Strategian seurannasta annetaan ohjeistus myöhemmin joulukuussa.

Transkriptio

1 Toimialajohtajat, vastuu- ja tulosalue-esimiehet VUODEN 2015 TILINPÄÄTÖS Tilinpäätöksessä kuvataan Lappeenranta-konsernin taloudellinen ja toiminnallinen tila. Lisäksi se sisältää kuvauksen riskienhallinnan, sisäisen valvonnan ja konserniohjauksen järjestämisestä. Tilinpäätös laaditaan kuntalain ja kirjanpitolain mukaisesti. Tilinpäätöksen, joka sisältää täydellisen konsernitilinpäätöksen tulee olla valmiina allekirjoitettavaksi Tilinpäätös sisältää toimintakertomuksen, joka sisältää mm. o talousarviossa asetettujen toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisanalyysin sekä o lyhyen kuvauksen riskienhallinnan, sisäisen valvonnan ja konserniohjauksen järjestämisestä (LIITE) toteutumisvertailut tilinpäätöslaskelmat (tuloslaskelma, rahoituslaskelma, tase ja konsernitilinpäätös) liitetiedot (myös konsernin osalta) eriytetyt tilinpäätökset (taseyksiköt) Edellä mainitut osat muodostavat varsinaisen tilinpäätöksen. Lisäksi tilinpäätökseen kuuluvat tase-erittelyt. Kirjanpitolain mukainen tilinpäätös tarkoittaa suoriteperiaatteen ja olennaisuuden periaatteen noudattamista. Tulot ja menot on jaksotettava niiden syntymiskauteen eli siihen kauteen, jolloin tavara tai palvelu on toimitettu tai vastaanotettu. Laskun päiväyksellä ei ole merkitystä. Tilinpäätöksen tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot kaupungin ja koko konsernin taloudesta ja toiminnasta. Talousarvion toteutumisvertailut ovat osa tuloksellisuuden arviointiprosessiamme. Toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisanalyysi lähtee talousarviossa asetetuista tavoitteista, joiden toteutumisen toimialat selvittävät toimintakertomukseen. Toiminnallisten tavoitteiden toteutumista voi selvittää tunnuslukujen tai suoritteiden avulla tai lyhyesti tekstinä. Strategian seurannasta annetaan ohjeistus myöhemmin joulukuussa.

2 Tilinpäätösvalmistelussa noudatetaan seuraavaa aikataulua ja aikataulusta ei voida tinkiä: konsernin väliset laskut viimeistään viimeistään Saita Oy:ssä viimeistään Saita Oy:ssä VIIMEINEN SIIRTOPÄIVÄ KONSERNIN VÄLISILLE OSTO- JA MYYNTILASKUILLE. Laskut pyrittävä käsittelemään hyvissä ajoin ennen em. ajankohtaa. Vuoden 2015 ostolaskut IP-tiimissä hyväksyttynä sekä myyntilaskut siirtovalmiina Saimaan talous ja tieto Oy:ssä (Saita). VIIMEINEN SIIRTOPÄIVÄ molemmissa. HUOM! v matkalaskut (Populus) valmiina Laskutustilien ja muiden tasetilien tase-erittelyt laatijan allekirjoittamana Saitaan Eija Kurroselle. Huom! allekirjoituspäivä on tase-erittelyn laatimispäivä. Taseerittelylomake Intranetissa (linkki). Varastoselvitys allekirjoitettuna Saitaan Eija Kurroselle Sisäiset veloitukset ja laskutukset oltava tehtyinä Sisäiset tilisiirrot / muistiot oltava kirjausvalmiina Saita Oy:ssä Teknisen toimen investointimenojen aktivointikirjaukset valmiina. KOM-kirjaukset valmiina viimeistään Wintran Työtilassa Käyttötalouden toteutumisvertailuja varten toimialojen ja lautakuntien tulee tehdä lyhyt sanallinen ja numeraalinen analyysinsa toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Toiminta- ja talousanalyysit sekä toteutumisvertailut tehdään wintraan Toimialojen raportointi työtilaan Tilinpäätös-kirjastoon (tiedostoihin Täyttödokumentti_TP 2015 sekä Täyttödokumentti_tilinpäätös_talous 2015). viimeistään Selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä arvio merkittävimmistä riskeistä, epävarmuustekijöistä ja muista toiminnan kehittymiseen vaikuttavista seikoista 2015 (tarkastustoimen ohje seuraavalta sivulta edelleen) Lisätietoja antavat: Eija Kurronen (Saita Oy) Taina Koivisto (Saita Oy) Miia Haiko Päivi Ikonen Tuija Ahonen 62122

3 LIITE Selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä arvio merkittävimmistä riskeistä, epävarmuustekijöistä ja muista toiminnan kehittymiseen vaikuttavista seikoista 2015 Eduskunta on hyväksynyt huhtikuussa 2015 hallituksen esityksen kuntalain muuttamisesta (HE 268/2014). Uusi kuntalaki on tullut voimaan kuitenkin siten, että merkittävää osaa laista sovelletaan lukien. Uuden kuntalain 110 :ssä on säännökset kunnan ja kuntakonsernin sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Lain mukaan toimintakertomuksessa on esitettävä tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä. Kirjanpitolautakunnan kuntajaosto on antanut aiemmin yleisohjeen kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimisesta. Sisäisen valvonnan selonteon tulee perustua dokumentoituun tausta-aineistoon. Merkittävien riskien arvioinnin ja sisäisen valvonnan selonteon valmistelu tapahtuu eri tehtäväalueilla siten, että toimialajohto ja lautakunnat valmistelevat kaupunginhallitukselle esitettävät tiedot. Käytännössä toimialojen tulee antaa oma arvionsa merkittävimmistä riskeistä sekä selontekonsa sisäisen valvontansa järjestämisestä. Nämä tiedot annetaan erillisenä asiakirjana alla olevan mallikirjeen mukaisesti. Arvioinnin tukena on hyvä käyttää erillisenä liitteenä olevaa tilinpäätös- /itsearviointilomaketta, jota ei tarvitse palauttaa, vaan lomake tukee arvion/selonteon laatimista ja toimii käytännöllisenä tarkistuslistana, jonka avulla toimiala/yksikkö voi tunnistaa sisäisen valvonnan kehittämiskohteita. Asiakirja on osa tilinpäätösaineistoa ja se toimitetaan Wintraan, Toimialojen raportointi -työtilaan, Tilinpäätöskirjastoon (tiedostoon Täyttödokumentti_selonteko sis. valvonnan järjestämisestä sekä arvio merkittävimmistä riskeistä 2015) mennessä Toimialojen tulee ottaa kantaa selonteossa seuraaviin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kohdealueisiin (kirjanpitolautakunnan kuntajaoston yleisohjeen kohta 3.3.): Säännösten, määräysten ja päätösten noudattaminen Lakien ja säännösten tai hyvän hallinto- ja johtamistavan vastaisia toimia, joista seuraisi merkittävä korvausvastuu, kanne, vaatimus tai oikeusseuraamus, ei toimialan/yksikön tiedossa ole. Mikäli toimielimen tai viranhaltijan toimintaan on tilikauden aikana kohdistunut kunnallisvalitus, korvausvaatimus, syytteeseen asettaminen tai muu oikeusseuraamus tai oikeuden päätöksen mukainen korvausmäärän käsittely oikeudessa on kesken, esitä arvio korvausmäärästä tai seuraamuksesta ja selvitä tapaus lyhyesti ja ilmoita sen euromääräinen arvo/arvio. Tavoitteiden toteutuminen, varojen käytön valvonta, tuloksellisuuden arvioinnin pätevyys ja luotettavuus

4 Tuloksen muodostumisesta ja talousarvion toteutumisesta sekä siinä mahdollisesti esiintyneistä poikkeamista ja sen johdosta tehdyistä toimenpiteistä sekä toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta on kerrottu edellä toimintakertomuksessa. Mikäli määrärahan budjetoinnissa on ollut olennainen virhe, toimivaltaa varojen käytössä tai tulosvastuuta ei ole noudatettu, on ollut toistuvia merkittäviä talousarvioylityksiä korjausehdotuksineen, selvitä tapaus lyhyesti ja sen euromääräinen arvo/arvio. Riskienhallinnan järjestäminen Riskien arviointia Lappeenrannan kaupungissa ohjaavat riskienhallinnan ohjelma sekä sisäisen valvonnan yleisohje. Toimialalla/yksikössä on tunnistettu merkittävimmät toimialan/yksikön toimintaa uhkaavat riskit ja määritelty, miten niihin vastataan. Riskien hallinta ja sen seuranta on vastuutettu. Tilikauden aikana ei ole raportoitu merkittävistä riskeistä, joista olisi aiheutunut vahinkoa toimialan/yksikön toiminnalle tai toimintatavoitteiden toteutumiselle. Mikäli toiminnassa (esim. tietojärjestelmät, henkilöstö), investoinneissa, rahoituksessa, tms. on toteutunut riski/vahinko, joka on vaikuttanut merkittävästi toimialan toimintaan, selvitä tapaus lyhyesti ja sen euromääräinen arvo/arvio sekä korjaustoimenpiteet em. johdosta. Omaisuuden hankinta, luovutukset ja hoidon valvonta Tilikauden aikana toimialalla/yksikössä ei ole todettu omaisuuden hankinnassa, luovutuksessa tai käyttöarvossa menetyksiä, arvon alennuksia eikä toimiala/yksikkö ole joutunut korvausvastuuseen tai muuhun oikeudelliseen vastuuseen. Mikäli menetyksiä on todettu ja ne liittyvät virheelliseen menettelyyn hankinnan kilpailutuksessa tai omaisuuden luovutukseen liittyvään arvonlisäveropalautukseen, valtionosuuden takaisinperintään tms., selvitä tapaus lyhyesti ja sen euromääräinen arvo/arvio. Sopimustoiminta Toimialan/yksikön sopimushallinta on vastuutettu. toimialan/yksikön johdon tiedossa ei ole sopimuksista aiheutuneita negatiivisia seuraamuksia.

5 Mikäli sopimusrikkomuksesta, vanhenemisajasta tms. johtuen on aiheutunut negatiivisia seuraamuksia, selvitä tapaus lyhyesti ja sen euromääräinen arvo/arvio. Arvio sisäisen valvonnan järjestämisestä Toimiala/yksikkö on tehnyt itsearvioinnin sisäisen valvonnan järjestelyistä oheisen tilinpäätös-/itsearviointilomakkeen avulla (lomake erillisenä liitteenä). Kokonaisarviona toimialan/yksikön johto lausuu, että toimialan/yksikön sisäinen valvonta on pääosin hyvällä/tyydyttävällä/ei hyväksyttävällä tasolla. Merkittäviä sisäisen valvonnan puutteita ei ole todettu/on todettu. Parantamista ja kehittämistä vaativat keskeiset asiat ovat: