Rauman seurakunnan viestintästrategia vuodelle 2009 ja suunnittelukaudelle

Transkriptio

1 Rauman seurakunnan viestintästrategia vuodelle 2009 ja suunnittelukaudelle Viestintästrategian laatija: tiedottaja Soilikki Vainiomäki

2 JOHDANTO Perinteinen tiedottaminen, joka on informaation siirtoa, on osa laajamittaista viestintää. Yhteyksien luominen ja ylläpito kommunikaation välityksellä valtaa alaa perinteiseltä tiedottamiselta. Miten hyödyntää uusia medioita ja kanssakäymistä, on tämän päivän viestinnällinen haaste. Koska julkisuuden merkitys tulee kasvamaan entisestään kirkon työssä, tulee entistä tehokkaammin hyödyntää median mahdollisuuksia. Mediatyö on uusi kasvualue Rauman seurakunnassa käsittelemään kirkon uskon olemusta, jossa maallisuus ja hengellisyys ovat keskenään jännitteisessä suhteessa. Tällöin tulee kyetä yhdistämään julkisen yhteisön avoimuus, totuudellisuus - ihmistä suojelevaan ja yksityisyyttä kunnioittavaan toimintatapaan julkisuuslain puitteissa ja kristilliseen perustehtävään nojautuen. Informatiivinen viestintä käsittää avoimen ja julkisen tiedottamisen hallinnollisista päätöksistä, tiedottamisen perustoimintojen tueksi ja erilaisten julkaisujen tuottamisen ja verkkosivujen ylläpitämisen. Nämä viestinnälliset keinot antavat edellytyksen ylläpitää ja tukea seurakuntalaisten yhteyttä kirkkoon jäseninä sekä avointa ja julkista yhteiskunnallista kanssakäymistä. Avoimuuden periaate edellyttää kykyä puhua ja viestittää myös vaikeista asioista niin seurakunnan sisäisessä kuin julkisessa vuorovaikutuksessa. Jokin ennakoimaton tapahtuma edellyttää välitöntä tiedottamista ja onnistuakseen selkeät ohjeet ja vastuualueet. Tällainen esim. julkinen kriisi voi liittyä joko työyhteisöön tai sen toimintaympäristöön. Suuronnettomuuksista tiedottaminen tulee tapahtua aina yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa. Vastuu viestinnästä tulee olla hajautettu, sillä jokaisella toimialastaan vastaavalla henkilöllä on velvollisuus tuottaa ja jakaa tietoa omasta vastuukentästään, oman toimivaltansa puitteissa ja oman alansa asiantuntijana. Tiedon jakamista ohjaavat kirkkolain ja julkisuuslain salassapitoa koskevat lainkohdat sekä Rauman seurakunnan viestintästrategia sovittuine toimintaperiaatteineen.

3 VIESTINTÄ Rauman seurakunnan viestintä tulee käsittämään vuodesta 2009 lähtien (perinteisen tiedotuksen ohella) uuden toimialueen MEDIATYÖN, joka on julkista tiedottamista kaikessa laajuudessaan. Mediatyö on kanava julkiselle vuorovaikutteiselle keskustelulle kristinuskon peruskysymyksistä kunkin työalan näkökulmasta sekä osallistumista yhteiskunnalliseen keskusteluun kristilliseltä arvopohjalta ja kirkon perustehtävään nojautuen. Viestinnästä vastaavalta viranhaltijalta (tiedottaja) edellytetään kristillistä näkemystä muun muassa viestintäkulttuurin luotaamiseen, verkkoviestinnän rakentamiseen, mediasuhteiden luomiseen ja seurakunnan imagon kehittämiseen. 1. JULKINEN VIESTINTÄ Rauman seurakunnan verkkoviestintä rauma.seurakunta.net Rauman seurakunnan verkkoviestinnän perusta on kristillisessä elämänkatsomuksessa. Sisällön tulee tukea seurakuntalaisten identiteettiä kristittyinä ja evankelis-luterilaisen kirkon jäseninä. Vuodelle 2009 uusittavat sivut antavat ajankohtaista tietoa seurakunnan toiminnasta ja toimintaperiaatteista seurakuntalaisille, yhteistyötahoille sekä seurakunnasta ja kristinuskosta yleensä kiinnostuneille. Rauman seurakunnan julkisyhteisönä tulee tuottaa ja jakaa tietoa ja edistää toiminnan avoimuutta. Tiedonsaannin kannalta keskeiset asiakirjat ja toiminnan sisällölliset ja aikataululliset asiat tulee olla saatavilla verkkopalvelun välityksellä (toimintaperiaatteista sopiminen -08). Pikaista tiedotusta vaativat asiat tulisi tiedottaa heti verkossa (Rauman seurakunnan julkisuusperiaatteen ja hyvän tavan mukaan). Verkkokulttuurin kehityksen myötä sähköisiä palveluja käytetään mm. ilmoittautumisissa ja ajantasaisten tietojen seuraamisessa. Kunkin työalan verkkovastaava ylläpitää ja päivittää tietoja. Viestinnästä vastaava viranhaltija (tiedottaja) vastaa seurakunnan verkkoviestinnästä ja sen kehittämisestä sekä ylläpitoon liittyvästä koulutuksesta.

4 Toimintaa tukeva tiedottaminen paikallisissa tiedotusvälineissä Seurakunnan tapahtumatiedot ilmoitetaan Rauman alueen kattavassa paikallislehdessä sekä muissa paikallisissa tiedotusvälineissä tapahtumatietoina tai menovinkkeinä. Mediasuhteiden luominen ja ylläpitäminen Tiedotusvälineiden edustajien kohtaamiset ja tiedotustilaisuudet järjestetään ajankohtaisista hallintoon, talouteen ja toimintaan liittyvissä asioissa sekä julkisuutta edellyttävissä pohdinnoissa. Tehdyistä päätöksistä tiedotetaan avoimuuden periaatteella huomioiden kirkkolain ja julkisuuslain salassapitoa koskevat lainkohdat. Julkisuutta tulee arvioida myös hyvän tavan pohjalta. Viestinnästä vastaava viranhaltija hoitaa myös kirkollisiin vaaleihin liittyvät tiedotustehtävät ja on yhteydessä kirkon ja yhteiskunnan viestintäverkoston kanssa virkaansa liittyvissä asioissa. Mediatyö viemme viestiä! Median välityksellä käydään vuoropuhelua kirkon perustehtävästä toimialojen näkökulmasta ja kristillisestä arvomaailmasta yleensä. Sähköinen viestintä on myös kanava jumalanpalveluselämän rikastuttamiselle. Onnistuminen edellyttää panostamista medioiden käyttöön sekä yhteistyötä eri työalojen että viestinnällisten palvelujen tarjoajien kanssa. Mediatyö avaa mahdollisuuden osallistua mediassa käytävään keskusteluun: Radio-ohjelmat, TV-ohjelmat, lehtijutut, kolumnit, nettikeskustelu, paneelit, gallupit jne. Mediatyö edellyttää viestinnän monipuolisia taitoja, julkisuuden kohtaamista sekä toimintatapojen kehittämistä jatkuvasti muuttuvassa mediakentässä. Rauman seurakunnan painotuotteet tietokonetulosteet ja painotyöt Rauman seurakunnan painotuotteiden välityksellä luodaan yhtenäistä kuvaa seurakunnasta kristillisenä yhteisönä. Painotuotteiden toteutus rajoitetaan vuodesta 2009 tuotteisiin, joita ei voi korvata sähköisillä viestimillä, toimialojen kohderyhmäkohtaisella kirjeenvaihdolla eikä ilmoituksilla paikallisissa tai valtakunnallisissa medioissa.

5 Painotuotteisiin lukeutuvat mm. kirjekuoret ja - pohjat, erilaiset kortit, adressit, todistukset ja seurakunnan yleisesitteet ja julkaisut, jotka ovat luonteeltaan pitkäkestoisia. Merkittäviin tilaisuuksiin/tapahtumiin tehdään kutsuja, ohjelmia, julisteita. Painotuotteiden ulkoasun tulee olla yhtenäinen ja selkeä ja ulkoasun tulee noudattaa Rauman seurakunnan graafista ohjetta: Tekstityypit, värit ja tunnukset toimialoittain sekä Rauman seurakunnan tunnus (logo). Viestinnästä vastaava viranhaltija (tiedottaja) koordinoi seurakunnan esite- ja julkaisutoimintaa, ilmoittelua ja mainontaa seurakunnan julkisuuskuvaan nojautuen. Muutos- ja kriisiviestintä työyhteisöä ja toimintaympäristöä koskeva Vastuu kriisiviestinnästä on kirkkoherralla ja hänen nimeämillään henkilöillä tehdyn toimintasuunnitelman mukaisesti. Kriisin ja onnettomuuden tiedotus: - Onnettomuuksista tiedottaa julkisuuteen poliisi tai palokunta. - Seurakunnan puolesta tiedotusvälineisiin on yhteydessä kirkkoherra / viestinnästä vastaava viranhaltija. - Tieto tarvittaessa Kirkon tiedotuskeskukselle puh tai , kt@evl.fi - Seurakunnan työntekijä ei koskaan anna asianosaisten tietoja julkisuuteen - Poliisin, palokunnan ja kirkkoherran kanssa sovitaan, kuka ilmoittaa tapahtumasta omaisille. Suuronnettomuudessa seurataan uutisia radio ja televisio evl.fi tai evl.fi/kriisi-info. (Työyhteisöä ja toimintaympäristöä koskevan kriisiviestintäsuunnitelman laatiminen ja toimintaperiaatteiden koulutus sovittavan aikataulun mukaan.) 2. SISÄINEN VIESTINTÄ Ajankohtaisista tiedotusasioista tiedotetaan mm. sähköpostitse jaettavan tiedotuslehden välityksellä. Julkaisu talletetaan intranet-sivustoon, jota käytetään myös yhtenä henkilökunnan sisäisen tiedottamisen kanavana erilaisille pöytäkirjoille, muistioille ja infoille ja muulle talletettavalle materiaalille. Viestinnästä vastaava viranhaltija (tiedottaja) kehittää ja tuottaa koko henkilökuntaa koskevaa sisäistä tiedotusmateriaalia eri tavoin jaettavaksi.

6 Työyhteisön kokoukset ovat osa henkilökohtaista kohtaamista ja tiedonjakoa operatiivisen toiminnan tukemiseksi. Esim. työalavastaavien kokous on toimeenpaneva, neuvotteleva ja tiedoksi antava elin, jonka jäsenet delegoivat käsiteltyjä asioita käytännön tasolle omilla työaloillaan. Se on työnjakoa ja työnjohdollisia tehtäviä käsittelevä kokous, ohjeistuksista ja toimintatavoista neuvotteleva kokous, jossa viranhaltijat omissa rooleissaan ja vastuillaan kokousjäseninä. Työntekijäkokous on kohtaamisen ja sisäisen tiedonvälityksen paikka työpaikkademokratian edistämiseksi. Kokouskulttuuria tulisi rakentaa työyhteisön ilmapiiriä ja toiminnallisten tavoitteiden saavuttamista. Kaikille työntekijöille kohdistettu kokous tulisi järjestää kerran vuodessa tai lyhyellä varoitusajalla tarpeen mukaan. Viestinnän viranhaltija (tiedottaja) toimii viestinnän asiantuntijana seurakunnan hallinnossa ja kokouksissa. Lisäksi tiedottaja toimii tarvittaessa sihteerinä. Viestinnän viranhaltijan (tiedottaja) tulee ohjeistaa työalojen viestintään liittyvää toiminta ja tarjota tarvittaessa viestinnän koulutusta myönnettyjen määrärahojen puitteissa. Hallinnolliset kokoukset pohjautuvat viranhaltijoiden esityksiin ja luottamustehtävissä olevien päätöksiin. Johtoryhmän kokouksessa valmistellaan alustavasti mm. esityslistoille tulevia asioita kokouksen asialistan mukaisesti. Kirkkoneuvoston ja kirkkovaltuuston kokoukset ylläpitävät seurakunnan taloutta, hallintoa ja toimintaa päätöksillään. Viestinnän viranhaltija (tiedottaja)on läsnä kirkkoneuvoston kokouksissa ja toimii pyydettäessä kokouksen sihteerinä sekä on läsnä kirkkovaltuuston kokouksissa. Hän valmistelee oman vastuualueensa asiat kirkkoneuvostolle. 3. VIESTINNÄN SUUNNITTELU JA KEHITTÄMINEN Suunnittelussa ja kehittämisessä otetaan huomioon kirkon visio: Miten edetä kohti kirkon visiota vuodelle 2015, jonka mukaan jäsenet näkevät kirkkonsa arvon ja kuulevat siellä Jumalan äänen. Kirkkoon tullaan löytämään vastauksia elämän suuriin kysymyksiin ja sieltä lähdetään palvelemaan Jumalan maailmaa. Viestinnän tukiryhmän tehtävänä on tukea, arvioida ja visioida viestinnän yleisiä linjoja. Tukiryhmän jäseniä ovat kolme maallikkoa, kirkkoherra ja tiedottaja. Toimintamalli perustuu Rauman seurakunnan toiminnallisen organisaation muutokseen vuodesta 2009.

7 Viestintätiimi koostuu eri työalojen työalavastaavista tai heidän nimeämistään edustajista, joiden kanssa viestinnästä vastaava (tiedottaja) suunnittelee ja koordinoi sisäistä ja julkista tiedottamista ja mediatyön painopistealueita toiminnallisella tasolla. Seurakuntatoimintaa hahmottavan luotauksen avulla havaitaan toiminnan kannalta olennaiset ulkoiset ja sisäiset muutokset, jotka voidaan ottaa huomioon suunnittelussa ja päätöksenteossa. Koska julkisuuden merkitys tulee kasvamaan entisestään kirkon työssä, luotauksella tarkkaillaan yhteiskunnan päättäjiä, joukkoviestintää, yleistä mielipidettä, yhteiskunnallista kehitystä. Tulkitaan myös sitä, mitä omasta seurakunnasta ajatellaan niin yhteisön sisällä kuin julkisuudessa. Erilaisten suunnittelu- ja kehittämisryhmien kautta viestinnästä vastaava (tiedottaja) luo mielikuvaa sisäisen ja julkisen viestinnän organisoinnista ja tehtäväalan arvioinnista. Näihin tietoihin pohjautuu myös Rauman seurakunnan viestinnän budjetti ja viestintästrategian päivitys kullekin toimintakaudelle. YHTEENVETO Viestinnän edellytys on strateginen osaaminen: Kenelle, mitä, milloin ja miten sekä mittaus ja arviointi. Yhteisökuvan ja brändin rakentaminen ja ylläpitäminen Rauman seurakunnan tehtävänä on toteuttaa raumalaisten keskuudessa ja raumalaisten kanssa Kristuksen kirkolle antamaa tehtävää. Toiminta-ajatus Rauman seurakunnan tehtävänä on toteuttaa raumalaisten keskuudessa ja raumalaisten kanssa Kristuksen kirkolle antamaa tehtävää, mennä ja tehdä kaikki kansat hänen opetuslapsikseen kastamalla heitä Isän ja Pojan ja Pyhän Hengen nimeen sekä opettamalla heitä noudattamaan kaikkea, mitä hän on käskenyt heidän noudattaa. Visio Rauman seurakunnan visiona (toivo) on olla Jeesuksen Kristuksen asialla raumalaisten arjessa ja juhlassa sydämellisesti, syvällisesti ja kohdistetusti.

8 Toiminta-ajatuksen ja vision mukainen toimintatapa tulee ilmetä organisaatiostrategian mukaisessa viestinnän suunnittelussa, kehittämisessä ja toteutuksessa. Viestintästrategian mukainen toimintamalli tulee jalkauttaa operatiiviselle tasolle vuosien aikana koskien Rauman seurakunnan toiminnallista organisaatiota kuin myös hallinnollista toimintaa. Mediakentän tuntemus ja hyödyntäminen edellyttävät viestintään liittyvien projektien vetämistä, viestinnän koulutusta ja konsultaatiota, vaikuttavuutta. Rauman seurakunnan koko organisaatiossa tulee luoda uuteen toimintatapaan pohjautuva viestintäkulttuuri, jonka perustana on avoin tiedottaminen seurakunnan asioista ja kristillisestä identiteetistä. RAUMAN SEURAKUNNAN VIESTINTÄKOKONAISUUS VIESTINTÄ VIESTINTÄ tiedottaja kirkkoherra SISÄINEN TIEDOTUS TIEDOTUSTYÖ JULKINEN TIEDOTUS MEDIATYÖ PROJEKTIT TYÖALAVASTAAVAT (tai edustaja) Soilikki Vainiomäki /

9 TIEDOTUSTYÖ - OSIO VIESTINTÄ TIEDOTUSTYÖ tiedottaja kirkkoherra SISÄINEN JULKINEN työalavastaavat Soilikki Vainiomäki / MEDIATYÖ - OSIO VIESTINTÄ YLEINEN SEURAKUNTATYÖ Vastaava pappi LÄHETYSTYÖ Lähetyssihteeri pappi DIAKONIA Diakoniasihteeri pappi kirkkoherra LAPSITYÖ Lapsityönsihteeri pappi NUORISOTYÖ Nuorisosihteeri + rippikoulupappi KIRKKOMUSIIKKI Vastaava kanttori (vastaava pappi) TYÖALAVASTAAVA (tai edustaja) MEDIATYÖ tiedottaja JULKINEN (tiedotus) MEDIAT PERHENEUVONTA Johtaja TALOUS talousjohtaja HALLINTO hallintojohtaja PROJEKTIT OPPILAITOSTYÖ Oppilaitospappi HAUTATOIMI puutarhuri SAIRAALASIELUNHOITO Sairaalapastori KIINTEISTÖT kiinteistöpäällikkö LAPIN KAPPELISEURAKUNTA kappalainen Soilikki Vainiomäki /