Projektityön lähestymistapoja ja työkaluja

Transkriptio

1 Projektityön lähestymistapoja ja työkaluja AMIF/ISF hankekoulutus Ke Paul Silfverberg Konsulttitoimisto Planpoint Oy Tel paul.silfverberg(at)kolumbus.fi 1

2 PROJEKTIKÄSITE JA KEHITTÄMISHANKE Projekti on tarvelähtöinen ja sillä on selkeästi asetetut tavoitteet: Miten hanke rajataan, kuka sen asettaa? Projekti on aikataulutettu tehtäväkokonaisuus: Miten varmistetaan oppiva prosessi? Projektilla on varta vasten sitä varten perustettu organisaatio: Miten tehdään yhteistyötä tahojen kanssa, jotka eivät ole osa projektiorganisaatiota? Projektilla on selkeästi määritellyt ja rajatut resurssit: Miten selvitään rahoittajien vaatimuksista? Projektilla on selkeästi rajatut hyödynsaajat ja muita sidosryhmiä: Mitä ovat eri tahojen roolit, miten osapuolet saadaan sitoutumaan? 2

3 PROJEKTI KOHDERYHMÄN JA OSALLISTUJAN SILMIN: JAA ROJEKTI VAI? NO SEHÄN ON SITÄ KUN ÄLYTTÖMÄT YRITTÄÄ SAADA HALUTTOMAT TEKEMÄÄN MAHOTTOMIA! 3

4 PROJEKTIN TOTEUTUSPROSESSI SUUNNITTELU RESURSSIT JA AIKATAULU? MITÄ PROJEKTISSA TEHDÄÄN? MITÄ TUOTOKSIA? KOULUTUSTA ORGANISAATION KEHITTÄMISTÄ SELVITYKSIÄ JA TUTKIMUKSIA (INVESTOINTEJA) TOTEUTUS PAREMPI OSAAMINEN JA TIETO TOIMIVA ORGANISAATIO PAREMMAT TOIMINTAPUITTEET HANKE- TOTEUTTAJA (VÄLITÖN) KOHDERYHMÄ MIKÄ VÄLITTÖMÄNÄ TULOKSENA? PAREMPI TOIMINTA/PALVELU (VÄLITÖN) KOHDERYHMÄ MIHIN VAIKUTUKSEEN PYRITÄÄN? HYÖDYT LOPPUKÄYTTÄJÄLLE Esim. parempi pärjääminen LOPULLINEN HYÖDYNSAAJA (KOHDERYHMÄ) 4

5 TAVOITEHIERARKIA TUOTOKSET VÄLITÖN TAVOITE KEHITYS- TAVOITE TAVOITELTU TILANNE LÄHTÖTILANNE Aika 5

6 Tiedon ja päätöksenteon suhde Päätösten merkittävyys Tekijöiden välinen ideaalinen suhde Tyypillinen tilanne Tavoiteltava tilanne Tiedon määrä ja laatu / Aika 6

7 PROJEKTISYKLI Haaste: Projektista pitää luoda oppiva prosessi Periaatteet Suunnittelun jakaminen kolmeen tasoon: Identifikaatio - projektisuunnitelman laatiminen - työsuunnittelu Projektisuunnitelma työsuunnittelun ja seurannan pohjana Hankkeen aikainen suunnittelu oppivaksi seurannan ja arvioinnin tuottamalla palautteella Osallistava prosessi! 7

8 PROJEKTISYKLI RAHOITTAJAN STRATEGIAT ORGANISAATION OMAT STRATEGIAT OHJELMOINTI ASIAKKAAN TARPEET EVALUOINTI IDENTIFIOINTI SEURANTA JA ARVIOINTI SUUNNITTELU TYÖSUUNNITTELU JA TOTEUTUS SUUNNITELMAN ARVIOINTI RAHOITUS 8

9 HANKKEEN RAJAUS Mihin laajempaan kokonaisuuteen hankeidea liittyy? Keitä ovat tärkeimmät sidosryhmät? Mitä ovat tarpeet, mitä ovat perusongelmat? Mitä ovat ongelmien syyt? Mihin tekijöihin hankkeessa pitäisi pureutua, jotta vaikuttavuus olisi mahdollisimman hyvä ja tulokset kestäviä? 9

10 SUUNNITTELUN LOGIIKKA TARVEANALYYSI Tarpeet ja ongelmat? RESURSSIT Mitä resursseja on käytettävissä? VAIHTOEHDOT STRATEGIAN VALINTA PROJEKTISUUNNITELMA VAIKUTTAVUUS- JA RISKIANALYYSI TOTEUTUS- SUUNNITELMA 10

11 SUUNNITTELUN VAIHEET SUUNNITTELURYHMÄN VALINTA ALUSTAVAT TAUSTASELVITYKSET: RAHOITUS, TARPEET YKSITYISKOHTAISET TAUSTASELVITYKSET YHTEISSUUNNITTELU SIDOSRYHMIEN KANSSA LISÄSELVITYKSET JA SUUNNITELMAN LUONNOSTELU SUUNNITELMIEN KOMMENTOINTI SUUNNITELMIEN VIIMEISTELY 11

12 SIDOSRYHMÄANALYYSI SIDOSRYHMÄT INTRESSI JA ROOLI OSALLISTUMINEN SUUNNITTELUUN a) Oleelliset sidosryhmät b) Hyödylliset yhteistyökumppanit c) Mahdolliset konfliktitahot 12

13 TARPEIDEN ERI NÄKÖKULMIA Taloudelliset tekijät Tieto ja osaaminen Institutionaaliset tekijät ONGELMAT JA TARPEET Teknologia Ympäristötekijät Sosiaaliset ja kulttuuriset tekijät 13

14 TARVE/ONGELMAMATRIISI TALOUDEL- LISET TEKIJÄT TEKNOLOGIA JA YMPÄ- RISTÖ SOSIO-KULT- TUURISET TEKIJÄT INSTITUTIO- NAALISET TEKIJÄT TIETO JA OSAAMINEN Hyödynsaajat Palvelun tuottajat Yritykset Viranoma iset Taloudelliset resurssit Kilpailu Maksukyky Maksuhalu Rajoittavat tekijät Laitteet Tilat Ylläpito Ympäristövaikutukset ja ympäristön tilan muutos jne. Eri kulttuurien kohtaaminen Asenteet Kielitaito Sukupuoliroolit jne. Johtaminen Yhteistyö Lait ja säädökset Tiedon kulku jne. Lähtötaso Relevantti Pedagokiikka Materiaalien ja metodien sopivuus Mahdollisuus soveltaa oppimista Muut tahot jne. 14

15 HANKESUUNNITELMAN RAKENNE SUUNNITTELUANALYYSIT MIKSI PROJEKTI TOTEUTETAAN? MIHIN SILLÄ PYRITÄÄN? KEHITYSTAVOITTEET kehitysmittarit VÄLITTÖMÄT TAVOITTEET tulosmittarit MITÄ TUOTOKSIA PROJEKTISSA PITÄISI SAADA AIKAISEKSI? TUOTOKSET laatu/määrä MITEN PROJEKTI TOTEUTETAAN? TYÖSUUNNITELMA STRATEGIA ORGANISAATIO PANOKSET 15

16 HANKESUUNNITELMAN SISÄLTÖ 1. Yhteenveto 2. Hankkeen tausta ja tarve 3. Hyödynsaajat ja sidosryhmät 4. Tavoitteet ja niiden seuranta 5. Hankkeen toteutus 6. Resurssit 7. Kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma 8. Riskit ja riskien hallinta 9. Hallinto ja johtaminen 10. Seuranta, raportointi ja evaluointi Liitteet: 16

17 PROJEKTI PROSESSINA TARKENNETUT TAUSTASELVITYKSET MUKAAN LÄHTEVIEN TAHOJEN VALINTA TARPEIDEN TARKKA MÄÄRITTELY TYÖRYHMIEN PERUSTAMINEN SUUNNITTELUKOULUTUS PILOTTIKOKEILUJEN SUUNNITTELU TUTUSTUMISMATKA / MUIDEN KOKEMUKSIIN PEREHTYMINEN PILOTTIEN TOTEUTUS TULOSTEN ARVIOINTI VERKOSTOITUMINEN, KOULUTUSTA PALAUTTEEN KERÄÄMINEN JATKON SUUNNITTELU JATKON ORGANISOINTI RAHOITUKSEN SELVITTÄMINEN VAIHE II 17

18 TYÖSUUNNITELMA Työvaiheet Aikataulu Resurssit Taustaselvitykset Koulutuksen suunnittelu Koulutusseminaarit Tutustumismatka Havaijille Pilottien valinta Yhteistyöverkoston rakentaminen Koulutusmateriaalien laatiminen Koulutuksen pilotointi Arviointi ja palaute jne. Henkilötyö Materiaalit Tilat Ostopalvelut Matkat Jne. pp: Projektipäällikkö, mk = markkinointikonsultti, ks = koulutussuunnittelija 18

19 BUDJETIN RAKENNE KOMPONENTTI A (esim. Koulutus) Palkat Materiaalit Matkat Jne. KOMPONENTTI B (Rakentaminen) Palkat Laitteet Materiaalit Jne. A + B + C KOMPONENTTI C (Organisaation kehittäminen) Palkat Materiaalit Jne. TOIMINTABUDJETTI HALLINNOLLINEN BUDJETTI Palkat Materiaalit Matkat Jne. PROJEKTIN BUDJETTI 19

20 KUSTANNUSARVIO KUSTANNUSLAJI YKSIKKÖ YKSIKÖIDEN MÄÄRÄ Henkilötyö YKSIKKÖ- KUSTANNUS YHTEENSÄ Matkakulut Laitteet ja välineet Materiaalit Hallintokulut Muut kulut Yhteensä 20

21 PROJEKTIN ONNISTUMISEEN VAIKUTTAVAT TEKIJÄT Suunnittelu Resurssit Tarvelähtöisyys Osapuolten sitoutuminen Kestävyyden varmistaminen Projektin onnistuminen Muut tekijät Organisointi ja johtaminen Oletusten realistisuus Aikataulu 21

22 HANKKEEN PERUSRISKIT Lähtökohdat Rajaus ja tarvelähtöisyys Osapuolten sitoutuminen ja kiinnostus Suunnittelu Riittävä suunnittelupanostus Osallistavuus Projektikäsitteistön ja logiikan hallinta (kun ulkoista rahoitusta) Toteutus Resurssien riittävyys ja realistinen aikataulutus Sitoutuminen ja yhteistyö, organisointi ja johtaminen Hankkeen jälkeinen aika Tulosten kestävyys Mallien/oppimisprosessin siirtäminen 22

23 HANKKEEN RISKIT a) ULKOISET RISKIT Makrotalous ja poliittinen tilanne, strategiat ja ohjelmat Lainsäädännön ja hallinnon kehittyminen Rahoitusjärjestelmien yleiset muutokset Markkinapotentiaali ja kilpailutilanne Ympäristöolosuhteet Sektoristrategiat ja kehittämisohjelmat, sektorin rahoitus Henkilöstön saatavuus ja taso Eri tahojen välinen yhteistyö b) SISÄISET RISKIT Institutionaaliset järjestelyt, johtaminen, projektihenkilöstön saatavuus Hankkeen ja sen jälkeisen ajan rahoitus Sosiaaliset ja kulttuuriset tekijät Ympäristövaikutukset tai riippuvuus ympäristön tilasta Ylläpidon varmistaminen Osallistuminen ja sitoutuminen 23

24 TALOUDELLISET TEKIJÄT Onko hankkeen budjetti realistinen suhteessa tavoitteisiin ja aikatauluun? Onko omarahoitusosuus riittävä sitoutumisen varmistamiseksi? Ovatko eri osapuolten taloudelliset vastuut selvät? Onko hanke herkkä kustannusvaihteluille? Mitä ovat hankkeen jälkeiset kustannukset ja miten ne katetaan? 24

25 INSTITUTIONAALISET TEKIJÄT Onko eri osapuolten roolit ja vastuut selkeästi määritelty? hankkeen toteutusvaihe hankevaiheen jälkeinen aika Onko sitoutuminen varmistettu? Onko toimintamalli osapuolten kapasiteetin ja todellisten mahdollisuuksien mukainen? Tukeeko institutionaalinen toimintaympäristö hanketta ja pitkän ajan toimintaa? Onko hankkeessa otettu huomioon eri osapuolten erilaiset toimintakulttuurit? 25

26 SOSIAALISET JA KULTTUURISET TEKIJÄT Ovatko suunnitellut toimenpiteet sidosryhmien hyväksymiä? Onko sidosryhmien kulttuuritausta otettu huomioon toimenpiteissä? Onko tiedonvälitys ja koulutus ymmärrettävää kohderyhmän näkökulmasta? Onko sukupuolirooleilla merkitystä? Onko ne otettu huomioon? Yhteinen kieli? 26

27 PROJEKTIN HALLINTA JA JOHTAMINEN 27

28 PROJEKTIN HALLINNAN ONGELMIA Suunnittelu, seuranta ja raportointi eivät kytkeydy kunnolla toisiinsa Vastuut ja valtasuhteet epäselviä Ohjausryhmätyöskentely heikkoa Epätarkoituksenmukaista raportointia Projektin asiakirjahallinta sekavaa Laajassa yhteistyöhankkeessa erilaisia käytäntöjä Osapuolten heikko sitoutuminen Kestävyysongelmat: Projekti ei onnistu tekemään itsestään tarpeetonta 28

29 PROJEKTIORGANISAATIO Vastaa projektin toteuttamisesta ja lopetetaan projektin päättyessä Projektilla oltava aina vetäjä (projektipäällikkö) Projektipäällikön perustehtävät: Työsuunnitelmien laadinta, seuranta ja sisäinen arviointi, muutosesitykset, hankinnat, rahaliikenne, raportointi, johtoryhmän informointi Projektiorganisaatio Osaprojektikohtaiset tiimit Päätöksenteko? Vastuut? Valtuudet? Kannattaa sopia ja kirjata projektin alussa 29

30 OHJAUSRYHMÄ Valvoo projektin edistymistä (tavoitteet / tulokset, budjettiseuranta, muutosten käsittely) Toimii laadunvalvojana Hoitaa koordinaation tärkeimpiin sidosryhmiin Arvioi ja hyväksyy työsuunnitelmat ja muutokset Tukee projektin vetäjää Ohjausryhmän kannattaa itse suunnitella työtapansa => tylsistä kokouksista ideariihiksi! Ohjausryhmä ei yleensä vastaa päätöksenteosta 30

31 PROJEKTIN HALLINTA Perusprosessi Suunnitelma => toteutus => seuranta => korjaustoimenpiteet Työsuunnittelu Suunnittelun ja seurannan oikea jaksotus Organisointi Projektin sisäisen logiikan mukainen tiimiorganisaatio Ohjausryhmätyöskentelyn suunnittelu Raportointi ja asiakirjahallinta Räätälöidyn viestintä/raportointisuunnitelman laadinta Standardoitu projektikansio Sitoutuminen ja kestävyys Osallistavat prosessit Kestävyysanalyysi koko projektisyklin ajan Muutosmenettelyt Sovitaan projektin alussa 31

32 RAPORTOINTI JA VIESTINTÄ Toteutuksen ja vaikuttavuuden seuranta raportoinnin pohjana Raportoinnin ja viestinnän tehtävät: Analyysin mahdollistaminen suunnittelua ja jatkokehittelyä varten Päätöksenteon ohjaus Sidosryhmien sitouttaminen Valmistautuminen seuraaviin toimenpiteisiin Kokemusten levittäminen 32

33 HYVÄN RAPORTOINNNIN KRITEERIT Luotettavuus Selkeys, ymmärrettävyys ja havainnollisuus Analyyttisyys Eteenpäin suuntautuneisuus Vakiomuotoisuus (vrt. projektisykli) Tuoreus Sisältö ja muoto lukijan mukaan 33

34 RAPORTOINNIN ANALYYTTISYYS Toteuma Suunniteltu Syyn analysointi Miten hanketta Jatketaan? Todellinen Raportointihetki Aika 34

35 RAPORTOINTI- JA VIESTINTÄSUUNNITELMA Kenelle Asiat Metodi Vastuutahot Aikataulu Rahoittajat Projektin sisäiset ryhmät Hyödynsaajat Yhteistyökumppanit Hallinto-organisaatiot jne. 35