Käyttäjälähtöiset tilat. Uutta ajattelua tilojen suunnitteluun

Transkriptio

1 Käyttäjälähtöiset tilat Uutta ajattelua tilojen suunnitteluun

2 ISBN Toimitustyö, graafinen suunnittelu ja taitto: Teonsana Oy Paino: Kirjapaino Markprint Oy Kannen kuva: Jari Härkönen 12/2011

3 Käyttäjälähtöiset tilat Uutta ajattelua tilojen suunnitteluun Johanna Haapamäki, Aalto-yliopisto Päivi Hietanen, Senaatti-kiinteistöt Virpi Mikkonen, Tekes Suvi Nenonen, Aalto-yliopisto Olli Niemi, Suomen Yliopistokiinteistöt Oy Sampsa Nissinen, Tekes Annuska Rantanen, Tampereen teknillinen yliopisto Sampo Ruoppila, Turun yliopisto Aija Staffans, Aalto-yliopisto Helena Teräväinen, Aalto-yliopisto Tanja Tyvimaa, Tampereen teknillinen yliopisto Matti Vartiainen, Aalto-yliopisto Maarit Vuorela, Ramboll Management Consulting Oy Tekesin julkaisu 12/2011 Helsinki 2011

4 KÄYTTÄJÄLÄHTÖISET TILAT Sisältö Uudenlaisia tiloja miksi, miten ja kenelle Tilojen käyttö muuttuu uudistuvatko suunnittelu ja toteutus Uudet työnteon tavat haastavat kehittämään työympäristöjä Hajautettua työtä valtionhallinnossa Toimitilauudistuksen lähtökohtana tyytyväiset käyttäjät Uudet tilat vaikuttavat koko organisaation tapaan toimia Henkilöstö keskiössä uusien toimitilojen suunnittelussa Pelistudiossa luova hulluus on arkipäivää Kestävä työympäristö ja hiilijalanjälki Tekesille suunnitteilla ekotehokas työympäristö Parempaa työhyvinvointia uudistetuilla toimitiloilla Tulevaisuuden oppimisympäristöt kannustavat osallistumaan Unelmien luokkahuone toteutti oppilaiden ideat Kunnat tarvitsevat tietoa toimitiloistaan Senioriasumisen ratkaisuja itsenäiseen arkeen Kotosalla-asumismuoto tarjoaa eväitä itsenäiseen asumiseen Hyvinvointikeskus Wanha Herra poikkeaa perinteistä Julkiset tilat kohtaavat uusia käyttötapoja Kaupunkikeskustat kilpailevat asiakkaista kauppakeskusten kanssa Kauppakeskus kaupungin käyttöliittymänä Kauppakeskus mukaan pikkukaupunkimaisen alueen elämänmenoon Kirjallisuutta

5 KÄYTTÄJÄLÄHTÖISET TILAT 1 Uudenlaisia tiloja miksi, miten ja kenelle Palvelevatko rakennukset aidosti sitä toimintaa, mitä tarkoitusta varten ne ovat olemassa? Miten tilaratkaisut vaikuttavat tuottavuuteen? Miten tilat tukevat käyttäjien hyvinvointia? Liian harva yritys tai organisaatio osaa vastata näihin kysymyksiin. Tarvittavaa tietoa puuttuu niin tilojen käytöstä kuin niiden uudistamisesta. Käyttäjälähtöiset tilat -julkaisu tarjoaa ajankohtaisen katsauksen ja käytännön esimerkkejä työnteon, oppimisen, senioriasumisen, julkisten ja puolijulkisten tilojen uudenlaisesta käytöstä. Julkaisu tarjoaa tietoa ja käytännön vinkkejä työympäristöjen suunnitteluun, muutosprosessin läpiviemiseen sekä tilojen käyttöön kestävän kehityksen, hyvinvoinnin ja tuottavuuden näkökulmista. Asiantuntija-artikkeleissa esitellään tärkeimpiä tilojen käyttöön vaikuttavia trendejä ja mahdollisuuksia. Tärkeän sijansa ansaitsevat myös tieto- ja viestintäteknologioiden ja uuden tietotyön vaikutukset tilojen käyttöön ja koko organisaatioiden tapaan toimia. Julkaisu on tarkoitettu erityisesti niille, jotka vastaavat toimitilojen ja toimintaympäristöjen kehittämisestä. Tarjoamme käytännön neuvoja tilanteisiin, joissa ollaan suunnittelemassa uusia tai muuttamassa nykyisiä tiloja. Julkaisu on osa Tekesin vuosina toteutettavaa Tila-ohjelmaa, joka painottuu muuttuviin käyttäjätarpeisiin muun muassa asumisen, työnteon, oppimisen, kaupan, hyvinvoinnin, viihteen ja teollisuuden tiloissa. Ohjelma on edistänyt tutkimus- ja kehitystoiminnan rahoituksella tiloihin liittyvää uutta liiketoimintaa ja osaamisen kehittymistä. Ohjelman tutkimus- ja kehityshankkeissa on syntynyt tiloihin liittyvää käyttäjäosaamista ja elämyksellisyyttä sekä uusia palveluja ja ratkaisuja. Uuteen ajatteluun perustuvia tilaratkaisuja ja palveluita ei synny ilman kysyntää. Siksi nostamme tämän julkaisun myötä esiin hyviä toteutuksia ja niistä koituneita hyötyjä. Käyttäjälähtöisyyttä edistetään niin tilojen suunnittelun ja käytön kuin palveluiden tuottamisen näkökulmista. Helsingissä 2. joulukuuta 2011 Sampsa Nissinen Tila-ohjelman päällikkö Tekes 5

6 Senaatti-kiinteistöt Tieto- ja viestintäteknologiat, tietotyö, kestävä kehitys, kustannustehokkuus, monikäyttöisyys, käyttäjälähtöisyys. Näiden megatrendien vanavedessä tilojen on pakko muuttua. 6

7 TILOJEN KÄYTÖN MEGATRENDIT 2 Tilojen käyttö muuttuu uudistuvatko suunnittelu ja toteutus Ihmiset asuvat, tekevät työtä ja oppivat sekä viettävät vapaa-aikaa eri tavoin kuin ennen. Tämä kehitys vaikuttaa vääjäämättä siihen, miten tiloja käytetään, miten niitä pitäisi suunnitella, toteuttaa ja uudistaa. Tilojen uudenlaiseen käyttöön vaikuttavat useat toisiaan tukevat muutostrendit: kilpailu kiristyy, työn tekemisen tavat muuttuvat, työ- ja vapaa-aika sekoittuvat, teknologiat kehittyvät ja tiloilta vaaditaan elämyksellisyyttä, monikäyttöisyyttä ja käyttäjälähtöisyyttä. Lisäksi kaupungistuminen, kestävä kehitys ja ilmastonmuutoksen hillintä vaikuttavat kaikkien tilojen käyttäjien ja kiinteistöalan organisaatioiden toimintaan. Kiinteistöjen omistajien ja palveluyritysten on toteutettava käyttäjille entistä innovatiivisempia, kustannustehokkaampia ja ekologisesti kestäviä ratkaisuja. Kustannustehokkaita ja toimivia tiloja kiristyvässä kilpailussa Kilpailun jatkuva kiristyminen luo yrityksille paineita alentaa myös tiloihin liittyviä kustannuksia. Yrityksillä ei yksinkertaisesti ole varaa ylläpitää liian kalliita tiloja. Kustannustietoisuus nousee yhä suurempaan rooliin yksityisellä puolella, mutta vaikutukset ovat lopulta luultavasti suurempia julkisella sektorilla. Säästöihin ei voida kuitenkaan tähdätä heikentämällä tietotyön tekemisen, yhteistyön tai asiakaspalvelun edellytyksiä. Kiinteistöalan kehittyminen ja Business Park -toiminnan yleistyminen ovat muuttaneet toimistotilojen tarjontaa. Uusissa toimitilakeskittymissä käyttäjille tarjotaan laajempia kokonaisratkaisuja, joissa vuokralaiset voivat keskittyä ydintoimintaansa. Tämä mahdollistaa käytössä olevien tilojen joustavan pienentämisen tai laajentamisen toiminnan muuttuessa. Edelläkävijäorganisaatiot ovat ymmärtäneet, että toimitilat voivat olla myös kilpailuetu ja osa yrityksen brändiä. Uudet toimintatavat ja niitä tukeva toimiva työympäristö parantaa yhteistyötä, työn tuottavuutta ja asiakaspalvelua. Haasteena on vain tämän yhteyden osoittaminen. Työtilojen kehitys laahaa teknologian jäljessä Tieto- ja viestintäteknologiat ovat kehittyneet valtavasti viimeisten kahdenkymmenen vuoden aikana. Yritykset ja organisaatiot hyötyvät uudesta teknologiasta entistä hajautetuimmissa, maailmanlaajuisissa yhteistyöverkostoissa. Teknologian avulla työtä voidaan tehdä uudella tavalla missä ja milloin vain. Teknologia mahdollistaa monipaikkaisen työn, jossa työtä tehdään useissa paikoissa yksin tai yhteistyön, jossa työskennellään eri paikoista käsin. Monipaikkainen työ lisää fyysisen työympäristön merkitystä. Digitaaliset tilat, sosiaalisen median työkalut, yhteistyövälineet tai videoneuvottelujärjestelmät ovat nykyisin vähintään yhtä merkittäviä työskentelyn onnistumiselle kuin fyysiset tilat. 7

8 KÄYTTÄJÄLÄHTÖISET TILAT Teknologian kehittyminen on muokannut merkittävästi tietotyötä, mutta fyysiset työtilat eivät ole muuttuneet samassa tahdissa. Erilaisia virtuaalisia tiloja ja työkaluja käytetään kuitenkin aina jossain fyysisessä tilassa. Kaupungistuminen asettaa tiloille uusia vaatimuksia Maailman ihmisistä enemmistö asuu kaupungeissa. Nopeaan kaupungistumiseen liittyy merkittäviä haasteita, mutta myös mahdollisuuksia. Kestävä kehitys on otettava huomioon niin kaupunkisuunnittelussa, energiaratkaisuissa, rakentamisessa, liikenteessä ja kierrätyksessä. Kaupungistumisen ohella uudenlainen globaali työnjako sekä teollisuusmaiden väestön ikääntyminen muuttavat tilojen tarvetta ja asettavat niille uusia vaatimuksia. Muuttoliike kaupunkeihin ja väestönkasvu merkitsevät joko lisää rakentamista uusille alueille tai nykyisen kaupunkirakenteen tiivistämistä ja olemassa olevan rakennuskannan, infrastruktuurin ja palveluiden tehokkaampaa hyödyntämistä. YH Länsi Oy 8

9 TILOJEN KÄYTÖN MEGATRENDIT Noora Lehtovuori Eri ikäluokille erilaisia tiloja Viime vuosien aikana käytettävyys on noussut useilla aloilla merkittäväksi kilpailutekijäksi. Usein toistettu esimerkki on Apple ja sen helppokäyttöisten laitteiden käytön räjähdysmäinen kasvu. Ilkka Halavan ja Mika Pantzarin mukaan olemme muuttumassa tuottajakansalaisista kuluttajakansalaisiksi. Tämä tarkoittaa muun muassa erilaista suhtautumista työntekoon. Työssä vietetyn ajan on oltava entistä mielekkäämpää. Käytettävyys ja suhtautuminen työhön ohjaavat tulevaisuudessa myös tilojen suunnittelua. Nuoret sukupolvet asettavat uudenlaisia vaatimuksia työtavoille ja tilojen käytölle. Diginatiivit, jotka ovat syntyneet luvuilla, ovat eläneet koko elämänsä tietotekniikan kanssa. Heille fyysisen ja virtuaalisen läsnäolon ja yhteisön välillä ei ole merkittävää eroa. Diginatiivit tulevat kaikella varmuudella kyseenalaistamaan työelämän toimintatapoja. Silti kaikilla eri ikäluokilla on erilaisia toiveita tilojen käytölle. Työyhteisöt ja työympäristöt tulevat kohtaamaan näiltä osin uusia haasteita. Tilojen elämyksellisyys Tilat tarjoavat käyttäjille aina elämyksiä mieleenpainuvia tai mitään sanomattomia. Elämykselliset tilat ovat olleet tärkeä kilpailutekijä muun muassa ravintola-, hotelli- ja matkailualalla. Myös yhä useammat kaupan alan toimijat panostavat järjestelmällisesti tilojen tuomaan asiakaskokemukseen. Kokemuksellisuus on yhä tärkeämpää myös perinteisimmissä tiloissa, kuten toimistoissa, terveydenhuollon tiloissa tai julkisten palveluiden asiakastiloissa. Teknologian kehittyminen luo uusia mahdollisuuksia lisätä tilojen elämyksellisyyttä muun muassa isojen näyttöjen, multimedian tai valaistuksen avulla. 9

10 KÄYTTÄJÄLÄHTÖISET TILAT Tiloista monikäyttöisiä ja monimuotoisia Erilaiset tilat ovat sekoittumassa monitoimiympäristöiksi myös muualla kuin perinteisissä monitoimitiloissa. Tästä yhtenä esimerkkinä ovat matkakeskukset. Monet kaupunkien asemista on sijoitettu toinen toistensa läheisyyteen liikkumisen solmukohdiksi. Asemien yhteyteen nousee yhä enemmän kaupan, työn ja asumisen tiloja. Erilaisten tilojen sekoittuminen luo uusia rakenteita, joissa vapaa-aika ja työnteko rytmittävät ympäristöä uudella tavalla. Tilojen suunnittelussa ja toteutuksessa voidaan ottaa mallia erilaisiin käyttötarkoituksiin suunnitelluista tilaratkaisuista. Monitilatoimistoissa käytetään esimerkiksi verhoja yksityisyyden osoittamiseksi. Vastaavanlaista rauhaa on luotu sairaaloissa jo vuosikymmeniä. Hyvinvointiympäristöissä puolestaan luodaan kokonaisvaltaisia elämyksiä valojen, tuoksujen ja äänien avulla. Nämä vaativat yksityistä tilaa, joissa on samoja ominaisuuksia kuin henkilökohtaisissa toimistohuoneissa, kuten esimerkiksi ovi ja kiinteät seinät. Tilojen monikäyttöisyydelle luovat omat haasteensa aidosti yhteen sulautuvat tilatyypit: kirjasto kauppakeskuksessa, toimisto hotellissa tai kotona tai kodinomaiset tilat työympäristössä. Näiden toteutus vaatii suunnitteluohjeita, mutta myös erilaisten käyttäjäryhmien ja käytettävyyden huomioon ottamista saumattoman palveluketjun takaamiseksi. Tarve tilojen monikäyttöisyydelle kumpuaa ympäristötietoisuuden kasvusta. Kulkemisen tarvetta voidaan vähentää ja energiatehokkaita ratkaisuja on mahdollista löytää, kun erilaisia toimintoja liitetään yhteen ja rakennetaan niille integroituja toiminta-alustoja. Sähköinen asiointi on vaikuttanut moniin asiakaspalvelutiloihin esimerkiksi pankeissa ja matkatoimistoissa. Työpaikalle ei enää mennä kiinteän pöytäpuhelimen tai pöytätietokoneen vuoksi. Uusi käyttäytyminen synnyttää uusia tarpeita ja niihin vastaaminen rakennetun ympäristön keinoin luo jopa kokonaan uusia tilatyyppejä. Tilojen käytön kestävä kehitys Monitilaratkaisuissa tavoitellaan toimintaa tukevia tiloja, joiden käyttöaste on korkea. Tila on aina investointi ja älykkäästi käytettynä se maksaa itsensä takaisin. Tila on investointi fyysiseen ja virtuaaliseen rakenteeseen, mutta myös mahdollisuus vaikuttaa hiilijalanjälkeen ympäristövastuullisesti. Mitä yksittäinen organisaatio voi tehdä ilmastonmuutosta hidastaakseen? Tilojen käytön kannalta ekologisuutta voidaan arvioida esimerkiksi energiatehokkuuden ja hiilijalanjäljen perusteella. Kestävän kehityksen mukaisessa päätöksenteossa ja toiminnassa otetaan huomioon tasavertaisesti ympäristö, ihminen ja talous eli ekologinen, sosiaalinen ja taloudellinen kestävyys. Taloudellisesti kestävässä tilassa on hyvä tilatehokkuus ja siten kohtuullinen energiankulutus ja vuokrataso. Sosiaalisen kestävyyden mittarina on puolestaan työhyvinvointi. Tuotannollisille yrityksille tilojen merkitys on usein prosessien tehokkuutta ja alihankintaketjun kestävyyttä vähäisempi, mutta tietotyötä tekevissä organisaatioissa kiinteistöjen käyttö voi muodostaa valtaosan hiilijalanjäljestä. Taloudellisten kannusteiden lisäksi ekotehokkuus on tilojen käyttäjille osa yhteiskuntavastuuta ja riskien hallintaa. Vastuullisen toiminnan tuottama imagohyöty on myös merkittävä, mikä voi auttaa erottumaan kilpailijoista ja houkuttelemaan osaavinta työvoimaa. Kestävän talouden nousun ja rakennetun ympäristön ekotehokkuustavoitteiden taustalla vaikuttavat globaalit muutosvoimat. Ilmastonmuutoksen hillitseminen ja ihmisten arvomaailman muutokset ohjaavat rakennetun ympäristön toimijoita ja kiinteistöliiketoimintaa kestävän kehityksen suuntaan. Energian hinnan jatkuva nousu tekee energiansäästötoimenpiteistä myös taloudellisesti houkuttelevia. Kestävä kehitys edellyttää, että kansalaiset ja yritykset tekevät vastuullisia valintoja. Useissa maissa viranomaiset ohjaavat rakennetun ympäristön energiankulutusta tiukentuvilla normeilla, verotuksella tai päästöoikeuksien hinnoittelulla. Tietoa tilankäytöstä ja hiilijalanjäljestä Energia- ja ekotehokkaiden tilojen merkitys kiinteistöliiketoiminnassa kasvaa kaiken aikaa, sillä jokainen neliö kuormittaa ympäristöä. Tilojen ja toiminnan ekotehokkuuden ja kestävyyden edut on osoitettava koko arvoketjulle: käyttäjille, omistajille, sijoittajille ja rakentajille. Osa saavutettavista hyödyistä on helposti osoi- 10

11 TILOJEN KÄYTÖN MEGATRENDIT Archeus Oy tettavissa ja mitattavissa, mutta sosiaalisten ja kulttuuristen tekijöiden mittaaminen on haastavaa. Toimitilojen hiilijalanjälki on jo laskettavissa ja kiinteistömarkkinoilla kestävästi toteutetuista tiloista saa paremman myyntihinnan tai vuokratuoton. Tulevaisuudessa aivan keskeinen kysymys on, rakennetaanko työympäristöjä eilisen vai huomisen tarpeisiin. Tietotyö on muuttunut monimuotoiseksi ja -paikkaiseksi ja se tarvitsee tuekseen tilojen kirjon. Yksilötyön tarpeisiin suunnitellut, hierarkiaa esiintuovat tilat ja hallimaiset avokonttorit ovat väistymässä monimuotoisten ratkaisujen tieltä. Kehityksen seuraavassa vaiheessa rakennetaan tietoisesti monipaikkaisia työympäristöjä, paikkojen verkkoja, joita virtuaalitila yhdistää. Suuria kysymyksiä ovat, miten tällaista verkkoa johdetaan ja minimoidaan sen hiilijalanjälki. Suurin haaste työympäristöjen murroksessa ovat asenteet. Siksi muutoksen tueksi tarvitaan mitattua tietoa tilankäytöstä ja hiilijalanjäljestä, avointa viestintää ja osallistavaa suunnittelua sekä ennen kaikkea vahvaa ja näkemyksellistä johtamista. Muutoksen edistämistä helpottaa se, että kestävät ratkaisut tuovat usein myös taloudellista hyötyä ja luovat hyvinvointia. Lisäksi työelämässä nyt käynnissä oleva sukupolvenvaihdos on mahdollisuus uudistumiseen. Päivi Hietanen, Senaatti-kiinteistöt Virpi Mikkonen, Tekes Suvi Nenonen, Aalto-yliopisto, Insinööritieteiden korkeakoulu Sampsa Nissinen, Tekes 11

12 Wilma Hurskainen Tieto- ja viestintäteknologia on jo mahdollistanut ajasta ja paikasta riippumattoman ja liikkuvan työnteon. Miten muutos näkyy työpaikoilla ja tilojen käytössä? 12

13 TYÖYMPÄRISTÖT 3 Uudet työnteon tavat haastavat kehittämään työympäristöjä Tietotyön tekeminen ei ole sidottu yhteen paikkaan. Työtä tehdään entistä enemmän fyysisen päätyöpaikan ulkopuolella mobiilien laitteiden ja yhteyksien välityksellä. Etätyö, liikkuva ja monipaikkainen työ sekä hajautettu yhteistyö lisääntyvät. Miksi silti monet meistä tekevät tietotyötä edelleen omissa työhuoneissa, jotka on suunniteltu aikaa ennen kannettavia tietokoneita ja älypuhelimia? Tieto- ja viestintäteknologian ratkaisut erottavat työn ja paikan toisistaan. Teknologia muuttaa siten myös työn ja tilojen suhdetta. Yhteisellä työpaikalla nähdään kollegoita ja järjestetään palavereita. Tämä luo tunteen läsnäolosta ja yhdessä tekemisestä ja helpottaa työn koordinointia. Tarvittaessa teknologia mahdollistaa etäläsnäolon. Yhdessä työskentely, yhteisiin tavoitteisiin tähtääminen ja tiedon jakaminen tapahtuvat luontevasti, kun työntekijöille tarjotaan eri työtilanteita tukevia tiloja. Teknologian tapaan myös tilat ohjaavat toimintaa ja luovat kokemuksia. Työtä tukevan tilan on oltava helposti saavutettavissa ja organisaation toimintakulttuurin on tuettava joustavaa työtilojen käyttöä. Erilaisia tiloja erilaisiin tehtäviin Tietotyötä tekevien työntekijöiden työpäivä koostuu erilaisista tehtävistä. Siksi tilatarjonnassa on oltava vaihtoehtoja. Keskittymistä vaativat tehtävät edellyttävät rauhallisia tai täysin hiljaisia tiloja ja intensiivistä yhteistyötä varten on voitava sulkeutua ryhmätyötiloihin. Avoimet tilat tukevat puolestaan vapaamuotoista keskustelua ja nopeita kokoontumisia. Työtilan valinnalla käyttäjä voi viestittää myös läsnäoloa eli onko hänellä tarve työskennellä ilman keskeytyksiä vai avaa- ko tilavalinta mahdollisuuden satunnaisiin kohtaamisiin. Työtyytyväisyys paranee, kun työntekijällä on mahdollisuus valita kullekin tehtävälle soveltuvin tila. Avotiloissa työskenteleville työntekijöille on oltava tarjolla äänieristettyjä puhelinkoppeja, joissa on pienet pöydät kannettavalle tietokoneelle. Langattomat internet-yhteydet ovat ehdoton edellytys joustavalle työtilojen käytölle. Teknologian ja tilan saumaton kytkös on kaikissa tiloissa tärkeää. Teknologian on tuettava vapautta valita tiloja ja samalla tilaratkaisujen on mahdollistettava teknologian hyödyntäminen työssä. Esimerkiksi videoneuvotteluun omalta työkoneelta on mukavampi osallistua rauhallisesta tilasta kuin avotilasta käsin. Monitilatoimistot tulevat Tietotyön murros on synnyttänyt uuden tilakonseptin, monitilatoimiston. Se perustuu ajatukseen, että eri työprofiileita ja tietotyön moodeja, kuten yksintyöskentelyä, viestintää muiden kanssa ja työskentelyä kasvokkain tuetaan eriluonteisilla tiloilla ja kalusteratkaisuilla. Työntekijä valitsee työpäivän aikana kutakin työtehtävää ja vuorovaikutuksen tyyppiä parhaiten tukevan tilan. Tämä monitila-ajattelu on yleistymässä se- 13

14 KÄYTTÄJÄLÄHTÖISET TILAT kä yksityisellä että julkisella sektorilla, ja lähestymistapaa voidaan soveltaa kaikenlaisissa organisaatioissa. Monitilatoimisto tarjoaa enemmän kuin henkilökohtaisen työpisteen ja neuvotteluhuoneita se on alusta tietotyön eri toiminnoille. Tilaratkaisujen lisäksi kyse on myös virtuaalitilasta ja uusista tavoista viestiä muiden kanssa ja käyttää tilaa. Parhaimmillaan monitilatoimisto tarjoaa työskentelypisteitä myös organisaation ulkopuolisille käyttäjille pientä työrupeamaa varten esimerkiksi kokousten välissä. Monitilatoimisto osana organisaation brändiä ja imagoa on osa asiakaskokemuksen suunnittelua sekä palvelumuotoilua. Organisaation arvot voivat olla näkyvissä pysyvänä jatkumona organisaation tiloissa ja toiminnassa. Monitilatoimistoon siirtyminen on edennyt nopeasti tietotekniikan toimialalla ja niissä organisaatiossa, joissa tieto- ja viestintäteknologia on olennainen osa työvälineistöä ja toimintaympäristöä. Monitilatoimistojen ja virtuaaliympäristöjen haasteet Monitilatoimistoon siirtymistä vaikeuttavat organisaatioiden toimintatavat ja työntekijöiden kielteinen suhtautuminen. Monissa organisaatioissa pidetään edelleen lähtökohtana sitä, että työtä voidaan tehdä vain yhdessä kiinteässä paikassa. Joidenkin työtehtävien kohdalla tämä on edelleen ainoa toimiva käytäntö, mutta läheskään kaikki työ ei edellytä yksipaikkaisuutta. Teknologia on 1990-luvulla kehittynyt siten, että työntekijät voivat kuljettaa toimistoa mukanaan. Fyysisen tilan rinnalle on syntynyt digitalisoitu virtuaalinen toimintaympäristö. Kokemuksemme uusista monitilaympäristöistä on nuorta ja se vaikuttaa vahvasti asenteisiin ja käyttäytymiseen. Uusia työympäristökokeiluja ovat tehneet useimmiten kohtuullisen nuoret organisaatiot. Muutoshalukkuutta on myös pitkään perinteisesti toimineissa organisaatioissa, mutta niillä on muutosprosesseissa useita haasteita voitettavinaan. Oma henkilökohtainen työhuone voi edelleen olla statuksen ja arvon mittari, tietynlainen saavutettu etu, joka symboloi yksilön asemaa. Ajasta ja paikasta vapauttavaa teknologiaa on osattava käyttää ilman omaa työhuonetta tai henkilökohtaista työpistettä. Siirtyminen monitilatoimistoon on hidasta ja jopa mahdotonta, jollei organisaation toimintakulttuuri ja käytössä oleva teknologia tue liikkuvaa tapaa tehdä työtä. Suuri haaste on myös monitilatoimistojen suunnittelu. Kattavaa suunnitteluohjeistoa ei ole, eikä liioin suunnitteluperinnettä ole vielä syntynyt. Kokemukset tilojen vaihtoehtoisista käyttötavoista ovat tuoreita. Nykyiset käyttökokemukset eivät vielä pitkään aikaan muutu Toimistojen kehitys 1900-luvun alku - Suurissa teollisen työn tapaan järjestetyissä avotoimistossa tehtiin tehokasta ja vahvasti kontrolloitua työtä. - Tämä oli yleinen työskentelytapa erityisesti Yhdysvalloissa luku - Yhdysvalloissa rakennettiin korkeita toimistotorneja, joissa oli syvät ja avoimet kerrokset. - Johtajat siirtyivät omiin, henkilökohtaisiin toimistohuoneisiin. - Omasta työhuoneesta tuli statuksen ja hierarkian portailla etenemisen symboli luku - Saksalainen käsite maisemakonttori Bureaulandschaft siirsi työympäristöjen edelläkävijyyden Eurooppaan. - Uudella tilakonseptilla madallettiin hierarkiaa ja tuettiin yhteistyötä. - Maisemakonttori levisi nopeasti pohjois-eurooppalaisiin yrityksiin. Toimistojen kehityskaari peilaa hyvin syitä siihen, miksi käsitykset tehokkaasta tavasta tehdä työtä muuttuvat hitaasti. 14

15 TYÖYMPÄRISTÖT FAKTA1 Onnistuneen monitilatoimiston elementit Monitilatoimisto on tietotyön eri toimintojen ja vuorovaikutuksen alusta niin organisaation työntekijöille, asiakkaille kuin sidosryhmille. Työntekijät ovat tyytyväisiä monitilatoimistoon, kun heillä on mahdollisuus vetäytyä hiljaisen työskentelyn alueille tai yksityisyyttä tukeviin vetäytymistiloihin. Monitilaratkaisuissa tavoitellaan sellaisia toimintaa tukevia tiloja, joiden käyttöaste on korkea. Tila on aina investointi ja älykkäästi käytettynä se maksaa itsensä takaisin. Yhteiset pelisäännöt edistävät monitilatoimiston käyttöä. sellaiseksi asiantuntijuudeksi, joka yhdistää kokonaisvaltaisesti sosiaalisen, virtuaalisen ja fyysisen tilan suunnittelun. Monitilatoimiston fyysiset ominaisuudet terveellisen ja turvallisen työympäristön näkökulmasta luovat uusia haasteita myös ergonomialle, sisäympäristön eri osa-alueiden ratkaisujen ja suositusten tunnistamiselle sekä toimintakäytännöille. Työhyvinvoinnin näkökulmasta on kiinnitettävä huomiota myös siihen, kuinka paljon virtuaalinen työympäristö lisää informaatiokuormaa, keskeytyksiä ja häiriöitä tai kuinka paljon se haastaa työ- ja yksityiselämän tasapainottamista päivittäisessä arjessa. Virtuaalisen työympäristön melu ja häiriöt voivat haitata keskittymistä samalla tavalla kuin fyysisen ympäristön puutteet. Tästä on toistaiseksi vielä kohtalaisen vähän tietoa. Niin fyysisen kuin virtuaalisen työskentely-ympäristön terveellisyys ja turvallisuus merkitsevät paljon työn tuottavuuden kannalta. Toimitilojen muutoksessa organisaation kannattaa tarkastella tilahistoriaansa ja listata kokemuksia onnistumisista ja haasteista. Tämän jälkeen on katsottava organisaation tulevaisuuteen ja visioon: millainen työympäristö tukee tavoitteisiin pääsemistä. Keskeinen kysymys on, miten tila voi paremmin tukea esimerkiksi vuorovaikutusta, verkostoitumista, läpinäkyvyyttä tai innovointia luku - Työntekijöiden oikeuksien laajenemisen myötä avoimen maisemakonttorin suosiminen väheni. - Henkilökohtaiset huonetoimistot yleistyivät Pohjoismaissa. - Tanskassa suosittiin avotoimistoja, ruotsalaiset kehittivät suljetun ja avoimen tilan yhdistävän kombi-toimiston, Yhdysvalloissa kehitettiin toimistoseinäkkeet avoimen tilan jakamiseen luku - Talouskasvu ja teknologian kehittyminen vaikuttivat toimistosuunnitteluun. - Julkisivuihin kiinnitettiin huomiota ja talotekniikka, kuten LVI-järjestelmät, kehittyi. - Älykäs rakennus oli mielenkiinnon kohteena luku - Mobiilin teknologian myötä työntekijä voi kuljettaa toimistoa mukanaan. - Fyysisen tilan rinnalle syntyi digitalisoitu virtuaalinen toimintaympäristö. - Liikkuvuuden lisääntyessä tilatarve toimistolla alkoi vähentyä. - Pohjoismainen tapa suunnitella tiloja erilaisia käyttötarkoituksia varten yleistyi. 15

16 KÄYTTÄJÄLÄHTÖISET TILAT Technopolis NÄKÖKULMA Videoneuvotteluhuoneissa korostuu teknologian ja tilan yhteensopivuus Tiloja voidaan yhdistää teknologian avulla. Erilaiset videoneuvotteluratkaisut luovat läsnäolon tunteen ja tuovat vuorovaikutukseen mukaan myös sanattoman viestinnän. Kehittyneimmissä videoneuvottelutiloissa saadaan vaikutelma samassa tilassa, saman pöydän ääressä olemisesta. Parhaissa ratkaisuissa jäljitellään kasvokkain tapahtuvaa neuvottelua jopa niin hyvin, että katsekontaktin säilyttäminen toisaalla istuvien kanssa on täysin luontevaa. Videoneuvottelut ovat yleistyneet organisaatioissa, mutta tilat eivät aina täysin tue teknologian käyttöä. Haastavimpia ovat ratkaisut, joissa tavallisiksi neuvotteluhuoneiksi rakennettuihin tiloihin tuodaan videoneuvottelulaitteet ja näytöt. Nämä sijoitetaan pitkänomaisen neuvottelupöydän päähän vieläpä siten, että vastakkaisella seinällä on ikkunat. Pahimmillaan huoneessa olijat näkyvät videokuvan välityksellä tummina hahmoina ikkunoista tulevan kirkkaan valon takia. Kaikkia neuvotteluun osallistuvia on hankala mahduttaa kuvaan. Pitkän pöydän toisessa päädyssä, kauimpana videoneuvottelulaitteista olevat henkilöt hädin tuskin näkyvät kuvassa. Luontevaa vuorovaikutusta ei synny eri neuvotteluhuoneissa istuvien, heikosti videokuvassa näkyvien henkilöiden välillä, jos sanaton viestintä ei välity huonon tilajärjestelyn vuoksi. Puutteellinen tila- ja teknologiajärjestely voi sen sijaan korostaa vaikutelmaa kahdesta erillisestä huoneesta. Pahimmassa tapauksessa niissä käydään omia, rinnakkaisia keskusteluja. Läsnäolo videokuvan välityksellä vaikuttaa myös yksittäisen työntekijän osallistumismahdollisuuksiin, jos yhteisistä käytännöistä ei ole sovittu. Tällaisissa tilanteissa korostuu neuvottelun vetäjän taito johtaa keskustelua. Vanhoissa toimistorakennuksissa teknologian käyttöä ei ole suunniteltu ja siksi tiloissa on heikosti joustovaraa. Kun videoneuvottelulaitteet hankitaan vanhoihin neuvotteluhuoneisiin, kannattaa tilaa uudistaa mahdollisimman paljon valaistuksen ja sisustuksen avulla. Näin se voi palvella videoneuvottelun tarkoitusta eli mahdollisimman rikasta vuorovaikutusta. Uusia tiloja rakennettaessa videoneuvotteluteknologian käyttö on otettava huomioon jo suunnitteluvaiheessa. Mitä tärkeämpää läsnäolon tunne, sanaton viestintä ja kasvokkain tapahtuvan neuvottelutilanteen jäljittely ovat, sitä enemmän teknologiaan ja huoneen suunnitteluun kannattaa panostaa. Johanna Haapamäki 16

17 TYÖYMPÄRISTÖT FAKTA2 Teknologian vaikutukset työtiloihin Työ ja paikka voidaan erottaa toisistaan. Tilaratkaisujen merkitys kasvaa, kun teknologia on lisännyt työtekijöiden valinnanvapautta ajasta ja paikasta riippumattomaan työskentelyyn. Organisaation toimintakulttuurin on tuettava joustavaa työtilojen käyttöä. Organisaation päätoimipiste on vain yksi työnteon monista paikoista. Tietotyön erityyppisiin tehtäviin on oltava tarjolla monipuolisia ja helposti saavutettavissa olevia tiloja. Teknologian on tuettava tilavalintojen vapautta ja tilaratkaisujen on mahdollistettava teknologian hyödyntäminen työssä. Videoneuvotteluteknologian käyttö on otettava huomioon jo tilojen suunnitteluvaiheessa. FAKTA3 Teknologiat valittava työn ehdoilla Työtä ei koskaan pidä tehdä teknologian ehdoilla. Kullekin tehtävälle on löydettävä ne ratkaisut, jotka palvelevat kyseisen tehtävän tavoitteita. Monipaikkaisen työn tukemiseen on tarjolla useita eri käyttötarkoituksiin soveltuvia teknologisia ratkaisuja. Jaetut kalenterit ja tiedostojen jakoon tarkoitetut työtilat palvelevat työn koordinointia ja eri aikaan tapahtuvaa yhteistyötä. Ne vähentävät myös sähköpostin käyttötarvetta. Ryhmätyösivustoilla voidaan jakaa tietoa työprosesseista ja työn etenemisestä. Jaettu, sähköinen kalenteri kertoo kollegojen tavoitettavuudesta. Läsnäolotiedot voidaan yhdistää sähköiseen kalenteriin. Ne kertovat, ketkä työkavereista ovat läsnä ja tavoitettavissa esimerkiksi pikaviestimen, puhelimen tai videoneuvottelun avulla. Pikaviestin on mainio väline nopeisiin kysymyksiin ja kommentteihin kahden kolmen työntekijän kesken sekä epäviralliseen vuorovaikutukseen. Pikaviestimen ja läsnäolotietojen on myös todettu vähentävän maantieteellistä etäisyyttä ja lisäävän läsnäolon tunnetta. Sähköpostitse kannattaa hoitaa suuremmalle joukolle tiedottaminen, vähemmän akuuttien asioiden viestiminen tai virallisemmat viestit. Puhelua, videoneuvottelua tai virtuaalista työtilaa tarvitaan monimutkaisten asioiden käsittelyyn ja pitkiin keskusteluihin. Näihin voidaan yhdistää dokumentin tai työpöydän jakaminen. Pitkissä neuvotteluissa kuva helpottaa keskittymistä ja osallistumista käytävään keskusteluun. Videokuva välittää ilmeet ja muun sanattoman viestinnän, josta on hyötyä etenkin, jos etäneuvotteluun osallistuu useampia ihmisiä. Videokuvan välittämä sanaton viestintä helpottaa myös mahdollisten väärinymmärrysten korjausta. Etäällä työskenteleviä kollegoita on toisinaan mukava myös nähdä, vaikkei kasvokkain tapaaminen onnistuisikaan. Teknologia ei kuitenkaan kokonaan korvaa kasvokkain tapahtuvia tapaamisia eli niiden merkitys yhteistyön sujumisen kannalta on edelleen suuri. 17

18 KÄYTTÄJÄLÄHTÖISET TILAT Monipaikkainen työ Organisatorisen ratkaisun taso Yksilö Yksilö tai ryhmä Ryhmä Etätyö paikallinen työmuoto kotona tai etätyöpisteessä Mobiili työ eli liikkuva työ Hajautettu yhteistyö osin tai kokonaan eri paikoista käsin tehtävä yhteistyö Monipaikkainen työ tarkoittaa pääosin sähköisten viestintä- ja yhteistyövälineiden avulla toteutettavaa, useassa paikassa tehtävää työtä. Käsitteitä Etätyö tarkoittaa päätoimipisteen ulkopuolella tapahtuvaa työskentelyä esimerkiksi kotona tai muussa etätyöpisteessä, kuten asiakkaan tiloissa tai toimistohotellissa. Hajautettu yhteistyö tarkoittaa yhteistyötä, jota tehdään useista paikoista käsin sovitun työnjaon mukaisesti. Osa yhteistyöhön osallistuvista henkilöistä saattaa työskennellä samoissa tiloissa, kun taas osa työskentelee muualta käsin. Vaihtoehtoisesti kaikki osapuolet voivat olla maantieteellisesti hajallaan. Kolmannet työpaikat tarkoittavat epämuodollista tilaa kodin ja työn välissä. Ne ovat esimerkiksi julkisia tiloja, hotelleja, kahviloita, asemia ja liikennevälineitä. Tiloille on tyypillistä muun muassa neutraalius, matala sisäänpääsykynnys, keskustelun epämuodollinen sävy ja vakituiset kävijät. Kolmannen työpaikan käsite on lähtöisin yhdysvaltalaiselta sosiologi Ray Oldenburgilta. Monipaikkainen työympäristö tarkoittaa kaikkia työskentelyyn periaatteessa soveltuvia paikkoja. Työtä tehdään joko toimistossa, toimistokampuksella tai vielä laajemmin asiakkaiden ja kumppaneiden tiloissa, matkoilla, asemilla, liikennevälineissä, kahviloissa, ulkotiloissa, kesämökillä ja kotona. Monitilatoimisto on tietotyön murroksen synnyttämä uusi, joustava ja muunneltava tilakonsepti. Monitilatoimisto mahdollistaa sopivan työtilan valinnan kulloiseenkin työtehtävään: rauhallisia työtiloja keskittymistä vaativille töille sekä ryhmätyötiloja ja kohtaamispaikkoja erikokoisille neuvotteluille. Säilytystilat palvelevat tehtäviä, joissa tarvitaan runsaasti kirjallista materiaalia. Liikkuva työ tarkoittaa useiden työpisteiden ja niiden välillä tapahtuvan matkustamisen käyttämistä työskentelyyn. Liikkuvan työn vaativuuteen vaikuttaa käytettyjen paikkojen määrä ja se miten usein niitä vaihdetaan. Monipaikkainen työ tarkoittaa useissa paikoissa tapahtuvaa yksin työskentelyä ja eri paikoista käsin tehtävää yhteistyötä. Monipaikkaisessa yhteistyössä osapuolet työskentelevät eri paikoista käsin yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Organisaation päätoimipiste on vain yksi työnteon monista paikoista. Monipaikkaista työtä tehdään pääosin sähköisten viestintä- ja yhteistyövälineiden avulla. Johanna Haapamäki, Aalto-yliopisto, virtuaalisen ja liikkuvan työn tutkimusyksikkö Suvi Nenonen, Aalto-yliopisto, Insinööritieteiden korkeakoulu Matti Vartiainen, Aalto-yliopisto, Perustieteiden korkeakoulu 18

19 TYÖYMPÄRISTÖT Wilma Hurskainen 19

20 KÄYTTÄJÄLÄHTÖISET TILAT istockphoto NÄKÖKULMA 3D-virtuaaliympäristöt saavat mielikuvituksen valloilleen Teknologian kehittyessä maantieteellisesti hajautetut organisaatiot etsivät uusia ratkaisuja toimintaansa. Maailmalta löytyy esimerkkejä 3D-virtuaaliympäristöjen hyödyntämisestä monipaikkaiseen yhteistyöhön, koulutukseen, valmennukseen, verkostoitumiseen sekä isojen seminaarien ja tapahtumien järjestämiseen. Virtuaaliympäristöissä ihmiset toimivat avatarina ja voivat jutella ja viestiä keskenään. 3D-ympäristössä liikkuminen ja keskustelu toisten avatarien kanssa luovat parhaimmillaan mukaansatempaavan kokemuksen ja tunteen läsnäolosta. Virtuaaliympäristöissä tilalla on suuri merkitys, sillä se ohjaa ajatuksia ja käyttäytymistä tiettyyn suuntaan. Niinpä myös virtuaalisen tilan on tuettava käyttötarkoitustaan ja tehtävää työtä. Yrityskäytössä esimerkiksi palaverit halutaan pitää neuvotteluhuoneilta näyttävissä virtuaaliympäristöissä, joissa on mahdollisuus PowerPoint-esityksiin ja dokumenttien jakoon. 3D-virtuaaliympäristöjen avulla voidaan toteuttaa mitä mielikuvituksellisimpia skenaarioita. Siksi esimerkiksi koulutuksen saralla virtuaaliympäristöjä on hyödynnetty muun muassa vaarallisten tai harvinaisten tilanteiden valmentamiseen. 3D-virtuaaliympäristöjen on havaittu hyödyttävän monipaikkaista yhteistyötä esimerkiksi siten, että palavereihin ja keskusteluihin osallistutaan sitoutuneemmin ja aktiivisemmin. Samanaikaista muuta työskentelyä, kuten sähköpostien lukemista, esiintyy vähemmän. Toisten näkeminen ja tunne samasta tilasta helpottaa verkostoitumista ja tutustumista. Monipaikkaisen tiimin virtuaalihuoneesta yhdessä työstetty tieto ei häviä, kuten fyysisestä neuvotteluhuoneesta seuraavien kokousten myötä. Koulutuksen saralla 3D-virtuaaliympäristöt ovat mahdollistaneet monipaikkaisen oppimisen ja erilaisten reaalimaailman tilanteiden harjoittelun turvallisessa ympäristössä. Ideoiden visualisoinnin on todettu tukevan luovaa yhteistyötä. Johanna Haapamäki 20