TIEDOTE 1 (5) RAHTI- JA ALIHANKINTATYÖN VALVONTA

Transkriptio

1 TIEDOTE 1 (5) Valvontaosasto Pvm/Datum/Date Dnro/Dnr/DNo Raja- ja luomuvalvontayksikkö /0439/2012 RAHTI- JA ALIHANKINTATYÖN VALVONTA Luonnonmukaisen tuotannon vuosittaisiin tuotantotarkastuksiin on vuoden 2012 alussa tullut muutos koskien rahtityön ja alihankintatoimintojen tarkastuksia. Aikaisemmin sekä päämies että alihankintayritys ovat molemmat kuuluneet luomuvalvontaan ja tarkastettu erillisinä valvontakohteina. Jatkossa rahtityö ja alihankintatoiminnot tarkastetaan osana päämiehen toimintaa. Poikkeuksena ovat rehujen valvontajärjestelmään kuuluvat rahtisekoittajat. Rahtisekoittajien on kuuluttava luomurehujen valvontajärjestelmään, mikäli luomurehuja valmistetaan luomutiloille. Olemme oheen koonneet Teille tietoa, mitä asioita muutos tuo käytännössä mukanaan. Muutos pähkinänkuoressa Aiemmin sekä päämies että alihankkija ovat molemmat kuuluneet luomuvalvontaan itsenäisinä toimijoina ja tarkastettu vuosittain erillisinä valvontakohteina. Päämiehelle ei ole valvontaviranomaisen puolesta toimitettu tiedoksi alihankkijan luona tehdyn tarkastuksen tulosta, tarkastuskertomusta tai päätöstä. Tämän vuoden alusta käytäntöä muutetaan siten, että vain päämies on valvonnassa itsenäisenä toimijana ja alihankkijan toimeksi saamat luomutoiminnot tarkastetaan osana päämiehen toimintaa. Alihankkijoita ei siis jatkossa tarkasteta enää itsenäisinä valvontakohteina. Alihankkijalta ei edellytetä valvontaan kuulumista, ellei tällä ole omaan lukuun suoritettavaa luomutoimintaa. Alihankkijan toimipaikassa tarkastuksella käydään läpi päämiehen toimeksi antamat luomutoiminnot ja niiden säännöstenmukaisuus. Tarkastuksen tulos, tarkastuskertomus, ja päätös tarkastuksesta toimitetaan päämiehelle. Tarkastuskäynti laskutetaan päämieheltä. Mitä ovat rahtityö ja alihankintatoiminnot? Ulkoistamisessa toimija (päämies) siirtää osan tai kaikki luomutoimintonsa sopimuksella toisen maatilan tai ulkopuolisen yrityksen (alihankkija) tehtäväksi alihankintana. Luomutuotteen omistajuus säilyy koko alihankintatoiminnon ajan päämiehellä. Luomutuotannossa ulkoistettavat alihankintatoiminnot liittyvät luomutuotteiden tuotantoon, valmistukseen tai tuontiin. Alihankintatoimintoja voivat olla esimerkiksi viljan jauhattaminen rahtimyllyssä tai tuotteiden varastoiminen ulkopuolisessa yrityksessä. Mallitapauksia alihankinnasta on kohdassa Esimerkkejä alihankinnasta. Oletko päämies? Muutos lisää valinnanmahdollisuutta Päämiesten osalta muutos tarkoittaa, että tämän vuoden alusta alkaen päämiehet voivat teetättää rahti- ja alihankintatöitä luomuvalvontaan kuulumattomilla alihankkijoilla. Tämä helpottaa rahti- ja alihankintatyön hankintaa päämiehen lähialueelta ja tarjoaa mahdollisuuden useamman eri alihankkijan käytölle. Koska alihankkijat eivät kuulu luomuvalvontaan, Asiakirjaselvitystä todisteeksi valvontaan kuulumisesta ei tarvita rahti- ja alihankintatyötä sovittaessa.

2 TIEDOTE 2 (5) Päämies ilmoittaa rahti- ja alihankintatyöstä Vaikka alihankkijat eivät kuulu luomuvalvontaan, niiden päämiehelle suorittamat alihankintatoiminnot on oltava tarkastettavissa. Päämiehen on ilmoitettava valvontaviranomaiselle käyttämänsä alihankkijat ja näille ulkoistetut luomutoiminnot valvontaan liittyessään, kun alihankkijoita tulee lisää tai ne vaihtuvat. Ilmoitus on tehtävä ennen toiminnan aloittamista. Lomake on tulostettavissa Evira.fi -sivuilta (Lomakkeet ja ohjeet > Luomu > Ilmoitukset luomuvalvonnalle). Tietojen ajantasaisuudesta on hyvä huolehtia. Mikäli luomuvalvonnassa havaitaan, että kaikki päämiehen toiminnot eivät ole olleet tarkastettavissa, voidaan valvonnassa päätyä markkinointikieltoon sellaisten tuotteiden osalta, joiden luonnonmukaisuudesta ei ole voitu varmentua tarkastamattomassa valvontakohteessa. Luomusuunnitelmat ajantasalle Tiedot alihankkijoista sisällytetään päämiehen luomusuunnitelmaan. Myös muutokset toiminnassa päivitetään suunnitelmaan. Päämiehen luomusuunnitelmassa on alihankinnan osalta oltava samat tiedot kuin aiemminkin; keitä alihankkijat ovat, mitä luomutoimintoja nämä tekevät päämiehelle ja mitkä valvontaviranomaiset tai -laitokset valvovat näitä toimintoja. Tarkemmin luomusuunnitelman laadinnasta alihankinnan osalta on kerrottu Luomusuunnitelma - ohjeessa, joka löytyy Evira.fi -sivuilta kohdasta Ohjeet ja lomakkeet. Päämiehen on pyydettävä alihankkijalta kirjallinen sitoumus luonnonmukaisen tuotannon toimintojen valvonnasta. Päämies liittää sitoumuksen osaksi omaa luomusuunnitelmaansa. Sitoumus voi olla vapaamuotoinen. Malli sitoumuksesta on tämän kirjeen liitteenä. Lisäksi, jos päämiehen ja alihankkijan toimipaikoissa tarkastuksen suorittavat eri valvontaviranomaiset tai -laitokset, päämiehen on sisällytettävä luomusuunnitelmaan omasta ja alihankkijoidensa puolesta suostumus sille, että valvontaviranomaiset/- laitokset voivat keskenään vaihtaa tietoja tarkastusten tuloksista (ks. Esimerkkejä alihankinnasta nrot 5 ja 7). Suostumuksessa päämies yksilöi myös tavan, jolla tietojenvaihto voidaan toteuttaa. Kirjanpito laaditaan yksikkötasolla Jäljitettävyyden varmistamiseksi kirjanpito tuotevirroista on laadittava yksikkötasolla, kaikissa luomutoimintaan liittyvissä tuotanto-, valmistus- ja jakeluvaiheissa. Alihankkijan toimipaikka katsotaan päämiehen erilliseksi tuotanto- tai valmistusyksiköksi, joten alihankintatoimintojen osalta kirjanpito on laadittava siten, että yksikköön saapuvat ja yksiköstä lähtevät tuotteet ovat jäljitettävissä toimittajiin, myyjiin, vastaanottajiin ja ostajiin. Vaikka alihankkija laatisi kirjanpidon, päämiehen vastuulla on varmentua, että se on riittävä jäljitettävyyden takaamiseksi.

3 TIEDOTE 3 (5) Tarkastuskäynti päämiehen lukuun Alihankkijan toimipaikassa tarkastuksella käydään läpi päämiehen toimeksi antamat luomutoiminnot ja niiden säännöstenmukaisuus. Tarkastuksen tulos, tarkastuskertomus, ja päätös tarkastuksesta toimitetaan jatkossa aina päämiehelle. Aiemmin tarkastuksen tulosta ei toimitettu tiedoksi päämiehelle, ellei tarkastuksella havaittu säännöstenvastaisuuksia. Tarkastuskäynti laskutetaan päämieheltä (ks kohta Tarkastuskäynnin kustannukset). Oletko alihankkija? Jatkossa alihankkijalta ei edellytetä valvontaan kuulumista, ellei tällä ole omaan lukuun suoritettavaa luomutoimintaa. Toimeksi saamanne luomutoiminnot tarkastetaan päämiehenne lukuun. Jos yrityksenne harjoittaa ainoastaan alihankintaa, voitte halutessanne erota luonnonmukaisen tuotannon valvonnasta. Eroilmoitus on tehtävä kirjallisesti. Lomake on tulostettavissa Evira.fi -sivuilta (Lomakkeet ja ohjeet > Luomu > Ilmoitukset luomuvalvonnalle). Alihankkijana teidän ei jatkossa tarvitse laatia ja päivittää luomusuunnitelmaa. Luomusuunnitelman alihankinnan osalta laatii ja sen päivittämisestä vastaa päämies. Alihankkijat, joilla ei ole omaa luomutoimintaa ja -tuotteita, eivät jatkossa saa päätöstä päämiehelleen suorittamasta luomutoiminnasta. Alihankkijoille ei myöskään anneta päätöksen mukana toimitettavaa Asiakirjaselvitystä valvontaan kuulumisesta. Tarkastusta koskeva kertomus ja päätös annetaan jatkossa ainoastaan päämiehelle. Tarkastuskäynti veloitetaan päämieheltä. Vaikka ette jatkossa kuulu luomuvalvontaan itsenäisenä toimijana, voitte edelleen tarjota rahti- ja alihankintapalveluja luomualan toimijoille. Sovittaessa rahti- ja alihankintatyöstä Asiakirjaselvitystä todisteena valvontaan kuulumisesta ei enää jatkossa tarvita. Alihankkijana teidän on annettava päämiehellenne, kuten aiemminkin, kirjallinen sitoumus luonnonmukaisen tuotannon toimintojen valvonnasta. Päämies liittää sitoumuksen osaksi omaa luomusuunnitelmaansa. Sitoumus voi olla vapaamuotoinen. Malli sitoumuksesta on tämän kirjeen liitteenä. Tarkastuskäynti alihankkijan luona Rahti- ja alihankintatyön tarkastuskäynti sovitaan suoraan alihankkijan ja luomutarkastajan kesken. Mikäli alihankkijalla on useita päämiehiä, tarkastetaan kaikkien toiminnot mahdollisuuksien mukaan samalla tarkastuskäynnillä. Alihankintayritys varmentaa kertomuksen päämiestensä edustajana. Päämies voi halutessaan osallistua alihankintayrityksessä tapahtuvaan tarkastukseen. Tällöin tarkastetaan vain kyseisen päämiehen alihankintatoiminnot. Tarkastuksesta ei tehdä erillistä päätöstä. Tarkastuksen tulos otetaan huomioon tehtäessä päätöstä päämiehen tuotantotarkastuksesta. Kopio tarkastuskertomuksesta toimitetaan päämiehelle päätöksen mukana. Jos toiminnassa havaitaan puutteellisuuksia tai säännöstenvastaisuuksia, korjaavat toimenpidevaatimukset osoitetaan päämiehelle.

4 TIEDOTE 4 (5) Tarkastuskäynnin kustannukset Rahti- ja alihankintatyön tarkastaminen veloitetaan tuntiperusteisesti kylvösiementen ja taimiaineiston, rehujen ja elintarvikkeiden valvontajärjestelmiin kuuluvilta toimijoilta. Maataloustuotannon valvontajärjestelmään kuuluvilta toimijoilta, jotka pääasiassa jalostavat omia tuotteita maksu ei veloiteta. Tarkastus laskutetaan päämieheltä. Jos alihankintayrityksellä on useita päämiehiä, jotka tarkastetaan yhdellä käynnillä, jaetaan tarkastuskustannus päämiesten kesken. Tarkastuskäynti sekä alihankkijan että päämiehen luona maksaa lähtien 101 eur/tunti. Alihankkijan luona tehdystä tarkastuksesta ei peritä tuotantotarkastuksen perusmaksua. Kooste luomuvalvonnan hinnoista löytyy Evira.fi -sivuilta (Asiakokonaisuudet > Luomu > Valvonta > Hinnasto). Hyvä muistaa sovittaessa alihankinnasta Päämies Alihankkija ilmoittaa rahti- ja alihankintatyöstä valvontaviranomaiselle pyytää alihankkijalta sitoumuksen luomuvalvonnasta alihankkijan toimipaikassa vastaa luomuvalvonnalle toiminnon suorittamisesta säännöstenmukaisesti ja kirjanpidon laadinnasta yksikkötasolla antaa tarvittaessa suostumuksen omasta ja alihankkijan puolesta tietojenvaihdolle koskien alihankkijalla tehdyn tarkastuskäynnin tulosta laatii ja päivittää luomusuunnitelman myös alihankinnan osalta antaa sitoumuksensa luomuvalvontaan liittyy luomuvalvontaan vain jos tuottaa, valmistaa, varastoi tai tuo luomutuotteita omissa nimissään Esimerkkejä alihankinnasta Luomuviljan kuivaaminen ja varastointi 1) Luomuviljelijä kuivaa ja varastoi viljaa toisen luomutilan kuivurissa. Molemmat kuuluvat luomuvalvontaan ja vastaavat omalta osaltaan luomuvaatimusten noudattamisesta. 2) Luomuviljelijä kuivaa ja varastoi viljaa maamiesseuran kuivurissa, jossa hän on osakkaana. Kuivuri kuuluu viljelijän kautta luomuvalvontaan ja viljelijä itse vastaa luomuvaatimusten noudattamisesta kuivurissa. Kyseessä ei ole rahtityö, koska viljelijä itse kuivaa viljan. Toiminta on kuvattu luomusuunnitelmassa. 3) Luomuviljelijä kuivaa ja varastoi viljaa tavanomaisen tilan kuivurissa. Tavanomainen tila hoitaa kuivauksen ja viljan käsittelyn. Tavanomainen tila antaa luomuviljelijälle kirjallisen sitoumuksen, jossa tavanomainen tila sitoutuu noudattamaan luomuvaatimuksia kuivauksen ja varastoinnin osalta. Luomusuunnitelmassa on kuvattu tuotteiden erillään pito kuivauksen ja varastoinnin aikana. Luomuviljelijä vastaa luomuvaatimusten noudattamisesta kuivauksen ja varastoinnin aikana. Varastointi tarkastetaan luomutarkastuksen yhteydessä. Elintarvikkeiden valmistus ja varastointi 4) Luomuviljelijä tekee luomujuureksista sosetta paikallisen koulun tiloissa ja laitteilla. Viljelijä hoitaa itse kaikki valmistuksen vaiheet ja varastoi tuotteet omissa ti-

5 TIEDOTE 5 (5) Rehun rahtisekoitus Tuonti loissaan. Kyseessä ei ole rahtityö, koska viljelijä itse valmistaa tuotteet. Viljelijä vastaa luomuvaatimusten noudattamisesta. Toiminta on kuvattu luomusuunnitelmassa. Koulun ei tarvitse sitoutua luomuvaatimusten noudattamiseen eikä kuulua luomuvalvontaan. 5) Maanviljelijä teurastuttaa luomutuotantoeläimet läheisessä teurastamossa, josta ne palaavat takaisin maatilalle. Tarkastuskäynnin teurastamossa suorittaa Evira. Maanviljelijän on kuuluttava luomuvalvontaan ja ilmoitettava luomusuunnitelmassaan missä tuotantoeläimet teurastetaan ja että teurastusta valvoo Evira. Teurastamo ei kuulu valvontaan, koska sillä ei ole omaan lukuun tehtävää luomutoimintaa. Päämies antaa omasta ja alihankkijan puolesta valvonnalle suostumuksen tietojenvaihdosta. 6) Varastointiyritys varastoi luomutuotteita elintarvikealan yritykselle. Elintarvikealan yrityksen on kuuluttava valvontaan ja varastointiyrityksessä tehtävää varastointia valvotaan. Varastointiyritys ei kuulu valvontaan. 7) Luomuelintarvikeyritys valmistuttaa luomutuotteita toisessa jäsenvaltiossa sijaitsevassa yrityksessä. Suomalainen elintarvikeyritys ilmoittaa toiminnastaan kyseisen jäsenvaltion toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle ja hankkii alihankintatyölle valvonnan. Suomalainen luomuelintarvikeyritys ilmoittaa luomusuunnitelmassaan alihankkijan yhteystiedot ja valvontaviranomaisen/-laitoksen, joka valvoo alihankkijan suorittaa valmistustoimintaa. Lisäksi elintarvikeyritys antaa omasta ja alihankkijansa puolesta suostumuksen sille, että Evira ja alihankintatyötä toisessa jäsenvaltiossa valvova viranomainen/laitos voivat vaihtaa valvontaa koskevia tietoja keskenään. 8) Luomurehujen valmistaminen luomutiloilla rahtisekoittajien toimesta edellyttää kuulumista luomurehujen valvontajärjestelmään. Rehujen luomuvalvontajärjestelmään kuuluminen edellyttää vuosittaista paikanpäällä tapahtuvaa tarkastusta. Valvonnasta vastaa Evirassa rehu- ja lannoitevalvontayksikön rehujaosto. 9) Luomuelintarvikeyritys tuo luomutuotteita EU:n ulkopuolelta. Tuonnin edustajana tuoja käyttää huolintayritystä. Huolintayrityksen ei tarvitse kuulua luomuvalvontaan. Tuoja kuvaa alihankintana tehtävän tuontitoiminnan luomusuunnitelmassaan.