Selainpohjaisen SPB-ohjaustyökalun käyttäjän opas

Transkriptio

1 Selainpohjaisen SPB-ohjaustyökalun käyttäjän opas *Perusopetuksen henkilöstösuunnittelun ohjeet materiaalin lopussa Versio / 11/2016 Vertikal Oy, Luvaton käyttö kielletty 1

2 Sisällysluettelo 1. Selainpohjaisen SPB-ohjaustyökalun käyttäjän opas 2. Sisällysluettelo 3. Kirjautuminen 4. SPB-ohjaustyökalu Useimmilla sivuilla esiintyvät toimintonäppäimet 5. SPB-ohjaustyökalu Etusivu 6. Vuosivalinta 7. Siirtyminen yksiköiden ja vuosien välillä 8. Henkilöstösuunnitelma Yksikön (virallinen) suunnitelma 9. Henkilöstösuunnitelma Sarakkeiden piilotus 10. Henkilöstösuunnitelma Oma henkilöstösuunnitelma 11. Henkilöstösuunnitelma Oma henkilöstösuunnitelma 12. Henkilöstösuunnitelma Henkilön työpanoksen jakaminen (esimerkki) 13. Henkilöstösuunnitelma Henkilön työpanoksen jakaminen (esimerkki jatkuu) 14. Henkilöstösivu 15. Henkilöstösivu Resurssihenkilön lisääminen 16. Henkilöstösivu Henkilöstösuunnitelman HTV-lukujen kopioiminen 17. Suoritesivu 18. Suoritesivu Suoritteiden laskutavan valinta 19. Taloussivu 20. Tuotehinnat 21. Tuloslaskuri 22. Tuloslaskuri Uuden meno- tai tuloerän lisäys 23. Tuloslaskuri Uuden meno- tai tuloerän lisäys ( ) 24. Raportit Raportin valinta 25. Raportit Perusraportti 26. Raportit Perusraportti (HTML) 27. Raportit Henkilöstöraportti (HTML) 28. Raportit HTV-raportti 29. Raportit Ammattiryhmäraportti 30. Tietojen vienti järjestelmästä 31. Kokeiluympäristö eli TESTI-SPB 32. Omat tiedot 33. SPB-ohjaustyökalun käyttöohjeet 34. Perusopetuksen henkilöstösuunnittelu 35. Perusopetuksen henkilöstösuunnitelma Yksikön (virallinen) suunnitelma 36. Perusopetuksen henkilöstösuunnitelman lukuvuositietojen syöttäminen Yksikön (virallinen) suunnitelma 37. Perusopetuksen henkilöstömenojen seuranta taloussivulla 2

3 Kirjautuminen Siirry osoitteeseen: spbmalli.fi/spb (Huom! ei www) Kirjaudu sisään ohjaustyökaluun tunnuksillasi 3

4 SPB-ohjaustyökalu Useimmilla sivuilla esiintyvät toimintonäppäimet LASKE Mm. talous- ja suoritesivulla voidaan käyttää laske-toimintonäppäintä, joka mahdollistaa yksikön tietojen laskennan eri lukuja käyttäen. Näppäimen käyttö ei tallenna tietoja. Jos tiedot halutaan tallentaa, pitää ne vielä hyväksyä! Esimerkiksi: suoritesivua voidaan käyttää vaikka jonkin ryhmän täyttöasteen laskemiseen taloussivulla voidaan laskea suoritehinta ilman vuokria jne. HYVÄKSY Hyväksy-toimintonäppäintä käytetään lähes jokaisessa toiminnossa. Sillä hyväksytään tietoja, tallennetaan muutoksia, tallennetaan omalle työasemalle tietoja sekä jatketaan toiminnossa eteenpäin. Hyväksy-näppäin on toiminnossa se, jota painetaan muutoksien tallentamiseksi. HYLKÄÄ Hylkää-toimintonäppäimellä saat poistettua uudet syötetyt tiedot/tehdyt muutokset, jos niitä ei ole vielä hyväksytty. TAKAISIN Takaisin-toimintonäppäimellä pääset palaamaan edelliseen näkymään. Mitään tietoja ei tällöin tallennu järjestelmään, jos niitä ei ole ensin hyväksytty. Huom! Älä käytä verkkoselaimen takaisin-näppäintä. 4

5 Etusivun valinnat ovat myös ohjaustyökalun pudotusvalikoissa SPB-ohjaustyökalu Etusivu Pääset etusivulle Uloskirjautuminen Vuosivalinta: valitaan vuosi ja yksikkö, jonka tietoja halutaan tarkastella Henkilöstösuunnitelma: kustannuspaikan henkilöstön tiedot Oma Henkilöstösuunnitelma: esimiehen henkilöstösuunnitelma omaan käyttöön Henkilöstösivu: kustannuspaikan henkilöstömäärä budjetin tekohetkellä Taloussivu: kustannuspaikan talousarvio ja toteuma Suoritesivu: yksikön tehdyt suoritteet Tuotehinnat: luettelo tuotehinnoista Tuloslaskuri: käsin korjattavat meno- tai tuloerät 5

6 Vuosivalinta 1. Haun rajaus 2. Seurattavan vuoden valinta Vuosivalinta-sivulla valitaan se yksikkö, jonka tietoja ohjaustyökalussa halutaan tarkastella. Paluu etusivulle Uuden seurantavuoden perustaminen (voidaan tehdä myös henkilöstösuunnitelmassa, tehdään yleensä tietojen tuonnin yhteydessä) 3. Seurattavan yksikön valinta 6

7 Siirtyminen yksiköiden ja vuosien välillä Voit vaihtaa tarkasteltavaa vuotta Eri työkaluissa voit vaihtaa tarkasteltavaa yksikköä valikosta! Heikon internet-yhteyden alueella on suositeltavaa tarkistaa ylhäältä, että yksikkö on vaihtunut. Näin ollen et tee muutoksia väärään yksikköön. 7

8 Henkilöstösuunnitelma Yksikön (virallinen) suunnitelma Voit piilottaa sarakkeita näkymän selkeyttämiseksi Korjaa valmiita tietoja / syötä sarakkeisiin tietoja HTV = Henkilötyövuosi Ositettu / osittamaton Tee oma henkilöstösuunnitelma Lisää tyhjä rivi taulukkoon uutta henkilöä varten Tietojen kopiointi seuraavalle vuodelle. Jos seuraavalla vuodella on jo tietoja, ne korvautuvat Poista henkilö henkilöstösuunnitelmasta 8

9 Henkilöstösuunnitelma Sarakkeiden piilotus Valitse mitkä sarakkeet haluat piilottaa/poista valinta jos haluat sarakkeen näkyviin Tallenna muutokset 9

10 Henkilöstösuunnitelma Oma henkilöstösuunnitelma Oma henkilöstösuunnitelma on tarkoitettu yksikön esimiehen omaa laskentaa ja käyttöä varten. Se näkyy vain käyttäjätunnuksen omistajalle. Paina: Kopioi suunnitelma omaksi HUOM! Jos olet aiemmin perustanut oman suunnitelman, niin uusi perustaminen poistaa aiemman. 10

11 Henkilöstösuunnitelma Oma henkilöstösuunnitelma Pääset omaan henkilöstösuunnitelmaasi joko etusivulta tai työkalu -valikosta. Voit muokata oman henkilöstösuunnitelmasi vastaamaan yksikkösi tilannetta. Omaa suunnitelmaa on olemassa vain yksi kappale (eli eri vuosille ei ole omaa suunnitelmaa). Oman henkilöstösuunnitelman tietoja ei voi siirtää viralliselle henkilöstösuunnitelmalle. Näitä suunnitelmia käytetään rinnakkain. 11

12 Henkilöstösuunnitelma Henkilön työpanoksen jakaminen (esimerkki) Lähtötilanne: 5 hlöä, työaika 100 % eli 1, palkanosuus 100 % eli 1 HTV-luvut Henkilöt jaettu kahteen eri toimintoon, 100=kotisairaanhoito, 101=kotihoito 12

13 Henkilöstösuunnitelma Henkilön työpanoksen jakaminen (esimerkki jatkuu) Muuttuneet HTV-luvut Jaetaan henkilö kahdelle riville Merkitään toimintonumero tmv. 100=kotisairaanhoito, 2000=vanhuspalvelut Merkitään työaikaan henkilön koko työaika, merkitään palkanosuuteen ko. toimintoon kohdentuva palkanosuus Valitaan oikea ammattiryhmä 13

14 Henkilöstösivu Tarkasteltavan vuoden vaihtaminen Tallenna muutokset Suoritetavoitteen syöttäminen Tarkasteltavan yksikön vaihtaminen Yleensä käytetään henkilöstösuunnitelman tietoja, jotka kopioidaan tällä sivulla. Uuden resurssihenkilön lisääminen Muun henkilön lisääminen 14

15 Henkilöstösivu Resurssihenkilön lisääminen Ammattiryhmä/henkilö ja määrä Tallenna lisäämäsi resurssihenkilö Tallennuksen jälkeen voit jatkaa resurssihenkilöiden lisäämistä 15

16 Henkilöstösivu Henkilöstösuunnitelman HTV-lukujen kopioiminen Kun laskennassa käytetään henkilöstösuunnitelman HTV-lukuja, niin kopioi HTV-luvut vasemmanpuoleiseen sarakkeeseen henkilöstömääriksi. Voit kopioida ainoastaan virallisen henkilöstösuunnitelman HTV-luvut, et oman henkilöstösuunnitelmasi lukuja! Resurssihenkilöt ja muu henkilöstö tulee siirtää erikseen (molemmilla oma painikkeensa). Mikäli joku oikeanpuoleisen sarakkeen ammattiryhmä on merkitty virheellisesti esim. resurssihenkilöksi vaikka sen tulisi olla muu henkilö, niin ota yhteyttä kuntasi pääkäyttäjään. 16

17 Suoritesivu Laskutavan muuttaminen: neljännesvuosi/ seurantapäivä Suoritesivulle merkitään yksikön tehdyt suoritteet laskentatavasta riippuen neljännesvuosittain tai neljänä seurantapäivänä. Mikäli tämän rivin kentissä on merkintöjä, ei kertoimien kohdalle täytetyt luvut vaikuta enää laskentaan. Tämä rivi on käytössä yleensä silloin kun tiedot tuodaan suoraan kunnan taustajärjestelmistä. Syötä kenttiin oikeat arvot Laske tehtyjen muutosten vaikutukset Tallenna muutokset 17

18 Suoritesivu Suoritteiden laskutavan valinta Tallenna muutokset Seurantapäivien asettaminen Suoritteiden laskutapa: a)yksikön suoritteet neljännesvuosittain kerättynä: 1. tammi-maaliskuu / 2. huhti kesäkuu / 3. heinä syyskuu / 4. loka joulukuu. b)yksikön suoritteet neljänä seurantapäivänä, esim / 15.4./ 15.9./ (vaihtelee kunnittain). 18

19 Taloussivu Yksikön TA-sarakkeessa esimies voi suunnitella oman versionsa virallisesta TA:sta. (sarake voidaan piilottaa otsikosta ja saadaan näkyviin virallinen TA -otsikon vierestä lehtiön kuvaa painamalla) Taloussivun tiedot ajetaan keskitetysti. Normaalisti sivulle tehdään merkintöjä vain Yksikön TA-sarakkeeseen. Taloussivulla on kustannuspaikan virallinen talousarvio (budjetoitu), suoritehinta ja talouden toteuma neljännesvuosittain kumulatiivisesti (yksikön suoritehinta/vuosi/kertoimella 1) Tililaji 1, Yksikön henkilöstömenot Tililaji 3, Yksikön käytettävissä olevat menot Tililaji 2, Yksikön sisäiset/kiinteät menot Tililajin 4 vyörytykset sekä tililajin 5 tulot eivät ole mukana suoritehinnan laskennassa 19

20 Tuotehinnat Tuotehintaluettelossa on hinta jokaiselle tuotteelle (suoritehinta/vuosi). Perustuote, kerroin=1 Kun taloussivun talousarviosarake ja henkilöstösivun tiedot ovat paikoillaan, laskee järjestelmä automaattisesti yksikön tuotteiden hinnat. Voit tallentaa tuotehinnat työasemallesi excel-tiedostona. Kertoimella määritellään henkilöstömenojen osuus. 20

21 Tuloslaskuri Tuloslaskurissa korjataan manuaalisesti meno- ja tuloeriä. Paina lehtiön kuvaa halutessasi korjata/tarkastella riviä. Lisää uusi meno- tai tuloerä. 21

22 Tuloslaskuri Uuden meno- tai tuloerän lisäys Valitse lisäyksen tyyppi Jatka lisäyksen syöttämiseen 22

23 Tuloslaskuri Uuden meno- tai tuloerän lisäys ( ) Meno- tai tuloerän kpl-määrä Meno- tai tuloerän kpl-hinta Meno- tai tuloerän selite Meno- tai tuloerän hinnan selite Tallenna ja palaa 23

24 Raportit Raportin valinta Valitse haluamasi raportti raportit -valikosta tai etusivun painikkeista 24

25 Raportit Perusraportti Valitse haluamasi yksikkö/yksiköt Jatka raporttityypin valintaan Kirjoita tarkasteltava vuosi HTML-raportti avautuu selaimen SPB-ohjaustyökaluun, Valitse joko HTML- tai EXCEL-raportti EXCEL-raportti tallentuu omalle työasemalle. Tee raportti painamalla hyväksy 25

26 Raportit Perusraportti (HTML) Sarakkeiden otsikoita painamalla voit muuttaa yksiköiden tietojen järjestystä. 26

27 Raportit Henkilöstöraportti (HTML) Tarkasteltavien yksiköiden ja raporttityypin valinta kuten perusraportissa. 27

28 Raportit HTV-raportti Tarkasteltavien yksiköiden ja raporttityypin valinta kuten perusraportissa. 28

29 Raportit Ammattiryhmäraportti Tarkasteltavien yksiköiden ja raporttityypin valinta kuten perusraportissa. 29

30 Tietojen vienti järjestelmästä Paina tietojen vienti järjestelmästä Tietojen vienti järjestelmästä -valinnalla pystyt tallentamaan haluamasi yksikkökohtaiset tiedot työasemallesi exceltiedostona. 2. Kirjoita tarkasteltava vuosi 1. Valitse vietävien tietojen tyyppi 3. Valitse haluamasi yksikkö/yksiköt 4. Vie tiedot työasemallesi 30

31 Kokeiluympäristö eli TESTI-SPB Kokeiluympäristö tarjoaa turvallisen alustan erilaisten asioiden testaamiseen ja suunnitteluun. Kokeiluympäristö on tarkoitettu kaikkien SPB-toimijoiden käyttöön. Testi-SPB:ssä lukee aina TESTI Kirjaudu sisään omilla tunnuksillasi Valitse Testi-SPB -> Avautuu uusi selainikkuna 31

32 Omat tiedot Omat tiedot -sivulla voit vaihtaa käyttäjätietojasi ja salasanasi. Tallenna muutokset 32

33 SPB-ohjaustyökalun käyttöohjeet Käyttöohjeet -sivulta saat avattua SPB-ohjaustyökalun käyttöoppaat. Avaa käyttöohje 33

34 Perusopetuksen henkilöstösuunnittelu Versio / 11/2016 Vertikal Oy, Luvaton käyttö kielletty 34

35 Perusopetuksen henkilöstösuunnitelma Yksikön (virallinen) suunnitelma Voit piilottaa sarakkeita näkymän selkeyttämiseksi Korjaa valmiita tietoja / syötä sarakkeisiin tietoja HTV = Henkilötyövuosi Laske tehtyjen muutosten vaikutukset Tallenna muutokset Lisää tyhjä rivi taulukkoon uutta henkilöä varten Poista henkilö henkilöstösuunnitelmasta 35

36 Perusopetuksen henkilöstösuunnitelman lukuvuositietojen syöttäminen Yksikön (virallinen) suunnitelma Seuraavan kevätlukukauden kuukaudet ja ylitunnit saadaan yleensä siten, että edellisen syyslukukauden tiedot kopioidaan seuraavalle vuodelle. Jos halutaan saada koko vuoden budjetti, niin syksylle täytetään samat ylituntitiedot kuin keväällä. Syksyn kuukaudet ja tunnit täytetään keväällä seuraavaa lukuvuotta suunniteltaessa. 36

37 Perusopetuksen henkilöstömenojen seuranta taloussivulla Suunnitelma yhteensä = kevätlukukauden kuukausikustannus*3 + ¼ sairasloma- ja tukiopetuskustannuksista. Suunnitelma yhteensä = kevätlukukauden kuukausikustannus*7 + lomarahat + ½ sairaslomasijais- ja tukiopetuskustannuksista Kumulatiivinen käyttö maaliskuun lopussa. Tässä tapauksessa alitus on 398 euroa, joten yksikkö on pysymässä budjetissaan. Suunnitelma yhteensä = kevätlukukauden kuukausikustannukset lomarahoineen + syyslukukauden palkat kahdelta kuukaudelta ilman ylituntikustannuksia.