ICT-selvitystyön kokemukset pääkaupunkiseudulla Kuntien ICT-muutostukiohjelman päätösseminaari

Transkriptio

1 ICT-selvitystyön kokemukset pääkaupunkiseudulla Kuntien ICT-muutostukiohjelman päätösseminaari Cay

2 Kuntajakoselvitysalue ja valittu alue Helsingin metropolialueen selvityksen 5 kunnan ICT-muutostukiselvitys tehtiin erityisen kuntajakoselvityksen osana ja sen tueksi. Huomioitiin muut käynnissä olevat selvitykset (mm. Apotti) ja sote-uudistus

3 Projektin tavoitteet 1) Selvittää millainen on ICT-toimintojen nykytila selvityksen 5 kunnassa, 2) hahmottaa alustava malli ICT-toimintojen organisoinnin periaatteiksi uudessa kaupungissa eli määrittää tavoitetila, 3) selvittää alustavien periaatteiden näkökulmasta, mitä yhdistymisen siirtymävaihe vaatii erityisesti kustannusten ja siirtymään kuluvan ajan näkökulmasta, sekä 4) selvittää millaisia hyötyjä ja haittoja kuntien yhdistymisellä on ICT-toimintojen näkökulmasta

4 Tämän esityksen tavoite Pk-seudun selvitys voi antaa tietoja ja virikkeitä muidenkin alueiden ICTtoimintojen kehittämisestä jos suunnitellaan kuntien yhdistymistä jos suunnitellaan hyvin tiivistä kuntien yhteistyötä kehittäessä ICT-malleja laajoja itsehallinnollisia alueita varten. ICT-toimintojen yhdistämisen mahdollisuudet ja riskit; hyödyt ja kustannukset

5 Ohjausryhmä: - Pj kuntajakoselvittäjä Cay - Siht. projektiasiantuntija Maria Merisalo - Seppo Rusama /Kauniainen - Markku Raitio / Helsinki - Antti Ylä-Jarkko / Vantaa - Ohj.pääll. Ossi Korhonen / VM, ICTmuutostuki - Proj.pääll. Majurinen / VM, ICT-m.tuki - Proj.pääll., konsultti Nylund /Gofore Oy - Konsultti Nieminen / Gofore Oy Projektin organisaatio Työryhmä: - Pj ICT-muutostuen proj.pääll. Hanna Majurinen / VM - Siht. projektiasiantuntija Maria Merisalo - Seppo Rusama / Kauniainen - Arto Issakainen / Helsinki - Timo Pitkänen / Vantaa - Proj.pääll., konsultti Mikael Nylund /Gofore Oy - Konsultti Nelli Nieminen / Gofore Oy Kunnat: Kuntakohtaiset vastuuhenkilöt / työryhmät 4. Koska Espoon ja Sipoon edustajat eivät osallistuneet ryhmien työskentelyyn, käytettiin näiden osalta Kuntien ICT-muutosohjelman selvityksen, joissa kunnat olivat mukana (Espoo - EKKV; Sipoo Keski-Uudenmaan selvitys

6 Viitekehys Sote-alue Metropolihallinto ym. Sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestäminen Metropolihallinto: 1+9 kuntaa, suppeat tehtävät Uudenmaan liitto / maakuntakaava, aluekehitys Sote-palveluiden tuottaminen? Saavutettavuus joukkoliikenteellä käyttöfrekvenssi: päivittäin viikoittain - vuosittain Metropolikaupunki Talous, hallinto, johtaminen Yhdyskuntarakenne, asuminen, liikennejärjestelmä Kilpailukyky, elinkeino- ja innovaatiopolitiikka Sosiaalinen koheesio 2.Asteen koulutus, taiteen perusopetus, kulttuuripalvelut Liikunta-, jää- ja uimahallit Saavutettavuus kävellen tai joukkoliikenteellä päivittäinen käyttö Palvelualueet (12-22) Työllisyyspalvelut Neuvolat, kunnallinen päivähoito Varhaiskasvatus, perusopetus Nuorisotilat, lähikirjastot Asukkaiden arjen toiminnallinen alue Lähiliikuntapaikat Alakeskukset Kotiin annettavat palvelut, sähköiset palvelut Osasto pp.kk.vvvv 6

7 Keskeisiä johtopäätöksiä ICT-palvelujen kannalta kuntaliitos on ainutlaatuinen mahdollisuus uudistumiselle. Nykyisin 5 kunnan kaupungin alueella on arviolta erillistä tietojärjestelmää käytössä. Arvion mukaan voisi yhdistyneessä kaupungissa olla 2000 järjestelmää vähemmän. Kehitettävien ICT-palvelujen vaikuttavuus on suurempi suuremman väestöpohjan myötä. Lisäksi kehittämisresurssien keskittäminen nopeuttaa kehittämistyötä. ICT-palvelujen yhdistäminen voi olla eräs esimerkki yhdistymisen kustannusvaikutuksista oli sitten kyse kuntaliitoksesta tai laajan itsehallintoalueen perustamisesta

8 Tietojärjestelmäympäristön uudistaminen pk-seudun esimerkki Yhteisen tietojärjestelmäympäristön uudistaminen maksaisi arviolta milj. euroa. Muutos aikaistaisi investointeja, joita olisi joka tapauksessa tehtävä, koska tietojärjestelmien elinkaari tulee aina jossakin vaiheessa tiensä päähän. Nyt jokainen kunta tekee investoinnit ja kehittämistyön erikseen, eli moninkertaisena. Yhdessä tekeminen tuo kustannussäästöjä. Olennaisinta on, että yhdistyneessä kaupungissa ICT:n mahdollisuuksia hyödynnetään aivan eri tavalla kuin nykyisissä kaupungeissa

9 Nykytilan ICT-kartoituksia Henkilöstömäärät 612 h (Helsinki 483 h, Espoo 75, Vantaa 40, Kauniainen & Sipoo < 10 h) Käyttökustannukset kokonaisbudjetit, asukaskohtaiset - >> seuraavat diat Toimialakohtaiset vain suuntaa-antavasti Merkittävimmät ICT-toimittajat Keskeiset asiakassovellukset ja laitekannat ICT:n organisointimallit kunnissa - >>> dia

10 Viiden kunnan ICT-budjetit Kuntien ICT:n kokonaisbudjetti n. 186,5 M, josta kuntakohtaiset budjetit: Helsinki 52 %, (97 M v. 2010), Espoo 29 % (54 M ), Vantaa 17% (31 M ), Sipoo 1 % (2,4 M ), Kauniainen 1 % (1,5 M )

11 Asukaskohtaiset ICT-kustannukset Asukaskohtainen ICT-kustannus vaihtelee selvityskuntien välillä. Kuntakohtaisiin lukuihin tulee suhtauta varauksella - > kuntien kirjaamiskäytännöt kustannusten osalta vaihtelevia

12 Tietohallinnon organisointi kunnissa Tietohallinnon organisointimallit poikkeavat toisistaan. Kauniaisissa, Vantaalla ja Sipoossa on keskitetty toimintamalli, kun Helsingissä ja Espoossa tietohallinnon toimintamalli on hajautettu. Vantaa Helsinki Kauniainen Sipoo Espoo Espoossa on hajautettu (federatiivinen) ICT-toimintamalli. Kokonaisarkkitehtuurimielessä ohjaus on keskitettyä, mutta toimialakohtaiset tietohallinnot vastaavat toimialansa ICT-ratkaisuista

13 Kehityshankkeet ja -suunnat Keskeiset nykyiset kehittämiskohteet - > hankkeet hyvin samansuuntaiset ja kehityssuunnat hyvin samankaltaiset Uuden kaupungin perustaminen - > merkittäviä hyötyjä ICT-toiminnon kehittämisessä yhteisen kehityssalkun ja - hankkeiden myötä

14 Yhdistyneen kaupungin mallin arviointikriteerit: Miten vaihtoehto tukee: - kunnan kykyä hyödyntää ICT:tä toiminnan tukena ja kehittämisessä? - kunnan varsinaista palvelutoimintaa? - esim. lähipalvelujen ja -demokratian turvaamista kuntarakennemuutostilanteessa (esim. sähköinen asiointi)? - muutoksen toteutusta? - yhteen toimivuutta ja tietojen yhteiskäyttöä? Mikä/mitkä on/ovat muutoksen - toteutuksessa tarvittava osaaminen? - vaatima aikataulu? - kustannukset? Miten suuret riskit toteutusvaihtoehtoon liittyy?

15 Valittu: hallittu hajautuksen malli Ei keskitetty, ei hajautettu - vaan hybriidimalleista tarkasteltiin kahta vaihtoehtoa: a) hajautettu tietohallinto ja keskitetty toimialariippumattomien ICT-palvelujen palvelukeskus; b) hallittu hajautus, jossa hajautettujen tietohallintoyksiköiden yhteistyöstä ja yhteisistä linjoista vastaa keskitetty strateginen tietohallinto. Arvioinnissa korostettiin uuden kaupungin kykyä hyödyntää ICT:tä toiminnan tukena ja kehittämisessä. Tavoitetilaksi valittiin tämän perusteella (b) hallitun hajautuksen malli, johon liitettiin toimialariippumattomien ICT-palveluiden järjestäminen keskitetyssä palvelukeskuksessa

16 Yhdistyneen kaupungin ICT-hallintomalli Yhdistynyt kaupunki Osin keskitetty, osin hajautettu Osa keskushallinnon johtoa ICT-johtaja joryn jäsen Ensisijaisesti osa toimialan muuta organisaatiota. Toimii tietohallintoasioissa strategisen tietohallinnon ohjauksessa. Erillisessä palvelukeskuksessa

17 Siirtymävaiheen tehtävät Siirtymävaihe: yhdistymispäätöksestä - > siirtymävaiheen tehtävät suoritettu loppuun. Strategisen tietohallinnon tehtävät siirtymäkauden aikana: Hallintomallin määrittely ja käyttöönotto Siirtymävaiheet muutosjohtajuus Yhdistyvän kaupungin/alueen ICT-kehittämisen hankesalkun haltuunotto ja ohjaus ICT-ympäristön periaatteiden ja kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja ohjaus

18 Siirtymävaihe & riskit Siirtymäkauden jälkeen kaupungin/alueen tietohallinto toimii tavoitetilan mukaisesti. Siirtymävaiheen riskejä: tietohallinnon merkitys aliarvioidaan uuden kaupungin perustamisvaiheessa tietohallinnon perustaminen viivästyy tietohallintoon ja ICT-palveluihin liittyviä asioita ei johdeta keskitetysti. Riskinä on, että tietohallinto kokonaisuutena ei pysty vastaamaan yhdistymisen vaatimuksiin ja ICTpalveluista tulee este ja hidaste mahdollistajan sijaan

19 Pitkän aikavälin arviointi Visiossa uuden kaupungin/alueen ICT:n näkökulmasta tietohallinto on mukana toteuttamassa uudenlaista palvelurakennetta, jossa ICT:n mahdollisuuksia hyödynnetään aivan eri tavalla kuin nykyisissä kunnissa / alueen kunnissa. Ts. selvitysesimerkissä ei Helsingin malli, ei Vantaan, vaan uusi malli joka hyödyntää mm. näiden (ja muiden) kaupunkien kokemuksia

20 Visio uuden kaupungin ICT-palvelujen näkökulmasta Hyötyjen merkitys kasvaa siirryttäessä kuvion ulommille kehille. Suurimmat hyödyt on saavutettavissa palvelujen ja prosessien kehällä Kuviossa sisemmät kehät toimivat mahdollistajina ulommille kehille.

21 Kustannukset, esim. pk-seudun 5 kuntaa Strateginen tietohallinto. Käynnistäminen & hanketoimiston kustannukset siirtymävaiheen ajan ~ 11 M. Toimialariippumattomat. Tehostamispotentiaali 5. toimintavuodesta alkaen % = ~ 8,5 17 M /v. Ennen sitä siirtymävaiheen (4 v.) kustannukset ~ 28 M - > muutoskustannukset maksetut 7. toimintavuonna, -> säästöjä mahdollista käyttää toimialakohtaisten palvelujen kehittämiseen. ->-> kuva Toimialakohtaiset. Pitkän aikavälin keskeinen johtopäätös: ICT-kustannusten pienentäminen ei päätavoitteena, vaan ICT:n paremman hyödyntämisen varmistaminen substanssipalvelujen ja -prosessien kehittämisessä. Investoinnit arvioidaan kulloinkin kustannusten ja hyötyjen kautta

22 Toimialariippumattomien kustannukset ja tehostamispotentiaali (t )

23 Neljä esim: saavutettavia hyötyjä Pilvipalvelut ~ 20 % kustannussäästöt ym. Kustannushyödyt, tehostunut mobiilityöskentely, tuottavuuden lisäys, standardointi, uudet liiketoimintamahdollisuudet, tehokkuus, työntekijöiden liikkuvuus, IThenkilöstön vapautuminen muihin tehtäviin. Sähköiset palvelut 70% vrt palvelupuhelimeen Käyttäjäystävällisyys, tasapuoliset palvelut, alhainen kustannustaso, ajan säästö, kaupungin sis. palvelut Mobiililaitteet ja palvelut lisääntyy nopeasti Kuluttajat käyttävät, työn tekeminen paikasta riippumatta, asukkaan palvelut helpommin saatavilla Sosiaalinen media kaksisuuntainen viestintä

24

25 Kiitos! Cay