Varautuminen ja toiminnan jatkuvuuden suunnittelu

Transkriptio

1 Varautuminen ja toiminnan jatkuvuuden suunnittelu Ulvila Maarit Pedak, VTM ja KTM, viestinnän tutkija Helsingin yliopisto

2 Uhka-arvion tekeminen koulussa Koulu Luottamus Turvallisuus Terveys Maarit Pedak Ulvila 2

3 Poikkeuksellisen tilanteen aiheuttama uhka Uhka kohdistuu 1. Koulussa koettuun turvallisuuteen Esimerkki: Tulipalo koulurakennuksessa Kriisiviestinnän keinot 2. Koulun piirissä olevien ihmisten terveyteen Esimerkki: Vakava influenssaepidemia Riskiviestinnän keinot 3. Koulua kohtaan tunnettuun luottamukseen Esimerkki: Julkisuudessa käsitelty häirintätapaus Promootioviestinnän keinot Maarit Pedak Ulvila 3

4 Poikkeuksellisen tilanteen johtaminen ja viestintä mahdollisuutena Yleinen huomio kiinnittyy koulun toimintaan Viestinnän avulla näytetään, että koulu tietää mitä pitää tehdä ja toimii johdonmukaisesti sen mukaisesti Toimenpiteiden nopeus, tehokkuus ja tarkoituksenmukaisuus ratkaisee, miten yleisö kokee että poikkeuksellinen tilanne ratkaistaan Viestinnällä tehdään johtajuus ja myös koulun toimenpiteet näkyväksi Kriisiä johtamalla osoitetaan, että turva ja järjestys mahdollisuutta palauttaa Maarit Pedak Ulvila 4

5 Viestinnän erilaiset tehtävät ja merkitykset Viestintä Tietoa Yhteisöjä Tulkitsemista Ymmärtämistä Maarit Pedak Ulvila 5

6 Viestinnällä vastataan erilaisten ryhmien tiedontarpeeseen Viestin sisältö, vastaanottajat ja tiedontarve voivat vaihdella Tunnistetaan ne ryhmät, joilla on oikeus saada tietoja koululta Tunnistetaan näiden ryhmien samanlainen tiedontarve Mitä lähemmäksi tilanne tulee henkilökohtaisesti, sitä suurempi on ryhmän oikeutettu vaatimus tiedon nopeuden, jatkuvuuden ja yksityiskohtaisuuden suhteen Maarit Pedak Ulvila 6

7 Poikkeuksellinen tilanne työtehtävänä Koulun tekemien toimenpiteiden tarkoituksenmukaisuuden arvioiminen siirtyvät yksityisenä pidetystä tilasta julkisuuteen koulun sidosryhmien pariin Poikkeuksellista tilannetta pitää johtaa näkyvällä tavalla Arvaamattomasti etenevä prosessi, joka vaatii resursseja, ratkaisijoita ja ratkaisuja Jokainen erilainen poikkeutilanne tulkitsemista ja toimenpiteiden räätälöimistä juuri sitä tilannetta varten Tehostetaan viestintää ja käytetään hyväksi erilaisia viestintävälineitä ja -tilaisuuksia Maarit Pedak Ulvila 7

8 1. Viestintä häirintätapauksesta koulussa Häirintä, ahdistelu, kiusaaminen erilaisissa organisaatioissa saaneet paljon viimeaikoina julkisuutta Nostaneet kynnystä reagoida ja uutisoida, jolloin aiemmin piilossa pysyvä tilanne nousee herkästi julkisuuteen Luottamusta uhkaa häirintätapauksen lisäksi valmistautumattomuus käsitellä sitä julkisuudessa Molempia voidaan tulkita esimerkkeinä huonosta johtajuudesta ja epäluotettavasta koulusta Viestintä perustuu ilmiön tunnistamiseen, sen vaatimien prosessien määrittämiseen ja toimintasuunnitelman laatimiseen Viestinnässä ei ole tarvetta mennä tapauksen yksityiskohtiin silloin kun varaudutaan viestimään hyvin ja tehokkaasti periaatteellisella tasolla Maarit Pedak Ulvila 8

9 1. Viestintä häirintätapauksesta koulussa Ilmiön tunnistaminen Työterveyslaitos: Seksuaalinen häirintä: Epämiellyttävä, ei-toivottu sanallinen tai fyysinen seksuaalisväritteinen käyttäytyminen, jonka kohde kokee vastentahtoisena Kohteen pitää reagoida välittömästi, eikä olettaa, että käytös loppuu jos sitä ei ole huomaavinaan Häirinnästä vastannut henkilö ei aina ymmärrä ylittäneensä rajaa sopivan ja sopimattoman välillä Häirinnässä mennään häirinnän kohteen intiimille alueelle, ja se voi olla syvästi järkyttävä kokemus Maarit Pedak Ulvila 9

10 1. Viestintä häirintätapauksesta koulussa Ilmiö ja sen vaatima toimintasuunnitelma Organisaation hierarkkiset rakenteet Johtaja alainen, opettaja-oppilas Lähes aina vallankäyttöä taustalla Häirinnän kokeneet eivät helposti raportoi siitä Häirintään ei ole puututa; suojellaan tekijää, ei kohdetta Vastuu- tai yhteyshenkilön nimeäminen ilmoituksia varten Nollatoleranssista viestiminen organisaation sisällä Sisäinen sovittelu Ongelman ratkominen työpaikalla Ulkoinen tutkinta ja ilmoitus poliisille Räikeinä pidettävissä tapauksissa väliaikainen erottaminen niin kauan kun tilannetta tutkitaan Maarit Pedak Ulvila 10

11 Promootioviestinnän lähtökohdat Seurataan valppaasti julkista keskustelua Herkkyys ja kyky tarttua ajankohtaisiin asioihin Ymmärretään että viestintä on keino näyttää hyviä tekoja Tekstin ja kuvien lisäksi erilaisia toimenpiteitä Viestintä vastaa eri sidosryhmien tiedontarpeeseen Käytetään erilaisia viestintävälineitä (media-mix) Sosiaalinen media nostanut tunteet viestinnän ytimeen Sidosryhmien tunteiden tulkitseminen ja tavoittaminen Maarit Pedak Ulvila 11

12 Promootioviestintä luottamuksen rakentajana Luodaan suhde koulun ja sen sidosryhmien välille Viestintä yhteiskuntavastuun kertomista ja osoittamista Teot ja viestintä ovat linjassa keskenään Kerrotaan julkisesti se, miten koulu ymmärtää tehtävänsä Tarkoituksenmukaisuuden, aktiivisuuden ja välittämisen osoittamista viestinnän avulla Maarit Pedak Ulvila 12

13 Sähköisten viestintävälineiden vallankumous viestinnässä Veinberg Perinteinen media edelleen suosituin viestintäväline, mutta nykyisin sitä käytetään verkkovälitteisesti 2. Radion sijaan ajankohtaista uutista seurataan twitteristä 3. Tietoa haetaan monesta lähteestä (media-mix) 4. Sosiaalinen media luo yhteisöjä ja yhteistä kokemusta 5. Yleisöstä on tullut aktiivisia toimijoita, jotka välittävät ajankohtaista tietoa sähköisiä välineitä käyttämällä Maarit Pedak Ulvila 13

14 Viestintä vakavan epidemian yhteydessä Viestintää riskeistä ja niiden kohtaamisesta sekä niistä selviytymisestä Tietoa varautumista ja vahinkojen minimoimista Tieto antaa tulkintakehyksiä ja suhteellisuudentajua Mahdollisuus erottaa toisistaan luotettava tai epäluotettava ja väärä tietolähde Viestintää suunniteltaessa ennakoidaan, miten vastaanottajat reagoivat terveyttä uhkaaviin tilanteisiin Maarit Pedak Ulvila 14

15 Vastaanottajalähtöinen riskiviestintä Timothy L. Sellnow 2012 Tunne: Huomioidaan vastaanottajien tunneperäinen reaktio Sekä uhkaan itseensä että uhasta kertomiseen Järki: Luotetaan yleisön kykyyn tehdä tietoon perustuvia päätöksiä Annetaan vastaanottajalle välineitä itseään koskevaan päätöksentekoon Toiminta: Tarjotaan selkeät toimintaohjeet Ehkäisevät negatiivistä käyttäytymistä ja Rohkaisevat oikeanlaiseen, eettisesti perusteluun toimintaan Maarit Pedak Ulvila 15

16 Sosiaalisen median palvelujen jaottelu Laaksonen, Matikainen & Tikka Yhteistuotanto; esim. Wikipedia 2. Verkostoitumis- ja yhteisöpalvelut; esim. Facebook ja LinkedIn 3. Sisältöjen jakamiseen keskittyvät alustat; esim. YouTube, Flickr ja Instagram 4. Blogit ja mikroblogit; esim. blogialustat ja Twitter 5. Virtuaalimaailmat, sosiaaliset ja pelilliset; esim. Second Life ja World of Warcraft 6. Verkkokeskustelut, esim. Suomi26 ja Vauva.fi Maarit Pedak Ulvila 16

17 Sosiaalisen median kolme keskeistä piirrettä Isotaus, Jussila & Matikainen, Viestintä on hajautunutta eikä se ole perinteisen median tapaan säädeltyä Perinteiden median yleisöä voidaan pitää suhteellisen passiivisena kuulijana 2. Käyttäjistä tulee aktiivisia sisällöntuottajia ja viestin välittäjiä Suuri yleisö muuttuu potentiaalisesti yleisöstä käyttäjiksi 3. Sosiaalisen median perusta on käyttäjien välinen vuorovaikutus Joukkoviestinnän välineet ovat kaikkien saatavilla Viestintä on verkostoitunutta ja dialogista, sillä lähettäjä voi kuulla mitä vastaanottaja arvelee viestistä Maarit Pedak Ulvila 17

18 Twitter viestintävälineenä Isotaus, Jussila & Matikainen, 2018 Twitter on yhteisö- ja mikroblogipalvelu, joka perustuu lyhyiden viestien jakamiseen Ei tarvitse laatia pitkiä tiedotteita Twitter on avoin palvelu ja twitterissä viestintä julkista Viestien näkeminen ei vaadi kirjoittautumista Kuka tahansa voi seurata ketä tahansa (toisin kuin FB:ssa) Twitter on ilmainen Twitterissä ei ole oleellista kuinka paljon siellä on viestijöitä Oleellista on, ketkä siellä on viestimässä Twitterissä viestinnän aihe ja siitä kiinnostunut yleisö voivat kohdata toisensa Maarit Pedak Ulvila 18

19 Twitterin kielioppisäännöt Isotaus, Jussila & Matikainen, 2018 Viestit voivat sisältää korkeintaan 280 merkkiä Aihetunnisteet eli hashtagit # jotka helpottavat tiedon esittämistä ja löytämistä Tietohaut, jotka voidaan automatisoida # toimivat hyperlinkkeinä, jossa viestin ilmestyvät uutuusjärjestyksessä Twitter-tili merkitään Aina kun viestissä merkitään tunnus, kyseisen tilin omistaja saa siitä muodostuu viestiketju, jolloin kaikki osapuolet ovat tietoisia keskustelusta Uudelleentwiittaus mahdollinen, viestin lähettämistä eteenpäin omalle seuraajajoukolle Maarit Pedak Ulvila 19

20 Tykkäämistoiminto Twitterin kielioppisäännöt 2 Isotaus, Jussila & Matikainen, 2018 osoittaa että viestin sisällöstä pidetään Twitter sisältää tykkäyksille oman virran, jota voi seurata profiilin kautta Toimintoa voi hyödyntää merkitsemään viestit talteen itselle myöhempää käyttöä varten Yksityisviestit (D tai DM) voidaan lähettää siten, että ne näkyvät vain valituille vastaanottajille Niissä ei ole 280 merkin rajoitusta Yhden twiitin elinikä on rajoitettu vain noin 18 minuuttiin Twitterissä henkilökohtainen joukkoviestintä toteutuu puhtaimmillaan Maarit Pedak Ulvila 20

21 Kriisitilanteen sidosryhmäviestintä Kriisin johtoryhmä tulkitsee ja sanoittaa kriisitilannetta koulun sidosryhmille Sidosryhmillä on oikeus odottaa koululta jatkuvaa ja tehokasta viestintää Tilanteen tuottama uhka merkitsee sitä, että viestinnän ajoittaminen on yhtä tärkeää kuin viestin sisältö Viestintää määrittää erityinen tunneilmasto kuten pettymys, suuttumus, pelko ja suru, joka huomioidaan viestin sisällössä Viestinnän valintoja ohjaa yksittäisille henkilöille aiheutuneet menetykset Maarit Pedak Ulvila 21

22 Muistilista Organisaatiota johdettava hyvän ja pahan sään aikana Organisaatiota uhkaavien tilanteiden johtamista ei voi ulkoistaa Poikkeukselliset tilanteet johdetaan viestinnällä ja viestimällä Palveluasenne toimittajiin, he tekevät yhteiskunnallista tehtäväänsä Arvioidaan tilanteen negatiiviset vaikutukset; syillä on toimintaan vähemmän merkitystä Poikkeuksellinen tilanne sisältää negatiivisia elementtejä, joita johtamisella ja viestinnällä voidaan kuitenkin parantaa Valmiutta tarvitaan ennen kun huomio kiinnittyy kouluun Maarit Pedak Ulvila 22