TIETOSUOJASELOSTUS Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 GDPR

Transkriptio

1 TIETOSUOJASELOSTUS Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 GDPR OSUUSKUNTA OPTOWEST LUETTELO HENKILÖTIETOJA SISÄLTÄVISTÄ REKISTEREISTÄ Rekisterinpitäjä Andelslaget Optowest, FO-nummer Osoite: Osuuskunta Optowest c/o Papper % Hus Ab Oy, PL 50, Tammisaari Rekisteriasioista vastaava henkilö Yngve Källberg puhelin , sähköposti yngve.kallberg@optowest.fi Henkilötietojen säilytysaika Henkilötiedot säilytetään vain niin kauan, kun on tarpeen rekisterin käyttötarkoituksen kannalta. Osuuskunta Optowest säilyttää tiedot pidempään, jos se on tarpeen lakisääteisten vaatimusten noudattamiseksi tai Osuuuskunta Optowestin juridisen edun valvomiseksi. Henkilötietojen suojaus Osuuskunta Optowest on huolehtinut tarivittavista turvallisuustoimeista suojatakseen henkilötietojasi luvattomalta käytöltä, muuttamiselta ja poistamiselta. Henkilötiedot säilytetään tietokannoissa ja taulukoissa, jotka on suojattu siten, että ulkopuolisilla ei ole pääsyä niihin. Ainoastaan henkilöilllä jotka tarvitsevat tietoja työssään, on pääsy tietoihin tunnuksilla ja salasanoilla. Tarkastus- ja korjausoikeus, sekä oikeus tietojen poistamiseen Osuuskunta Optowest vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Osuuskunta Optowest korjaa, poistaa tai täydentää pyynnöstäsi tai omasta aloitteestaan virheelliset, puutteelliset tai harhaanjohtavat tiedot. Jos et halua, että Osuuskunta Optowest käyttää henkilötietojasi markkinointitarkoituksessa tai tiedotteiden lähettämiseen paitsi kutsuihin osuuskunnan säännöissä mainittuihin kokouksiin, voit milloin tahansa ilmoittaa asiasta Osuuskunta Optowestille. Kun Osuuskunta Optowest on vastaanottanut ilmoituksesi, Osuuskunta Optowest lopettaa henkilötietojesi käyttämisen tähän tarkoitukseen. Sinulla on kerran vuodessa oikeus saada kirjallisen hakemuksesi perusteella Osuuskunta Optowestiltä maksuton ote sinua koskevista tiedoista sekä tieto siitä, mihin tarkoitukseen tietojasi käsytetään ja mille vastaanottajille tietojasi on luovutettu tai aiotaan luovuttaa. Sinulla on myös oikeus saada tietää mistä muista lähteistä kuin sinulta tietojasi on kerätty ja kuinka kauan tietojasi säilytetään tai millä kritereillä säilytysaika on määritelty. Sinulla on myös oikeus saada otteessa tiedot yllämainituista oikeuksistasi.

2 Pyyntö tietojen tarkastuksesta, korjauksesta ja poistamisesta tulee lähettää kirjallisessa muodossa ja allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Osuuskunta Optowestin jäsennyydestä eroaminen tapahtuu osuuskunnan sääntöjen mukaisesti. Tietojen luovutus EU-/ETA- ulkopuolisella alueella Osuuskunta Optowest ei siirrä henkilötietojasi EU:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan. Tietosuojaselosteen muuttaminen Osuuskunta Optowestillä on oikeus muuttaa tätä Tietosuojaselostusta milloin tahansa. Henkilötietoja sisältävät rekisterit Osakas- ja omistajaluettelo Eronneiden jäsenten luettelo Tilaajarekisteri Laskutusrekisteri KeyCom suunnittelutyökalu KeyNet-tilaajarekisteri Yhteysrekisteri Kiinteistörekisteri Häiriöidenseuranta

3 Osakas- ja omistajaluettelo (myös ei-jäsen, joka on maksanut osuuden tai palautuskelpoisen valokuituliittumän) Osuuskuntalaki /421 Osuuskunnan säännöt Osuuskunnan jäsenten hallinta Tiedot tilinpäätökseen Kokouskutsut, kirjeet ja tedotteet osuuskunnan jäsinille Jäsenhakemus Valokuituliittymäsopimus Jäsennumero Osoite Puhelinumero Sähköpostiosoite Yhteyshenkilön tiedot mikäli kyseessä on yritys tai yhteisö Jäsenyyden alkamispäivämäärä Maksettu osuus Päivämäärä milloin osuus on maksettu Maksettu valokuituliittymämaksu Päivämäärä milloin valokuituliittymämaksu on suoritettu Valokuituliittymän osoite Valokuituliittymän kiinteistönumero Kirjaus valokuituliittymän siirrosta Henkilötietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle paitsi yhteistyöpartnerille, joka hoitaa laskutusta ja kokouskutsujen ja kirjeiden lähettämistä jäsenille.

4 Eronneiden jäsenten luettelo Osuuskuntalaki /421 Entisten jäsenten hallinta Jäsenyydestä eroamishakemus Jäsennumero Jäsenyyden päättämispäivämäärä Jäsenyyden alkamispäivämäärä Maksettu osuus Päivämäärä milloin osuus on maksettu Palautettu osuus Päivämäärä milloin osuus on palautettu Maksettu valokuituliittymämaksu Päivämäärä milloin valokuituliittymämaksu on suoritettu Palautettu tai siirretty valokuituliittymämaksu Päivämäärä milloin valokuituliittymämaksu on palautettu tai siirretty Valokuituliittymän osoite Valokuituliittymän kiinteistönumero Kirjaus valokuituliittymän siirrosta Henkilötietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle paitsi yhteistyöpartnerille, joka hoitaa laskutusta.

5 Tilaajarekisteri Perustiedot laskutukseen Tiedotteet tilaajille Toivomukset yhteyden kytkemisestä ja poiskytkemiseen Täyttää velvoitteemme tilaajille Jäsennumero Laskutuksen asiakasnumero Laskutusosoite Puhelinnumero Sähköpostiosoite Yhteyden koodi Asennusosoite Yhteystiedot: käyttäjä/hallinnoija jos ei jäsen Yhteyden kirjaukset (kytkeminen/poiskytkeminen) Henkilötietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle paitsi yhteistyöpartnerille, joka hoitaa laskutusta.

6 Laskutusrekisteri Tilaajat Osuuskunnan jäsennet Muut Laskutus Reskontra Laskutuksen asiakasnumero Laskutusosoite Puhelinnumero Sähköpostiosoite Kielikoodi Yhteyden koodi Asennus-osoite Henkilötietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle paitsi yhteistyöpartnerille, joka hoitaa laskutusta ja kirjanpitoa.

7 KeyCom suunnittelutyökalu Tilaajien ja maanomistajien yhteystiedot Toiminan takia Suunnittelu Ohjeet yhteistyöpartnereille (suunnittelijat, urakoitsijat, asentajat) Maanomistajien sijoitusluvat Maamittauslaitoksen rekisteri Väestörekisteri Tilaajan sopimus Osoite Puhelinnumero Sähköpostiosoite Valokuituliittymän koodi Asennus-osoite Asennusosoitteen koordinaatit Henkilötietoja luovutetaan ainoastaan yhteistyöpartnerille suunnittelun ja verkon rakentamisen yhteydessä.

8 KeyNet-tilaajarekisteri Tilaajat Mahdolliset tilaajat Suunnittelu Ylläpitää tietoa tietoliikkenneyhteyksistä Ylläpitää asiakassuhteen hoitoa ja palvelua sekä asiakassuhteita Markkinointi Vastata kysymyksiin ja korjata väärät tiedot Sopimus tilaajan kanssa Osoite Puhelinnumero Sähköpostiosoite Asennusosoite Ilmoitus kiinnostuksesta valokuituliittymästä ja päivämäärä Yhteyden tiedot Asiakassuhteen hoitoon ja asiakasyhteydenottoihin liittyvää tietoa Henkilötietoja luovutetaan ainoastaan yhteistyöpartnerille yhteyden asennuksen yhteydessä

9 Yhteysrekisteri Viranomaisten asetus Yhteyksien hallinta Tilaajarekisteri Yhteyden koodi Keskus Kytkin Portti IP-numero Henkilötietoja luovutetaan ainoastaan yhteistyöpartnerille yhteyden asennuksen yhteydessä sekä valokuituverkon vikojen ja häiriöiden postamiseen.

10 Kiinteistörekisteri Laki sähköisen viestinnän palveluista Suunnittelu Sijoitusluvat Maamittauslaitoksen rekisteri Väestörekisteri Yleinen puhelinluettelo Kiinteistön nimi Kiinteistön numero Kiinteistön osoite Yhteystiedot: omistajan nimi, osoite ja puhelinnumero Henkilötietoja luovutetaan ainoastaan yhteistyöpartnerille suunnittelun ja valokuituverkon rakentamisen yhteydessä.

11 Häiriöidenseuranta Virannomaisten asetus Turvallisuusvaatimuksien seurtanta ja ylläpito Täyttää viranomaisasetuksia ja raportoida viranomaisille. Häiröiden seuranta Verkon kehittaminen Tilaajarekisteri Päivämäärä Vikailmoitus Toimenpiteet Toimenpide suoritettu päivämäärä Arviointi syystä ja sen peruste Henkilötietoja luovutetaan yhteistyöpartnereille ainoastaan vikojen korjaamiseen tai valokuituverkon häiriöiden postamiseen. Henkilötietoja luovutetaan viranomaisille viranomaisten pyynnöstä