KUNTALIITOKSEN ICT-STRATEGIA, ONNISTUMISEN EVÄÄT

Transkriptio

1 KUOPIO

2 KUNTALIITOKSEN ICT-STRATEGIA, ONNISTUMISEN EVÄÄT Kuntien ICT-muutostukiohjeman päätösseminaari Vationvarainministeriö, Hesinki Jorma Haonen, tietohaintopääikkö Kuopion kaupunki

3 KUOPIO ON TERVEYDEN, HYVINVOINNIN JA TURVALLISUUSOSAAMISEN KESKITTYMÄ, joka tuottaa asukkaiden hyvinvointia edistäviä paveuita. Kuopio tunnistetaan hyvänä kasvuympäristönä apsie. Tervetuoa onneisten ihmisten kaupunkiin! 3

4 VAHVA KASVUKESKUS JA VIREÄ YLIOPISTOKAUPUNKI Itä-Suomen keskus Noin asukasta, työssäkäyntiaueea asukasta Kun Juankoski iittyy Kuopion 2017, väkiuku on n Suomen 8. suurin kaupunki kauppa- ja kouutuskaupunki urheiukaupunki kuttuurikaupunki matkaiukaupunki modernin einkeinoeämän kaupunki 2. suurin kesämökkikunta Hyvinvointi, terveys- ja turvaisuusosaamiseen keskittynyt yiopistokaupunki Tanssin ja musiikin kaupunki 4

5 62 53'33"N 27 40'42"E 5

6 TAUSTAA KUNTALIITOKSISTA Kuopioon vuoden 2000 jäkeen iittyneet kaupungit ja kunnat Vehmersami (2100 as.) 2005 Karttua (3500 as.) 2011 Nisiä (6500 as.) 2013 Maaninka (3700 as.) 2015 Juankoski (5000 as.) toteutuu 2017 => Meie on kertynyt vahva osaaminen siitä, mitä asioita tuee ottaa huomioon kuntaiitoksissa ja kuinka ict-paveut toteuttava ict-projekti tuee organisoida. Kuntaiitosten edeyttämät ICT-paveujen muutokset ovat toteutuneet menestykseisesti siten, että paveujen jatkuvuus on voitu turvata siirtymävaiheessa ja myös sen jäkeen. Merkittävästi ratkaisujen tekemistä hepottava tekijä kuntaiitoksissa on out kuntien kokoero. Täöin useimmiten uuden aueen paveut toteutetaan yhdenmukaisina Kuopion ratkaisujen kanssa. Vaikutukset Kuopion organisaatioon ovat oeet ähinnä aajentumista aueeisesti. 6

7 EDELLYTYKSET ONNISTUMISELLE Varmista johdon tuki ja vatuudet. Kuopion kaupunginjohtaja on määriteyt kuntaiitoksen toteuttavat ict-projektit aina ykkösuokan prioriteettiin kuuuviksi. Niie on siten aina osoitettu kaikki tarvittavat resurssit. Kaupunginjohtaja on vevoittanut myös paveuaueet ja tukiyksiköt sitouttamaan tarpeeiset asiantuntijat projektiin. Sovi, että iittyvän kunnan johto antaa tietohainnoe ja IT-kumppanie (meiä Istekki) vatuudet tietopyyntöihin esimerkiksi toimittajita Aoita ajoissa: Kuopio on aoittanut näihin projekteihin vamistautumisen jopa yi 1,5 vuotta ennen kuntaiitoksen voimaantuoa. Esimerkiksi Juankoski-iitoksen (kuntaiitos 2017) ict-projektia edesi yhteinen tekninen esisevitys 03/ /2015. Projektisuunnitema vamistui 10/2015 ja projekti käynnistyi 11/2015. Myös keskeiset injaukset on syytä tehdä hyvissä ajoin, jotta toteutussuunnitemat ja myös projektin budjetointi on varmemmaa pohjaa. Kuopion injaukset oivat seviä 08/

8 EDELLYTYKSET ONNISTUMISELLE Määritä sekeät vastuut: Tiaaja: Kuopion kaupungin tietohainto Kuntien (Kuopio ja iittyvä kunta) puoeta on nimetty paitsi vastaava projektipääikkö, myös paveuaueittain vastuuhenkiöt, joiden tehtävä on sevittää omaa aueeaan ähtötianne sekä tarvittavat muutokset. Kuopiossa nämä vastuuhenkiöt ovat pääasiassa paveuaueiden tietohaintopääiköitä. Substanssin puoeta on vieä erikseen määritety nimetyt vastuuhenkiöt, joiden tehtävänä on varmistaa, että tarpeeiset paveutoiminnan injaukset ja päätökset tehdään ajoissa Toteuttaja: Istekki Oy ja (Istekin ohjauksessa) komantena osapuoina ohjemistotoimittajat ja muut toteuttajaorganisaatiot. Istekin puoeta toteutusta ohjaa tekninen projektipääikkö, joka varaa tarpeeiset asiantuntijaresurssit sekä vastaa toteutuksen suunnitteusta ja myös varsinaisesta toteutuksesta Mukana myös Kuhias Oy, joka tuottaa Kuopioe taoushainnon ja pakanaskennan paveut 8

9 EDELLYTYKSET ONNISTUMISELLE Varmista siirtyvän henkiöstön onnistunut sijoittuminen Sevitykset: Liittyvästä kunnasta tuee vakituisia työntekijöitä, joiden sijoittuminen tuevaan organisaatioon (Kuopio, iikeaitokset tai tytäryhtiöt) on hoidettava hyvin: Luetteo siirtyvästä henkiöstöstä sekä suunnitema tuevasta paikasta organisaatiossa seviä jo iitosta edetävänä keväänä. Sevitystä ohjaa työnantajapaveu yhteistyössä iittyvän kunnan ja paveuaueiden ja iikeaitosten henkiöstöpääiköiden kanssa. Luetteoa (Istekin tekemä määrämuotoinen Exce-tauukko) koordinoivat iittyvän kunnan puoeta tähän nimetty vastuuhenkiö ja Kuopion työnantajapaveun puoeta vastaavassa rooissa oeva koordinoija Kuopion koordinaattorin tehtävänä on väittää tieto uetteon muutoksista vastaanottavie paveuaueie ja iikeaitoksie, Istekkiin sekä Kuhias Oy:e. Tärkeitä tietoja tauukossa: Kutsumanimi, etunimet, sukunimi, nimike (nykyinen ja tueva), henkiötunnus, nykyinen organisaatioyksikkö, tueva organisaatioyksikkö, nykyinen fyysinen sijainti, tueva sijainti, nykyinen sähköpostiosoite, aitetarpeet, ohjemat, joita tuee tarvitsemaan. Lisäksi vastaavat tiedot nykyisestä esimiehestä. 9

10 EDELLYTYKSET ONNISTUMISELLE Varmista siirtyvän henkiöstön onnistunut sijoittuminen (jatkoa) Tiedotus, opastus ja kouutus: Tiedottaminen: Tiedotusvastuu on sekä ähtö- että vastaanottavaa organisaatioa. Erityisen tärkeässä asemassa ovat ne esimiehet, joiden aaisuuteen iittyvästä kunnasta tuevat työntekijät siirtyvät. Esimiesten pitää huoehtia säännöisestä tiedottamisesta ja myös käydä yhdistyvässä kunnassa ajoissa esittäytymässä ja kuunteemassa tuevien aaistensa kysymyksiä. Opastus ja kouutus: Esimiehiä on myös vastuu siitä, että tuevat aaiset pystyvät myös kuntaiitoksen jäkeen hoitamaan tehtävänsä. On saatava tiedot Kuopion käytännöistä, opastus intranetin (Santra) käyttöön tiedonähteenä sekä kouutus tärkeimpien ohjemistojen käyttöön. Käytännössä työnantajapaveun tuee tehdä tiedotus-, opastus- ja kouutussuunnitema tuevaa henkiöstöä varten Jos kouutettavaa on pajon (suuri osa ohjemistoista vaihtuu), voi oa tarpeeista varustaa kouutusuokka iittyvään kuntaan. Myös videoyhteyksien järjestämisestä kouutustioihin voi oa hyötyä. 10

11 EDELLYTYKSET ONNISTUMISELLE Aikatauuta käyttöönotto oikein Kouut aoittavat uuden ukuvuoden jo kuntaiitosta edetävänä syksynä. Oemme nähneet järkeväksi ottaa käyttöön Kuopion kaupungin opetustoimen hainto- ja opetusjärjestemät jo täöin. Käytännössä esimerkiksi kouujen oppiasverkko on uusittu Kuopion kaupungin arkkitehtuurin mukaiseksi (Istekin tuen piirissä oevat Windows-työasemat ja niitä tukeva tietoiikenneverkko) jo kesäomaaikaan niin, että se on out vamis kun kouujen ukuvuosi akaa. Verkkotunnukset, työasemat ja sähköpostit on otettu käyttöön paveuorganisaation toiminnasta riippuen aikaväiä iitosta edetävänä vuonna. Sähköpostin vaihtuessa vanhat sähköpostit ovat akanneet toimimasta, mutta käyttäjiä on out mahdoisuus kopioida vättämätöntä sisätöä uuteen sähköpostiin Joidenkin järjestemien käyttö jatkuu vieä kuntaiitoksen jäkeen määräajan (1 jopa 12 kk). Tämä voi vaatia muutaman vanhan työaseman käyttämisen uusien rinnaa, jotta esimerkiksi iittyneen kunnan viimeiset askutusajot ja tiinpäätös voidaan hoitaa. 11

12 EDELLYTYKSET ONNISTUMISELLE Sevitä ajoissa iittyvän kunnan käyttämät soveukset Mitä ohjemistoja kunnaa on käytössä? Pyydä kopiot sopimuksista ja sevitä mm. irtisanomisehdot Sevitä, missä mahdoiset soveusten asennusmediat (esim cd-evy) ovat Laadi soveuskohtaiset suunnitemat osana kokonaistoteutuksen suunnitemaa Hanki injaukset substanssipuoeta ajoissa Mahdoiset sopimusten irtisanomiset (iittyvä kunta irtisanoo) Lisenssiaajennustarpeet Konversiot, vanhan kannan tietojen katseu, tietojen arkistointi jne Aikatauut 12

13 EDELLYTYKSET ONNISTUMISELLE Varmista, että projektin päättyessä kesken oevat tehtävät hoidetaan oppuun Kuntaiitoksen toteuduttua ruvetaan seuraamaan kesken oevien tehtävien istaa. Projektiryhmän viimeisiä tehtäviä on sopia, miten mahdoiset keskeneräiset tehtävät hoidetaan vamiiksi: kuka vastaa, miten tehtävät toteutetaan, tavoiteaikatauu Keskeneräisten tehtävien toteutussuunnitema ( projektin hännät ) on osa oppuraporttia Projektin päättävä ohjausryhmän kokouksessa käydään äpi myös oppuraportti ja päätetään samaa keskeneräisten töiden oppuunsaattamisesta Arvioi projektin onnistuminen ja mieti, mitä toteutuksen yhteydessä opittiin Arvio on osana oppuraporttia 13

14 Kysymyksiä? 14

15 Kiitokset kuuijoie! Jorma Haonen Tietohaintopääikkö Kuopion kaupunki Konsernipaveu / tietohainto etunimi.sukunimi(at)kuopio.fi 15