Suomi Frankfurtin kirjamessujen teemamaana Satelliittiohjelma COOL2014: Dokumentaatio ja arviointi

Transkriptio

1 Suomi Frankfurtin kirjamessujen teemamaana 2014 Satelliittiohjelma COOL2014: Dokumentaatio ja arviointi

2 Julkaisija:, 2015 Rahoittaja: Suomen Opetus- ja kulttuuriministeriö Tekijä: Sofie Backman Taustatoimitus, mm.: Emma Aulanko Laura Hirvi Marion Holtkamp Essi Kalima Anna-Maija Mertens Kirsi Turunen Suvi Wartiovaara Käännökset: Suvi Wartiovaara Visuaalinen ilme COOL2014: Kuvat: Patrick Beier, Finnland-Institut in Deutschland, Maarit Kytöharju, Maria Lahdenranta, Bernhard Ludewig, Soblue Weina Photography Finnland-Institut in Deutschland für Kultur, Wissenschaft und Wirtschaft GmbH (gemeinnützig) Georgenstr Berlin DEUTSCHLAND

3 Suomi Frankfurtin kirjamessujen teemamaana 2014 Satelliittiohjelma COOL2014: Dokumentaatio ja arviointi

4 Suomi Frankfurtin kirjamessujen teemamaana 2014: satelliittiohjelma COOL2014 SisälLYSluettelo Yhteenveto 6 Dokumentaation päämäärä ja rahoitus 7 Johdanto 8 1. Suunnitteluvaihe 2011: Kokonaishankkeen päämäärät, sisältö ja työnjako Valmisteluvaihe A Strateginen valmistelu 14 Kokonaishankkeen strategiset päämäärät 14 Satelliittiohjelman strategiset päämäärät 15 Strategian määrittäminen 15 Strategian toimeenpano B. Operatiivinen valmistelu 17 Sisällön konkretisointi 17 Sisällön ja viestien konkretisointi ja valmistelu 18 Keskeisten yhteistyökumppaneiden kartoitus saksankielisessä Euroopassa 18 Tarpeen/kiinnostuksen kartoitus (feasibility-analyysi) 19 Yhteistyökumppaneiden alustava sitouttaminen ja teemojen yhteinen konkretisointi 19 Kommunikaatio suomalaisten sidosryhmien kanssa 19 Ideariihet 19 Ideariihien rakenne: Sitouttaminen, työnjako, rahoitus 20 Aiheet ja alueet 20 Dokumentaatio 22 Ohjelman aikataulutus 23 COOL2014-tapaaminen 11/ Budjetointi ja rahoitus 23 Viestintä 24 Tekninen valmistelu: Avoin internet-alusta 24 Projektin ilmeen suunnittelu 25 Kommunikaation ja markkinoinnin suunnittelu 26 Avoin satelliittiohjelma Toteutusvaihe A Hankkeet 29 Keskeiset alue-clusterit ja aiheet 29 LEIPZIG: Lukemisen monimuotoisuus 30 BERLIINI: Lukeminen ja oppiminen 30 WIEN: Lukeminen, lapset ja nuoret 34 GREIFSWALD: Musiikki ja oppiminen 35 KÖLN: Lukeminen, lapset ja nuoret 35 BONN: Koulutus ja oppiminen 35 FELLBACH: Musiikki ja avoimuuus 36 KARLSRUHE: Lukeminen muotoilussa 36 STUTTGART: Osallistavuus 37 ROSTOCK: Nykytaide ja luonto, kulttuurin osallistavuus 37 MÜNCHEN: Kielet, koulutus ja työmaailma 37 ZOFINGEN: Lukeminen ja koulutus 38 SVEITSI: Musiikki, muotoilu ja lukeminen 38 KIEL: Taide ja yhteiskunta, elokuva 39 HAMPURI: Musiikkikasvatus, lapset ja nuoret, kulttuurin saavutettavuus 39 4

5 Suomi Frankfurtin kirjamessujen teemamaana 2014: satelliittiohjelma COOL2014 Avoin satelliittiohjelma 40 Internetportaaliin rekisteröityneet tapahtumat 40 Kiertonäyttelyt B. Viestintä 41 Instituutin viestintätyö 41 Markkinointituotteet 41 Digitaalinen viestintä 41 Sosiaalinen media 42 Lehdistösuhteet (ks. myös Lehdistötilaisuudet) 42 Saksankielisten yhteistyökumppaneiden viestintätyö 42 Lehdistötilaisuudet Jatkotyöstö A. Dokumentaatio, arviointi 45 Vaiheet 45 Metodit B. Tuleva ohjelmisto Projektin hallinnointi Resurssit ja budjetti Projektin arviointi A. Tulokset 52 Tapahtumien määrä, alueellinen kattavuus ja osa-alueet 52 Yhteistyökumppanit 54 Kävijämäärät 54 Medianäkyvyys 55 Lehdistö 55 Sosiaalinen media 55 Jatkoprojektit B. Yhteistyökumppaneiden palaute 60 Yhteistyökumppaneiden online-kyselyn demografia 60 Yleinen tyytyväisyys 65 Odotukset 67 Valmistelut 68 Toteutus 69 Viestintä 69 Yhteistyökumppaneiden kautta saatu yleisöpalaute 70 Tulokset 70 Tulevaisuudennäkymät C. Tulosten ja palautteen yhteenveto Projektin hyödyntäminen, suosituksia tulevaisuudelle 75 Loppusanat 76 Liitteet 78 5

6 Suomi Frankfurtin kirjamessujen teemamaana 2014: satelliittiohjelma COOL2014 Yhteenveto Suomi oli Frankfurtin kirjamessujen teemamaana Suomen Saksan-instituutin koordinoima satelliittiohjelma COOL2014 oli kulttuuriin, tieteeseen ja koulutukseen keskittyvä kokovuotinen ohjelmakokonaisuus, joka toteutettiin Saksassa, Itävallassa ja Sveitsissä. Satelliittiohjelman tavoitteena oli vahvistaa Suomen teemamaahankkeen vaikuttavuutta hyödyntämällä Frankfurtin kirjamessujen näkyvyyttä Suomen ja saksankielisten maiden välisen laajan ja pitkäkestoisen yhteistyön syventämiseksi. Satelliittiohjelma koostui yli 200 tapahtumasta, jotka toteutettiin yhteistyössä 90 keskeisen ja 300 tapahtumakohtaisen yhteistyökumppanin kanssa yli 80 paikkakunnalla eri puolilla Saksaa, Itävaltaa ja Sveitsiä maaliskuusta 2014 huhtikuuhun 2015 asti. Kävijöitä oli vuoden aikana yli Satelliittiohjelma rahoitettiin ja toteutettiin pääosin paikallisilla resursseilla: tapahtumavuoden liki 1,9 miljoonan euron budjetista ainoastaan noin 7,5 % oli suomalaista rahoitusta. Ohjelma oli kehitetty yhdessä paikallisten yhteistyökumppanien kanssa. Valmistelutyössä yhteistyökumppaneiden kiinnostus ja tarve kartoitettiin jo varhaisessa vaiheessa mm. niinkutsutuissa ideariihissä, joissa saksankieliset partnerit pääsivät tasa-arvoisina yhteistyökumppaneina kehittämään ohjelman sisältöä ja muotoa. Lisäksi hanketta varten luotiin avoin internetportaali, jonka kautta kuka tahansa suomalainen taiteen tai tieteen edustaja saattoi liittyä osaksi ohjelmaa. Kulttuurin ja koulutuksen saavutettavuus sekä suomalainen tasa-arvo ja hyvinvointiyhteiskunta kiinnostivat saksankielisen Euroopan toimijoita. Satelliittiohjelman yhteistyökumppaneiden palautteen, keskusteluiden sekä lukuisien jo nyt tiedossa olevien jatkoprojektien perusteella vaikuttaa siltä, että satelliittiohjelma onnistui tarttumaan sekä paikalliseen että suomalaiseen tarpeeseen ja luomaan näin edellytykset pitkäaikaiselle maiden välisen yhteistyön edistämiselle. Yli 90 % yhteistyökumppaneista oli erittäin tyytyväisiä tai tyytyväisiä hankkeeseen. Instituutin roolia kontaktien luojana ja sisällöllisenä neuvonantajana arvostettiin, ja ideariihimalli koettiin vahvana katalysaattorina ja työvälineenä toimijoiden verkottamisessa, sitouttamisessa ja tapahtumien luomisessa, mutta myös työnjaon määrittämisessä. Satelliittiohjelmasta on syntynyt useita jatkoprojekteja, ja yli 70 % hankkeen yhteistyökumppaneista suunnittelee uutta suomalais-saksalaista projektia seuraavan viiden vuoden aikana. COOL2014-satelliittiohjelman keskeisiä aiheita olivat kulttuurin ja koulutuksen saavutettavuus. 6

7 Suomi Frankfurtin kirjamessujen teemamaana 2014: satelliittiohjelma COOL2014 Dokumentaation päämäärä ja rahoitus Tämä raportti dokumentoi Suomen Frankfurtin kirjamessujen teemamaahankkeen COOL2014-satelliittiohjelman valmisteluprosessia ja tuloksia. Suomen Saksan-instituutin koordinoiman satelliittiohjelman tavoitteena oli edistää Suomen ja saksankielisen Euroopan kulttuuri- ja tiedetoimijoiden yhteistyötä sekä verkottaa ja neuvoa niitä pitkäaikaisen vaikuttavuuden saavuttamiseksi. Dokumentoimalla suunnitteluprosessia sekä yhteistyökumppaneiden palautetta tämä raportti pyrkii kokoamaan yhteistyökumppaneiden arviot siitä, miten nämä tavoitteet saavutettiin. Yhteistyökumppaneiden laajan palautteen pohjalta voidaan myös tehdä ensimmäisiä johtopäätöksiä siitä, mikä edistää suomalaisen kulttuurin ja tieteen vientiä saksankieliseen Eurooppaan, mitkä edellytykset luovat suomalaisille ja saksankielisille kulttuurin ja tieteen ammattilaisille hyvät yhteistyömahdollisuudet ja millä metodeilla ja sisällöillä saksankielistä Eurooppaa kannattaa Suomesta käsin lähestyä. Dokumentaatio kokoaa satelliittiohjelman yhteistyökumppaneiden kokemuksia, kritiikkiä ja positiivista palautetta sekä tulevaisuuden toiveita. Tämän toivotaan kasvattavan suomalais-saksalaista ymmärrystä ja laajentavan yhteistyömahdollisuuksia. Kokemusten toivotaan olevan hyödyksi myös muille suurhankkeille tulevaisuudessa. Satelliittiohjelman koordinaattori on kerännyt tähän dokumentaatioon yhteistyökumppaneiden palautetta ja koonnut yhteen ohjelman tuloksia. Koosteen tekijäksi on valittu hankkeen koordinaattori siitä syystä, että hänellä on suorat suhteet kaikkin yhteistyökumppaneihin ja pitkäaikaisesta yhteistyöstä juontuva vahva luottamuspohja, jota tarvitaan, jotta myös kritiikkiä uskalletaan ilmaista. Koska koordinaattori ei luonnollisestikaan voi arvioida omaa työtään, päädyttiin siihen, että dokumentaasiossa kootaan ainoastaan yhteistyökumppaneiden arviot ilman, että instituutin työtä erikseen arvioitaisiin. Teksti keskittyy Suomen teemamaahankkeen COOL2014-satelliittiohjelmaan. Dokumentaatiossa kuvaillaan teemamaan kokonaishanketta ainoastaan silloin, kun se selittää satelliittiohjelman taustaa tai toimintaympäristöä (suunnitteluvaihe, viestintä). Dokumentaatiotyön on rahoittanut Suomen Opetus- ja kulttuuriministeriö. Kiitos kaikille hankkeen mahdollistajille. 7

8 Suomi Frankfurtin kirjamessujen teemamaana 2014: satelliittiohjelma COOL2014 Johdanto Elämme vuotta 2015 ja maamme suurin kulttuurivientiprojekti Suomi teemamaana Frankfurtin kirjamessuilla 2014 on ohi. Vai onko? Suurhankkeen pöly on laskeutunut ja on aika kääntää katse tulevaisuuteen. Mitä jäi käteen? Miltä näyttävät edellytykset jatkuvalle yhteistyölle Suomen ja saksankielisen Euroopan kulttuurin ja tieteen toimijoiden välillä? loi Suomen teemamaahankkeelle koko vuoden kestävän COOL2014-satelliittiohjelman, jonka päämääränä oli Frankfurtin kirjamessujen valokeilan hyödyntäminen myös kirjallisuuden alan ja myös itse Frankfurtin messujen ja kaupungin ulkopuolella. Tavoitteena oli tiivistää entisestään maiden kulttuurin ja tieteen toimijoiden yhteistyötä. Fokus oli siis verkostoinnissa ja asiantuntijoiden yhteistyön pitkäjänteisessä syventämisessä. Satsaus oli suuri: instituutin vuoden 2014 koko kulttuuri- ja tiedeohjelma valjastettiin satelliittiohjelman käyttöön. Instituutti hyödynsi valmisteluprosessissa alusta alkaen yhteistyökumppaneiden sekä instituutin omaa kokonaisvaltaista tietotaitoa hankkeen hyväksi. Toiminta perustui avoimuuteen, suomalais-saksalaiseen yhteistyöhön ja paikalliseen kysyntään. Instituutin kaikki resurssit keskitettiin satelliittiohjelmaan, jonka keskiössä olivat yhteistyökumppaneiden sitouttamiseksi järjestetyt ideariihet. Miksi satelliittiohjelma päädyttiin tekemään niin kuin tehtiin? Miksi työvälineeksi valittiin ideariihet? Saksankielisessä Euroopassa toimijoiden käytännöt, resurssit ja mentaliteetit vaihtelevat suuresti osavaltiosta tai kaupungista toiseen. Tämän takia aluekohtainen lähestyminen oli keskeistä. Saksankielistä yhteiskuntaa määrittävä kriittinen ajattelu ja sisältöihin keskittyvä keskustelukulttuuri vaikuttivat myös hankkeessa käytettyihin metodeihin. Hankkeen onnistumisen kannalta oli tärkeää, että yhteistyökumppanit saivat itse määrittää projektit ja niiden sisällöt. Tärkeänä pidettiin myös ajankohtaisen yhteiskuntakeskustelun aiheiden huomiointia: Saksassa yhteiskunta on edelleen jakautunut, ja nostamalla kulttuurin ja koulutuksen saavutettavuuden ohjelman ytimeen oli mahdollista yhdistää kulttuurin viesti myös yhteiskuntapoliittiseen viestiin. Sitouttamalla paikalliset yhteistyökumppanit hankkeeseen jo sen varhaisessa vaiheessa, omilla ehdoillaan ja sisällöillään, varmistettiin paitsi hyvin motivoitunut yhteistyökumppaniverkosto, myös suuri paikallinen rahoitus. Voivatko suunnitteluprosessin metodit ja vaiheet olla hyödyksi myös muille hankkeille tulevaisuudessa? Mielestämme voivat. Pitkän valmisteluprosessein tuloksena oli yli 200 tapahtuman kokonaisuus suomalaisen kulttuurin ja koulutuksen saavutettavuudesta. Satelliittiohjelma toteutettiin yli 90 keskeisen ja liki 300 tapahtumakohtaisen yhteistyökumppanien kanssa yli 80 paikkakunnalla Saksassa, Itävallassa ja Sveitsissä maaliskuusta 2014 alkaen huhtikuun 2015 loppuun saakka. Paikalliset yhteistyökumppanit rahoittivat valtaosan satelliittiohjelman liki 1,9 miljoonan budjetista. Hankkeeen kokonaisaikuttavuutta ei ole mahdollista arvioida vielä tässä vaiheessa. Kuitenkin jo nyt voidaan analysoida vaikuttavuuden edellytyksiä eli sitä, kuinka todennäköistä on, että satelliittiohjelman yhteistyökumppanit selkeästi teemamaavuoden jälkeenkin ovat kiinnostuneita suomalaisesta kulttuurista ja toimijoista. COOL2014-satelliittiohjelman dokumentaatiossa kuvaillaan tätä matkaa ensimmäisistä valmisteluista toteutuksen kautta aina tulevaisuuden näkymiin asti. Taustaa. Miksi ja millä päämärällä? Frankfurtin kirjamessut allekirjoitti vuonna 2009 sopimuksen Suomen teemamaastatuksesta Frankfurtin kirjamessuilla 2014 Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran (SKS) kanssa. SKS nimesi FILI:n, Suomen kirjallisuuden tiedotuskeskuksen, vastaamaan teemamaahankkeen käytännön toteutuksesta ja koordinoinnista. Opetus- ja kulttuuriministeriö nimesi 2011 Suomen Saksaninstituutin koordinoimaan teemamaahankkeen satelliittiohjelmaa. Satelliittiohjelman päämääränä oli luoda hankkeelle suurempi kokonaisvaikuttavuus niin, että kirjallisuuteen yhdistettiin yhteisen perusviestin kautta hankkeen kannalta tärkeät kulttuurin, tieteen, koulutuksen ja yhteiskuntapolitiikan eri osa-alueet. Satelliittiohjelman painopistealueet olivat toisaalta kulttuuripainotteisia: musiikki, kuvataide, muotoilu sekä ympäristötaide; toisaalta koulutukseen keskittyviä: suomalainen koulutus, taidekasvatus, kieli ja pienet kielet sekä tulevaisuuden oppiminen ja koulutus. 8

9 Suomi Frankfurtin kirjamessujen teemamaana 2014: satelliittiohjelma COOL2014 Projektikoordinaattorin palkkaus Muiden aiempien suurhankkeiden pohjalta instituutin tiedossa oli, että useita eri yhteistyötahoja sisältävien hankkeiden onnistumisen kannalta on keskeistä, että niiden koordinointi on järjestetty tehokkaasti ja tiedon kulku eri tahojen välillä turvattu. Toimiva malli oli edellisissä hankkeissa ollut koordinaattorin nimeäminen, joka työskenteli hankkeen alusta loppuun tiiviissä yhteistyössä instituutin johtajan ja muun henkilökunnan kanssa. Jo instituuttiin saapuneiden tiedustelujen perusteella oli todettavissa, että koordinaatiotehtävälle oli instituutissa tarvetta ja että tehtävä edellyttäisi kokopäiväisen työntekijän panosta. Opetus- ja kulttuuriministeriö myönsi vuoden 2011 lopussa erityisrahoituksen projektikoordinaattorin palkkaamiseen. Tätä tehtävää varten rekrytoitiin alkaen täysipäiväinen projektikoordinaattori, YTM Sofie Backman. Aikataulutus Satelliittiohjelman aktiivinen suunnittelu- ja totetutusprosessi voidaan kiteyttää neljään vaiheeseen: Suunnitteluvaihe (2011), valmisteluvaihe ( ), toteutusvaihe (2014) ja jatkotyöstö (2015). Toimenpiteet olivat lyhyesti: 1. Suunnitteluvaihe 2011 Yhteistyöryhmä: Kokonaishankkeen päämäärien ja sisällön ideointi Tehtävänanto Työnjako 2. Valmisteluvaihe Projektikoordinaattorin rekrytointi Strategiset valmistelut: Kokonaishankkeen ja satelliittiohjelman päämäärät ja strategia, strategisten kumppanien sitoutus Operatiiviset valmistelut: Sisällöllinen konkretisointi, ideariihet, budjetointi ja rahoitus, viestintä, avoimen satelliittiohjelman internetportaali Satelliittiohjelma COOL2014 kehitettiin paikallisen tarpeen ja kiinnostuksen pohjalta. 3. Toteutusvaihe 2014 Keskeisten alue-clustereiden tapahtumat ja projektit: toteutus ja tuottaminen Avoin satelliittiohjelma Viestintä ja markkinointi 4. Jatkotyöstö 2015 Dokumentaatio: palaute, arviointi Jatkoprojektit Luotujen kontaktien jatkotyöstö Prosessin mallintaminen ja jakaminen 9

10 Suomi Frankfurtin kirjamessujen teemamaana 2014: satelliittiohjelma COOL Suunnitteluvaihe 2011: Kokonaishankkeen päämäärät, sisältö ja työnjako Pian sen jälkeen kun Suomi oli valittu Frankfurtin kirjamessujen teemamaaksi, aloitti suunnittelunsa juhlavuotta ajatellen. Kun teemamaahankkeen suunnittelu siirtyi aktiiviseen vaiheeseen 2011, instituutti oli aktiivinen osapuoli kokonaishankkeen suurten linjauksien ja strategian määrittämisessä. Opetus- ja kulttuuriministeriö nimesi 2011 Suomen Saksaninstituutin koordinoimaan teemamaahankkeen satelliittiohjelmaa. Yhteistyössä muiden hankkeelle keskeisten toimijoiden kanssa määriteltiin teemamaahankkeen hankkeen yhteistyöryhmässä keskeiset päämäärät ja sisällöt, jotka loivat pohjan instituutin toiminnalle ja satelliittiohjelmalle vuonna Vuoden 2011 aikana sovittiin myös hankkeen työnjaosta Saksassa toimivien suomalaisten instituutioiden kesken. Suunnitteluvaiheen aikana Suomen Saksan-instituutti pohti myös teemamaahankkeen haasteita ja mahdollisuuksia sisäisessä SWOT-analyysissa. Yhteistyöryhmä: keskeisten päämäärien, viestien ja sisältöjen ideointi, työnjaon hahmotus Suomen Opetus- ja kulttuuriministeriö asetti teemamaahankkeelle yhteistyöryhmän 1, jonka tehtävänä oli tukea FILI:ä teemamaavuoden valmisteluissa. Yhteistyöryhmään kuului myös Suomen Saksan-instituutin edustaja. Instituutin johtaja Anna-Maija Mertens (ja 2012 alkaen myös satelliittiohjelman koordinaattori Sofie Backman) osallistui säännöllisesti Helsingissä pidettyihin kokouksiin. Yhteistyöryhmä kokoontui kesäkuusta 2011 alkaen noin neljä kertaa vuodessa vuoden 2014 loppuun asti. Yhteistyöryhmä keskittyi syksyllä 2011 teemamaahankkeen päämäärien ja strategian kehittelyyn. Jo varhaisessa vaiheessa todettiin Suomen teemamaahankkeen ydinaiheeksi lukeminen. Teemamaahankkeen keskeisiksi tavoitteiksi määriteltiin: 1. Käännösoikeuksien myynti 2. Suomen tarina 3. Kulttuuriyhteistyön pitkäaikainen edistäminen Käännösoikeuksien myynti oli ensisijaisesti FILI:n vastuualuetta, kun taas Suomen tarinan välittäminen ja kulttuuriyhteistyön pitkäaikainen edistäminen oli monen osapuolen harteilla maakuva varsinkin Suomen ulkoasiainministeriön ja suurlähetystön tehtävänä ja kulttuuriyhteistyö ensisijaisesti Suomen Saksan-instituutin vastuualueena, koko ajan näitä muita tavoitteita tukien Yhteistyöryhmään kuului seuraavien tahojen edustajia: Suomen Kustannusyhdistys ry, Svenska Litteratursällskapet i Finland rf, Goethe-instituutti, Helsinki, Suomen suurlähetystö, Berliini, Suomen Ulkoasiainministeriö, Suomen Tietokirjailijat ry, Suomen Työ- ja elinkeinoministeriö, Opetushallitus, Suomen Opetus- ja kulttuuriministeriö, Suomen Saksaninstituutti, Kääntäjä Stefan Moster, Suomen Kirjailijaliitto ry, Suomalaisen Kirjallisuuden Seura, Finlands svenska författareförening rf.

11 Suomi Frankfurtin kirjamessujen teemamaana 2014: satelliittiohjelma COOL2014 Strategiatyön aikana teemamaahankkeen kolme keskeistä kehää ja vastuualueet työstettiin tästä eteenpäin kuten seuraavista graafisista esityksistä käy ilmi: Yhteistyöryhmän kokous Liite muistioon Yhteistyöryhmän kokous Rakenne ja tavoitteet Instituutiot Fringe Oikeuksien myynti Suomen tarina Kotimaa-yhtiöiden toimitusjohtaja Jaakko Tapaninen johti syksyllä 2011 keskeisten viestien ja sisältöjen kehittämistä yhteistyöryhmän yhteisissä ideointisessiossa. Varsinkin ns. Suomen tarinan viesteistä keskusteltiin pitkään ja ideoitiin aiheita kuten suomalainen kirjastojärjestelmä, kielet ja identiteetti, mutta keskusteluissa nousivat esille asioita kuten esimerkiksi myös villasukkien merkitys suomalaiselle lukemiselle ja sosiaalisten innovaatioiden rooli suomalaisessa nyky-yhteiskunnassa. 11

12 Suomi Frankfurtin kirjamessujen teemamaana 2014: satelliittiohjelma COOL2014 FILI:n ja Saksassa toimivien suomalaisten instituutioiden välinen yhteistyö Teemamaahankkeen valmistelussa ja toteutuksessa oli tarkoituksenmukaista hyödyntää kaikki mahdolliset resurssit päällekkäisyyksiä välttäen. Tähän kuului tärkeänä askeleena FILI:n ja Saksassa toimivien suomalaisten instituutioiden välisen työnjaon määrittäminen.syksyn 2011 aikana ja FILI sekä Suomen suurlähetystö Berliinissä sopivat keskenäisistä yhteistyökuvioistaan Berliinissä pidetyssä kokouksessa, johon osallistuivat instituutti, FILI ja suurlähetystö, päätettiin, että toimijoiden kesken laadittaisiin yhteistyösopimus. Neuvottelut jatkuivat kokouksessa Helsingissä, minkä jälkeen kahdenkeskiset neuvottelut jatkuivat instituutin ja FILI:n välillä. Yhteistyösopimus FILI Tulevien vuosien yhteistyötä tuli raamittamaan FILI:n ja Suomen Saksan-instituutin välinen yhteistyöasiakirja 2, joka allekirjoitettiin Sopimuksesta kävivät ilmi hankkeen selkeä työnjako ja kunkin organisaation vastuualueet vuosina Asiakirja toteaa, että Saksassa toteutettava kirjallisuusohjelma on FILI:n vastuulla, lukuun ottamatta Leipzigin kirjamessuja ja niihin liittyvien kirjailijoiden lukumatkoja, jotka pysyivät myös vuonna 2014 Suomen Saksan-instituutin vastuualueella. Toinen poikkeus sääntöön olivat instituutissa järjestettävät lukutilaisuudet sekä instituutin kiertonäyttely lastenkirjallisuudesta ja siihen liittyvät esitelmät ja lukutilaisuudet, jotka olivat niinikään instituutin vastuulla. Muiden kulttuuriyhteistyöhankkeiden kohdalla työnjako oli seuraavanlainen: FILI vastaisi Frankfurtissa tapahtuvasta kulttuuriohjelmasta ns. virallisten yhteistyökumppaneiden kanssa, ja instituutti koordinoisi koko muun kulttuuri- ja tiedeohjelman (ns. fringe, myöhemmin satelliittiohjelma) Frankfurtin kaupungin ulkopuolella eli muualla Saksassa, Itävallassa ja Sveitsissä: Erilaiset kulttuuriyhteistyöhankkeet, ns. fringe, muodostavat keskeisen elementin Frankfurt kokonaisuuteen. kansalaisyhteiskunnan toimijana saksankielisessä Euroopassa kutsuu varsinaisen kirjallisuuskentän ulkopuolelta mahdollisimman laajasti saksalaisia ja suomalaisia toimijoita kirjallisuuskärkeä tukevaan yhteistyöhön eri kulttuurin ja tieteen aloilta. Fringe-kokonaisuuteen voi kuulua yhtä hyvin vakiintuneita, valtiollisia kuin yksityisiä kumppaneita, museoita, korkeakouluja, kulttuurikeskuksia, oopperoita, teattereita tai ns. vapaan kentän toimijoita tai itsenäisiä ryhmiä esimerkiksi sirkuksen tai tanssin aloilta. 3 Satelliittiohjelman yhteistyökumppaneiden toivoessa kirjallisuusohjelmaa sovittiin, että instituutti ohjaisi pyynnön FILI:in ja he hoitaisivat asiaa eteenpäin yhteistyössä instituutin kanssa, näitä yhteistyökumppaneita priorisoiden. Yhteistyö Suomen Berliinin suurlähetystön kanssa Instituutin ja Suomen Berliinin-suurlähetystön välinen yhteistyö oli tiivistä koko suurhankkeen aikana. Instituutti ja suurlähetystö pitivät säännöllisiä työkokouksia instituutin tiloissa Berliinissä. Suurlähetystö, FILI ja instituutti laativat 2012 myös kolmikanta-yhteistyöasiakirjan 4 keskenäisestä työnjaostaan; tästä asiakirjasta käy ilmi paitsi instituutin ja FILI:n työnjako myös suurlähetystön rooli mm. lehdistömatkojen ja eri tapahtumien järjestäjänä allekirjoitetussa sopimuksessa määritetään myös Finnland. Cool. -visuaalisen ilmeen käyttöoikeudet. Sovittiin, että ne olisivat instituutin ja suurlähetystön käytettävissä: [ ] Frankfurt 2014-hankkeen vuonna 2012 valmistuvaa logoa ja muita sen visuaaliseen ilmeeseen kuuluvia elementtejä, joihin ja Suomen suurlähetystö, Berliini, saavat käyttöoikeudet. 5 Sopimusta oli tarkoitus päivittää ajankohtaisilla tapahtumilla vuosina , mutta tätä suunnitelmaa ei toteutettu. 2 ks. liite 1: Yhteistyöasiakirja FILI. Yhteistyö Suomi teemamaana Frankfurtin kirjamessuilla vuonna suurhankkeen toteuttamisessa. Aika: ks. liite 1: Yhteistyöasiakirja FILI. Yhteistyö Suomi teemamaana Frankfurtin kirjamessuilla vuonna suurhankkeen toteuttamisessa. Aika: ks. liite 2: Suomi teemamaana Frankfurtin kirjamessuilla vuonna 2014 yhteistyöasiakirja ks. liite 2: Suomi teemamaana Frankfurtin kirjamessuilla vuonna 2014 yhteistyöasiakirja 2012

13 Suomi Frankfurtin kirjamessujen teemamaana 2014: satelliittiohjelma COOL2014 Hankkeen haasteet ja mahdollisuudet instituutin näkökulmasta: SWOT-analyysi Suuri hanke tuo mukanaan suuria mahdollisuuksia, mutta myös huomioon otettavia haasteita. Varsinkin saksankielisen Euroopan toimintaympäristössä, missä alueelliset erot ovat huomattavia, niitä oli tärkeää analysoida hankkeen alkuvaiheessa. Instituutti teki hankkeen suunnitteluvaiheessa sisäisen SWOT-analyysin, joka pohjautui sekä instituutin vuosien kokemuksiin saksankielisellä alueella että hankkeen eri toimijoiden kanssa käytyihin keskusteluihin: Suomi Frankfurtin kirjamessujen teemamaana 2014: SWOT (elokuussa 2011) Vahvuudet Tunnettu, arvostettu ja toimiva formaatti Kattava tiedotus Valmis ja myös teemamaan käytössä oleva organisaatio/koneisto Riittävä valmisteluaika Frankfurtissa havaittavissa oleva kiinnostus ja innostus Suomea kohtaan Saksa kiinnostava suomalaisille yrityksille Islannin kokemukset Suomen käytössä Suomella vahvoja osaajia Suomessa ja Saksassa -> paljon tarjottavaa Heikkoudet Hankkeen organisaatio ja työnjako ei vielä tarpeeksi selkeä Saksalaiselle yleisölle oikeiden aiheiden identifiointiprosessi vielä epäselvä Tärkeiden suomalaisten ja saksalaisten tahojen identifiointi ja hankkeeseen sitouttaminen vielä kesken Yritysyhteistyöstrategia, neuvotteluprosessi ja aikataulu ei vielä selkeitä Mahdollisuudet Väylä saksalaisille kirjamarkkinoille Kirjallisuuden rinnalla laaja suomalaisen kulttuurin ja yhteiskunnan esiinmarssi Saksassa ja kansainvälisesti Kulttuuriviennin ja taloussuhteiden edistäminen Silta suuriin yhteistyöhankkeisiin saksalaisten toimijoiden kanssa (myös messujen ulkopuolella) Messut viestinviejänä: Suomella mahdollisuus näkyvään puheenvuoroon saksalaisessa keskustelussa Vahva brändäysmahdollisuus (kun viesti on yhteinen ja selkeä) Saksalaiset asiantuntijat/olemassa olevat kontaktit käytettävissä oikeiden aiheiden identifioinnissa Saksalaisten (varsinkin sisältöön vaikuttavien) toimijoiden resurssit Kestävä follow-up ja suomalaissaksalaisen dialogin vahvistuminen Haasteet Saksalaisille oikeiden aiheiden identifiointi ja hyödyntäminen Oikeiden yhteistyötahojen/resurssien identifiointi ja hyödyntäminen tarpeeksi varhaisessa vaiheessa (suurten toimijoiden aikataulut pitkälle jo lukkoonlyötyjä) Yhteistyötahojen sitouttaminen Yritysyhteistyön tarpeeksi varhainen toteutusaikataulu Saksan osavaltiollinen yhteiskunta (ei yhtä suurta yleisöä) Tehokas Suomen ja Saksan välinen koordinaatio, toimiva tiedonkulku ja kommunikaatio Toimiva yhteistyö ja työnjako (selkeät mandaatit, hyvin määritetyt osaamisalueet) 13

14 Suomi Frankfurtin kirjamessujen teemamaana 2014: satelliittiohjelma COOL Valmisteluvaihe Vuonna 2012 teemamaahanke siirtyi aktiiviseen valmisteluvaiheeseen. Kokonaishankkeen strategiatyö, johon myös satelliittiohjelman päämäärät ja viestit pohjautuivat, vietiin loppuun ja satelliittiohjelman koordinaattori aloitti työnsä Suomen Saksan-instituutissa. Instituutti valmisteli vuosina satelliittiohjelmaa sekä saksankielisellä alueella paikallisten yhteistyökumppanien kanssa että Suomessa hankkeelle keskeisten asiantuntijoiden ja sidosryhmien kanssa. Valmisteluvaiheeseen kuului satelliittiohjelman yhteistyökumppaneiden kartoitus ja niiden sitouttaminen ideariihien avulla, keskeisten teemojen yhteinen konkretisointi, rahoituksen hankkiminen sekä viestinnän suunnittelu ja osittainen toteutus. Satelliittiohjelman valmisteluprosessin keskeisimpiä elementtejä olivat paikalliseen kysyntään pohjautuvat ideariihet saksankielisten yhteistyökumppanien kanssa Saksassa, Itävallassa ja Sveitsissä sekä kaikille hankkeesta kiinnostuneille tahoille ja henkilöille avoimen internetportaalin toteutus. 2. A Strateginen valmistelu Kokonaishankkeen strategiset päämäärät Suomen teemamaahankkeen lopullinen strategia, jossa instituutin ehdotukset oli osittain huomioitu, toimitettiin kaikille yhteistyöryhmän jäsenille Lopullisessa strategiassa hankkeen päätavoitteet määriteltiin seuraavasti: Käännösoikeuksien myynnin pysyvä kasvu Taide- ja kulttuurilaitosten verkostoituminen on tiivistynyt ja muu kulttuuriohjelma on vahvistanut Suomen tunnettuutta Satelliittiohjelman suhteen strategiassa määritellään, että koordinoi ns. fringe- eli vapaiden kulttuuritoimijoiden ohjelmaa Saksassa yhdessä Suomen Saksan-suurlähetystön ja FILIn kanssa. 7 [fringe-sana korvattiin myöhemmin sanalla satellittiohjelma] Kulttuuriohjelma saksankielisessä Euroopassa määritellään tärkeänä strategisena painopisteenä käännösoikeuksien myynnin lisäksi: Taiteen ja kulttuurialojen vapaat toimijat ovat myös näkyvässä roolissa, sillä suomalainen kulttuuri esittäytyy laajasti koko saksankielisellä alueella Euroopassa. Strategian kehittyessä hankkeelle määriteltiin slogan Finnland. Cool ks. liite 3: Suomi teemamaana Frankfurtin kirjamessuilla FINNLAND. COOL. Strategia 7 ks. liite 3: Suomi teemamaana Frankfurtin kirjamessuilla FINNLAND. COOL. Strategia

15 Suomi Frankfurtin kirjamessujen teemamaana 2014: satelliittiohjelma COOL2014 Satelliittiohjelman strategiset päämäärät Vaikuttavuus pyrittiin satelliittiohjelmassa saamaan aikaan siten, että suomalaiset toimijat ja sisällöt sisällytettiin osaksi saksalaisten yhteistyökumppaneiden omia suunnitelmia ja hankkeita. Näin Suomen sisällöt eivät jäisi saksankielisten maiden yhteiskunnasta/konstekstista irrallisiksi kokonaisuuksiksi, vaan integroituisivat osaksi saksalaisia kokonaisuuksia. Tämän strategisen tavoitteen perusteluna oli, että näin vaikuttavuus maksimoitaisiin ja saksankielisten keskeisten kumppaneiden suuri rahoitusosuus hankkeessa turvattaisiin. Strategian määrittäminen Suomen Saksan-instituutin tavoitteet hankkeessa pohjautuivat kokonaishankkeen yhteistyöryhmässä työstettyyn teemamaahankeen strategiaan sekä kokonaishankkeen yhteisiin päämääriin ja konkretisoituivat saksankielisten yhteistyökumppaneiden toiveiden ja instituutin oman kokemuksen ja toimintaperiaatteiden kautta. Suomen Saksan-instituutin strategian keskeiset elementit olivat avoimuus, suomalais-saksalainen kumppanuus ja paikallinen kysyntä. Instituutin tavoitteet Frankfurt 2014-hankkeessa olivat: 1. Edistää suomalaisten ja saksankielisen Euroopan kulttuuri- ja tiedetoimijoiden yhteistyötä. Toimijoihin voivat kuulua esimerkiksi: Museot, korkeakoulut, kulttuurikeskukset, ministeriöt, oopperat, teatterit, vapaan kentän toimijat ja itsenäiset ryhmät (esim. sirkus, tanssi). 2. Verkottaa ja neuvoa eri toimijoita Suomen ja saksankielisen Euroopan välillä. 8 Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi instituutti kehitti monivaiheisen prosessin, johon kuuluivat tärkeinä askeleina oikeiden toimijoiden kartoitus ja kiinnostuksen herättäminen, keskeisten aiheiden tunnistaminen sekä toimijoiden sitouttaminen hankkeeseen kaksipäiväisten ideariihien avulla. Konkreettisena tavoitteena oli järjestää tapahtumakokonaisuuden sarja saksankielisessä Euroopassa, ja sen teemat määriteltäisiin yhteistyössä suomalaisten ja saksankielisen Euroopan toimijoiden kanssa ideariihien avulla. Avoimuusperiaatetta toteutettiin luomalla aktiivisesti kuratoitujen projektien täydennykseksi internetalusta, ns. avoin portaali, johon kuka tahansa saattoi ilmoittaa projekti-ideansa tai tapahtumansa ja sitä kautta löytää partnereita ja päästä osaksi projektin kattoviestintää. Strategian toimeenpano Lähtökohtana satelliittiohjelmalle oli, että jokaisella alueella tai kaupungilla oli yksi keskeinen aihe tai teema, jonka ympärille ohjelma rakentui. Alueellisuus oli yksi satelliittiohjelman pääpilareista. Instituutti tiesi monen vuoden kokemuksella, että osavaltiollinen rakenne on hyvin ratkaiseva tekijä Saksassa. Sisältö, joka toimii Berliinissä, voi saada hyvinkin erilaisen vastaanoton vauraassa mutta myös osittain arvokonservatiivisemmassa Etelä-Saksassa. Kriittinen keskustelu ja asioiden kyseenalaistaminen on myös hyvin tärkeää saksankielisessä kulttuurissa. Siksi aiheiden ja sisältöjen testaaminen ja ideointi paikan päällä paikallisten tahojen kanssa oli tärkeätä hankkeen onnistumisen ja pitkäjänteisyyden kannalta. Instituutti oli jo aikaisemmissa suurprojekteissa kuten esim. Helsinki World Design Capital hankkeessa 2012 hyödyntänyt ideariihiä yhteistyökumppaneiden pitkäaikaiseen sitouttamiseen ja niille relevanttien aiheiden konkretisointiin. Päämääränä oli luoda koko teemamaavuoden 2014 kestävä suomalainen roadshow, joka perustuisi paikallisten tahojen kiinnostukseen ja hyödyntäisi niiden jo olemassa olevia alustoja, hankkeita ja verkostoja suurimman mahdollisen vaikuttavuuden saavuttamiseksi. Tätä taustaa vasten päätettiin, että satelliittiohjelman rakentamiseksi järjestettäisiin ideariihiä keskeisten yhteistyökumppaneiden kanssa niiden omissa kaupungeissa. Tällä menettelyllä haluttiin varmistaa, että ohjelma olisi varmastii paikallisten kumppaneiden näköinen ja nämä olisivat motivoituneita vetämään projektia eteenpäin omalla paikkakunnallaan. 8 ks. liite 4: Suomi teemamaana Frankfurtin kirjamessuilla Suomen Saksan-instituutin strategia. 15

16 Suomi Frankfurtin kirjamessujen teemamaana 2014: satelliittiohjelma COOL2014 Yhteistyökumppaneiden kiinnostuksen herättäminen, alustavat keskustelut Satelliittiohjelma kehitettiin täysin tarvelähtöisesti. Tärkeää oli ymmärtää, mitä saksalaiset, itävaltalaiset ja sveitsiläiset toimijat toivoivat. Instituutin aiempien laajojen hankkeiden kokemuksen pohjalta oli jo suunnitteluiden alkuvaiheessa selvää, että instituutin työpanos keskustelun avaajana ja verkottajana olisi hankkeessa keskeinen. Henkilökohtaiset tapaamiset ja keskeisten päättäjien sitouttaminen hankkeeseen tulisivatkin osoittautumaan hyvin tärkeiksi pelkkä slogan ja nettisivusto eivät yksinään riitä henkilöiden tai tahojen pitkäaikaiseen sitouttamiseen. Hankkeesta kiinnostuneiden saksalaisten toimijoiden löytämiseksi ja heidän toiveidensa ja ajankohtaisten aiheiden identifioimiseksi instituutti kävi jo suunnitteluvaiheesta alkaen alustavia keskusteluita vanhojen ja mahdollisten uusien yhteistyökumppanien kanssa. Kyse ei ollut siitä, että vietäisiin suomalaista kulttuuria ja tiedettä valmiina pakettina saksankieliseen Eurooppaan, vaan käännyttiin ensin paikallisten toimijoiden puoleen, jotta kuultaisiin, mikä heitä kiinnostaisi ja missä määrin Suomi ja suomalaiset sisällöt voisivat olla heille relevantteja. Siitä hetkestä lähtien, kun päätös Suomen teemamaastatuksesta oli tehty, instituutin edustajat toivat hankkeen esille eri tapaamisissa ja tilaisuuksissa. Kriteerit paikallisten yhteistyökumppaneiden valintaan Mitkä toimijat olisivat Suomen kannalta kiinnostavia? Mistä rakenteista ja verkostoista suomalaiset taiteilijat voisivat hyötyä myös pitkäaikaisesti? Instituutti asetti jo valmisteluvaiheessa keskeisten yhteistyökumppaneiden esivalinnallle muutamia pääkriteerejä: Sisältö. Mitä annettavaa suomalaisilla on? Mitkä suomalaiset tuotteet ovat kiinnostavia? Miten saksalainen, itävaltalainen tai sveitsiläinen taho työstää aiheita, jotka liittyvät hankkeen keskeisiin viesteihin? Tässä nojattiin paitsi hankkeen suunnittelutyön tuloksiin myös instituutin vuosien varrella kerääntyneeseen tietoon suomalaisten toimijoiden toiveista (tiedotuskeskukset, taiteilijoiden kyselyt, yms.). Resurssit ja rahoitus. Tuoko mahdollinen yhteistyökumppani mukanaan resursseja (rahoitus, infrastruktuuri, työpanos), joista suomalaiset toimijat voisivat myös tulevaisuudessa hyötyä? Esimerkiksi Etelä-Saksassa talous on vahva ja resurssit suuremmat kuin muualla Saksassa. Strategiset yhteistyökumppanuudet. Avaako yhteistyö ovia suomalaisia kiinnostaville markkinoille? Avautuuko suomalaisille tahoille mahdollisuuksia hyötyä Saksan teollisuuden ja yhteiskunnan vahvuudesta myös muilla kansainvälisillä markkinoilla? Verkostoituminen. Mihin verkostoihin toimija kuuluu ja missä kontekstissa se toimii? Yhden tahon kautta voi avautua ovia laajempiin kokonaisuuksiin ja verkostoihin, jotka voivat olla kiinnostavia. Esimerkiksi korkeakoulut työskentelevät monesti tiiviissä yhteistyössä teollisuuden kanssa. Toimintaympäristön analysointi: toimijat (stakeholder-analyysi), intressit ja työnjako analysoi myös toimintakentän keskeisiä toimijoita (stakeholderanalyysi) ja kehitti tämän pohjalta toimivan yhteistyöclusterin tahojen välille. Koska hankkeen keskeinen viesti ei keskittynyt ainoastaan kirjallisuuteen, vaan myös muuhun kulttuuriin sekä koulutukseen ja oppimiseen, oli keskeistä, että näiden ammattilaisorganisaatoiden kanssa yhteistyössä luotu synergia hyödytti kokonaisuutta. 16

17 Suomi Frankfurtin kirjamessujen teemamaana 2014: satelliittiohjelma COOL2014 TEM TALOUSklusteri KULTTUURItoimijat, taiteilijat OKM kustantaja, toimittajat, kirjailijat UM Jne. TIEDEklusteri Jne. Kirjallisuusklusteri Jne. T A I V E F R A N K F U R T Suomi Brändäysklusteri TINFO MUSEX FIMIC SES FILI FRAME DANCEinfo SES INSTITUUTIN SÄÄTIÖ Saksa SUURI YLEISÖ Suurlähetystö Yhteistyö & yhteistyön kriteerit Instituutti KOULUTUSklusteri TALOUSklusteri Frankfurtin Kirjamessuorganisaatio koulut, kirjastot, BPB, tarhat TIEDEklusteri ministeriöt, yritykset Jne. Jne. KIRJALLISUUSklusteri SUURET KULTTUURI- LAITOKSET (ns.korkeakulttuuri) Messujen viralliset yhteistyökumppanit VAPAAT KULTTUURI- TOIMIJAT BMBF, Hochschulrektorenkonferenz, Forschungszentren, MiWFT, DAAD, DFG Jne. Y H T E I S T Y Ö K A A V I O Toimintaympäristön analysointi (stakeholder-analyysi). 2. B. Operatiivinen valmistelu Alkuvaiheen alustavien neuvottelujen jälkeen ensimmäinen lista mahdollisesti kiinnostuneista yhteistyökumppaneista eri puolilta saksankielistä Eurooppaa oli koossa, ja siirryttiin konkreettisten toimenpiteiden suunnitteluun. Vuosien 2012 ja 2013 aikana satelliittiohjelman keskeiset aiheet ja alueet valittiin ja viestinnän linjaukset ja työkalut määriteltiin. COOL2014-satelliittiohjelman keskeiset sisällöt kehitettiin tämän pohjalta yhteistyössä paikallisten toimijoiden kanssa. Ajatus ohjelmasta, joka alkaisi Leipzigin kirjamessuilla 2014 ja kulkisi helminauhan tavoin vuoden loppuun asti eri puolilla Saksaa, Itävaltaa ja Sveitsiä, konkretisoitiin. Valmisteluvaiheen tärkein työjakso olivat ideariihet paikallisten yhteistyökumppaneiden kanssa. Sisällön konkretisointi Suomessa yhdeksi Frankfurtin pääviesteistä oli määritelty suomalainen lukeminen. Mutta mitä suomalainen lukeminen pitää sisällään? Pätevätkö suomalaiseen lukemiseen liittyvät asenteet muihinkin yhteiskunnallisiin ilmiöihin ja aiheisiin? Millä tavalla nämä aiheet kiinnostavat saksankielisiä toimijoita? Näitä kysymyksiä oli tärkeä pohtia tarkemmin, kun ohjelmaa lähdettiin suunnittelemaan. 17

18 Suomi Frankfurtin kirjamessujen teemamaana 2014: satelliittiohjelma COOL2014 Sisällön ja viestien konkretisointi ja valmistelu Vuoden 2012 alussa pohti kaksi päivää kestäneen sisäisen ideariihen aikana paitsi satelliittiohjelman mahdollisia yhteistyökumppaneita ja avoimen internetportaalin sisältöjä myös teemamaahankkeen pääviestiä, lukemista. Lukeminen on laaja käsite, joka voi kertoa paljon eri yhteiskunnallisista piirteistä. Kolme piirrettä nousi vahvasti muiden joukosta esille: arki, ilo ja kaikille. Suomessa lukeminen kuuluu arkeen ei ainoastaan kirjojen tai sanomalehtien kautta vaan myös TV-tekstityksissä, internetissä tai jopa maitotölkkien reunassa tai videopeleissä. Lukemista käsitellään suomalaisessa yhteiskunnassa ja koulussa tietyllä tavalla myös kevyemmällä ja iloisemmalla otteella kuin vaikkapa saksankielisellä alueella, jossa käsite pakkolukeminen on osa koululaisen arkea - opetussuunnitelmaan kuuluu tietty määrä klassisia teoksia, jotka pitää lukea. Tärkeimpänä piirteenä todettiin kuitenkin, että lukeminen ja myös muu kulttuuri - on Suomessa kaikille saavutettavaa. Esimerkiksi suomalainen kirjastojärjestelmä on tärkeä osa yhteiskuntaa ja kynnys kulttuuriin tai koulutukseen on matalampi ja vähemmän sidottu yhteiskuntaluokkaan tai perhetaustaan kuin monessa muussa maassa. Seuraavana askeleena instituutti laati aihe-mindmapin, josta kävi ilmi näiden keskeisten piirteiden ja teemojen linkki yhteiskunnan eri aloille. Käsitteet arki, ilo ja kaikille pätevät moneen muuhun yhteiskunnalliseen ilmiöön ja aiheeseen kuin lukemiseen tai jopa mahdollistavat näiden kehittymistä. Aihekartasta käy ilmi näiden aiheiden mahdollinen keskenäinen suhde ja rooli yhteiskunnassa. Aiheet yhteiskunta innovaatiot lukemisen uudet muodot talous koulu kulttuuri arki ilo LUKEMINEN työmaailma koulutus kaikille tasa-arvoisuus tulevaisuus kieli kirjasto monikielisyys kaikki ikäluokat kaikki sosiaaliset luokat Tämän aihekartan kanssa lähestyttiin seuraavaksi mahdollisia yhteistyökumppaneita saksankielisellä alueella. Näkisivätkö ne tässä itselleen relevantteja aiheita ja yhtymäkohtia omaan toimintaansa? Jo prosessin varhaisessa vaiheessa instituutti testasi Suomessa kehitettyjä aiheita ja kehitti niitä eteenpäin saksankielisten yhteistyökumppaneiden palautteen pohjalta. Keskeisten yhteistyökumppaneiden kartoitus saksankielisessä Euroopassa Instituutti kokosi valmisteluvaiheessa asetettujen kriteerien (ks. Strategian toimeenpano, s. 15) perusteella alustavan listan kiinnostavista yhteistyökumppaneista saksankielisessä Euroopassa. Niitä lähdettiiin vuoden 2012 aikana kontaktoimaan ja selvittämään, kiinnostaisiko niitä suomalais-saksalainen yhteistyö ja Suomen teemamaahankkeen keskeiset aiheet. Instituutti kertoi niille myös satelliittiohjelman suunnitteluprosessista ja siihen kuuluvista ideariihistä. 18

19 Suomi Frankfurtin kirjamessujen teemamaana 2014: satelliittiohjelma COOL2014 Tarpeen/kiinnostuksen kartoitus (feasibility-analyysi) Aloitetta yhteistyöhön ei tehty yksisuuntaisesti ainoastaan Suomen ja instituutin näkökulmasta, vaan tärkeätä oli myös selvittää, mitä saksankielisen Euroopan eri toimijat toivoivat. Instituutti teki tätä pohjatyötä jo vuodesta 2011 alkaen. Instituutin tehtävänä oli kuunnella näitä toiveita, testata suomalaisia sisältöjä saksalaisten kanssa ja viedä heidän tarpeittensa mukaan viestiä takaisin Suomeen. Instituutin mandaatti perustui näihin keskusteluihin ohjelma suunniteltiin tarvelähtöisesti. Jos aihe ei herättänyt kiinnostusta, sitä ei viety kyseisen tahon kanssa eteenpäin. Yhteistyökumppaneiden alustava sitouttaminen ja teemojen yhteinen konkretisointi Aihekartoituksen lisäksi tiedusteltiin keskeisiltä yhteyshenkilöiltä heidän toiveitaan mahdollisen projektin yhteistyökumppaneiksi. Näiden toivomuksien sekä instituutin ehdottamien kontaktien perusteella alettiin kontaktoida henkilöitä ja tahoja tulevien ideariihien osallistujiksi ja konkreettisesti tarkentamaan näiden ajankohtaa. Kommunikaatio suomalaisten sidosryhmien kanssa Samanaikaisesti, kun instituutti kartoitti ja kontaktoi saksankielisiä tahoja mahdolliseen yhteistyöhön, tiedotettiin suomalaisia alan toimijoita hankkeesta ja satelliittiohjelman osallistumismahdollisuuksista eri kanavien kautta. Tätä tehtäessä instituutti pyrki jatkuvasti esittelemään hankkeen mahdollisuuksia ja haasteita mahdollisimman realistisesti. Mahdollisuuksina nähtiin instituutin monen vuoden kokemuksen pohjalta mm. se, että monella Suomesta kiinnostuneella saksalaisella on sympaattinen mielikuva maastamme ja olemassa olevat kontaktit ovat hyvät, varmasti osittain suhteellisen samankaltaisen mentaliteetin ja työskentelytapojen ansiosta luottamus maiden kesken on vahva. Saksankielinen Eurooppa on Suomelle tärkeä markkina-alue, ja teemamaahanke antaa mahdollisuuden kytkeytyä saksalaisiin toimijoihin niille ajankohtaisten aiheiden kautta. Haasteita luovat toisaalta mm. edellämainittu Saksan osavaltiollinen rakenne ja erilaiset alueelliset identiteet sekä raskaat prosessit ja hidas byrokratia. Oli myös hyvä pitää mielessä, että Suomi on pieni maa, jonka merkitys Saksalle on kuitenkin myös marginaalinen projektia suunnitellessa on aina tärkeätä pohtia argumentteja, miksi saksankielisten maiden kannattaisi katsoa juuri Suomeen. Toimiva argumentointi ja syvä dialogi on Saksassa ensisijaista ja tärkeää luottamuksen synnyttämiselle hyvät sisällöt menevät markkinointikikkailun edelle. Satelliittiohjelman onnistumisen kannalta oli tärkeätä selvittää minkälaisin odotuksin ja toivomuksin suomalaiset toimijat lähestyivät hanketta. Keskusteluita käytiin kotimaassa mm. teemamaahankkeen kick-off -tilaisuudessa Helsingissä , johon oli kutsuttu eri alojen tiedotuskeskuksia, järjestöjä ja yksittäisiä kulttuurin tai tieteen alalla toimivia henkilöitä. Tärkeitä olivat tämän lisäksi myös henkilökohtaiset tapaamiset ja tiedonvaihto tiedotuskeskusten ja muiden alan toimijoiden kanssa koko suunnitteluvaiheen aikana. Avoimen internetportaalin suunnittelussa otettiin lisäksi huomioon suomalaisten ja saksankielisten toimijoiden kyselyn avulla saatuja toivomuksia (ks. Viestintä, s. 24). Ideariihet Instituutti sitoutti satelliittiohjelman paikalliset kumppanit hankkeeseen niinkutsuttujen ideariihien avulla. Tämä oli pitkä ja intensiivinen prosessi. Suomen teemamaastatus toimi usein oven avaajana ja mahdollisti ensimmäiset keskustelut saksankielisten tahojen kanssa, mutta heti tämän jälkeen oli tärkeätä siirtyä sisällöllisiin keskusteluihin. Teemamaahankkeen keskeisten yhteistyökumppaneiden tavoittamiseksi ja sitouttamiseksi yhteistyökumppaneilla täytyi olla mahdollisuus osallistua aktiivisesti sisältöjen määrittelyyn. Suurhankkeiden käynnistämisvaiheessa instituutti oli jo aiemmin hyödyntänyt suomalaisille ja saksalaisille avaintoimijoille suunnattuja yhteisiä ideariihiä. Instituutin vetämät ideariihet Saksassa, Sveitsissä ja Itävallassa olivat hyvin keskeinen osa satelliittiohjelman kehitysprosessia. Strategisten valmistelujen ja keskeisten yhteistyökumppanien kartoituksen ja alustavan sitouttamisen jälkeen siirryttiin syksystä 2012 alkaen ohjelman konkreettiseen valmistelutyöhön, ja ideariihien avulla määriteltiin yhtäältä hankkeen sisällölliset tavoitteet ja toisaalta projektien rakenne (prosessit, aikataulutus). 19

20 Suomi Frankfurtin kirjamessujen teemamaana 2014: satelliittiohjelma COOL2014 Ideariihien rakenne: Sitouttaminen, työnjako, rahoitus Instituutin vetämien kaksipäiväisten ideariihien muoto oli yksinkertainen. Ensimmäinen päivä oli tutustumispäivä - keskusteltiin osallistujien taustoista ja toiveista mahdolliselle projektille. Tämän jälkeen mentiin yhdessä syömään. Illallisen aikana osallistujat tutustuivat toisiinsa epämuodollisessa kontekstissa ja tämä loi hyvän luottamuksen pohjan seuraavalle työpäivälle. Toinen päivä oli varsinainen suunnittelupäivä, jonka aikana määriteltiin eri metodein yhteisesti projektien pääsisällöt ja tärkeimmät elementit sekä sovittiin työnjaosta, aikataulusta ja rahoitussuunnitelmasta. Jokaisella satelliittiohjelma-alueella oli ideariihien jälkeen yksi saksankielinen päävastuutaho, joka tiiviissä yhteistyössä satelliitticlusterinsa muiden toimijoiden kanssa vastasi projektin konkreettisesta suunnittelusta, valmistelusta, rahoituksesta, toteutuksesta ja arvioinnista. Instituutin rooli hankkeen koordinaattorina oli puolestaan nivoa satelliitit yhdeksi satelliittiohjelmasarjaksi yhteisten sisältöjen kautta (Suomen keskeiset viestit: suomalainen lukeminen; arki, ilo, kaikille) ja luoda yhteisellä viestinnällä lisäarvoa yhteistyökumppaneille niin, että yksittäiset tapahtumat saivat kokonaisprosessin kautta lisäarvoa laajemman näkyvyyden ja sitä kautta avautuvien uusien rahoitusmahdollisuuksien myötä. Instituutti tuki ideariihien pohjalta syntyneitä sisältökokonaisuuksia satelliittiohjelman luomiseksi eri tavoin: koordinoimalla, viestittämällä, verkottamalla ja keskeisimpien osahankkeiden kohdalla myös toimimalla osatuottajana. Instituutin vetämät ideariihet paikallisten yhteistyökumppanien kanssa olivat keskeinen osa satelliittiohjelman suunnitteluprosessia. Aiheet ja alueet Kun satelliittiohjelman suuria linjauksia lähdettiin suunnittelemaan, tavoitteena oli luoda ohjelma, joka alkaisi Leipzigin kirjamessuilta maaliskuussa 2014 ja jatkuisi sieltä helminauhan tavoin halki koko saksankielisen Euroopan. Joka kuukausi avautuisi uusi kappale tai satelliitti ja näin satelliittiohjelma etenisi kaupungista toiseen vuoden loppuun asti. Tavoitteena oli luoda alueellisesti laaja ja saksankieliseen Eurooppaan hyvin ankkuroitu ohjelma. Vuosien aikana paikallisten tahojen kanssa käytyjen alustavien keskusteluiden pohjalta määriteltiin jokaiselle alueelle keskeinen aihe, joka kumpusi Suomen teemamaahankkeen ydinteemoista ja paikallisen tahon kiinnostuksen kohteista. Joka alueelle instituutti oli myös identifioinut pääyhteistyökumppanin, joka lähtisi päävastuullisena vetämään projektia eteenpäin. Prosessin kannalta oli hyvin tärkeää, että aihe olisi yhteistyökumppanille keskeinen ja kysymyksenasettelu kehiteltiin täysin yhteistyössä paikallisten tahojen kanssa. Mitä pidemmälle prosessissa edettiin, sitä selkeämpänä kristallisoitui punainen lanka ideariihissä: kulttuurin ja koulutuksen saavutettavuus Suomessa kiinnosti saksankielisiä yhteistyötahoja. järjesti kaksi ideariihtä jo vuonna 2012, keskittyen alueisiin Bonn/Köln sekä Münster/Westfalen. Loput ideariihistä ajoitettiin alkuvuoteen 2013 alueina olivat Fellbach, Karlsruhe, Stuttgart, Berliini, München, Wien, Sveitsi ja Zofingen sekä Hampuri. Alla näkyvästä listasta käyvät ilmi ideariihien aiheet, osallistujatahot ja aikataulu. 20