BDO:n raportti SOTEkustannusten. arviointi

Transkriptio

1 BDO:n raportti SOTEkustannusten kehityksen arviointi Keskeiset havainnot Työvaliokunta

2 Lahden kaupungin toimeksianto Lahden kaupunki on tilannut marraskuussa 2018 BDO Oy:ltä selvityksen, jossa se haluaa selvyyttä Lahden kaupungin maksuosuuksien muodostumiseen ja talousarvion ylitysten perusteisiin, sekä varmuutta maksuosuuksien kohdistustietojen oikeellisuuteen.

3 Kustannusten kohdistuminen Raportissaan BDO toteaa, että kuntakohtainen maksuosuus määräytyy olennaisilta osin aiheuttamisperiaatteella toteutuneiden kustannusten ja määriteltyjen jakoperusteiden mukaisessa suhteessa. kustannusten kohdentamisen prosessia on kehitetty ja sen luotettavuutta on pystytty parantamaan talousarviovuoden aikana. Ongelmat asiakastietojärjestelmissä ovat aiheuttaneet riskejä kustannusten jakoperusteena olevien suoritteiden luotettavuudelle ja käytettävyydelle. Riskit on kuntayhtymässä tiedostettu ja suoriteaineistoa seurataan toimialoilla aktiivisesti ja korjauksia tehdään jatkuvana prosessina.

4 Jakoperusteet BDO tuo esille, että peruspalveluiden poikkeavat jakoperusteet ja jakoperusteiden muutokset on määritelty yhtymän viranhaltijajohdossa ja dokumentoitu taloushallinnossa, mutta niitä ei ole hyväksytty viranhaltija- tai toimielinpäätöksellä. Raportissa viitataan kahteen asiaan; 1. Valtuuston päätös vuoden 2018 jäsenkuntalaskutuksen periaatteista 2. Numeruksen kustannuspaikka- ja tulosyksikkökohtaiset käsittelysääntöihin

5 1. Valtuuston päätös sosiaali- ja peruspalveluita käsittelevä osuus; Kustannukset kohdistetaan jäsenkunnille pääasiassa suoritteiden suhteessa ja läpilaskutuksena. Joidenkin tulo- ja kustannuserien osalta joudutaan käyttämään poikkeavia jakoperiaatteita. Poikkeavien jakoperiaatteiden tarkoitus on varmistaa kustannusten oikea jakautuminen jäsenkunnille.

6 Poikkeavat jakoperiaatteet vuonna 2018 sosiaalinen luototus (läpilaskutuksena Lahdelle, koska palvelua ei tuoteta muille jäsenkunnille) lopetettujen vanhainkotien ja vuodeosastojen vuokrat (kohdistus suoraan kunnalle) hoito- ja hoivapalveluiden päivätoiminnan kustannukset (suoritteita ei kirjata, kävijämäärän otannan suhteessa) kehitysvammaisten asumispalveluiden Perhehoidon kustannuspaikan kustannukset perhehoidon palkkioita saavien asiakkaiden kotikuntien suhteessa ja palvelusetelikokeilun omavastuuosuuden kohdistus asiakkaan kotikunnalle asiakkaiden kapitaatioluokan mukaan laskettujen eurojen suhteessa. Yhteensä 2,8 miljoonaa euroa, 0,8 % peruspalveluiden kokonaiskustannuksista.

7 2. Numerus käsittelysäännöt Jokaiselle kustannuspaikalle ja tulosyksikölle määritellään Numeruksessa käsittelysääntö Raportissa mainitut 36 tilikauden aikaista muutosta koskevat näitä käsittelysääntöjä 29 kpl teknistä muutosta (uusi kp tai ty, nimen muutos, dokumentaation muutos, tekninen muutos johtuen SAP vyörytyksistä, ESH/PTH jaon varmistaminen, organisaatissa/toiminnassa tapahtunut muutos) 4 kpl poikkeava jakosääntö voitu korvata suoritteilla 1 poikkeavan jakosäännön päivitys 2 tuloihin liittyvää tarkennusta Käsittelysääntöjen ajan tasalla pitäminen kuuluu jatkuvaan operatiiviseen toimintaan ja on luonteeltaan toimeenpanoa. BDO toteaa raportissaan, että näitä käsittelysääntöjä päivitetään ja kehitetään jatkuvana prosessina ja havaintojen mukaan muutokset on dokumentoitu asianmukaisesti. Marras-joulukuussa tehty vielä viisi muutosta.

8 Uusi toiminta, kohdistus ensin käyntien suhteessa jäsenkunnille, myöhemmin saatu tarkennettua kapitaatioluokka Palvelusetelikokeilu 2 mukaan. Lyhytaikaishoito, vammaispalvelut 1 Jako kulujen suhteessa korvattiin hoitopäivillä (vuonna 2017 hoitopäiviä ei saatu) Toimialan johto (TESA) 1 Tarkennettu toimialan johdon vyörytystä kustannuspaikoille Siirtyi ESH:sta PTH maksuosuuteen Kirjaustekninen muutos; sisältää sekä pth (muistihoitajat) että Esh kuluja (lääkärit). Geriatrinen keskus 1 Lääkärien kulut siirretty tp-vaiheessa esh puolelle. Tulosyksikkö aikaisemmin kohdistettu kahdelle kustannuspaikalle, nyt vain yhdelle. Liittyy Kuntoutuksen Aikuisten kuntoutus 1 organistointiin. Apuvälinekeskus 1 Tekninen muutos. Hinnaston mukainen palvelukäyttön osuus PTH maksuosuuteen Korjattu jakosääntöä taulukkoon 2 tekninen korjaus Korjattu jakosääntöä Numerukseen 5 Oman sisäisen valvonnan perusteella huomattu virhe Numeruksessa korjattu Lisätty uusi kustannuspaikka 2 Lisätty uusi palvelukohdistussääntö 1 Lopetettujen asumisyksiköiden vuokrat läpilaskutuksena kunnalle (Kärkölä, Orimattila) kuntoutuksen organisaatiomuutos 1 Liittyy esh, pth jakoon Lisätty uusi tulosyksikkö 4 Jouduttu tarkastamaan Numeruksen säännöt johtuen SAPissa käyttöön otetusta vyörytystoiminnallisuudesta. Vyörytystoiminnallisuus otettu SAPissa käyttöön 4 (hallintojen vyörytykset toimialojen sisällä) Kustannuspaikan/tulosyksikön nimenmuutos 3 Siiri 1 Prosenttijako korvattiin käynneillä. Prosenttijako perustui yksikön arvioon. Vähentää poikkeavia jakoperusteita. Gerontologinen yksikkö 1 Prosenttijako korvattiin käynneillä. Prosenttijako perustui yksikön arvioon. Vähentää poikkeavia jakoperusteita. Aikaisemmin kohdistettiin yhdelle kustannuspaikalle. Toimialan näkemyksen mukaan pitää jakaa kahdelle yksikölle Kotisairaala ja kotiutustiimi 1 käyntien suhteessa. Liittyy organisaatiomuutokseen (Kotisairaalan siirtyminen Akuuttiin). Aikaisemmin kohdistettuu Kotisairaalan Kotiutustiimi 1 kustannuksiin, jossa jaettu Kotisairaalan käynneillä. Uutena käyttöön Kotiutustiimin omat käynnit. Prosenttijako päivitetty. Ei suoritteita. Prosenttijako perustuu yksikön antamaan arvioon. Vanha arvio oli vuodelta Päivätoimintayksiköt Perusterveydenhuollon laitoshoidon asiakasmaksujen kohdistus muutettu Hartolalle. Hartolan asukkaat hoidetaan Jalmari yhteiset 1 Sysmässä. Aikaisemman kotikunnan korvaukset tilin käsittely muutettu siten, että kohdistuvat läpilaskutuksena oikein Tulojen kohdistus, tili aikaisemman kotikunnan korvaukset. 1 jäsenkunnille 36 Organisaatiomuutoksesta, toiminnan muutoksesta tai kirjauskäytännöstä johtuvat muutokset, dokumentaation muutokset 29 Tekninen 4 saatu suoritteet jakoperusteeksi 1 Poikkeavan jakoperusteen päivitys 2 Tulot saatu ohjattua oikealle jäsenkunnalle.

9 ICT laiterekisterin tilanne Vuoden 2017/2018 kustannuspaikkamuutosten ja organisaatiomuutosten jälkeen laiterekisterin kustannuspaikkatiedot eivät ole olleet ajan tasalla. Laiterekisterin ylläpidosta vastaava Provincia Oy ei kyennyt korjaamaan virheellisiä kustannuspaikkoja kesään 2018 mennessä. Reklamoitu Provincia Oy:lle elokuussa Provincia Oy vahvisti vastineessaan laiterekisterin olevan ajan tasalla. Näin ei kuitenkaan ollut. Rekisteriä alettiin korjaamaan marraskuussa 2018 keskitetysti Hykyn työnohjauksessa. käyttäjille laitettiin pakotettu kysely, vastausaikaa jouduttiin jatkamaan saakka Täydennettyjä tietoja ei kaikista työasemista saatu ja osa annetuista tiedoista oli vääriä, jolloin Fujitsu joutuu päivittämään loput 2500 työasemaa yksiköihin ja eri toimipisteisiin jalkautumalla. Rekisterin ylläpito vastuu on siirtynyt Fujitsulle ja sen on luvattu olevan pääosin ajan tasalla mennessä. Vuoden 2018 tilinpäätöksessä joudutaan käyttämään vanhaa tietoa. BDO:n analyyttisen arvioinnin perusteella Lahdelle kohdistuvat ICT-kustannukset noudattelevat yleistä kustannusten kohdistumisen jakaumaa. Lahdelle painottuville kustannuspaikoille ei kohdistu poikkeuksellisen paljon ICT-kustannuksia.

10 Lahden kustannusnousu BDO arvioi raportissaan Lahden kaupungin maksuosuuden MTA3-MTA1 välisen euromääräisen kasvun selittyvän suurimmaksi osaksi kolmella tekijällä Yhteisten kustannusten kasvu (4,2 M ) ESH ostopalveluiden kasvu (3,3 M ) Peruspalveluiden jakoperusteen muutos, joka aiheuttaa suoritejakauman muutoksen (2,7 M ).

11 Peruspalveluiden jakoperusteen muutos Vuonna 2017 jakoperusteena jouduttiin käyttämään osittain asiakasmääriä, koska suoritetietoja (käynti, hoitopäivä) ei ollut saatavilla. Tämä on todettu myös valtuuston päätöksessä Vuoden 2018 alussa tietojärjestelmät ja kirjauskäytännöt yhdistyivät ja asiakasmääristä kuntien välisenä jakoperusteena voitiin luopua. Tämä muutos on tuotu esille kuntien talousjohdon tapaamisessa sekä työvaliokunnan kokouksessa Muutos on parantanut aiheuttamisperiaatteen toteutumista ja myös BDO pitää raportissaan muutosta loogisena ja perusteltuna. Muutos lisää Lahden suhteellista osuutta suoritteista ja sitä kautta osuutta kustannuksista. Muutoksen vaikutusta jäsenkuntien maksuosuuksiin ei voitu ennakoida, koska vertailutietoa ei ole vuodelta 2017 olemassa.

12 Raportoinnin kehittäminen BDO tuo raportissa esille, että kuntien taloussuunnittelun kannalta on olennaista varmistaa talousarvio- ja ennustamisprosessin riittävä läpinäkyvyys. Tämä edellyttää riittävää kuntakohtaista analyysiä palvelujen käytöstä ja palvelujen käytön taloudellisista vaikutuksista sekä talousarviota laadittaessa että talousarviovuoden aikana tapahtuvien muutosten yhteydessä. Yhtymään on nimetty vuoden 2018 lopulla yhteyspäällikkö, jonka tehtäviin kuuluu mm. kunnille tuotettavan raportoinnin kehittäminen.

13 Muita huomioita raportista BDO toteaa, että yhtenäistä suoritehinnoittelua ei ole käytössä; tämä koskee vain peruspalveluita ja ensihoitoa. ESH, Päivystys, YMP hinnasto taustalla jäsenkuntien kustannusjaossa. LifeCare ongelmien vuoksi ennustaminen ja raportointi on ollut puutteellista talousarviovuoden aikana, mikä on heikentänyt mahdollisuutta seurata ja ennustaa kuntakohtaisten maksuosuuksien toteutumista tai niistä poikkeamista. Läpilaskutettavien erien osalta BDO ei havainnut virheitä kustannusten kohdistumisessa. (Yhtymän KPMG:ltä tilaama tarkastus päätyi samaan lopputulokseen.) BDO esittää havaintonaan, että läpinäkyvyyden ja kustannustietoisuuden parantamiseksi kuntayhtymässä käytäisiin läpi kaikkien vyörytysperusteiden tarkoituksenmukaisuus ja analysoitaisiin niistä aiheutuvat vaikutukset toimialoille sekä kuntakohtaisiin kustannuksiin. Käytännössä muutosten vaikutusten simulointi kuntatasolle asti edellyttäisi kirjanpitojärjestelmästä ja Numeruksesta täysin ajantasaisten testikantojen ylläpitämistä (aiheuttaa lisäkustannuksia) sekä lisäresursointia taloushallintoon.