Arkistonmuodostuksesta tiedonhallintaan

Transkriptio

1 ARKISTOINNIN/TIEDONHALLINNAN TAVOITE ON, ETTÄ ASIAKIRJAT PALVELEVAT TIEDONLÄHTEINÄ ELINKAARENSA KAIKISSA VAIHEISSA Tiedon öytymisen edeytys on, että kaikki noudattavat yhteisesti sovittuja toimintatapoja ja arkistointisuunnitemia Arkistonmuodostuksesta tiedonhaintaan Arkistonmuodostussuunnitemia haittiin paperiasiakirjoja Tiedonohjaussuunnitemia haitaan sähköistä tietoa järjestemissä Nykyiseä Tiedonohjaussuunnitemaa ohjataan sekä syntyvää sähköistä tietoa että manuaaisia asiakirjoja TOJ Arhaa (arkiston uetteointiohjema) haitaan manuaaiarkistoja 1

2 Voimassa oeet kouuvirastoa ja kouuja koskevat arkistonmuodostussuunnitemat (AMS) Ensimmäinen Kunnarin tehtäväuokituksen mukainen kouutustoimen (kouuvirasto ja kouutusautakunta) AMS (Arkistonmuodostussuunnitema) hyväksyttiin 2003 ja se on tuut voimaan takautuvasti henkiöstöasioiden osata akaen ja muiden tehtävien osata Suunnitemaan on tehty isäyksiä ja muutoksia ja , jotka on hyväksytty noudatettavaksi takautuvasti (Imeisesti uudet seuontaohjeet voimaan) akaen, voimassa Viimeisin, kouutoimen AMS, hyväksyttiin 2012 noudatettavaksi Voimassa oeet arkistokaavat 1800 uvuta 1999 asti Kouuautakunnan arkistosääntö on hyväksytty v ja out voimassa , (tämänkin säännön mukaan asiakirjat arkistoitiin vieä ABC-kaavanmukaisesti). Kuopion kaupungin kouuautakunnan arkiston järjesteykaava on out voimassa Vanhimmat kouut on järjestettävä v annetun Kansakouujen järjesteykaavan mukaiseen järjestykseen. Oppikouuie ja ukioie on oemassa vastaava oma kaavansa. 2

3 Aktiiviajan tieto säiyy sähköisenä, mutta pysyvästi ja pitkään säiytettävää tietoa on edeeen säiytettävä paperina tai mikrofiminä (muut kuin D360 järjestemä) D360 asianhaintajärjestemä on saanut sähköisen säiyttämisen uvan, mutta muissa järjestemissä: Tiedot on määritetävä järjestemäkohtaisesti tietojärjestemäseosteet ja tietosuojaseosteet otava kunnossa! Pitkäaikaiseen ja pysyvään säiytykseen määrätyistä asiakirjoista on otettava arkistotuoste paperina (Arkistoaitos määrää asiakirjat, jotka täytyy säiyttää pysyvästi) Asiakirjat on säiytettävä niin, että ne ovat turvassa mm. pöytä ja asiattomata käytötä. Pysyvästi säiytettävien asiakirjojen arkistointiin käytetään arkistoaitoksen suositteemia arkistokansioita Kuopion kaupungin asiakirjahainnon ja arkistotoimen toimintasääntö; Jokainen kaupungin paveuksessa oeva virantai tehtävänhatija vastaa haussaan oevista asiakirjoista ja antamistaan tiedoista noudattaa asiakirjojen käsitteyssä huoeisuutta, tietoturvaohjeita ja arkistonmuodostussuunnitemassa sekä muissa toimintatapaohjeissa annettuja määräyksiä vastaa myös päättyneeseen asiaan iittyvien asiakirjojen toimittamisesta arkistoitavaksi seuoo ja hävittää haussaan oevat asiakirjat ohjeen kohdan 6. mukaisesti. Toimintasääntö öytyy Santrasta väiehdetä Työn tueksi -> Arkistointi ja tiedonhainta 3

4 Arkistovastuuhenkiön tehtävänä on vastata osataan arkistonmuodostussuunniteman aatimisesta ja yäpitämisestä yhteistyössä oman organisaationsa kanssa säiyttää asiakirjat turvaisesti, hävittää tarpeettomat asiakirjat siirtää asiakirjat päätearkistoon arkistonmuodostussuunniteman mukaisesti huoehtia asiakirjojen ainaamisesta toisee viranomaisee sekä muusta tutkijapaveusta haussaan oevien asiakirjojen osata, mikäi arkistonmuodostaja ei toisin päätä toimia yhdyshenkiönä kaupunginarkiston ja oman yksikkönsä väiä noudattaen kaupunginarkiston antamia arkistonhoito-ohjeita ja huoehtien yksikkönsä arkistonmuodostuksen kehittämisestä ja arkistotointa koskevan opastuksen antamisesta antaa oikeaksi todistettuja otteita ja jäjennöksiä asianomaisessa arkistossa oevista asiakirjoista, mikäi arkistonmuodostaja on antanut siihen oikeuden huoehtia siitä, että pitkään ja pysyvästi säiytettävät asiakirjat tuotetaan arkistokepoisia menetemiä. Kirjaajan tehtävät vastaa oman aueensa vireie tueiden asioiden ja niihin iittyvien asiakirjojen päivittäisestä rekisteröinnistä asianhaintajärjestemään vavoo kirjaamisohjeiden noudattamista vastaa sähköisten asiakirjojen arkistoinnin järjestämisestä tai arkistoinnista. 4

5 6 Tiedon ja asiakirjojen hävittäminen Tietoaineistot, joiden arkistonmuodostussuunnitemassa määrätty säiytysaika on päättynyt, on hävitettävä vuosittain niin, että tietosuoja on varmistettu. Arkistonmuodostajan on pitänyt sevittää käsitteemiensä tietoaineistojen tietoturvaisuusvaatimukset ja käsitteyyn iittyvät riskit jo arkistonmuodostussuunnitemaa ja tietoturvasuunnitemaa aadittaessa. Saainen paperi- ja mikrofimiaineisto hävitetään sippuamaa. Hävittämistä vavoo arkistovastuuhenkiö tai se, joe tehtävä on erikseen annettu. Saassa pidettävän aineiston uovuttamisen paveuiikkeee tuhottavaksi on perustuttava sopimukseen. Muun aineiston tuhoaminen on ohjeistettu kaupungin tietoturvaohjeissa. Jukiset asiakirjat voidaan viedä seaisenaan paperinkeräykseen. Määräajan säiytettävän sähköisen aineiston hävittää jokainen itse tuottamastaan aineistosta ja tietojärjestemien sähköisten arkistojen osata hävittämisestä huoehtii tietojärjestemästä vastaava. Jokaisesta hävittämistapahtumasta on yi 10 vuotta säiytettäväksi määrätyn aineistonosata aadittava hävittämisuetteo. Se on aadittava myös ae 10 vuotta säiytettävästä aineistosta, mikäi niistä on aadittu arkistouetteo arkistonhaintasoveukseen. Hävittämisuetteon voi tehdä tekstinkäsitteyohjemaa tai suoraan arkistonhaintasoveukseen. Luetteosta on imettävä asiakirjasarjoittain ja -ryhmittäin, mitä on hävitetty, mioin ja miä tavaa hävittäminen on toimeenpantu sekä mihin päätöksiin hävittäminen perustuu. Säiytysaika oma tarve Saapuneet tiedotteet, esitteet, mainokset, tarjoukset joita ei oe pyydetty yms. Kouutusmateriaai Jäsenen ominaisuudessa saadut kokouskutsut, muistiot ym. materiaai Käsikirjastomateriaai (voimassa oeva tai vanha ainsäädäntö tai ohjeistus, saapuneet jukaisut/kirjat) Näitä ei iitetä arkistoon! 5

6 Pysyvästi säiytettäviä asiakirjoja, mm: Kouutuksen arviointi (itsearviointi tai ukopuoisen raportti) Kouutuksen järjestäminen; upahakemukset iitteineen Kouukokeiuja koskevat asiakirjat Hyväksytyt opetussuunnitemat Lautakunnan pöytäkirjat iitteineen Tietojärjestemän dokumentaatiot ja tietojärjestemäseosteet mikäi järjestemä sisätää pysyvään säiytykseen määrättyä tietoa Järjestyssäännöt Kouun ja kodin väiset yhteistyöasiakirjat (keskeiset) Paveuaueen järjestämien tiaisuuksien ohjemat, puheet, vaokuvat (keskeiset) Oppiasrekisterit / oppiasarvioinnit / oppiaskortit Opinto-ohjaus (muistiot, raportit, tiedotteet yms.) Luokkaehdet tai vastaavat harrastustoimintaa keskeisesti kuvaavat asiakirjat Leirikouu ja opintoretki-/opintomatkaohjemat Stipendien ja pakintojen saajien uetteot Opinto-oppaat Yioppiastutkinnon tuostiedot Punaisea nykyinen tehtäväuokka/arkistosarja Kouujen 50 v säiytettäviä asiakirjoja Päättö- ja erotodistukset Luokkakohtaiset oppiasuetteot Tapaturma-asiakirjat Kuraattorin asiakaspaperit (paperin säiytysaika 30 v viimeisestä merkinnästä tai 12 vuotta asiakkaan kuoemasta) Punaisea nykyinen tehtäväuokka/arkistosarja 6

7 Kouujen 20 v säiytettävät = säiytysaika oppivevoisuusaika + 10 v Oppivevoisten uetteot Oppiaskohtaiset päätökset Oppivevoisen opetukseen iittyvät vaintaa, vapautusta tai opetuksen järjestämistä koskevat asiakirjat (mm. HOJKS) Oppiaan ojentamiseen ja erottamiseen iittyvät asiakirjat; rangaistuspäiväkirjat ja vastaavat, päätökset kirjaisista varoituksista Kouupsykoogin ja kouukuraattorin eriaiset testit, arvioinnit, ausunnot, sevitykset yms (psykoogin testipaperit 12 v päivämäärästä) Punaisea nykyinen tehtäväuokka/arkistosarja VALVIRA Sosiaai- ja terveysaan upa- ja vavontavirasto 7

8 Laki sosiaaihuoon asiakasasiakirjoista ( ) Opiskeuhuoon kuraattoripaveu ja muu opiskeuhuoon sosiaaityö - Kaikki asiakirjat säiytetään 30 vuotta paveun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuoemasta 8

9 Oppiaan opetuksen järjestäminen 9

10 Arkistokansiot pitkäaikaissäiytykseen asiakirjat on suojattava iata ja pöytä sekä asiattomata käytötä Vanhoja ruskeita kansioita voidaan edeeen käyttää, mutta arkistoaitos suositteee käyttämään sp asiakirjojen säiytykseen sinisiä Pankaframe -kansioita Vaippa-/suojapaperin käyttö sp asiakirjoie Kansioissa asiakirjat on suojattava vieä neutraaeia vaippa- /suojapapereia Suojapaperina pienie nipuie voidaan käyttää A3 kopiopaperia Arkistoaitoksen suojamateriaaiohje (AL/15108/ /2010). amateriaaiohje Imaa ei kannata arkistoida, joten vaitse aina oikean kokoinen arkistomappi 10

11 Arkistoseäkkeet tiedonohjaussuunniteman perusteea akaen asiakirjat arkistoidaan (TOS) Tiedonohjaussuunniteman tehtäväuokituksen mukaisesti Voimassaoeva tehtäväuokitus öytyy D360:n kotisivuta pikaohjeista Kansioiden sisätö on mietittävä TOS:ssa määritetyjen säiytysaikojen mukaisesti - TOS raportie saat vastaavat tiedot kun mitä öytyi AMSista Voit käyttää edeeen Santrasta öytyviä seäkepohjia. SELÄKKEEN TÄYTTÄMINEN Arkistonmuodostaja on kaupunki ja paveuaue/yksikkö Tehtävä - tarpeen mukaan tehtäväuokituksen yemmätä tasota Eriistä arkistosarjoitusta Kunnarin maiin ei enää käytetä, vaan ain tehtäväuokka = arkistosarja. Kansiot kannattaa numeroida vasta siinä vaiheessa kun ne uetteoidaan ja viedään arkistoon Tehtäväuokan nimi aina näkyviin Sisäön tarkenne = mitä kansio sisätää Aika mitä aikaväitä kansion asiakirjat ovat. Jos kansio ei tue heti täyteen, jätä päättymisvuosi tyhjäksi ja täydennä se kynää, kun kansio täyttyy Säiytysaika ja Hävittämisvuosi näkyviin Paperiasiakirjan suojeuuokka (*, ** tai ***) Arkistoaitoksen ohje anaogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusooissa AL/15031/ /

12 Mai Santrassa oevan seäkepohjan käyttämisestä Mai Tos-raportti tuosteesta ja siinä näkyvistä tiedoista 12

13 Raportin voi viedä exce muotoon ja sitä voi muokata hauamaaan tavaa Tehtäväuokituksen ja tiedonohjaussuunniteman täydentäminen Jos havaitset jotain puutteita tai ristiriitaisuuksia tiedonohjaussuunnitemassa, ota yhteyttä oman paveuaueesi arkistovastaavaan. Tehdään korjaus uonnokseen, joka päivitetään käyttöön myöhemmin. Osasta tehtäväuokista puuttuu edeeen tiedonohjaus, ne pitää saada vamiiksi. Kaupunginarkisto tekee muutokset ja isäykset uokitukseen ja yäpitää tietoja Tarvittaessa ota yhteyttä kaupunginarkistoon 13

14 Asian kirjaaminen D360 ja TOS:n vaikuttavuus taustaa D360 TOS Asia Asiakirja Asia avataan ja sie annetaan tehtäväuokka Asian ae avataan asiakirja Asiakirjan ae voidaan taentaa tiedostoja tiedosto Tiedosto Vaitaan asiakirjatyyppi Tehtäväuokan kautta asia saa ainoastaan TOS:iin määriteyt asiakirjatyypit tyyppivaikkoon Asiakirjatyypeie on Tiedonohjaussuunnitemassa määritety metatiedot ja ne siirtyvät D360: asiakirjae (TOJ väiehdee) Huom! Tiedostot arkistoituvat aina asiakirjan metatiedoin! D360 asioiden merkitseminen vamiiksi = arkistointi Jokainen asiakirjojen tuottaja/käsitteijä merkitsee asiakirjan vamiiksi sioin, kun se on vamis ja asian vamiiksi sitten, kun se on oppuun käsitety. Asiakirja saa TOS metatiedot sioin, kun se uodaan ja vaitaan asiakirjatyyppi. Metatiedot (säiytystiedot) aktivoituvat vasta sitten, kun asia on merkitty päätetyksi. Järjestemästä otetaan eriaisia raportteja (käsitteyaikoja yms.). Raportteihin tuevat tiedot vain päätetyistä asioista. 14

15 D360 arkiston hävittäminen ja arkistotuosteet Järjestemästä otetaan hävittämisesitykset jatkossa säännöisin väiajoin kaupunginarkiston toimesta Hävitysesitykset hyväksytetään paveuaueiden arkistovastuuhenkiöiä Kaupunginarkisto huoehtii hävittämisestä, arkistotuosteita ei enää oteta paperie (sähköisen säiyttämisen upa) Arkistosiirrot ja hävittäminen Pysyvästi ja pitkään säiytettävät asiakirjat uetteoidaan TOJ järjestemän Arha osioa Arkistouetteoiden perusteea saadaan järjestemästä siirto- ja hävitysuetteot Asiakirjat hävittää säiytysajan umpeuduttua se, jonka haussa/vastuua ne sioin ovat Kaupunginarkiston ohjeistus öytyy Santrasta -> Työn tueksi -> Arkistointi ja tiedonhainta 15

16 Asiakirjasiirtojen vamisteu Luetteoi siirrettävät asiakirjat ja pakkaa ne muuttoaatikoihin uetteon mukaisessa järjestyksessä Numeroi aatikot pakatessasi, merkitse aatikon numero siirtouetteoon Laatikoiden sisätö on heppo purkaa numerojärjestyksessä, samaa voi tarkistaa että kaikki uetteoidut asiakirjat ovat siirtyneet sinne mihin pitikin. Jos pakkausvaiheessa on tieto siitä minne asiakirjat viedään, kannattaa aatikkoon iittää myös osoitetieto 16

17 Vastuuasi oevien asiakirjojen hävittäminen Hävitä asiakirjat säiytysajan umpeuduttua Hävittämisuetteot on aadittava 10 v tai enemmän säiytettävistä asiakirjoista jos asiakirjat on uetteoitu Arhaan, saadaan hävittämisuetteo sietä. Muussa tapauksessa tehtävä vaikka käsin Varaa tietoturvasäiiö saassa pidettävien asiakirjojen hävittämiseen jukiset asiakirjat voi hävittää paperinkeräyksen kautta Jos et oe varma ovatko asiakirjat jukisia vai saaisia, hävitä ne tietoturvapaveun kautta Kaupunginarkiston ohjeistus öytyy Santrasta -> Työn tueksi -> Arkistointi ja tiedonhainta Mai hävittämisuetteo uudesta Arha järjestemästä 17

18 MALLI vapaamuotoisesta hävittämisuetteosta 18

19 Arkistoaki / Asiakirjoja on säiytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiseta, vahingoittumiseta ja asiattomata käytötä. Pysyvästi säiytettäviä asiakirjoja on säiytettävä seaisissa arkistotioissa kuin arkistoaitos erikseen määrää. 13 Asiakirjat, joita ei oe määrätty pysyvästi säiytettäviksi tuee hävittää niie määrätyn säiytysajan jäkeen siten, että tietosuoja on varmistettu. Kiitos mieenkiinnosta! Ohjeistus Santrassa Arkistoaitoksen ohjeistus 19