MaxPos - 1 DEMO KASSA- /MYYMÄLÄJÄRJESTELMÄN KÄYTÖSTÄ

Transkriptio

1 MaxPos - 1 DEMO KASSA- /MYYMÄLÄJÄRJESTELMÄN KÄYTÖSTÄ

2 MaxPos KASSA / Myymäläjärjestelmän arkinen käyttö Yleistä Laitteisto Keskusyksikkö ja käyttöympäristö Kirjoittimet Näytöt Muut oheislaitteet Esimerkkejä oheislaitteista Kassalla Näppäimistön käyttö Kassan työikkuna Päivän aloitus Myynnin rekisteröinti ja rahastus Erikoistoiminnot Raportteja kuittikirjoittimelle Päivän päättäminen Päivittäiset taustatoiminnot Keräilyajon suorittaminen Kassojen päivätilitykset Maksukorttireskontra Lähettämättömät maksukortit Laskutettavien käsittely Kausiluontoiset taustatoiminnot Tilitysyhteenvedot Maksukorttireskontran yhteenvedot Lahjakorttireskontran yhteenvedot Myynnin tilastot Perustiedot ja asetukset Perustietojen ylläpito Kassojen asetukset ja ohjaus... 18

3 MaxPos KASSA / MYYMÄLÄJÄRJESTELMÄN ARKINEN KÄYTTÖ 1.1 Yleistä MaxPos kassajärjestelmä on kehitetty helppokäyttöiseksi apuvälineeksi myynnin rekisteröimiseen, myynnin tilittämiseen sekä myynnin seurantaan. Itse kassalla tapahtuva rekisteröinti on tehty vastaamaan tavanomaisen kassakoneen käyttöä. Käytön helppous sekä vähentää käyttökoulutuksen tarvetta että nopeuttaa itse rahastustoimintoa. 1.2 Laitteisto Keskusyksikkö ja käyttöympäristö MaxPos kassajärjestelmän laitteiston keskusyksiköksi sopii teollisuusstandardit täyttävä PC-laite, joka täyttää Windows käyttöjärjestelmän asettamat vaatimukset. Mikäli useampi yksikkö halutaan kytkeä samaan verkkoon, verkon tulee olla Microsoft Windows käyttöjärjestelmien eri versioiden tukema Kirjoittimet Kuittikirjoitin voi olla joko matriisi - tai lämpötekniikalla toimiva laite. Suositeltavaa on, että kuittikirjoitin kytketään rinnakkaisliitännällä (Centronics) Näytöt Näyttöpäätteeksi käy kaikki näyttölaitteet, jotka toimivat Windows-ympäristössä Muut oheislaitteet Kassalaatikoksi suositellaan laatikkoa, jonka avausmekanismi toimii elektronisesti, kytkettynä kuittikirjoittimeen. Asiakasnäytöksi sopii näyttö, jonka toimintoja voidaan ohjata RS232-sarjaliitännän välityksellä. Näppäimistönä voidaan käyttää useimpia markkinoilta löytyviä ohjelmoitavia kassanäppäimistöjä varustettuna magneettikortinlukijalla, joka kytketään suoraan keskusyksikön näppäimistön liittymään. Viivakoodilukija kytketään joko näppäimistö- tai sarjaliittymään.

4 MaxPos Esimerkkejä oheislaitteista Kuittikirjoitin Kassanäppäimistö juovakorttilukijalla Kassalaatikko Asiakasnäyttö Pieni näyttö (9 ) Viivakoodilukija

5 MaxPos Kassalla Näppäimistön käyttö Näppäinten lukumäärä vaihtelee näppäimistön koon mukaan. Järjestelmä on suunniteltu tulemaan toimeen vain numeerisilla näppäimillä. Näppäimistön lay-out voidaan monipuolisesti määritellä käyttöympäristön mukaisesti. Näppäimiä on neljä eri tyyppiä; Numeronäppäimet, Toimintonäppäimet, Navigointinäppäimet sekä Pikanäppäimet. Numeronäppäimet ovat 0, 1, sekä kaksoisnolla 00. Toimintonäppäimet on ryhmitelty eri ryhmiin; Rekisteröinnin ohjaus, Rekisteröinti, Rahastus / Maksutavat, Muut rahaliikennetoiminnot, Satunnaiset toiminnot Navigointinäppäimillä selataan eri asioita em. hakujen yhteydessä. Pikanäppäimien avulla voidaan automatisoida eri näppäilyjä Kassan työikkuna Kassan työikkuna on jaettu eri alueisiin ajatellen vuoropuhelua kassanhoitajan kanssa. Päiväys, kuitin nro & myyjä Kassan tunnus Asiakasnäyttö Kuittirivit Rekisteröinti Rekisteröinti Ohjeteksti Saldo

6 MaxPos Päivän aloitus Päivää aloitetaan käynnistämällä kassasovellus, joka pyytää käyttäjää kuittaamaan tilityksen kohdistuspäivän oikeaksi. Päivän aloitus Myynnin rekisteröinti ja rahastus Myynti rekisteröidään esihinnoitetuilla tuotteilla tai pelkällä koodi - kohdistuksella. Mikäli viivakoodeja on tuotteissa käytössä (em. EAN), rekisteröinti tapahtuu viivakoodilukijan avulla. Myytäviä tuotteita voi myös etsiä tuotehaku-toiminnolla. Kassamyynti

7 MaxPos - 7 Kassamyynti tuotehaulla Lahjakorttimyynti Kassalla voidaan rahastaa ennakkoon em. lahjakorttien muodossa. Rahastus Rahastuksen yhteydessä päätetään kuitit niillä maksutavoilla, jotka on määritelty käytettäväksi. Käteinen, Maksukortit, Laskutukseen, Lahjakortit, Lounasseteli ovat muutamia paljon käytössä olevia. Näiden lisäksi on mahdollista itse määritellä laskuri - tyyppisiä muita maksutapoja. Maksukorttikäsittelyyn voidaan myös liittää automaattinen katevarmennus.

8 MaxPos - 8 Kuitin tullessa kokonaan maksetuksi tulostuu kuitti. Kuitti Rahastus valuutalla Käteismaksun puolella on mahdollista vastaanottaa ulkomaisia valuuttoja määriteltyjen valuuttakurssien puitteissa. Vaihtoraha valuutassa Kun kuitti on suoritettu ja raha on vastaanotettu yli loppusumman, ruudulle ja asiakasnäytölle palautettava rahamäärä on myös näytettävissä valuutassa.

9 MaxPos - 9 Kanta-asiakaskohdistus Kanta-asiakkaiden ostokset voidaan rekisteröinnin yhteydessä kohdistaa asiakkaaseen, tilastoja ja bonuksia varten Erikoistoiminnot Harvemmin käytössä olevia toimintoja voidaan määritellä erikoistoiminnoiksi. Näin käyttäjä saa vaihtoehdot valikolla, jolloin säästetään näppäimiä em. pika-näppäin käyttöön. Erikoistoiminnot Raportteja kuittikirjoittimelle Kassalle on määriteltävissä eri raportteja tulostettavaksi kuittikirjoittimelle. Näitä raportteja käytetään yleensä rahojen laskemisessa sekä tilitysjakson päättämiseen. Kassaraporttien valikko

10 MaxPos - 10 Rahaliikenneraportti Tuotemyyntiraportti Päivän päättäminen Päivän lopuksi suoritetaan päivän päätös toiminto, joka asetuksien perusteella tulostaa tarvittavat raportit kuittikirjoittimelle sekä sulkeutuu. Päivän päätöksen yhteydessä voidaan syöttää tilitysviite, jolla kohdistetaan tämän kassan rahatilitys lopetetulta päivältä. Päivän päättäminen

11 MaxPos Päivittäiset taustatoiminnot Keräilyajon suorittaminen Joko käyttäjän käynnistämänä tai ajastuksella suoritetun keräilyajon jälkeen siirrytään seuraamaan kaikkien kassojen yhteenkerättyä aineistoa ja tekemään tarvittavat täsmäytykset Kassojen päivätilitykset Päivätilityksen yhteenvedolla voidaan täsmätä kassojen tekemiä tilityksiä. Raportin loppuosassa on lueteltu kaikki myydyt tuotteet kyseisellä kassalla.

12 MaxPos Maksukorttireskontra Maksukorttireskontrassa nähdään mitä maksukortteja on otettu vastaan kassoilla. Tästä luodaan myös tarvittavat maksukorttiaineistot pankkiin lähetettäväksi. Pankkiyhteyskäytännöstä riippuen maksukorttiaineistot siirretään konekielisinä pankille, joka välittää tapahtumat eri kortinantajille tilitettäväksi. Lähettämättömät maksukortit Laskutettavien käsittely Mikäli laskutettavaa on syntynyt kassoilta, voidaan niitä tapahtumia seurata. Tapahtumien siirtäminen em. koontilaskuille tehdään myös tällä toiminnolla. Kassojen laskutettavat

13 MaxPos Kausiluontoiset taustatoiminnot Tilitysyhteenvedot Järjestelmän käynnistämisen yhteydessä määritellään käyttäjän kirjanpitäjän kanssa tilitysyhteenvedon ulkoasu sekä yhteenvedon lopussa oleva tilitysosa. Tämän jälkeen, em. kuukausittain tulostettuna, tämä dokumentti voidaan käyttää kirjanpidon tositteena Tilitysyhteenveto sekä KP-tosite

14 MaxPos Maksukorttireskontran yhteenvedot Tällä yhteenvetoraportilla raportoidaan, em. kirjanpitoon, kuinka paljon tilitettävää rahaa on odotettavissa eri kortinantajien tahoilta, mahdolliset provisiot huomioonotettuna. Maksukorttireskontran raportti Lahjakorttireskontran yhteenvedot Ennakkorahastuksen / Lahjakorttien tilanne saadaan näin. Lahjakorttireskontran tuloste

15 MaxPos Myynnin tilastot MaxPos raportointi on melko laaja. Kassajärjestelmän mukana tulee kattava raportointi, joka perustuu järjestelmän tapahtumiin. Kaikista raporteista voidaan helposti tehdä ja tallentaa Excel-yhteensopivia tiedostoja, em. jatkojalostusta varten. Tämän lisäksi olemassaoleviin raportti- lomakkeisiin voidaan määritellä omia uusia sarakkeita, jotka sisältävät omia kaavoja. Alla esimerkkejä paljon käytetyistä raporttityypeistä. Toimittajan tuotemyynti Tuntikohtainen myynti

16 MaxPos - 16

17 MaxPos Perustiedot ja asetukset Perustietojen ylläpito Arkisiin askareisiin kuuluu tuotteiden määritystä, tuotteiden hinnoittelua, tuotteiden varustaminen viivakoodilapuilla. Uusia laskutus- sekä kanta-asiakasmäärityksiä tehdään jne. Mikäli varaston toiminnot ovat käytössä, tuotteiden varastoon saapumiset ja varastosiirtojen käsittely vaatii oman aikansa, jotta em. saldokysely kassalla olisi mahdollisimman oikeassa. Tuotteiden perustietojen ylläpito, nk. tuotekortti, on muunneltavissa ilman, että käyttämättä olevat tiedot näkyvät ruudulla. Näin tuotetietojen hallinta paranee. Tuotekortti Tuotelista Viivakooditulostukselle ei tarvita erikoislaitteita. Laser-tarralomakkeella tulostetaan tarvittavat viivakooditarrat tavanomaiselle A4-tulostimelle. Tuotemerkintä

18 MaxPos Kassojen asetukset ja ohjaus Kassojen määrityksiä sekä asetuksia käsitellään omalla toiminnolla. Tällä työkalulla voidaan ohjata kaikkia verkossa olevia kassoja yhdestä paikasta. Kassojen käyttäytymistä voidaan muuttaa, pikanäppäimiä ohjelmoida jne. Alla esimerkki maksukorttien määrityksien ylläpidosta. Maksukorttien määritykset