TEKNINEN TOIMI. Säännösten, määräysten ja päätösten noudattaminen

Transkriptio

1 Selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä arvio merkittävimmistä riskeistä, epävarmuustekijöistä ja muista toiminnan kehittymiseen vaikuttavista seikoista 2015 TEKNINEN TOIMI Säännösten, määräysten ja päätösten noudattaminen Teknisen toimen toiminta perustuu lakien, kaupungin eri toimielimien päätösten sekä hyvän hallintotavan noudattamiseen. Toimialalle asetetut tehtävät on kirjattu johtosääntöihin. Tilivelvollisten vastuut, tehtävät ja valtuudet on määritelty, ja ne ovat ajan tasalla. Johdon vastuulla on huolehtia siitä, että toimialalla on sen talouden ja toiminnan laajuuteen ja sisältöön nähden toimiva riskienhallinta ja sisäinen valvonta. Toimialan sisäistä valvontaa kehitetään jatkamalla prosessien virtaviivaistamista ja prosessien mittareiden kehittämistä. Päämääränä on varmistaa prosessien toimivuus, tehokkuus ja tulosten laatu sekä varmistaa mittareiden avulla niiden jatkuva kehittäminen. Lakien ja säännösten tai hyvän hallinto- ja johtamistavan vastaisia toimia, joista seuraisi merkittävä korvausvastuu, kanne, vaatimus tai oikeusseuraamus, ei toimialan tiedossa ole. Teknisen toimen toimielinten ja sen viranhaltijoiden päätöksiin ja toimintaan kohdistuu tyypillisesti vuosittain valituksia, kanteluita ja korvausvaatimuksia. Vireillä olevat oikeudenkäynnit Asuntotoimi Valitus asumisoikeuden luovutuskorvauksen vahvistamista koskevasta teknisen lautakunnan päätöksestä (Tekla ). Lappeenrannan seudun ympäristötoimi Vireillä on useita lautakunnan ja viranhaltijoiden päätöksiä, joista haettu muutosta hallinto-oikeuksissa (Itä-Suomi, Vaasa, Korkein hallinto-oikeus). Päätökset liittyvät vesilakiin, ympäristönsuojelulakiin, jätelakiin, maaaineslakiin, vesihuoltolakiin ja terveydensuojelulakiin. Eläinlääkintähuollossa on v ollut 3 korvausvaatimusta hoitovirheestä. Ympäristötoimessa ei ole toimintaa tai viranhaltijoita koskevia oikeudenkäyntejä. Rakennusvalvonta Rakennusvalvonnassa ei ole toimintaa tai viranhaltijoita koskevia oikeudenkäyntejä rakennusvalvonnassa oli normaalissa

2 lupapäätösvalituksia yhteensä hallinto-oikeudessa 6 kpl ja oikaisuvaatimuksia 1 kpl. Päätökset eivät muuttuneet. Kiinteistö- ja mittaustoimi Vireillä raakapuukartellista oikeudenkäynti vahingonkorvausasiassa (Helsingin käräjäoikeus). Korkeimman hallinto-oikeuden päätös Etelä-Karjalan luonnonsuojelupiiri ry:n luonnonsuojeluasiaa koskevasta valituksesta (Itä- Suomen hallinto-oikeus nro 14/5200/3). Kaavoitus Valitus Lappeenrannan kaupunginvaltuuston päätöksestä (Lauritsalan alakoulun asemakaavamuutos) hylättiin Itä-Suomen HO:ssa Vireillä valitus Itä-Suomen HO:een KV päätöksestä (Ainonkatu 29 asemakaavamuutos). Kolme valitusta. Vireillä valitus teknisen lautakunnan päätöksestä (suunnittelutarveratkaisu Haukilahden kylän Anttila tilalle RN:o 6:66 tuulivoimalalle, TuuliSaimaa Oy). Kaksi valitusta. Vireillä valitus Itä-Suomen HO:een kaupunginhallituksen päätöksestä (toimenpiderajoitus Lappeenrannan keskustaajaman osayleiskaavan 2030 eteläisen osa-alueen laajennusalueille). Kolme valitusta. Kadut ja ympäristö Valitus markkinaoikeuteen ulkovalaisimien hankintapäätöksestä: Lappeenrannan kaupungin tekninen lautakunta on tekemällään hankintapäätöksellä 113 muun ohella sulkenut Lights Out Oy:n tarjouskilpailusta ja valinnut teholuokan 70/50W Lem-Kem Oy:n tarjouksen. Lights Out Oy on valittanut päätöksestä markkinaoikeuteen, asian käsittely on vireillä, eikä asiasta ole vielä markkinaoikeuden päätöstä. Tavoitteiden toteutuminen, varojen käytön valvonta, tuloksellisuuden arvioinnin pätevyys ja luotettavuus Sisäinen valvonta takaa, että tavoitteet saavutetaan, voimavarat ovat tuloksellisessa käytössä, omaisuus on turvattu sekä johdon saama informaatio on oikeaa, tarkoituksenmukaista ja oikea-aikaista. Teknisen toimen tavoitteiden onnistumista seurataan systemaattisesti sekä toimiala- että vastuualuetasolla. Toimialan tärkein vuosittainen suunnitteluasiakirja on toimintasuunnitelma. Kukin tavoite on linkitetty kaupungin kokonaisstrategiaan. Toimintasuunnitelma hyväksytään lautakunnissa ja sen toteutumista seurataan viisi kertaa vuodessa johtoryhmätasolla ja kolme kertaa lautakunnissa. Vastuu- ja tulosalueilla tavoitteet johdetaan ylemmän tason tavoitteista ja päämääristä. Kehityskeskustelut pidetään koko henkilöstön kanssa. Talouden seurantaa tehdään kuukausittain toimialan johtoryhmässä ja lautakunnissa vähintään kuusi kertaa vuodessa. Korjaaviin toimenpiteisiin

3 ryhdytään viipymättä. Talousarvioseurannan ennakoitavuutta on parannettu systemaattisesti viime vuosina. Vuonna 2015 sitovien toiminnallisten tavoitteiden osalta on onnistuttu suunnitellulla tavalla. Taloudellisten tavoitteiden osalta toimiala pysyi sille asetetuissa käyttötalouden toimintakatekehyksissä. Riskienhallinnan järjestäminen Tekninen toimi noudattaa kaupungin vuonna 2013 päivitettyä riskienhallintaohjelmaa ja sisäisen valvonnan yleisohjetta. Toimialalla päivitettiin vuonna 2014 LähiTapiolan riskienhallinnan tason arviointi. Siinä arvioitiin toiminnan laajuuteen ja rakenteeseen nähden kattavasti merkittävimpiä riskejä ja epävarmuustekijöitä sekä muita toiminnan kehittämiseen vaikuttavia seikkoja. Riskikartoituksessa esiintulleet merkittävimmät riskit liitettiin toimialan toimintasuunnitelmaan Näin riskienhallinnan kannalta tärkeät tavoitteet ovat tulleet systemaattisesti kirjatuiksi ja ovat mukana seurantajärjestelmän piirissä. Tällä tavoin riskienhallinta on tullut osaksi suunnittelujärjestelmää ja toiminnanohjausta. Teknisen toimen riskit jaetaan neljään eri ryhmään. Tärkeimpien prosessien ja tavoitteiden toteutumisen kannalta merkittävimmät riskit ja epävarmuustekijät ovat vahinkoriskit sisältäen henkilöriskit ja omaisuusriskit, kuten esimerkiksi työturvallisuusriskit ja toimitilariskit; rahoitusriskit kuten tulojen ja menojen toteutuminen; toiminnalliset riskit, kuten palveluiden tuottamiseen ja lainsäädäntöön liittyvät riskit ja viimeisenä muut riskit, esimerkiksi kaavoituksesta aiheutuvat riskit sekä pilaantuneiden maiden aiheuttamat riskit. Yleis- ja asemakaavojen etenemiseen suunnitellussa aikataulussa vaikuttavat merkittävästi mahdolliset valitukset. Esimerkiksi Lauritsalan alakoulun asemakaavan muutoksesta on jätetty valitus Itä-Suomen hallinto-oikeuteen. Tietoisuus kohteista, joissa on pilaantuneita maa-aineksia, on lisääntynyt viime vuosina johtuen osin parantuneista tutkimusmenetelmistä. Pilaantuneiden maiden aiheuttamaan riskiin varaudutaan tarkoilla ennakkotutkimuksilla, joiden perusteella tehdään puhdistamisen kustannusarvio. Toimitilan epäkelpoisuudesta aiheutuva riski käyttäjälle Erittäin merkittävä yksittäinen ongelma on lukuisten koulu- ja päiväkotikiinteistöjen huono sisäilma ja kunto. Näin siitä huolimatta, että kaupunki on jo usean vuoden ajan erityisesti investoinut koulujen ja päiväkotien uudisrakentamiseen ja peruskorjauksiin. Suurimpana yksittäisenä ongelmakohteena nousi vuonna 2015 esiin Lauritsalan koulu, jonka ratkaisuvaihtoehtojen selvittäminen jatkuu vuonna Sisäilmaongelmat aiheuttavat merkittäviä riskejä henkilökunnan

4 terveydelle sekä kaupungin taloudelliselle kantokyvylle. Kaupunki kuitenkin jatkaa selkeää panostamista sisäilmasta johtuvien ongelmien ratkaisuihin. Teknisellä toimella on tarvittavat suunnitelmat toiminnan häiriötilanteiden ja poikkeusolojen varalta. Toimialalla on lisäksi yksikkökohtainen vuosittain päivitettävä valmiussuunnitelma. Tekninen toimi noudattaa omalta osaltaan kaupungin kriisiviestintäsuunnitelmaa. Riskienhallinnan vastuutus on järjestetty siten, että tekninen johtaja ja talouspäällikkö vastaavat koko toimialaa koskevasta osuudesta. Vastuualueiden johtajat ja tulosalueiden päälliköt puolestaan toimivat riskienhallinnan yksikkökohtaisina vastuuhenkilöinä ja asiantuntijoina. Tilikauden aikana ei ole raportoitu merkittävistä riskeistä, joista olisi aiheutunut vahinkoa teknisen toimen toiminnalle tai toimintatavoitteiden toteutumiselle. Omaisuuden hankinta, luovutukset ja hoidon valvonta Lautakunnat tekevät päätökset kaikista merkittävimmistä hankinnoista. Lautakunnat päättävät viranhaltijoiden hankintavaltuuksista ja tilitositteiden hyväksymisestä vuosittain. Lautakuntien toimintaa valvovat tilintarkastaja sekä tarkastustoimi ja tarkastuslautakunta. Hankintapäätöksissä noudatetaan Lakia julkisista hankinnoista sekä Lappeenrannan kaupungin hankintaohjetta. Vaaralliset työyhdistelmät ja tarpeellinen tehtävien eriyttäminen otetaan huomioon hankintaprosessin eri vaiheissa. Vastuu- ja tulosalueiden esimiehet vastaavat hankitun omaisuuden käytön valvonnasta, hoidosta ja luovutuksesta kukin omalta osaltaan. Irtaimen omaisuuden käytöstä poistamisesta on laadittu toimintaohje. Omaisuuden hankinnassa, luovutuksessa tai käyttöarvossa ei vuonna 2015 ole toteutunut menetyksiä, arvon alennuksia tai jouduttu korvaus- tai muuhun oikeudelliseen vastuuseen. Sopimustoiminta Teknisen toimen yhteistoiminta muiden tahojen kanssa määritellään erilaissa sopimuksissa. Kukin vastuualue vastaa omalta osaltaan sopimusten laatimisesta ja niiden hallinnasta sekä valvonnasta. Sopimustoiminnassa käytetään apuna kaupungin lakimiesten palveluja. Tekninen toimi laatii ja ylläpitää listaa merkittävien sopimusten ja tärkeiden hankkeiden mahdollisista riskeistä. (Katso liite.) Toimialan johdon tiedossa ei ole sopimuksista aiheutuneita negatiivisia seuraamuksia vuonna 2015.

5 Arvio sisäisen valvonnan järjestämisestä Tekninen toimi on tehnyt itsearvioinnin sisäisen valvonnan järjestelyistä tilinpäätösarviointilomakkeen avulla. Kokonaisarviona teknisen toimen johto toteaa, että toimialan sisäinen valvonta on pääosin hyvällä tasolla. Merkittäviä sisäisen valvonnan puutteita ei ole todettu. Parantamista ja kehittämistä vaativana keskeisenä asiana on konsernitasolla tulostavoitteiden saavuttamisen palkitseminen.