SUUNNITTELUN ENERGIATEHOKKUUS: TARJOUSPYYNNÖT, TARJOUKSET JA SOPIMUKSET

Transkriptio

1 SUUNNITTELUN ENERGIATEHOKKUUS: TARJOUSPYYNNÖT, TARJOUKSET JA SOPIMUKSET VERSIO TAMPEREEN ALUEEN PALVELURAKENNUKSET ENERGIATEHOKKAIKSI Tampereen kaupunki -ohje 02

2 (10) -TUOTE: SUUNNITTELUN ENERGIATEHOKKUUS: TARJOUSPYYNNÖT, TARJOUKSET JA SOPIMUKSET Kuka tekee Kenelle ja mihin tarkoitettu Käyttäjävaatimukset Resurssitarve Valmistelijat hankkeeseen ryhtyvä, suunnittelutarjouksen tekijä energiatehokkuusasioiden huomioimiseen suunnittelutarjouspyynnöissä ja suunnittelusopimuksissa palkkio/sanktiomenettelyjen käyttöön suunnittelusopimuksessa. Suunnittelutarjouspyynnön laatijan tulee tuntea Tapren toimintaperiaatteet. Hankkeella pitää olla energiankulutustavoite. Normaali suunnittelutarjouspyynnön, -tarjouksen ja -sopimuksen valmistelun edellyttämä työ. Tapre-periaatteiden tuominen em. valmisteluun vaatii lisäajankäyttöä mutta seuraavat vähemmän, kun Tapre-rutiinit ovat syntyneet. Teuvo Aro, AX-Suunnittelu Ulla Kaipainen, Granlund Tampere Oy

3 (10) SISÄLLYSLUETTELO: 1 Johdanto 4 2 Tilaaja ja hankinta 5 3 Hanke 5 4 Tehtävä 6 5 Sopimusehdot 7 6 Vaatimukset palveluiden tarjoajille 8 7 Tarjouksen sisältö 9 8 Tarjousten käsittely 9 9 Tarjouksen liitteet 10

4 (10) 1 Johdanto Rakennushankkeeseen ryhtyvä määrittää suunnitteluvaiheen osapuolet ja laatii suunnittelutarjouspyynnöt tarvittaville suunnittelualoille. Suunnittelupalveluita voidaan hankkia eri perustein riippuen tarpeesta ja siitä, onko hankkija julkinen vai yksityinen taho. Urakkamuodosta riippuen tilaaja voi olla hankkeeseen ryhtyvän edustaja rakennuttajakonsultti, urakoitsija (esim. KVR-kohteet) tai toinen suunnitteluyritys (alihankinta). Tapre-mallissa energiatehokkuus osana suunnittelua otetaan huomioon seuraavasti: 1. Periaate on, että nykyisiä perussopimuskäytäntöjä ei muuteta. Niitä täydennetään vain Tapre-vaatimuksilla. 2. Suunnittelijoiden on tunnettava Tapre-vaatimukset ja sitouduttava niihin. 3. Jo nyt käytössä olevien energia- ja olosuhdesimulointien ja virtausmallien käyttö rakentamisen aikana. 4. Laitteiden ja järjestelmien energiatehokkuusvaatimusten ja niiden rakentamisen aikaisten todentamisperiaatteiden määrittely. 5. Jos hankkeeseen kuuluu rakennuksen (talotekniikan) toimivuustarkastelu, sen velvoitteiden täyttäminen. Suunnittelijan valintaan tulee Tapre-mallissa kiinnittää huomiota, koska suunnittelijan dokumentaatio ohjaa koko rakentamishankkeen energiatehokkuutta. Tämä dokumentti on tarkoitettu ensisijaisesti toteutussuunnittelun hankintaa varten. Tätä edeltää usein hanke- ja esisuunnitteluvaihe, jossa lyödään lukkoon rakennushankkeen tavoitteet ja perustilaohjelma. Siinä kiteytyvät rakennuttaja- ja kiinteistönomistajatahojen politiikkatavoitteet niin energia- kuin muiden tavoitteiden suhteen. Näistä hanke- ja esisuunnitteluun liittyvistä energiatehokkuustavoitteista on oma Tapre-dokumenttinsa Energiatehokkuustavoitteiden asetanta. Hankesuunnittelussa tavoitteet tulee olla niin asetetut, että ne voidaan toteutussuunnitteluvaiheessa toteuttaa asetetuissa kustannusraameissa. Energia-asioissa hankesuunnittelun ammattitaidon on oltava korkea. Suunnittelutarjouspyyntö ohjaa tarjoajaa työn sisällön määrittämisessä. Tämän dokumentin tarkoitus on antaa esimerkki, miten Tapre-tavoitteet tulisi nivoa osaksi jo olemassa olevia suunnittelutarjouspyyntö- ja tarjouskäytäntöjä. Tapre koskee vain suunnittelun energiatehokkuutta, joka on vain osa suunnittelukokonaisuutta. Tässä dokumentissa on pohjana käytetty RT-korttia Suunnittelupalveluiden tarjouspyyntö. Rakennuttajaorganisaatioilla on käytössään myös muita tarjouspyyntörunkoja, joihin tässä dokumentissa esitettyjä näkökohtia tulee soveltaa. RT-kortissa tarjouspyyntö jakaantuu asiakokonaisuuksiin seuraavasti: Tilaaja ja hankinta Hanke Tehtävä Sopimusehdot Vaatimukset tarjoajalle Tarjouksen sisältö Tarjouksen jättäminen Tarjousten käsittely

5 (10) Tarjouksen liitteet Tätä jaottelua noudattaen on tarkasteltu, miten Tapre-periaatteet nivoutuvat osaksi RT-kortin mukaista tarjouspyyntömallia. Tapre-hankkeessa on valmisteltu Tapretuoteperhe, jonka tuotteet täydentävät toisiaan. Ennen tarjouspyynnön laadintaa on hyvä tutustua myös seuraaviin Tapre-dokumentteihin (joihin myös tarjoajien on ehdottomasti perehdyttävä) : Toimivuustarkastelu (jos kohteessa suoritetaan toimivuustarkastelu) Energiatehokkuussuunnittelu, energia- ja olosuhdelaskenta suunnittelutoimeksiannossa (suunnittelutarjouksen osapuolten, laajuuden ja pätevyysvaatimusten asettelu) Tapre-todentamismenetelmät ja suunnittelijoiden työkalut (suunnittelijoiden pätevyysvaatimusten asettelu) Huoltokirjan energianäkökohdat (huoltokirjan laadintavastuiden määrittäminen) Urakkaohjelma ja energiatehokkuus Energiatehokkuustavoitteiden asetanta Mittarointiohje Jos tarjouspyynnössä esitetään suppea hankkeen yleisesittely ennen varsinaista tarjouspyyntöä, voidaan Tapre-periaatteista mainita jo tässä. 2 Tilaaja ja hankinta 3 Hanke Esim. Hankkeessa noudatetaan Tapre-periaatteita Tässä kohdassa esitetään tilaajatiedot ja se mitä suunnittelualaa tarjouspyyntö koskee. Kohdassa määritetään hankkeen perustiedot, kohteen tiedot, osapuolet, toteutustapa ja budjetti. Mikäli tarjouspyynnössä ei ole yleisesittelyä, on viimeistään tässä vaiheessa mainittava Tapre-periaatteiden käytöstä hankkeessa. Lisäksi kohdassa esitetään kohteen tavoitteet, jossa tulee olla mainittuna energiatehokkuustavoite. Kohteen osapuolien esittelyssä on mainittava, kuka projektissa vastaa energiatehokkuudesta ja/tai elinkaariasioista. Tässä kohtaa on syytä lyhyesti mainita, mitä Tapre-dokumentaatiota kukin suunnittelu- tai muu osapuoli tulee tekemään: Mikä taho vastaa energia- ja olosuhdelaskennasta, tullaanko hankkeessa tekemään toimivuustarkastelu, miten energiatehokkuuden todentaminen tehdään jne. Tarkemmat osapuolitehtävät esitetään kunkin suunnittelualueen tehtäväkuvauksissa.

6 (10) 4 Tehtävä Esim. Hankkeen energiatehokkuustavoite on 120 kwh/m 2 (E-luku), lisäksi eri suunnittelualoille on asetettu erillistavoitteita. Energiatehokkuustavoitteen toteutumista hankkeessa valvoo pääsuunnittelija/tatepääsuunnittelija/elinkaarikonsultti/tilaajan edustaja xx/... Energialaskennasta hankkeessa vastaa energiatehokkuussuunnittelija/ elinkaarikonsultti/ LVI-suunnittelija/.. Esim. Kohteessa tullaan hankkeen loputtua suorittamaan Tapre-periaatteen mukainen toimivuustarkastelu, johon suunnittelijat ovat velvollisia osallistumaan. Toimivuustarkastelusta vastaa yyy. Hankesuunnittelun energiadokumentaatio on tärkeässä asemassa jatkosuunnittelussa. Hankesuunnittelusta syntynyttä dokumentaatiota voidaan käyttää tarjouspyynnön liiteaineistona, mikäli se määrittää energiatehokkuustavoitetta. Tässä kuvataan tarjouspyynnön suunnittelualueen tehtävät. Se, mitä on yleisesti sanottu kohdassa hanke, kuvataan tässä kohteena olevan suunnittelualueen osalta tarkemmin. Usein tässä käytetään erilaisia valmiita tehtäväluetteloita kuten TATE, ARK, RAK. Myös omia suunnittelualakohtaisia määrittelyjä käytetään. Mitä paremmin tehtäväluettelot on määritelty ja sisältö juuri kohteeseen harkittu, sitä paremmat edellytykset tietenkin ovat onnistuneelle hankkeelle. Tämä koskee myös Tapreperiaatteita. Yleiset suunnittelua koskevat Tapre-periaatteet on mainittu jo johdannossa. Tapre-ohjeet voidaan määritellä pelkästään suunnittelualakohtaisesti kussakin tarjouspyynnössä tai sitten laatia yleinen Tapre-tehtäväohje, jossa kuvataan kunkin suunnitteluosapuolen Tapre-vaatimukset. Tämä voi olla toiminnan kannalta paras, koska siitä kukin osapuoli näkee omat ja muiden Tapre-velvoitteet. Se on suunnittelun Tapre-tehtävärajaliite. Keskeisiä asioita Tapre-tehtäväjaossa ovat: Hankkeen energiatehokkuustavoitteet tulee määritellä. Jos on alustavia laskelmia, miten tavoitteet on jyvitetty (esim. hankesuunnitelmassa) eri suunnittelualueille, ne on syytä mainita. Tällä tiedolla on kiinteähintaisissa sopimuksissa merkitystä suunnittelutarpeen arvioinnissa. Esim. Ilmanvuotoluvun tavoite on q 50 1m 3 /(h m 2 ). Rakennesuunnittelijan tulee esittää detaljikuvin, kuinka liitokset toteutetaan tiiviisti. Ilmanvuotoluku todennetaan rakennuksen valmistuttua/ myös välimittauksin/.. ulkopuolisen mittaajan toimesta/ omilla IV-koneilla. Esim. Hankesuunnitteluvaiheessa on toteutettu energialaskenta (raportti liitteenä), joka määrittää hankkeen minimitason energiatehokkuudelle..

7 (10) 5 Sopimusehdot Kuka hankkeen energia- ja olosuhdelaskennasta vastaa, onko se oma erillinen toimeksiantonsa vai osa jotain muuta suunnittelualaa, esim. taloteknistä suunnittelua. Lisäksi on mietittävä, mitä tavoitteita laskennalle asetetaan, tarvitaanko ainoastaan laskentaa, vai onko hankkeessa tarvetta energia-/ tai elinkaarikonsultoinnille. Laskennan ja konsultoinnin osalta tehtäväsisältöä ja -laajuutta on käsitelty Tapre-dokumentissa Energiatehokkuussuunnittelu, energia- ja olosuhdesimuloinnit suunnittelutoimeksiannossa. Suunnittelijan ja energialaskijan tulee olla käytettävissä koko rakennushankkeen ajan. Jo nykyisinkin suunnittelija usein hyväksyy urakoitsijan laitevalinnat. Tapre-mallin mukaan laitevalintojen korvaavuuden arvioinnissa tulee huomioida erityisesti laitteen energiatehokkuuteen vaikuttavat ominaisuudet, muita oleellisia ominaisuuksia toki unohtamatta. Tapre-mallissa talotekniikkasuunnittelijoiden ja energialaskijan palveluita tarvitaan hankkeen aikana, jos suunnitelmiin tulee sellaisia muutoksia, joilla voi olla vaikutusta energiankulutukseen. Tällaisessa tapauksessa tulee laskelmin todentaa muutosten energiavaikutukset. Energiatehokkuus on lopputulos eri suunnittelualojen yhteistyöstä. On syytä korostaa sanaa yhteistyö. Jotta yhteistyön tulos olisi tilaajan kannalta edullinen ja tarkoituksenmukainen, on jonkun tahon vastattava hankkeen kokonaisenergiatehokkuudesta. Mikäli tavoitteiden saavuttaminen ei ole suunnitteluryhmän mielestä annetuilla reunaehdoilla mahdollista, on tilanteesta neuvoteltava tilaajan kanssa. Minimissään tavoitteena tulee tietenkin olla, että lopputulos täyttää rakennusluvan ehdot, E-lukutavoitteet. Sopimuskohdassa käydään läpi sopimuksen sisältö, sopimusehdot ja palkkiomuoto. Veloitusperusteissa tulee ottaa huomioon, että Tapre-mallissa suunnittelijan tulee osallistua energiatehokkuuden todentamiseen varsinaisen suunnitteluvaiheen jälkeenkin. Jo nykyisinkin suunnittelija usein hyväksyy urakoitsijan laitevalinnat. Tapre tuo siihen mukaan energiatehokkuuden. Tapre-mallissa talotekniikkasuunnittelijoiden ja energia-olosuhdemallintajien palveluita tarvitaan hankkeen aikana, jos tulee sellaisia muutoksia suunnitelmiin, joilla voi olla vaikutusta energiankulutukseen. Tällaisessa tapauksessa tulee laskelmin todentaa muutoksen energiavaikutukset. Jos hankkeeseen kuuluu toimivuustarkastelu, on suunnittelijoiden osallistuttava siihen muiden rakentamisen osapuolien tavoin. Edellä mainittuihin tehtäviin on varattava riittävästi aikaa. Kiinteähintaisissa sopimuksissa näille vaiheille on varattava riittävä osuus maksuerätaulukoissa. Hankesuunnitteluvaiheessa lyödään lukkoon hankkeen laatu- ja muut tavoitteet. Energiatehokkuus on niistä vain yksi, joka tulee nivoa yhteen muiden rakennushankkeen tavoitteiden kanssa. Jotta tässä vaiheessa niin energia- kuin muutkin tavoitteet tulee otettua huomioon ja keskenään optimoitua, resurssiraamien ei tule olla kovin tiukat. Tuntiveloitusperusteinen sopimus on perusteltu. Tuntiveloitusta tulisi harkita myös toteutussuunnittelussa, varsinkin, jos kyse on suuremmasta hankkeesta, jossa vaihtoehtoisia lähestymistapoja on paljon.

8 (10) Palkkio/sanktio suunnittelusopimuksen energiatehokkuusehtona? Jos urakkasopimuksiin on sisällytetty sanktio/palkkiopykäliä energiatehokkuustavoitteista, suunnittelijoiden tehtävä voi olla osallistua palkkioiden ja sanktioiden suuruuden laskentaan. Entä voiko suunnittelun energiatehokkuustavoitteille asettaa suunnittelusopimukseen palkkio/sanktiopykäliä? Jos suunnittelun lopputulos energiatehokkuusmielessä on parempi kuin tavoiteltu, maksetaan palkkiota. Jos energiakulutus on korkeampi, seuraa sanktioita. Palkkio/sanktiomallin soveltamista suunnitteluun tulee tarkkaan harkita. Perustavoite on joka tapauksessa saavuttaa asetettu energiatehokkuustavoite: E-lukuluokka tai tämän ohella jokin muu kiinteistön omistajan asettama tavoite. Laatu ja toteutuksen kustannukset käyvät aina jossain määrin käsi kädessä. Paremmilla resursseilla saadaan parempaa laatua. Välittämättä toteutuskustannuksista energiatehokkuuttakin voidaan nostaa aina nolla- tai jopa plusenergiatasoon (rakennus tuottaa enemmän energiaa kuin kuluttaa) asti. Jos halutaan asettaa energiatehokkuuden suhteen palkkio/sanktioehtoja, kysymys nousee, asetetaanko niitä myös muiden suunnittelun reunaehtojen suhteen? Miksi vain energiatehokkuuden suhteen? Yhtä hyvin voitaisiin asettaa tällaisia ehtoja tilaohjelman lopullisen toimivuuden suhteen tai liikuntarajoitteisten huomioonottamisen suhteen tai hankkeen lopullisten toteutuskustannusten suhteen. Energialaskijan työ ratkaisee lopullisesti sen, mihin suunnitellun rakennuksen energiatehokkuus asettuu. Lopputulos on laskennallinen ja riippuvainen osittain laskijan näkemyksestä ja laskentaoletuksista. Jos palkkio/sanktioehtoja asetetaan, ehdoton edellytys on, että energialaskija on täysin riippumaton muista hankkeen osapuolista. Yksi vaihtoehto on pyytää lopputuloksesta lausunto hankkeen ulkopuoliselta energialaskijalta. Tapre-suositus on, että suunnittelun energiatehokkuuslopputulosta arvioidaan kuten muitakin suunnittelulle asetettuja tavoitteita. Jotkut ovat ehdottomia ja jotkut eivät. Energia-asioissa ehdoton on rakennusluvan ehtojen täyttäminen, kuten on asia muidenkin rakennusluvan ehtojen suhteen. Rakennushankkeen muiden ehtojen, esim. energia-asioissa omien energiatehokkuustavoitteiden saavuttaminen, on parhaimmillaan rakennuttajan edustajien ja suunnittelijoiden molemminpuolisen yhteisymmärryksen tulos. Jos rakennuttaja haluaa palkita suunnittelijoita hyvästä työstä, se on helppoa yksityisellä puolella valitsemalla suunnittelijat seuraavan hankkeen suunnitteluryhmän suunnittelijoiksi. Julkisella puolella palkitsemisvaihtoehtoja on vähemmän. Rakennuttajapiireissä hyvästä maineesta ei ainakaan haittaa ole. 6 Vaatimukset palveluiden tarjoajille Tässä kohdassa esitetään vaatimuksia niin tarjoavalle yritykselle kuin sen henkilöstölle. Tapre-mallia käytettäessä tärkeintä on, että tarjoaja sitoutuu Tapreperiaatteiden noudattamiseen. Hankkeessa sovellettavat Tapre-periaatteet on mainittava hanke- ja tehtävämäärittelyissä, joten palveluntarjoaja sitoutuu periaatteisiin tarjouksen jättäessään. Koska Tapre-malli on uusi, ei toimijoilta alkuvaiheessa voida vaatia Tapre-referenssejä.

9 (10) Tarjouspyynnössä on syytä edellyttää pientä kuvausta, miten yritys on ajatellut Tapre-periaatteita noudattaa. Näillä avoimilla kysymyksillä voidaan varmistaa, että tarjoaja ymmärtää, mistä Tapressa on kyse ja tietää näin, mitä on tarjoamassa. Tapre-asioiden lisäksi tarjoajalta voidaan kysyä esimerkiksi kuinka he toteuttavat energiatehokkuutta suunnittelussaan, laadunvarmistusta, laskentatyökaluja energiatehokkuuden todentamiseen ja tarvittaessa myös tietomallintamiseen. Kysymykset, jotka ovat liian johdattelevia, saattavat aiheuttaa tarjoajien vastausten samankaltaistumista, jolloin eroja ei saada aikaan. Riskinä avoimissa kysymyksissä on, ettei tarjoaja ymmärrä kysymystä tilaajan tarkoittamalla tavalla ja päätyy vastaamaan tavalla, josta ei pisteytysmallissa voida antaa pisteitä. Avoimilla kysymyksillä voidaan myös hahmottaa tarjoajan mielenkiintoa tarjottavaan kohteeseen. Mikäli kysymyksiin on vastattu puutteellisesti tai aiheen vierestä, voi olla, ettei tarjoaja ole erityisen kiinnostunut kohteesta. Jos tarjouksessa edellytetään Tapreen liittyen energia- ja olosuhdesimulointimalleja ja neste- ja ilmateknisten järjestelmien mitoitusohjelmien käyttöä, on ne tietenkin tarjouspyynnössä mainittava. Energialaskijan pätevyys laatia energiatodistus todetaan kesäkuusta 2013 lähtien laatijakokeella (kaksi eritasoista pätevyyttä). Energialaskijan pätevyyden voi tarkistaa erillisestä laatijarekisteristä. Lisäksi energialaskijalla pitää olla käytettävissään asianmukaiset laskentatyökalut ja muut työn edellyttämät välineet, liittyen laskentaan ja esim. arkistointiin. Tällä määritelmällä energialaskijan voidaan olettaa olevan pätevä laskentatehtäviin. Eri alojen tehtäväluetteloita ollaan uudistamassa. Tehtäväluetteloihin uudistusten yhteydessä on tullut perinteisten energiatehokkuuslaskelmien ja rakennuslupien edellyttämien energialaskelmien lisäksi energiatehokkuutta sivuavia harkinnanvaraisia tehtäviä, jotka sivuavat Tapren aihepiiriä. Tällaisia ovat esim. elinkaarilaskelmat ja ympäristövaikutusten arviointi. Taprea sivuaa myös rakennusten ympäristösertifikaatit kuten Promise, LEED ja BREEAM. Jos edellä mainittuja vaaditaan tarjouspyynnössä, täytyy katsoa, että Tapre-periaatteet ja edellä mainitut selvitykset tukevat toisiaan. Tapre-tavoite on tuoda energiatehokkuuteen systemaattisuutta, todennettavuutta ja tavoitteellisuutta. Tapre tuottaa aineistoa edellä mainittujen tehtävien taustaksi. 7 Tarjouksen sisältö Tarjouksen sisältö määräytyy tarjouspyynnön mukaisesti. Tapren osalta tarjoajan on esitettävä asiat niin kuin tarjouspyynnössä on edellytetty. Tässä suhteessa Tapre-asiat eivät poikkea muusta tarjouksen valmistelusta. 8 Tarjousten käsittely Tapre-vaatimukset ovat vain osa suunnittelijalle asetettavista vaatimuksista ja vain yksi vertailuperuste. Tapre-asioiden suhteen tulee tarjousvertailussa kiinnittää huomiota niihin asioihin, joita tarjouspyynnössä on vaadittu.

10 (10) 9 Tarjouksen liitteet Tarjouksen liitteiden tarve on tietenkin tapauskohtainen. Tapreen liittyen ei mitään erityisiä liitteitä tarvita, jos tarvittavat tarjouspyynnössä vaaditut asiat ovat itse tarjouksessa.

11 Tampereen kaupunki, Tilakeskus Kangasala Lempäälä Nokia Orivesi Pirkkala Vesilahti Ylöjärvi Tarjouspyyntö Tarjous Sopimus Tarjouspyyntö Tarjous Sopimus Tarjouspyyntö Tarjous Sopimus Kiinteistönomistajan energiatehokkuustavoitteet SUUNNITTELU TOTEUTUS TOIMIVUUS- TARKASTELU Hyvin toteutetut vastaanottomenettelyt KÄYTTÖ Pirkanmaan sairaanhoitopiiri Granlund Tampere Pirkanmaan Osuuskauppa Muut asiantuntijat Kesko Oyj Suomen Yliopistokiinteistöt Oy Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymä Toimivuustarkastelun osapuolet: Kiinteistön omistaja Kiinteistön käyttäjät Hoidosta, huollosta ja kunnossapidosta vastaavat Urakoitsijat Suunnittelijat T o d e n t a m i s m e n e t e l m ä t j a - t y ö k a l u t - OSAPUOLET: Energiatehokkuustavoitteiden välittyminen Energiatehokkuustavoitteiden valvonta Kulutusseuranta Vertailu tavoitteeseen Tampereen kaupunkiseutu ECO 2 -hanke Tekes Motiva/TEM ELY-keskus/YM AX-Suunnittelu Airix Talotekniikka YIT Oy TPI Control Oy Schneider Electric Buildings Finland Lassila&Tikanoja Oy NCC Rakennus Oy ARE Oy ISS Palvelut Oy Alasen Rakennus Oy Kaunisto-Yhtiöt Oy Siemens Oy Building Technologies Arkkitehtitoimisto Lasse Kosunen Oy Aihio Arkkitehdit Oy