Parempi Arki. Seminaarikierros, Aulanko , Päivä 2

Transkriptio

1 Parempi Arki Seminaarikierros, Aulanko , Päivä 2

2 Jatketaan kehittämistyötä! Päivän ohjelma: Lean-peli (4 tiimiä) 2 h Tunnistaminen 2 h Lounas (12.00) Välitehtävä + välityöskentelystä sopiminen Tiimien oma työ Arviointi Klo 14.30: Päivän päätös

3 LEAN-peli Seminaarikierrokset

4 LEAN Asiakaslähtöinen prosessijohtamisen malli Johtamisfilosofia, joka keskittyy turhuuden (hukan, arvoa tuottamattoman toiminnon) poistamiseen, joustavuuden ja avoimuuden lisäämiseen muutoksessa Pyrkii parantamaan asiakastyytyväisyyttä, laatua ja pienentämään toiminnan kustannuksia ja lyhentämään tuotannon läpimenoaikoja Tavoitteena on, että oikea määrä oikeanlaatuisia oikeita asioita saadaan aikaan oikeaan aikaan (Petri Pommelin)

5 LEAN-AJATTELU Perustuu asiakkaan arvoon eli organisaation tehtävä on tuottaa asiakkaillensa ARVOA Kun on määritelty, mitä arvoa tuotetaan ja halutaan tuottaa asiakkaille, voidaan toimintoja tarkastella arvontuoton kannalta eli toiminnot voidaan jakaa: Arvoa tuottaviin toimintoihin Tukitoimintoihin Hukkaan

6 LEAN-AJATTELU Kun asiakkaan arvo on määritelty ja tunnistettu arvoa tuottavat ja tuottamattomat aktiviteetit, pyritään eliminoimaan hukka ja järjestämään arvoa tuottavat aktiviteetit mahdollisimman sujuviksi ja laadukkaiksi virtauksiksi Keskeistä toiminnan jatkuva parantaminen Kehittämisessä keskeisessä roolissa itse työtä tekevät ihmiset

7 Asiakkaalle arvoa tuottamatonta ovat Viallinen palvelu/tekeminen (defects, rework & inspection) Ylituotanto (overproduction) Kuljetukset (transport & handling) Odotusaika (waiting) Varastot (inventory) Liike (motion) Yliprosessointi (over processing) Käyttämätön osaaminen (wasted intelligence, human resources) Käytetään aikaa väärään tekemiseen, virheiden selvittelyyn ja korjaamiseen Tehdään enemmän kuin mitä asiakas tarvitsee tai liian nopeasti tarpeeseen nähden Asiakkaiden, materiaalien, näytteiden yms. tarpeeton siirtäminen paikasta toiseen Asiakas odottaa seuraavaa vastaanottotapahtumaa. Henkilökunta odottaa seuraavaa tehtävää Turhat varastointikustannukset (ylisuuri varasto tarpeeseen nähden, siirtokustannukset, vanheneminen) Työntekijöiden tarpeeton liikkuminen Tehdään asiakkaalle arvoa tuottamatonta työtä (esim. tarpeeton tietojen kirjaaminen) Työntekijöille ei anneta mahdollisuutta osallistua, eikä kuunnella kehitysideoita. (Petri Pommelin)

8 Lean- peli Lean -pelin avulla voi testata miten asiakastyytyväisyys, prosessin suorituskyky ja työtyytyväisyys kehittyvät, kun prosesseissa toteutetaan parannuksia Voit saada pelaamisen ohessa ideoita ja uusia näkökulmia mm. Asiakaspalveluun Prosessin parantamiseen Jatkuvaan virtaukseen Turhaan työhön Työkuorman vaihteluun Informaation laatuun ja määrään Imuohjaukseen Visuaaliseen ohjaukseen

9 Pelin idea: Pelin ideana on demonstroida asiakasvirta-ajattelua. Potilasvirta-ajattelussa keskeinen termi on läpimenoaika Läpimenoaika: Keskeinen palvelun laatua kuvaava mittari Laadun parantamiseksi läpimenoajan tulisi olla lyhyt Riippuu yhteistyön toimivuudesta Läpimenoajan lyhentäminen vaatii ymmärrystä palvelun kokonaisuudesta (Petri Pommelin)

10 4. Tunnistetaanko yksikössäsi paljon palveluita käyttävät asiakkaat? Miten? 3. Mitä keinoja sinulla on näiden asiakkaiden/ potilaiden kanssa? 1. Millaisia paljon palveluita käyttävät asiakkaat ovat? 2. Kun kohtaat näitä asiakkaita mitä tunteita herää ja miksi? 4 ryhmää Jokainen ryhmä kiertää kaikki pisteet 15 min./piste

11 Asiakkaiden tunnistaminen Parempi Arki hankkeessa on kehitetty paljon palveluita käyttävien/tarvitsevien asiakkaiden tunnistamista syksyllä 2015 Työryhmän työn tuloksena on ns. tunnistamistyökalu Tämän asiakasryhmän tunnistamisen kehittäminen tärkeää Ketkä tarvitsevat ja hyötyvät moniammatillisesta yhteistyöstä? Minkälaisia tarpeita heillä on? Minkälaista toimintaa tulisi kehittää?

12 Taloudelliset ongelmat Paljon oireita, ei sairautta Mielenterveysongelmia Sosiaalinen verkosto puuttuu Muistisairaita Päihteiden käyttäjiä Moniongelmaisia Työtä vieroksuvia Työuupuneet Elämänhallinta puuttuu Palveluriippuvaisia Yhteiskunnan yliholhotut Google-viisaat Tyytymättömiä Eroperheitä

13 Mitä tunteita ammattilaisille herää paljon palveluja käyttävän yhteisasiakkaan kohdalla. Voimattomuus Riittämättömyyden tunne Epävarmuus Harmitus Ahdistuminen Kädetön olo Surullisuus Kyynisyys Uupumus Syvälle sydämeen sattuu

14

15 Miksi ei ole työkalua/toimintamallia organisaatiossasi? Sähköinen tunnistaminen ei riitä Yksintekemisen kulttuuri syvällä systeemissä Yhteistoiminnan kehittämiseltä puuttuu veturi Ajatusmaailma: päivystyksessä hoidetaan vain päivystykselliset asiat ja sitten ihmetellään kun sama potilas käy toistuvasti eri vaivoilla Hierarkia estää tunnistamisen: pois käsistä, pois mielestä Vaikeita asiakkaita, joihin kukaan ei jaksaisi/haluaisi tarttua Lainsäädäntö estää Kehittäminen tapahtuu liian korkealla Toimijat keskenään vieraita, yhteistyöongelmat, tiimityö yli rajojen puuttuu

16 LUONNOS 08/2016 Alla on esimerkkejä, joita voit hyödyntää tarkentaaksesi tilannetta 1. Asiakkaan tilanteesta herää huoli ja/tai riittämättömyyden tunne 2. Asiakkaan ongelma ei ole yksiselitteinen tai asian ytimeen ei pääse käsiksi 3. Toistuvia ja/tai suunnittelemattomia käyntejä ja yhteydenottoja 4. Epäily riippuvuuskäyttäytymisestä 5. Toistuvasti peruuttamattomia aikoja 2.1 Useita käyntejä eri työntekijöillä 2.2 Läheisten huoli 2.3 Itsetuhokäyttäytyminen 2.4 Epäily mielenterveysongelmasta 2.5 Epäily väkivallan käytöstä asiakkaan lähiympäristössä 3.1 Käynnit ja varaukset n. 10 vuodessa (pth) n. 5 vuodessa (esh) 3.2 Syyt yhteydenottoihin ovat epämääräisiä 3.3 Ongelmat vaihtuvat 3.4 Oireita paljon 3.5 Tapaturmat 4.1 Taloustilanne 4.2 Tapaturmat 4.3 Sairaslomat 4.4 Kipu- tai rauhoittavat lääkkeet, reseptit 4.5 AUDIT 4.6 Labrat, esim. maksakokeet 4.7 Ulkoinen olemus 5.1 Syy peruutukselle on epämääräinen 5.2 Peruuttamattomia aikoja 2 4 / kuukausi (sos) 2 3 per 2 kk (esh) 5.3 Peruuttamattomia aikoja hammashuollossa 2.6 Käytöshäiriöitä/ aggressiivisuutta

17 Tunnistamisen pilotointi välitehtävänä Tavoitteet: 1. Asiakkaita tunnistetaan paremmin 2. Nykytilan kartoitus Kuinka paljon yhteisasiakkaita meillä on? 3. Herätteiden pilotointi ja arviointi Onko toimiva työkalu? Tehtävä: Tunnisteet käytössä 2 viikon aikana Kuinka monta tiiminne kohderyhmään liittyvää hälytystä? Hälytysten arviointi Onko kyseessä paljon palveluja käyttävä tai tarvitseva asiakas vai ei? Pilotoinnissa pääsette myös osallistamaan työyhteisönne Vähintään yksi työkaveri mukaan pilotoimaan!

18 Hälytysten arviointi

19 Miten selvitän muiden palveluiden käytön? Työkalunryhmän kommentteja Kysymällä ja haastattelemalla-> kysytään samalla saako olla yhteydessä Tietojärjestelmistä voi nousta esiin Sosiaalitoimi saattaa joissain tilanteissa pyytää lausuntoja-> niistä voi näkyä paljonkin Haastattelemalla asiakas ja tai omainen Suora kysymys asiakkaalta, onko muita kontakteja ja mitä ne ovat Käyttääkö asiakas suunniteltuja palveluitaan

20 jatkuu Terveydenhuollon käyntien ja varausten katsominen järjestelmästä Soittamalla esim. sos.tsto/lastensuojelun vastuuhenkilölle Käyttämällä sosiaalitoimen palveluita, pth ja esh selvittää kontaktit virka-aikana Sos.toimessa voidaan nähdä esim. maksettujen laskujen kautta mahdolliset kontaktit Ajanvaraustiedot esh, pth / sosiaalihuollon sisäiset ajanvaraustiedot

21 jatkuu Kysymällä (nykytilan kartoitus) Potilaskertomus/asiakaskertomus Käynnit ja varukset omassa organisaatiossa Hoito/palvelusuunnitelma/ asiakassuunnitelma Omaiset Kollegat Kanta ja kansa Esitiedot Palvelupolku (pth, esh)

22 Pilotin suunnittelu Suunnitelkaa yhdessä pilotin toteutumista Missä tehdään? Ketä otetaan mukaan? Koska tehdään? Jne Pilotti on hyvä aloittaa mahdollisimman pian Sen jälkeen vielä välitapaamisia, yhteenveto, valmistautuminen 2. pajaan

23 Lounas

24 Lean-peli ja tiimityö Mitä ajatuksia teille heräsi Lean-pelistä ja tunnistamisesta? Keskustelkaa tiimissä 5 minuuttia ja nostakaa esiin kaksi ahaa -elämystä

25 Välitehtävä Vaihe Mitä tarkoittaa? Aikataulu Seminaaripaja Tunnistamisen pilotti Jokainen tiimin jäsen pyrkii tunnistamaan tiiminsä kohderyhmään kuuluvia, paljon palveluita käyttäviä asiakkaita omalla työpaikalla Tunnistamistyökalu + arviointilomake käyttöön Vähintään 1 työkaveri mukaan Aikaa 2 viikkoa Ajanjakso: 2. Tiimin välitapaaminen Yhteenveto pilotoinnin tuloksista tiimissä Diasarjan tekeminen vastuujako ja aikataulu Asiakkaan rekrytointi vastuujako ja aikataulu Päivämäärä: 3. Tiimin välitapaaminen asiakkaan kanssa Asiakas mukana kehittäjänä Nykytilanne asiakkaan näkökulmasta A3 kohdat 2 4 (Nykytilanne, Tavoite, Ongelman analyysi) täytetään / täydennetään asiakkaan kokemuksia hyödyntäen Päivämäärä: Seminaaripaja 2 Esitellään pilotin tuloksia Tampereella (max 10 min esitys)

26 SMART tukena tavoitteiden määrittelyssä S M MEASURABLE AR T SPECIFIC = tavoite on tarkoin määritelty ja selkeästi rajattu. Hyviä esimerkkikysymyksiä tähän ovat: Mitä tarkalleen ottaen haluatte saada aikaiseksi? Mitkä asiat jäävät tämän tavoitteen ulkopuolelle? = tavoitteen onnistumisen tulee olla arvioitavissa. Tärkeätä on, että on yhteinen ennakkokäsitys siitä, milloin tavoite on toteutunut. Hyviä esimerkkikysymyksiä ovat: Mistä tiedämme onnistuneemme? Mitä tämä konkreettisesti tarkoittaa? ACHIEVABLE = tavoite on sellainen, joka on mahdollista saavuttaa. Se on haastava, mutta ei tunnu mahdottomalta. Hyviä esimerkkikysymyksiä ovat: Kuinka mahdollisena pidätte, että saavutatte tavoitteenne? Kuinka todennäköisenä pidätte, että saavutatte tavoitteenne? RELEVANT = hyvä tavoite on olennainen. Motivaation kannalta tärkeintä on, että tavoite vie kokonaisuutta selkeästi oikeaan suuntaan. Hyviä esimerkkikysymyksiä ovat: Kuinka tärkeä tavoite on meille? Miltä onnistuminen tämän tavoitteen suhteen tuntuu? TIME BOUND = hyvä tavoite on aikaan sidottu. Tekijöillä on oltava selkeä käsitys siitä, mihin mennessä tavoitteen on tarkoitus toteutua. Hyviä esimerkkikysymyksiä ovat: Milloin tämä tavoite on mahdollista saavuttaa? Koska on oltava valmista, jotta tavoitteella olisi haluttu vaikutus?

27 Arviointi Kehittämistyön arviointi 1 = kehittämistyö ei ole käynnistynyt 2 = kehittämistyötä tehdään, mutta muutoksia ei ole kokeiltu käytännössä 3 = joitakin muutoksia on alettu kokeilla ja yksittäisiä parannuksia voi huomata 4 = selviä parannuksia ja muuttuneita työkäytäntöjä voidaan todentaa 5 = huomattavia ja pysyviä muutoksia voidaan osoittaa