Tohtorikoulutettavien kannustinstipendien haku Nintexjärjestelmässä

Transkriptio

1 Tohtorikoulutettavien kannustinstipendien haku Nintexjärjestelmässä Hakemusten ja päätösten listaaminen exceliin Käsittelyohje LES /Asiatarkastus Asiatarkastusnäkymän suora linkki: Meneillään olevat asiat: Hakemuksen käsittely/asiatarkastus: Asian lukitseminen itselle käsittelyyn Hakemuksen editointi/muokkaaminen (virheellisiä tietoja tms) Täydennyspyynnön tekeminen opiskelijalle: Päätösesityksen tekeminen: Hyväksyttäväksi lähetettävät Kielteinen esitys Päätöksen tekijän ohje / Hyväksyntä Hyväksyjän näkymä Hyväksyjän näkymä Päätöksen tekeminen Palaute ja kysymykset Nintex-les@aalto.fi Hakemusten ja päätösten listaaminen exceliin Jos tarvitse listan hakemuksista tai päätöksistä jne, saat sen klikkaamalla Items kohtaa export to Excel Käsittelyohje LES /Asiatarkastus 1. Asiatarkastusnäkymän suora linkki: /GrantsForms/Inspecting.aspx Käsittelijä saa kerran viikossa ilmoituksen sähköpostitse saapuneista hakemuksista. Käsittelyroolit on määritelty tohtoriohjelma-kohtaisesti. - Hyväksyjän valmisteluun palauttamasta hakemuksesta tulee viesti valmistelijalle reaaliaikaisesti.

2 Näkymää voi muokata haluamallaan tavalla otsikkorivin jokaisesta otsikosta: Meneillään olevat asiat: Vasemman reunan painike All items antaa näkymän kaikista meneillään olevista asioista:

3 Hakemuksen käsittely/asiatarkastus: Valitse hakemus klikkaamalla ID tunnistetta hakemus avautuu tarkasteltavaksi. Voit tarkastella kaikkia hakemuksen välilehtiä (1. Personal Information, 2. Application Information ja 3. Bank & Tax Information.) Opiskelijan täyttämiä tietoja ei voi tässä näkymässä muuttaa. Asiatarkastusnäkymässä voi avata opiskelijan liittämiä liitteitä klikkaamalla liitteen auki: Asian lukitseminen itselle käsittelyyn Asian voi lukita itselleen käsittelyyn. Valitse käsiteltävä hakemus, klikkaa Items painiketta ja valitse Make me the handler. Asia on nyt sinulla käsittelyssä, niin että se näkyy myös muille. Hakemusta voi käsitellä ilman itselleen lukitsemista.

4 Hakemuksen editointi/muokkaaminen (virheellisiä tietoja tms) Saat avattua hakemuksen muokattavaksi seuraavasti: - valitse hakemus (näkyy sinisenä) --> klikkaa näytön yläreunasta painikkeesta Items Sen jälkeen valitse Edit Item à pääset muokkaamaan valittua hakemusta. Muokkaus-näkymässä pääset liikkumaan keltaisella merkityistä linkeistä/painikkeista. Muokkauksen jälkeen tallenna muutokset hakemuksen viimeiseltä eli 3. välilehdeltä Save and Submit painikkeesta:

5 Täydennyspyynnön tekeminen opiskelijalle: Jos hakemus on puutteellinen tai virheellinen ja opiskelijalta täytyy pyytää täydennystä, voit palauttaa hakemuksen opiskelijalle täydennettäväksi viestin kera. Valitse hakemus kuten edellä ja Items painikkeen takaa löydät Request more info painikkeen. Opiskelija saa sähköpostilla seuraavanlaisen automaattiviestin ja linkin suoraan omalle hakemukselleen. Kirjoittamasi viesti näkyy kohdassa Täydennyspyy ntö: Päätösesityksen tekeminen: Kun hakemus tai hakemukset on tarkistettu ja valmis esityksen tekemiseksi, voit valita yhden tai useamman hakemuksen lähetettäväksi päätösvaiheeseen: Klikkaa rivin edessä väkäsen alla, jolloin rivi valikoituu (voit valita useamman) à yläpuolelle ilmestyy Propose X approvals ja Propose X rejected. - Voit siis valita kerralla kaikki hyväksyttävät ja lähettää ne päätösvaiheeseen. - Voit valita kerralla myös kaikki hylättävät ja lähettää ne päätösvaiheeseen.

6 Hyväksyttäväksi lähetettävät Klikkaa Propose 1 approvals --> avautuu ikkuna, jossa voit kirjata kommentteja hyväksyttäväksi esitetyistä hakemuksista. Jos haluat kirjata yhtä hakemusta koskevia kommentteja, kannattaa hakemus/hakemukset lähettää päätettäväksi yksittäin. Lopuksi paina Send for approval asian lähettämiseksi eteenpäin. Kielteinen esitys Jos hakemus esitetään hylättäväksi, valitaan Propose 1 rejected --> avautuu ikkuna, jossa voit kirjata kommentit hylätyksi esitetyistä hakemuksista. Paina lopuksi Reject asian lähettämiseksi eteenpäin. - hylätyksi esitettävät hakemukset kannattaa lähettää eteenpäin yksitellen, jolloin voit kirjata hylkäämisen perustelut selkeästi Comments kenttään.

7 Päätöksen tekijän ohje / Hyväksyntä Hyväksyjän näkymä /Waiting%20for%20Approval.aspx Kannustusstipendihakemukset ohjautuvat automaattisesti oikealle hyväksyjälle järjestelmään tallennetun työnkulun perusteella. Hyväksyjä saa automaattiviestin, kun hakemuksia onn hyväksyttävissä: Hyväksyjän näkymä Hyväksyjä näkee hänelle ohjautuneet, päätöstä odottavat hakemukset näytöllä alla olevan mukaisesti. Hakemukset on ryhmitelty statuksen mukaan: Propo sed approved ja Proposed rejected Esimerkissä hakemukset 22 ja 23 on lähetetty päätettäväksi yhdessä, jolloin molempien kohdalla näkyvät samat kommentit.

8 Päätöksen tekeminen Päätös tehdään aina esitykseen kantaa ottamalla: hyväksytään tai hylätään esitys. Hyväksyjä valitsee ne hakemukset joista haluaa tehdä päätöksen (alla 20)--> Approve 1 Grant decisions painike ilmaantuu. Järjestelmä kysyy vielä vahvistuksen, haluatko hyväksyä esitetyt päätökset. Tässä vaiheessa hakemuksen voi palauttaa takaisin valmisteluun Return 1 to inspection, jos on tarpeen.

9 Tämän jälkeen asia siirtyy talouspuolen käsittelyyn ja automaattiseen maksuun. Opiskelija saa automaattiviestin tässä vaiheessa, että päätös on tehty ja apuraha myönnetty/ei myönnetty.