos on tullut voimaan alkaen. Hallintosäännön :ssä on määritelty toimivalta henkilöstöasioissa. Hallintosäännön 48 :ssä on säädetty lautakunnan ja viranhaltijan yleisestä toimivallasta. Pykälässä 49 on säädetty viranhaltijan yleinen toimivalta ja pykälässä 50 lautakuntien ja viranhaltijan erityinen toimivalta toimialoittain. Hallintosäännön 49 :ssä on määrätty lautakunnan ja viranhaltijoiden yleisestä toimivallasta. Pykälän mukaan lautakunta tekee toimialaa koskevat hankinta-, suunnittelu- ja urakkasopimukset niiltä osin kuin niiden euromäärä ylittää euroa. Osastopäällikkö tekee toimialaa koskevat sopimukset, sitoumukset, hankinnat niiltä osin kuin niiden euromäärä ei ylitä euroa Yksikön esimies tekee toimialaa koskevat sopimukset, sitoumukset, hankinnat niiltä osin kuin niiden euromäärä ei ylitä euroa. Hankintalain mukaan julkisen hankintayksikön on kilpailutettava kynnysarvon ylittävät hankinnat. Hankintalain 15 :n mukaan kansallinen kynnysarvo tavara- ja palveluhankinnoissa ilman arvonlisäveroa on euroa.

3 I Liperin kunnanhallitus on päätöksellään ( 350) hyväksynyt pienhankintaohjeen, jonka mukaan tavarahankinta, jonka arvonlisäveroton arvo on alle euroa, ei tarvitse kilpailuttaa. Palveluhankinnoissa kilpailuttaminen tarve on arvioitava tapauskohtaisesti. Yksittäisissä sosiaali- ja terveys- ja koulutuspalveluiden hankinnoissa hankinta voidaan suorittaa tarvittaessa ilman kilpailua, jos kilpailuttaminen on epätarkoituksenmukaista. Muissa palveluhankinnoissa euron (ilman arvonlisäveroa) suuruisia palveluhankintoja voidaan pitää sellaisina, joissa kilpailuttaminen ei ole yleensä tarkoituksenmukaista. Sosiaali - ja terveyslautakunta Sosiaali- ja terveyslautakunta on tarkastushetkeen mennessä kokoontunut kahdeksan kertaa. Päätöksellään ( 9) lautakunta on hyväksynyt sosiaali- ja terveystoimen käyttösuunnitelman vuodelle Liperin kunnan sosiaali- ja terveyslautakunnan hankintapäätöksiä tarkastettiin otannalla aikavälittä Päätöksessään ( 38) lautakunta on päättänyt hankkia ultraäänilaitteen ja antaa kilpaitutuksen Joensuun seudun hankintatoimen tehtäväksi sekä valtuuttanut hankintatoimen tekemään päätöksen. Sosiaali- ja terveyslautakunnan vuoden 2014 talousarvion investointiosaan on varattu euron määräraha ultraäänilaitteen hankintaa varten. Päätöksessään ( 69) lautakunta hyväksynyt ostopalvelusopimuksen Mediaverkon kanssa. Sopimus Mediverkon kanssa on puitesopimus ja sopimuksessa ei ole sitouduttu mihinkään määriin. Ostopalvelulääkäriä on tilattu tarpeen mukaan ja palvelukäytön mukaisesti on laskutus. Päätöksessään ( 70) lautakunta on päättänyt ottaa käyttöön yhden (1) vuoden option sopimuksessa vuokravaate- ja pesulapalveluiden hankinta ja valtuuttaa Joensuun seudun hankintatoimen tekemään option käytöstä sopimuksen sopimustoimittajan kanssa. Tarkastetuilta osin hankintapäätöksissä ei havaittu huomautettavaa. Vuoden 2012 arviointikertomuksessaan tarkastuslautakunta on halunnut kiinnittää huomiota valtuuston asettamien mittareiden yhtenevän arvioinnin parantamiseen. Tarkastuslautakunnan tahtotila on, et t ä valtuusto ja johtavat viranhaltijat kiinnittäisivät erityistä huomiota asettamiinsa tavoitteisiin ja niiden selkeään mitattavuuteen. Päätöksessään ( 47) sosiaali- ja terveyslautakunta on hyväksynyt osaltaan laaditun kuntastrategian ja todennut lausuntonaan, et t ä vuosille asetetut strategiset painopistealueet konkretisoituvat sosiaali- ja terveystoimen talous- ja käyttösuunnitelmissa mm. seuraavilla tavoitteilla/toimenpiteillä: 1. Hyvinvoiva kuntalainen ja toimivat kustannustehokkaasti järjestetyt

4 BDO palvelut (aktivointi ja työllistämistoimenpiteiden vaikuttavuuden parantaminen, lapsiperheiden arjen turvaaminen, kotiin annettavien palvelujen kehittäminen). 2. Talouden tasapainottaminen (terveyspalvelujen keskittäminen uuteen terveyskeskukseen, hammashuollon keskittäminen Ylämyllylle, palveluprosessien avaaminen). 3. Hyvinvoiva ja osaava henkilöstö (henkilöstön saatavuus, osaamisen lisääminen ja kouluttautumisen edellytysten varmistaminen, sairauspoissaolojen vähentäminen, työhyvinvoinnin ja työyhteisötaitojen kehittäminen). 4. Yhteistoiminta ja elinkeinopolitiikka palvelurakenteen ja palvelutuotannon kehittäminen), aktiivinen vaikuttaminen maakunnallisissa yhteistoimintaelimissä, työllisyyden edistäminen). 5. Liperi on vetovoimainen ja haluttu asuinkunta (laadukkaat sosiaali- ja terveyspalvelut, terveys p al vel u j en kehittäminen vastaamaan kolmen taajaman palvelutarvetta. ) Aikavälillä lautakunta on käsitellyt sosiaali- ja terveystoimen ensimmäisen ja toisen osavuosikatsaukset. Päätöksessään ( 56) lautakunta on käsitellyt osavuosikatsauksen ajalta tammi-maaliskuu 2014 ja esittänyt kunnanhallituksella ja valtuustolle lisämäärärahaa erikoissairaanhoitoon euroa. Muutoin sosiaali- ja terveystoimen oman toiminnan kehitys on ollut lähes suunnitellun mukaista alkuvuoden aikana. Päätöksessään ( 104) lautakunta on käsitellyt osavuosikatsauksen ajalta tammi-elokuu Sosiaali- ja terveystoimen menokehitys on ollut lähes suunnitellun mukaista alkuvuoden aikana. Erikoissairaanhoitoon haettiin lisämäärärahaa osa vuosikatsauksen 1 yhteydessä yhteensä euroa. Kokonaisuudessaan kriittisiä kohtia ovat erikoissairaanhoito, lastensuojelu, vammaispalvelut, toimeentulotuki sekä työmarkkinatuki. Talousarvion riittävyyttä on arvioitu sillä edellytyksellä, että meno kehitys on loppuvuoden osalta samalla tasolla kuin vuonna 2013 sekä palvelun tarve ja -käyttö ei kasvaisi. Näillä edellytyksillä sosiaali- ja terveystoimi pysyisi kokonaisuutena talousarviossa. Liperin kunnan sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökset ovat tarkastetuilta osin asianmukaisia ja päätökset olivat perusteltuja. Lautakunnan päätöksiin ei ole kirjattu toimivalla perustetta. Suosittelemme kirjaamaan päätöksiin toimivallan perusteet. Sosiaali - ja terveysjohtaja Liperin kunnan sosiaali- ja terveysjohtaja on aikavälillä tehnyt 9 hallintopäätöstä, 9 henkilöstöpäätöstä, 22 hankintapäätöstä, 7 sopimusta, 2 palkkaus- tai lisäpäätöstä, 2 virkavaalin vahvistamispäätöstä. Hallintopäätöksistä puuttui päätöspykälä 3, asianhallintajärjestelmän tallennusvirheen vuoksi.

5 ( 3 D 0 Liperin kunnan sisäisen valvonnan ohjeen mukaan kukin toimiala laati vuosittain sisäisen tarkastuksen suunnitelman. Päätöksellään ( 2) sosiaali- ja terveysjohtaja on hyväksynyt sosiaali- ja terveysosaston sisäisen tarkastuksen suunnitelman vuodelle Päätöksellään ( 3) sosiaali- ja terveysjohtaja on päättänyt hankkia hammashoidon hoitoyksikön Plandentin kaapiston ja hoitokoneen hintaan euroa. Sosiaali- ja terveysjohtajan hankintapäätöksestä ( 3) ei käy ilmi sisältääkö hankintahinta arvonlisäveroa. Mikäli päätöksen mukainen hankintahinta sisältää arvonlisäveroa 24 %, hankinnan arvonlisäveroton arvo on euroa. Hankinnan arvonlisäveroton arvo ylittää kansallisen kynnysarvon euroa ja näin ollen hankinta olisi tullut kilpailuttaa. Päätöksen perusteluissa ei ole selvitetty, hankinnan kilpailuttamisprosessia eikä mainittu sovellettavia säännöksiä. Hankintapäätöksen perustelut ovat näiltä osin puutteelliset. Sosiaali- ja terveysjohtajalta saadun selvityksen mukaan Joensuun seudun hankintatoimi on kilpailuttanut hankinnan. Suosittelemme kiinnittämään huomiota siihen, että jatkossa hankintapäätöksissä selvitetään hankinnan kilpailuttamisprosessi, hankintahinnan arvolisäverollisuus sekä mainitaan sovellettavat säännökset. Tarkastetuilta osin sosiaali- ja terveystoimen johtajan toimivallan perusteet on asianmukaisesti merkitty päätöksiin. Psykososiaalisten palvelujen johtaja Liperin kunnan psykososiaalisten palvelujen johtaja on aikavälillä tehnyt 5 hallintopäätöstä, 3 viran/toimen täyttöpäätöstä, 6 henkilöstöpäätöstä ja 2 hankintapäätöstä. Psykososiaalisten palvelujen johtajan hankintapäätöksillä 1-2/2014 on hankittu ostopalveluna yksilötyönohjausta. Molempien hankintapäätösten ostopalveluhankintojen arvolisäveroton arvo on alle euroa. Hankintapäätöksillä 2-5/2014 on hyväksytty psykososiaalisten palveluiden palveluhintoja alkaen. Tarkastetuilta osin psykososiaalisten palvelun johtajan asianmukaisesti perusteltuja ja toimivallan perusteet on merkitty päätöksiin. Hoito- ja hoivapalvelujen johtaja Liperin kunnan hoito- ja hoivapalvelu johtaja on aikavälillä tehnyt 27 henkilöstöpäätöstä, 1 salaisen henkilöstöpäätöksen, 11 hallintopäätöstä, 7 hankintapäätöstä, 1 sopimuksen. Hoito- ja hoivapalvelujen johtajan euromääräisesti suurimmat hankinnat on tehty hankintapäätöksillä ( 1) ja ( 3). Päätöksellä ( 1) on päätetty hankkia kohdun kaulaosan

6 I syövän seulantutkimukset Puijon Solu- ja Kudoslaboratorio Oy:ltä ajalta tai siihen saakka kunnes varsinainen päätös saadaan tehtyä, enintään kuitenkin euroon saakka (alv 0 %). Päätöksellä ( 3) on jatkettu kohdun kaulaosan syövän seulantutkimuksen ostoa Puijon Solu- ja Kudoslaboratorio Oy:ltä ajalla saakka tai siihen saakka kunnes varsinainen päätös saatu tehtyä, enintään kuitenkin euroon saakka (alv 0 %). Seulontanäytteiden tutkimuspalveluja tuottava yritys on lopettanut toiminnan ja irtisanonut palvelusopimuksen. Joensuun seudun hankintatoimi valmistelee kilpailusta. Tilapäistä suoraostoa joudutaan käyttämään sen ajan, että alueellinen kilpailutus saadaan vaaditulle laatutasolle, kuitenkin niin, et t ä hankintalain säädökset huomioiden suoraan ostettavan palvelun hinta jää alle kansallisen kynnysarvon euroa. Joensuun kaupungin terveyspalvelut on valtuutettu pyytämään tarjouksia myös muiden alueen toimijoiden nimissä. Tarjouksia on saatu kolme kappaletta, joista on valittu hinnaltaan edullisin. Tarkastetuilta osin hoiva- ja hoitopalvelujohtajan päätökset ovat asianmukaisesti perusteltuja ja toimivallan perusteet on merkitty päätöksiin. Liperissä 1. päivänä joulukuuta 2014 BDO Audiator Oy JHTT -yhteisö Tuomo Pikkarainen JHTT JAKELU: tarkastuslautakunta kunnankamreeri Hannu Raninen sosiaali - ja terveysjohtaja Eeva-Liisa Naukkarinen