Osastrategia. Puolustushallinnon viestintä

Transkriptio

1 Osastrategia Puolustushallinnon viestintä

2 Sisällysluettelo Viestinnän tavoitetila Muuttuva viestintäympäristö... 4 Puolustushallinnon viestinnän visio... 6 Viestinnän tarvitsemat kyvyt... 7 Osaamisen turvaaminen... 9 Eteläinen Makasiinikatu 8 PL 31, HELSINKI Södra Magasinsgatan 8 PB Kuvat: 31, Tiina Takala/puolustusministeriö HELSINGFORS Taitto: Tiina Takala/puolustusministeriö ISBN: pdf

3 Viestinnän tavoitetila 2020 Viestintä tukee hallinnonalan julkisuuspolitiikkaa ja siihen liittyvää yhteistyötä valtioneuvoston, muiden ministeriöiden, tiedotusvälineiden ja sidosryhmien kanssa. Viestintä on olennainen osa kansainvälistä kriisinhallintaa. Puolustushallinnon viestinnällä on vuonna 2020 keskeinen rooli verkottuneeseen puolustukseen perustuvassa toimintaympäristössä. Viestintää toteutetaan tavoitteellisesti ja vuorovaikutteisesti kansalaisyhteiskunnan, julkisen hallinnon, sidosryhmien, hallinnonalan kaikkien toimijoiden ja oman henkilöstön suuntaan. Hallinnonalan viestinnässä käytetään hyväksi uusinta teknologiaa. Harjoitettava viestintä on luonteeltaan vuorovaikutteista ja avointa. Sosiaalisen median hyväksikäyttö tukee hallinnonalan muuta viestintää. Hallinnonalan viestintäorganisaatioiden henkilöstö hallitsee uusimman viestintäteknologian ja tuntee hyvin hallinnonalan kehityksen. Se kehittää systemaattisesti osaamistaan ja osallistuu toiminnan yleiseen kehittämiseen. Hallinnonalalla on puolustusministeriön viestintäyksikön ja Pääesikunnan viestintäosaston resursoima yhteinen mediakeskus, joka ylläpitää viestinnän tilannekuvaa. Puolustusministeriön viestintäyksikkö ja pääesikunnan viestintäosasto työskentelevät tiiviissä yhteistyössä toistensa välittömässä läheisyydessä. Viestintä tukee hallinnonalan julkisuuspolitiikkaa ja siihen liittyvää yhteistyötä valtioneuvoston, muiden ministeriöiden, tiedotusvälineiden ja sidosryhmien kanssa. Viestintä on olennainen osa kansainvälistä kriisinhallintaa. Viestinnän toimijat ovat omalla panoksellaan mukana hallinnonalan kansainvälisessä yhteistyössä. Erityisesti huomioidaan yhteistyö EU:n puitteissa, Natossa, pohjoismaisella tasolla sekä kahdenvälisissä suhteissa. Suomen ja ruotsin kielen lisäksi englannin kielen käyttö viestinnässä on korostunut. Hallinnonalan viestintä noudattaa puolustushallinnon yhteistä toiminnan suunnittelu- ja seurantajärjestelmää. Viestintä huomioidaan strategisissa ja operatiivisissa suunnitelmissa sekä kehityshankkeissa ja päivittäisessä toiminnassa. Hallinnonalan viestinnän edustajat ovat osaltaan mukana verkkoturvallisuutta koskevassa kehitystyössä muiden viranomaisten kanssa. 1

4 Muuttuva viestintäympäristö Julkisen hallinnon viestintä toimii tällä hetkellä monella tapaa muuttuneissa olosuhteissa. Muuos koskee niin teknologiaa, viestinnän ja politiikan suhdetta, viestinnän roolia johtamisessa kuin kansalaisten viestintään kohdistamia odotuksia. Seuraavassa on eritelty tarkemmin viestintäympäristössä tapahtuneita muutoksia. Julkisen hallinnon viestintäkäytännöt sekä viestinnän yleinen poliittinen rooli ovat viime vuosina kokeneet monia muutoksia. Ne ovat koskeneet kaikkia viestinnän osa-alueita: sisältöä, periaatteita, välineitä ja toiminnan yleistä merkitystä. Viestintä ja maineenhallinta kietoutuvat yhä tiiviimmin yhteen. Viestinnällä ja julkisuuspolitiikalla on kasvava merkitys julkisen vallan toiminnassa. Viestinnälliset tarpeet ja tavoitteet huomioidaan toiminnan suunnittelussa. Ministeriöiden keskinäinen ja yleisemminkin viranomaisten välinen viestintäyhteistyö on lisääntynyt. Yhä useammat haasteelliset tilanteet ovat poikkisektoriaalisia; niiden hoitaminen edellyttää useiden eri viranomaisten yhteisiä toimia myös viestinnässä. Ministeriöiden johtamisessa viestinnän rooli on entistä keskeisempi. Kun vielä kymmenisen vuotta sitten viestintä oli korkeintaan yksi johtamisen monista välineistä, ovat viestintä ja johtaminen tänään sulautuneet monella tapaa yhteen. Niitä ei voi erottaa toisistaan, sillä nykyaikainen johtaminen on entistä enemmän myös viestintää. Tämä vaikuttaa ulkoiseen ja sisäiseen viestintään. Hallinnollisen ja poliittisen välinen rajanveto on viestinnässä haastavampaa kuin ennen. Tämä näkyy monella tapaa. Hallinnonalojen poliittinen ohjaus valtioneuvostotasolta on lisääntynyt; hallitusohjelma, erilaiset politiikkaohjelmat, selonteot, suositukset, määräykset jne. määrittävät entistä tarkemmin yksittäisten viranomaisten toimintaa. Ministeriöt ovat ministerien johtamia organisaatioita, joiden toiminnan yleiset linjaukset tehdään valtioneuvostossa ja poliittisissa puolueissa. Virkamiehet myös viestinnässä edustavat toisaalta jatkuvuutta eli he eivät pääsääntöisesti vaihdu hallitusten vaihtuessa. 2

5 Teknologian nopea muuttuminen on muuttanut radikaalisti viestintäkäytäntöjä. Erityisen suuri muutos on se, että tiedotusvälineillä ei enää ole samanlaista merkitystä kansalaisten saavuttamisen kannalta kuin ennen. Toimittajia tarvitaan edelleen välittäjinä, mutta entistä useammin viestit pyritään saamaan suoraan kansalaisille. Puolustusministeriön verkkosivujen vuotuinen kävijämäärä on noussut jo 1,6 miljoonaan lataukseen. Puolustusvoimien verkkosivujen kävijämäärä on yli 5 miljoonaa käyntiä vuodessa. Sosiaalisen median tehokas hyväksikäyttö ja seuranta vaativat kasvavia resursseja. Päätöksentekijät ja virkamiehet ovat yhteydessä kansalaisiin blogien, Facebookin, YouTuben, videoklippien jne. kautta. Uuden teknologian myötä ovat nopeus ja tietojen oikeellisuudesta kiinnipitäminen entistä tärkeämpiä. Viestintätehtävien ja viestintäkentän laajeneminen ja monikanavoituminen vaativat jatkossa aikaisempaa suuremmat henkilöresurssit tai tehtävien määrittelyä uudelleen. Uusi viestintäteknologia on lisännyt merkittävästi viestinnän tempoa ja kilpailua. Kansalaisten käytössä on aikaisempaa useampi viestintäkanava, joiden kautta tiedontarpeet tyydytetään. Nopeutettu aikataulu ei saa kuitenkaan johtaa siihen, että tiedon luotettavuudesta tai viranomaisten antamaan tietoon liittyvistä muista vaatimuksista tingitään. Toisaalta hidastelu voi johtaa siihen, että kansalaiset hakeutuvat uusille tiedonlähteille. Näin tapahtuma muutos voi helposti olla pysyvä. Viitteitä tästä on näkynyt viime vuosina useiden yllättävien ja vakavien tapahtumien yhteydessä. Perinteinen yhteistyö median kanssa on silti säilyttänyt merkityksensä. Uudessa tilanteessa on tärkeää sopia yksityiskohtaisesti toimintaan liittyvistä periaatteista viranomaisten velvoitteita tai vastuita unohtamatta. Kansalaisten oikeus tietoon on määritelty lainsäädännössä entistä vahvemmin. Julkisuuslaki nostaa oikeuden tietoon yhdeksi demokratian peruskriteereistä. Viranomaisten velvollisuudet ovat tässä suhteessa kasvaneet. Kasvavan kansainvälisen yhteistyön ja globalisaation myötä kansallisen ja kansainvälisen välinen raja on hämärtynyt. Kansainvälinen elementti on vahvistunut kaikessa hallinnonalan toiminnassa. Yksittäisillä kansallisilla päätöksillä on myös puolustushallinnossa yhä useammin maan rajat ylittäviä vaikutuksia. Yhteistyötä tehdään erityisesti EU:ssa ja Natossa sekä pohjoismaiden kesken. Varautuminen kriisi- ja poikkeusolojen viestintään on tehostunut viime vuosina huomattavasti. Viestinnän tärkeys on noussut yhä vahvemmin esille kriisitilanteissa. Kriisiviestinnän ohjeistusta on parannettu, ja viestintä huomioidaan paremmin valmiussuunnittelussa sekä erilaisissa valmiusharjoituksissa. Tietoturvaan liittyvät tekijät asettavat kasvavia vaatimuksia kriisi- ja poikkeusolojen viestintään varautumiselle Mediaseuranta on olennainen osa hallinnonalan tilannekuvatyötä. Puolustusministeriö ja Pääesikunta panostavat aktiivisesti viestinnän tilannekuvan ylläpitämiseen. Siihen liittyvää yhteistyötä tiivistetään ottaen huomioon tilannekuvaan liittyvät poliittisen, hallinnollisen ja operatiivisen viestinnän edellyttämät näkökulmat. 3

6 Puolustushallinnon viestinnän visio Hallinnonalalla on osaavat ja luotettavat viestintäorganisaatiot, jotka toiminnallaan tukevat ja vahvistavat Suomen puolustusratkaisua. Ministeriön viestintä tukee puolustusministeriön toimintaa. Viestinnällinen ulottuvuus huomioidaan ministeriön strategisessa suunnitelmassa ja sen pohjalta laadituissa osastrategioissa. Pääesikunnan viestintäosasto toimii tiiviissä yhteistyössä puolustusministeriön viestintäyksikön kanssa ja vastaa osaltaan puolustusvoimien viestinnästä sekä ohjaa alaistensa hallintoyksiköiden viestintäorganisaatioita. Puolustusvoimien viestintäorganisaation suorituskyvyillä tuetaan puolustusvoimien tavoitteiden saavuttamista, vastataan viranomaisen tiedottamiselle asetettuihin vaatimuksiin sekä tuetaan puolustusvoimien maineenhallintaa. Näiden taustalla on kyky tuottaa, ylläpitää ja jakaa yhteinen mediatilannekuva sekä siihen perustuvat analyysit ja arviot. 4

7 Viestinnän tarvitsemat kyvyt Suomella tulee olla kyky kansainväliseen puolustuspoliittiseen tietojenvaihtoon ja tilannekuvan ylläpitämiseen. Tämä on edellytys paitsi johtamiselle myös kansainvälisen viestinnän koordinaatiolle. Kyky kansalliseen ja kansainväliseen tilannekuvan ylläpitoon ja julkisuuden hallintaan Suomella tulee olla kyky kansainväliseen puolustuspoliittiseen tietojenvaihtoon ja tilannekuvan ylläpitämiseen. Tämä on edellytys paitsi johtamiselle myös kansainvälisen viestinnän koordinaatiolle. Viestintää tulee seurata kansallisesti ja kansainvälisesti media-analyysien ja mediaseurannan avulla Puolustushallinnolla tulee olla kyky tukea maamme ylintä johtoa viestinnällisillä keinoilla. Eri hallinnonalojen tulisi pystyä tuottamaan nopeasti analyysejä muuttuvista turvallisuustilanteista sekä saattamaan analyysit hallituksen tietoon. Tämä edellyttää hallituksen ja keskeisten turvallisuussektoreiden kiinteämpää tietojenvaihtoa ja tilannetietoisuuden kasvattamista. Puolustushallinnolla tulee olla kyky koota tilannekuva nopeasti. Poliittiset ja operatiiviset viestit tulee pystyä sovittamaan yhteen kaikissa turvallisuustilanteissa. Tämä edellyttää sitä, että eri toimijat vastuineen on määritelty, samoin perusviestit ja viestinnän strategiset päämäärät. Puolustushallinnolla tulee olla kyky toimia yhteistyöverkostona viranomaisten ja muiden toimijoiden kanssa Kyky suunnitella, toteuttaa ja kehittää tapoja, joilla puolustushallinto kohtaa yhteiskunnan ja vaikuttaa siihen Puolustushallinnolla on oltava kaikissa tilanteissa kyky viestiä eri julkisuuden kentillä. Julkisuuden kenttiä ovat: Kansalaisjulkisuus (yhteydenpito kansalaisiin, messut, tapahtumat, seminaarit ja luennot, maanpuolustustahdon ylläpitäminen) Mediajulkisuus (yhteydenpito mediaan ja mediaseuranta) Verkkojulkisuus (sähköisen viestinnän ja asioinnin ylläpito ja kehittäminen sekä verkkojulkisuuden hallinta, sosiaalinen media) Asiantuntijajulkisuus (asiantuntijavaikuttaminen ja yhteydenpito viranomaisiin ja muihin kohderyhmiin) Sisäinen julkisuus (hallinnonalan toimijoiden sisäinen ja keskinäinen viestintä) Kansainvälinen julkisuus (yhteydenpito ulkomaisiin kumppaneihin, suurlähetystöihin ja eri maiden puolustushallintoon, kansainvälisiin järjestöihin ja eri maiden mediaan). 5

8 Kyky viestiä häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa Puolustushallinnolla tulee olla kyky hoitaa viestintää häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa, joissa esimerkiksi tietoliikenneyhteyksiin liittyvät ongelmat, verkkohyökkäykset tai sähkökatkot lamaannuttavat yhteiskunnan toimintoja. Tämä edellyttää vaihtoehtoisten viestintämuotojen tutkimista ja käyttöönottoa sekä erityisesti suunnittelutyötä Yleisradion ja Viestintäviraston kanssa kansallisesti. Puolustushallinnolla tulee olla kyky tukea viestinnällisesti maamme ylintä johtoa häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa. Tähän sisältyy viranomaisten välinen ja poikkihallinnollinen viestinnällinen yhteensovittaminen, oikean ja ajantasaisen tiedon välittämisen väestölle ja medialle sekä jokaiselle ministeriölle kuuluva vastuu hallinnonalaansa liittyvästä viestinnästä. Valmiuksien kehittämiseksi on tärkeää, että viestintäorganisaatioiden edustajat osallistuvat säännöllisesti erilaisiin valmiusharjoituksiin niin koko valtionhallinnon puitteissa kuin puolustushallinnon sisällä. Osallistumista kansainvälisiin harjoituksiin tulee lisätä. Viestinnän tehtävät ja vastuut moninkertaistuvat häiriö- ja poikkeusoloissa. Tällöin tarvitaan: viestinnän tilannekuvatoimintojen laajentamista osana puolustushallinnon tilannekuvatoimintaa tuotanto- ja tiedotustoiminnan laajentamista, lisähenkilöstöä, tehostettua media-yhteistyötä sekä kansainvälisiä viestintätoimintoja yhdessä ulkoasiainministeriön kanssa mediaseurannan ja analyysiyhteistyön laajentamista hallinnonalan, valtioneuvoston sekä sektoritutkimuslaitosten kanssa psykologisen puolustuksen keinojen käyttöä sekä viestintäyhteistyötä valtioneuvoston viestintäyksikön kanssa Kaikkien näiden toimintojen laajentaminen edellyttää puolustushallinnolta yhteistä varautumista häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin. 6

9 Osaamisen turvaaminen Osaamisen kehittämisen painopistealueita ovat viestintäympäristöjen tuntemus, viestinnän suunnittelu, toteutus ja vaikuttavuuden arviointi sekä viestintäteknologian käytettävyyden ylläpito. Viestinnän merkityksen kasvusta johtuen hallinnonalan viestintäorganisaatioiden henkilöresurssien määrällinen ja laadullinen osaaminen on pidettävä tasolla, joka mahdollistaa viestinnällisten toimenpiteiden toteutuksen kaikissa valmiustiloissa ja tilanteissa. Osaamisen kehittämisen painopistealueita ovat viestintäympäristöjen tuntemus, viestinnän suunnittelu, toteutus ja vaikuttavuuden arviointi sekä viestintäteknologian käytettävyyden ylläpito. Julkisuusriskit Viestintäorganisaatioiden tehtävänä on arvioida koko hallinnonalan julkisuusriskejä ja raportoida niistä erikseen sovitulla tavalla. Viestintäorganisaatioiden tulee arvioida vähintään kerran vuodessa ja tarvittaessa myös useammin eri riskityyppien kehittymistä sekä esittää toimenpiteitä niiden hoitamiseksi. Häiriö- ja poikkeusoloissa julkisuusriskit voivat moninkertaistua. Siksi on tärkeää, että hallinnonalalla on riittävät viestintävalmiudet ja osaavat henkilöstö kriisi- ja poikkeusolojen varalta. Hallinnonalan julkisuusriskit voidaan jakaa viiteen eri riskityyppiin: 1. Julkisuuskuvaan liittyvät riskit; 2. Yhteiskuntasuhteisiin liittyvät riskit; 3. Viestinnän toteutukseen liittyvät riskit; 4. Operatiiviseen toimintaan liittyvät riskit; 5. Kansainväliseen julkisuuteen liittyvät riskit. Erilaisia julkisuusriskejä tulee arvioida säännöllisesti kaikissa ydinprosesseissa sekä puolustusministeriössä että puolustusvoimissa. 7

10