Hyvinvoiva ja uudistuva Museovirasto JUHANI KOSTET PÄÄJOHTAJA MUSEOVIRASTO

Transkriptio

1 Hyvinvoiva ja uudistuva Museovirasto JUHANI KOSTET PÄÄJOHTAJA MUSEOVIRASTO

2 Museoviraston strategiat Museoviraston vuoden aikana tuotetut strategiat: Tuotettu yhteensä yli 10 strategista asiakirjaa, joista yhtään ei pantu täytäntöön 1) Museoviraston strategia ) Museoviraston tutkimusstrategia ) Museoviraston henkilöstö- ja osaamisstrategia ) Tietohallintostrategia ) Kulttuuriperintökasvatusstrategia ) Viestintästrategia 7) Digitointistrategia ) Saavutettavuussuunnitelma ) Tutkimuspolitiikka ja julkaisu/tutkimusstrategia ) Kulttuuriympäristöstrategia ) Kulttuurimatkailustrategia 2002 Laadittiin vuonna 2009 vanhojen osastojen laatimat uudelleen organisointisuunnitelmat, jotka olisivat jäädyttäneen tilanteen ennalleen lukuun ottamatta arkeologian ja rakennushistorian osaston yhdistämistä kulttuuriympäristöosastoksi Tilasuunnitelmat laadittiin 2000-luvun alussa. Niistä on toteutunut osa 2011 ja osa valmistuu 2012 loppuun mennessä

3 Selvityksiin perustuvia kehittämisehdotuksia 3 Selvitysmies Jouni Mykkäsen esitykset 1) Museoviraston hallintoelimeksi johtokunta. Kulttuuriperintöalan neuvottelukunta lopetetaan (ei ole toteutunut) 2) Museoviraston pääjohtajan toimenkuvassa korostetaan yleisjohtajuuden merkitystä ja aktiivista osallistumista kulttuuripoliittiseen toimintaan (toteutunut) 3) Museoviraston arkeologian osasto ja rakennushistorian osasto yhdistetään Kulttuuriympäristöt osastoksi (ei ole toteutunut) 4) Suomen Kansallismuseon asema itsenäisenä toimintona turvataan. Kansallismuseoon liitetään Linnat -yksikkö (ei ole toteutunut) 5) Suomen merimuseon toiminta käynnistetään vuonna 2008 Kotkassa (toteutunut) 6) Museoviraston toiminnot keskitetään Helsingissä yhteen toimitilaan (toteutumassa) 7) Huolehditaan Museoviraston ja museoalan toimintojen digitalisoinnin toteuttamisesta (käynnistynyt) 8) Yhdistetään Museoviraston kaikki arkistot, kirjastot ja kokoelmarekisterit (toteutunut 2011) 9) Jatketaan Museoviraston aluetoimipisteiden perustamista (toteutunut osittain) 10) Perustetaan palvelutoiminnoille yhteinen keskus (toteutunut 2011)

4 Selvityksiin perustuvia kehittämisehdotuksia 11) Selvitetään ulkoistettavat toiminnot (ei ole toteutunut) 12) Luodaan yhteistyösopimusten verkosto maakuntamuseoiden kanssa (toteutunut osittain) 13) Kuntien, maakunnallisten liittojen ja muiden alueellisten sekä paikallisten toimielinten yhteistyö (toteutunut osittain) 14) Yhteistyö valtakunnallisten erikoismuseoiden kanssa (toteutunut tulosohjauksena) 15) Tehostetaan yhteistyötä yliopistojen ja oppilaitosten ja kanssa (ei ole toteutunut) 16) Vuoteen 2011 mennessä päätetään kokonaisstrategiasta (toteutunut) 17) Museovirasto aktiiviseksi kansallisen identiteetin rakentajaksi (?) 18) Arkeologiaan ja rakennushistoriaan kuuluvista kohteista tehdään kiinnostavia yleisökohteita Museoviraston alueellistamishanke (?) 4 Museoviraston alueellistamishanke Alkuperäinen tavoite 17 aluetoimistoa Seuraavassa vaiheessa tavoitteeksi asetettiin 7 aluetoimistoa, joista toteutettiin vuoteen 2008 mennessä kaksi Hämeenlinna ja Vaasa (molemmissa 4 htv) Voimassa oleva päätös neljä aluetoimistoa Hämeenlinna, Vaasa, Savonlinna, Oulu

5 Pääjohtaja vaihtui Uudistusten käynnistäminen Tavoitteena oli aloittaa puhtaalta pöydältä aikaisempia suunnitelmia kunnioittamatta ja aikaisempia päätöksiä kriittisesti arvioiden Opetus- ja kulttuuriministeriö antoi jokseenkin vapaat kädet ohjeena: Muuta se organisaatio Hanke käynnistyi strategian uudistamisella osittain vanhojen strategisten asiakirjojen pohjalta, osittain puhtaalta pöydältä Laadittiin uusi STRATEGIA 2020 Strategia 2020 pohjalta käynnistettiin uudelleen organisointi ja asetettiin kaksi sisäistä työryhmää 1) organisaatiotyöryhmä tehtävänään strategian mukaisen organisaation suunnittelu 5 2) sopimusohjaustyöryhmä valmistelemaan strategian mukaiseen sopimusohjaukseen siirtymistä Työn rinnalla suunniteltiin henkilökunnan hyvinvointiin liittyviä kehittämishankkeita

6 TOIMINTA-AJATUS Museoviraston visio 2020 Museovirasto tunnistaa ja vaalii muuttuvaa kulttuuria. Museovirasto huolehtii kulttuuriperinnön säilymisestä ja saavutettavuudesta, tuottaa ja välittää uutta tietoa kulttuuriperinnöstä kumppaniensa kanssa sekä osallistuu yhteiskunnalliseen arvokeskusteluun kulttuurin merkityksestä, kulttuuriperinnön tilasta ja kehittämisen suunnasta. 6 ULKOINEN VISIO Yhteiskunnassa on halu ja kyky kulttuuriperinnön monimuotoiseen säilyttämiseen. Kulttuuriperintö on osa ihmisten hyvää arkea. Museovirasto vaikuttaa aktiivisesti, toimii esimerkillisesti ja on luotettava yhteistyökumppani. Museoviraston korkealaatuiset palvelut tarjoavat tietoa ja kulttuurielämyksiä. SISÄINEN VISIO Museovirastossa on yhteinen ymmärrys toiminnan keskeisistä tavoitteista ja niiden vaatimista resursseista. Virasto huolehtii osaamispääomastaan ja kehittää aktiivisesti toimintaansa. Työyhteisö on oikeudenmukainen, keskusteleva ja monitaitoinen, ja virastoa johdetaan luovuutta edistävästi ja innostavasti.

7 Tästä käynnistyi organisaation uudistus 7

8 Organisaatiomuutoksen vaihtoehdot Suppea Muutosten kohdistaminen Laaja-alainen Nopea 1. Sisällöllisesti inkrementaali, mutta toteutustavaltaan nopea muutos Organisaation osaan kohdistuva muutos. Toteutetaan nopeassa aikataulussa. Riskit realistisia. Tähtää toimintatapojen muuttamiseen. Edellyttää muutosjohtamisen taitoja. 3. Radikaali, korkean riskin ja erityistä muutosjohtajuutta edellyttämä muutos Koko organisaation toimintaan kohdistuva muutos. Toteutetaan nopeassa aikataulussa. Riskien tiedostaminen kriittistä. Tähtää viime kädessä organisaatiokulttuurin muuttamiseen. Muutoksen johtaminen vaatii erityistä taitoa ja kokemusta. Muutosten aikahorisontti Hidas 2. Inkrementaalinen muutos Organisaation osaan kohdistuva muutos. Toteutetaan hitaassa aikataulussa. Olemattomat riskit. Tähtää toimintatapojen muuttamiseen. Muutosjohtamiseen ei erityisiä vaatimuksia. 4. Radikaali pitkän aikajänteen muutos Koko organisaation toimintaan kohdistuva muutos. Toteutetaan hitaassa aikataulussa. Riskien tiedostaminen merkityksellistä muutoksen alan laajuuden johdosta. Tähtää viime kädessä organisaatiokulttuurin muuttamiseen. Muutoksen hallinta ja muutosprojektin ohjaus asia, josta huolehdittava. Tyyppejä erottelevat kriittiset parametrit: 1. Muutoksen riskit, 2. Muutoksen tavoitteet, 3. Muutosjohtaminen

9 Mitä tavoitellaan? Organisaatiokeskeinen ajattelutapa Prosessikeskeinen ajattelutapa 1. Ongelma ihmisten asenteissa Ongelma (työ)prosesseissa 2. Arvioidaan työntekijöitä Arvioidaan prosessin sujuvuutta 3. Löytyy parempia työntekijöitä Prosessia voi parantaa 4. Teen omat työni Hoidetaan työt yhdessä 5. Osaan oman työni Ymmärrän osuuteni prosessissa 6. Korostetaan yksilösuoritusta Koko tiimillä vastuu työstä 7. Valvotaan työntekijöitä Kehitetään osaamista 8. Kuka teki virheen? Mikä teki virheen mahdolliseksi? 9. Korjataan virheitä Poistetaan virhelähteet 10. Asiantuntijat määräävät laadun Asiakas määrää laadun

10 Miltä prosessimäärittelyn ja työn keskellä usein tuntuu? Yksittäisiä tehtäviää Tuntuu mm: Pirstaleiselta Epämääräiseltä Sekavalta

11 ja mitä nyt saadaan aikaiseksi? Toimintosarja 1 Toimintosarja 2 Toimintosarja 3 Toimintosarja 4 Toimintosarja 5 Toimintosarja 6 Aikaansaannoksia Kronologiset toimintokokonaisuudet Haasteita edelleen, mutta paljastuneina Päällekkäisyydet Puutteet Samoja tehtäviä usealla alueella Ratkaisuja Sopimista seuraavassa vaiheessa, siitä mitä muutetaan. Johdonmukaisuuden rakentamista strategisesti järkeviksi kokonaisuuksiksi. Mahdollinen strategian päivitys.

12 ja mihin pitäisi päätyä? Toiminto sarja 1 Toiminto -sarja 2 Toiminto sarja 3 Toiminto sarja 4 Toiminto sarja 5 Toiminto sarja 6 Pitäisi päätyä loogisiin, kronologisin toimintokokonaisuuksiin, joista seuraa Selkeyttä ja hyvää työnjakoa Säästöjä, tuottavuutta ja tehokkuutta Työhyvinvointia

13 Muutoksen eri tasot ja niiden pääpiirteet Lähtökohta Muutostaso Lopputuloksen selkeys Vaikutus ajattelutapaan Muutoksen kohde Toteutustapa Parannus Toiminnan parantaminen projektimaisesti pienin askelin. Selkeä, mitattava lopputulos. Vähäinen tai ei lainkaan. Taidot, tiedot, toimintatapa. Suoritustason parantaminen. Taitojen kehittäminen, viestintä, prosessien parantaminen. Uudistus Ongelmien poistaminen rakennetta, teknologiaa ja työkäytäntöjä uudistamalla toteuttaen projektina. Lopputulos suunnitellaan tietyillä kriteereillä. Vähäinen tai ei lainkaan. Strategia, järjestelmä, prosessi, teknologia. Uudistaminen. Suunniteltu muutosprosessi sidottu aikaan, organisoitu. Muodonmuutos Huippumenestyksen säilyttäminen tai saavuttaminen uusia mahdollisuuksia hyödyntämällä. Lopputulos ei alussa selvillä, kirkastuu vähitellen kokeilujen ja korjausten kautta. Ajatustavan muuttaminen, ajatusmallien vaihtaminen. Ajattelutapa, organisaatiokulttuuri, käyttäytyminen, strategia, rakenne, järjestelmät, prosessit, teknologia sekä työ. Radikaali muuttaminen. Muutosprosessia suunnitellaan ja ohjataan niin, että vastaukset löytyvät. Paljon osallistamista ja epävarmuutta. Edetään pala kerrallaan.

14

15 Pääjohtaja Juhani Kostet Suomen kansallismuseo Ylijohtaja Helena Edgren Kulttuuriympäristön suojelu Osastonjohtaja Mikko Härö Kulttuuriympäristön hoito Osastonjohtaja Sakari Mentu Arkisto- ja tietopalvelut Osastonjohtaja Vesa Hongisto Museoalan kehittäminen ja tiedonhallinta Osastonjohtaja Elina Anttila Hallintopalvelut Hallintopäällikkö Pirjo Hamari Kokoelmat ja tutkimus Jouni Kuurne Suojelun ohjaus ja tuki Ulla Salmela Kiinteistönjohto ja rakennuttaminen Selja Flink Arkisto ja arkeologiset kokoelmat Leena Söyrinki-Harmo Oikeudelliset palvelut Johtava lakimies Carolina Ansinn Näyttelyt ja opetus Liisa Erä-Esko Restauroinnin ohjaus ja tuki Sirkkaliisa Jetsonen Kohteiden hoito ja saavutettavuus Anita Hyvärinen Kirjasto Tuija Siimes Talouspalvelut Talouspäällikkö Otto Arola Erikoismuseot ja linnat Lea Värtinen Kulttuurien museo Eija-Maija Kotilainen Länsi-Suomen kulttuuriympäristöpalvelut Helena Taskinen Itä-Suomen kulttuuriympäristöpalvelut Timo Kantonen Kuvantaminen ja rakennusarkeologia Ilari Kurri Arkeologiset kenttäpalvelut Marianna Niukkanen Kuvakokoelmat Mikko Teräsvirta Viestintä- ja markkinointipalvelut Viestintäpäällikkö Lea Murto-Orava Suomen merimuseo Tiina Mertanen Pohjois-Suomen kulttuuriympäristöpalvelut Pirjo Uino Konservointilaitos Kaija Steiner-Kiljunen

16 Alueorganisaatiot osana muutosta 16

17 Muutosten johtaminen Johtoryhmän keskeinen rooli muutosten suunnittelussa ja johtamisessa Toimintayksiköiden esimiesten keskeinen rooli johdon ja henkilökunnan välisessä yhteistoiminnassa Henkilöstön aktiivinen osallistuttaminen: työryhmät miettimässä organisaation rakennetta ja sopimusohjauksen periaatteita Tiedottaminen vähintään kerran kuukaudessa yleisissä infotilaisuuksissa ja muutosten edetessä Museoviraston intranetissa Sisäinen sähköposti kysymyksiä varten Kaiku rahoitus loi perustan henkilöstön tukemiselle muutostilanteessa Henkilöstön asemaa parantavia uudistuksia: 1) työaikapankki, 2) liikuntapäivä, 3) työterveyshuollon uudistukset, 4) kulttuurisetelit käyttöön, 5) tyhy -toiminnan tehostaminen ja aktiivinen tukeminen Periaatteena: Henkilöstössä on toiminnan perusta ja loputon voimavara 17

18 Miten uudistus toteutettiin? Kaikki tapahtui ennätysajassa aloitus maaliskuussa 2010, uusi organisaatio otettiin käyttöön Kaksi asetusmuutosta ja Työjärjestyksen uudistaminen ensin syksyllä 2010 ja sitten täydellinen uudistus huhtikuussa 2011 Vain pääjohtajan ja Suomen kansallismuseon ylijohtajan virat jätettiin tässä vaiheessa koskematta Organisaation vahvistamisen jälkeen täytettiin osastonjohtajien virat (4) alkaen Toimintayksiköiden esimiesten virat (n. 25) täytettiin alkaen 18 Kaikki muut virat täytettiin sisäisellä ilmoittautumismenettelyllä alkaen - kaikkien virkojen tehtäväkuvaukset uudistettiin ja niiden vaativuudet arvioitiin uudelleen Organisaation toimivuutta seurataan määräajoin ensimmäinen arviointi joulukuussa 2011, seuraava kesällä mahdollisia organisaation tarkennuksia tehdään tarvittaessa joulukuussa 2012

19 Johtoryhmätyöskentelyn uudistaminen Johtoryhmän kokoonpanoa uudistettiin jäseninä pääjohtaja (puh. joht.), ylijohtaja, osastonjohtajat ja tukipalveluyksiköiden päälliköt Kokoukset säännöllisesti torstaisin 9-12 Kuukauden viimeinen kokous koko päivän kestävä suunnittelukokous Johtoryhmä käsittelee Museoviraston toiminnan kannalta strategisia asioita, operatiiviset asiat ratkaistaan osastotasolla Johtoryhmä asiat valmistellaan ja niiden sisältö avataan esityslistalla ja muistiossa väärinymmärrysten välttämiseksi Osastot ja tukipalveluyksiköt huolehtivat päätösten täytäntöönpanosta 19 Johtoryhmän asettamat pysyvät työryhmät valmistelevat erilaisia sisällöllisiä asioita, rinnalla määräaikaisia työtyhmiä erilaisten asiakokonaisuuksien valmistelussa Asetukseen perustuvat kulttuuriperintöalan neuvottelukunta sidos yhteiskuntaan, tehtävä hiukan määrittelemätön Yt-toimikunta Museovirastossa yt-toimikunta ja työsuojelutoimikunta on yhdistetty

20 Palvelujen tuotteistaminen 20 Palvelujen tuotteistaminen organisaation ja toimintakulttuurin uudistuksen vaikein vaihe Museoviraston palvelut on tuotteistettu sopimusohjauksen perustaksi Palvelujen tuotteistamisen ja sopimusohjauksen tavoitteena on jäntevöittää toimintaa, hallita taloutta ja kohdentaa määrärahat aikaisempaa paremmin 1) Menojen ja tulojen oikea kohdentaminen vastuualueille 2) 2012 otetaan käyttöön valtion hallinnon liikekirjanpidon tilit aikaisempaa laajemmin talouden seurannan tehostamiseksi ja taloustietoisuuden lisäämiseksi

21 Museoviraston palvelukokonaisuudet Kokoelmat ja kohteet Museovirasto huolehtii kansallisesti merkittävän kulttuuriperinnön säilyttämisestä, kartuttamisesta, tutkimuksesta ja sitä koskevan tiedon ylläpidosta. Kulttuuriperintöä ovat mm. Suomen kansallismuseon esinekokoelmat, Museoviraston arkistot, kirjasto, arkeologiset kokoelmat sekä Museoviraston hallinnassa olevat arkeologiset kohteet ja kulttuurihistoriallisesti arvokkaat rakennukset. Hyvin hoidetut kokoelmat ja kohteet ovat myös asiakkaiden helposti saavutettavissa ja käytettävissä. Sisällöntuotanto Museovirasto tuottaa ja jakaa kulttuuriperintöä koskevaa tietoa mm. museoiden näyttelyiden, saavutettavien kohteiden, tapahtuma- ja yleisötoiminnan, verkkoaineistojen ja julkaisujen sekä viestinnän avulla. Laadukkaat ja tutkimukseen perustuvat kulttuuriperinnön tieto- ja asiantuntijapalvelut, kulttuuriperintökasvatus sekä sisällöntuotanto tarjoavat asiakkaille tietoa ja elämyksellisiä oppimispalveluita. Tietojärjestelmät Museovirasto ylläpitää ja kehittää kulttuuriperintöä koskevan tiedon säilyttämistä, seurantaa ja saatavuutta edistäviä tietojärjestelmiä, analyysipalveluita sekä kulttuuriperintöalan tiedon hallinnan rakenteita, menetelmiä ja palveluita. Palveluita ovat mm. museokokoelmien luettelointijärjestelmä Musketti ja museokokoelmien luettelointia koskeva kansallinen kehittämistyö sekä kulttuuriympäristön tietovarannot ja rekisterit. Palvelut tarjoavat laadukasta tiedon hallintaa ja saavutettavaa tietoa niin alan toimijoille ja viranomaisille kuin kiinnostuneille kansalaisillekin.

22 Museoviraston palvelukokonaisuudet Tuki ja ohjaus Museovirasto ohjaa kansallisen kulttuuriperinnön vaalimista ja tukee alan toimijoita. Museovirasto kehittää kulttuuriperinnön yhteisvastuullisen suojelun ja hoidon edellytyksiä yhteiskunnallisen keskustelun, sidosryhmä- ja asiantuntijayhteistyön, tutkimuksen ja tiedon tuottamisen, erilaisten kehittämishankkeiden sekä avustus- ja asiantuntijapalveluiden avulla. Viranomaispalvelut Museovirasto palvelee yhteiskuntaa ja kansalaisia vastaamalla kulttuuriperinnön suojelun lakisääteisistä viranomaispalveluista mm. lausuntojen, tieto- ja asiantuntijapalveluiden, kannanottojen, asiantuntijayhteistyön sekä kehittämishankkeiden avulla. Sisäiset palvelut Sisäiset palvelut mahdollistavat laadukkaan, sujuvan ja tehokkaan palvelujen tuottamisen Museoviraston asiakkaille. Tämä toteutetaan tukemalla toiminnan suunnittelua ja seurantaa, kehittämällä koko henkilökunnan osaamista ja työhyvinvointia, tarjoamalla henkilöstö- ja taloushallinnon palveluita, lakipalveluita ja viestintäpalveluita ja markkinoinnin tukipalveluita Museoviraston sisäisille asiakkaalle. Kiinteistöt?

23 Muutoksessa on aina vaaroja väärinkäsityksiin Tässä yksi sellainen 23