ETELÄ-KYMENLAAKSON AMMATTIOPISTO. Uuden oppisopimuksen luominen

Transkriptio

1 ETELÄ-KYMENLAAKSON AMMATTIOPISTO Uuden oppisopimuksen luominen

2 1

3 Sisällys 1. Uuden oppisopimuksen luominen Sentraalin velholla Opiskelija ja ryhmä Henkilökohtaiset -sivu Perustiedot - sivu Koulutus-sivu Tutkinto ja osat -sivu Yritys-sivu Uuden yrityksen luominen Uuden kouluttajan luominen Teoria -sivu Henkilökohtaistaminen -sivu (nämä voi jättää tyhjäksi) Tutkinnon osan lisääminen toisesta tutkinnosta Verkkopalvelutunnukset Oppisopimuksen tulostus

4 1. Uuden oppisopimuksen luominen Sentraalin velholla kun opiskelija ja yritys ovat ilmoittaneet tietonsa samanaikaisesti webissä Saapuneet tiedot saadaan näkyviin myös valikosta Webjärjestelmä-> Webin kautta ilmoitetut oppisopimuksentiedot. Huom! Mikäli käyttöliittymäviesti on suljettu, eivät saapuneet tiedot näy enää tätä kautta. Käyttäjälle näytetään automaattisesti ne tiedot, joissa hän on itse vastaanottajana. Muille henkilöille saapuneita tietoja päästään katsomaan ottamalla rasti pois kohdasta Näytä vain omat. Tietojen käsittelytapaan vaikuttaa se, ovatko tahot ilmoittaneet tietonsa yhdessä vai erikseen. Mikäli esim. opiskelija ja yritys ilmoittavat tietonsa erikseen, mutta ne halutaan käsitellä samanaikaisesti, tulee molemmat tiedot rastittaa ennen painikkeen Näytä valitut tiedot klikkaamista. Jos taas esim. pelkästään opiskelijan ilmoittamien tietojen perusteella halutaan jo syöttää oppisopimus keskeneräiseksi, ei yrityksen myöhemmin ilmoittamia tietoja pystytä lisäämään opiskelijalle automaattisesti. Tällöin tietojen lisääminen tapahtuu leikepöydän kautta kopioimalla. 3

5 Opiskelijan ja yrityksen tiedot on ilmoitettu erikseen: Valitaan käsiteltäväksi molemmat rivit, jossa tiedot on ilmoitettu rastittamalla ne Valitse-kohtaan. Tämän jälkeen klikataan painiketta Näytä valitut tiedot. Lomakkeen yläosassa kerrotaan opiskelijan nimi sekä ajankohta, jolloin tiedot on ilmoitettu. Näytettävät kentät -kohdan alta voidaan valita, halutaanko katsoa kaikkia tietoja, automaattisesti kopioitavia tietoja (vihreällä väritetyt rivit) vai manuaalisesti kopioitavia tietoja. Valitse: Kaikki Valitse: Esikatsele tulostetta, tulosta ja poistu esikatselutilasta. Valitse: Luo tiedoista uusi koulutussopimus. Järjestelmä kysyy Suljetaanko lomakkeelle valittujen esitietojen käyttöliittymäviestit? Valitaan Kyllä 4

6 2. Opiskelija ja ryhmä Avautuu ohjattu sopimuksen luonti -ikkuna. Opiskelijan tiedot ovat siirtyneet opiskelijan tiedot -kohtaan. Mikäli opiskelija halutaan liittää olemassa olevaan ryhmään, tehdään liittäminen tässä vaiheessa valitse ryhmä -painikkeesta (opiskelija voidaan liittää ryhmään myös myöhemmin). Valitse 5

7 3. Henkilökohtaiset -sivu Ohjelma avaa automaattisesti Henkilökohtaiset -sivun, jonne tiedot ovat kopioituneet automaattisesti opiskelijan ilmoittamista tiedoista. Kotikunta - kentän tiedot tulevat näkyviin automaattisesti silloin, kun opiskelija on kirjoittanut kotikunnan oikein. Tarvittaessa saat opiskelijan ilmoittamat esitiedot näkyviin ylhäältä Näytä tiedot -kohdasta. TARKISTA oikeinkirjoitus sekä siniset kentät (kaikki oltava täytettyinä). Valitse 6

8 4. Perustiedot - sivu Perustiedot -sivulle automaattisesti kopioituvat tiedot liittyvät opiskelijan peruskoulutukseen, ammatilliseen koulutukseen ja työkokemukseen. Muut tiedot täytetään: kiintiökieli = suomi peruskoulutus, mikäli opiskelija ei ole ilmoittanut koulutusta, valitaan peruskoulu työllistynyt (jos haetaan palkkatukea on kyseessä aina uusi työsuhde) palkkatuki, mikäli tukea ei haeta = ei esitetty Opiskelijalta kysytään aiempaan työhistoriaan liittyviä tietoja. Jotta opiskelijan ei tarvitsisi osata määritellä, onko kyseessä alan työkokemukseen vai muuhun työkokemukseen liittyvä tieto, on tämän määrittäminen jätetty oppisopimusjärjestäjälle. Opiskelijan esitietoihin täyttämä aikaisempi työhistoria saadaan näkyviin avaamalla joko Alan työkokemus tai Muu työkokemus -kenttä rivin lopussa olevasta suurennuslasista. Käyttäjä valitsee, kumpaan työkokemukseen ko. tieto liittyy ja sen perusteella lisää tiedon oikeaan kenttään klikkaamalla Lisää-painiketta. Lisäyksen jälkeen tieto näkyy lomakkeen alaosassa. Hyväksytään tieto OKpainikkeella. Valitse 7

9 8

10 5. Koulutus-sivu Koulutus -sivun tiedot täytetään normaalisti, esitiedoissa ei ole niihin vaikuttavia tietoja. Mikäli opiskelija kiinnitettiin ryhmään, kopioituvat nämä tiedot automaattisesti ryhmältä. Täytetään kentät: Oppiaika Alkupvm ja Loppupvm, ohjelma laskee automaattisesti oppiaika - kenttään oppiajan keston kuukausina. Korv kk. = on sama kuin oppiaika kuukaudet. Koeaika = 4 kk, tai vähintään. puolet oppiajasta. Koulutuskorvaukset Maksuluokka1 = koulutuskorvauksen määrä /kk Lk1 kk = koulutuskorvauskuukausien määrä (yleensä sama kuin oppiaika kentän korv kk.) Koulutuslaji aikuisten pk (AP) = yli 25 v. nuorten pk (NP) = alle 25 v. lisäkoulutus = AT, EAT, ei-tutkintotavoitteinen, myös osatutkinto tavoitteinen Tutkintotyyppi Mikäli koulutuslaji on AP tai NP = perustutkinto Mikäli osatutkintotavoitteinen = ei tutk. tavoitetta Koulutustyyppi, suoritustapa, sopimustyyppi, mikäli kyseessä yrittäjän oppisopimus, tulee tässä kohtaa laittaa täppä kohtaan Yrittäjä. Mikäli vakuutusyhtiö on mukana koulutuksessa, laita täppä kohtaan Vakuutusyhtiö tukee koulutusta (Apukoodi) Tämän voi jättää sihteerille Klikkaa valitse. Avautuu lista mistä valitaan kyseistä koulutusta tarkoittava koodi ( ) Valitse 9

11 10

12 6. Tutkinto ja osat -sivu (Mikäli opiskelija on kiinnitetty ryhmään, kopioituvat nämä tiedot automaattisesti ryhmältä). Hae suoritettava tutkinto HAKU -painikkeella. Klikkaa VALITSE Mikäli suoritettava tutkinto on perustutkinto, valitse koulutusohjelma sekä tutkintonimike alasveto-valikoista. Ohjelma hakee automaattisesti diaarinumerot ja päiväykset (mikäli ne ovat syötetty tietokantaan). Tutkinnon osat/opintokokonaisuudet klikkaa valitse vakio-osista/-opintokokonaisuuksista, ohjelma ilmoittaa, että oppisopimus on tallennettava ensin, valitse OK Ohjelma listaa tutkinnon osat, valitse oikeat tuplaklikkaamalla kyseistä tutkinnon osaa (siirtyy oikean puoleiseen lokeroon), klikkaa lopuksi VALITSE. 11

13 mikäli kyseessä on ei-tutkintotavoitteinen koulutus ja halutaan luoda omat osat, valitaan Luo uusi osa/opintokokonaisuus, jonka jälkeen kirjoitetaan kokonaisuuden nimi sille varattuun kenttään ja tallennetaan mikäli opiskelija valitsee tutkinnon osan AT:sta tai EAT:sta, tehdään tutkinnon osan lisäys myöhemmin. Valitse 12

14 7. Yritys-sivu. Kouluttavan yrityksen valinnan käsittely riippuu siitä, onko kyseessä yritys, joka löytyy jo tietokannasta vai täysin uusi yritys. Tässä käsiteltävää yritystä ei ole vielä olemassa tietokannassa, joten luodaan uusi yritys käyttäen hyväksi esitäytettyjä tietoja. Klikataan painiketta Valitse kouluttava yritys. 13

15 Ohjelma hakee yrityksen tietoja tietokannasta käyttäen hakuun esitietoihin kirjoitettua yrityksen nimeä ja Y-tunnusta TAI-ehdolla yhdistettynä. Ko. yritystä ei löydy vielä tietokannasta, joten ohjelma antaa hakutulokseksi tiedon: Antamillasi hakuehdoilla ei löytynyt yhtään vastausta. Kuitataan ilmoitus OK- painikkeella. Tarkista vielä että opiskelija on ilmoittanut yrityksen nimen ja/tai Y- tunnuksen oikein!!! Mikäli olet varma, että yritystä ei löydy, luodaan uusi yritys. 14

16 8. Uuden yrityksen luominen Valitaan painike ja siirrytään luomaan uutta yritystä. Avautuu Y-tunnus haku -kenttä. Syötä kenttään yrityksen Y-tunnus. Tarkista YTJ stä!!! Valitse Uuden yrityksen luontilomake avautuu. Koska yritys on ilmoittanut tietonsa esitietolomakkeen kautta, tulee tiedot valita automaattisesti täytettäviksi lomakkeen yläosan painikkeesta Täytä automaattisesti esitiedoista. Ohjelma antaa vaihtoehdot Täytä molempien tiedot Täytä vain yrityksen tiedot Täytä vain yksikön tiedot Valitaan Täytä molempien tiedot Ohjelma hakee esitäytetyt tiedot ja kopioi ne valmiiksi oikeisiin kohtiin. Esitäytettyjä tietoja ovat mm. yrityksen nimi, Y-tunnus ja osoitetiedot. Tarkista YTJ:stä oikeinkirjoitus ja osoitetiedot. Mikäli yrityksellä ei ole yksiköitä, pyyhi Yksikön nimi kentästä Nimetön - teksti pois! 15

17 Siirrytään valitsemaan yksikön yhteyshenkilöä klikkaamalla painiketta Yhteyshenkilön valinta. (mikäli yhteyshenkilö tiedossa) 16

18 Ohjelma avaa yrityksen henkilöt -sivun. Koska kyseessä on uusi yritys, ei yrityksellä ole vielä yhtään henkilöä, luodaan uusi henkilö. Uuden henkilön lomake avautuu. Lomakkeen yläosasta valitaan painike Täytä automaattisesti esitiedoista. (ei tässä kuvakaappauksessa) Ohjelma kysyy, täytetäänkö kentät käyttäen oppisopimuksen yhteyshenkilön tietoja vai vastuunalaisen kouluttajan tietoja. Tässä tapauksessa valitaan Täytä käyttäen oppisopimuksen yhteyshenkilön tietoja. Ohjelma täydentää automaattisesti yhteyshenkilön nimen puhelinnumeron sekä sähköpostiosoitteen (mikäli ne on täytetty esitiedoissa). Tallennetaan ja suljetaan lomake. Valitaan henkilö tämän jälkeen normaalisti ja tiedot siirtyvät kohtaan yksikön yhteyshenkilö. 17

19 Tallennetaan ja suljetaan kouluttavan yrityksen lomake, jonka jälkeen ohjelma palaa takaisin Velholle valitsemaan yritystä. Yritys on nyt luotu, klikataan oikean alakulman Valitse-painiketta, jonka jälkeen päästään valitsemaan yrityksen henkilöitä. 18

20 9. Uuden kouluttajan luominen Yrityksellä ei ole vielä yhtään kouluttajaa. Luodaan Uusi kouluttaja klikkaamalla ko.painiketta. Ohjelma tarjoaa aiemmin luotua yhteyshenkilöä, mutta koska yritys ilmoitti eri kouluttajan esitietolomakkeella, valitaan Uuden kouluttajan luonti. Uuden henkilön lomake avautuu. Lomakkeen yläosasta valitaan painike Täytä automaattisesti esitiedoista. (ei tässä kuvakaappauksessa) Ohjelma kysyy, täytetäänkö kentät käyttäen oppisopimuksen yhteyshenkilön tietoja vai vastuunalaisen kouluttajan tietoja. Tässä tapauksessa valitaan Täytä käyttäen oppisopimuksen vastuunalaisen kouluttajan tietoja. 19

21 Ohjelma täydentää automaattisesti kouluttajan nimen puhelinnumeron sekä sähköpostiosoitteen (mikäli ne on täytetty esitiedoissa). Valitaan Tallenna ja sulje. Valitaan juuri luotu henkilö, jonka jälkeen aukeaa kouluttajan lomake. Klikataan painiketta Täytä esitiedoista (ei tässä kuvakaappauksessa) jolloin ohjelma hakee kouluttajan tiedot esitäytetyistä tiedoista. Muutoin tiedot (puhelin, sähköposti, koulutus, työkokemus) kirjataan käsin. Tallennetaan ja suljetaan tiedot. 20

22 Vastuunalainen kouluttaja on nyt luotu ja valittu. Valitse oppisopimukselle yhteyshenkilö ja paina punaista nuolta TALLENNA Yrityssivulta täytetään vielä kohta Palkkauksen perusteet Jos kyseessä on yrittäjän oppisopimus, valitaan tässä kohtaa Yrittäjän oma yritys (yleensä joudutaan luomaan uusi yritys). Valitse 21

23 10. Teoria -sivu Täytetään tiedot:. Teorian ajoitus ja määrä = eriteltyinä lähipäivät ja etäpäivät Palkkaus, maksetaanko opiskelijalle palkkaa tietopuolisten opintojen ajalta, tarkista tulosteesta Op.sossit = mikäli palkka maksetaan, tulee EI ruksit Päiväraha ja Perheavustus kohtaan Matkat ja majoitus, maksaako työnantaja vai oppisopimustoimisto, tarkista tulosteesta Valitaan opiskelijalle oppilaitos, Lisää -painikkeesta Hae oppilaitos ja paina VALITSE 22

24 Oppilaitos on nyt valittu ja se ilmestyy teoria -sivulle opiskelijan oppilaitokset välilehdelle. Mikäli kyseessä on opiskelijan pääoppilaitos, muutetaan Pääoppilaitos kohtaan merkintä Kyllä, klikkaamalla Muuta pääoppilaitos -merkintä Samoin muutetaan myös kohta Tutkinto, jos kyseessä on myös tutkintooppilaitos Valitse 23

25 11. Henkilökohtaistaminen -sivu (nämä voi jättää tyhjäksi) Esitetty koulutus. Kirjoita esitetyn koulutuksen nimi. Koulutuksen järjestäjän vastuuhenkilöiden perustelut ja johtopäätökset. Kirjoita mahdolliset perustelut ja johtopäätökset Oppilaitoksen henkilökohtaistajan perustelut ja johtopäätökset. (mikäli campus käytössä) Kirjoita mahdolliset perustelut ja johtopäätökset Valitse 24

26 12. Edistyminen -sivu Oppisopimus tulostettu kohtaan tilaksi merkitään Kyllä. Dokumenttien linkin kenttään luodaan polku opiskelijan sähköiseen HEKSU - kansioon. Polku on muotoa file://kansion_sijainti esim. file://q:\data\heksu\2013\ei-tutkintotavoitteinen\virtanen_mikko HUOM! Polussa ei saa olla välilyöntejä, nimeä siis opiskelijan henkilökohtainen kansio Sukunimi alaviiva Etunimi (sukunimi_etunimi) Valitse 25

27 13. Lisätiedot -sivu Täytetään kohdat Solmimispäivä = se päivä jolloin oppisopimus käydään allekirjoittamassa Ulkoiset lisätiedot kenttään tiedot o koulutuskorvaus o tiedot matka- ja majoituskuluista Valitse Helpoiten saat nämä tiedot menemällä lisätiedot -kenttään ja painamalla hiiren oikeaa näppäintä. Avautuu valikko johon on valmiiksi syötetty teksti vaihtoehtoja. 26

28 14. Vastuuhenkilöt ja käsittelytavat -sivu Merkitään sopimukselle. vastuuhenkilö, joka on kyseisen opiskelijan koulutussuunnittelija sopimuksen vastuusihteeri = opintosihteeri Koulutuskorvauksista vastaava = opintosihteeri Valitaan sopimuksen käsittelytapa, yleensä sähköinen Lisätään yhteydenotot Lisää-painikkeesta 4 kk koeaika, yhteydenotto päivä, vastuuhenkilö oppiaika puolivälissä, yhteydenotto päivä, vastuuhenkilö Valitse 27

29 15. Rekisteröinti -sivu Tässä vaiheessa oppisopimusta ei vielä rekisteröidä. Ota täppä pois kohdasta tulosta käyttäjätunnukset! Valitse vasemmasta alareunasta Tallenna ja sulje. Sulje kaikki oppisopimuksen tekoon liittyneet ikkunat. Oppisopimus on tallennettu ja se löytyy keskeneräisistä sopimuksista 28

30 Hae Haku-painikkeen kautta äsken luomasi oppisopimus ja avaa se. 16. Tutkinnon osan lisääminen toisesta tutkinnosta Mikäli opiskelija on valinnut AT:sta tai EAT:sta tutkinnon osan, lisätään se nyt. Valitse Erikoistoiminnot -> Opiskelija -> Lisää opiskelijalle muun tutkinnon osa. Haetaan kyseinen tutkinto, jolta tutkinnon osa on valittu. Valitaan osa alemmasta lokerosta olevalta listalta, klikkaa valitse. 29

31 Nyt tutkinnon osa on lisätty, se näkyy HOPS -välilehdellä, lisäksi se näkyy Opintojen sisältö -välilehdellä punaisella. 17. Verkkopalvelutunnukset Luodaan opiskelijalle ja työpaikkakouluttajalle verkkopalvelun tunnukset. Erikoistoiminnot ->Opiskelija -Verkkopalvelun tunnukset. 30

32 18. Oppisopimuksen tulostus Lopuksi tulostetaan oppisopimus: Opiskelijatulosteet -> oppisopimus Automaattinen raporttipohja Tulostetaan ulkoiset lisätiedot Tulosta aika ja paikka (jos tiedossa) Valitse Ohjelma kysyy toimistoa ja allekirjoittajaa, valitaan oppisopimuskoulutus Pirjo Ranta Valitse Tulosta oppisopimus Tarvittaessa voit tallentaa oppisopimuksen RTF- muodossa, mahdollista muokkaamista varten. MUISTA TULOSTAA KUMPPANUUSSOPIMUS OPPSOPIMUKSEN TAAKSE!!! 31