Uuden yrityksen alustus. Visma Fivaldi

Transkriptio

1 Uuden yrityksen alustus Visma Fivaldi

2 1(29) Sisällysluettelo 1 Yleistä 2 2 Alustusyrityksen luominen 3 3 Määrittelyt Alustuksessa käytettävän alustusyrityksen näkyvyysmäärittely Alustuksessa käytettävän tilikartan pääyrityksen näkyvyysmäärittely Alustajan käyttöoikeuksien määrittely alustettavassa yrityksessä Alustajan käyttöoikeuksien määrittely käytettävissä pääyhtiöissä 6 4 Alustaminen Aloitusnäkymä alustusvaihtoehdot Yrityksen alustaminen ensimmäistä kertaa Keskeytyneen alustuksen uudelleenkäynnistys Alustusyrityksen valinta Tilikartan pääyrityksen valinta Yrityksen perustiedot Yritysryhmien tasot Yrityksen pankkitilit Ostolaskujen käsittely Pankkiyhteys (Pankkisopimukset ja pääyritykset) Kiinteistöhallinnan pääyritykset (sekä taloyhtiön osakesarjat) Kiinteistöhallinnan tontit, rakennukset ja huoneistot Yhteenveto ja alustuksen vahvistus 26 5 Alustuksen jälkeen 27 6 Uuden yrityksen luominen ilman alustamista 28 Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Visma Software Oy,

3 2(29) 1 Yleistä Yrityksen alustus -toiminnallisuuden avulla Visma Fivaldiin luodaan uusia yrityksiä käyttämällä alustuksen pohjana asiakkaan oman ympäristön alustusyrityksiä, joiden tietoja kopioidaan uuteen luotavaan yritykseen. Alustettavan yrityksen tyyppi määräytyy alustajan käyttöoikeuksien ja käytettävän alustusyrityksen sekä tilikarttavalinnan mukaan. Käytännössä eri yritysmuotojen (esimerkiksi osakeyhtiö, asunto-osakeyhtiö, yhdistys) alustuksia varten tulee luoda kokonaan omat alustusyritykset. CD HUOMIOI: Alustusyritys ei koskaan saa olla todellinen juridinen yhtiö. Alustus etenee ruutu kerrallaan ja palaaminen takaisin jo syötettyihin tietoihin on mahdollista. Alustus voidaan tarvittaessa myös keskeyttää ja aloittaa uudestaan, joko kokonaan alusta tai jo aikaisemmin syötetyillä tiedoilla. Alustus voidaan myös ohittaa kokonaan, jolloin käyttäjä luo yrityksen alusta asti manuaalisesti. Alustamattoman yrityksen kohdalla alustus käynnistyy automaattisesti, kun Visma Fivaldin Javapuolella käynnistetään mikä tahansa sovellus lukuun ottamatta palvelunhallintaa. Alustuksen vaiheet: Alustuksen pohjana käytettävien yritysten määrittely Alustajan käyttöoikeuksien määrittely Alustuksen käynnistys Alustettavan yrityksen tietojen syöttö Syötettyjen tietojen tarkastaminen Hyväksyminen, jolloin yritys luodaan Fivaldiin syötetyillä tiedoilla Alustamisen jälkeen yrityksen tietoja voi halutessaan muokata.

4 3(29) 2 Alustusyrityksen luominen Yrityksellä voi olla käytössä useita alustusyrityksiä eri toimialojen yhtiöitä varten. Käytännössä alustusyrityksinä tulee käyttää vain alustusta varten tarkoitettuja malliyrityksiä, ei todellisia toimivia yrityksiä. Alustusyrityksessä tulee olla ladattuna tilikartta. Yhteistilikartta-yritys voi toimia alustusyrityksenä, mutta yhteistilikarttaan liitettyä yritystä ei voi käyttää tilikartan osalta alustusyrityksenä. Vaihtoehto 1: Yrityspaikka 1: Yhteistilikartta & Alustusyritys l Yrityspaikka 3: Alustettu uusi yritys Vaihtoehto 2: Yrityspaikka 1: Yrityspaikka 2: Yhteistilikartta Alustusyritys \ I Yrityspaikka 3: Uusi alustettu yritys Suositellaan, että alustusyritykset olisivat mahdollisimman tyhjiä rekisterien osalta. Tuote- ja yritysrekisterien osalta alustusyrityksessä voi olla muutamia malleja tiliöinteineen. CD HUOMIOI: Poikkeuksena tästä, määriteltäessä kiinteistöhallinnan alustusyritystä alustusyritykseen määritellään myös Yhtiön ohjaustiedot -rekisteri. Sen tiedot periytyvät aina alustettavaan yritykseen ilman erillistä valintaa. Uuden Visma Fivaldi -asiakkaan kannattaa ottaa yhteyttä konsultointiin ja tiedustella, kuinka omaan ympäristöön saadaan parhaiten luotua alustusyritys.

5 4(29) 3 Määrittelyt 3.1 Alustuksessa käytettävän alustusyrityksen näkyvyysmäärittely Alustuksen alussa valitaan pakollisena tietona alustusyritys, jonka tiedot kopioidaan alustettavaan yritykseen. Alustusyritys saadaan näkymään alustusohjelman alasvetovalikossa valitsemalla yrityksen perustiedoissa Yritys-välilehdellä valinta Voidaan käyttää alustusyrityksenä. ~;,s, Firma OY - Penist,edol.:! X Yrl y$ Nmi~======r-- Tlli:(!ll.l(let IOl IOl Alustuksessa käytettävän tilikartan pääyrityksen näkyvyysmäärittely Yhteistilikarttaa tarjoavan yrityksen saa näkymään alustuksessa, kun yhteistilikarttayrityksen tilikartan perustiedoissa Tilikartta-välilehdellä on valittu kohta Voidaan käyttää uusien yritysten alustusyrityksenä. Yhteistilikartta voi olla alustusyrityksessä tai erillisessä yrityspaikassa. Tllltueltltto 'lilii Ylttelsllllkartan mhritys Pliiyr11ys: 2026, / pllltljlkamta Vllllllrillt ~ ~v_...:.vrtvl<al -' , POISTeTTA.VA YRITYS _ M I al~il'(s, L~sli\lJen var,t;,s 0-, Ain )1, nl'dsto 0y 21 eo- Mn 'wmlrd ws 1005 Tllaus1.0nk~si ety Rah > 1006 Polsoollava yritys T'(6mä~råln sltlel!i" Ot '5-iorta hien 'i'r1tys Oy < 2'009 - Pdnl:älolmek5lan Dl?O O P ~ O't YMlslety1. lai 1,i,layr!Jys1 Oy\'JI Jste!',t

6 5(29) 3.3 Alustajan käyttöoikeuksien määrittely alustettavassa yrityksessä Visma Fivaldin palvelunhallinnassa alustajalle annetuista käyttöoikeuksista riippuu, mitä tietoja alustuksen yhteydessä kysytään ja mitä eri valikoissa on valittavissa. Kiinteistönhallinnan yrityksen perustamiseen tarvitaan enemmän tietoja kuin liikeyrityksen luomisessa. Alustajan käyttöoikeudet määrittelee ympäristön pääkäyttäjä. Alustajalla on aina oltava oikeudet alustettavan yrityksen perustietoihin: Rekisterit > Yrityksen perustiedot Palvelunhallinta + rt;käyttäjäryhmät + ltsepalveluroolrt + el]aldiiviset yrrtykset + el]ei aldiiviset yrrtykset Käyttäjätiedot. fvdemo-alustaja Käyttäjän käyttäjäryhmät Nimi ~ staja Kuvaus Sähköposti {alustaja@yrrtys.fi Matkapuhelin - Kirjautumisen rajortusryhmä Voimassaolo Turvataso Kirjautumisaika 14: Salasana 13: vaihdettu -, L JJ Käyttäjä lukittu 1. Salasana vaihdeltava 1 Käyttäjä ei saa vaihtaa salasanaa 1. l Lirtä uuteen ryhmään Kopioi yrrtykseltä Kopioi yrrtyksille Poista kaikki,...,.,,.,..,...,."""' y"' ril'"y-s-ry"'h-m"' ä"""' , Sovellustyyppi Rekisterrt Rekisterit Tapahtumasyötön perustiedot Tilikartta - Tilipuilleen lähetys/poisto Tuoterekisteri Työmaarekisteri Työtuntisyötön perustiedot Yhtiön ohjaustiedot Yrrtyksen perustiedot - Perustiedot.. Raportit ===-=-;.,,.=====;., 's' Valrtse kaikki Poista valinnat ~ 1 r:::i r:::i r:::i r:::. r::i r::i r:::i [j r:::. r::i Kiinteistöhallinnan yhtiötä luotaessa alustaja tarvitsee edellisen lisäksi seuraavat käyttöoikeudet alustettavassa yhtiössä: Rekisterit > Yhtiön ohjaustiedot Web-sovellukset > Yhtiöryhmät

7 6(29) 3.4 Alustajan käyttöoikeuksien määrittely käytettävissä pääyhtiöissä Alustuksen Pankkiyhteys -vaiheessa (kuvattu luvussa 4.7) valittaviksi tuotaviin yrityksiin alustajalle on annettava seuraavia käyttöoikeuksia: Tiliotteet lähettävässä yrityksessä alustajalle on annettava seuraavat käyttöoikeudet: o Sovellukset > Kirjanpito > Tiliotteiden tiliöinti Sovellukset Kirjanpito - AL V-määritykset - Kausien hallinta ja tilinpäätös - Talousarviot - T1hotte1den t1ho1nt1 - T ositelajien hallinta - T osilteiden sisäänluku - Yleisraportin määritys Kulutuslukemien tallennus Lainaosuuslaskenta - Lainojen perustiedot f;ii'111 "'... Viitesuoritusten sisäänluvun pääyrityksessä alustajalle on annettava seuraavat käyttöoikeudet: o Apuohjelmat > Viitesiirtojen luku CD HUOMIOI: Yritys ei näy valinnoissa, vaikka oikeudet olisivat kunnossa, jos sillä itsellään on jo viitesiirron pääyritys. Apuohielmat - Tilitysryhmät T osilteiden vienti Tuoterekisterin päivitys TYVI-yhteys Viestijono - Oikeus kaikkiin V1ites11rt0Jen luku - Viitesuoritusten selaus Vuokrankorotukset Yhteiskassatilit ja koronlaskenta Yhteistilikartan käyttöönotto,o ~ ~o ~ :i ei» v.i.!!2 5...J 0.. ~ ~ ~ r;; "'

8 7(29) Alustuksen Kiinteistönhallinnan pääyritykset -vaiheessa (kuvattu luvussa 4.8) valittaviksi tuotaviin yrityksiin alustajalle on annettava seuraavia käyttöoikeuksia: Yhteisen yritysrekisterin tarjoavassa yrityksessä alustajalle on annettava seuraavat käyttöoikeudet: o Rekisterit > Yritysrekisteri o Rekisterit > Yritysrekisteri > Perustiedot Yhteistä yritysrekisteriä ei käytetä muussa kuin kiinteistöhallinnan yhtiöissä. CD HUOMIOI: Yritys ei näy valinnoissa, vaikka oikeudet olisivat kunnossa, jos se itse käyttää toisen yrityksen yritysrekisteriä yhteisrekisterinä. Rekisterit Tilikartta - Tilipuitteen lähetys/poisto Tilikartta 2 Tuoterekisteri Työmaarekisteri Työtuntisyötön perustiedot Yhtiön ohjaustiedot - Päähenkilöryhmät Yrityksen perustiedot Yritysrekisteri - Perustiedot,.,. l;,111 r;, '"' Alustuksen Kiinteistönhallinnan pääyritykset -vaiheen alasvetovalikoihin tuodaan lisäksi valittaviksi ne yritykset, joihin alustajalle on määritelty käyttöoikeudet kohdassa Rekisterit > Yhtiön ohjaustiedot. Yhteiskäytön pääyrityksiä voidaan valita seuraaviin kohteisiin ja toimintoihin: Henkilörekisteri Fuusion pääyhtiö Lähetysseurannan pääyhtiö Maksulajien pääyhtiö Maksutyyppien pääyhtiö Huoneistolaatujen pääyhtiö Lähetysryhmien pääyhtiö

9 8(29) 4 Alustaminen CD HUOMIOI: Tämän dokumentin kuvat ovat viitteellisiä, ja joissain kohdissa kuva saattaa poiketa kiinteistöhallinnan yrityksen alustustiedoista. Täsmälliset tiedot löytyvät aina tekstiosuuksista. Uuden tyhjän yrityksen alustaminen käynnistetään seuraavasti: 1. Käynnistetään Visma Fivaldin Java-puolella uudessa tyhjässä yrityksessä mikä tahansa sovellus lukuun ottamatta palvelunhallinta-apuohjelmaa. ~~ V1 smaf1vald1,,: : :,:,,,: : :,-,,,:,: : :,-,,,: : : :,,,: : :,:,,,:,: : :,-,, : : : :,,,: : :,:,,,,: : :,-,,,:,: : :,,,: : :,:,,,: : :,-,,,:,: : :,-,,,: : : :,,,: :,:! :,; X. I 1_03_7_9_-_Jo_s_k_i, H Hae ] _Mwnti Muut Asiakkaat Yritysrekisteri Visma Fivaldi Fivaldi WEB

10 9(29) 2. Uuden yrityksen alustus käynnistyy automaattisesti Visma Fivaldin Web-puolella. (Alustuksen vaiheiden määrä riippuu siitä, millaista yritystä ollaan alustamassa.) Joski Avaa ltl~ Yrityksen alustaminen 1. Alustaminen Alustetaanko yritys syötettävillä tiedoilla? 2. Alust usyritys Kyllä, jatka alustamista Ei, tätä yritystä ei alusteta 4. Yrityksen perustiedot 5. Yrityksen pankkitilit 6. Ostolaskujen käsittely 7. Pankkiyhteys 8. Yhteenveto '

11 10(29) 4.1 Aloitusnäkymä alustusvaihtoehdot Yrityksen alustaminen -otsikon alla näkymän vasemmalla puolella näkyvät kaikki aiheet, joiden mukaan alustus etenee. Alustajalta kysellään tietoja näistä aiheista yrityksen alustamisen aikana. Listassa olevien aiheiden määrä vaihtelee sen mukaan, minkä tyyppistä yritystä ollaan alustamassa. Tämän dokumentin esimerkeissä listassa näkyvät kiinteistöyhtiön alustamisessa tarvittavat kohdat. Liikeyrityksellä lista on lyhempi Yrityksen alustaminen ensimmäistä kertaa Ensimmäistä kertaa yritystä alustettaessa ohjelma kysyy, halutaanko yritys alustaa syötettävillä tiedoilla. Jos yritys alustetaan, napsautetaan Kyllä, jatka alustamista -painiketta, jolloin siirrytään alustusyrityksen valintaan. Alustaminen kuvataan tarkemmin luvusta 4.2 alkaen. Jos uusi yritys halutaan jostain syystä luoda ilman alustustietojen syöttämistä, alustuksen pääsee ohittamaan napsauttamalla Ei, tätä yritystä ei alusteta -painiketta. Tämä kuvataan tarkemmin luvussa 6. Tätä valintaa ei tule tehdä ilman erityistä syytä. (D HUOMIOI: Fuusioyhtiötä ei koskaan alusteta. Tämä koskee sekä pääyhtiötä, että alayhtiöitä. Näiden kohdalla tulee siis käyttää Ei, tätä yritystä ei alusteta -valintaa. V1sma F1vald 1 Yntys Jos kj Avaa sovellus1kkuna {e} hlö. i/. Myynti Ostot Taloushallinto Palkat Maksuliikenne Yrityksen alustaminen 1. Alustaminen Alustetaanko yritys syötettavillä tiedoilla? 2. Alustusyritys Kyllä, jatka alustamista Ei. tätä yritystä ei alusteta 4. Yrityksen perustiedot s. Yrityksen pankkitilit 6. Ostolaskujen käsittely 7. Pankkiyhteys 8. Yhteenveto '

12 11(29) Keskeytyneen alustuksen uudelleenkäynnistys Jos aikaisemmin keskeytynyt alustus käynnistetään uudelleen, aloitusnäkymässä tarjotaan kolme vaihtoehtoa jatkamiseen: Kyllä, jatka alustamista -painike: Käytetään, jos halutaan jatkaa alustusta aikaisemmin syötetyillä alustustiedoilla. Tyhjennä aiemmat tiedot -painike: Käytetään, jos halutaan aloittaa alustus uudestaan puhtaalta pöydältä. Ei, tätä yritystä ei alusteta -painike: Käytetään, jos halutaan jostain syystä perustaa yritys ilman alustusta. Visma Fivald 1 Yritys Avaa l!!ö. Myynti Ostot Taloushallinto Palkat Maksuliikenne Yrityksen alustaminen 1. Alustaminen 8 Olet 2. Alustusyritys jatkamassa aikaisemmin aloittamaasi alustusta. Voit halutessasi tyhjentää kaikki aiemmin syöttämäsi tiedot. 4. Yrityksen perustiedot Tyhjennä aiemmat tiedot Alustetaanko yritys syötettavillä tiedoilla? 5. Yrityksen pankkitilit Kyllä, jatka alustamista Ei, tätä yritystä ei alusteta 6. Ostolaskujen käsittely 7. Pankkiyhteys 8. Yhteenveto

13 12(29) 4.2 Alustusyrityksen valinta Valitaan alustusyritys, jolta kopioidaan perustiedot alustettavaan yritykseen. Yritystä voidaan käyttää alustusyrityksenä, kun sen perustietojen Yritys-välilehdellä on valittu kohta Voidaan käyttää alustusyrityksenä. V1sma F1vald1 Yntys Joskin alustus Avaa Wö_ i). Ostot Yrityksen alustaminen 1. Alustaminen 2.Alustusyritys * Alustusyritys As Oj Joskin kiinteistöt 4. Yrityksen perustiedot '~--'d_e_lli_ae_n l [~_s_eu_<a_a_va / 5. Yrityksen pankkitilit 6. Ostolaskujen käsittely 7. Pankkiyhteys 8. Kiinteistöhallinnan pååyritykset 9. Tontit rakennukset ja huoneistot 1 o. Yhteenveto ~ VI\M/i Alasvetovalikosta valitaan alustusyritys, jonka perustiedot kopioidaan uudelle alustettavalle yritykselle. Alustuksen malliyrityksenä ei tule käyttää todellista yritystä eikä yritystä, jonka tilikarttana on yhteistilikartta. Alustuksen yhteydessä kopioituvat seuraavat tiedot: Tilikartta tilipuitteineen, tasekaavoineen ja selitteineen Tilikartan tilit, selitteet ja kirjanpidon tiliryhmät Tositelajit Kirjanpidon poistotavat Kirjanpidon automaattikirjaukset Yrityksen perustiedot: alv-määritykset sekä niiden selitteet Yrityksen perustiedot: valuutat Yrityksen perustiedot: maksuehdot Yrityksen perustiedot: toimitustavat sekä toimitusehdot Yrityksen perustiedot: yksiköt Tuoterekisteri: tuote tiliöintikoodeineen Tuoterekisteri: tuote yksikköineen Tuoterekisteri: tuote lisätietoineen sekä lisätietoryhmineen Tuoterekisteri: tuote toimittajineen Tilaustenkäsittelyn perustiedot: myyjät Tilaustenkäsittelyn perustiedot: käteiskassan tiedot

14 13(29) Tilaustenkäsittelyn perustiedot: tiliöintiryhmät sekä tiliöintikoodit Ostoreskontra: tiliöintikoodit (sekä kiinteistöhallinnan yrityksien mahdolliset yrityssuhteet) Ostoreskontra: maksujen tiliöinti Yritysrekisteri mahdollisine yrityssuhteineen Laskujen Välitys: Finvoice-välittäjät ja välitystavat 4.3 Tilikartan pääyrityksen valinta Näkymän alasvetovalikosta valitaan yritys, jonka tilikarttaa halutaan käyttää alustettavassa yrityksessä yhteistilikarttana. Alustusyritys voi toimia myös yhteistilikartan pääyrityksenä. Jos ei valita mitään, alustettavassa yrityksessä käytetään alustusyritykseltä kopioitua tilikarttaa. Tilikarttayritykseltä tuodaan myös alv-määritykset yrityksen perustietoihin. Q HYVÄ TIETÄÄ: Jos alasvetovalikossa ei näy haluttua yhteistilikarttayritystä, käy tarkistamassa määritykset. Yrityksen tilikartta määritellään yhteistilikartaksi valitsemalla yrityksen tilikartan Perustiedot-välilehdellä kohta Voidaan käyttää uusien yritysten alustusyrityksenä. Käytä vain, jos tilikartta on yrityksen oma, eli ei yhteistilikartta (tämä asia on selitetty tarkemmin luvussa 2). v,sma F1vald1 vntys Joskin alustus Avaa sovellus1kkuna {e} hlo. fl,. Ostot Yrityksen alustaminen 1. Alustaminen 2. Alustusyritys Tilikartan pääyritys (Tyhjä valinta= kopioidaan alustusyrityksen tilikartta tälle yritykselle) As Oy Joskin kiinteistöt 4. Yrityksen perustiedot 5. Yrityksen pankkitilit ~-'d_,l_lin_,n_~i l~_s_,u_ca_,v_, _~/ 6. Ostolaskujen käsittely 7. Pankkiyhteys 8. Kiinteistöhallinnan paayritykset 9. Tontit rakennukset ja huoneistot 10. Yhteenveto ~ VI\Mlt

15 14(29) 4.4 Yrityksen perustiedot v,sma F1vald1 vntys Joskin alustus Avaa sovellus1kkuna {e} l!!ö. f1. Ostot Yrityksen alustaminen 1. Alustaminen 2. Alustusyritys 4. Yrityksen perustiedot 5. Yrityksen pankkitilit 6. Ostolaskujen käsittely Yrityksen perustiedot " Nimi Nimi2 Lähiosoite Postiosoite Kotipaikka As Oy Kiu ruvesi Kiuruntie Kiurula 7. Pankkiyhteys 8. Kiinteistöhallinnan paayritykset 9. Tontit. rakennukset ja huoneistot 1 0. Yhteenveto *V-tunnus OVT-tunnus Puhelinnumero Sähköposti Kotisivut Voimassa alkaen Maa info@asoykiuruvesl.fi Suomi \ Edellinen J L Seuraava / ~ VI\M/i Kenttiin syötetään yrityksen perustiedot. Pakollisia kenttiä ovat Nimi ja Y-tunnus. Q HYVÄ TIETÄÄ: Jos alustettavalla yrityksellä ei ole y-tunnusta (esimerkiksi yhdistykset), tulee alustuksessa antaa väliaikainen y-tunnus. Lisätty tunnus tulee alustuksen jälkeen käydä poistamassa Yrityksen perustiedoista. Väliaikainen y-tunnus voi olla esimerkiksi tai

16 15(29) Yritysryhmien tasot CD HUOMIOI: Tämä vaihe on mukana alustuksessa vain harvoin. Yritysryhmät tulevat näkyviin sen perusteella, onko käyttäjällä oikeudet Yhtiöryhmät-web-sovellukseen. Jos ympäristössä ei ole yritysryhmiä, oikeuksia sovellukseen ei pitäisi olla, jolloin tätä vaihetta ei ole alustuksessa. Käyttöoikeudet Kopioi yrttykseltä Kopioi yrttyksille Poista kaikki Poista kaikilta yrttyksiltä Sovellustyyppi Web-sovellukset Visma Duetto - Perustiedot XML-aineiston muodostus XML-aineiston sisäänluku XML-siirtojen lislaus XML-siirtojen perustiedot Yhl,oryhmäl Yrttyksen perustiedot Yrrrysrekisteri - Yrrryksen pankkrrilrr Yrrrystenvälinen raportointi ~111 ~~~~ Raportit Valttse kaikki Poista valinnat ~ i 1 r: r: r: r: r: [: r: r: r: r: Yleensä seuraava vaihe on Yrityksen pankkitilit, joka on kuvattu luvussa %:ildii---ildl alustamatonjo Myynti Ostot Taloushallinto Kiinteistöhallinta Prosessit Logistiikka Muut Yrityksen alustaminen 1. Alustaminen 2. Alustusyritys Va litut yritysryhmien tasot Helsinki:/ Katajannokka 0 4. Yrityksen perustiedot s. Yritysryhm ien tasot 6. Yrityksen pankkitilit 7. Ostolaskujen käsittely 8. Pankkiyhteys 9. Kiinteistöhallinnan pääyritykset 10. Tontit rakennukset ja huoneistot 11. Yhteenveto Valitse yritysryhmä ja taso Helsinki 0 Arabia {Teemun toinen) Villen Asunto-ay Skatta Ville as-oy mini-skatta Joskin alustettu taloyhtiö >Mikan huolto - cio Ovenia isännöinti (v Joskin SK-testi 0 Myyrmäki 0 ovenia 0 Ruoholahti (v ville4 (Ville4J '~--Ed_e_lli_n_en -1 ~l s_e_ur_a_av_a /

17 16(29) Näkymän alussa on listattu ne yritysryhmät ja tasot, joihin alustettava yritys on jo lisätty. Niitä voi poistaa napsauttamalla alustettavasta yrityksestä napsauttamalla G -kuvaketta. o Alustettavalle yritykselle tulee oletuksena samat yritysryhmät kuin malliyrityksellä. Näkymän alaosassa Valitse yritysryhmä ja taso -otsikon alla alasvetovalikosta voidaan valita yritysryhmä. Valikon alla näkyvät valittuna olevan yritysryhmän tasot. Alustettava yritys voidaan lisätä yritysryhmän tasolle kaksoisnapsauttamalla tason nimeä.

18 17(29) 4.5 Yrityksen pankkitilit V1sma F1vald1 Yntyo:; Joskin alustus Avaa l!!a. ij. Ostot Yrityksen alustaminen 1.Alustaminen Yrityksen pankkitil it 2.Alustusyrity'i Pankin nimi * IBA.N-tilinumero BIC/Swift * Kirjanpidon tili Poista 4. Yrityksen perustiedot Nordea-päätili F NDEAFIHH vuokrareskontran valitili I l[a 5. Yrityksen pankkitilit D Tilinumero laskulle D Tilinumero laskun viivakoodiin 6. Ostolaskujen kclsittely D Vlitesuoritusten kohdistus myyntlreskontraan D Verkkolaskujen lcihetyksen sopimuspankkitili 7. Pankkiyhteys 0 Tilinumero kiinteistöhallinnan tulosteisiin f2i Tilinumero kiinteistöhallinnan tulosteiden viivakoodiin 8. Kiinteistöhallinnan pää yritykset 0 Viitesuoritusten kohdistus vuokrareskontraan f2i Luotollinen Tontit rakennukset ja huoneistot usaauusitili 10. Yhteenveto ~-Ed_e_l1in_e_n_~I l~_s_eu_ca_av_ _~ ' Syötetään yrityksen pankkitilitiedot ja valitaan suorituksiin liittyvät käsittelysäännöt. Tilinumero laskulle: Näytetään pankkitili tilisiirrolla. Tilinumero laskun viivakoodiin: Näytetään pankkitili laskun viivakoodissa. Viitesuoritusten kohdistus myyntireskontraan: Mahdollistaa viitesuoritusten kohdistuksen myyntireskontrassa. Verkkolaskujen lähetyksen sopimuspankkitili: Yksi yrityksen pankkitileistä voi olla sopimuspankkitili. Tilinumero kiinteistöhallinnan tulosteisiin: Näytetään pankkitili kiinteistönhallinnan tulosteiden viivakoodissa. Tilinumero kiinteistöhallinnan tuotteiden viivakoodiin: Näytetään pankkitili kiinteistönhallinnan tulosteiden viivakoodissa. Viitesuoritusten kohdistus vuokrareskontraan: Mahdollistaa viitesuoritusten kohdistuksen vuokrareskontrassa. Luotollinen: Onko tili luotollinen ja mikä on sen luottoraja. Lisää uusi tili -painikkeella avautuu uuden pankkitilin syöttöikkuna.

19 18(29) 4.6 Ostolaskujen käsittely Yrityksen alustaminen 1. Alustaminen 2.Alustusyritys 4. Yrityksen perustiedot Ostolaskut ostoreskontran til alustusyrityksen tiliöintikoodit omiksi OKäytetään yhteistilikartan pääyrityksen tiliöintikoodeja 5. Yrityksen pankkitilit 6. Osto1askujen käsittely ostolaskujen kierratys - Kierrätysryhmien pääyritys As oy Joskin kiinteistöt OEi kierrätysryhmien pääyrityskäsittetyä 7. Pankkiyhteys 8. Kiinteistöhallinnan pääyritykset Oletuskierrätysryhmä tassä yrityksessa kierrätysryhmä 9. Tontit rakennukset j a huoneistot 1 O. Yhteenveto Askeleiden käsittelijät tässå yrityksessä (Kierrätysryhmä) kierrätysryhmä " Tarkistus isannoi-joski_2!;21 Käsittelee tässä yrityksessä Hyväksyntä isannoi-joski 1:21 Käsittelee tässä yrityksessä \ Edellinen _J L seuraava _J Ostoreskontran tiliöintikoodit: Valitaan, kopioidaanko alustusyrityksen tiliöintikoodit omiksi vai käytetäänkö yhteistilikartan pääyrityksen tiliöintikoodeja. <D HUOMIOI: Ostoreskontran tiliöintikoodit tulee valita samasta yrityksestä kuin tilikartan pääyritys. Mikäli tilikartan pääyritys ja alustusyritys ovat samoja yrityksiä, valitse alustusyrityksen tiliöintikoodit. Mikäli em. yritykset ovat erillisiä, valitse yhteistilikartan tiliöintikoodit. Ostolaskujen kierrätys: Valitaan, halutaanko käyttää ostolaskujen kierrätysryhmien pääyrityskäsittelyä vai ei (eli linkitetäänkö uusi alustettava yritys alustusyrityksen kierrätysryhmiin vai ei). <D HUOMIOI: Ostolaskujen kierrätysryhmien pääyritystä käytetään vain kiinteistöpuolella. Kierrätysryhmien perustaminen alustusyritykseen on perusteltua ainoastaan kiinteistöhallinnan yrityksille. o Oletuskierrätysryhmä tässä yrityksessä: Jos käytetään ostolaskujen kierrätysryhmien pääyrityskäsittelyä, valitaan alasvetovalikosta haluttu alustusyrityksen kierrätysryhmä oletuskierrätysryhmäksi. o Askeleiden käsittelijät tässä yrityksessä: Jos käytetään ostolaskujen kierrätysryhmien pääyrityskäsittelyä, valitaan jokaiselle askeleelle alustusyrityksen kierrätysryhmän oletuskäsittelijä(t).

20 19(29) 4.7 Pankkiyhteys (Pankkisopimukset ja pääyritykset) V1sma F1vald1 vntys Joskin alustus Avaa l!!ö_ Ostot Yrityksen alustaminen 1. Alustaminen Pankkisopimukset ja pääyritykset 2. Alustusyfitys 4. Yrityksen perustiedot 5. Yrityksen pankkitilit 6. Ostolaskujen käsittely Tiliotteen lähettävä yritys uxon Testifirma Viitesuoritusten sisäänluvun pääyritys ISÄNNÖITSIJÄTOIMISTO OY Valitse mihin pankkisoplmuksiin yrityksen tilit kytketclän 7. Pankkiyhteys Valitse Pankki Sopimus Voimassa alkaen Päättyy 8. Kiinteistöhallinnan pääyritykset Nordea Nordea-soppart Tontit rakennukset ja huoneistot,l Ed_el_lin_en_~I LI s_eu_"-"-'-~ 10. Yhteenveto ~ VI\M/t Valitaan yritykset, jotka jakavat resurssejaan alustettavalle yritykselle: Tiliotteen lähettävä yritys o Alasvetovalikosta valitaan tiliotteet lähettävä yritykseksi yritys, joka hakee tiliotteet pankista ja jakelee ne muille. (Yritys, jolla on konekielinen tiliote -valinta pankkiyhteyden perustiedoissa) o Alustaja tarvitsee tiliotteen lähettävään yritykseen oikeudet: Palvelunhallinta > Sovellukset > Kirjanpito > Tiliotteiden tiliöinti. o HUOM. Yritys ei näy alasvetovalikossa vaikka oikeudet olisivat kunnossa, jos sillä itsellään on pääyrityksenä tiliotteen lähettävä yritys. Viitesuoritusten sisäänluvun pääyritys o Alasvetovalikosta valitaan viitesuoritusten sisäänluvun pääyritykseksi yritys, joka hakee viitesuoritukset pankista ja jakelee ne muille. (Yritys, jolla on viitesuoritukset -valinta pankkiyhteyden perustiedoissa) o Alustaja tarvitsee viitesuoritusten sisäänluvun pääyritykseen oikeudet: Palvelunhallinta > Apuohjelmat > Viitesiirtojen luku. o HUOM. Yritys ei näy alasvetovalikossa vaikka oikeudet olisivat kunnossa, jos sillä itsellään on jo viitesiirron pääyritys. Lisäksi valitaan pankkisopimus, johon yrityksen tilit kytketään. Mikäli pankkisopimuslistassa ei näy yhtään valittavaa yritystä, pankkisopimus on perustettu johonkin muuhun yritykseen kuin alustusyritykseen. Tällaisessa tapauksessa yrityksen tilit kytketään pankkisopimukseen alustuksen jälkeen pankkiyhteysyrityksessä. Liikeyritystä alustettaessa kaikki tarvittavat tiedot on nyt syötetty. Liikeyritystä alustettaessa voidaan siirtyä seuraavaksi lukuun 4.10.

21 20(29) 4.8 Kiinteistöhallinnan pääyritykset (sekä taloyhtiön osakesarjat) Tämä vaihe koskee vain kiinteistöhallinnan yrityksiä Yrityksen alustaminen 1. Alustaminen 2. Alustusyritys 4. Yrityksen perustiedot 5. Yrityksen pankkitilit 6. Ostolaskujen käsittely Tavoitteet ja viitesuoritukset *Viitesuoritusten eråpåiva Kiinteistöhallinnan pääyritykset Yritysrekisteri ISÄNNÖITSIJÄTOIMISTO OY Henkilörekisteri ISANNOITSIJATOIMISTO OY Fuusion påäyhtiö Joskin alustus 7. Pankkiyhteys 8. Kiinteistöhallinnan pääyritykset 9. Tontit rakennukset ja huoneistot lähetysseurannan påäyhtiö Maksulajien pääyhtiö Maksutyyppien pääyhtiö Huoneistolaatujen pääyhtiö ISANNOITSIJATOIMISTO OY ISÄNNÖITSIJÄTOIMISTO OY ISÄNNÖITSIJATOIMISTO OY ISÄNNÖITSIJÄTOIMISTO OY 1 o. Yhteenveto l ähetysryhmien pääyhtiö ISÄNNÖITSIJATOIMISTO OY Huoneisto osakesarjat Osakesarja 1 Selite Tunnus Alku loppu Yhteensä A-sarja A Poista Lisää osakesarja ~ ellinen _J L Seuraava / Tavoitteet ja viitesuoritukset Syötetään Viitesuorituksen eräpäivä -kenttään vuokralaskujen tai vastikkeiden eräpäivä (esimerkiksi: 5 = joka kuukauden viides päivä). Kiinteistöhallinnan pääyritykset Alustajalla on oltava oikeudet pääyrityksiksi valittavien yhtiöiden ohjaustietoihin palvelunhallinnan kohdassa Rekisterit > Yhtiön ohjaustiedot. Jos pääyhtiötä ei valita, kentän arvoksi tulee alustettava yritys itse. Yritysrekisteri o Valinta korvaa alustusyritykseltä kopioidun yritysrekisterin, jolloin yritysrekisteriksi tulee alasvetovalikosta valitun pääyrityksen jakama yhteisrekisteri. o Alustajalla on oltava oikeudet yritysrekisterin jakavan yrityksen perustietoihin: Palvelunhallinta > Rekisterit > Yritysrekisteri > Perustiedot. o HUOM. Yritys ei näy alasvetovalikossa vaikka oikeudet olisivat kunnossa, jos se itse käyttää toisen yrityksen yritysrekisteriä yhteisrekisterinä. Henkilörekisteri o Valinnalla otetaan alustettavassa yrityksessä käyttöön pääyhtiön henkilörekisteri yhteisrekisterinä. Fuusion pääyhtiö

22 21(29) o Fuusioyhtiöllä tarkoitetaan yhtä juridista yhtiötä, yleensä iso kiinteistöosakeyhtiö, jonka eri talot on jaettu Fivaldissa eri yhtiöihin hallinnan helpottamiseksi. o Fuusion alayhtiön kaikki kirjanpidon tapahtumat kirjautuvat pääyhtiöön. Lähetysseurannan pääyhtiö o Jos yrityksessä käytetään lähetysseurantaa esimerkiksi kirjattujen kirjeiden lähettämisessä, tähän valitaan lähetysseurannan pääyritys. Maksulajien pääyhtiö o Luo alustettavan yrityksen Maksulajit-ruutuun painikkeen, jolla voidaan kopioida halutut maksulajit valitusta pääyhtiöstä. Maksutyyppien pääyhtiö o Valinnalla otetaan alustettavassa yrityksessä käyttöön pääyhtiössä määritellyt maksutyypit yhteiskäyttönä. Huoneistolaatujen pääyhtiö o Valinnalla otetaan alustettavassa yrityksessä käyttöön pääyhtiössä määritellyt huoneistolaadut yhteiskäyttönä. Lähetysryhmien pääyhtiö o Asukastiedotuksen tulosteiden oletustulostustapa on määritelty lähetysryhmissä. o Valinnalla otetaan alustettavassa yrityksessä käyttöön pääyhtiössä määritellyt lähetysryhmät yhteiskäyttönä. Huoneisto osakesarjat Syötetään taloyhtiön osakesarjat. Lisää osakesarja -painikkeesta avautuu osakesarjojen syöttöikkuna. Osakesarjatiedot löytyvät taloyhtiön yhtiöjärjestyksestä.

23 22(29) 4.9 Kiinteistöhallinnan tontit, rakennukset ja huoneistot Tämä vaihe koskee vain kiinteistöhallinnan yrityksiä. ;:;; 11 ;;;:e, il Ostot..._10_36_6_; -J_o,_, _n,_,u_st_u, Yrityksen alustaminen 1. Alustaminen 2.Alustusyritys Tontit, rakennukset ja huoneistot USåå tontti 4. Yrityksen perustiedot '~--Ed_e_mn_e_n I ~I 5_e_u,_aa_v, 5. Yrityksen pankkitilit 6. Ostolaskujen käsittely 7. Pankkiyhteys 8. Kiinteistöhallinnan pääyritykset 9. Tontit rakennukset ja huoneistot 10. Yhteenveto Tontin lisäys Näkymän Lisää tontti -painike tuo näkyville kentät, joihin syötetään tontin perustiedot (alla olevan kuvan ylemmät kentät). Jos tontteja on useampia, syötetään jokaisen tontin tiedot erikseen. FH il@!,,_.9. 10_36_6_-J_o,_s_n,_1u_st_us ostot Yrityksen alustaminen 1. Alustaminen 2.Alustusyritys Tontit, rakennukset ja huoneistot Tontti 1 Poista tontti 4. Yr ityksen perustiedot s. Yrityksen pankkitilit Nimi Kiinteistötunnus Töllinranta Kunta Takala Kaupunginosa Rantala Kortteli Pantteri Lisåå rakennus 6. Ostolaskujen käsittely Pinta-ala m 2 Kerrosala m 2 Rakennusoikeus m Pankkiyhteys Omistaj uus Omistaja vuokra-aika {V) vuokra-aika päättyy {vwv) vuosivuokra { ) vuokran tarkistusperuste 8. Kiinteistöhallinnan pääyritykset vuokratontti v Takalan seurakunta ! indeksi 9. Tontit rakennukset ja huoneistot Llsäatontti 1 o. Yhteenveto '~--'d_el_lin_en_~j 1~_5_eu_ca_a_va_~

24 23(29) Rakennuksen lisäys Tontti-osion oikean reunan Lisää rakennus -painikkeesta avautuu rakennuksen perustietojen syöttöikkuna. Rakennus 1 Nimi Lisä nimi Lähiosoite Postiosoite Poista rakennus TaloA Taka lanraitti Takala Valmistumisvuosi (vvvv) 201~ Kopioi kerros Lisää huoneisto

25 24(29) Huoneiston lisäys Rakennustietojen ikkunan Lisää huoneisto -painike avaa huoneistotietojen syöttöikkunan. Huoneistosyötön pakollisia tietoja ovat huoneiston tyyppi (esim. 4h+k+s) ja huoneistolaatu. Yhtiöissä, joissa on monta rakennusta, huoneiston tunnukseen täytyy laittaa myös talon numero, muuten raporteissa on useita A1 huoneistoja jne. Rakennuksen osoitetietoa tulee muokata sen mukaisesti, että tilisiirrolle tulostuva huoneiston osoite on järkevä. Huoneiston järjestysnumero määrää missä järjestyksessä huoneistot esitetään osakeluettelossa. Järjestysnumeroa voi muokata Visma Fivaldin Java-puolen Huoneistot-rekisterin ylläpidossa. Rakennus 1 Nimi Lisänimi Lähiosoite Postiosoite Valmistumisvuosi (ww) Poista rakennus TaloA Takalanraitti Takala 2014 Kopioi kerros Huoneisto 1 Tunn us Porras Kerros 'Tyyppi Pinta-ala Jyvitetty pinta-ala Tarkistettu pinta-ala Poista huoneisto A 3h+k m' 70 m' 70 * Huoneistolaatu Asuinhuoneisto (AS) EQ Osakkeet Osake 1 Osakesarja Alku Loppu Yhteensä A 1 - A-sarja v Poista Lisää osake Huoneisto 2 Tunnus Porras Kerros *Tyyppi Pinta-ala Jyvitetty pinta-ala Tarkistettu pinta-ala Poista huoneisto A 5h+khs 100 m' 100 m' 100 * Huoneistolaatu Asuinhuoneisto (AS) EQ Osakkeet Osake 2 osakesarja Alku Loppu Yhteensä Poista Lisää osake Lisåä huoneisto

26 25(29) Kerroksen kopiointi Kerrostalohuoneistojen syöttöä nopeuttaa Kopioi kerros -painikkeella käynnistettävä toiminto, jonka avulla valmiiksi syötetyn kerroksen saa kopioitua uudeksi kerrokseksi. Kopioi kerros -painikkeesta avautuvasta valintaikkunasta valitaan rappu ja kerros, jonka pohjalta uusi kerros luodaan. Kopiointitoiminto jatkaa osakesarjan numerointia aloitetun kaavan mukaisesti. Samoin uutta huoneistotunnusta ehdotetaan automaattisesti ja kerrosnumeroksi annetaan seuraava vapaa numero. Kaikki huoneistojen tiedot ovat kuitenkin vielä kopioinnin jälkeen alustajan muokattavissa. Kopioi kerros X Valitse kopioitava porras ja kerros Porras Kerros A V kopioi su lje

27 26(29) 4.10 Yhteenveto ja alustuksen vahvistus Huoneistotietojen syöttämisen jälkeen kaikki alustuksen tarvitsemat tiedot on kerätty. Tässä vaiheessa ruudulla näkyy yhteenvetosivu, joka voidaan tulostaa Tulosta yhteenveto -painikkeella. Tulostuksen jälkeen ohjelma palaa takaisin alustuksen hyväksymissivulle. Alustuksen tietoja pääsee vielä muokkaamaan siirtymällä Edellinen-painikkeella taaksepäin ja palaamalla muutosten jälkeen Seuraava-painikkeella taas takaisin. Varsinainen alustaminen suoritetaan napsauttamalla Suorita alustaminen -painiketta. \~ E_d_e_l_lin_e_n ~ Suorita alustaminen Tulosta yhteenveto Ohjelma kuittaa onnistuneen alustamisen Alustus suoritettu! -ilmoituksella. FH::ii@H---- L ----' 0-36_6_-J_o,_ _n _,,u_st_us ostot Yrityksen alustaminen 1.Alustaminen 2.Alustusyritys Alustus suoritettu! 4. Yrityksen perustiedot 5. Yrityksen pankkitilit 6. ostolaskujen käsittely 7. Pankkiyhteys 8. Kiinteistöhallinnan pää yritykset 9. Tontit rakennukset ja huoneistot 10. Yhteenveto

28 27(29) 5 Alustuksen jälkeen Huomioithan, että yrityksen alustamisen malliyrityksen ylläpidosta vastaa käyttäjä. Seuraava kenttä ei kopioidu alustuksen yhteydessä: Laskujen välityksestä E-laskun laskutusaiheen tunnus ei kopioidu alustusyritykseltä. Laskutusaiheen tunnus on yrityskohtainen; se tulee tarvittaessa tallentaa käsin.

29 28(29) 6 Uuden yrityksen luominen ilman alustamista Jos uusi yritys halutaan luoda ilman alustustietojen syöttämistä, alustuksen pääsee ohittamaan napsauttamalla alustuksen avausnäkymässä Ei, tätä yritystä ei alusteta -painiketta. V1sma F1valdi Yritys Joski Avaa sovellus1kkuna l!!a. G).fl. Myynti Ostot Taloushallinto Palka t Maksuliikenne Yrityksen alustaminen 1. Alustaminen Alustetaanko yritys syötettävillä tiedoilla? 2_ Alustusyritys Kyl lä. jatka alustamista Ei, tätä yritystä ei alusteta Tällöin perustettavalle uudelle yritykselle ei kysellä alustustietoja, mutta sille voidaan kuitenkin määritellä kaikille Visma Fivaldi -yrityksille pakolliset perustiedot painamalla Ota yritys käyttöön alustamatta -painiketta. V1sma F1vald1 Yritys Avaa l!!a. Myynti Ostot Taloushallinto Palka t Maksuliikenne Yrityksen alustaminen 1. Alustaminen 2. Alustusyritys 4. Yrityksen perustiedot 5. Yrityksen pankkitilit Yhteenveto A Tätä yritystä ei alusteta Alustaminen ei ole mahdollista yrityksen kayttöönoton jalkeen. Edellinen ota yntys kayttoon alustamatta \~------i.::========.j Tulosta yhteenveto 6. Ostolaskujen käsittely 7. Pankkiyhteys 8. Yhteenveto

30 29(29) Tämän vaiheen jälkeen näkyvä Yritys otettu käyttöön. -ilmoitus kertoo, että uusi tyhjä yritys on luotu ja valmis muokattavaksi Visma Fivaldin Java-puolella. "',: Myynti Ostot Taloushallinto Palkat Maksuliikenne Joski.~, j Yrityksen al ustaminen 1. Alustaminen 8 Yritys 2. Alustusyritys otettu käyttöön. 4. Yrityksen perustiedot 5. Yrityksen pankkitilit 6. Ostolaskujen käsittely 7. Pankkiyhteys 8. Yhteenveto