VALDA-tietojärjestelmän viraston käyttöönottokonseptin esittely

Transkriptio

1 VALDA-tietojärjestelmän viraston käyttöönottokonseptin esittely Esityksen tarkoitus Tämän esityksen tarkoituksena on antaa yleiskäsitys siitä, mitä VALDA-tietojärjestelmän käyttöönotto tarkoittaa virastolle Esitysmateriaali on tarkoitettu taustatiedoksi niille tahoille, jotka ovat tekemisissä viraston käyttöönottoprojektin kanssa 1

2 Mikä on viraston käyttöönottokonsepti? -käyttöönottojen konsepti on kuvaus: - käyttöönottojen hallintamallista - käyttöönottoprojektin päävaiheistuksesta - VALDA-käyttöönottojen organisoiista - käyttöönottoprojektin rooleista, henkilöistä ja vastuujaottelusta VIP:n ja käyttöönottavan viraston välillä - käyttöönoton tehtävistä - käyttöönoton riippuvuuksista ja sidosryhmistä Konsepti sisältää valmiit mallipohjat tärkeimmille dokumenteille Konseptin sisältöä kehitetään ja päivitetään opittujen oppien myötä Valda-kokonaisuus Asiakkaat Valdaa käyttävät virastot Valda-kehittämishanke Versioiden hallinta Jatkuva palvelu Palvelun tuottaminen Vaatimusmäärittely Toteutus ja testaus Arkkitehtuurin suuittelu Käyttöönotto Palvelun uudet ominaisuudet Uudet asiakkaat Mittaaminen Raportoiminen Sopimusten hallinta Toimittajat 2

3 Mikä on......valda (VALtion Dokumentinhallinta- ja Arkistointi): on dokumenttien-, sisällön- ja asioidenhallian yhteiskäyttöinen, valmis tietojärjestelmäratkaisu - Se on tarkoitettu jokaiselle valtionhallion organisaatiolle asiakirjallisen tiedon ja dokumenttien sähköiseen käsittelyyn ja säilyttämiseen - Jokaisella virastolla on oma VALDAnsa, jonka sisältöä virasto itse hallioi (tietosisältö ei ole yhteistä) - Valtion IT-palvelukeskus (VIP) tarjoaa VALDA.ASP palvelua kaikenkokoisille valtionhallion virastoille ja laitoksille....valda viraston käyttöönottoprojektin tavoitteena on VALDAtietojärjestelmän hallittu käyttöönotto asiakasvirastossa sovitun laajuuden, aikataulun ja resurssien puitteissa. Tavoitteena on käyttöönoton päätyttyä saavuttaa tilae jossa: - Asiakasvirasto aloittanut VALDA-tietojärjestelmän tuotantokäytön - Asiakasvirasto on siirtynyt käyttämään VALDA jatkuvien palveluiden ylläpitopalveluita. VALDAn viraston käyttöönoton vastuunjako Työ jakaantuu kolmelle pääosalueelle: 1. VALDA käyttöönottoprojekti: aikataulutus, tehtävien kokonaisuuden koordinointi seuranta, muutoksenjohtamisen tuki virastoille Lopputuotteet: yhteinen projektisuuitelma, käyttöönoton valmistelua ja läpivientiä tukevat oheismateriaalit 2. Viraston VALDA käyttöönottoprojekti: vastaa omassa organisaatiossa käyttöönoton läpiviemisestä, eams-ja muista VALDA:n virastokohtaisista sisältömäärityksistä Lopputuotteet: perustiedot suuittelun tueksi, eams määrittely, suojausmallit, viestintäsuuitelma, muutoshallintasuuitelma 3. VIP VALDA-hanke: :an liittyvät aseukset, sovelluspaketit, pääkäyttäjäkoulutukset yms. Lopputuotteet: aseussuitelma 4. VIP Jatkuvat palvelut: Ylläpito- ja tukimallin läpikäyminen, toimintamallin käyttöönottaminen ja tiedottaminen Lopputuotteet: palvelukuvaus ja toimintamalli, palvelun ehdot 3

4 Viraston käyttöönottoprojektin ohjaus ja raportointisuhteet, tasot 1/2 Valt -IT Sponsori? TAUSTATUKI - JA OMISTAJUUSTASO: VALDA- sponsori, asiaomistajuus, rahoitustason päätöksenteko VIP:n johtoryhmä? Viraston käyttöönottoprojektin omistaja (johtoryhmä)? VIP:n johtoryhmä toimii käyttöönottojen ohjausryhmä taustatukena. Viraston puolella omistajuus tasolla jossa esim. IT-sopimuksien omistajuus. Työtä ei tehdä yhteisesti; ei esim. yhteisiä sääöllisiä tapaamisia. VIP VALDA tuotaon ohjausryhmä Viraston käyttöönottoprojektin ohjausryhmä PROJEKTIOHJAUS JA TYÖTASO: Viraston käyttöönottoprojektin ohjausryhmä ja VIP:n VALDA tuotaon ohjausryhmä tekevät tiivistä yhteistyötä ja kokoontuvat yhteisesti tukeakseen käyttöönottoprojektia VIP:n VALDA tuotaon ohjausryhmässä käsitellään useampia käyttöönottoja kerralla VIP VALDA käyttöönotto Virasto käyttöönotto Käyttöönottoprojektit tekevät tiivistä yhteistyötä VIP:llä ja virastolla oma käyttöönottoprojekti Projektiryhmä Projektiryhmä Viraston käyttöönottoprojektin ohjaus ja raportointisuhteet, tehtävät 2/2 Valt-IT Sponsori? Valt- IT: Päättää ja vastaa VM:lle eskaloituneista asioista omistajuus, rahoitus VIP:n johtoryhmä? Viraston käyttöönottoprojektin omistaja VIP:n johtoryhmän ohjaus (?) (Asiakkaaksi tuleminen ~ varmistus) Päättää ja vastaa VIP:n ohjausryhmälle eskaloituneista asioista :n käyttöönottoprojektin omistajuus (?) Omistaa VALDA-palvelun tuotteena (?) Virasto, omistaja (esim. taho joka omistaa IT-sopimukset)?: Käyttöönottojen käyistäjä viraston taholta Päättää ja vastaa viraston omistaja tasolle eskaloituneista asioista :n käyttöönoton omistajuus virastossa VIP VALDA tuotaon ohjausryhmä VIP VALDA käyttöönotto Projektiryhmä Viraston käyttöönottoprojektin ohjausryhmä Virasto käyttöönotto Projektiryhmä Käyttöönoton ohjausryhmä: Yhteistyönä VIP:n VALDA:n ja viraston käyttöönottoprojektin ohjausryhmän kanssa (molemmat tahot päättävät omaa organisaatiota koskevista asioista) Omistaa VIP:n VALDA käyttöönottosalkun? Vastaa yhteisten tavoitteiden määrittelystä käyttöönottolle Vastaa käyttöönottoprojektin käytössä olevista resursseista (VIP/ virasto) Ohjaa ja tukee käyttöönottoprojektia päätöksenteossa, vastaa projektin oistumisesta ja tarvittavasta päätöksen teosta Tekee päätöksen viraston tuotantokäytön aloittamisesta käyttöönottoprojektin esityksen pohjalta Käyttöönottoprojekti(t) Koostuu VIP:n ja viraston jäsenistä (projektipäälliköt + asiantuntijat) Yhteinen projektisuuitelma ja käyttöönoton tehtäväluettelo joiden pääasiallinen päivitysvastuu on VIP:llä Käyttöönottoprojektin työryhmät raportoivat omasta tekemisestä VIP:n käyttöönoton projektipäällikölle Käyttöönottoprojekti esittää päätöstä viraston tuotantokäytön aloittamisesta ohjausryhmälle 4

5 VALDAn käyttöönoton organisointimalli VALDA käyttöönoton projektipäällikkö VALDA-hanke tuotaon ohjausryhmä VIP Testaukset VIP Testaukset VIP Tietoliikee VIP Jatkuvat palvelut VIP VALDA käyttöönottoprojekti Asiakas Projekti päällikkö Projektin ohjaus ja seuranta VIP pp eams työn tukeminen VIP KVH ja suojausmallit Accenture Konversio Ixonos Ympäristöt, konfigurointi, testaus Tieto Muut relevantit hankkeet VIP Asiakkaan ohry Asiakkaan käyttöönottoprojekti Asiakas projektipäällikkö Muutosagentit eams, muut metatiedot, raportit KVH Konversiot Koulutus Käyttöönottotestaukset Ylläpidon suuittelu Viestintä? Viraston käyttöönottoprojektin päävaiheistus (noudattaa valtiokonttorin käyttöönottojen vaiheistusta) Suuitteluvaiheessa sovitaan suuntaviivat ja aikataulut. Päätuotos on hyväksytty projektisuuitelma jonka pohjalta tehdään käyttöönoton valmistelu- ja toteutustyö. Käyttöönotton suuittelu Käyttöönoton projektisuuitelma Ylätason aikataulu Käyttöönoton valmistelun resursointi Tehtäväluettelon runko Viraston päävastuu VIP päävastuu Valmisteluvaihe on erittäin tärkeä toteutuksen kaalta vain hyvin suuiteltu ja valmisteltu työ mahdollistaa tehokkaan ja oistuneen toteutuksen. Käyttöönotton valmistelu Toteutuksen tehtävätasoinen suuitelma (aikataulutus, resursointi) Viestintäsuuitelma Asiakaskohtaiset metatietomääritykset, eamsmalliukset VALDA:an, KVH-ja suojausmallien määritykset Tarvittavat asiakaskohtaiset perusaseukset ja sovelluspakettiaseukset, suuittelu Pääkäyttäjien koulutuksien suuittelu ja toteutus Konversioiden suuittelu ja testaus Peruskäyttäjien koulutuksen suuittelu ja toteutus Tarvittavien testikierroksien suuittelu (VIP as. vastaanottotestaus, käyttöönottotestaus) Käyttöönottotestauksen ja testitapauksien suuittelu Asiakkaan tietoturva-auditoiin suuittelu ja toteutus Tuotantokäytön aloituksen tehostetun seuraan suuittelu ylläpidon ja asiakkaan kanssa Palvelutoimian jatkuvuussuuitelma (asiakas) Toteutusvaiheen ohjausmallin suuittelu Toteutusvaiheessa tehdään mm. viraston instanssiaseukset, konfiguroiit sekä käyttöönottotestaus eli toteutetaan käyttöönotto. Käyttöönoton toteutus Toteutusvaiheen tehtävien toteutus ja raportointi VIP as. vastaanottotestaus Asiakkaan käyttöönottotestaus Koulutukset Päättämisvaiheessa seurataan tuotantoa tehostetusti ja tuotetaan projektin loppuraportti. Käyttöönoton päättäminen Tuotantokäytön aloituksen tehostettu seuranta yhteistyössä ylläpidon kanssa Konseptipaketin päivittäminen kokemuksien perusteella Loppuraportti 5

6 VALDA-aikajana, viraston käyttöönotto VIP VALDA-asiakas Asioidenhallian prosessi sekä eams määrittely SÄHKE2 tasolle (työ väh. käyissä) -8-7 kk een h-hetkeä Aikajana kuvastaa päätehtäviä sekä niiden aloituksen ajankohtaa suhteessa tuotantokäytön aloitukseen. HUOM: Riippuen asiakkaasta, aikajanan kesto voi olla lyhyempi tai pidempi kuva on esimerkki. käyttöönottoprojekti organisoitu, käyttöönoton projektisuuitelma (VIP+vir.) Konversiotyön käyistys (Vir.) VALDA toimian muutoksenjohtamisentuki ja viestintä virastoissa jatkuvana toimintona Viraston tekniset tiedot VIP:lle instanssien perustamista varten Viraston VALDA eamssisältö määritelty koulutussuuittelu tehty, viraston pääkäyttäjäja ylläpitomalli suuitelu ja läpikäyty (VIP + vir.) sovelluskonfiguraatiot määriteltynä (KVH, metatiedot) -7-6 kk -6-4 kk -4-3 kk -3-1 kk -3-1 kk -3-1 kk -2-1 kk peruskäyttäjäkoulutukset (vir. pääkäyttäjät kouluttavat) -1-0 kk käyttöönottotestaus suuiteltu ja resursoitu -1 kk Käyttöönottotestaus -0,5-0 kk VALDA käyttöönottohetki asiakkaalla (tuotantokäytön aloitus) 0 kk + 1 kk VIP käyttöönottoprojekti organisoitu, käyttöönoton projektisuuitelma + tehtäväluettelo, (VIP+vir.) Konversiotyön käyistys infraaseuksetsuuittelu koulutus- tietoliikeeaseukset ja ympäristöt tehty, -avaukset valmisteltu, asiakkaan tieto- tiedoilla liikee- avaukset pääkäyttäjäkoulutukset asiakaskohtaiset konfiguraatiot (eams, KVH, metatiedot paikoilleen vienti) konversiotestaus konversion toteutus Käyttöönotto- testau- ksen tuki Ylläpito Tehostettu alkaa, tuotantokäytön tehostettu tuotantokäytön seuranta seuranta VALDA-aikajana, viraston käyttöönotto VIP VALDA-asiakas Asioidenhallian prosessi sekä eams määrittely SÄHKE2 tasolle (työ väh. käyissä) -8-7 kk een h-hetkeä Aikajana kuvastaa päätehtäviä sekä niiden aloituksen ajankohtaa suhteessa tuotantokäytön aloitukseen. HUOM: Riippuen asiakkaasta, aikajanan kesto voi olla lyhyempi tai pidempi kuva on esimerkki. käyttöönottoprojekti organisoitu, käyttöönoton projektisuuitelma (VIP+vir.) Konversiotyön käyistys (Vir.) VALDA toimian muutoksenjohtamisentuki ja viestintä virastoissa jatkuvana toimintona Viraston tekniset tiedot Viraston VIP:lle VALDA instanssien eamssisältö perustamista varten määritelty koulutussuuittelu tehty, viraston pääkäyttäjäja ylläpitokonfigu- sovellusmallraatiot suuitelu ja määriteltynä läpikäyty (KVH, (VIP + vir.) metatiedot) -7-6 kk -6-4 kk -4-3 kk -3-1 kk -3-1 kk -3-1 kk -2-1 kk pääkäyttäjäkoulutukset Käyttöönoton kriittisiä viraston vastuulla olevia tehtäviä: VALDA perus- käyttöönottohetkkäyttäjäkoulutukset valmistumista notto- ajallaan Käyt- asiakkaalla 1.) eams ja käyttöö- prosessityön (vir. pääkäyttäjätestautöön- (tuotantokäytön 2.) Käyttövaltuushallinta- suuiteltu otto- testaus aloitus) ja kouluttavat) ja resursoitu suojausmallien määrittelyn -1-0 valmistumista kk -1 ajallaan! kk -0,5-0 kk 0 kk + 1 kk VIP käyttöönottoprojekti organisoitu, käyttöönoton projektisuuitelma + tehtäväluettelo, (VIP+vir.) Konversiotyön käyistys infraaseuksetsuuittelu koulutus- tietoliikeeaseukset ja ympäristöt tehty, -avaukset valmisteltu, asiakkaan tieto- tiedoilla liikee- avaukset 3.) Konversiotyön käyistyminen riittävän ajoissa! Varattava aikaa, Käyttöön- Ylläpito Tehostettu erityisesti jos tarvitaan asiakas- konversiotestaus datan testau- tiedonhuoltoa tehostettu käytön otto- alkaa, tuotanto- lähtöjärjestelmän konversion toteutus ksen tuki tuotantokäytön seuranta seuranta kohtaiset konfiguraatiot (eams, KVH, metatiedot paikoilleen vienti) 6

7 * eams, KVH, metatiedot, raportointi, yms Viraston päävastuu VIP päävastuu Asioidenhallian prosessi sekä eams määrittely (SÄHKE2) VALDA käyttöönottoprojekti organisoitu: käyttöönotonprojektisuuitelma Konversiotyön käyistys ja konversioiden suunittelu (VALDATIE) Viraston tekniset tiedot VIP:lle instanssien perustamista ja tietoliikeeavauksia varten Infra-aseukset, tietoliikeeaseukset ja avaukset asiakkaan tiedoilla Viraston VALDA eams-sisältö määritelty VALDA-aikajana, viraston käyttöönotto - päätehtävät (esimerkki) - 8 kk - 7 kk - 6 kk - 5 kk - 4 kk - 3 kk - 2 kk - 1 kk 0 kk + 1 kk VALDA koulutussuuitelma Viraston pääkäyttäjä- ja ylläpitomalli suuitelu ja läpikäyty VALDA sovelluskonfiguraatiot määriteltynä* VALDA asiakaskohtaiset konfiguraatiot* Pääkäyttäjäkoulutukset Peruskäyttäjäkoulutukset Käyttöönottotestaus suuiteltu ja resursoitu Konversion testaus Konversion toteutus Käyttöönottotestaus Käyttöönottotestauksen tuki VALDA käyttöönotto asiakkaalla Tehostettu tuotantokäytön seuranta Muutoksen johtaminen ja viestintä (jatkuvaa) Viraston käyttöönoton roolit, VIP Sama henkilö voi olla nimettynä useampaan rooliin tai tehtävään. Rooli Käyttöönottoprojektin omistaja, VIP VIP käyttöönoton pp VALDA-konfigurointi- ja metatietovastaava Ympäristö-. tietoliikee-, ja aseusvastaava Koulutusvastaava Viestintävastaava Konversiovastaava Testausvastaava Asioiden- aiheiden- ja dokumenttienhallian asiantuntija eams-asiantuntija Asiakasvastaava Ylläpito, palvelupäällikkö Tehtävät Omistaa käyttöönottoprojektin, vahvistaa ohjausryhmän kokoonpanon ja toimintavaltuudet oman organisaation osalta, toimii ohjausryhmän puheenjohtajana Vastaa käyttöönoton kokonaisuudesta VIP:n puolelta toimii päätöksentekijänä/ hakijana tarvittavissa asioissa. Tekee/koordinoi työtilaukset VIP:n puolella aikatauluttaa kokonaisuuden asiakkuuspäällikön ja palvelupäällikön kanssa. Vastaa aikataulun päivittämisestä, tehtävistä ja raportoiista. Ohjausryhmän jäsenyys. Vastaa viraston konfigurointietojen määrittelystä ja keräämisestä (eams, KVH, ADA virastokohtaiset tiedot, raportointi) Vastaa teknisten tehtävien eteenpäin viemisestä teknisestä käyttöönotosta esim. FileNet- ja ADA, eams, KVH-sovelluspakettien aseuksista ja kaikista ympäristöihin liittyvistä asioista. Virastokohtaisten koulutuksien suuittelu ja aikataulutus (pääkäyttäjät) Virastokohtaisten käyttöönottojen viestintään liittyvät tehtävät, pääviestin määrittely Vastaa konversioista integraatiopalveluiden tuotteistussuuitelman mukaisesti Vastaa virastojen käyttöönottohin liittyvien testauksien suuittelusta (VIP virastokohtainen vastaanottotestaus, viraston käyttöönottotestauksen tuki) Toimii VALDA:an liittyvien prosessien mallintamisen tukena Arvioi viraston eams:n tilan een käyttöönoton projektointia, toimii tarvittaessa eams-sisällön määrittelyn tukena, virasto vastaa oman AMS:n sisällöstä ja sen tarkentamisesta SÄHKE2-tasolle Vastaa hallionalan puitesopimuksen liittymisliitteen tekemisestä viraston kanssa ja osallistuu aikataulutukseen. Vastaa VALDA jatkuvien palveluiden palvelusopimuksen tekemisestä ja ylläpidon tehtävien suuittelusta käyttöönotossa sekä siirtymävaiheen suuittelusta yhdessä käyttöönoton pp:n kanssa 7

8 Viraston käyttöönoton roolit, virasto Sama henkilö voi olla nimettynä useampaan rooliin tai tehtävään. Rooli Käyttöönottoprojektin omistaja virasto Viraston käyttöönoton pp Lähtöjärjestelmän tekninen asiantuntija Koulutusvastaava Palvelutoimian jatkuvuussuuittelu Käyttövaltuushallian vastaava VALDA-konfiguraatiovastaava Viestintävastaava Testausvastaava Viraston VALDA-prosessivastaava eams-vastaava Tehtävät Omistaa käyttöönottoprojektin, vahvistaa ohjausryhmän kokoonpanon ja toimintavaltuudet oman organisaation osalta, vastaa oman organisaation resursseista ja niiden käytettävyydestä käyttöönotoissa. Vastaa VALDA:n palvelusopimuksesta. Vastaa käyttöönottoprojektista, viraston puolelta toimii päätöksentekijänä/ hakijana, ohjausryhmän jäsen (esittelijä?). Toimii lähtöjärjestelmäpään teknisten tehtävien vastuuhenkilönä, vastaa myös tietoliikeetilauksista ja avauksista. Vastaa viraston osalta palautumissuuittelusta. Vastaa viraston koulutukseen liittyvistä tehtävistä (koulutettavien nimeäminen, koulutusjärjestelyt viraston päässä). (Voi olla joku tulevista pääkäyttäjistä.) Vastaa käyttöönotossa esim. käyttökatkon ajalle tarvittavan erityisohjeistuksen tarpeen tuistamisesta ja ohjeiden suuittelusta/ työn koordinoiista. Vastaa viraston käyttövaltuushallintaa varten käyttäjien, käyttäjäryhmien ja suojausmallien määrittelystä. Vastaa VALDA:n virastokohtaistentietojen konfigurointitetojen määrittelystä (ADA) Vastaa viraston viestiästä VALDA-käyttöönottoprojektin viestintälinjauksien mukaisesti Vastaa viraston käyttöönottotestauksen koordinoiista ja resursoiista virastossa. Vastaa siitä, että asiakirjahallionprosessit tukevat VALDA:n käyttöönottoa Vastaa siitä, että viraston arkistonmuodostussuuitelmaon SÄHKE2-tasolla. Ylläpidon aikaiset käytäöt Vastaa pääkäyttäjienlöytämisestä, ylläpidon aikaisten toimintamallien suuittelusta virastoissa voi olla viraston tuleva VALDA-vastaava (esim. tietohallintopäällikkö). Viraston muutosagentit Toimii käyttöönottoprojektin ja linjaorganisaation välissä, tehtävinä muutosvastarian minimointi, toimiminen tuntosarvina linjaorganisaatioon päin, nostaa esiin sekä projektin että linjanorganisaation puolelle esiin nousevia kysymyksiä ja ongelmia tukevat koulutus- ja viestintävastaavan työtä. Viraston käyttöönottoprojektin sidosryhmät Sidosryhmät tuistetaan projektikohtaisesti Sidosryhmiä voivat olla esim. - Valtiokonttorin muut projektit ja hankkeet - Viraston puolella muut mahdolliset VALDA:an käyttöönottoon vaikuttavat projektit ja hankkeet 8

9 Viraston arviointi een käyttöönottojen projektointia Tehdään ensimmäisten kontaktointien yhteydessä Asiakasvastaavan ja palvelupäällikön työväline VIP saa alustavaa taustatietoa käyttöönottojen taustaksi mm. käyttöönottojen strategian päätöksien tekemiseksi Viraston arviointi mittarein: - halukkuus/ kriittisyys - muutosvalmius - prosessien + eams tila (GAP-analyysi) - lähtöjärjestelmien määrä ja tila (esim. lähtöjärjestelmä on niin vanha, että siitä on päästävä eroon tai viraston rauta on vanhaa) - konversiota varten, kuinka paljon avoimia asioita tietyllä aikavälillä vaikuttaa avointen asioiden muuntamiseen SÄHKE2 mukaisiksi - viraston koko (hlömäärä, vastuualueiden määrä) - viraston erityisvaatimukset (esim. suojausmallien määrä) - passiivikanta (VALDA:n 1. versioissa ei ole passiivikantaa tuettuna) 1. käyttöönottopalaverin asialista (VIP + virasto) Osallistujina: käyttöönotto pp VIP, käyttöönotto pp virasto, palvelupäällikkö, eams-asiantuntija (VIP) Asialistalla: - (Hioitteluliite) - eams-kehitystyö SÄHKE2-tasolle Tarkistetaan eams:n taso Virastoilla oltava vähintään suuitelma eams:n kehitystyöstä ja työn pitää olla käyissä, kun VALDA:n käyttöönottoja lähdetään aikatauluttamaan - Miten VALDA:a aiotaan virastossa käyttää (rian eams-työn kanssa): -asiakirjahallion prosessien kuvaus (virasto) -esittelymateriaali VIP:ltä: -kuvaus (perusasioiden toimiallinen kuvaus yksinkertaisella tasolla) asiakirjahallion esimerkin kautta paperimaailman prosessi versus sähköinen prosessi (dokumenttien ja aiheidenhallinta huomioiden) - Käyttövaltuushallian ja suojausmallien periaatteet virastoille Käyttövaltuushallian esittely Mallipohja tietojen täyttämiseksi - Konversion tarkistuslistalla olevat asiat: Esiselvityksen tekeminen viraston aineistosta: tarvitaanko tiedonhuoltoa, aloitetaanko tuotantokäyttö konvertoidulla datalla, tehdäänkö konversio kerralla vai useammassa osassa, tuleeko riakkaiskäyttöä, vanhan aineiston selaus l. passiivikaat - Käyttöönoton projektisuuitelman sisällön läpikäynti - Käyttöönottoprojektin aikataulutus - Tehtävälistan ja vastuujaottelun läpikäynti 9

10 Virastokohtaisen käyttöönoton päädokumentit Sopimukset (käyttöönotto ei vastaa): - hallionalan puitesopimuksen liittymisliite - VIP:n VALDA jatkuvien palveluiden palvelusopimus Käyttöönoton projektisuuitelma (VIP + virasto yhteinen; VIP vastaa ylläpidosta) Käyttöönoton tehtäväluettelo (VIP + virasto yhteinen; VIP vastaa ylläpidosta) - Täsmeetty käyttöönoton aikataulu - Koulutussuuitelma - Konversiosuuitelma - Käyttöönottotestaussuuitelma - Viestintäsuuitelma - Muutoksenjohtamisen tukitehtävät Käyttöönoton seurantaraportti Loppuraportti VIP:n sisäiset dokumentit liittyen viraston käyttöönottoon Kokonaistason l. salkkutason dokumentit: VIP:n VALDAn käyttöönottojen kokonaisuuden aikataulutus ja resurssit -järjestelmän roadmap, mitä versioita tulossa ja millä aikataululla (elinkaarisuuitelma) - Versioiden kuvaukset päätoimiallisuudesta Virastokohtaiset dokumentit: Tekninen käyttöönottosuuitelma: - ympäristöt, instanssien perusaseukset, FileNetin ja sovelluspakettien aseukset yms. liittyvät tekniset tehtävät ( Accenture? Versio on olemassa) Käyttöönoton resurssit ja vastuutaulukko VIP:n testaussuuitelma VIP:n koulutussuuitelma VIP:n konversiosuuitelma 10

11 Käyttöönottoprojektin suuittelua tukeva materiaali Valda-palvelun kuvaus - Jatkuvan palvelun kuvaus - Hioittelumalli Käyttöönottokonseptin kuvaus - Projektisuuitelmapohja - Tehtäväluettelo - Perustietolomake - Aloituskokouksen materiaali? Käyttöönottoprojektin suuittelua tukeva materiaali Kysymyksiä?? 11